數(shù)據(jù)分析在物資采購管理中運用

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摘要：大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)分析在我們的日常生活中起到越來越重要的作用，大家對于數(shù)據(jù)分析的了解也越來越深刻。以前人們喜歡用文字來描述事情，而現(xiàn)在更加重視用數(shù)據(jù)來分析事情。數(shù)據(jù)分析邏輯性強(qiáng)，數(shù)據(jù)直觀，而且很有說服力。在物資采購管理過程中，包含了數(shù)量、價格、時間等各方面的數(shù)據(jù)，從采購預(yù)算的制定以及過程實施到結(jié)果的分析，都運用了很多的數(shù)據(jù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)分析；物資采購管理；運用探析

數(shù)據(jù)分析是指用統(tǒng)計分析的方法對收集來的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而最大化的開發(fā)數(shù)據(jù)功能?？偟膩碚f，就是通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)價值的過程。數(shù)據(jù)分析的目的性比較強(qiáng)，它傾向于解決現(xiàn)實生活中的問題。在物資采購管理中，數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)可能來源于各種渠道，行業(yè)內(nèi)部使用的系統(tǒng)平臺，比如ERP,BPC等，還可能來源于信息采集表以及走訪。數(shù)據(jù)分析的工具一般是Excel軟件。Excel自帶的數(shù)據(jù)分析功能，可以完成很多專業(yè)軟件才有的數(shù)據(jù)分析，比如相關(guān)系數(shù)，協(xié)方差以及抽樣與動態(tài)模擬等內(nèi)容。這些都可以滿足數(shù)據(jù)分析在物資采購管理中的應(yīng)用。

一、數(shù)據(jù)分析在物資采購管理中的應(yīng)用

（一）資源的合理配置

數(shù)據(jù)分析可以對企業(yè)的資源進(jìn)行合理化的分配利用，合理的優(yōu)化資源配置可以達(dá)到企業(yè)效益最大化的目的。優(yōu)化企業(yè)資源配置是21世紀(jì)財務(wù)管理發(fā)展的新趨勢，它是通過ERP，TPM以及SCM的結(jié)合對企業(yè)實施的科學(xué)管理的辦法，這些都體現(xiàn)了數(shù)據(jù)分析在物質(zhì)財務(wù)管理中的運用。ERP是用預(yù)算來進(jìn)行企業(yè)管理的方法，從而協(xié)調(diào)企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)的競爭力。TPM要求企業(yè)的每一項作業(yè)都應(yīng)該有預(yù)定的目標(biāo)，將TPM導(dǎo)入到資源配置管理的系統(tǒng)當(dāng)中，可以提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平。從物資采購角度方面，TPM處于資源配置的核心地位。通過分析企業(yè)現(xiàn)狀，重新設(shè)計采購流程，包括組織管理流程再造和操作流程再造而SCM主要是滿足顧客需求。從物資采購管理的角度來看，主要體現(xiàn)在物資采購和驗收入庫兩個環(huán)節(jié)方面。物資采購環(huán)節(jié)主要是根據(jù)數(shù)據(jù)分析控制最高價位。

（二）企業(yè)的精益管理

在物資采購管理中，少不了對采購成本的計算，物質(zhì)的采購成本中不僅包括運雜費、整理費，還包括對供應(yīng)商對賬以及物料賬目的記錄，這些都和數(shù)據(jù)的分析整理有關(guān)。在物資采購管理中，賬目清晰明確，數(shù)據(jù)分析得當(dāng)對于企業(yè)來說具有至關(guān)重要的作用。運用數(shù)據(jù)分析這一技術(shù)，可以針對不同類型的數(shù)據(jù)采用不同的統(tǒng)計方法，把數(shù)據(jù)處理的結(jié)果直觀呈現(xiàn)出來，使企業(yè)的物資采購人員清楚掌握自己應(yīng)該掌握的工作內(nèi)容有利于企業(yè)的精益管理，減輕了物資采購部門人員的工作。同時，由于對相關(guān)數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性提高可以提高物資采購人員的工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)一

近幾年來，傳統(tǒng)的物資采購管理逐漸向供應(yīng)鏈下的采購管理轉(zhuǎn)變。物資采購管理的主數(shù)據(jù)是否能實現(xiàn)共享和應(yīng)用，制約了企業(yè)管理水平的提高。之前企業(yè)的物資采購主數(shù)據(jù)在分類標(biāo)準(zhǔn)等方面沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于分類不科學(xué)，描述不規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。隨著數(shù)據(jù)分析的運用，可以根據(jù)企業(yè)的個性化特點增加合理的標(biāo)準(zhǔn)及管理方法。結(jié)合信息系統(tǒng)的實踐，企業(yè)可以采用高位碼和低位碼結(jié)合的編碼規(guī)則，從而提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

二、數(shù)據(jù)分析在物資采購制定過程中的應(yīng)用

（一）固化采購模版提高工作的效率

由于每個人的工作習(xí)慣不同，在細(xì)節(jié)方面也千差萬別，這對企業(yè)物資管理人員的工作效率有很大的影響。若企業(yè)的編制需求計劃有所不同，會無形中增加工作人員的工作量。因此，固化年度采購計劃模板對提高企業(yè)的工作效率具有十分重要的意義。年度采購計劃是全年需求進(jìn)行規(guī)整之后，將銷售需求的信息進(jìn)行分解，結(jié)合企業(yè)的庫存量以及市場行情制定出年度計劃。對于年度采購計劃模板的編制不僅包含了材料類別的固定，還包括格式固定以及計算公式的固定。這就用到了Excel表格屬性的保護(hù)工作表等功能，也運用了計算函數(shù)公式的運算。年度采購計劃編制原則包括以下五個方面。第一，市場導(dǎo)向原則。物資采購計劃必須根據(jù)市場的需求來進(jìn)行，要根據(jù)實際的需求以及資源的最大供給度做到“以銷訂購”，從而減少企業(yè)的庫存壓力。第二，系統(tǒng)性原則。年度采購計劃必須具有全局觀念，確保有效性。第三，質(zhì)量適宜原則。物資采購必須符合標(biāo)準(zhǔn)的合格質(zhì)量原則，確保產(chǎn)品質(zhì)量后才可以進(jìn)行交付。第四，價格適宜原則。采購的物資選用不得低于三方報價的對比，需要結(jié)合其他的信息進(jìn)行成本核算，從而制定出適宜的銷售價格。第五，擇優(yōu)選購。企業(yè)的物資采購必須嚴(yán)格控制成本核算，從質(zhì)量、成本以及保證交期等多個條件下，擇優(yōu)選購。

（二）固化采購制定提高合同準(zhǔn)確性

在企業(yè)經(jīng)營過程中，根據(jù)市場計劃，安排計劃以及調(diào)整計劃，不定時會有采購需求計劃，并且這些物料采購計劃有很大的差別。如何對這些的需求計劃量進(jìn)行統(tǒng)計與分析，這是必須要解決的問題。由于采購計劃是根據(jù)銷售制定出來的，這就導(dǎo)致了計劃合理分配的時間十分緊張，這時就需要設(shè)置采購進(jìn)度統(tǒng)計表。采購制定就是指采購的執(zhí)行進(jìn)度統(tǒng)計，是指在前端全部完成的情況下，比如合同簽訂的內(nèi)容，后端有需求的開始，比如生產(chǎn)一線缺少某個物資，就需要采購訂單給供應(yīng)商采購。在采購制定的統(tǒng)計分析中，不僅包含材料類別，供應(yīng)商家，還包括供應(yīng)比例以及計算公式，運用了Excel的表格屬性插入功能。企業(yè)應(yīng)該固化采購制定，從而提高合同的準(zhǔn)確性。首先，要提高采購人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)該掌握好物資采購工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高采購人員的知識水平，從而激發(fā)物資采購工作人員的創(chuàng)新能力，使得對新設(shè)備以及新的方法可以快速掌握。其次，要保證企業(yè)采購在信息上的暢通。不僅要求采購人員，使工作人員在采購過程中可以對信息進(jìn)行對比，了解市場的情況。市場價格以及動態(tài)有而且要求采購部門與企業(yè)內(nèi)部的信息保持通暢，了解企業(yè)需求，保障采購量的合理，提高采購的準(zhǔn)確性。最后，要完善相應(yīng)的采購監(jiān)管機(jī)制。企業(yè)的物資采購部門應(yīng)該受到相應(yīng)的監(jiān)督，防止權(quán)力泛濫。計劃人員制定采購任務(wù)，執(zhí)行人員執(zhí)行采購工作，監(jiān)管人員進(jìn)行全程監(jiān)督，將物資采購的流程劃分開，相互之間合作并制約。

三、數(shù)據(jù)分析在物資采購績效指標(biāo)中的應(yīng)用

企業(yè)通過對物資采購績效指標(biāo)的統(tǒng)計分析，可以總結(jié)一年的采購工作，并且查找出在物資采購管理中的不足，可以提高物資采購管理水平。物資采購績效在不同企業(yè)的評估方法有很大差別，有時甚至在同一企業(yè)也有不同的標(biāo)準(zhǔn)。而目前我國比較通行的評價績效做法是，用同一個平衡積分卡。這樣不僅可以幫助部門處理輕重緩急的業(yè)務(wù)，制定目標(biāo)，而且可以明確個人職責(zé)，決定報酬與獎勵。對于物資采購績效指標(biāo)分析包括四個主要方面：一是預(yù)算執(zhí)行率；二是年度公開招標(biāo)比例；三是物資庫存管理；四是降本增效。預(yù)算執(zhí)行率體現(xiàn)的是預(yù)算與實際執(zhí)行的不同，從而可以衡量預(yù)算的準(zhǔn)確性。年度公開招標(biāo)比例是采購管理的重要考核指標(biāo)，也是企業(yè)管理力度的主要體現(xiàn)。物資庫存管理體現(xiàn)了采購管理資金的出場率，可以用來驗證物資采購管理水平。降本增效是具體的工作要求，是主要的任務(wù)指標(biāo)。這四項物資采購績效指標(biāo)，主要運用了Excel的表格屬性設(shè)置，條件篩選，分類以及透視圖和函數(shù)公式等。企業(yè)的物資采購績效指標(biāo)除了四個主要方面，還包括價格與成本指標(biāo)，質(zhì)量指標(biāo)，采購物流指標(biāo)以及采購效率指標(biāo)。采購的價格與成本指標(biāo)包括控制性指標(biāo)和參考性指標(biāo)?？刂菩灾笜?biāo)指的是在采購改進(jìn)過程和成果的指標(biāo)，包括采購的降價比率以及本地化比率的。參考性指標(biāo)指的是計算相關(guān)指標(biāo)的基礎(chǔ)，包括年人均采購額，供應(yīng)商年平均采購額以及年平均采購基價等。質(zhì)量指標(biāo)主要是衡量供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的質(zhì)量情況以及整體水平。包括產(chǎn)品的質(zhì)量水平和供應(yīng)商的質(zhì)量體系。采購物流指標(biāo)主要是衡量物流各環(huán)節(jié)工作的情況。包括四個方面：第一，訂貨工作指標(biāo)包括平均訂貨時間，最小訂貨數(shù)量以及平均訂單確認(rèn)時間等。第二，供應(yīng)商供貨指標(biāo)包括供貨可靠性以及已交貨和未交貨數(shù)量等指標(biāo)。第三，交貨與貨物接收的指標(biāo)。包括準(zhǔn)時交貨率，平均收貨時間以及退貨時間等。第四，庫存與周轉(zhuǎn)指標(biāo)。包括原材料的庫存量以及存貨周轉(zhuǎn)率等。采購效率指標(biāo)指的是采購組織和采購能力相關(guān)的指標(biāo)。包括采購的部門人員以及采購管理，比如采購人員的時間結(jié)構(gòu)以及考勤等各項指標(biāo)。

四、數(shù)據(jù)分析應(yīng)用注意事項

首先，應(yīng)該及時進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，這是數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的前提。在系統(tǒng)平臺中有舊的數(shù)據(jù)增加了工作量，因此，要進(jìn)行數(shù)據(jù)清理，保持高質(zhì)量以及完整的相關(guān)數(shù)據(jù)。其次，要進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入，這是數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的基礎(chǔ)。在大多數(shù)的業(yè)務(wù)下，數(shù)據(jù)來源非常廣泛。這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)分析會有錯誤的結(jié)果，從而扭曲了分析判斷。好的數(shù)據(jù)庫管理平臺是企業(yè)不可或缺的工具。最后，熟練的運用分析工具，這是數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的關(guān)鍵。要熟練的運用企業(yè)的ERP,BPC等多種工具，充分了解各個系統(tǒng)功能和平臺之間的關(guān)系。

五、結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)的深入發(fā)展，數(shù)據(jù)分析在物資采購管理中的應(yīng)用越來越深入。綜上所述，企業(yè)的物資采購管理是非常重要的管理任務(wù)。為了優(yōu)化企業(yè)的物資采購管理，工作人員要明確物資采購計劃，不僅要固化采購模板，提高工作效率。而且要固化采購制定，提高合同準(zhǔn)確性。企業(yè)在發(fā)展的過程中要重視數(shù)據(jù)分析在物資采購績效指標(biāo)中的應(yīng)用，采購過程的績效考核與評價就是要激勵員工的發(fā)展以及改善供應(yīng)商的績效，追求企業(yè)的利益最大化，從而有效改善采購管理環(huán)節(jié)。另外，要注意數(shù)據(jù)的及時更新和準(zhǔn)確錄入，讓企業(yè)的工作人員更加熟練的運用數(shù)據(jù)分析的工具，從而運用數(shù)據(jù)分析來提高企業(yè)物資采購管理的整體水平。

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作者:莫秀榮 單位:中海油能源物流有限公司中海油集采中心