高中檔案管理存在的問題

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摘要：高中檔案管理是學校教育教學及管理工作的重要組成部分。但是目前高中檔案管理工作還存在著諸多問題，影響了高中教育教學管理的質量與效率。本文首先對高中檔案管理工作存在的問題進行了分析，進而針對存在的問題提出了一可行性解決策略。希望能給高中檔案管理工作提供參考與借鑒。

關鍵詞：高中；檔案管理；問題；解決策略

一、引言

高中檔案是反映學生在高中學習、生活及發(fā)展情況的載體，通過檔案可以對學校的管理情況進行了解，檔案也是體現(xiàn)學校在教育教學工作的真實材料。隨著時代的發(fā)展、社會的進步，檔案管理工作的重要作用日益凸現(xiàn)出來，高中學校必須高度重視檔案管理的作用，把檔案管理作為教育教學管理的重要組成部分，提到了議事日程。高中學校需要在提高檔案管理效率的基礎上，不斷提高檔案管理質量，對檔案信息進行核對，探索高效檔案管理的有效途徑。

二、高中檔案管理存在的問題

第一，信息收集存在著障礙。目前相當一部分高中學校在檔案管理方面仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案信息的收集存在著障礙。因為信息收集的范圍非常廣泛，如師生的各個方面、每個階段的信息，都需要收集完整。工作量較大，需要大量的人去做信息收集工作，在信息收集之后，又需要進行信息錄入工作，又需要投入大量的時間。很多學生對信息收集工作缺乏應有的重視，在提交信息時存在著應付心理，影響了信息的質量，會出現(xiàn)大量的錯誤，再加之教職工對于信息錄入工作缺乏重視與熱情，即使信息錄入檔案當中，在以后的查詢過程中也會存在諸多困難，這就影響了信息收集工作的質量與效率，檔案信息也發(fā)揮不了應有的作用。第二，學校各部門配合不主動。由于目前大多數(shù)高中學校忽視檔案管理工作，對檔案管理缺乏有效的管理制度體系，或對相應的管理制度落實不利，導致學校各部門對檔案管理的配合不主動。檔案信息管理所涉及的范圍很廣，具有系統(tǒng)性，尤其涉及到的個人信息又較為復雜，學校各部門部認為檔案信息的收集是一種額外附加工作，各部門存在著推諉現(xiàn)象，加之檔案管理制度不完善，要求不具體，分工不明確，責任不到位，導致各部門在檔案信息管理工作方面效率與質量不高，工作失誤現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，導致管理的程序混亂，影響了檔案管理的規(guī)范化、高效化。第三，科技手段的應用程度不高。部分學校還在沿用傳統(tǒng)檔案管理的手工操作管理形式，具體的檔案信息需要檔案人員耗費大量的時間，勞動強度大，還通常會出現(xiàn)失誤，影響檔案的準確度。個別學校只是把提高學生升學率放在首位，對檔案管理缺乏應有的重視。隨著科技的進步，信息化管理手段引入也為檔案管理工作的高效管理提供了保障，信息的傳輸、整理、存儲、共享等，打破了傳統(tǒng)檔案管理方式，提高了查詢功能，提高管理效率，而學校還沒有真正認識到檔案管理信息化的重要作用，檔案管理效率難以提升。

三、高中檔案管理有效策略

第一，完善檔案管理制度。檔案管理離不開制度的規(guī)范，管理部門需要根據(jù)實際工作，使檔案管理系統(tǒng)化，提高檔案信息的質量與精確度，要制定出相關制度規(guī)范檔案管理工作。如建立與完善檔案信息收集制度、整理制度、查閱制度、網(wǎng)絡制度等。要有專人具體負責檔案管理，進行檔案信息的收集與預立卷工作。檔案管理工作需要分工明確，責任明確，才能使檔案管理工作有章可循，落到實處。同時，要根據(jù)學校的實際情況，發(fā)掘檔案信息資源，真正發(fā)揮檔案的服務作用，以及教育管理功能。將傳統(tǒng)檔案管理以收藏為主的功能轉變?yōu)橐蚤_發(fā)利用、為教育教學管理提供服務的功能。學校要重視檔案管理的作用，并且進行管理的投入，更好的發(fā)揮檔案管理的服務功能。第二，引入信息技術進行高效管理。檔案管理的信息化是網(wǎng)絡背景下檔案管理發(fā)展的趨勢，所以要大力推進檔案管理信息化進程，從而改變傳統(tǒng)教學以手工操作為主的管理模式，通過建立網(wǎng)絡信息平臺，促進檔案信息管理手段的全面運用，這需要引入先進和檔案管理硬件與軟件，實現(xiàn)高中檔案資源的校與校之間的共享與借鑒。此外，還要運用計算機及網(wǎng)絡的管理儲存功能，開發(fā)高效的檔案管理信息系統(tǒng)，為學校與社會提供基礎性和系統(tǒng)性的信息服務，發(fā)揮檔案管理的服務功能。第三，提高檔案管理人員的業(yè)務技能。檔案管理是一項較為復雜的信息管理工作，需要有效的管理系統(tǒng)，這對檔案管理者提出了更高的業(yè)務要求。高中學校目前缺乏專業(yè)的檔案管理人員，這是檔案管理低效與質量不高的重要原因。同時，需要成立專門的檔案管理小組，加大對檔案管理人員的培訓力度，對檔案管理人員進行考核，促進檔案管理人員素質的提高。并且可以引進檔案管理專業(yè)人才，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進檔案管理向著信息化、規(guī)范高、高效化的方向發(fā)展，提高檔案管理的效率與質量。第四，科學地進行信息收集與管理。檔案信息的收集需要持之以恒，是一個長期積累的過程。學校要加大宣傳力度，提高師生對檔案管理重要意義的認識，使廣大師生能夠積極投入到信息收集工作中來，提供完善的檔案信息，完善檔案材料。此外，檔案管理人員要密切配合學校各部門的工作，對于復雜的信息材料，運用科學的手段進行篩選，保障信息的真實、完整與高效。提高信息質量，更好地為學校管理與社會發(fā)揮服務功能。

四、結語

做好高中檔案管理工作是提高高中教學質量與管理效率的重要途徑。學校要建立健全管理制度，運用科技手段提高檔案管理的質量與效率，提高檔案管理者的管理技能，更好地發(fā)揮檔案管理為學校與社會服務的功能。

參考文獻：

[1]秦堯：高中學校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務，2016（06）.

[2]柯童：高中檔案工作存在的問題及解決策略[J].黑龍江檔案，2012（03）.

作者:徐強 單位:山東省鄒城市第一中學