企業(yè)檔案管理模式的改變及優(yōu)化途徑探討

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摘要:隨著我國社會的發(fā)展，我國的企業(yè)也得到了飛速的發(fā)展，再加上近些年來是大數(shù)據(jù)社會，我國企業(yè)的權(quán)利范圍實(shí)現(xiàn)了不斷的擴(kuò)大，促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。但是同時(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)方面出現(xiàn)了很多的問題。企業(yè)的檔案管理對于企業(yè)發(fā)展而言具有重要的作用，因此加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的信息化及建設(shè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題十分有必要。本文主要研究分析了當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理提出了新路徑。以期能夠更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，推動企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)時(shí)代;企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

(一)檔案數(shù)據(jù)方面發(fā)生了改變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，企業(yè)的檔案管理發(fā)生了很大的改變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理大多數(shù)都是紙質(zhì)的，隨著時(shí)代的發(fā)展，逐漸演化為多元方式的檔案，例如視頻、音頻等電子化的數(shù)據(jù)。這樣的數(shù)據(jù)采集方式更多，數(shù)據(jù)量也更大，涉及的范圍也更廣。企業(yè)的檔案種類以及數(shù)量都有所增加，這也就加大企業(yè)對檔案的管理難度。尤其是在大數(shù)據(jù)的背景下，數(shù)據(jù)的收集發(fā)生了很大的變化，大多數(shù)來源于網(wǎng)絡(luò)，加上現(xiàn)階段網(wǎng)民爆發(fā)式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

(二)檔案管理理論方面的改變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)源也發(fā)生了改變，在檔案的收集以及管理方面也發(fā)生了改變。這也就表示企業(yè)對檔案的管理也應(yīng)該創(chuàng)新，不能再沿用傳統(tǒng)的檔案管理方案。首先，企業(yè)的檔案管理員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，應(yīng)該不斷的更新自己的知識體系，學(xué)習(xí)最先進(jìn)的理論知識，從而提高對企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理方法，相關(guān)人員都是從所采集的數(shù)據(jù)資料中選取有價(jià)值的信息來進(jìn)行管理，那樣容易丟失一些有價(jià)值的信息，導(dǎo)致一些有潛在價(jià)值的信息被忽略，從而給企業(yè)造成一些不必要的損失。

(三)檔案服務(wù)方面的改變

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)的普及，大數(shù)據(jù)的發(fā)展，人們的生活與工作都發(fā)生了很大的改變。例如在人們的購物以及醫(yī)療等方面都開始依托于網(wǎng)絡(luò)。對于企業(yè)的檔案管理而言，也應(yīng)該創(chuàng)新方式。傳統(tǒng)的檔案管理需要人們到檔案館查詢，加大了查詢的難度，獲取信息較慢。而現(xiàn)在都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢，不僅方便快捷，還提高了效率。通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息，提高了用戶的數(shù)量，從而更好的發(fā)揮了檔案資源的價(jià)值。

(四)對檔案管理進(jìn)行安全創(chuàng)新

對于檔案管理而言，最為重要的就是確保檔案的完整，尤其是傳統(tǒng)的檔案文件，例如文字紙張以及膠卷等保存比較簡單。隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案資料的種類越來越多，例如視頻、音頻、電子照片等，這些都給檔案管理安全帶來一定的挑戰(zhàn)。對于信息時(shí)代關(guān)于檔案管理中存在的困難其中包括檔案時(shí)限以及檔案管理方式以及技術(shù)等。從檔案時(shí)限上講，對于不同檔案的管理時(shí)限都是有著明確的規(guī)定，由于種種原因許多檔案沒有到期，但是就毀壞了。從管理模式以及技術(shù)上講，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)落后，采用信息化管理的方式不能立馬見效，同時(shí)不能確保檔案的安全性。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的新模式

(一)利用人工智能開展信息采集

對于檔案管理過程中信息采集而言，其對于檔案來說是非常重要的，同時(shí)對于檔案的價(jià)值有著決定性作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入到人們的生活，改變了人們獲取信息的方式，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可以更加高效的對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。所以，對于檔案信息采集來說，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及人工智能技術(shù)，這樣才能對大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效篩選勘誤并整合，把有效的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理保存。移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，不僅改變的人們的生活，同樣也改變?nèi)藗儗τ谛畔⒌墨@取方式，人人都可以利用移動設(shè)備隨時(shí)隨地的瀏覽想要的信息，因此，合理使用人工智能設(shè)備對數(shù)據(jù)信息采集，既能提高數(shù)據(jù)采集效率，又能不斷完善補(bǔ)充檔案信息。

(二)提高技術(shù)革新，保證檔案信息安全

對于檔案管理工作來說，提高技術(shù)改革創(chuàng)新應(yīng)用，不僅可以更加高效的開展檔案管理工作，同時(shí)也能夠保證信息安全。在開展檔案管理的過程中，因?yàn)榧夹g(shù)落后還是存在很多的問題，這些問題都直接或者間接的威脅到檔案信息的安全。特別是那些珍貴的文獻(xiàn)資料，如果因?yàn)楣芾硎韬龆l(fā)生損壞或者遺失等情況，后果將是非常嚴(yán)重。所以，提高檔案管理過程中技術(shù)的改革創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案信息安全管理，對于檔案工作來說非常重要。例如，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，首先要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全。其次，重視信息人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案日常管理。

(三)加強(qiáng)檔案管理技術(shù)培訓(xùn)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟應(yīng)用，這都進(jìn)一步推動了檔案管理技術(shù)的革新，雖然采用新的信息技術(shù)極大的提高了檔案管理工作質(zhì)量與效率，同樣的對于檔案管理的工作人員也提出了新的要求。對于檔案管理人員來說，其不僅要對信息技術(shù)能夠熟練的使用與操作，同時(shí)對于日常管理也要懂得維護(hù)。所以，為了進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量，則必須要定期對工作人員開展技術(shù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)與職業(yè)素質(zhì)。此外，加強(qiáng)工作人員素質(zhì)培養(yǎng)，提高其工作責(zé)任心與職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能確保檔案管理順利進(jìn)行。

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作者:張蕾 吳娜 劉冰潔 單位：渤海造船廠集團(tuán)有限公司