高校干部人事檔案管理問題及對策
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摘要：高校干部的人事檔案管理工作屬于高校人事檔案管理工作的一部分，對高校的行政管理工作會產(chǎn)生廣泛而深刻的影響。高校干部的人事檔案是選拔應(yīng)聘、晉升和考核的依據(jù)，必須加以重視。當(dāng)前，我國高校干部的人事檔案管理工作存在著一些問題，這些問題亟待解決和改善。高校必須在各個層面主動進(jìn)行宣傳、嚴(yán)格執(zhí)行考核和獎懲制度，提升檔案管理的信息化程度，不斷地提升高校的人事檔案管理工作的能力，改變工作模式和開拓服務(wù)的新局面。
社會不斷發(fā)展，信息化時代逐漸來臨，目前我國干部人事檔案改革工作正在不斷進(jìn)行中，在高校各項管理中，干部人事檔案管理屬于非常重要，數(shù)據(jù)量較大的工作。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)目前高校干部人事檔案管理過程中，還存在許許多多的問題，影響著其整體管理水平?；谶@一問題，加強對高校干部人事檔案管理中常見問題及解決方案的研究具有十分積極的意義，可以更好、更科學(xué)的管理人事檔案，這對于高校建設(shè)也十分必要。
一、高校干部人事檔案管理內(nèi)容和重要性分析
1.內(nèi)容高校干部人事檔案的服務(wù)內(nèi)容主要有三個方面：第一，干部人事檔案收集服務(wù)。在進(jìn)行檔案收集的時候，需要按照一定的規(guī)范要求和規(guī)定好的接收制度，把分散的材料檔案進(jìn)行集中，并且在相關(guān)的檔案館或檔案室進(jìn)行檔案管理工作，收集的目的就是能夠準(zhǔn)確、及時、全面地對高校干部人事檔案進(jìn)行有規(guī)范的收集整理。第二，干部人事檔案保管服務(wù)。保管服務(wù)簡單來說就是對收集的檔案或者檔案材料進(jìn)行妥善安置，并且要保證它的安全性、保密性。另外，在檔案的集中庫房進(jìn)行保管的時候，進(jìn)行編號登記，整個存放的環(huán)境要求也是非常嚴(yán)格的，要保證它的衛(wèi)生、溫度、濕度達(dá)到相應(yīng)的要求。第三，干部人事檔案查借閱服務(wù)。在進(jìn)行檔案查借閱的時候，需要有正當(dāng)?shù)睦碛?，然后提出申請，檔案管理部門同意之后，給申請個人或者團(tuán)體提供相應(yīng)的檔案，然后進(jìn)行借閱、拷貝或者復(fù)制。
2.重要性完善高校干部人事檔案管理工作，對高校和干部而言都具有重大的意義。首先，這項工作為干部查閱和使用檔案提供便利，穩(wěn)定有序的檔案管理工作也使得干部更加放心，增加對高校行政工作的滿意度和信賴感。更重要的是，這可以使得高校干部處理職業(yè)晉升、工作考核等相關(guān)事務(wù)時更加高效率，促進(jìn)他們的職業(yè)發(fā)展。其次，對于高校而言，這既是學(xué)校工作的職責(zé)所在，又是學(xué)校管理水平提高的重要途徑。高校是干部的任職單位，理應(yīng)承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)，管理好自己員工的人事檔案，提供針對性的保障措施，從而更好地為學(xué)校的人才提供更好的服務(wù)。高校干部人事檔案管理工作的完善，可以使高校行政處理環(huán)節(jié)更加的流暢，為高校其他活動的開展和進(jìn)行創(chuàng)造了有利的條件，從而提高學(xué)校的管理水平。
二、高校干部人事檔案管理中常見問題
1.對人事檔案管理重視程度不足目前，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為人事檔案沒有那么重要，它只是個人行為的記錄，也很少會有部門會檢查檔案的相關(guān)工作。在平時高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有對人事檔案的管理產(chǎn)生足夠的重視，在資金投入、人員配備和設(shè)備投放方面都存在著不足之處，沒有及時地反映和解決相關(guān)的問題。隨著高校人才數(shù)目的增長，人事檔案的管理工作需要更多的投入資金和先進(jìn)的設(shè)備。另外，高校干部因為沒有認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，不認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案填寫規(guī)范，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)改正檔案的情況。更有甚者，一些為了自己的晉升機會，對自己的檔案弄虛作假，虛假填寫，給高校的檔案管理工作帶來了諸多麻煩。人事檔案的不真實，不僅阻礙了相應(yīng)的工作進(jìn)程，也會破壞其公平與正義。還有一些高校干部在工作之后的一段時間，還沒有把自己的人事檔案轉(zhuǎn)移到現(xiàn)單位，人事檔案處于空白的位置。
2.干部人事檔案管理規(guī)范性不足第一，高校的檔案管理在材料的收集過程中沒有遵循一定的制度和規(guī)范，日常的工作處于比較隨意和放松的狀態(tài)。高校干部的人事檔案的重要性不言而喻，檔案資料的收集過程必須確保檔案的真實和完整，以體現(xiàn)高校行政工作的專業(yè)服務(wù)態(tài)度和工作的嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。但高校未能認(rèn)真依照國家的檔案管理制度來收集有關(guān)材料，很多行為存在不規(guī)范之處，這對人事檔案的管理工作帶來了不必要的麻煩。另外，很多高校的有關(guān)人員在給干部寫評語時，出于各種現(xiàn)實的因素，說出來的大多都是官方話，缺乏真實性，沒有真實反映高校干部平時工作的狀況。因此，其他部門和人員也就很難全面地了解到高校干部的真正情況。第二，高校干部人事檔案管理的信息化程度較低。當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，教育部門的行政管理工作也應(yīng)該緊跟時展的潮流，辦公的方式方法也要有所變動。大部分高校干部人事檔案資料的工作環(huán)節(jié)仍然是采用傳統(tǒng)的手工方式，整個過程是比較耗費時間的，而且效率非常低。有些學(xué)校根據(jù)信息化的發(fā)展建立了相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，但是仍然是應(yīng)用在一些比較簡單的信息錄入和檢索工作上面，在查閱檔案等方面仍然是采取傳統(tǒng)手工方式，沒有把電子化閱檔提上工作流程，無紙化的發(fā)展模式還是一片空白，信息化水平比較低?？偟貋砜?，由于高校缺乏對干部人事檔案管理的關(guān)注，信息化辦公的程度較低，很多人事檔案管理的材料沒有利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行統(tǒng)一和更新，使得人事檔案管理工作效率較低。
3.干部人事檔案管理人員專業(yè)性不足聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻。各行各業(yè)都需要配備專業(yè)的人才，才能夠促進(jìn)各個行業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前很多高校的干部人事檔案工作一般都沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，大多都是由行政管理人員或者輔導(dǎo)員兼任。高校干部的人事檔案管理工作具有特殊性，它有著自己的要求和規(guī)范，需要有這領(lǐng)域知識的人員參與其中。而行政人員或者輔導(dǎo)員并不是檔案管理的專業(yè)人員，很容易出現(xiàn)操作不規(guī)范、憑借個人主觀感覺和創(chuàng)新能力不足的情況，給高校干部的人事檔案管理造成諸多問題，造成檔案資料的不真實和不完整或者有關(guān)材料的丟失現(xiàn)象。普通人員在人事檔案的管理過程中，由于不清楚相關(guān)操作的規(guī)范和原則和沒有認(rèn)識到人事檔案的重要性，就會比較隨意和懈怠，按照自己的主觀意志發(fā)揮。不專業(yè)的工作方式使得人事檔案的管理模式變得落后，沒有發(fā)揮出本身應(yīng)有的價值。
4.檔案信息更新速度慢高校干部自身的特點是有很多到外深造訪學(xué)的機會，那他們的檔案內(nèi)容是非常豐富的，而且每一年的內(nèi)容都在增加，這時候?qū)λ麄冞M(jìn)行考核的時候，檔案的作用也越來越凸顯。干部人事檔案材料收集歸檔的要求是在材料形成的時候，從那一天開始的一個月之內(nèi)按照相關(guān)的要求送到檔案管理部門進(jìn)行歸檔，但是在實際操作里，應(yīng)該進(jìn)行歸檔的材料是比較多的，有些材料沒有及時進(jìn)行歸檔，慢慢地被積壓了起來，導(dǎo)致檔案信息的更新速度比較慢，沒有跟上后續(xù)的考察考核工作，甚至有時候還出現(xiàn)缺失和遺失材料的情況。學(xué)校需要對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，但是在對材料進(jìn)行歸檔的時候制定的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致一些重要的學(xué)籍材料沒有及時的入檔。一些高校在對學(xué)位的材料進(jìn)行歸檔時，對于學(xué)位的具體情況沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和判斷要求，那么也容易出現(xiàn)歸檔不及時的情況。在歸檔過程中還容易出現(xiàn)黨員轉(zhuǎn)正材料缺失的問題，這是因為一些黨支部在黨員轉(zhuǎn)正后沒有及時將入黨志愿書等材料上交到檔案管理部門，導(dǎo)致他們的材料遺漏或缺失。
三、加強高校干部人事檔案管理的建議
1.從思想意識出發(fā)，建立完善的管理制度高校需要加強宣傳，從多個角度來深化廣大職工對于干部人事檔案管理工作的認(rèn)識，破除舊有的根深蒂固的不正確觀念，強化參與人事檔案管理工作的積極性和自覺性。第一，高?？梢耘e辦各種講座、會議和開展培訓(xùn)，不斷地增強當(dāng)前從事高校干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)性和規(guī)范性。同時保證各辦公室、教職工和各部門在干部人事檔案管理工作的過程中認(rèn)識到它的重要意義，并以嚴(yán)謹(jǐn)和認(rèn)真的態(tài)度積極配合；第二，高校要制定相應(yīng)的考核和獎懲制度。除了在意識層面加大宣傳力度，還需要建立完善的考核和獎懲制度。在高校干部人事檔案的管理過程中，在不同的階段要組織相應(yīng)的考核，根據(jù)考核的情況給予獎勵或者實施懲罰。如果有工作人員不按時按量完成檔案管理工作或者因為自己的錯誤導(dǎo)致出現(xiàn)失誤，那么就要給予一定的懲罰。如果保質(zhì)保量地完成工作，提高了人事檔案管理的效率，就要給予一定的獎勵。獎懲和考核制度的強化，可以增加相關(guān)人員的工作積極性。
2.不斷提高高校干部人事檔案材料質(zhì)量在高校干部人事檔案管理工作深化的進(jìn)程中，提高人事檔案材料的質(zhì)量是非常關(guān)鍵的一環(huán)，會對高校和干部產(chǎn)生廣泛和深刻的影響。第一，高校要增加檔案收集的強度與力度。檔案的收集要盡力保證和干部的實際情況同步。以往都是一個學(xué)期或者一個學(xué)年收集和統(tǒng)計干部的人事檔案信息，這樣不利于實時了解高校干部現(xiàn)在的工作情況和綜合素質(zhì)。因此，現(xiàn)在必須更新收集的頻率，改為每周或者每月一次。加大統(tǒng)計力度，確保檔案收集材料能夠?qū)崟r反映高校干部的目前狀況，以方便相關(guān)工作的開展。第二，改變工作模式。以往人事檔案的管理都需要上級或者有關(guān)部門通知或者催討了才開始準(zhǔn)備，處于一種被動工作的狀態(tài)，不僅容易造成工作狀態(tài)的慌亂和緊張，也會使得人事檔案資料收集的不完整。因此，高校必須自覺和主動地進(jìn)行人事檔案的管理工作，及時登記和定期核對。讓人事檔案的收集成為一種常態(tài)化和固定化的工作，形成良好的人事檔案管理的工作習(xí)慣。第三，提升收集材料的精確度。在對材料進(jìn)行歸檔的時候，存在有些材料的信息前后記載不一致的、不真實的情況，如在年齡、學(xué)歷等方面有著弄虛作假。如果檔案管理人員歸檔不嚴(yán)格的話，那么很容易遺漏這樣的問題。另外，材料的填寫是有一定的規(guī)范要求的，如干部的履歷表，那么在填寫檔案的時候，管理人員也要進(jìn)行再次的審核，及時找到材料中存在的問題，把這些存在的問題及時解決，避免在日后造成不可彌補的歷史遺留問題。在干部的人事檔案管理工作中最為重要的一點就是確保材料的真實性，為此必須定期以嚴(yán)格的要求對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，提高收集材料的精確度。
3.加快干部人事檔案信息化管理進(jìn)程信息化時代的來臨，為高校的干部人事檔案管理工作提供了便利，高校必須抓住這個機會提升自己的管理水平。首先，高?？梢允褂枚喾N現(xiàn)代化的機器設(shè)備來幫助處理干部人事檔案的管理工作。例如，利用掃描儀、打印機和計算機等，提升檔案管理的信息化程度來加快辦事的效率。通過這些機器設(shè)備，逐步實現(xiàn)高校干部人事檔案的電子化程度，在多個平臺上都能查閱或者調(diào)閱檔案信息。其次，建立干部人事檔案的數(shù)據(jù)庫。提升人事檔案管理工作的信息化程度，使得高校干部的人事檔案查看、傳遞和借閱工作更加便利。最后，強化人事檔案管理系統(tǒng)的安全性。科技是一把雙刃劍，一些不法分子可能會利用信息化的技術(shù)手段破壞人事檔案的完整性和真實性。高校必須建立更加穩(wěn)定和安全的信息系統(tǒng)，保證干部的人事檔案不被隨意破壞。
4.靈活安排檔案收集方式高校干部人事檔案收集服務(wù)是重要的一項內(nèi)容，在進(jìn)行檔案收集的時候，需要按照一定的規(guī)范要求和規(guī)定好的接收制度，把分散的材料檔案進(jìn)行集中，并且在相關(guān)的檔案館或者檔案室進(jìn)行檔案管理工作，收集的目的就是能夠準(zhǔn)確、及時、全面地對高校干部人事檔案進(jìn)行有規(guī)范的收集整理。在進(jìn)行實際操作的時候可以采用多種方式進(jìn)行收集，如定時收集、定向收集等方式，可以靈活地安排收集方式。在收集過程中及時查缺補漏是非常重要的，因為有些檔案存在遺漏的情況，那么就要根據(jù)記錄的情況進(jìn)行及時跟蹤，再次收集。如果檔案不完整的話，那么很有可能留下不可彌補的歷史遺留問題，對日后的工作生活造成影響。在進(jìn)行檔案收集的時候，會遇到一些小規(guī)模的變動，如干部的職稱評定、晉升等情況，那么可以采取專人對接的方式進(jìn)行收集，準(zhǔn)確地掌握材料變化的情況。
四、結(jié)語
高校干部的人事檔案管理工作對于高校的自身工作以及干部都具有非常重要的影響，必須從各個方面都加以重視。當(dāng)前，我國高校由于各種現(xiàn)實的因素，干部的人事檔案管理工作存在著諸多問題。例如，缺乏對于人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識和信息化程度較低。高校需要從多個層面尋找科學(xué)、合理的解決方法，并不斷提升自己的行政管理水平。高校需要在意識層面入手，讓廣大教職工認(rèn)識到干部人事檔案管理工作的重要性，并且還要積極運用信息化設(shè)備，不斷提高人事檔案管理的效率。
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作者：呼俊迪 單位：西安醫(yī)學(xué)院
