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第一章總則
第一條簽訂合同必須遵守國(guó)家法律,符合國(guó)家政策。
第二條簽訂合同必須貫徹平等互利、收費(fèi)合理的原則,維護(hù)本公司合法權(quán)益。
第三條簽訂合同的雙方必須具有法人資格,由法定代表人或持有法人授權(quán)委托證明文件的法人人簽訂合同。凡簽訂的合同必須有雙方負(fù)責(zé)人簽字并加蓋本公司“合同專用章”方能生效。
第四條簽訂合同要做到:主要條款完備,經(jīng)濟(jì)責(zé)任明確,文字?jǐn)⑹銮宄?,簽訂手續(xù)齊全。
第五條在合同簽訂過(guò)程中,要認(rèn)真聽(tīng)取基層單位意見(jiàn),特別是對(duì)工期、質(zhì)量的要求更應(yīng)聽(tīng)取工程技術(shù)人員的意見(jiàn)。合同簽訂后,必須嚴(yán)格履行,堅(jiān)決做到“重合同、守信用”,維護(hù)企業(yè)形象。
第二章合同的簽訂
第六條公司工程項(xiàng)目均需簽訂合同。
第七條公司合同由公司法定代表人或法人人簽訂,必要時(shí)應(yīng)辦理公證手續(xù)。
第八條公司簽訂合同人員的職責(zé):
1、根據(jù)授權(quán)的范圍,做好市場(chǎng)調(diào)查,了解信息,接洽聯(lián)系,起草合同文稿等有關(guān)工作。
2、在參加洽談簽約活動(dòng)中,要認(rèn)真審閱對(duì)方的資信情況,也解其法人資格與履約能力。
3、簽訂合同必須嚴(yán)肅細(xì)致,認(rèn)真負(fù)責(zé),杜絕因合同疏漏造成的經(jīng)濟(jì)損失。
4、對(duì)合同的重大變更或解除,需要及時(shí)向主管負(fù)責(zé)人匯報(bào)請(qǐng)示,并提出建議和措施。
5、由于簽約對(duì)方違約,致使合同無(wú)法履行,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)及時(shí)按合同規(guī)定向?qū)Ψ剿髻r或請(qǐng)求當(dāng)?shù)刂俨梦瘑T會(huì)仲裁或向人民法院,以挽回公司經(jīng)濟(jì)損失。
第九條合同簽訂權(quán)限:
1、部門負(fù)責(zé)人以下(含科級(jí))只能簽訂工程施工合同在100萬(wàn)元以下的合同,且必須有法人授權(quán)委托書。
2、工程施工合同在500萬(wàn)元以上大型及特大型工程項(xiàng)目和涉外項(xiàng)目須由總經(jīng)理親自審批后方可簽訂。
第十條合同必須經(jīng)雙方簽字蓋章后方能生效,并必須加蓋“正本”或“副本”字樣。“正本”存檔并足額貼好印花稅票。
第三章合同的管理
第十一條公司委托綜合部負(fù)責(zé)全公司各類合同的管理。相關(guān)部門簽訂的合同應(yīng)及時(shí)將合同正本交存綜合部。
第十二條綜合部作為全公司合同管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)以下工作:
1、起草、修訂公司合同方面的管理制度,報(bào)公司批準(zhǔn)頒布實(shí)施。
2、負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的執(zhí)行。
3、負(fù)責(zé)全公司合同的分類、編號(hào)、登記,建立合同臺(tái)帳,存檔備案。
一、工作準(zhǔn)備情況
公
二、自查情況:
物資供應(yīng)部、設(shè)備部、宏大熱電公司、物業(yè)公司、籌建處、燃料管理部、蘭西物資公司、科技公司等合同主辦部門等在自查階段能認(rèn)真按照實(shí)施方案的要求,組織部門人員進(jìn)行了專題學(xué)習(xí)。對(duì)相關(guān)制度依據(jù)集團(tuán)公司、大唐甘肅公司、**公司的制度規(guī)定進(jìn)行梳理對(duì)照。各部門結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行修訂,對(duì)制度執(zhí)行中存在的漏洞和不足及時(shí)完善;能認(rèn)真履行**公司合同管理制度物,招議標(biāo)流程管理和建立質(zhì)量可靠、服務(wù)及時(shí)的供應(yīng)商隊(duì)伍信息庫(kù),并與各供應(yīng)商簽訂了廉政合同。以上部門均將自查情況報(bào)告按時(shí)上報(bào)效能監(jiān)察工作辦公室。
三、檢查情況:
在自查工作結(jié)束后,監(jiān)察審計(jì)部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)合同管理情況進(jìn)行了檢查。
1、首先進(jìn)行了基礎(chǔ)檢查。對(duì)物資供應(yīng)部、設(shè)備部、宏大熱電公司、物業(yè)公司、籌建處、燃料管理部、蘭西物資公司、科技公司基礎(chǔ)資料進(jìn)行了查閱。檢查合同的有關(guān)文本、會(huì)議紀(jì)要、資質(zhì)資料、會(huì)簽單以及廉政保證書、打分表等相關(guān)資料是否齊全、符合歸檔管理要求。通過(guò)檢查,各類資料都較齊全,符合歸檔要求。
2、對(duì)執(zhí)行程序、制度的規(guī)范性進(jìn)行了檢查。按照大唐甘肅公司文件要求,30萬(wàn)元以上要進(jìn)行招標(biāo)或大唐甘肅公司授權(quán)我公司組織進(jìn)行招標(biāo),30萬(wàn)元以下可由我公司組織進(jìn)行議標(biāo)。在公司各項(xiàng)目招議標(biāo)工作中,監(jiān)察審計(jì)部全過(guò)程進(jìn)行了監(jiān)督。通過(guò)檢查,職能部門能按要求執(zhí)行各項(xiàng)制度,按程序開(kāi)展工作。
3、對(duì)合同文本進(jìn)行了檢查。檢查合同文本內(nèi)容是否嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、會(huì)議紀(jì)要是否齊全、會(huì)簽制度履行情況。通過(guò)檢查,各項(xiàng)合同文本較規(guī)范,主要不足是:合同文本格式不統(tǒng)一、合同會(huì)議紀(jì)要不齊全、個(gè)別合同會(huì)簽單上沒(méi)有時(shí)間。事后,相關(guān)部及時(shí)統(tǒng)一了合同文本格式、補(bǔ)全了相關(guān)內(nèi)容。
4、對(duì)合同承辦部門制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。我們對(duì)物資供應(yīng)部、設(shè)備部、宏大熱電公司、物業(yè)公司、籌建處、燃料管理部、蘭西物資公司、科技公司相關(guān)管理制度的建立健全進(jìn)行檢查,檢查管理制度是否完善,相關(guān)工作人員是否存在不廉潔行為。
經(jīng)效能監(jiān)察工作小組對(duì)參與合同管理的部門及工作人員工作情況進(jìn)行全過(guò)程檢查,各承辦單位均嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司、大唐甘肅公司以及我公司合同管理制度有關(guān)規(guī)定情況,無(wú)吃、拿、卡、要和的不廉潔行為。三、監(jiān)察建議:
各合同承辦單位:
1、組織部門人員認(rèn)真學(xué)習(xí)**公司近期下發(fā)的《合同管理辦法》,嚴(yán)格執(zhí)行辦法中的各項(xiàng)規(guī)定,確保合同管理工作正常有序地開(kāi)展。
2、統(tǒng)一合同各類相關(guān)資料的格式、內(nèi)容、編號(hào)。
3、進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)單位資質(zhì)的審查。
4、加強(qiáng)部門及合同承辦人應(yīng)履行的管理職責(zé)。
5、進(jìn)一步完善招議標(biāo)會(huì)議記錄、會(huì)簽單制度;合同相關(guān)資料必須統(tǒng)一、齊全、及時(shí)歸檔。
6、進(jìn)一步加強(qiáng)合同生效的法人簽字或法人授權(quán)書制度。
四、整改提高情況
在效能監(jiān)察檢查小組的督促下,各合同承辦單位針對(duì)提出的意見(jiàn)和存在的問(wèn)題認(rèn)真進(jìn)行了整改。
1、各合同承辦單位認(rèn)真組織部門人員學(xué)習(xí)**公司近期下發(fā)的《合同管理辦法》,不斷規(guī)范合同管理。
合同管理是企業(yè)法治化運(yùn)行的基礎(chǔ)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)管理的運(yùn)作必須堅(jiān)持法治化的方向。企業(yè)法治化運(yùn)行最基礎(chǔ)、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業(yè)成立、發(fā)展、壯大等各個(gè)縱向過(guò)程,合同管理遍布于企業(yè)采購(gòu)、銷售、運(yùn)輸、勞動(dòng)用工、技術(shù)管理等各個(gè)橫向?qū)用妗?yōu)秀的合同管理模式可以充分發(fā)揮合同管理合法性、預(yù)測(cè)性、規(guī)范性的特點(diǎn),為企業(yè)提供業(yè)務(wù)性和法治性完美結(jié)合的合同,為企業(yè)提供市場(chǎng)現(xiàn)實(shí)性與前瞻性完美結(jié)合的合同,進(jìn)而將合同管理與企業(yè)愿景完美結(jié)合,避免在合同決策、合同執(zhí)行中的盲目性和隨意性,最大限度地為企業(yè)避免因主觀因素造成的失誤和風(fēng)險(xiǎn)。反之,一個(gè)企業(yè)做得再好、再?gòu)?qiáng),如果沒(méi)有一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)合同管理模式也不會(huì)走得更遠(yuǎn),一個(gè)不經(jīng)意間的合同風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)使企業(yè)多年的努力與積累瞬間崩塌。企業(yè)合同管理核心的工作就是做好符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度建設(shè)。合同管理制度是指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)合同目的,結(jié)合本單位實(shí)際情況,依照合同法等有關(guān)法律法規(guī),對(duì)本單位的合同相關(guān)人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛解決以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的總稱。制度建設(shè)是一個(gè)制定制度、執(zhí)行制度并在實(shí)踐中檢驗(yàn)和完善制度的在理論上沒(méi)有終點(diǎn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。企業(yè)要想做好合同管理工作,首先應(yīng)有一個(gè)科學(xué)的、好的制度,這是做好制度建設(shè)的第一步,做到“有法可依”。當(dāng)然制度沒(méi)有“最好”,只有“更好”,制度不是寫在紙上,發(fā)個(gè)文件就萬(wàn)事大吉。合同管理制度必須有明確的企業(yè)合同管理目標(biāo)、符合企業(yè)實(shí)際但又要對(duì)企業(yè)合同管理適度超前引導(dǎo),是一個(gè)循序漸進(jìn)的動(dòng)態(tài)的過(guò)程。如果合同管理制度沒(méi)有超前性則不利于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展,如果過(guò)度超前則在執(zhí)行中遇到阻力過(guò)大,同樣不利于合同管理制度建設(shè)。因此,一個(gè)優(yōu)秀的合同管理制度對(duì)合同管理至關(guān)重要。
二、構(gòu)建合同管理制度框架存在的幾個(gè)誤區(qū)
1.對(duì)合同管理的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)不到位,將合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)人為地割裂開(kāi)來(lái)。如將招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理與合同管理割裂。
2.對(duì)合同管理的實(shí)用性和可操作性認(rèn)識(shí)不到位,簡(jiǎn)單地照搬法律條文,合同制度空洞無(wú)物。
3.重視合同簽訂管理而忽視對(duì)合同履行的管理,沒(méi)有使合同的經(jīng)濟(jì)效益得到充分體現(xiàn)。
4.在合同管理制度的制訂上沒(méi)有采取循序漸進(jìn)的原則,制定了一個(gè)過(guò)度超前的合同管理制度,在執(zhí)行中遇到困難。
三、構(gòu)建符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架
注重合同管理制度框架的頂層設(shè)計(jì)可以有效提升合同管理制度建設(shè)的水平,促進(jìn)合同管理的整體有序推進(jìn),起到綱舉目張的作用。設(shè)計(jì)符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架應(yīng)當(dāng)符合合法性、前瞻性、統(tǒng)一性、預(yù)防性、可操作性和開(kāi)放性的原則。
1.合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。
企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置理論界通常分為合同業(yè)務(wù)部門、合同審核部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、發(fā)文歸檔機(jī)構(gòu)等。不少企業(yè)在實(shí)際中分為合同業(yè)務(wù)部門、合同管理部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)等。筆者認(rèn)為后一觀點(diǎn)更準(zhǔn)確。企業(yè)的每一個(gè)有對(duì)外職能的部門都可能是合同業(yè)務(wù)部門,是企業(yè)特定標(biāo)的合同管理的基礎(chǔ)部門。合同業(yè)務(wù)部門是專業(yè)性的部門,不是綜合性的部門。合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的不同規(guī)模、企業(yè)決策層的授權(quán)情況設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié),并且動(dòng)態(tài)調(diào)整。合同管理部門(合同審核部門)在合同管理的流程中是最重要、最關(guān)鍵、工作壓力最大的一個(gè)環(huán)節(jié),企業(yè)對(duì)該部門的設(shè)置是合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置最重要的基礎(chǔ)工作。合同管理部門(合同審核部門)在合同運(yùn)行環(huán)節(jié)中主要職能是對(duì)合同業(yè)務(wù)部門在合同運(yùn)行中的形式、內(nèi)容和程序的合法合規(guī)性進(jìn)行審查,并發(fā)揮管理職能,也就是對(duì)合同運(yùn)行情況進(jìn)行計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。因此,合同管理部門(合同審核部門)是一個(gè)綜合性的管理部門,應(yīng)當(dāng)能有效協(xié)調(diào)合同招標(biāo)、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭(zhēng)議處理等合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)踐中不能以“權(quán)力崗位分段設(shè)崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發(fā)揮。
2.授權(quán)管理。
授權(quán)委托是合同簽訂履行的前提,加強(qiáng)授權(quán)管理可以有效防范企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)。表見(jiàn)制度也對(duì)企業(yè)的授權(quán)管理提出了更高的要求。首先,大型的企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)通過(guò)年度經(jīng)營(yíng)授權(quán)的形式加強(qiáng)對(duì)下屬分公司對(duì)外經(jīng)營(yíng)的管理,將分公司的日常對(duì)外經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)納入規(guī)范管理和正常軌道,非日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)納入單項(xiàng)授權(quán)管理。其次,對(duì)合同人的授權(quán)堅(jiān)持權(quán)責(zé)相適應(yīng)的原則,讓實(shí)踐中真正負(fù)責(zé)合同運(yùn)行的人員直接簽訂合同。實(shí)踐中存在為控制人數(shù)量代簽合同的情況,也存在為控制人數(shù)量部門領(lǐng)導(dǎo)直接簽訂合同的情況,這都有很大的弊病。單位及部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過(guò)審核去控制合同而不應(yīng)當(dāng)直接參與到合同簽訂過(guò)程中。最后,企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)表見(jiàn)、口頭合同的控制。表見(jiàn)、口頭合同與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的誠(chéng)信、便捷交易相適應(yīng),同時(shí)也給企業(yè)合同管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)備忘錄、提示書等形式讓對(duì)方書面確認(rèn)本企業(yè)對(duì)授權(quán)管理行為的控制,管控企業(yè)授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。
3.流程管理。
建立符合法治理念和企業(yè)制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識(shí)理念轉(zhuǎn)換到行動(dòng)層面的產(chǎn)物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點(diǎn),其實(shí)質(zhì)就是責(zé)任與權(quán)利相統(tǒng)一的法治理念的具體表現(xiàn),同時(shí)可以控制領(lǐng)導(dǎo)層決策時(shí)“拍腦袋”的人治模式。一整套優(yōu)秀的、科學(xué)的、體現(xiàn)法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個(gè)綜合體系,而不僅僅是合同審核流程。有的企業(yè)在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外,容易導(dǎo)致合同在審核之前已經(jīng)在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運(yùn)行流程中可能存在的問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)在合同運(yùn)行流程中發(fā)揮重要作用。流程的設(shè)計(jì)要通過(guò)合同流程各階段之間的相互制約、平衡,營(yíng)造對(duì)合同運(yùn)行行為相對(duì)的“體外監(jiān)督”,減少“體內(nèi)監(jiān)督”。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監(jiān)督制約的意義。
4.標(biāo)準(zhǔn)文本管理。
標(biāo)準(zhǔn)化文本是指企業(yè)對(duì)出現(xiàn)頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部?jī)?nèi)容而多次使用的合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用簡(jiǎn)化了合同的訂立過(guò)程,也簡(jiǎn)化了合同的審核過(guò)程,提高了合同流轉(zhuǎn)的節(jié)奏與效率。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的推行通常是在企業(yè)合同管理發(fā)展的中級(jí)階段,合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先,企業(yè)在推行標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的過(guò)程中要統(tǒng)一規(guī)劃,使標(biāo)準(zhǔn)文本體系盡可能完整,盡可能覆蓋企業(yè)經(jīng)常易,達(dá)到制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本的目的。其次,標(biāo)準(zhǔn)合同文本要考慮到交易的復(fù)雜性和多變性,可以考慮對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的合同條款制定多個(gè)選擇項(xiàng)以適應(yīng)不同的商務(wù)需要。最后,標(biāo)準(zhǔn)合同文本要有一個(gè)動(dòng)態(tài)的修訂過(guò)程,要向文本進(jìn)一步細(xì)分,條款相對(duì)公平,制度、流程、文本相對(duì)配套的合同管理的高級(jí)階段過(guò)渡。
5.合同管理信息化。
隨著企業(yè)規(guī)?;?jīng)營(yíng)的發(fā)展,企業(yè)總部、部門、分支機(jī)構(gòu)之間空間分離現(xiàn)象日漸增多,與企業(yè)精細(xì)化管理要求的矛盾日漸突出。傳統(tǒng)的手工管理方法耗時(shí)費(fèi)力。企業(yè)合同管理信息化可以實(shí)現(xiàn)合同信息的快速提取和科學(xué)高效管理,節(jié)約管理成本,創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,使合同管理的作用變得更加直接。企業(yè)合同管理信息化建設(shè)過(guò)程中,合同管理人員要發(fā)揮主導(dǎo)作用,系統(tǒng)性地提出合同管理需求,科學(xué)合理地設(shè)置合同管理權(quán)限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務(wù)的,合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發(fā)揮提示預(yù)警的功能,充分利用合同信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù),提升合同管理在企業(yè)中的地位。
四、結(jié)論
【關(guān)鍵詞】合同管理;財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);防范措施
一、高校合同管理系統(tǒng)
高校合同管理系統(tǒng)包括:合同準(zhǔn)備、審批、執(zhí)行、控制、結(jié)束等合同全生命周期的管理,提高合同履行管控的力度。通過(guò)查詢、統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)警提醒等多種手段實(shí)現(xiàn)本單位的業(yè)務(wù)管理,幫助本單位把資金計(jì)劃、合同進(jìn)度、合同審批、合同變更、相關(guān)發(fā)票、合同資料等管理得更具條理性和統(tǒng)籌性,更使合同管理從繁瑣混亂的狀態(tài)中解脫出來(lái)變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復(fù)雜的人事當(dāng)中解放出來(lái),減少腐敗的風(fēng)險(xiǎn),從繁多拖沓變得及時(shí)。此外,多種形式的合同、收付款數(shù)據(jù)等統(tǒng)計(jì)圖表,也為單位日后的發(fā)展和決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下幾個(gè)環(huán)節(jié)。(一)前期準(zhǔn)備。1.立項(xiàng)。項(xiàng)目立項(xiàng)是本單位為推動(dòng)某個(gè)項(xiàng)目上馬,根據(jù)本高校中長(zhǎng)期規(guī)劃或?qū)W院管理過(guò)程中涉及的生產(chǎn)、生活的實(shí)際需要而提出的框架性的總體設(shè)想。按照本單位的審批程序經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)。立項(xiàng)報(bào)告包括項(xiàng)目實(shí)施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數(shù)據(jù)組成的材料,主要內(nèi)容有項(xiàng)目投資建議的主要依據(jù)、資金來(lái)源、項(xiàng)目達(dá)到的要求等。2.合同起草。根據(jù)合同的具體形式選擇相應(yīng)的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購(gòu)合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一,經(jīng)辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報(bào)送相關(guān)職能部門批準(zhǔn)、審核。第二,本單位的需求部門、財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)從合同涉及的替在風(fēng)險(xiǎn)方面共同審核合同初稿,并提供建議,供主管領(lǐng)導(dǎo)參考。從維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益出發(fā),盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失。第三,嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的招投標(biāo)程序進(jìn)行招投標(biāo)。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當(dāng)事人簽名蓋章生效后,專人負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行。在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負(fù)有下列責(zé)任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關(guān)資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內(nèi)容、資金支付等情況。二是合同履行結(jié)束應(yīng)及時(shí)歸檔、分類,供以后同類合同作參考。如有可能,應(yīng)該對(duì)每一項(xiàng)目合同及時(shí)進(jìn)行總結(jié)。提高工作效率及資金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要內(nèi)容之一,高校應(yīng)當(dāng)重視本單位的合同管理工作,著重從合同管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實(shí)際需要的合同管理體系,減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率及程度,提高資金利用效能。做好合同管理的工作,需要做到以下幾點(diǎn):第一,依據(jù)學(xué)院的管理體系結(jié)合合同的一般流程制定出相應(yīng)的合同管理制度,如:合同評(píng)審會(huì)簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等,借鑒國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),加速建立和完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求的新的合同示范文本。第二,依據(jù)合同的不同類別進(jìn)行分類,可以用文件夾存放,再根據(jù)需求分門別類;對(duì)合同實(shí)行專人專項(xiàng)管理,并且類別制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。加大合同管理力度,保證合同的順利履行。第三,推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平,減少潛在的主觀風(fēng)險(xiǎn)。第四,加強(qiáng)政治學(xué)習(xí),提高相關(guān)管理人員的思想覺(jué)悟和服務(wù)意識(shí),預(yù)防潛在的主觀風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。任何完善的制度最終產(chǎn)生的效能決定于執(zhí)行人員的素質(zhì)。
四、當(dāng)前高校合同管理存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題
(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務(wù),管理工作的復(fù)雜程度決定不可避免地會(huì)產(chǎn)生主觀或客觀的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不斷完善管理制度,最大限度地減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生機(jī)會(huì)。(二)合同管理人員專業(yè)水平和法律意識(shí)不高。合同管理人員專業(yè)水平和法律意識(shí)不高,對(duì)簽訂合同的關(guān)鍵點(diǎn)把握不足,都會(huì)不同程度地導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。不能嚴(yán)格按照章程及規(guī)范開(kāi)展工作,也會(huì)導(dǎo)致潛在的主觀和客觀財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通,或在工作中沒(méi)有充分考慮到其他部門的意見(jiàn)也會(huì)誘發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。(四)履行階段也是一個(gè)重要的合同風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源。合同監(jiān)管人員不能認(rèn)真履行監(jiān)管義務(wù),承擔(dān)監(jiān)管責(zé)任,都會(huì)將合同潛在風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的法律風(fēng)險(xiǎn)和主觀風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),在合同救濟(jì)階段,由于救濟(jì)措施和后續(xù)工作跟進(jìn)乏力,造成勝訴案件執(zhí)行不力從而產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
五、合同管理中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制措施
〔關(guān)鍵詞〕合同管理;信息化;企業(yè)管理
在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理活動(dòng)中,每個(gè)環(huán)節(jié)都與合同息息相關(guān)。合同管理模式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化,是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和風(fēng)險(xiǎn)管控的保障。如今,隨著IT技術(shù)的發(fā)展,對(duì)合同管理提出了較高的要求,信息化的管控手段是提高現(xiàn)代企業(yè)管理水平的有效保障。本文以國(guó)內(nèi)某知名設(shè)計(jì)公司為例,分別從合同評(píng)審、合同查詢、合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)督及合同管理隊(duì)伍等方面來(lái)闡述其合同信息化管理模式。
1合同評(píng)審
項(xiàng)目合同擬草后,需要企業(yè)相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。早期,是由經(jīng)辦人將合同草稿復(fù)印多份,逐一分發(fā)給評(píng)審人。這種傳統(tǒng)的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響,導(dǎo)致評(píng)審周期長(zhǎng)、及時(shí)性差、管理成本增加。目前,該公司建立了企業(yè)信息化管理系統(tǒng),合同管理模塊是該系統(tǒng)的核心之一,這充分體現(xiàn)了該公司對(duì)合同管理的重視。在該系統(tǒng)中,合同評(píng)審流程如下:申請(qǐng)人發(fā)起評(píng)審公司相關(guān)部門(專家)評(píng)審匯總評(píng)審意見(jiàn)修改合同草稿確定合同最終版準(zhǔn)備合同簽訂。整個(gè)合同評(píng)審過(guò)程實(shí)行在線操作,各評(píng)審部門(專家)在線上接到評(píng)審?fù)ㄖ?,并且評(píng)審意見(jiàn)全部出現(xiàn)在申請(qǐng)人的流程界面上。這種新的合同評(píng)審模式節(jié)省信息傳遞周期,降低了人工成本。同時(shí),通過(guò)線上評(píng)審加強(qiáng)了各部門對(duì)合同的了解和重視,使合同評(píng)審更加全面,增加了評(píng)審?fù)该鞫?,提高合同評(píng)審效率。
2合同查詢
企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,需要隨時(shí)查詢合同信息。查詢紙質(zhì)版合同需要到文件歸檔部門,依靠人工翻閱查找,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,且一份合同原件每次僅能供某一個(gè)借閱部門(人)使用,合同使用效率低。借閱后,合同若未被及時(shí)歸還,還易損壞、丟失,不利保管。查閱合同人員的權(quán)限無(wú)法設(shè)置,合同安全性差。企業(yè)信息化管理系統(tǒng)為每份合同分配了具有統(tǒng)一格式的編碼,每個(gè)合同號(hào)就是該合同在系統(tǒng)中的“身份證”,是合同查詢的唯一識(shí)別碼。錄入系統(tǒng)時(shí),相關(guān)管理人員根據(jù)合同號(hào)登錄系統(tǒng),將合同關(guān)鍵要素錄入合同模塊,并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權(quán)限的員工不管何時(shí)何地,只要在符合條件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里,登錄信息化管理系統(tǒng),輸入合同的系統(tǒng)編號(hào),該合同的主要數(shù)據(jù)便會(huì)立刻呈現(xiàn)在查詢者的界面,而且信息準(zhǔn)確、無(wú)誤。若想查看完整的合同內(nèi)容,可進(jìn)行下一步操作,進(jìn)入查看合同掃描件環(huán)節(jié)。這種在統(tǒng)一平臺(tái)“秒查”的方式,實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公,海量信息共享,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)便捷,體現(xiàn)了高效的合同管理模式。
3合同執(zhí)行過(guò)程監(jiān)管
合同從談判、評(píng)審、簽訂,到執(zhí)行、索賠、關(guān)閉等涉及眾多部門,合同進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制等整個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)的各種不確定因素,會(huì)給合同執(zhí)行帶來(lái)眾多風(fēng)險(xiǎn)。如果僅靠人工溝通,這必將導(dǎo)致信息不對(duì)稱、問(wèn)題處理滯后等結(jié)果,給合同雙方帶來(lái)困擾。因此,這種陳舊的合同管理方法已不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。在合同執(zhí)行過(guò)程中,經(jīng)常有合同金額變更情況(尤其是EPC項(xiàng)目),結(jié)算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統(tǒng)管理模式中,一般只有項(xiàng)目經(jīng)理了解,公司各職能部門因種種原因,不能及時(shí)知曉。這就造成生產(chǎn)一線人員掌握的信息和數(shù)據(jù)與管理部門不一致,對(duì)數(shù)據(jù)的采集、應(yīng)用和分析、比對(duì)都有很大的誤導(dǎo),對(duì)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性也有很大影響,甚至?xí)绊懝芾韺拥呐袛唷H绻?份合同在多個(gè)部門存在不同的合同金額,這說(shuō)明在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中有偏差,在管理制度上有漏洞,勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。為了解決這類問(wèn)題,合同信息化管控優(yōu)勢(shì)需體現(xiàn)在精細(xì)化管理中:1)項(xiàng)目經(jīng)理在信息化系統(tǒng)中發(fā)起“合同變更審批流程”,說(shuō)明合同金額變更原因,上傳變更依據(jù),流程審批辦結(jié)后,相關(guān)崗位人員在信息化系統(tǒng)中更改合同金額。同時(shí),系統(tǒng)會(huì)第一時(shí)間推送變更合同金額的通知至項(xiàng)目經(jīng)理部成員和公司各相關(guān)職能部門,避免了各部門在合同執(zhí)行過(guò)程因信息傳遞不及時(shí)或傳遞環(huán)節(jié)過(guò)多等而造成的誤導(dǎo)、誤判,保證了合同金額數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性。2)通過(guò)對(duì)系統(tǒng)中不同數(shù)據(jù)的積累、監(jiān)管,以及對(duì)各類指標(biāo)的分析、判斷,可以用制度和流程等手段規(guī)范合同執(zhí)行過(guò)程出現(xiàn)的偏差,真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)、精細(xì)化管理。這也是合同信息化管理帶來(lái)的便捷和高效。
4建立、健全合同信息化管理制度
信息化系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)、一種工具,其使用效果如何,關(guān)鍵在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做的怎么樣、各種管理是否到位,其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,周期長(zhǎng),其涉及多方面、多部門,數(shù)據(jù)龐大。從調(diào)研、方案研討、實(shí)施、上線測(cè)試和上線后相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)等工作需要不同部門、各種崗位人員的協(xié)調(diào)和配合。在此過(guò)程中,不同模塊存在許多未知因素,不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單某個(gè)部門或一個(gè)專業(yè)能輕松搞定的。因此,要推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè),并使之成為高效管控手段,從認(rèn)識(shí)上要有一個(gè)新高度,特別是需要企業(yè)高層的重視,對(duì)其大力扶持,協(xié)調(diào)和推動(dòng)職能部門的積極參與,出臺(tái)配套的管理制度,為合同信息化管理的落地保駕護(hù)航。這樣才能讓合同信息化管理平臺(tái)發(fā)揮應(yīng)有的作用,達(dá)到提高和完善企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的目的。
5打造高素質(zhì)的合同管理隊(duì)伍
建立優(yōu)質(zhì)的合同管理團(tuán)隊(duì)是合同信息化管理實(shí)施的關(guān)鍵所在。要加強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)、熟知管理制度,并且熟練掌握電子信息化系統(tǒng)的操作[2]。在信息化管理前,企業(yè)中的合同管理人員不懂信息化相關(guān)知識(shí),IT工程師對(duì)合同管理工作不是很了解,兩個(gè)部門在業(yè)務(wù)領(lǐng)域沒(méi)有太多交集。如果企業(yè)建立了信息化管理平臺(tái),這樣的工作狀態(tài)會(huì)大大改變:在信息化推進(jìn)初期,合同管理部門(人員)和信息化建立部門(人員)有著長(zhǎng)期的溝通和交流,IT工程師通過(guò)了解合同管理線下工作模式、流程、數(shù)據(jù)來(lái)源等,梳理多重邏輯關(guān)系后,運(yùn)用不同技術(shù)手段將代碼寫至信息化平臺(tái);合同管理人員在提出IT需求過(guò)程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責(zé)、角色、權(quán)限、工作流程等,并能熟練掌握各種操作。經(jīng)歷一段時(shí)間的磨合,參與人員對(duì)不同范圍的工作從了解到深入,再通過(guò)后期的各類培訓(xùn)學(xué)習(xí),使各自的合同管理水平及職業(yè)綜合素質(zhì)都有了大幅提高。因此,在信息化過(guò)程中,人是最重要的決定因素。沒(méi)有一支良好素養(yǎng)的員工隊(duì)伍,合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的。
6結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)知識(shí)時(shí)代,越來(lái)越多的企業(yè)為了跟上社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程,保障企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力,引進(jìn)了“信息化+管理”模式。在新時(shí)代的合同管理中運(yùn)用創(chuàng)新理念,依據(jù)信息化平臺(tái),提高合同管理的規(guī)范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個(gè)漫長(zhǎng)的積累過(guò)程,但這些管理變革,給傳統(tǒng)企業(yè)帶來(lái)新活力,也是現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞:小企業(yè);合同管理;問(wèn)題;措施
中圖分類號(hào):F279.23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
收錄日期:2012年3月26日
裕豐公司是一家經(jīng)營(yíng)種子業(yè)務(wù)的小型企業(yè),涉訴的兩起經(jīng)濟(jì)糾紛基于同一份合同引起,具有同源性質(zhì)。但是,在案件性質(zhì)上卻有很大的區(qū)別,一個(gè)是實(shí)體問(wèn)題爭(zhēng)議,焦點(diǎn)在于哪一方違約;一個(gè)是程序問(wèn)題爭(zhēng)議,焦點(diǎn)在于是否超過(guò)訴訟時(shí)效。糾紛本身具有一定的代表性,折射出像裕豐公司這樣的小企業(yè)在合同管理上的疏漏。
一、涉訴糾紛的具體情況及結(jié)果
裕豐公司與承包人簽訂了經(jīng)營(yíng)種子承包合同,約定裕豐公司將四大農(nóng)作物種子經(jīng)銷權(quán)承包給承包人,裕豐公司為承包人提供周轉(zhuǎn)金,并為其提供辦公室和經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地;承包人于每年經(jīng)營(yíng)結(jié)束后向裕豐公司交納承包費(fèi)之后產(chǎn)生的經(jīng)營(yíng)盈利部分,承包人與裕豐公司七三分成。承包人交納風(fēng)險(xiǎn)抵押金,經(jīng)營(yíng)損失由承包人自負(fù),并有保證人為其連帶保證。承包人須聘任裕豐公司員工數(shù)人,并負(fù)責(zé)其工資和保險(xiǎn)。合同生效兩年后,雙方就提供周轉(zhuǎn)金和利潤(rùn)分配問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)議,又發(fā)生承包人拖欠聘任的裕豐公司員工工資事件,在協(xié)商無(wú)果的情況下,兩訟便應(yīng)然而生。一方面承包人以裕豐公司違約為由提訟,要求裕豐公司賠償未按約提供周轉(zhuǎn)金給其造成的損失,以及裕豐公司返還擅自扣留的承包人現(xiàn)金;另一方面被拖欠工資的員工以裕豐公司和承包人為被申請(qǐng)人,向勞動(dòng)仲裁院申請(qǐng)勞動(dòng)仲裁。
違約糾紛的焦點(diǎn)在于:裕豐公司是否依約支付了周轉(zhuǎn)金,承包人集資行為如何定性。從一審到二審,經(jīng)過(guò)雙方舉證質(zhì)證,法院最終判決認(rèn)定裕豐公司未違約,但須給付承包人集資利息款,駁回承包人的其他訴訟請(qǐng)求。該起糾紛從發(fā)生到解決,歷時(shí)三年多,一審中,裕豐公司還出現(xiàn)了重要證據(jù)未提交的問(wèn)題。
拖欠工資糾紛的焦點(diǎn)在于:裕豐公司是否超過(guò)訴訟時(shí)效。勞動(dòng)仲裁院裁決由承包人償付工資,裕豐公司承擔(dān)連帶責(zé)任,雙方均未償付,員工在裁定做出3個(gè)月后申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行,法院于17個(gè)月后強(qiáng)制執(zhí)行了裕豐公司。自強(qiáng)制執(zhí)行14個(gè)月后,裕豐公司承包人,要求其償還上述款項(xiàng),承包人以裕豐公司超過(guò)訴訟時(shí)效為由予以抗辯。一審判決認(rèn)定裕豐公司超過(guò)訴訟時(shí)效,二審判決予以改判,支持了裕豐公司的訴訟請(qǐng)求。該糾紛從發(fā)生到平息也歷時(shí)三年多。
二、合同管理存在的問(wèn)題
裕豐公司與承包人基于一份合同發(fā)生的兩起糾紛,反映出裕豐公司在合同管理中存在漏洞,由此給公司造成了直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失。
(一)合同管理制度不完善。裕豐公司沒(méi)有建立起完善的合同管理制度,管理缺位。第一,沒(méi)有專門的合同管理機(jī)構(gòu)或者人員,合同的簽訂主體是總經(jīng)理或者部門經(jīng)理,合同的管理主體是誰(shuí),沒(méi)有人知道,誰(shuí)簽訂的合同,合同就在誰(shuí)手里;第二,沒(méi)有具體的合同管理流程,合同從擬簽訂到簽訂,從簽訂到履行都無(wú)人問(wèn)津,出了問(wèn)題再想辦法;第三,沒(méi)有具體的合同糾紛解決機(jī)制,在履行合同過(guò)程中,一旦出現(xiàn)問(wèn)題,如何采取有效措施不得而知,往往把這項(xiàng)工作交付給辦公室主任,而辦公室主任并不了解合同的簽訂背景和履行情況,在主客觀上都頗顯為難。完善的合同管理制度是強(qiáng)化企業(yè)合同管理的關(guān)鍵,合同管理制度的缺失暴露出企業(yè)管理的疏漏。
(二)法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱。裕豐公司的兩起涉訴糾紛都暴露出企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱,在違約糾紛處理中,一審漏交重要證據(jù);在拖欠工資糾紛中,遭遇訴訟時(shí)效危機(jī)。這些問(wèn)題反映出管理人員的法律意識(shí)淡薄,但更反映出企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱,管理人員對(duì)控制風(fēng)險(xiǎn)的知識(shí)缺乏,沒(méi)能有效控制風(fēng)險(xiǎn),造成企業(yè)損失。合同管理的過(guò)程,從對(duì)對(duì)方進(jìn)行資信調(diào)查開(kāi)始,一直到合同履行完畢的整個(gè)過(guò)程中,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,必須及時(shí)解決,才能避免和挽回?fù)p失。
(三)合同條款不規(guī)范。裕豐公司的這份承包經(jīng)營(yíng)合同不規(guī)范,主要表現(xiàn)為:第一,合同條款不全面,雖然約定要承擔(dān)違約責(zé)任,但實(shí)質(zhì)上并未就如何承擔(dān)違約責(zé)任作以約定,不具體,欠缺操作性。雖然合同中有保證人的保證條款,對(duì)于公司權(quán)利的保護(hù)起到一定的作用,但未對(duì)保證人的資信進(jìn)行調(diào)查,這種保證對(duì)于資信較差的承包人則約束力不強(qiáng),一旦承包人違約,保證人無(wú)力承擔(dān)責(zé)任,則對(duì)公司本身會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響;第二,合同文字不嚴(yán)謹(jǐn),在提供周轉(zhuǎn)金、承包人集資、利潤(rùn)分成及承包費(fèi)用給付等方面,語(yǔ)義模糊,難以判定雙方真實(shí)意思表示。合同講究咬文嚼字,一字之差就可能引起不必要的糾紛,為日后產(chǎn)生糾紛埋下隱患。
(四)具有法律知識(shí)和技能的管理人員缺位。合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,涉及內(nèi)容多、專業(yè)面廣,需要有一定的專業(yè)知識(shí)、法律知識(shí)和管理知識(shí)的人員對(duì)合同進(jìn)行有效管理。裕豐公司管理人員對(duì)合同管理不重視,將合同管理簡(jiǎn)單理解為簽訂合同,是一種事務(wù)性工作,因此就不進(jìn)行法律知識(shí)和技能的培訓(xùn),造成具有法律知識(shí)和技能的管理人員缺位,為日后產(chǎn)生糾紛埋下了隱患。
三、解決合同管理問(wèn)題的措施
為了降低風(fēng)險(xiǎn),減少糾紛及訴訟,節(jié)省成本,提高管理效益,針對(duì)裕豐公司合同管理中存在的上述問(wèn)題,提出如下解決措施:
(一)建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化,首先要從完善制度入手,制定與企業(yè)實(shí)際情況相適宜的、切實(shí)可行的合同管理制度,使合同管理有章可循。對(duì)于裕豐公司這樣的小企業(yè)來(lái)說(shuō),可以結(jié)合業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)數(shù)量等因素,實(shí)行合同歸口管理或者集中管理的模式。歸口管理,即由業(yè)務(wù)部門各自管理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同,形成合同分散多頭管理體制;集中管理,即由專門部門或者人員進(jìn)行合同統(tǒng)一管理。不論哪種管理模式,都要對(duì)合同進(jìn)行全方位管理,即包括合同的資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案,法人授權(quán)委托辦法,合同專用章管理,合同履行與糾紛處理,合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查等過(guò)程,做到層層把關(guān),使合同從簽訂、履行,到糾紛處理都處于有效的動(dòng)態(tài)控制中。
(二)完善合同管理流程。建立合同管理制度,可以從企業(yè)層面解決合同管理的混亂局面,但是在具體合同管理業(yè)務(wù)中,管理流程則顯得尤為重要。一個(gè)優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、低成本、低風(fēng)險(xiǎn)為目標(biāo),能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)期目標(biāo),同時(shí)又能控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。因此,對(duì)于裕豐公司這樣的小企業(yè)來(lái)說(shuō):第一,要理順合同管理部門與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系,在合同的訂立、變更、取消、終止等環(huán)節(jié),建立具體的操作規(guī)則,實(shí)現(xiàn)“交至接”的閉環(huán),同時(shí)便于落實(shí)責(zé)任。第二,梳理合同文本管理流程,建立合同文本管理的動(dòng)態(tài)監(jiān)控體系,對(duì)合同文本進(jìn)行跟蹤管理,注明合同起止時(shí)間,進(jìn)行備忘登記,包括雙方行使權(quán)力、履行義務(wù)的提示,以及訴訟期限預(yù)警等,這樣既可以提高合同管理效率,又可以降低訴訟風(fēng)險(xiǎn)。
(三)加強(qiáng)合同內(nèi)容的規(guī)范性。小企業(yè)的業(yè)務(wù)類型相對(duì)較少,對(duì)于公司經(jīng)常性、普遍性、重復(fù)性的合同,建議公司各部門統(tǒng)籌協(xié)商,制定統(tǒng)一的、嚴(yán)密的合同范本,使公司在某一時(shí)期的合同具有統(tǒng)一性,便于管理和跟蹤,也便于公司解釋。同時(shí),可以在文本中預(yù)留補(bǔ)充項(xiàng),根據(jù)具體情況由公司的合同簽訂者與承包人另行協(xié)商確定,在統(tǒng)一中又允許有例外條款的存在,關(guān)于違約責(zé)任的約定就比較適合這種情形,在規(guī)范中又體現(xiàn)靈活性。
(四)設(shè)置合同管理崗位,加強(qiáng)法律專業(yè)培訓(xùn)。很多大企業(yè)都設(shè)有法律事務(wù)部或者聘請(qǐng)專門的法律顧問(wèn),或者二者兼有之。對(duì)于裕豐公司這樣的小企業(yè),由于資金和人力資源因素,基本上都沒(méi)有專門的法律事務(wù)部,也沒(méi)有專門的法律顧問(wèn),一般是出了問(wèn)題再找律師,將法律風(fēng)險(xiǎn)一并由訴訟解決。裕豐公司拖欠工資糾紛的遲延訴訟、違約糾紛的一審漏交證據(jù),就是上述狀況所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力等綜合因素,即使不設(shè)置法律事務(wù)部、不聘請(qǐng)法律顧問(wèn),也要設(shè)置合同管理崗位,由專人進(jìn)行合同管理,一方面可以通過(guò)招聘的形式,聘用法律專業(yè)人員;另一方面也可以通過(guò)后續(xù)教育的形式,派專門人員進(jìn)行相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)。最為重要的是要加強(qiáng)合同管理人員職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的教育,提高合同管理人員的管理水平,使之在合同管理中有效發(fā)揮作用。
主要參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞:國(guó)有企業(yè);合同管理;合規(guī)管理;運(yùn)行機(jī)制
國(guó)有企業(yè)關(guān)乎國(guó)家的經(jīng)濟(jì)命脈。國(guó)有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的建設(shè),對(duì)防范各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義,可有效地規(guī)避國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和涉訴風(fēng)險(xiǎn),提升合同管理水平。目前,國(guó)有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)仍存在合同管理制度不健全、合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱、合同簽訂時(shí)間滯后、合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和履約監(jiān)控有待提高等問(wèn)題。因此,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全合同管理機(jī)制,構(gòu)建和完善合規(guī)管理運(yùn)行體系,抓好合同管理基礎(chǔ)工作,保障合規(guī)管理的實(shí)踐性,建立高效的合同管理信息系統(tǒng),加強(qiáng)合同管理及履行情況監(jiān)控,降低法律及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),提升合同管理科學(xué)化、規(guī)范化和法律化,推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
1基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)存在的問(wèn)題
1.1合同管理制度不健全
很多國(guó)有企業(yè)的規(guī)章制度比較繁瑣,合同管理制度不健全,缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),未能將相應(yīng)的職責(zé)細(xì)化到相應(yīng)部門以及負(fù)責(zé)人身上,公司各個(gè)部門之間形成信息孤島,以及由于各自的目標(biāo)、利益、出發(fā)點(diǎn)有所不同,導(dǎo)致合同管理工作難以暢通無(wú)阻,合同管理制度內(nèi)外銜接不夠,執(zhí)行力不強(qiáng)。比如在合同簽訂之前未能明確合同需要經(jīng)過(guò)哪些部門審批,合同簽訂時(shí)應(yīng)該采取什么樣的程序,合同簽訂之后由哪些部門進(jìn)行跟蹤監(jiān)督,如何與客戶保持聯(lián)系和達(dá)成共識(shí)等。
1.2合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱
國(guó)有企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱,包括合同管理的人力和物力兩個(gè)方面。一方面,國(guó)有企業(yè)合同管理的專業(yè)人才比較少,企業(yè)人才培養(yǎng)的重視度需要提高,人才的任用和選拔辦法有待完善。由于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制涵蓋財(cái)務(wù)、預(yù)算、稅務(wù)、金融、法律、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保險(xiǎn)等多學(xué)科內(nèi)容,這就要求合同管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì),以及熟悉公司的各項(xiàng)任務(wù)。另一方面,國(guó)有企業(yè)合同文本管理工作的規(guī)范性有待提高。目前市面上有很多合同模板,有些國(guó)有企業(yè)照搬照用,未能有針對(duì)性地對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修正和更改,未能嚴(yán)格審查合同條款內(nèi)容,使合同不夠合理規(guī)范。
1.3合同簽訂時(shí)間滯后
部分國(guó)有企業(yè)存在合同簽署不及時(shí)的問(wèn)題,合同簽訂時(shí)間滯后,容易造成合同簽署的內(nèi)容缺乏有力保障,造成某些已履行的法律關(guān)系在實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)欠缺合同的有力保障,從而影響公司的正常經(jīng)營(yíng)秩序。這主要是由于國(guó)有企業(yè)合同管理的審核批準(zhǔn)程序較多,涉及的部門較多,各個(gè)部門在審核時(shí)會(huì)站在專業(yè)的角度去考慮合同條款的合規(guī)性,也會(huì)綜合公司各方面的利益,這樣的合同審批方式固然嚴(yán)謹(jǐn),但是無(wú)疑也拉長(zhǎng)了合同審核批準(zhǔn)的時(shí)間,一定程度上影響了合同管理的效率。同時(shí),由于國(guó)有企業(yè)合同管理模式具有一定的復(fù)雜性,在開(kāi)展財(cái)務(wù)預(yù)算和招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí),經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃下達(dá)時(shí)間晚于合同履約時(shí)間,而部分國(guó)有企業(yè)因?yàn)樯a(chǎn)原因,通常在計(jì)劃下達(dá)之前著手準(zhǔn)備,在計(jì)劃下達(dá)之后才簽署合同,這就造成某些交易已經(jīng)準(zhǔn)備或?qū)嵤┑巧形春炗喓贤?,產(chǎn)生了較大的合同法律風(fēng)險(xiǎn)。此外,在出現(xiàn)合同違約糾紛時(shí),國(guó)有企業(yè)往往由于“上傳下達(dá)”的時(shí)間較長(zhǎng),沒(méi)能及時(shí)作出處理,錯(cuò)失處理的最好時(shí)機(jī)。
1.4合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和履約監(jiān)控有待提高
目前國(guó)有企業(yè)債權(quán)債務(wù)涉訴事件層出不窮,訴訟標(biāo)的金額倘若過(guò)高,就容易造成較大的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)國(guó)有企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和履約監(jiān)控有待提高,未能提前全面對(duì)合作對(duì)象資信資質(zhì)進(jìn)行盡職調(diào)查,合同未能按照既定要求履約,合同的關(guān)鍵性條款內(nèi)容缺失,出現(xiàn)合同違約事件時(shí)未能及時(shí)作出應(yīng)對(duì),應(yīng)當(dāng)開(kāi)展招投標(biāo)工作時(shí)未開(kāi)展,處于某些利益關(guān)系而選擇不符合相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商。這些情況都會(huì)影響國(guó)有企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)行,出現(xiàn)商業(yè)承兌匯票糾紛、擔(dān)保糾紛、應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓糾紛等現(xiàn)象。
2國(guó)有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)改進(jìn)措施
2.1建立和健全合同管理機(jī)制,構(gòu)建和完善合規(guī)管理運(yùn)行體系
國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立和健全合同管理機(jī)制,構(gòu)建和完善切實(shí)可行的合規(guī)管理運(yùn)行體系,涵蓋從合同準(zhǔn)備到合同終結(jié)的全過(guò)程,從而約束和規(guī)范經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。一方面,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《合同法》等法律要求,結(jié)合當(dāng)前市場(chǎng)需求和公司自身業(yè)務(wù)情況,編制、和實(shí)施基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行制度。合同管理制度應(yīng)當(dāng)包括合同管理組織架構(gòu)、合同流程管理規(guī)范、合同聯(lián)簽制度、合同管理績(jī)效考核指標(biāo)、合規(guī)監(jiān)督制度、合同管理獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度、合同管理培訓(xùn)計(jì)劃、合同模板審批機(jī)制、合同專用章使用辦法、合同定期統(tǒng)計(jì)和審查規(guī)定、合規(guī)管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估辦法、合同糾紛處理程序等,保證合同管理工作有章可循,有法可依。其中,合同管理組織架構(gòu)應(yīng)覆蓋各個(gè)部門,明確各部門的責(zé)任,各個(gè)部門相互制約和促進(jìn),并設(shè)置合同管理崗位,有效地監(jiān)督公司的合同簽署行為;合規(guī)監(jiān)督制度應(yīng)包括外部監(jiān)督管理和內(nèi)部監(jiān)督管理兩個(gè)部分,內(nèi)部監(jiān)督管理是指國(guó)有企業(yè)高層嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部的合規(guī)條例,合理審批公司的項(xiàng)目合同,同時(shí)國(guó)有企業(yè)普通職員也應(yīng)遵守公司的行為守則和合規(guī)內(nèi)容,切實(shí)監(jiān)控公司內(nèi)部實(shí)際的經(jīng)營(yíng)行為,有效降低合同風(fēng)險(xiǎn);合同管理績(jī)效考核指標(biāo)應(yīng)包括定性指標(biāo)和定量指標(biāo),涵蓋合同簽訂及時(shí)率、合同履約情況、合同價(jià)值等指標(biāo),提高合同管理績(jī)效評(píng)價(jià)的科學(xué)性和合理性;合同管理保障機(jī)制是指在對(duì)員工進(jìn)行考核評(píng)價(jià)之后,把評(píng)估結(jié)果作為員工績(jī)效獎(jiǎng)金、崗位晉升、評(píng)先選優(yōu)等方面的重要依據(jù),切實(shí)做好員工的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)和問(wèn)責(zé)工作。另一方面,國(guó)有企業(yè)應(yīng)提高全員依法合規(guī)管理意識(shí),促進(jìn)員工合規(guī)管理意識(shí)和合同管理的結(jié)合,聯(lián)動(dòng)員工健全合同管理制度,落實(shí)合規(guī)管理的具體措施,確保基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的有效性,共同防范合同風(fēng)險(xiǎn)。具體來(lái)說(shuō),國(guó)有企業(yè)可通過(guò)對(duì)外宣傳和對(duì)內(nèi)培訓(xùn)的方式提高合同管理和合規(guī)管理的執(zhí)行力,加強(qiáng)合同管理和合規(guī)管理的宣傳力度,開(kāi)展專題講座、特別宣講、案例分享、經(jīng)驗(yàn)推廣等活動(dòng),貫徹合規(guī)管理的相關(guān)做法和具體要求,使全體員工知曉合規(guī)管理的內(nèi)容和重點(diǎn),掌握合規(guī)管理的內(nèi)涵,把握合同管理操作程序的合規(guī)性,逐步成為日常工作規(guī)范,落實(shí)到各自的工作崗位中。
2.2抓好合同管理基礎(chǔ)工作,保障合規(guī)管理的實(shí)踐性
理論離不開(kāi)實(shí)踐。因此,國(guó)有企業(yè)應(yīng)抓好合同管理基礎(chǔ)工作,保障合規(guī)管理的實(shí)踐性。國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng),努力打造一支專業(yè)、綜合素質(zhì)高、有責(zé)任心的合同管理團(tuán)隊(duì)。國(guó)有企業(yè)應(yīng)制定合同管理培訓(xùn)計(jì)劃,涵蓋合同管理新知識(shí)體系系列課程,提高員工的法治觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),使其具備多方面的知識(shí)和能力。在招聘合同管理人員時(shí),應(yīng)制定科學(xué)的招聘標(biāo)準(zhǔn),通過(guò)選拔考試、競(jìng)爭(zhēng)招聘和多次面談,選擇相應(yīng)優(yōu)秀的合同管理人才。同時(shí),國(guó)有企業(yè)應(yīng)規(guī)范合同文本,根據(jù)自身實(shí)際狀況,收集和組織修正合同模板,明確合同條款約定,制定和使用符合公司特色的合同文本,提高其規(guī)范性。并且國(guó)有企業(yè)需要注意定時(shí)更新合同示范文本,使合同模板更加全面和符合實(shí)際狀況。
2.3建立高效的合同管理信息系統(tǒng)
國(guó)有企業(yè)應(yīng)完善合同管理程序,明確合規(guī)管理的目標(biāo)和功能,簡(jiǎn)化不必要的合同審查審批流程,縮減合同審批的時(shí)限,提高合同審批的效率,保證合同簽署的及時(shí)性。由于信息是合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的重要保障,國(guó)有企業(yè)可建立和完善合同管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),把基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建立在信息管理的基礎(chǔ)之上,全面推廣合同管理信息化建設(shè),建立系統(tǒng)化的合同管理流程,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),開(kāi)展合同管理工作,強(qiáng)化合規(guī)監(jiān)督監(jiān)控,完善合同簽訂流程節(jié)點(diǎn),實(shí)時(shí)掌握合同的實(shí)施進(jìn)度,提升合同管理的透明度,實(shí)時(shí)掌握公司各類合同審查和簽訂情況,以及合同履行階段的貨物收發(fā)、款項(xiàng)支付等環(huán)節(jié),全方位實(shí)現(xiàn)公司各項(xiàng)資源的及時(shí)傳輸和共享,避免國(guó)有企業(yè)信息處理“孤島”的發(fā)生。比如國(guó)有企業(yè)可有機(jī)整合財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等,搭建公司專屬的基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行系統(tǒng),包括合同評(píng)審、合同審批、合同制度管理、合同相關(guān)業(yè)務(wù)授權(quán)、合同條款智能檢索分析等功能模塊,巧妙地把合規(guī)要點(diǎn)融入到合同管理信息系統(tǒng)當(dāng)中。對(duì)于常見(jiàn)的業(yè)務(wù)招待費(fèi),國(guó)有企業(yè)可在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)當(dāng)中增添事前審核的程序,只有領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)之后才可以實(shí)施,杜絕員工違規(guī)接待的行為;對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷,系統(tǒng)可自動(dòng)識(shí)別和智能提示發(fā)票的真?zhèn)危欠裰靥?hào);對(duì)于合同和資金的審批,系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)線上多種方式審批;對(duì)于項(xiàng)目招標(biāo),可借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線上集中招標(biāo)的功能。通過(guò)建立高效的合同管理信息系統(tǒng),既可以統(tǒng)一規(guī)范公司的前端業(yè)務(wù),又方便公司監(jiān)控和分析潛在的風(fēng)險(xiǎn),使合規(guī)管理的運(yùn)行漸漸脫離人為控制和判斷,減少人為因素的干預(yù),借助先進(jìn)的智能合同管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)科學(xué)合規(guī)管控,確保合規(guī)管理的全覆蓋。
2.4加強(qiáng)合同管理及履行情況監(jiān)控,降低法律及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于很多國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),簽署合同之前和合同履行完畢之后訴訟是合同管理的“重中之重”。在事前,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化合規(guī)管理運(yùn)行中風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、分析、監(jiān)測(cè)、報(bào)告和應(yīng)對(duì)機(jī)制,配備專業(yè)的合規(guī)人才,正確指引公司的行動(dòng),做好充分的準(zhǔn)備。比如構(gòu)建和實(shí)施合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制,由公司的各個(gè)業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)所屬范疇的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作;建立和完善合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制,可由合規(guī)工作小組負(fù)責(zé)整體的籌劃和協(xié)調(diào),由合規(guī)工作小組負(fù)責(zé)人牽頭開(kāi)展合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)工作,而其他部門應(yīng)當(dāng)積極配合,建立合規(guī)管理風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告機(jī)制,一旦涉及重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域,應(yīng)及時(shí)報(bào)告,同時(shí)應(yīng)定期評(píng)估分析和報(bào)告公司基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的科學(xué)性、有效性和適宜性。在事中,國(guó)有企業(yè)應(yīng)合理分工,實(shí)施合規(guī)管理動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)把控措施,全面規(guī)范公司的合同管理,打通公司內(nèi)外部的溝通渠道。特別是外部溝通,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)和相關(guān)的監(jiān)管部門打好交道,形成良性的互動(dòng)來(lái)往,避免出現(xiàn)合規(guī)部門和其他部門員工的利益勾結(jié)情況。也就是說(shuō),國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期向相關(guān)監(jiān)管部門報(bào)告工作,配合監(jiān)督部門開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)檢查。同時(shí),國(guó)有企業(yè)應(yīng)借助當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù),在線監(jiān)控公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的依法合規(guī)狀況,開(kāi)展全方位的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析工作。在事后,國(guó)有企業(yè)應(yīng)制定強(qiáng)有力的監(jiān)督機(jī)制,合理控制和調(diào)整合同內(nèi)容,及時(shí)反饋情況,鼓勵(lì)法務(wù)人員積極參與到公司的決策和業(yè)務(wù)談判當(dāng)中,按照實(shí)際狀況做出對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督的范圍和風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),識(shí)別和分析合同的風(fēng)險(xiǎn),作出專業(yè)的建議,使合規(guī)管理切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3結(jié)語(yǔ)
綜上所述,合同管理是合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的重要內(nèi)容,合同管理制度需要在合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的協(xié)同監(jiān)督下才能正常貫徹實(shí)施。基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè),有助于國(guó)有企業(yè)的內(nèi)外發(fā)展,推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。因此,國(guó)有企業(yè)應(yīng)充分融合合同管理和合規(guī)管理工作,提升公司各項(xiàng)規(guī)章制度的規(guī)范性和適宜性,促進(jìn)公司健康長(zhǎng)久發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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當(dāng)代企業(yè)間業(yè)務(wù)往來(lái)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中經(jīng)濟(jì)合同是必不可少的環(huán)節(jié),它不僅是企業(yè)間誠(chéng)信合作經(jīng)營(yíng)的必要條件之一,同時(shí)也是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)目的和各種權(quán)益的保證。改革開(kāi)放近四十年來(lái),國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理意識(shí)不斷加強(qiáng),不過(guò)仍然存在著一定問(wèn)題,給我國(guó)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成不利影響,有時(shí)甚至帶來(lái)極大的經(jīng)濟(jì)損失。所以加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理制度,有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制是當(dāng)下企業(yè)發(fā)展重要任務(wù)之一。
關(guān)鍵詞:
合同管理;實(shí)踐;探索;制度
隨著中國(guó)特色社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,各種經(jīng)營(yíng)與貿(mào)易模式層出不窮,合同變成企業(yè)與個(gè)人,企業(yè)和企業(yè)之間經(jīng)濟(jì)合作的主要樞紐,它也成為企業(yè)管理內(nèi)部是否成功的重要衡量指標(biāo)之一。只有企業(yè)能夠?qū)?jīng)濟(jì)合同進(jìn)行科學(xué)的管理,才可以有效控制與規(guī)避經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn),是提高企業(yè)管理水平與經(jīng)濟(jì)利益的重要保障,所以加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的不可忽視的問(wèn)題。本文針對(duì)目前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中合同管理的情況進(jìn)行剖析,并提出針對(duì)性的解決方案,從而幫助企業(yè)提高其管理水平。
一、加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的必要性
自從中國(guó)加入世界貿(mào)易組織以來(lái),隨著國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的建立和不斷完善,經(jīng)濟(jì)合同管理制度已成為企業(yè)進(jìn)行依法管理、經(jīng)營(yíng)的重要保障,其不僅可以保障企業(yè)合法權(quán)益,同時(shí)也防止企業(yè)陷入各類糾紛,它有效的提高了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,同時(shí)也增強(qiáng)了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。所以經(jīng)濟(jì)合同管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中扮演著不可或缺的角色。
二、企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題與現(xiàn)狀
改革開(kāi)放近四十年來(lái),國(guó)內(nèi)企業(yè)發(fā)展不斷進(jìn)步,同時(shí)經(jīng)濟(jì)合同管理也不斷加強(qiáng),但是在經(jīng)濟(jì)合同管理制度中依然存在著一定問(wèn)題,它不僅阻礙了企業(yè)可持續(xù)發(fā)展,同時(shí)甚至可能造成極大的經(jīng)濟(jì)損失。根據(jù)往年有代表性的經(jīng)濟(jì)合同管理案例和本人實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理存在著以下幾個(gè)方面問(wèn)題:
1.對(duì)經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人情況了解不詳實(shí)。
主要指對(duì)合同當(dāng)事人簽訂合同的資格、履行合同的能力、履行合同的信譽(yù)了解不徹底,即對(duì)經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人的資信情況沒(méi)有進(jìn)行充分了解?;蛘咴诮?jīng)濟(jì)合同簽訂過(guò)程中,出現(xiàn)簽訂經(jīng)濟(jì)合同的主體無(wú)法人資格或不具備法人資格,或者不具備法人資格,但以獨(dú)立法人的資格簽訂合同,給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
2.對(duì)經(jīng)濟(jì)合同文本內(nèi)容審查不嚴(yán)格。
一是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同主要條款內(nèi)容審核不嚴(yán)格;二是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂目的有錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),未引起足夠重視。為實(shí)現(xiàn)收益,搶工期,認(rèn)為先開(kāi)工,再簽訂合同,出現(xiàn)不簽或事后補(bǔ)簽合同的情況;三是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同嚴(yán)密性、可行性及合法性審核不嚴(yán)格。
3.用章管理不規(guī)范,很多企業(yè)用章審批手續(xù)不規(guī)范
常以內(nèi)部行政章替代合同專用章。例如,有些單位個(gè)別工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)集體討論研究,對(duì)私自用印給予方便,給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
4.企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同管理制度不完善,有待進(jìn)一步健全。
工作流程不明確導(dǎo)致管理措施無(wú)法執(zhí)行到位。如多個(gè)高層領(lǐng)導(dǎo)管理,內(nèi)部審批權(quán)限不明確,導(dǎo)致工作職責(zé)模糊不清,在實(shí)際管理和執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)推卸責(zé)任。
5.經(jīng)濟(jì)合同簽訂與執(zhí)行都處在相對(duì)封閉狀態(tài),各管理部門相對(duì)獨(dú)立,其執(zhí)行情況無(wú)后續(xù)跟蹤記錄。
企業(yè)有的經(jīng)濟(jì)合同從簽訂到履行結(jié)束,企業(yè)其它管理部門并不了解。各管理部門銜接的不好,管理也十分凌亂,審計(jì)過(guò)程中缺少經(jīng)濟(jì)合同簽訂、履行的一些文檔資料,最終只能到相關(guān)部門那里尋找合同和相關(guān)附件,很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤或漏缺,還缺乏總體控制。
三、如何加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的管理
為了保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái),保障其經(jīng)濟(jì)利益不受侵犯,使企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展,就必須加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理。首先要健全企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同管理制度和服務(wù)機(jī)構(gòu),同時(shí)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。企業(yè)應(yīng)該按照其自身的條件來(lái)設(shè)置法律機(jī)構(gòu)或部門,安排專門的法律專業(yè)人員或者聘請(qǐng)法律顧問(wèn),同時(shí)與專業(yè)科室保持合作關(guān)系,在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)合同簽訂過(guò)程中充分與其溝通咨詢,從而避免出現(xiàn)失誤,造成經(jīng)濟(jì)損失。第二,加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí),定期進(jìn)行培訓(xùn)。企業(yè)法律部門專業(yè)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注法律法規(guī)新動(dòng)態(tài),充分了解與掌握最新的法律規(guī)定,同時(shí)企業(yè)還應(yīng)該定期安排法律部門專業(yè)人員進(jìn)行法律知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn),及時(shí)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行分析,為其提供有效和切實(shí)的法律意見(jiàn)。第三,加強(qiáng)與規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同管理制度,同時(shí)強(qiáng)化與實(shí)施監(jiān)管制度。經(jīng)濟(jì)合同檔案管理過(guò)程中,應(yīng)該做好基本的資料登記、搜集管理工作,切實(shí)對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的整理與歸檔,同時(shí)對(duì)合同簽訂過(guò)程中的商洽信函資料及附件與合同文本一起進(jìn)行統(tǒng)一保管,必要時(shí)進(jìn)行掃描或者復(fù)印,如此一來(lái)在合同發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛的時(shí)候,企業(yè)就能夠提供充分有效的證據(jù)材料。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)該嚴(yán)格經(jīng)濟(jì)合同印章的審批使用流程和登記管理制度,嚴(yán)格遵循用章制度,一旦出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取相應(yīng)的措施,查找用章登記信息表,避免對(duì)企業(yè)造成負(fù)面影響以及經(jīng)濟(jì)損失。此外,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檢查與考核制度,及時(shí)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行核查和總結(jié)。企業(yè)應(yīng)不定期對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理過(guò)程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)的履約情況進(jìn)行核查,上級(jí)主管部門重點(diǎn)檢查經(jīng)濟(jì)合同簽訂與執(zhí)行環(huán)節(jié),發(fā)現(xiàn)有不依據(jù)條約履行的,應(yīng)及時(shí)有效糾正,并視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行處理,從而維護(hù)經(jīng)濟(jì)合同管理在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的權(quán)威性。
四、結(jié)束語(yǔ)
經(jīng)濟(jì)合同是目前企業(yè)與企業(yè)間之間經(jīng)濟(jì)往來(lái)與合作的紐帶,經(jīng)濟(jì)合同管理也成為了企業(yè)管理是否成功的重要衡量指標(biāo)。系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)合同管理是目前企業(yè)達(dá)到經(jīng)濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。所以建立健全的企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理制度和法律服務(wù)機(jī)構(gòu),明確經(jīng)濟(jì)合同管理過(guò)程中的各項(xiàng)職責(zé)與工作,不斷改進(jìn)與優(yōu)化經(jīng)濟(jì)合同管理步驟,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理的重視度,是保證當(dāng)代企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展的有效途徑。
作者:張鳳青 單位:大慶油田工程有限公司
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞:工程合同;管理
中圖分類號(hào): TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A 文章編號(hào):
工程合同是指涉及工程范疇的平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。包括代建、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、招標(biāo)、工程咨詢、工程檢測(cè)、工程管理、拆遷等內(nèi)容。工程合同管理(以下簡(jiǎn)稱合同管理)是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,是降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)合法權(quán)益的根本保障。本文就合同管理的簽訂、履行等方面談一下自己的認(rèn)識(shí)和理解。
一、合同的簽訂
合同的簽訂必須符合國(guó)家法律、法規(guī),符合國(guó)家有關(guān)方針政策,并遵循:“平等互利、協(xié)商一致”的原則。對(duì)外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須在企業(yè)法人授權(quán)的范圍內(nèi)代表企業(yè)簽訂合同。簽約人在簽訂合同之前,必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況。合同一律采用書面格式,必須采用統(tǒng)一合同文本,并對(duì)合同各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體,文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同承辦人、合同簽署代表簽訂合同的委托人應(yīng)該認(rèn)真核查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格,包括主體資格證明、資質(zhì)證明及相關(guān)文件;若對(duì)方法定代表人委托他人簽訂合同的,還應(yīng)審查人的資格,必須提供書面授權(quán)委托文件;同時(shí),還要考察對(duì)方的履約能力和商業(yè)信用;評(píng)估合同內(nèi)容的可行性、嚴(yán)密性。
二、合同的履行
1、合同依法成立,具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù),確保合同的實(shí)際履行或全面履行。
2、合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有合同條款或法律規(guī)定的,一般應(yīng)以物資交清,工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。
3、在合同履行過(guò)程中,無(wú)論遇到任何困難,首先應(yīng)盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時(shí),應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。
4、對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的,應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā),從嚴(yán)控制。第一,變更、解除合同,必須符合《合同法》的規(guī)定,并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)手續(xù)。第二,變更、解除合同的手續(xù),應(yīng)按規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。第三,變更、解除合同一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等),口頭形式一律無(wú)效。第四,變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前,原合同仍有效,繼續(xù)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第五,因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的,除法律允許免責(zé)外,均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,并在變更、解除合同協(xié)議書中明確規(guī)定。
5、關(guān)于合同糾紛的處理方式和原則
第一,合同在履行過(guò)程中如與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的,應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第二,合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)處理,經(jīng)辦人對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。第三,處理合同糾紛的原則是:(1)堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩,法律沒(méi)規(guī)定的,以國(guó)家政策或合同條款為準(zhǔn)。(2)以雙方協(xié)商解決為基本辦法,糾紛發(fā)生后,應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商,在既維護(hù)本公司合法權(quán)益,又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上,互諒互讓,達(dá)成協(xié)議,解決糾紛。(3)因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛,應(yīng)堅(jiān)持原則,保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益,主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任,并盡量采取補(bǔ)救措施,減少我方損失;因雙方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)實(shí)事求是,分清主次,合情合理解決。第四,合同糾紛的提出,加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間,應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行,并必須考慮有申請(qǐng)仲裁或的足夠時(shí)間。
三、加強(qiáng)合同管理的措施
合同管理不是一門簡(jiǎn)單的學(xué)問(wèn),很多細(xì)節(jié)很多條款都要在日常工作中加以注意并及時(shí)掌握合同管理中各種動(dòng)態(tài)的信息,以保證對(duì)合同管理的完整性與及時(shí)性。
1、加強(qiáng)合同管理的組織機(jī)構(gòu)建設(shè),設(shè)立專門合同管理機(jī)構(gòu)和配備合同管理人員。機(jī)構(gòu)建設(shè)是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。要在公司組建一支合同管理員隊(duì)伍,并全部經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn),形成了公司合同管理由管理機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)和管理人員經(jīng)辦負(fù)責(zé)的有序運(yùn)行機(jī)制。做到公司合同信用管理機(jī)構(gòu)健全,配備合同管理人員,建立健全有關(guān)規(guī)章制度。
2、認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作
(1)建立合同管理制度,工程合同管理辦法中應(yīng)涵蓋合同專管員崗位職責(zé)、合同專用章與合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函與談判紀(jì)要管理制度、合同管理學(xué)習(xí)與培訓(xùn)制度、工程合同臺(tái)帳與檔案管理制度等相關(guān)配套的管理制度,以便細(xì)化和規(guī)范合同管理的全過(guò)程。
(2)合同檔案集中管理。應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的工程合同有關(guān)資料(包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等)按合同編號(hào)整理,交檔案管理人員存檔。
(3)建立合同管理臺(tái)帳。應(yīng)根據(jù)合同的不同種類,建立合同的分類臺(tái)賬和總臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)逐日填寫,做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案,及時(shí)更新,保證合同管理員能夠掌握合同的最新動(dòng)態(tài)。
3.監(jiān)督檢查。依據(jù)合同管理工作的實(shí)際情況,合同管理領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)對(duì)工程合同管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查,其檢查結(jié)果將作為年終考核的依據(jù)。
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