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公共圖書館檔案管理工作探析

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公共圖書館檔案管理工作探析

21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化和信息網(wǎng)絡(luò)化已成為一種世界發(fā)展的大趨勢(shì)。在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)空前激烈的今天,各個(gè)領(lǐng)域的建設(shè)都開始邁向信息化,檔案事業(yè)的發(fā)展也不例外。然而,許多公共圖書館因?yàn)闅v史原因,檔案工作并未隨著時(shí)代變遷而有所改變,檔案的利用開發(fā)漸漸不能滿足現(xiàn)今工作需要。

1公共圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案是公共圖書館各部門職能活動(dòng)形成的原始記錄,是圖書館開展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。然而,檔案工作通常又只作為圖書館日常工作的一部分,很多公共圖書館的檔案管理工作都存在如下問(wèn)題。

1.1檔案管理不規(guī)范

1)檔案管理制度缺乏。許多公共圖書館是幾十年甚至上百年的老館,早期檔案工作相對(duì)單純,只有黨政、人事、財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)之分,且因沒(méi)有專職檔案人員,檔案意識(shí)不夠,檔案在收集、鑒定、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)缺乏相應(yīng)的制度。

2)檔案收集不完整、整理不規(guī)范。由于缺乏專職檔案人員和相應(yīng)的檔案管理制度,檔案收集工作不到位,沒(méi)有固定收集時(shí)間、收集范圍,導(dǎo)致收集到的檔案結(jié)構(gòu)不合理、不完整。文書檔案僅將黨政文件及業(yè)務(wù)文件分開,黨政文件只用編號(hào)文與非編號(hào)文分卷,沒(méi)有系統(tǒng)分類,保管期限劃分沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),業(yè)務(wù)文件更是散失不全,保管混亂,檔案無(wú)法系統(tǒng)、完整的反應(yīng)圖書館歷史面貌、職能活動(dòng)和發(fā)展情況,不能發(fā)揮其重要作用。

3)硬件設(shè)施缺乏、檔案保存不規(guī)范。由于歷史原因,公共圖書館人事檔案、財(cái)務(wù)檔案多由人事和財(cái)務(wù)部門自行管理,文書檔案由辦公室兼管,作為辦公室業(yè)務(wù)工作的一部分,而沒(méi)有專職檔案人員、專門的檔案室、甚至密集架等存放檔案。且因人們對(duì)檔案工作不夠重視,資金投入不足,檔案裝訂整理等設(shè)備無(wú)法及時(shí)更新,檔案裝具老舊,防火、防盜、除蟲、通風(fēng)等保管條件得不到改善,限制了檔案工作的快速發(fā)展。

1.2檔案散失嚴(yán)重,開發(fā)利用滯后

檔案具有原始記錄性,圖書館文書檔案以紙質(zhì)文檔為主,但由于檔案意識(shí)不足,許多應(yīng)歸檔的文件分別由不同經(jīng)辦人自行保管,檔案收集工作不到位,檔案人員移交工作不規(guī)范,檔案保管不善或者人為損毀等,紙質(zhì)檔案散失嚴(yán)重。在電子信息化快速發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需求。然而部分公共圖書館檔案激增,尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生,圖書館檔案的價(jià)值鑒定工作變得更加繁重困難,檔案人員在開展鑒定工作的時(shí)候習(xí)慣性地采取“多多益善,寧重?zé)o漏”的方式,并且,在判斷檔案保存價(jià)值劃分保管期限時(shí),對(duì)劃分難度大的文件不重視,不做具體分析,給予過(guò)長(zhǎng)的保管期限,任由圖書館檔案無(wú)序增長(zhǎng),造成檔案堆積,占用空間。檔案分類混亂,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文檔一體化,也導(dǎo)致查找困難,開發(fā)利用率極低。

1.3檔案人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是圖書館檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。公共圖書館現(xiàn)有檔案人員兼任多、專任少,檔案意識(shí)薄弱,既熟悉檔案業(yè)務(wù),又精通信息技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才鳳毛麟角。同時(shí)圖書館檔案管理人才的引入機(jī)制、激勵(lì)政策有待完善。

2采取有效措施,提高公共圖書館檔案工作水平

2.1完善檔案管理相關(guān)制度、實(shí)現(xiàn)文檔一體化

1)完善檔案管理制度。圖書館檔案工作因由專職檔案人員管理,制定相應(yīng)檔案管理制度,各部門兼任檔案管理人員積極做好日常收集工作,制度要統(tǒng)一收集時(shí)間、收集范圍、鑒定方式,要制定整理分類方案,提出保管措施。

2)與時(shí)俱進(jìn),以件代卷,重視電子文檔作用。隨著時(shí)代進(jìn)步,信息化越來(lái)越多的體現(xiàn)在我們的日常工作中,紙質(zhì)檔案不斷增加,電子檔案也隨之增多,檔案工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)?,F(xiàn)今檔案管理提倡以件代卷,圖書館檔案工作也應(yīng)當(dāng)在立卷上進(jìn)行改革,不單一保存紙質(zhì)文件,要重視電子文檔作用,積極實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

2.2加大投入,提高開發(fā)利用率

1)重視檔案管理,加大資金投入。新時(shí)期新事物不斷涌現(xiàn),科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛,過(guò)去舊的檔案管理技術(shù)、設(shè)備已經(jīng)不能滿足檔案工作開展的需要,圖書館檔案管理系統(tǒng)也需要更新、升級(jí),幫助圖書館檔案工作者快速有效地進(jìn)行檔案管理。圖書館應(yīng)不斷更新、完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施,如設(shè)置專門檔案室,購(gòu)置密集架、專用檔案盒、檔案裝訂機(jī)器等;同時(shí)采用先進(jìn)的技術(shù)手段管理檔案,充分利用文檔管理系統(tǒng),從收集到保管上保證檔案管理的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。因此,圖書館的檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)關(guān)注市場(chǎng)上已經(jīng)開始使用的新技術(shù)、新設(shè)備,通過(guò)各種渠道,及時(shí)引進(jìn),并組織檔案人員學(xué)習(xí)、使用,更新原有的檔案管理系統(tǒng),為檔案工作者需加強(qiáng)信息技術(shù)管理和運(yùn)用的能力提供最優(yōu)的平臺(tái),使其更好地管理檔案,為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

2)提高檔案的開發(fā)利用率。檔案是圖書館歷史活動(dòng)的真實(shí)反應(yīng),是圖書館工作開展的原始憑證,尤其是業(yè)務(wù)檔案,能為圖書館發(fā)展和建設(shè)提供重要依據(jù)和參考素材,具有重要的參考價(jià)值。圖書館檔案人員應(yīng)重視收集工作,查遺補(bǔ)漏,在豐富館藏的同時(shí)合理化檔案結(jié)構(gòu);建立檔案信息系統(tǒng),完善檢索、借閱、復(fù)制、歸檔流程;增強(qiáng)服務(wù)主動(dòng)性,及時(shí)、有效的為圖書館日常工作提供服務(wù),積極提高檔案利用率,使檔案在圖書館工作中發(fā)揮最大價(jià)值。

2.3加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期圖書館檔案工作面臨許多新問(wèn)題、新情況、新要求,傳統(tǒng)的檔案管理在內(nèi)容和方式上都不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展,圖書館檔案的工作環(huán)境也具有了多樣性和復(fù)雜性,圖書館必須加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè),不斷探索新形勢(shì)下圖書館檔案工作的新思路、新方法,開拓圖書館檔案工作的新局面。

1)提高檔案人員服務(wù)意識(shí)。圖書館檔案工作者應(yīng)提高公關(guān)服務(wù)意識(shí),增強(qiáng)服務(wù)主動(dòng)性,積極與各部門溝通協(xié)調(diào),了解文件價(jià)值,及時(shí)收集應(yīng)當(dāng)歸檔的文件并做好鑒定分類工作,為查找利用提供服務(wù)。

2)提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。檔案管理工作人員要在繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的條件下,提高業(yè)務(wù)能力,利用先進(jìn)技術(shù),結(jié)合圖書館發(fā)展現(xiàn)狀,改進(jìn)檔案工作,如檔案的整理、著錄,目錄、索引的編制,排卷以及電子文件的歸檔等;要了解電子文件的特征,掌握電子文件的收集、整理、鑒定以及保護(hù)、利用等知識(shí)和技術(shù);要具備較強(qiáng)的組織管理能力和分析能力,事物發(fā)展復(fù)雜多變,要學(xué)會(huì)正確判斷檔案的價(jià)值;要具有獨(dú)立從事和指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作的能力。

3)加強(qiáng)培訓(xùn)。公共圖書館檔案工作水平的提高,在很大程度上決定于檔案工作人員素質(zhì)的提高。圖書館可以根據(jù)自身的實(shí)際情況,對(duì)檔案部門的人員進(jìn)行專業(yè)、專題的知識(shí)培訓(xùn),使其不斷更新觀念,學(xué)習(xí)新知識(shí),掌握新技能,使檔案人員進(jìn)一步提高自身專業(yè)知識(shí)水平,更好地適應(yīng)圖書館和社會(huì)的需要;可以借鑒和學(xué)習(xí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國(guó)內(nèi)外大型圖書館管理檔案的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù),向本單位檔案人員傳授或者安排他們外出學(xué)習(xí);可以進(jìn)行雙向互動(dòng)培訓(xùn),即對(duì)內(nèi)部檔案人員進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理必備的知識(shí)的培訓(xùn),尤其是外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)管理知識(shí),對(duì)本單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的繼續(xù)教育,幫助他們掌握檔案管理的基本理論和管理技術(shù),使其已具備的計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠與檔案專業(yè)知識(shí)有機(jī)結(jié)合,加快檔案信息化的進(jìn)程,使現(xiàn)代信息技術(shù)更好地為檔案工作服務(wù)。不僅如此,學(xué)習(xí)好計(jì)算機(jī)技術(shù),能及時(shí)有效的處理計(jì)算機(jī)中毒、檔案信息系統(tǒng)損壞等問(wèn)題,也間接為公共圖書館電子檔案安全性和問(wèn)題發(fā)揮巨大作用。

4)積極引進(jìn)檔案人才。對(duì)于檔案人員的錄用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把關(guān),廣開選人渠道,招攬優(yōu)秀的檔案人才。

3結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,人類社會(huì)進(jìn)入新時(shí)期,檔案工作內(nèi)容日趨復(fù)雜,從內(nèi)容到方法上都發(fā)生了很大變化,公共圖書館檔案部門應(yīng)積極配合其他部門的工作,結(jié)合實(shí)際,積極主動(dòng)地為圖書館服務(wù)。要加強(qiáng)單位內(nèi)外檔案、資料的收集、開發(fā)、利用工作,準(zhǔn)確把握信息服務(wù)方向,使檔案工作成為公共圖書館各項(xiàng)活動(dòng)必不可少的支撐。同時(shí),要充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),不斷實(shí)踐和創(chuàng)新,及時(shí)交流工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),積極開發(fā)檔案信息資源,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話等各項(xiàng)服務(wù),為用戶提供所需要的檔案信息,使檔案信息在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮不可替代的重要作用,促進(jìn)圖書館服務(wù)質(zhì)量和管理水平的提高。

作者:陳瑤 單位:四川省圖書館