醫(yī)院檔案管理工作大數(shù)據(jù)積極影響

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摘要:信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步推動(dòng)了大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，在未來一段時(shí)間內(nèi)大數(shù)據(jù)將成為信息技術(shù)發(fā)展的核心動(dòng)力，大數(shù)據(jù)對各個(gè)行業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響。醫(yī)院檔案管理工作涉及內(nèi)容廣泛，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用在檔案管理工作中，能夠全面提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，能夠促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)更為長足的發(fā)展。本文分析醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)工作的弊端，并提出將大數(shù)據(jù)合理應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中的有效策略。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案管理;大數(shù)據(jù)技術(shù);創(chuàng)新管理

我國已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)中，對于提升工作效率和工作水平發(fā)揮著積極的意義。醫(yī)療機(jī)構(gòu)積極的將大數(shù)據(jù)引入到自身管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此對醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生了積極的影響。在醫(yī)院日常運(yùn)行管理中，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，只有加強(qiáng)此項(xiàng)工作力度，才能及時(shí)進(jìn)行相關(guān)病歷檔案的收集和更新，從而為醫(yī)院服務(wù)和發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案創(chuàng)新管理，使此項(xiàng)工作能夠滿足醫(yī)院在新時(shí)期的要求，能夠?qū)Σ±頇n案進(jìn)行更為高效的關(guān)，全面提升醫(yī)院管理和服務(wù)能力，能夠在激烈的行業(yè)競爭中穩(wěn)固自身地位。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的弊端

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景之下，信息內(nèi)涵也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這是時(shí)展的必然趨勢，也是醫(yī)院發(fā)展的必經(jīng)之路。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作都是由操作人員完成的，工作量大，管理類別多、歸檔和整理不規(guī)范，同時(shí)還需要在指定區(qū)域存儲(chǔ)病歷檔案，存儲(chǔ)庫房面積有限，檔案管理和使用極為不便利。信息時(shí)代之前，大多數(shù)病歷都是紙質(zhì)的，雖然能夠在電腦中存儲(chǔ)病歷的首頁，但是紙質(zhì)病理檔案還是要進(jìn)行合理的存儲(chǔ)，歸檔工作還是沿用傳統(tǒng)模式開展。新時(shí)期醫(yī)院就診人數(shù)激增，病歷數(shù)量隨著增加，需要更多的存儲(chǔ)空間，同時(shí)工作量也越來越大。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的背景

目前，很多醫(yī)院的檔案管理都實(shí)現(xiàn)了信息化，利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)醫(yī)院將更好地對信息進(jìn)行存儲(chǔ)與查詢。隨著信息技術(shù)的不斷深入，電子化管理讓醫(yī)院的檔案信息資源也越來越豐富了。而CT檢查、核磁共振等先進(jìn)醫(yī)學(xué)影像技術(shù)的應(yīng)用，也讓醫(yī)學(xué)影像方面的文件越來越多，不僅如此，醫(yī)院檔案儲(chǔ)存的期限都比較長，通常情況下，患者的住院病歷可以儲(chǔ)存30年，門診病歷的儲(chǔ)存時(shí)間則最少為15年。過去實(shí)行的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展了。很多醫(yī)院在醫(yī)院規(guī)模、診療科目、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水準(zhǔn)以及人員結(jié)構(gòu)等方面都設(shè)置了即較為詳盡的發(fā)展計(jì)劃。而在檔案管理、檔案設(shè)備等方面卻略為簡陋，久而久之，就導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理信息化水平很難與持續(xù)發(fā)展的醫(yī)療業(yè)務(wù)等相匹配，嚴(yán)重制約了醫(yī)院整體管理水平的提升，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院的業(yè)務(wù)技術(shù)也難以提升。有些醫(yī)院因?yàn)檫€沿用著過去老舊的信息收集、檢索方式，無法從大量的信息中獲取有價(jià)值的咨詢，導(dǎo)致檔案管理的作用與價(jià)值都沒有充分發(fā)揮出來。醫(yī)院檔案不同于其他事業(yè)單位的檔案管理，醫(yī)院檔案的信息十分豐富，其種類之多、數(shù)量之大讓人驚嘆，而且隨著醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，檔案所囊括的信息范圍也變得越來越廣，醫(yī)院很多業(yè)務(wù)都能被歸集到檔案中，甚至行政方面的辦公郵件、報(bào)表、資源等數(shù)據(jù)也可以建檔處理。對于醫(yī)院而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)質(zhì)就是幫助醫(yī)院更好地對數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理，并將其應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理工作中來，實(shí)現(xiàn)更優(yōu)質(zhì)的檔案管理。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作急需進(jìn)行改革，其中最重要的就是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思想，積極將現(xiàn)代化的技術(shù)引入到醫(yī)院管理工作中，能夠充分利用大數(shù)據(jù)對于檔案管理工作的積極作用。能夠增加重視程度，加大投入力度，對醫(yī)院檔案管理部門配置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備和設(shè)施，能夠加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，更好地開展檔案管理工作，有效提升檔案管理的效率，同時(shí)提升病歷檔案的有效利用率。例如可以實(shí)行電子檔案，利用HIS系統(tǒng)管理醫(yī)院檔案，能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，利用感應(yīng)系統(tǒng)對庫房內(nèi)的溫濕度進(jìn)行合理調(diào)節(jié)，確保安全和完整的保存病歷［1］。同時(shí)醫(yī)院還要重視硬件配置，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要前提。需要配備完備的設(shè)備，掃描檔案并建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲(chǔ)，還要購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、微縮機(jī)和刻錄機(jī)。同時(shí)還要將電子檔案存入光盤收藏備份。備份數(shù)據(jù)一般有兩份，一份用于醫(yī)療調(diào)用，另一份用來封存。傳統(tǒng)的檔案管理通常都是每個(gè)醫(yī)院管理各自的病理檔案，各個(gè)醫(yī)院之間無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)共享。利用大數(shù)據(jù)和云技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，能夠破除低于限制，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享，可以實(shí)現(xiàn)異地調(diào)取和使用病歷檔案，對患者轉(zhuǎn)院治療或是異地治療提供了更為便利的條件。所以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，不但能夠提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，還可以讓醫(yī)院獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益。

四、定期進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院管理者需要具備戰(zhàn)略眼光，對醫(yī)院檔案管理工作的重要性有全面的認(rèn)識(shí)，重視培養(yǎng)和引入檔案管理專業(yè)人才。人員選擇是需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，需要具備專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，能夠數(shù)量的操作計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，最好能夠有一定的醫(yī)療知識(shí)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、有責(zé)任心，能夠積極的學(xué)習(xí)進(jìn)行自我提升。醫(yī)院要定期安排學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，重視提升檔案管理人員的專業(yè)能力，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能、醫(yī)療相關(guān)知識(shí)及人員的職業(yè)素養(yǎng)，能夠通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理辦法從而能夠?qū)ΜF(xiàn)有工作進(jìn)行完善和創(chuàng)新，能夠通過實(shí)踐不斷試驗(yàn)檔案管理的新方法和新模式［2］。

五、重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院要積極的引入專業(yè)人才，重視培養(yǎng)檔案管理高素質(zhì)的管理人員和技術(shù)人員。檔案工作人員需要掌握相關(guān)醫(yī)學(xué)知識(shí)，能夠?qū)膊W(xué)進(jìn)行準(zhǔn)確分類，數(shù)量掌握病案管理學(xué)等方面的知識(shí)。醫(yī)院檔案管理人員需要具備創(chuàng)新的管理理念，能夠利用現(xiàn)代化的管理理念開展病案管理工作。有能力對雜亂的信息進(jìn)行分類和整合，能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，同時(shí)能夠方便的使用、檢索和調(diào)取。能夠滿足醫(yī)院科研部門、醫(yī)療服務(wù)和各臨床專業(yè)的具體需求。徹底打破傳統(tǒng)醫(yī)院檔案重視存儲(chǔ)忽視應(yīng)用的思想。由專業(yè)人才對檔案和相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和有效處理［3］。要根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作強(qiáng)度設(shè)置工作人員，全面提升檔案管理攻效率。確保管理崗位人員具有綜合專業(yè)素質(zhì)，能夠?qū)︶t(yī)院檔案實(shí)行全面、高效的管理，能夠不斷完善和推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作。

六、對檔案管理工作崗位進(jìn)行細(xì)分，明確各個(gè)崗位的職責(zé)

要對檔案管理工作崗位依照具體工作內(nèi)容進(jìn)行分化，同時(shí)明確規(guī)定各個(gè)崗位的崗位職責(zé)和規(guī)范，確保工作中能嚴(yán)格依照規(guī)定開展工作。主要分為六個(gè)崗位:第一，檔案編碼，主要職責(zé)是為出院病案首頁的疾病診斷和手術(shù)操作進(jìn)行編碼，為了確保編碼的準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)和對應(yīng)醫(yī)生進(jìn)行溝通;第二，借閱，主要管理檔案的借閱和規(guī)劃，需要給醫(yī)務(wù)部門提供設(shè)計(jì)糾紛的檔案和檔案封存工作，能夠催促及時(shí)歸還，避免遺失或是損毀;第三，窗口復(fù)印，為患者提供打印和復(fù)印病歷，能夠準(zhǔn)確、快速地找到病歷檔案，同時(shí)還要配合相關(guān)部門提供需要的全部治療，例如保險(xiǎn)公司、社會(huì)保障、司法、公安和醫(yī)療事故鑒定等部門;第四，檔案回收管理，主要負(fù)責(zé)住院檔案的回收、催收、將編碼后的檔案進(jìn)行裝訂上架;第五，裝訂管理:對回收的住院病歷進(jìn)行整理和裝訂;第六，綜合管理崗，主要負(fù)責(zé)管理病案室綜合工作，處理各類問題。同時(shí)要根據(jù)具體的工作內(nèi)容和工作強(qiáng)度的合理的配備信息技術(shù)和設(shè)備，利用大數(shù)據(jù)對崗位工作進(jìn)行完善和創(chuàng)新，全面提升每個(gè)崗位的工作效率，確保整體工作的順利開展。

七、建立信息化檔案管理工作管理制度

大數(shù)據(jù)背景下開展醫(yī)藥檔案管理工需要明確規(guī)定管理制度和工作流程，避免發(fā)生遺漏或是丟失檔案的情況。要對病案進(jìn)行登記、拍照和掃描等處理。掃描時(shí)要使用專業(yè)設(shè)備，確保掃描質(zhì)量。要合理編制病歷目錄，建立數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)快速查詢;要對病案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免在使用中被遺失。掃描病案治療并記錄后需要將其上傳到醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中，能夠方便具有權(quán)限的醫(yī)務(wù)人員查找和調(diào)用，能夠提升檔案的利用效率。構(gòu)架符合標(biāo)準(zhǔn)的電子病案架構(gòu)，規(guī)范存儲(chǔ)格式、標(biāo)題和分類等內(nèi)容。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理電子檔案，設(shè)置病案內(nèi)容關(guān)鍵詞，利用關(guān)鍵詞能夠自動(dòng)生成相關(guān)內(nèi)容，方面記錄病案，能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)管理［4］。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院方面要從宏觀角度考慮，建立規(guī)范的管理模板，盡量簡化管理模式，使醫(yī)生更為便捷的開展工作。

八、結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理工作只有積極進(jìn)行改革，才能滿足新時(shí)期的社會(huì)和行業(yè)需求。醫(yī)院檔案管理人員要對大數(shù)據(jù)由全面的認(rèn)識(shí)，能夠?qū)⑵浜侠淼貞?yīng)用于工作中。利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢作用不斷提升檔案管理工作效率，提高檔案管理的服務(wù)能力、提升自身業(yè)務(wù)能力。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，首先建立完善的管理制度、提高人員素養(yǎng)和安全意識(shí)，優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案管理工作，全面提升醫(yī)院檔案管理工作效率和安全性，促進(jìn)醫(yī)院更為長足的發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

［1］牛靜麗．大數(shù)據(jù)對公立醫(yī)院檔案管理工作的影響［J］．環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)，2018(30):150．

［2］金奚佳．大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究［J］．現(xiàn)代企業(yè)文化，2019(5):99-100．

［3］王秀紅．大數(shù)據(jù)應(yīng)用之于檔案管理工作的影響［J］．城建檔案，2019(5):39-40．

［4］蔣鑫．大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院電子檔案管理分析［J］．現(xiàn)代企業(yè)文化，2019(18):109．

作者：潘澤 單位：東臺(tái)市人民醫(yī)院