檔案數(shù)字化的重要性精選(九篇)

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第1篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

引言

新時(shí)代條件下，檔案信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)，如何將數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，如何正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題，體現(xiàn)其在檔案信息化建設(shè)中的重要性，將是一個(gè)值得探討的話題。

1、數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

信息時(shí)代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，作為檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案的選用將是其重要的一環(huán)。它是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必然步驟。數(shù)字檔案應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化來(lái)講是非常有利的。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)講，隨著員工流動(dòng)性的不斷增大，其檔案堆積越來(lái)越多，如果運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理技術(shù)可以在很短的時(shí)間內(nèi)調(diào)查員工的各種狀況，大大增強(qiáng)辦事效率，再如對(duì)醫(yī)院來(lái)講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財(cái)富，通常會(huì)存檔保存，但日益增多的病例將造成醫(yī)院檔案管理部門(mén)工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手續(xù)非常復(fù)雜，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的數(shù)字檔案系統(tǒng)才能解決工作人員的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。

當(dāng)然，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的作用還不僅如此。檔案技術(shù)的人類的歷史發(fā)展，一方面是對(duì)過(guò)去事件的記錄，另一方面也是對(duì)未來(lái)事件的啟發(fā)。所以我們?cè)谶M(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，如何保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性將十分重要。數(shù)字檔案的出現(xiàn)使得這項(xiàng)工作變得非常方便，因?yàn)樗歉呖萍籍a(chǎn)物，通過(guò)數(shù)字檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)所有檔案及時(shí)管理和更新的效果，所以相對(duì)于以前的實(shí)體檔案，數(shù)字檔案在有效性和準(zhǔn)確性上有其必然優(yōu)勢(shì)。

此外，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)，那就是安全性比較高。這點(diǎn)尤為重要。雖然之前的紙質(zhì)檔案已經(jīng)流傳了幾百年，但是其安全性往往沒(méi)有數(shù)字檔案高，因?yàn)閿?shù)字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對(duì)重要文檔進(jìn)行加密，所以同相應(yīng)的紙質(zhì)文檔相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)顯現(xiàn)的非常明顯。

2、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化專業(yè)技術(shù)落后

檔案信息化建設(shè)不是單單有幾臺(tái)計(jì)算機(jī)加之簡(jiǎn)單的系統(tǒng)軟件就算開(kāi)發(fā)完畢，而是必須要由健全的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，如計(jì)算湘以掃描儀，還要有全面的軟件設(shè)施、檔案管理軟件和安全防護(hù)系統(tǒng)相結(jié)合，才能有效地開(kāi)展信息化建設(shè)。此外，電子檔案需要存儲(chǔ)在介質(zhì)上，存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)、防止數(shù)據(jù)信息的丟失、確保傳輸介質(zhì)穩(wěn)定及信息的完整傳輸也都需要專業(yè)的信息技術(shù)的應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)。目前，我國(guó)不少機(jī)構(gòu)雖有獨(dú)立的軟件平臺(tái)，卻沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件系統(tǒng)對(duì)接，而在信息化建設(shè)中又各行其是，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.2檔案信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

檔案信息化的目的就是要達(dá)到信息資源的共享，但信息共享卻存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范圍，若要達(dá)到全社會(huì)共享，還存在一個(gè)信息安全保密的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用是一個(gè)挑戰(zhàn)，檔案信息共享隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息漏洞的現(xiàn)象，這就會(huì)對(duì)檔案工作造成威脅，在檔案信息化的過(guò)程中，信息漏洞很可能是無(wú)意當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)，無(wú)法保證信息的復(fù)制，這就出現(xiàn)了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息共享就是目前需要解決的問(wèn)題。

2.3 檔案工作人員信息素養(yǎng)不高

在信息時(shí)代，一個(gè)合格的檔案管理者既要懂得計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和運(yùn)用技能，熟練操作辦公軟件，能把信息管理知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中，還要對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行整理分析、信息歸類，提煉加工有用的信息供檔案信息需要者使用。而目前，我國(guó)高素質(zhì)的復(fù)合型檔案工作者比較少，大多只能滿足一些基本的需要，不能達(dá)到信息化建設(shè)的要求，只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本管理，而無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)的推廣應(yīng)用，一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的深入。

3、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1提高檔案人員的素質(zhì)

檔案信息資源的性質(zhì)決定了它的管理人員必須擁有高素質(zhì)。首先，在思想上，檔案人員要對(duì)這項(xiàng)工作充滿熱情，并要有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。檔案人員不僅要懂得檔案管理，還要擁有一定的科學(xué)知識(shí)，要具有優(yōu)秀的溝通能力和表達(dá)能力。從各個(gè)角度提升檔案人員的素質(zhì)，包括提升管理能力，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)，不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

3.2加強(qiáng)檔案信息的安全保密工作

確保檔案信息安全是檔案信息化工作的重要內(nèi)容，沒(méi)有完善穩(wěn)妥的安全防范措施，檔案信息工作將成為無(wú)本之木。首先，建立檔案信息的安全機(jī)制，要有層次分明的信息利用機(jī)制和嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，保證信息的安全傳輸。其次，運(yùn)用防火墻技術(shù)，由于網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的手段很隱蔽，因此，要把這一技術(shù)廣泛應(yīng)用到信息化當(dāng)中，阻隔因病毒侵害、黑客攻擊等引發(fā)的不安全因素，保證檔案信息的安全運(yùn)用。

3.3 加快相關(guān)立法和規(guī)范化管理體系的建立

根據(jù)一些較發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，以立法的方式確定對(duì)文件的管理，可以更直接、更有效地解決電子文件和電子檔案的法律地位問(wèn)題。我國(guó)的法制建設(shè)已經(jīng)取得了很大進(jìn)展，但是檔案工作方面相關(guān)立法工作的步伐還是偏慢。國(guó)際上常見(jiàn)的做法是對(duì)文件的生成過(guò)程在法律框架中進(jìn)行規(guī)范，使得文件從生成乃至生成之前就開(kāi)始對(duì)其依法進(jìn)行規(guī)范的管理，同時(shí)按照法定的流程監(jiān)控文件的整個(gè)生命周期。這樣一來(lái)，可以從文件管理的大系統(tǒng)著眼，以批量或較完整的集合處理方式確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可利用性，從而避免了僅對(duì)單份電子文件采取管理措施及進(jìn)行真實(shí)性、合法性鑒定和甄別造成的漏洞和不便。一些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)也體現(xiàn)了這種理念和方法，如ISO-18894等文件管理規(guī)范等。我國(guó)正在積極參與這些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的制定和相關(guān)科研課題的研究，以促進(jìn)我國(guó)的相關(guān)法規(guī)體系的建設(shè)?，F(xiàn)在的問(wèn)題是，我國(guó)與法制建設(shè)較發(fā)達(dá)的國(guó)家相比在管理體制上差距較大，立法工作又相對(duì)滯后，直接采用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)很不現(xiàn)實(shí)。這就需要我們面對(duì)現(xiàn)實(shí)，盡量使檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)向國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)靠攏。原則是面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)直接采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：一般性的信息處理標(biāo)準(zhǔn)要優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，檔案屬性較為明顯的信息技術(shù)要求制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?？傊M量減少檔案自定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量，加快標(biāo)準(zhǔn)體系的形成提高標(biāo)準(zhǔn)化程度。這樣利于與國(guó)家信息系統(tǒng)兼容，防比形成檔案信息孤島。

第2篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

關(guān)鍵詞： 高校 學(xué)籍檔案 數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決[1]。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等[2]，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。

再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)[5]。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（23）.

第3篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

檔案作為一種原生態(tài)信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來(lái)，憑借信息技術(shù)為檔案利用工作服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。方志館檔案已經(jīng)推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理引進(jìn)了數(shù)字化建設(shè)，但對(duì)電子文件管理的意識(shí)比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費(fèi)。部分仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，從業(yè)人員的專業(yè)技能跟不上信息化發(fā)展的需要，是各部門(mén)普遍存在的問(wèn)題。因此，應(yīng)盡快找到傳統(tǒng)模式與先進(jìn)技術(shù)的結(jié)合點(diǎn)，逐步展開(kāi)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，更好地發(fā)揮方志館檔案的社會(huì)功能。

二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)展、滿足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過(guò)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

三、方志館檔案數(shù)字化管理的措施

第4篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

Abstract: With the continuous improvement of the international digital process, the utilization rate of electronic records becomes increasingly high, and it is widely used in daily office and the management. In this paper, according to the features of university records management, the main features of the digital files in the application are analyzed to emphasize the importance of digital files construction and the importance of improving the efficiency of file management by digital means.

關(guān)鍵詞: 電子檔案；檔案管理；高等學(xué)校

Key words: digital files；file management；colleges and universities

中圖分類號(hào)：TP31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）24-0221-03

0 引言

檔案數(shù)字化的含義是以館藏檔案為依據(jù)，在檔案內(nèi)容信息不改變的情況下，將原來(lái)檔案的內(nèi)容以及信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，使得檔案由固有存在的書(shū)本形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，這樣的舉措使得檔案信息社會(huì)化，將原本難以查詢到的檔案資源進(jìn)行社會(huì)共享。檔案的數(shù)字化很大程度上是因?yàn)樗旧砭褪且粋€(gè)信息體，因此對(duì)其信息化的過(guò)程會(huì)相對(duì)簡(jiǎn)單。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的涵義

檔案是對(duì)歷史的一種記錄，它將歷史以一種信息的方式記錄下來(lái)。但從根本上來(lái)說(shuō)，數(shù)字化后的信息并不僅局限于對(duì)檔案本身所記錄信息的轉(zhuǎn)化，它還包括了原始信息與社會(huì)其他信息所融合而形成的范圍更廣的信息。這種意義上的數(shù)字化可以體現(xiàn)為兩個(gè)方面：一是最基礎(chǔ)的數(shù)字信息化，是將檔案中的內(nèi)容信息進(jìn)行數(shù)字化；二是廣義上的數(shù)字化，它將檔案信息和社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的信息進(jìn)行綜合處理而形成的數(shù)字化集合。因此，檔案數(shù)據(jù)化的目的就是將檔案中的信息與社會(huì)中的各種信息進(jìn)行糅合并加以利用，在社會(huì)中廣泛的傳播使用。這兩個(gè)方面是互依護(hù)存的，檔案信息被公共社會(huì)分享后會(huì)接納一部分的社會(huì)信息，并與社會(huì)中的一些信息進(jìn)行融合，從而得以廣泛的傳播與交流，使得其形成另外一種形式的廣泛意義上的信息。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

這幾年的高校的發(fā)展迅速，學(xué)生的總數(shù)逐年增加，高校的教職工也呈幾何數(shù)位上升，這樣的增長(zhǎng)勢(shì)頭使得數(shù)以千萬(wàn)的檔案每年都在不停的變動(dòng)，這些檔案的維護(hù)、更新都需要人員去管理，這樣大的工作量對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)十分巨大的挑戰(zhàn)。而高校中的檔案記載著學(xué)生、教師們的各種成績(jī)以及各種教學(xué)活動(dòng)的記錄，其意義對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是十分重要的，因此，高校檔案管理在高校的各種工作中占有著重要的地位。

目前，我國(guó)的高校檔案管理還存在著一下的幾個(gè)現(xiàn)狀：第一，工作量很大。高校的環(huán)境較為特殊，因此，每年都有成千上萬(wàn)的學(xué)生與教職工出入高校，這也導(dǎo)致了高校的檔案數(shù)據(jù)在不停的變動(dòng)，再加上學(xué)生的就業(yè)以及繼續(xù)深造的種種情況，檔案的數(shù)據(jù)變化呈現(xiàn)出了數(shù)量大、變動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，還有其他檔案的維護(hù)、更新等都需要耗費(fèi)大量的人力物力，這也使得高校檔案管理的工作量變得十分巨大。第二，高校檔案的電子數(shù)字化程度還有待提升。當(dāng)今世界，電子信息技術(shù)是十分發(fā)達(dá)的，其處理信息的高效、穩(wěn)定性是十分優(yōu)良的，但在目前高校檔案管理中還沒(méi)有完全發(fā)揮出其信息處理的優(yōu)勢(shì)。目前高校檔案的存儲(chǔ)主要還是以紙質(zhì)檔案為主，電子信息管理手段還僅被運(yùn)用為檢索、備份等一些輔助的功能。對(duì)檔案的數(shù)字化還處在推廣的階段，檔案管理人員對(duì)電子信息管理程序以及軟件的選擇還不能充分的將電子信息技術(shù)使用在檔案管理中。第三，檔案管理的操作標(biāo)準(zhǔn)程度不高。由于各個(gè)高校的規(guī)章制度的不同以及其規(guī)范的差異，導(dǎo)致了各高校的檔案管理工作步調(diào)不一致，在某些方面還存在著互相抵觸的情況，這也成為了檔案管理工作高效化的障礙。第四，檔案?jìng)鬟f頻繁。學(xué)生的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等情況每年都會(huì)遇到一大堆，這樣的情況使得他們的檔案也隨著學(xué)生到處轉(zhuǎn)移，跨省、跨國(guó)等情況也時(shí)有發(fā)生，這使得檔案轉(zhuǎn)移工作的困難度又大大增加，其效率也比較低下。

3 高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管模式創(chuàng)新的方向

只有創(chuàng)新才能求得更進(jìn)一步的發(fā)展，因此，高校檔案管理的舊模式也需要?jiǎng)?chuàng)新來(lái)改變，在這個(gè)時(shí)刻改變的時(shí)代，高校檔案只有通過(guò)不斷的創(chuàng)新才能夠跟上社會(huì)的節(jié)奏，使得檔案工作為社會(huì)服務(wù)。

第5篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

一、數(shù)字化檔案概述

數(shù)字化檔案，就是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、保護(hù)，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務(wù)的虛擬檔案。數(shù)字化檔案的特征，主要體現(xiàn)在管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化等方面。具體來(lái)說(shuō)：第一，信息資源數(shù)字化。企業(yè)的檔案不僅有紙質(zhì)檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，包括圖文等全部?jī)?nèi)容。第二，檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系，不受時(shí)空限制進(jìn)行利用。第三，檔案管理自動(dòng)化。數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個(gè)模塊工作都在既定標(biāo)準(zhǔn)下運(yùn)行。第四，信息資源共享。與傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案的信息可以同時(shí)供多個(gè)用戶查閱，資源共享效率大大提升。

二、國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和人工智能日益發(fā)展的今天，國(guó)有企業(yè)的信息化建設(shè)工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業(yè)管理的各個(gè)領(lǐng)域，例如辦公業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國(guó)有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作也取得了一定成績(jī)，信息化和網(wǎng)絡(luò)化成了檔案建設(shè)的主流。然而，我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理與國(guó)際優(yōu)秀企業(yè)檔案管理水平相比，普遍缺乏生機(jī)與活力，檔案數(shù)字化建設(shè)工作相對(duì)滯后。主要表現(xiàn)在：

（一）軟硬件設(shè)施更新緩慢盡管許多國(guó)有企業(yè)尤其是大型國(guó)有企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)步伐較快，但總體來(lái)看國(guó)有企業(yè)檔案室的設(shè)備更新緩慢、設(shè)備陳舊，大多只能滿足企業(yè)的日常檔案管理工作，難以滿足數(shù)字化發(fā)展的要求。例如，檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要配置各種型號(hào)的掃描儀、信息管理系統(tǒng)服務(wù)器、電子資料備份設(shè)備等，原有的陳舊的、滿足不了新時(shí)代要求的設(shè)備都需要更新。而在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)中，一些國(guó)有企業(yè)軟硬件設(shè)備更新緩慢，投資力度不夠，導(dǎo)致不能滿足數(shù)字化檔案建設(shè)的要求。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)難度大數(shù)字化檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，需要高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，技術(shù)密集，面臨著許多技術(shù)問(wèn)題。例如，一些數(shù)字化產(chǎn)品兼容性較差，短期內(nèi)就會(huì)被淘汰，容易導(dǎo)致數(shù)字信息在新的硬件設(shè)備和軟件中難以讀出，技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題不容忽視；檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)難確立，國(guó)有企業(yè)如何全面實(shí)現(xiàn)信息資源的共享困難重重；光盤(pán)等刻錄載體的質(zhì)量，直接影響著檔案數(shù)據(jù)的保存期限和使用安全。以上這些技術(shù)問(wèn)題，直接影響著國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

（三）存在較大的安全隱患數(shù)字化檔案離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、軟件和互聯(lián)網(wǎng)，離開(kāi)了數(shù)字化設(shè)備檔案就不能存在，所以數(shù)字化檔案穩(wěn)定性較差。在技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代頻率加快的今天，數(shù)字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風(fēng)險(xiǎn)日漸加大；加之?dāng)?shù)字化檔案具有容易被更改、被復(fù)制等特征，國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數(shù)字化檔案在任何狀態(tài)下都能處于安全狀態(tài)非常重要。

（四）業(yè)務(wù)問(wèn)題不容忽視傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，因而國(guó)有企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作中必然面臨一系列的業(yè)務(wù)問(wèn)題，這些業(yè)務(wù)問(wèn)題如果處理不好，也會(huì)影響國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的順利推進(jìn)。首先，原始檔案的鑒定工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之前，要對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，以明確數(shù)字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)不一，人為造成了檔案數(shù)據(jù)的不完整。例如，有的國(guó)有企業(yè)在界定數(shù)字化掃描范圍時(shí)，只掃描正本，而對(duì)定稿、草稿等資料不進(jìn)行掃描；有的國(guó)有企業(yè)由于檔案沒(méi)有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問(wèn)題。盡管?chē)?guó)家檔案局推出了立卷改革，精簡(jiǎn)了檔案整理流程，但國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時(shí)不進(jìn)行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數(shù)字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個(gè)頗具爭(zhēng)議的問(wèn)題。

（五）檔案數(shù)字化人才缺乏數(shù)字化檔案建設(shè)需要高層次人才的引進(jìn)，培養(yǎng)一支既懂檔案管理，又精通信息技術(shù)的人才隊(duì)伍，是國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的瓶頸問(wèn)題之一。一些國(guó)有企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于人手緊張、精通業(yè)務(wù)的人才缺乏，往往依靠一些有資質(zhì)的檔案掃描公司開(kāi)展數(shù)字化檔案工作；一些國(guó)有企業(yè)經(jīng)費(fèi)不足，人員編制受限，沒(méi)有能力培養(yǎng)或引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才?？傊?，復(fù)合型人才的缺乏是很多國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中的瓶頸問(wèn)題。

三、國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的建議與對(duì)策

針對(duì)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問(wèn)題，提出以下建議對(duì)策。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，增加經(jīng)費(fèi)保障國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)關(guān)系到企業(yè)各個(gè)方面的工作，需要在組織結(jié)構(gòu)、人員隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)保障、部門(mén)協(xié)調(diào)等方面獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持?？梢哉f(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)的支持的檔案數(shù)字化建設(shè)的首要條件，離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)只有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的必要性，才能在組織和經(jīng)費(fèi)方面給予足夠的保障，把檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入到企業(yè)管理常規(guī)任務(wù)中，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。例如，在數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，前期工作量較大、時(shí)間緊迫，在數(shù)據(jù)加工時(shí)可由領(lǐng)導(dǎo)出面，聘請(qǐng)臨時(shí)工作人員幫助完成任務(wù)；數(shù)字化檔案工作開(kāi)展后，如果崗位和人員設(shè)置不科學(xué)，經(jīng)費(fèi)短缺，同樣應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)反映，及時(shí)解決存在問(wèn)題。針對(duì)軟硬件設(shè)施更新緩慢的問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)逐漸加大經(jīng)費(fèi)投入力度，為企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)投入必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。檔案事業(yè)是國(guó)有企業(yè)的基礎(chǔ)事業(yè)，檔案數(shù)字化工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)工作，因此國(guó)有企業(yè)要加大檔案數(shù)字化建設(shè)投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)，在企業(yè)預(yù)算中固定單列經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，并盡可能逐漸增加經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)支出落到實(shí)處，

（二）加快人才培養(yǎng)步伐，引進(jìn)新技術(shù)國(guó)有企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，普遍存在復(fù)合型人才缺乏的問(wèn)題和多方面的技術(shù)問(wèn)題，為了解決好這兩個(gè)問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在加快人才培養(yǎng)步伐的同時(shí)，適當(dāng)引入新技術(shù)。國(guó)有企業(yè)檔案管理員一般都存在年齡結(jié)構(gòu)不合理、計(jì)算機(jī)操作能力不高、習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理等問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)花大力氣培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提升管理員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，通過(guò)公開(kāi)招聘等方式，吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，充實(shí)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)人才隊(duì)伍。新技術(shù)引進(jìn)方面，國(guó)有企業(yè)要結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)制度積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，引入先進(jìn)的檔案管理軟件和系統(tǒng)，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，提高國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（三）積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全問(wèn)題首先，要增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任心，強(qiáng)化安全意識(shí)。數(shù)字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會(huì)損壞檔案，自然因素也會(huì)損壞其數(shù)據(jù)。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過(guò)程中，要具有安全意識(shí)，按照標(biāo)準(zhǔn)化工作制度進(jìn)行操作，避免檔案的損害和數(shù)據(jù)的篡改、復(fù)制等。其次，推行檔案保管雙套制。確保國(guó)有企業(yè)的數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案都有備份，各有兩套進(jìn)行存檔，而且紙質(zhì)檔案和電子檔案都要長(zhǎng)期保存。最后，推行數(shù)字檔案異地存儲(chǔ)方式。為了避免數(shù)字檔案在某個(gè)地方損壞后就徹底丟失的安全風(fēng)險(xiǎn)，國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理可以采取國(guó)家檔案館的做法，建立異地備份庫(kù)，對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態(tài)。

第6篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對(duì)人類的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)研究

1.1 促進(jìn)部門(mén)立卷制度的建立。對(duì)于部門(mén)立卷，其是一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題，對(duì)部門(mén)的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進(jìn)行立卷時(shí)僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門(mén)，加上檔案管理人員對(duì)檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問(wèn)題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對(duì)應(yīng)部門(mén)的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。

1.2 檔案管理工作不受時(shí)間和空間的限制。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時(shí)間進(jìn)行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說(shuō)南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其不在受到時(shí)間和空間等的限制，工作人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場(chǎng)地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對(duì)于企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過(guò)電子文件的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過(guò)對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過(guò)這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)只需要將本部門(mén)對(duì)應(yīng)的文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對(duì)其進(jìn)行整理和立卷等。

1.3 增強(qiáng)了檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢時(shí)，僅僅能夠?qū)蝹€(gè)文件進(jìn)行查找。這種方法嚴(yán)重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過(guò)立卷將所有的檔案放置在一個(gè)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，然后通過(guò)檢索功能找到對(duì)應(yīng)某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來(lái)龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。

2 檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)分析

2.1 利用不充分。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，僅僅將其作為一種存儲(chǔ)工具，并沒(méi)有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在工作的過(guò)程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點(diǎn)放在管理上，而對(duì)于檔案的價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

2.2 檔案存儲(chǔ)存在著一定的安全問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個(gè)重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問(wèn)題后，其內(nèi)存儲(chǔ)的檔案信息往往也會(huì)受到較大的影響，嚴(yán)重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對(duì)檔案原始憑證進(jìn)行修改而不會(huì)留下痕跡，因此，管理人員在進(jìn)行管理時(shí)無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。

2.3 檔案存儲(chǔ)載體的限制性。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會(huì)將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個(gè)固定的硬盤(pán)中，而原件的重要性則很少有人能夠認(rèn)識(shí)到。當(dāng)硬件存儲(chǔ)設(shè)備中的內(nèi)容過(guò)多時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲(chǔ)的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲(chǔ)位置或者對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。

3 檔案數(shù)字化管理的措施研究

3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。對(duì)于檔案電子化建設(shè)，其是一項(xiàng)非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時(shí)還需要開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的建設(shè)時(shí)往往需要多個(gè)部門(mén)聯(lián)合行動(dòng)，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對(duì)應(yīng)的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。

3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對(duì)于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴(yán)格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，對(duì)于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁(yè)數(shù)的強(qiáng)制性打印等，通過(guò)這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行二次查詢，直到其不存在問(wèn)題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。

4 總結(jié)

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對(duì)于這些企業(yè)，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲(chǔ)的安全性不高，人們開(kāi)始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問(wèn)題，需要有關(guān)人員加強(qiáng)研究。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊艷.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與弊端[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，09：48-49.

第7篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理數(shù)字化；問(wèn)題；標(biāo)準(zhǔn)；必要性

檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過(guò)各種渠道來(lái)將檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來(lái)進(jìn)行保存，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷來(lái)進(jìn)行傳遞和應(yīng)用，建立一個(gè)龐大的檔案信息庫(kù)，提高檔案的利用率，達(dá)到資源共享的目的。現(xiàn)階段，我國(guó)的信息化程度比較高，電子商務(wù)等新型的商務(wù)模式相應(yīng)出現(xiàn)，這是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時(shí)代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動(dòng)，在不斷的深化當(dāng)中。

1、數(shù)字化檔案概述

自二十一世紀(jì)以來(lái)，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來(lái)越快，高科技時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。檔案數(shù)字化是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當(dāng)中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時(shí)候就以文檔的形式進(jìn)行板寸。檔案數(shù)字化需要對(duì)其規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理和應(yīng)用；檔案數(shù)字化需要以實(shí)際為立足點(diǎn)，通過(guò)組織來(lái)確保工作的正常開(kāi)展，抓好文件的質(zhì)量問(wèn)題；檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進(jìn)行完善化；檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)工作是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)。

目前的信息化程度越來(lái)越高，如何快速的對(duì)信息服務(wù)進(jìn)行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標(biāo)能夠快速實(shí)現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門(mén)所需要去思考的問(wèn)題。檔案信息過(guò)去是以紙質(zhì)的形式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，使用和查閱都非常的不便，浪費(fèi)人力和無(wú)力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來(lái)實(shí)現(xiàn)更加高效的應(yīng)用，滿足社會(huì)快速發(fā)展的需求。

2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

我國(guó)的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級(jí)階段。因此，存在很多問(wèn)題：第一，沒(méi)有有效的領(lǐng)導(dǎo)?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認(rèn)可，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個(gè)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，來(lái)以科學(xué)和規(guī)范的檔案管理制度和模式來(lái)對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理；第二，沒(méi)有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒(méi)有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導(dǎo)致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時(shí)代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導(dǎo)致信息的丟失，對(duì)于信息的應(yīng)用是非常大的損失。

3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則

數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案資料儲(chǔ)備在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行檔案資料的分類和管理。只有通過(guò)對(duì)這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對(duì)數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則的內(nèi)容需要進(jìn)行全面掌握，主要從以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范：第一、需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷提高，對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，同時(shí)，不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。

4、數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開(kāi)始對(duì)檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過(guò)計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無(wú)阻。第二、計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來(lái)了很大的幫助，很多的資料通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換。同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過(guò)計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲(chǔ)備起來(lái)，促進(jìn)工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平?？傊瑪?shù)字化檔案管理的技術(shù)對(duì)于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。

5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析

數(shù)字化檔案管理在各個(gè)方面都有很多需要注意的問(wèn)題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲(chǔ)備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個(gè)方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練有助于不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務(wù)的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合才能夠配合管理效率的提高，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。

6、總結(jié)分析

由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)于這個(gè)轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個(gè)方面進(jìn)行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應(yīng)該知道，由于應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢(shì)，因此需要在各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行推廣。

參考文獻(xiàn)

[1]李淑萍.關(guān)于數(shù)字化檔案管理的對(duì)策探討[J].中州大學(xué)學(xué)報(bào)，2009（4）.

第8篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理

（一）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。總之，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。

1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無(wú)法生存、傳遞、識(shí)別。

2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。

二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及要求

（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢(shì)包括以下幾個(gè)方面：

1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開(kāi)放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)。

（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求

檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使有效意義的動(dòng)態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：

1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)對(duì)檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對(duì)檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對(duì)具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無(wú)論對(duì)檔案的來(lái)源，還是對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過(guò)程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。

（一）予以科學(xué)規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門(mén)的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。

（二）進(jìn)行成本核算

目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績(jī)效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無(wú)法使用，造成不必要的浪費(fèi)。

（三）建立雙套制管理機(jī)制

由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過(guò)程中有很多問(wèn)題待解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質(zhì)

第9篇：檔案數(shù)字化的重要性范文

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

事業(yè)單位檔案是對(duì)于事業(yè)單位組織工作的構(gòu)建和發(fā)展，對(duì)人員調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開(kāi)檔案管理，所以需要根據(jù)不同時(shí)期單位發(fā)展的需求，合理制定檔案管理策略，將數(shù)字化管理歸納入單位工作的重點(diǎn)。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展打下了提供第一手資料的堅(jiān)定基礎(chǔ)。把檔案數(shù)字化，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、壓縮技術(shù)和掃描技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像保存為歸檔檔案，通過(guò)數(shù)字化處理之后，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)大大提高檢索的速度，更節(jié)省了檔案存儲(chǔ)空間。所以事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問(wèn)題，使工作得到順利完善的開(kāi)展。

一、數(shù)字化檔案管理分析

（一）數(shù)字化檔案管理的意義

所謂數(shù)字化檔案管理，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是將傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。圖像、視頻等也可以轉(zhuǎn)變?yōu)?和0組成的數(shù)碼序列，統(tǒng)一刻錄到存儲(chǔ)磁盤(pán)當(dāng)中。數(shù)字化管理模式，在檔案管理事業(yè)中起到了很重要的作用，是我國(guó)檔案事業(yè)一個(gè)跳躍性成就。

（二）數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1）缺乏現(xiàn)代化管理工具，檔案的數(shù)字化管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持。現(xiàn)階段雖然很多的事業(yè)單位都建立了數(shù)字化管理模式，也逐漸認(rèn)識(shí)到了數(shù)字化管理的重要性，但是管理中缺乏規(guī)范化，很多事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件十分缺乏，導(dǎo)致檔案工作數(shù)字化無(wú)法全面開(kāi)展。雖然有了數(shù)字化管理理念，但是沒(méi)有硬件設(shè)施的配合，提高工作效率的作用將發(fā)揮不出來(lái)。2）檔案檢索效率低，數(shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)檢索是關(guān)鍵，代替了以往的人工手動(dòng)檢索方式，大大縮減了查找時(shí)間，提升了工作效率，不過(guò)目前的事業(yè)單位在檔案檢索方面技術(shù)不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，降低了工作質(zhì)量。3）數(shù)字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書(shū)檔案、基建檔案和人事檔案三個(gè)部分。傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)出來(lái)了，查閱更加方便，查找時(shí)間縮短，有效提高了經(jīng)濟(jì)效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡(jiǎn)單，用戶在計(jì)算機(jī)上就能準(zhǔn)確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。

二、檔案數(shù)字化管理的策略討論

（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理是通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動(dòng)，所以需要在工作中建立有效的數(shù)字化工作管理系統(tǒng)，事業(yè)單位可結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)制定，其中包含有設(shè)備的型號(hào)選擇、檔案整理、檔案系統(tǒng)管理、軟件開(kāi)發(fā)、光盤(pán)備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統(tǒng)的建立屬于數(shù)字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內(nèi)部建立一個(gè)特殊域名的網(wǎng)站，將所有的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理工作責(zé)任的合理分配

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的錄入過(guò)程是比較復(fù)雜的，由于事業(yè)單位的各項(xiàng)事務(wù)在不斷的進(jìn)行，檔案資料內(nèi)容也越來(lái)越多，分類需要非常的詳細(xì)。以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要專門(mén)的工作人員來(lái)收取歸檔并且保存管理，造成很大的負(fù)擔(dān)。因?yàn)楹侠淼囊?guī)劃?rùn)n案管理工作十分重要，需要在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，任何的工作人物和工作問(wèn)題都要得到有效的解決，工作問(wèn)題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門(mén)規(guī)劃幾名工作人員共同參與規(guī)劃工作，保證上交檔案格式的整齊規(guī)范。

（三）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作除了對(duì)于現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財(cái)務(wù)檔案、員工檔案等分門(mén)別類的信息輸入工作之外，還需要根據(jù)單位工作的實(shí)際需要，把檔案的提交格式和時(shí)間等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，便于工作人員統(tǒng)一錄入管理。對(duì)于檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度設(shè)定，就是針對(duì)檔案來(lái)源、類型以及存檔位置制定統(tǒng)一的檔案資料范本，要求各部門(mén)按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。

（四）保證檔案的安全管理

數(shù)字檔案不同于以往的傳統(tǒng)文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，選擇合適的設(shè)備進(jìn)行檔案保存和備份，根據(jù)檔案的重要程度來(lái)選擇不同的保護(hù)級(jí)別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統(tǒng)的工作能力，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)字化檔案管理的重中之重。

三、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)是現(xiàn)在社會(huì)中主流的工作技術(shù)種類之一，在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質(zhì)量和效率得到有效提高，數(shù)字化管理模式已經(jīng)成為了檔案管理的主要趨勢(shì)，事業(yè)單位在工作中必須重視這一現(xiàn)實(shí)，在工作中積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，全方位推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術(shù)中心

參考文獻(xiàn):

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