檔案管理的相關(guān)知識精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

學(xué)者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱為工具價值；后者作為記錄或者文獻歸屬的實體，其內(nèi)容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值；工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經(jīng)濟學(xué)家加爾布雷斯(Galbraith，1969)提出知識資本(intellectualcapital)的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。

1.1知識管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實物檔案的存儲，由于實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達成的共識一樣：檔案機構(gòu)應(yīng)該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實現(xiàn)檔案知識的共享。知識管理強調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發(fā)來實現(xiàn)組織的知識塑造，以達成組織運轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識共享的進程。

1.2知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認可。第一，檔案知識屬性發(fā)生改變：由文獻走向答案。知識經(jīng)濟時代以前，檔案學(xué)界普遍認為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識經(jīng)濟時代，知識已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案(知識)。正如麗貝卡•巴克利所說：“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關(guān)注知識服務(wù)，是檔案管理理論與實踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點?！钡诙?，電子文檔的普及擴大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴大，由此也促發(fā)了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮•布魯金在《企業(yè)記憶——知識管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫?？梢哉f，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識的價值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。

2競爭的本質(zhì)

從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發(fā)利用的程度；而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用；“合目的”強調(diào)了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動性，其表現(xiàn)為鮮明的時代特征；“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發(fā)檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據(jù)對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發(fā)還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實質(zhì)是：檔案部門對檔案的開發(fā)并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導(dǎo)致無法實現(xiàn)檔案知識共享。

3緩解競爭，實現(xiàn)檔案知識共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識成為資本后，對知識的追逐更加強勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對檔案的開發(fā)，可以說，擴大檔案知識供給順應(yīng)時勢，而我們要做到的就是順勢而為。對于檔案知識開發(fā)而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術(shù)開發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進一步實現(xiàn)檔案知識的共享。

3.1提高檔案管理人員管理水平，契合社會需要。知識管理以前的檔案管理重點工作是保管檔案，知識管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價值的信息和知識，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢使檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識，不僅具備檔案專業(yè)知識技能，更要掌握檔案機構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢、管理流程、未來動向以及其他組織的發(fā)展動態(tài)。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會、經(jīng)濟發(fā)展趨勢，政府的政策意向和本組織運行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識、經(jīng)濟學(xué)知識、計算機信息技術(shù)、檔案學(xué)知識的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。

3.2重視檔案知識開發(fā)，實現(xiàn)知識資源供給。知識開發(fā)是利用多種處理技術(shù)對所獲取的知識進行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識體系。對檔案的開發(fā)一方面要注重知識的采集，一方面注重知識的開發(fā)。對檔案知識的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會所需要的信息知識，這需要知識開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識，找到社會需要的檔案知識；知識開發(fā)則是對采集到的知識進行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識的價值，運用于社會。這就要求檔案管理人員緊跟時展要求，運用檔案管理技術(shù)和理論開發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿足社會需求，為實現(xiàn)知識共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。

第2篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

【關(guān)鍵詞】圖紙檔案；電子化；問題

長久以來，檔案管理工作不被人們所重視，因為管理者認為檔案管理僅僅是對于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發(fā)展自身優(yōu)勢為企業(yè)帶來利潤。隨著管理者觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理越來越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實踐中合理開展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強檔案科學(xué)化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關(guān)鍵時刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據(jù)，為企業(yè)帶來利潤，加快企業(yè)發(fā)展腳步。

1 電子化管理技術(shù)

由于傳統(tǒng)的圖紙檔案存在不易保存，且對其編目、整理、保管、檢索時常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對其所保存的圖紙檔案進行了電子化管理的嘗試?，F(xiàn)將其所用技術(shù)簡述如下：

1.1 合理運用圖形掃描

通過手動及自動參數(shù)設(shè)置進行技術(shù)開發(fā)，形成針對蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術(shù)，以保證蘭曬圖的掃描質(zhì)量。運用二維自適應(yīng)閾值掃描技術(shù)，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問題；運用自動電子扭曲拄術(shù)，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長期卷放，有些圖紙發(fā)黃變脆，發(fā)生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進計算機變成電子文件，可以永久保存。

1.2 光柵圖處理技術(shù)在電子化管理技術(shù)中的運用

該項技術(shù)用于對掃描過程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質(zhì)量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質(zhì)量，并為自動矢量化準(zhǔn)確識別光柵圖的圖元細節(jié)作準(zhǔn)備；光柵圖處理技術(shù)，可完成光柵圖的角度旋轉(zhuǎn)，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復(fù)利用提供了技術(shù)方法。利用此項技術(shù)可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進行電子化處理。

1.3 開展光柵圖矢量化技術(shù)

此項技術(shù)可完成光柵圖到矢量圖的轉(zhuǎn)換，采用自動矢量化和手動矢量化方式，完成光柵圖線條及區(qū)域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識別，形成在工種及專用領(lǐng)域內(nèi)廣泛使用的矢量圖的雛形。

1.4 開展矢量處理技術(shù)

這項技術(shù)利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對已矢量化的矢量原始圖形的矢量實體進行編輯、區(qū)域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。

1.5 光柵矢量混合處理變動對象

此項技術(shù)可對光柵圖局部需要變動的對象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項技術(shù)可快速生成圖形，常用于報告插圖。

1.6 圖像的輸出

利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊（雙面/單面）的成套繪制出版。

2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足

2.1 組卷分類混亂。一個企業(yè)有多種各個部門的卷宗，按照不同時段、不同類型的分類各種各樣。多種卷宗沒有一個統(tǒng)一的分類，會導(dǎo)致主題與內(nèi)容不明確，還會導(dǎo)致組卷的重復(fù)與缺漏。所以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學(xué)性規(guī)劃，還能保證案卷不丟失、不重復(fù)，因而在方便使用。

2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進行整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)的工作中應(yīng)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護電子圖形檔案的可靠性。

2.3 由于早期受計算機軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲空間來存儲電子圖形文件，應(yīng)優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計算機轉(zhuǎn)儲在光盤上保存。

2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護措施，它需要加強對計算機系統(tǒng)的防御。如果計算機操作系統(tǒng)中病毒，很有可能導(dǎo)致對于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計算機操作系統(tǒng)本身的平穩(wěn)運行才能保證圖紙檔案的完整的保存。

2.5 為了延長光盤的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤，此種結(jié)構(gòu)光盤的記錄介質(zhì)位于兩個盤基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對記錄介質(zhì)的直接影響。

2.6 安全系統(tǒng)不夠先進，由于管理者對檔案秘密化管理意識不強，在電子化保存圖紙檔案時沒有設(shè)置密碼，很容易加大非法分子進入檔案管理系統(tǒng)，對檔案機密進行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關(guān)圖紙檔案。所以設(shè)置進入密碼，以防非法分子進入相關(guān)管理系統(tǒng)，保證檔案的秘密性。

3 案件科學(xué)管理的措施

3.1 統(tǒng)一分類，加快檢閱速率

隨著計算機行業(yè)的發(fā)展，統(tǒng)一分類號操作變得方便快捷。所以相關(guān)工作人員利用現(xiàn)代化管理知識，應(yīng)統(tǒng)一分類號，保證案卷的合理性與統(tǒng)一性，做到檔案的不丟失、不重復(fù)，方便尋找與使用。管理人員應(yīng)更新管理觀念，加大對檔案管理工作的投資，配備先進的硬件軟件設(shè)施，使檔案管理工作有序的進行。

3.2 加強對工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

要使案件能夠被清楚、真實的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個關(guān)節(jié)環(huán)環(huán)緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認真、踏實的工作，并且自身有著豐富的專業(yè)知識儲備。如今國有企業(yè)的案件檔案管理工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，無法掌握專業(yè)知識，做好本職工作，所以強化專業(yè)培訓(xùn)，提高團隊專業(yè)素質(zhì)成為了檔案管理工作的核心。培養(yǎng)專業(yè)化人才，加強圖紙檔案電子化管理。

3.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強可操作性，確保歸檔質(zhì)量

要確保案件檔案的真實性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時間、嚴(yán)格保證歸檔檔案的質(zhì)量、按個按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫歸檔的說明，為檔案提供依據(jù)。認真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時因操作失誤給企業(yè)帶來的不便。

4 結(jié)束語

圖紙檔案不僅可以記錄企業(yè)發(fā)生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對信息的處理與分享。它在企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研、大學(xué)生就業(yè)以及干部考察等方面起著重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業(yè)的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業(yè)整體的核心，直接影響到了企業(yè)的發(fā)展?？偠灾瑱n案管理在社會進步的同時也在進步，檔案管理者要想使檔案管理機制實現(xiàn)科學(xué)化，順應(yīng)時代的腳步，就必須轉(zhuǎn)變觀念，開展圖紙檔案電子化管理。

【參考文獻】

第3篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；技能；管理；問題

1 提高檔案管理人員思想素質(zhì)

學(xué)習(xí)和熟悉國家相關(guān)的法律法規(guī)，增強開拓意識，多學(xué)習(xí)跟檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識，充實自己的業(yè)務(wù)水平，更要靈活運用和掌握管理理論與各項業(yè)務(wù)工作。以滿足不同層次信息的需求，同時維護檔案的原始性和真實性。

2 提高檔案人員在工作中的專業(yè)技能

隨著社會日益進步和一些法律法規(guī)的出臺對檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識與技能。事業(yè)單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財務(wù)、政工的人員兼職工作，各個科室管理各個科室的檔案工作，沒有專業(yè)檔案人員統(tǒng)一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對過硬的業(yè)務(wù)技能，平時檔案管理部門可以加強檔案方面的培訓(xùn)，一般可采用集中培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式，掌握多項檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢下的業(yè)務(wù)工作需要。

3 加強檔案的日常管理 。

1、建立一人一檔制。首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調(diào)整工資、年度考核表、職稱評審、榮譽等跟檔案有關(guān)的資料，要全部裝訂在個人檔案內(nèi)，確保個人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質(zhì)的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長電子檔案備查。最后日常收發(fā)文件的管理，按規(guī)定進行文件的裝訂整理保管，特別對保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。

2、加強存儲設(shè)備管理。管理好檔案工作是現(xiàn)代信息的產(chǎn)物，對今后查閱工作帶來更加便捷的服務(wù)。今年來對城市建設(shè)檔案具有重要的科技價值、文化價值、經(jīng)濟價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟效益，還能促進城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運用出現(xiàn)了許多新的困境，如缺乏信息化建設(shè)、保密 程度低等。通過建立專業(yè)隊伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會力量，可以在一定程度上促進城建檔案的運用與發(fā)展。一個單位的檔案工作，是建立現(xiàn)代化的信息管理的新時代，對其今后的檔案工作發(fā)展起到更廣更先進的道路。

4 檔案管理工作中存在的問題

1、對檔案管理工作的重視程度不夠。在一些事業(yè)單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對外來需要查詢的資料，能提供數(shù)據(jù)就可以了，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理任務(wù)檔案工作沒有“含金量”，就是個保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發(fā)展。

2、對檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)。由于檔案管理人員沒有相關(guān)業(yè)務(wù)知識，也沒有進行專門的業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，對檔案工作的資料收集和整理歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，也不知道哪種是長期保存、哪種是限期保存，怎樣進行專業(yè)裝訂保管，平時也是根據(jù)自己的經(jīng)驗摸索工作，也沒有投入相當(dāng)精力去學(xué)習(xí)和探索相關(guān)的先進經(jīng)驗，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡單性和清晰性。

3、對檔案管理工作配備的硬件設(shè)施不完善。事業(yè)單位的檔案基本都是擺放在各個科室中負責(zé)管理，沒有配備專業(yè)的檔案硬件設(shè)施環(huán)境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風(fēng)設(shè)施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設(shè)備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購置齊全。 也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

5 檔案管理工作的應(yīng)對機制

1、加強檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)和參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會占用大量空間，收發(fā)和查找也很繁瑣，而且隨著時間的推移，很容易因為紙的老化或者蟲蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計算機等現(xiàn)代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復(fù)性。那就需要我們盡可能地運用當(dāng)代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多領(lǐng)域都已使用計算機，現(xiàn)在在國內(nèi)有些領(lǐng)域，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化是今天信息化時展的必然趨勢。

第4篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化建設(shè)

檔案信息化已經(jīng)列入檔案事業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃中，位于社會發(fā)展前沿的高等學(xué)校尤其要重視檔案管理信息化的落實。進行信息化的管理不僅可以提高檔案管理的效率，改進工作手段，還能緊跟檔案管理的發(fā)展方向，實現(xiàn)科學(xué)管理。針對當(dāng)前高校檔案管理信息化存在的不足，各院校應(yīng)該采取有效措施予以改進。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識薄弱

高校的檔案管理工作需要跟隨時代的發(fā)展不斷創(chuàng)新，但多數(shù)高校對于檔案管理的重視程度并不高，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的認識。他們多認為檔案管理的內(nèi)容就是做好資料整理，保證不出錯，不給學(xué)校發(fā)展帶來影響就可以了，不存在工作質(zhì)量的高低，這種思想給高校的檔案管理信息化推進帶來了阻礙。同時，高校的檔案管理意識比較淡薄，不注重檔案信息的開發(fā)，缺乏對檔案信息的合理利用，許多珍貴的檔案信息只能成為一種擺設(shè)，造成資源浪費。

（二）硬件設(shè)備資金投入不足

檔案管理信息化離不開計算機等硬件設(shè)備，這需要大量的資金投入，但高校受意識、資金條件的影響在設(shè)備、系統(tǒng)和技術(shù)方面的投入明顯不足，影響檔案管理的信息化進程。從信息網(wǎng)絡(luò)的建立來說，需要大批的計算機和軟硬件系統(tǒng)，要建立校內(nèi)校外的互聯(lián)網(wǎng)，還要及時進行設(shè)備和系統(tǒng)的更新，加上信息安全的維護費用，對于學(xué)校的資金投入量有較大需求。學(xué)校往往會將資金投入可以收到成效的科研工作上，而忽略檔案管理的資金需求。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全缺乏保障

網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性使得檔案信息的獲取十分便捷，但是檔案信息有其特殊性，要注意保密性管理。信息化給學(xué)校帶來了與外界溝通的便利，但也帶來了黑客、病毒、信息竊取等危害高校信息安全的因素，尤其對于需要保密處理的檔案信息來說更是一個很大的威脅。很多高校并未建立起獨立的、安全的檔案管理系統(tǒng)，難以保證檔案信息的完整與安全。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)

在硬件設(shè)施的建設(shè)上，建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時，注意對電子文件相關(guān)的硬件設(shè)備的儲存和備份；重點加強存儲電子文件和數(shù)據(jù)的計算機的安全性，做好備份。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)方面要確保軟件的操作便捷性，具備維護、查詢等功能；使管理界面清晰明了，方便查詢者使用；保證軟件具有升級功能，減少重復(fù)購買或下載的麻煩。

（二）建設(shè)檔案信息資源

建設(shè)信息資源需要全校各部門的協(xié)作。各院系要做好本單位的電子檔案的收集和保管，降低信息流失率，將信息及時收入數(shù)據(jù)庫中。專門的檔案管理人員要做好收集和管理信息的各方面準(zhǔn)備工作，建立一個中心系統(tǒng)，接受來自全校的檔案文件，同時提供檢索服務(wù)，方便檔案查詢。

（三）建設(shè)安全保密體系

安全保密體系包括以下幾個方面：保證歸檔電子文件真實、有效、完整；確保檔案數(shù)據(jù)庫免受攻擊；存儲檔案的局域網(wǎng)與其他網(wǎng)絡(luò)保持隔離，通過身份認證、數(shù)據(jù)加密等方式來保證檔案信息的安全。

三、加強高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）爭取校方的關(guān)注與支持

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化的重視程度直接影響著學(xué)校的信息化水平和進程，要加強檔案管理的信息化就要抓住這個關(guān)鍵點，努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持。其方法包括：首先要利用一切有利條件讓校領(lǐng)導(dǎo)認識到進行檔案管理信息化的必要性，看到信息化檔案管理的諸多好處，從意識上改變檔案管理的陳舊思想；提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理部門的重視程度，加強培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，實行考核，增加人員危機感，改變檔案管理部門的花瓶形象；爭取讓校領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理的信息化建設(shè)納入學(xué)校的整體規(guī)劃中，以便各個部門都能對信息化檔案管理予以支持和配合；對學(xué)校的信息相關(guān)工作進行整合，各部門之間的聯(lián)系加強，工作效率也能得到提升。

（二）增加建設(shè)資金的投入力度

計算機、軟硬件系統(tǒng)、檔案管理技術(shù)都是進行檔案管理信息化的必備條件，這需要學(xué)校看到檔案管理的積極作用，對其信息化建設(shè)進行資金投入，鑒于檔案管理信息化的見效較晚，更需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)擁有發(fā)展的眼光。加大了設(shè)備的資金投入，才能緩解矛盾，加速檔案管理信息化的進程。要獲得資金投入，一方面依靠政府對高校的教育撥款，另一方面學(xué)校要積極地籌措資金，解決信息化建設(shè)資金不足的問題。檔案管理部門要科學(xué)利用數(shù)據(jù)庫和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提供社會服務(wù)，獲取利潤，投入到進一步的檔案管理信息化建設(shè)中。

（三）加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)需要大量的專業(yè)性人才，這是影響信息化檔案管理的人為能動因素。檔案管理人才的知識結(jié)構(gòu)既包括檔案管理的相關(guān)知識，還包括計算機信息技術(shù)等，缺一不可。檔案部門要根據(jù)信息化的發(fā)展要求，組織工作人員進行網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，提高自身知識儲備，經(jīng)得住領(lǐng)導(dǎo)的考驗，可以真正地勝任信息化檔案管理的工作。在隊伍建設(shè)過程中，要注意人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，吸收更多高學(xué)歷的人員進入到檔案管理隊伍中，提升檔案管理隊伍的學(xué)歷水準(zhǔn)。將年輕有為的檔案管理人員納入到隊伍中，調(diào)整檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，并且給優(yōu)秀的年輕人提供管理崗位，讓他們更加堅定為檔案管理信息化服務(wù)。確保他們擁有廣博的知識、先進的管理方法的同時，還要注意檔案管理人員的思想道德素質(zhì)，避免出現(xiàn)因內(nèi)部人員造成檔案信息泄露的問題，提升檔案管理隊伍的思想政治水平。

結(jié)束語：

高校的檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠，作為高校，要具備與時俱進的意識，積極參與到檔案管理信息化的建設(shè)中，完善檔案信息的管理制度，提高檔案文件的管理水平，學(xué)校也會從信息化的檔案管理中獲益，為檔案事業(yè)的發(fā)展進步做出貢獻。

參考文獻：

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[3] 肖琳.關(guān)于加強高校院系檔案工作的若干思考[J].保險職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2010（02）.

[4] 陳凱.高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其對策[J].大家，2011（09）.

第5篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

1 知識管理的含義和事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 知識管理的含義

知識管理的發(fā)展經(jīng)過了兩個階段，第一個階段主要是發(fā)現(xiàn)和研究傳統(tǒng)含義中的顯隱性相對的內(nèi)容；第二個階段是從知識本體的作用方――用戶入手，發(fā)掘用戶信息。知識管理強調(diào)與人的交流與溝通，它彌補了信息管理的不足，開辟了一種將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息結(jié)合應(yīng)用的管理方式。知識管理是一種具有靈活性和創(chuàng)新性的、強調(diào)挖掘?qū)W習(xí)資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的一種管理模式。

1.2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

作為事業(yè)單位管理工作的不可分割的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作的好壞決定了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。為了適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展，必須著手檔案管理，從而全面、及時的掌握單位整體發(fā)展情況和監(jiān)測單位的運行狀況。因為在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能現(xiàn)在事業(yè)單位的管理工作需求，各單位、部門的所有文件、通知、報表等都以電子文件的方式進行運作，所以，檔案的管理也應(yīng)獲得現(xiàn)代科技的支持，進行信息化、科學(xué)化的收集、存儲、管理和利用。另外，在科技不斷發(fā)展更新的同時，事業(yè)單位檔案管理的問題也從各個方面體現(xiàn)出來。例如，事業(yè)單位對檔案管理工作的輕視、從事檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)低、未同步更新現(xiàn)代科技手段來進行管理工作、檔案檢索和利用率低等。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的改革應(yīng)盡快進行。

1.3 知識管理與事業(yè)單位檔案管理

由社會知識管理、組織知識管理和科學(xué)知識管理組成了廣義的知識管理。而在知識管理的內(nèi)容中，除了最能體現(xiàn)經(jīng)濟價值、最受人們關(guān)注的企業(yè)知識管理外，還包含了非盈利性機構(gòu)知識管理、政府知識管理和教育機構(gòu)知識管理。然而，在實際生活中，政府機構(gòu)和企業(yè)對知識管理的應(yīng)用率其實并不高，但正因如此，對在事業(yè)單位（例如醫(yī)院、檔案館、學(xué)校、科研所等）進行相應(yīng)的知識管理研究顯得尤為必要和重要。與企業(yè)知識管理中的知識產(chǎn)權(quán)、科技研發(fā)等內(nèi)容具有異曲同工之處的事業(yè)單位檔案知識管理，也擁有其特定的知識和內(nèi)容，舉例來說，學(xué)?？蒲袡n案本身的學(xué)術(shù)課題項目及教學(xué)知識、各省級市級區(qū)級檔案館定館藏中蘊含的特定知識、醫(yī)院研究及其發(fā)明的專利、先進技術(shù)等等，都體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的特定性和重要性。所以，開展有關(guān)該內(nèi)容的研究刻不容緩。

2 事業(yè)單位檔案管理實施知識管理的應(yīng)用方法分析

2.1 轉(zhuǎn)變理念，迎接知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)

在當(dāng)下知識經(jīng)濟的時代，為了更好的發(fā)揮檔案本身的價值，應(yīng)讓所有公民對檔案管理有一個全新的認識，特別是應(yīng)讓從事檔案管理工作者們，深刻而又清晰的認識到知識管理在檔案管理工作中的決定性意義，從而能讓他們重視、認真對待自己的工作，將知識創(chuàng)造、知識組織、知識檢索和知識服務(wù)詮釋進數(shù)字檔案館中。同時也應(yīng)經(jīng)常進行檔案管理有關(guān)知識的宣傳工作，比如，向公民宣傳檔案的價值和作用，提供他們咨詢檔案情報和相關(guān)事宜的機會。還可以開展對檔案用戶的調(diào)查，進行心理的調(diào)查和分析，根據(jù)這些數(shù)據(jù)，將知識檔案應(yīng)用于各個方面，不斷提高它的全面應(yīng)用性。

2.2 完善制度，積極推進知識管理

事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應(yīng)用不應(yīng)操之過急，而應(yīng)自上而下逐步探索方法來實施。作為即將開展知識管理的事業(yè)單位，首先應(yīng)討論制定知識管理草案和管理工作的相關(guān)準(zhǔn)則，并且先選定一個部門或者某個小組來首先進行試驗。在試驗過程中，單位應(yīng)對該部門或小組進行定期的工作考察，且不斷分析、總結(jié)經(jīng)驗。在試驗完成之后，總結(jié)所有寶貴經(jīng)驗來為全面開展知識管理工作打好堅實基礎(chǔ)，從而保障知識管理工作的正常開展。

2.3 設(shè)立專項，從資金上保障事業(yè)單位檔案知識管理的實施

在事業(yè)單位進行檔案知識管理過程中，檔案行政管理部門在制定好方案后，要給出資金的初步預(yù)算，且要幫助財政部門獲得批準(zhǔn)審核，在固定時間段內(nèi)向事業(yè)單位檔案部門分發(fā)用于檔案知識管理的相關(guān)經(jīng)費，同時，也應(yīng)要安排工作人員定時或不定時突擊檢查相關(guān)單位部門對這筆經(jīng)費的具體應(yīng)用情況，從而保障事業(yè)單位檔案知識管理能順利、高效率的進行，并在短時間內(nèi)能夠獲得一定顯著的效果，因此能更好的推動事業(yè)單位整體更好的發(fā)展。

2.4 制定流程，為知識管理推進制定路線圖

知識管理有一個完整的實施流程，包括：知識目標(biāo)、知識獲取、知識鑒別、知識共享與傳播、知識開發(fā)、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等方面。

做一件事有很多步驟，但不管其他的，第一步應(yīng)該明確做這事的目標(biāo)，在鑒別相關(guān)知識后，就可以組織進行實施相關(guān)步驟。例如，獲得知識產(chǎn)品軟件、專家強項、知識地圖和專業(yè)經(jīng)驗等。還應(yīng)該挑選便于使用的軟件和平臺，通過各種網(wǎng)絡(luò)和實物進行收集，來共享和轉(zhuǎn)移知識，其中主要是集體、個人和計算機中所儲存的知識。在此之中，用于后期的工作評價分析的是知識評估，知識評估在與知識目標(biāo)對比之后，會幫助事業(yè)單位更好的對整體知識管理的效果進行分析總結(jié)。

除了上述之外，事業(yè)單位還需構(gòu)建一個內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺，在認真仔細的收集和整理資源之后，用于整體的知識收納整理，這樣可以提高知識的高效利用率。同時，該知識管理庫也應(yīng)該不斷添加入各種全面的知識，不斷得到擴充，最后成為一個良好的共享知識渠道，來方便事業(yè)單位檔案管理。

2.5 建立學(xué)習(xí)性組織，提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

跟隨不斷進步和發(fā)展的現(xiàn)代高科技技術(shù)而來的，是對檔案管理工作者的高水平、高素質(zhì)、高專業(yè)素養(yǎng)的要求，這是近年來檔案管理工作者的壓力來源。為了適應(yīng)時代需要，他們需要在學(xué)習(xí)先進的檔案管理系統(tǒng)相關(guān)知識和專業(yè)技能的同時，不斷加強對知識和技能的實際運用，在提升自我專業(yè)素養(yǎng)的同時，提高工作效率，強化事業(yè)單位檔案知識管理的先進性和高效性，從而體現(xiàn)檔案知識管理的重要性和必要性。所以對此，事業(yè)單位檔案管理工作部門應(yīng)在加強對部門內(nèi)員工進行專業(yè)素質(zhì)提升的同時必要的引進招聘具有高素質(zhì)知識和技能的人才，從內(nèi)而外的提升部門內(nèi)的專業(yè)素質(zhì)水平，從而促進事業(yè)單位檔案管理的工作科學(xué)進行。

2.6 利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，因此，運用網(wǎng)絡(luò)管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，從而為各事業(yè)單位檔案知識管理提供資源和經(jīng)驗借鑒，才能更好的服務(wù)于大眾，共同提高我國的事業(yè)單位檔案知識管理的服務(wù)水平。

第6篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

聽檔案課講座心得體會

蔡科長今天用28年的檔案歷程給我們上了一堂生動的檔案課，檔案的特殊性決定了檔案人員一定要具有政治意識、責(zé)任意識、大局意識、服務(wù)意識、配合意識、法制意識、創(chuàng)新意識和奉獻意識。檔案工作不干不知道煩，不涉及不知道難?？梢哉f檔案工作也是一項良心活，說簡單也簡單，想省事也能省，簡單的方法一“堆”了之，但其唯一性、真實性和不可再生性，決定了檔案工作的特殊性，其價值的體現(xiàn)不在當(dāng)前，而是若干年后。我們平時所做的工作就是收集、整理、保管、利用，如果不歸檔整理，劃分期限，編寫目錄，一旦利用起來就困難了。

檔案對我來說是神秘的，聽了蔡科長的課，讓我對檔案產(chǎn)生了濃厚的興趣，同時更感到檔案是一部歷史，即有保密性又有公開性，要求我在平時學(xué)習(xí)檔案時，拓寬檔案的視野和思路，加強政治學(xué)習(xí)，獲取適應(yīng)新形勢需要的相關(guān)知識，著力培養(yǎng)和提高自己的檔案管理能力和服務(wù)能力等方面綜合素質(zhì)，準(zhǔn)確把握檔案工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的定位和重要作用，把我們檔案的規(guī)律熟記在心。

 在這一個多月的整理檔案中，讓我深深感到老檔案人在工作中的細心、耐心，從蓋章這一小事上，蓋章的位置必須在中間，蓋章必須清楚，并不能有多余的邊框，老檔案人對工作的態(tài)度和忘我的工作精神感染了我，感動了我！我今后要使自己逐步掌握檔案管理和信息管理的基本理論、基礎(chǔ)知識與業(yè)務(wù)技能，以及與信息管理相關(guān)學(xué)科的知識；掌握和熟悉我國檔案管理的方針、政策和法規(guī)；掌握國內(nèi)外檔案管理與信息管理的前沿成就與發(fā)展動向。使自己早日成為優(yōu)秀的檔案工作人員。

第7篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

    運用計算機以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通信等高新技術(shù)是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志,建立能夠進行相關(guān)的存儲處理,檢索復(fù)制包含圖文以及音像等內(nèi)容檔案文獻信息,能夠?qū)n案保護與檔案信息處理融合為一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是現(xiàn)在檔案管理的重要內(nèi)容。同時,為達到將檔案信息方便快捷地轉(zhuǎn)化為可利用的社會資源的目的,各級檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關(guān)的設(shè)備,尤其在針對檔案管理升級工作中,各級檔案管理單位都配置了計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,這些現(xiàn)代化辦公設(shè)施的引入,在檔案現(xiàn)代化管理工作中發(fā)揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)自己從事管理工作的實際情況,為檔案信息管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)創(chuàng)造條件。

    1 確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識

    現(xiàn)代檔案管理,應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想,應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識:檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向,就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò),這是以現(xiàn)代計算機技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ),實現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達到檔案管理的高效準(zhǔn)確,就必須確立各項業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ),應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂,系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn),這也是檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施,才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求,減少相關(guān)資源的投入,以達到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識,是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說,應(yīng)做到以下幾點:

    (1)對于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案,應(yīng)先按大類進行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進行分類存檔,實行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理;(2)對于不同形式的的文字以及音像材料,應(yīng)實行按形式、時間來具體分類,針對不同的保管期限進行立卷歸檔;(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實際工作內(nèi)容,制定符合實際檔案管理工作特點,便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進行操作的標(biāo)準(zhǔn)。

    2 培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

    科技以人為本,時代的振興和社會的進步,包括各行業(yè)的發(fā)展,人才的作用是十分重要的,但是現(xiàn)階段中,我國的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識,僅能利用現(xiàn)有軟件程序進行簡單的重復(fù)操作,一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整,需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進行改進就束手無策。因此,如何做好新時期檔案管理工作人才,各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現(xiàn)實的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深,尤其是計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件,也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識,能根據(jù)檔案管理工作的自身需要,對相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關(guān)的計算機知識培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才,要做到以下幾點:(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要,對相關(guān)的管理人員進行有針對性、實用性的專業(yè)培訓(xùn),通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用;(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實際特點,要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養(yǎng)新時期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平,還培養(yǎng)其開拓進取的意識,掌握相關(guān)的計算機理論知識水平和操作技能,實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

    3 強化檔案管理現(xiàn)代化意識

    總的來說,實現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容,相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點:(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作,學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)質(zhì)量,增強檔案管理工作的內(nèi)容;(2)敢于大膽實踐,利用現(xiàn)有條件,探索出符合實際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑;(3)應(yīng)加強相關(guān)知識的學(xué)習(xí),完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系,提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平;(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念,不斷強化檔案信息現(xiàn)代化管理意識,改變只提供上門查閱的被動服務(wù)方式;(5)及時總結(jié)探索檔案管理工作的特點和規(guī)律,找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務(wù)的新途徑。

    4 制定檔案管理一體化體系

    由于歷史原因,過去很長一段時間內(nèi),檔案管理體制基本上處于封閉狀態(tài),所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經(jīng)驗,集合自身特點總結(jié)出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點,保護檔案文件之間聯(lián)系,便于查找利用等方面有一定的優(yōu)勢,但這一方法畢竟已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代大量信息需要查找的要求,相比于不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù),這種固有的方法和要求就過于繁雜,應(yīng)以現(xiàn)代化的方法進行取代,其主要內(nèi)容就是以計算機系統(tǒng)來完成這方面的工作。而且,由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理,導(dǎo)致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案,不能及時投入開發(fā)利用?，F(xiàn)代檔案管理體系,就應(yīng)做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯(lián)系,依據(jù)計算機系統(tǒng)工程的處理方法將其分成若干系統(tǒng)進行處理,制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),利用子系統(tǒng)逐次分類技術(shù)達到檔案信息在網(wǎng)上共享。因此,只有制定檔案管理一體化體系,才能有效地提高檔案利用時效,利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代化技術(shù),提高立卷方法改革的可行性。同時,運用計算機檢索檔案文件,既可以做到只要準(zhǔn)確的確定檢索條件,就能夠快速的查到所需文件;又能達到查閱時不需要調(diào)動原件,不需要進入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系,就要做到以下幾點:(1)利用計算機加工已形成的各種文獻,建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)接行枨蟮挠脩?實現(xiàn)檔案管理部門由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)便;(2)利用現(xiàn)有的辦公條件,發(fā)展檔案管理的對象,將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展;(3)檔案管理部門在收集紙質(zhì)文件的同時,也應(yīng)加強對電子文件的收集,實現(xiàn)多種形式的檔案共管,將工作重點逐漸由文件管理轉(zhuǎn)移到整體信息的儲存和開發(fā)上。

第8篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

（一）檔案知識產(chǎn)權(quán)的法律認定。在檔案的信息化建設(shè)過程中，檔案信息不可避免的將會以數(shù)字形式存儲或展現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)中，并且隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的開放性與共享性使得網(wǎng)絡(luò)用戶能夠充分發(fā)掘和自由利用社會共有信息資源，并且信息化手段的發(fā)展和豐富，也使得數(shù)字檔案信息被利用的模式多元化，這必然要涉及到知識產(chǎn)權(quán)問題。高校檔案信息作為檔案作者的智力成果，理應(yīng)受到知識產(chǎn)權(quán)保護，但是現(xiàn)實中的檔案管理工作，現(xiàn)有檔案在信息化建設(shè)中未經(jīng)作者同意進行加工，或者作者過于濫用保護權(quán)利，都會造成檔案信息資源的浪費，這就需要對現(xiàn)有檔案進行知識產(chǎn)權(quán)的法律認定。此外，檔案信息的數(shù)字化所涉及的知識產(chǎn)權(quán)問題表現(xiàn)在三個方面：一是原始檔案知識產(chǎn)權(quán)的法律認定，二是檔案加工或管理工作者所享有的知識產(chǎn)權(quán)的法律認定，三是檔案信息化建設(shè)平臺或軟件系統(tǒng)的知識產(chǎn)權(quán)法律認定。

（二）檔案形成者、工作者與利用者之間的利益關(guān)系。高校檔案管理及信息化建設(shè)中，檔案權(quán)力者往往設(shè)計到兩個方面，一是檔案的創(chuàng)造者，而是檔案的數(shù)字化建設(shè)者，二者對檔案信息具有智力勞動成果，并且以現(xiàn)在的檔案利用形式而言，數(shù)字化與信息化是檔案利用產(chǎn)生價值的重要手段。檔案的最初作者為檔案創(chuàng)建了價值，使高校檔案具有了價值，而這個價值的實現(xiàn)，以及價值與經(jīng)濟效益之間的轉(zhuǎn)化則需要檔案管理者、開發(fā)者、信息化建設(shè)者來完成，這就使得檔案的作者與管理者之間存在了利益關(guān)系，因此檔案原始作者與檔案信息化建設(shè)者二者利益的法律確定將影響檔案的知識產(chǎn)權(quán)保護情況。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性與共享性，使得高校檔案利用者在實際使用過程中的一些不當(dāng)操作容易引發(fā)知識產(chǎn)權(quán)保護問題，比如不當(dāng)傳播、復(fù)制、引用等。

（三）高新技術(shù)應(yīng)用類檔案的知識產(chǎn)權(quán)問題。高校檔案數(shù)字化建設(shè)及信息化管理模式下，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的復(fù)制而產(chǎn)生的二次效益不易被認定，容易引發(fā)復(fù)制品、復(fù)制行為的知識產(chǎn)權(quán)問題。在數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫保護問題上，數(shù)據(jù)庫開發(fā)者與檔案建設(shè)者之間的相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護缺乏明確的法律認定，另外一個數(shù)據(jù)庫中設(shè)計多個檔案信息或者存在檔案信息的交叉融合現(xiàn)象，這種狀況的知識產(chǎn)權(quán)保護沒有明確的法律界定。高校檔案數(shù)字化建設(shè)后，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)傳播、網(wǎng)絡(luò)出版、網(wǎng)絡(luò)編輯等形式的檔案信息缺乏準(zhǔn)確的知識產(chǎn)權(quán)法律認定。

二、高校檔案信息化管理中的知識產(chǎn)權(quán)保護策略

（一）相關(guān)法律制度的完善。在高校檔案信息化建設(shè)與管理的知識產(chǎn)權(quán)保護立法中，應(yīng)以我國憲法為根本依據(jù)，確保檔案權(quán)利人的相關(guān)權(quán)利，并針對網(wǎng)絡(luò)特點制定包含網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護的法律法規(guī)，借鑒《專利法》、《著作權(quán)法》、《商標(biāo)法》等法律體系，以國務(wù)院制定和頒布的相關(guān)法規(guī)、決定、命令、指示、章程等為法律參照，完善高校檔案信息化管理的法律制度。以法律手段保護高校檔案的知識產(chǎn)權(quán)應(yīng)從以下幾個方面進行：第一，確立法制化建設(shè)的目標(biāo)，鼓勵知識創(chuàng)造，突出體現(xiàn)社會化利用與提高科技水平的目的，明確基本法律的強制性與社會公德的引導(dǎo)性；第二，明確高校檔案創(chuàng)作者、所有者、數(shù)字化建設(shè)者、管理者、利用者等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)者的具體權(quán)利義務(wù)；第三，通過建立有效的運行機制，賦予高校檔案管理機構(gòu)行政權(quán)利。

（二）經(jīng)濟制度的協(xié)調(diào)機制與維護。高校檔案管理及利用的目的之一就是實現(xiàn)其社會效益和經(jīng)濟效益，因此可針對這一特征建立相應(yīng)的經(jīng)濟制度，實現(xiàn)高校檔案信息化管理的服務(wù)性與經(jīng)濟性的統(tǒng)一。根據(jù)市場經(jīng)濟的特征和市場需求特性，高校檔案信息化管理應(yīng)充分體現(xiàn)檔案信息服務(wù)的公共服務(wù)性，體現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享的特征，通過市場化運作來實現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)的利益性。此外，針對高校檔案信息化建設(shè)中涉及到的相關(guān)權(quán)利人，即原創(chuàng)作者、信息化建設(shè)者、檔案管理者、檔案經(jīng)營者等，要建立規(guī)范各方利益關(guān)系的經(jīng)濟制度。此外，結(jié)合市場經(jīng)濟特性，建立經(jīng)濟平衡機制，協(xié)調(diào)檔案工作信息化中知識產(chǎn)權(quán)中的利益問題。

第9篇：檔案管理的相關(guān)知識范文

本文針對當(dāng)前會計檔案管理存在的主要問題，提出了加強會計檔案管理的有效措施。要完善會計檔案管理制度；提高對會計檔案的重視程度；建立信息管理平臺，實現(xiàn)會計檔案管理信息化；做好培訓(xùn)工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)；推進會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】

會計檔案；檔案管理；存在問題；措施

隨著社會的不斷發(fā)展進步，人們對會計檔案也愈加關(guān)注，對會計檔案管理的要求也更高。在會計業(yè)務(wù)中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經(jīng)切實認識到其重要性，并且在會計檔案管理方面也取得了很大的進步，但是和發(fā)達國家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會計檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實提高檔案管理水平。

一、當(dāng)前會計檔案管理過程中存在的主要問題

1、會計檔案管理相關(guān)制度欠缺

隨著社會的發(fā)展，我國會計檔案制度建設(shè)也取得了很大的進步，但是，不同單位之間會計檔案管理水平各不相同。有些單位的會計檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會計檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會計檔案管理工作的制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會計檔案歸檔、保管制度并不完善，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、整理標(biāo)準(zhǔn)以及移交等問題，沒有作出合理的規(guī)定。等到需要進行檔案查閱時，很難較為快速的找到，這也導(dǎo)致會計檔案管理效率低下，給會計檔案管理造成了一定困擾。

2、領(lǐng)導(dǎo)缺乏會計檔案意識，對會計檔案管理工作重視不夠

長期以來，一些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對會計檔案重要性的認識，主觀的認為，會計工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會計檔案這個重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)本身會計檔案意識較弱，直接導(dǎo)致了單位的會計檔案管理和會計工作存在嚴(yán)重脫節(jié)。

3、會計檔案信息化程度較低

現(xiàn)代社會是一個科技社會，網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時俱進，那么很容易被淘汰。在以往會計檔案管理時，往往采取人工管理的辦法，不但浪費人力資源并且效率低下，這也直接導(dǎo)致了會計檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會計檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會計檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會計檔案管理需要。[2]

4、會計人員綜合素質(zhì)較差

單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認識到人才的重要性，會計檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系?，F(xiàn)在很多單位的會計人員綜合素質(zhì)較差，給會計檔案管理工作造成了嚴(yán)重影響。會計檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識較差、專業(yè)技能嚴(yán)重欠缺；另一方面是保密意識較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問題。

5、會計檔案基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范

由于受到歷史因素影響，我國會計檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機會接受培訓(xùn)，這種情況下的會計檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會計檔案人員知識水平低下，也直接導(dǎo)致了會計檔案基本業(yè)務(wù)能力較差。在會計檔案立卷時，沒有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細，甚至沒有目錄的情況。[3]在會計檔案保管時，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問題的存在，很容易導(dǎo)致單位檔案管理比較混亂。

二、加強會計檔案管理的有效措施

1、完善會計檔案管理制度

首先應(yīng)該建章立制。單位在進行會計檔案管理時，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實，保證會計檔案管理工作的科學(xué)性、合理性。與此同時，單位還應(yīng)該根據(jù)自身特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會計檔案管理體系，在日常會計檔案管理過程中必須及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應(yīng)該重視經(jīng)驗的總結(jié)，不斷的對企業(yè)會計檔案管理體系進行完善。[4]

2、提高對會計檔案的重視程度

單位想要做好會計檔案管理工作，就必須認識到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會計檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會計工作的步伐。

3、建立信息管理平臺，實現(xiàn)會計檔案管理信息化

現(xiàn)時，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機會必須做到與時俱進。單位應(yīng)該建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會計檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會計檔案管理信息化建設(shè)的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會計檔案信息化的實現(xiàn)提供良好的平臺。

4、做好培訓(xùn)工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)

各單位應(yīng)該給會計檔案管理工作人員提供更多的培訓(xùn)機會，強化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓(xùn)常規(guī)化和制度化。單位應(yīng)該定期對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，將專家授課、學(xué)習(xí)觀摩以及專業(yè)技能培訓(xùn)等手段運用進來，不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識。此外，還必須重視加強領(lǐng)導(dǎo)工作，對會計檔案管理人員進行工作檢查和監(jiān)督，并通過規(guī)章制度的制定來對檔案工作人員的行為進行規(guī)范。[5]

5、推進會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化

會計檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設(shè)備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問題后，想要實現(xiàn)會計檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項入手。首先，單位應(yīng)該組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)觀摩檔案規(guī)范達標(biāo)的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗和模式，從而做好本單位的會計檔案規(guī)范化管理；其次，應(yīng)該組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)，并對照排除，找出自身存在的問題，并在實踐的過程中改進不足；最后，還應(yīng)該聘請相關(guān)專家來單位指導(dǎo)，找到會計檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會計管理人員則應(yīng)該根據(jù)專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應(yīng)該設(shè)置專門的檔案室，并進行防火警報器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。

三、結(jié)語

檔案管理工作是會計工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認識到了會計檔案管理的重要性，也加大了對會計檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當(dāng)前的會計檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實踐的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷提高會計檔案管理水平。

作者：王曉麗 單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0三隊