對檔案管理的建議精選(九篇)

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第1篇：對檔案管理的建議范文

主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。

2、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、提高檔案管理基礎工作的建議

1、 結(jié)合實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

2、 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

4、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

1、分門別類

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

2、分級次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分清輕重緩急

第2篇：對檔案管理的建議范文

關鍵詞：檔案管理工作；問題；對策；創(chuàng)新

檔案管理工作的完善和創(chuàng)新需要不斷進行管理理念和服務方式的創(chuàng)新，促進檔案管理制度建設，促進檔案管理工作的發(fā)展與時代特色相結(jié)合，從整體上促進檔案管理工作的有效價值的發(fā)揮，促進科學發(fā)展觀的合理建設。

1 當前檔案管理中存在的問題

近年來我國檔案管理工作得到快速的發(fā)展，從總體情況來看，檔案工作的發(fā)展需要不斷進行完善和創(chuàng)新。當前我國檔案管理工作不免存在一些問題，有待我們進行積極解決。

檔案管理工作是各項工作開展的可靠的基礎，對于各項工作的開展起著重要的推動作用，因而加強檔案管理工作的有效性，對于單位的經(jīng)濟效益和社會效益的提升具有重要意義。在檔案管理工作中，部分管理人員的管理意識存在不足，并不能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的充分合理利用，導致檔案信息資源的實際價值未得到有效的發(fā)揮，一定程度上局限了檔案資源的開發(fā)和利用。當前我國部分單位檔案管理的制度不夠健全和不夠規(guī)范對檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。尤其是檔案的檔號和案卷標題不符合相關標準，不利于相關人員對檔案進行查找和利用。部分案卷缺少有效的卷內(nèi)目錄，并且存在嚴重的組卷混亂現(xiàn)象，對檔案的收集和借閱產(chǎn)生嚴重的阻礙。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但是在制度的執(zhí)行上缺乏力度，從而嚴重影響了檔案管理工作的規(guī)范有序的進行，對于實際的檔案借閱、保管等管理工作產(chǎn)生一定影響，不利于檔案的實際使用價值的有效發(fā)揮。

部分單位檔案管理上缺乏科學合理的檢索方式，導致相關人員進行檔案資料檢索時極為不便。當前傳統(tǒng)的手工檢索方式仍然存在，盡管該檢索方式不但進行形式的創(chuàng)新，但對于檢索服務效率的提高仍然存在一定不足，對于檔案管理工作的完善和發(fā)展產(chǎn)生一定的局限性。部分檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力有待提升，工作中的責任心和服務意識存在明顯不足，檔案管理隊伍的整體理論水平缺乏一致性，這些都在一定程度上對檔案管理工作產(chǎn)生嚴重影響，難易滿足時代進步對檔案管理工作所提出的要求。計算機科技及網(wǎng)絡技術的發(fā)展，促進了檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。但部分檔案管理工作缺乏與科學技術的有機結(jié)合，檔案信息的收集和檢索等仍然采用人工操作進行，對于檔案的收集、利用產(chǎn)生嚴重影響，不利于檔案資源實現(xiàn)合理的共享。并且存在部分檔案室的格局不符合國家相關標準，檔案保管的條件簡陋，并且其中的各項防潮防火設施等不符合檔案管理的實際要求，硬件投入不夠，且缺乏足夠的檔案管理經(jīng)費。

2 提高檔案管理效率的對策

在當前社會經(jīng)濟發(fā)展和科技進步的大環(huán)境下，若想要切實提高檔案管理的效率，就應黨不斷進行檔案管理思想意識和管理方式上的創(chuàng)新，促進檔案管理工作服務理念的提高，深入落實國家相關法律政策，結(jié)合時代特色進行科學的檔案管理工作，促進檔案資源的利用和開發(fā)。就當前我國檔案管理工作實際情況來看，應當從整體上促進檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理的有效性。

2.1 提高檔案管理的認識

要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。

2.2 規(guī)范檔案管理機制，強化工作責任

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。

2.3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

2.4 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)及充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。

3 對檔案管理工作創(chuàng)新的認識

3.1 創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

3.2 創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會功能的改善和提高，與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時，重點把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協(xié)調(diào)的緊密關系。

4 實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

要想促進檔案管理工作的創(chuàng)新，就需要相關檔案管理人員在實際工作中，不但進行思想觀念上的創(chuàng)新，通過新的管理方式和服務方式的發(fā)展，從整體上促進檔案管理工作發(fā)展到新的高度。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，使用一個國家發(fā)展的動力，也是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路。檔案管理工作的創(chuàng)新，應當積極樹立現(xiàn)代化的管理意識，充分結(jié)合時代特色，實現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化，進而從整體上促進檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。在管理方式上，應當不斷充實檔案館的實際館藏內(nèi)容，提高館藏的質(zhì)量，不斷對檔案資源進行優(yōu)化和組織，促使檔案資源逐漸系統(tǒng)化和規(guī)范化，以使其更好的為用戶服務，促使檔案管理工作的價值得到充分的發(fā)揮。在服務方式的創(chuàng)新上，應當不斷提高檔案服務的主動性和及時性，在工作中，充分考慮用戶的實際需求，促進檔案資源得到合理的利用和開發(fā)。

結(jié)束語

從宏觀層面來看，檔案管理工作的有效性和創(chuàng)新性對于檔案資源的開發(fā)和利用具有重要意義，因而加強檔案管理工作的分析和研究是當前社會發(fā)展形勢下檔案管理工作面臨的一項重要任務，加強檔案管理工作的創(chuàng)新滿足時展的需求，是檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢。

參考文獻

[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京：南京大學出版社，22.

[2]許曉明丁修茂.檔案工作文集[M].北京：中國文聯(lián)出版社，24.

第3篇：對檔案管理的建議范文

關鍵詞：文秘工作；行政管理部門；問題；措施

一、前言

行政事業(yè)單位檔案管理需要有條理的文秘工作，確保每項程序能夠協(xié)調(diào)進行。 檔案管理工作是領導服務的一項基礎性工作，也是辦公室的一項經(jīng)常性工作，在日常工作的進行過程當中，須要工作參與者能夠珍惜工作的時間，努力的提升自身的工作能力，通過不斷的學習，豐富自己，全面的提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

二、行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)技術欠缺

在我國的行政事業(yè)單位，大多數(shù)的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，這就導致檔案管理人員的專業(yè)技術欠缺，影響檔案管理工作的正常運行。還有就是由于頻繁的人員調(diào)動，或者是有些行政單位并沒有設立專門的檔案管理科室，而是由其他科室的人員從事該項工作，這就往往由于工作經(jīng)驗不足，或者精力不集中造成檔案管理工作的不完善。

（二）檔案管理人員的調(diào)動頻繁

在一些行政事業(yè)單位，本來具備著專業(yè)的檔案管理人員，但是這些單位往往受到崗位輪換制度的限制，從而出現(xiàn)頻繁的人事調(diào)動，這就會導致檔案管理工作不能夠持續(xù)有效的實施，還有就是頻繁的人事調(diào)動會導致檔案管理人員在交接工作之后的交接不及時或者不充分，從而會使的一些檔案出現(xiàn)“死檔”，由此會帶來重大的損失。

（三）對于檔案管理的流程不規(guī)范

對于行政事業(yè)單位的檔案管理工作應當是一個嚴密并且規(guī)范的過程，但是一些行政事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不夠，因此會到成功做的過程當中出現(xiàn)疏漏，在檔案管理工作當中，一個細微的疏漏往往會造成非常嚴重的后果，造成的損失非常的巨大，然而，一些檔案管理人員的隨往往會導致行政事業(yè)單位檔案管理工作流程十分隨意，在影響工作效率的同時埋下嚴重的隱患。

三、做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的措施

（一）從行政事業(yè)單位的檔案管理人員的角度

1.工作人員意識到自身工作的重要性

一名行政事業(yè)單位的檔案管理人員，應當對行政事業(yè)單位的檔案管理工作進行深入的了解，只有對行政事業(yè)單位的檔案管理工作進行深入的了解，才能夠充分的指導行政事業(yè)單位的檔案管理人員今后的工作。

檔案管理工作本身的重要性不言而喻，但是如何才能確保每一位檔案管理人員能夠深入的認識到這一重要性呢？這就需要從高校開始就注重對于檔案管理人員的責任心的培養(yǎng)，并且在其投入工作之后檔案管理單位能夠時常的激勵工作人員，只有這樣才能夠使其從始至終具備著高度的責任意思。

2.行政事業(yè)單位的檔案管理人員具備憂患意識

當今的社會競爭日益激烈，一名合格的行政事業(yè)單位的檔案管理工作人員不能夠滿足于現(xiàn)狀，應當時刻具備的憂患意識，總應該感覺到自己的學識，經(jīng)驗和能力遠遠沒有達到最佳狀態(tài)，時時刻刻不能掉以輕心，不是以不斷的提升自身的價值作為標準，時時刻刻的學習。向身邊的同事學習，向手中的課本學習，向自身的領導學習，通過不斷的學習，不斷的積累，以正確的態(tài)度應對各項工作，熱愛自己的工作，愿意為自身的工作發(fā)揮出最大的光和熱。

（二）從行政事業(yè)單位的角度出發(fā)

1.完善檔案管理制度

完善的管理制度是確保一項工作能夠順利完成的前提，對于行政事業(yè)單位的檔案管理工作也同樣是如此。在行政事業(yè)檔案管理工作當中，完善的規(guī)章制度能夠保證工作的合理性和科學性兩項基本要求，同時管理制度應當結(jié)合該行政事業(yè)單位的實際情況和工作性質(zhì)。其次，規(guī)章制度的確定應當滿足可操作性這一原則。規(guī)章制度的最終要求是促進檔案管理工作的進一步完善，規(guī)章制度確立應當凌駕于人情之上，利用嚴格的規(guī)章制度約束管理工作人員，樹立制度面前人人平等的原則。制定嚴格的獎懲制度，做到有功必獎，有過必究，賞罰分明。

2.從根本上提升檔案管理的工作水平

提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的工作水平前提就是應當設立專門的檔案管理部門，并且在該部門設立一整套完善的管理機制，以便能夠?qū)n案管理工作進行專門的領導和監(jiān)督。

提升檔案管理水平的有效途徑是提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平，因此在選拔檔案管理工作人員的過程當中，應當對其專業(yè)進行嚴格的審查把關。其次，還應當結(jié)合本行政事業(yè)單位的具體實際情況，做好定期的考核工作，確保檔案管理工作人員的專業(yè)知識技能能夠滿足本行政事業(yè)單位檔案管理工作的要求。

3.提升檔案管理的信息化水平

當今的社會是信息化的社會，所以在檔案管理的進程中，應當有效地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，這不僅是順應時代的必然要求，同時也是從根本上提升檔案管理工作的比如之路。

四、結(jié)語

第4篇：對檔案管理的建議范文

【關鍵詞】檔案管理;隊伍;素質(zhì)

檔案管理工作是一項政治性很強的工作，保管著黨和國家的重要機密，同時又是一項涉及多學科、多專業(yè)的工作。檔案管理人員作為檔案工作的重要管理者，直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。當今檔案管理工作越來越凸顯出它知識性、服務性的功能。原有的檔案管理“單一保管模式”已經(jīng)與新時期檔案管理要求的矛盾日益彰顯。這就對檔案人員的綜合素質(zhì)提出了越來越高的要求：做好檔案管理工作，必須擁有一批具備專業(yè)的檔案管理知識和較高的政治素質(zhì)的專業(yè)人才。迅速提高檔案管理隊伍的素質(zhì)，適應檔案管理工作的新形式，已經(jīng)成為當前亟待解決的問題。本文針對檔案管理隊伍現(xiàn)狀，提出提高檔案管理隊伍的主要措施。

1．檔案管理人員的現(xiàn)狀與問題

我國檔案管理專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面差異甚遠，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。這主要表現(xiàn)在：部分人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平遠遠跟不上時代的發(fā)展；有些檔案工作者責任意識淡薄，奉獻意識與敬業(yè)精神不強，不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，缺乏知識更新的主動性與自覺性；有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作沒有足夠重視，也未能認識到提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性，忽視了檔案管理人員的學習與培訓。

2.針對以上問題，文章提出四點解決途徑。

2.1決策層高度重視是關鍵

“火車跑的快，全靠車頭帶”，這句話形象說明了領導在工作中至關重要的作用，也說明一個單位的工作，必須有領導的重視，才能順利開展。領導對檔案管理工作的認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案管理工作的發(fā)展速度。因此，決策層應高度重視檔案管理工作，擯棄檔案管理就是收收、整整、訂訂就完事的膚淺工作態(tài)度。

2.2嚴格檔案管理人員任用制度

檔案管理工作是一門政治性、專業(yè)性極強的工作。因此，檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，強烈的事業(yè)心，高度的責任感，具有較高的政治鑒別力，必須堅持貫徹黨和國家有關檔案工作的方針、政策，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力，能夠適應新時期發(fā)展的需要，這是作為檔案人員應具備的首要素質(zhì)。同時要大膽啟用人才。要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術特長的年輕管理人員，對他們身上存在的不足應加以正確引導教育，發(fā)揮他們的聰明才智。最后要穩(wěn)定檔案管理隊伍。檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎業(yè)務和規(guī)章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習和積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案管理人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案管理人員的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們無后顧之憂努力工作。

2.3大力提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一門管理科學。檔案工作者要積極不斷地學習相關領域的專業(yè)知識，開拓思路，掌握檔案管理工作的基本技能，提高自身的水平。面對目前檔案部門知識老化，新技術知識貧乏的狀況，提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)是目前和今后一段時間內(nèi)一項重要的工作任務。

一是要增強責任感，提高管理水平。檔案管理是一項專業(yè)性極強的工作，檔案管理人員既要有高度的責任感，良好的職業(yè)道德，仔細認真的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理基本技能，檔案管理者只有具備豐富的專業(yè)知識，才能適應檔案管理工作最新發(fā)展的動態(tài)。

二是要提高外語水平。外語是當前檔案專業(yè)技術人員在評聘和晉升檔案專業(yè)技術職務時的一大考試“難關”，大多數(shù)檔案管理人員的外語水平尚未達到初級等級證書水平，很難適應檔案工作需要。因此要努力提高他們學習外語的興趣，鼓勵他們克服學習中遇到的困難，樹立起為檔案事業(yè)而奮發(fā)向上的自信心。

三是提高應用現(xiàn)代化手段的管理能力。以前，檔案材料的起草、整理、歸檔都是以手工為主，而計算機的普及讓檔案管理工作變得簡單快捷。這種現(xiàn)代化的科技手段和先進的操作技術，迫切需要檔案管理者掌握和應用。檔案信息化運用了大量的新技術，如數(shù)字化技術、信息存儲技術、網(wǎng)絡通訊技術及多媒體技術等。檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握計算機相關知識，熟練地運用現(xiàn)代技術手段管理檔案，努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才，才能適應新形勢發(fā)展的需要。

2.4加強制度建設，建立良性運行機制

檔案工作是國家一項專門事業(yè)，做好檔案管理工作意義深遠，為此，制定出一套行之有效的檔案管理工作制度，加強對檔案管理人員的政治思想教育、職業(yè)道德教育十分必要。

首先要建立和健全管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。其次要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。

第5篇：對檔案管理的建議范文

【關鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化

【Abstract】Science is the key for hospital development good effect. In recent years, information management have been widely used in various fields. Hospital archives management as an important component of hospital management system, implementation of information management in the direction of development is the inevitable requirement, is the inevitable choice to improve the archives social service ability.

【Key words】 Hospital Archives; management; informatization

引言

1醫(yī)院檔案信息化建設的基本現(xiàn)狀

1.1醫(yī)院檔案信息化管理模式落后。在我國由于歷史和現(xiàn)實的種種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉半封閉的管理模式，管理意識、設備和技術方法比較落后，基本處于經(jīng)驗管理和手工操作狀況，這樣不僅浪費時間和人力，而且工作效率非常低下，不利于檔案信息的整理、編研，利用。

1.2醫(yī)院信息化檔案管理人員素質(zhì)低。目前，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的人員，都沒有經(jīng)過專業(yè)化的檔案管理培訓，對信息化的檔案管理不甚了解，導致其檔案管理的信息化素質(zhì)參差不齊，日常管理工作都處于被動狀態(tài)，直接影響了醫(yī)院信息化檔案管理的科學和規(guī)范。

1.3醫(yī)院檔案管理信息化建設的制度不健全。部分醫(yī)院在進行檔案管理信息化建設時，缺乏科學統(tǒng)一的檔案管理制度，由于管理制度的不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理于檔案管理嚴重脫節(jié)，醫(yī)院信息資源缺乏，失去了檔案資料本身所具有的使用價值。

2醫(yī)院檔案信息化建設的必要性

2.1可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的多種極限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，科學管理為醫(yī)院提供高效優(yōu)質(zhì)的服務。

2.2提升檔案管理水平的需要。從總體上來看，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高，有些單位還比較落后，這就需要不斷更新管理意識，改革管理方法，應用先進的設備與技術，提高工作效率，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3醫(yī)院檔案信息化建設能夠輔助立卷、編研，解放勞動力。通過信息化管理實現(xiàn)快速立卷、快速查詢，提高利用水平，同時通過檔案信息化建設，為醫(yī)院的編研工作提供快速、有效的信息支持。

2.4醫(yī)院檔案管理信息化建設可以將檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現(xiàn)數(shù)字化，標準化，系統(tǒng)化，網(wǎng)絡化，以滿足各方面對檔案信息的要求。檔案作為一種信息資源，可以為醫(yī)療，科研，管理，基建等提供重要依據(jù)。檔案作為一種原始憑證，可以還原歷史，為醫(yī)院事業(yè)單位規(guī)避風險。隨著信息化進程的加快，信息資源對醫(yī)院未來的發(fā)展和管理層的決策具有重要的考證價值。

3醫(yī)院檔案信息化建設的核心要素

醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息資源作為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否對其加于充分利用將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展，因此，要做好醫(yī)院檔案信息化建設，提升醫(yī)院檔案管理水平，就要從”檔案制度建設”、”檔案信息的安全與保密”以及”提供檔案利用”三個方面入手，全方面提升醫(yī)院檔案的管理水平與服務質(zhì)量，為醫(yī)院的發(fā)展提供最可靠、最全面的信息。

3.1制度建設是醫(yī)院檔案信息化建設的保障。檔案工作各項制度是醫(yī)院檔案信息化建設的指南，為檔案信息化指明了正確的建設方向，并通過規(guī)章制度來固化醫(yī)院管理的行為模式，從而保障醫(yī)院檔案信息化建設過程中各項工作的順利開展。制定一套完善、系統(tǒng)、全面的檔案管理的制度，不僅能為醫(yī)院檔案信息化指明發(fā)展的目標，而且還能達到其所設定的目標。

3.2安全與保密是醫(yī)院檔案信息化建設可持續(xù)發(fā)展的保證。檔案信息化建設是一項耗資巨大，復雜的系統(tǒng)工程。檔案信息化建設的技術性強，加強醫(yī)院檔案管理人員的信息化素質(zhì)培養(yǎng)，以滿足檔案信息化建設的需要。加強安全管理，一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保障制度，強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴密的流程化處理機制，引入科學使用的網(wǎng)絡安全應對策略，加強監(jiān)控，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

3.3提供檔案利用是醫(yī)院檔案信息化建設的最終目標。檔案工作的最終目的視為現(xiàn)在或?qū)硖峁├?，是檔案工作在發(fā)展和醫(yī)院建設中“有為”“有位”。所以，醫(yī)院檔案的利用工作是檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié)，在整個檔案工作中占有極為重要的地位。醫(yī)院檔案利用工作開展的好壞，是衡量檔案信息化建設成敗與否的標準，只有從利用的角度來審視檔案信息化建設中的問題，才能從根本上解決其問題，從而推動醫(yī)院檔案信息化建設的健康發(fā)展。利用工作是檔案工作服務性的最終體現(xiàn)，檔案工作的服務質(zhì)量最終體現(xiàn)在提供檔案信息的利用上。

結(jié)語

第6篇：對檔案管理的建議范文

【關鍵詞】  檔案管理  對策  創(chuàng)新  可持續(xù)

        一、當前檔案管理中存在的問題 

        目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下

        （一）管理意識不強，檔案利用率低 

        檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。 

        (二）檔案管理制度不健全 

        檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。 

        （三）檔案檢索效率不高。

        檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。

        （四）檔案硬件投入及經(jīng)費不足 

        近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。 

        （五）檔案專業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)不高 

        目前檔案管理專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。

        二、提高檔案管理效率的對策 

        改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要解決的問題主要有： 

        （一）提高檔案管理的認識 

        要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。

        （二）規(guī)范檔案管理機制,強化工作責任 

        建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。

        （三）實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化 

        檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、cad/cam系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

        (四)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)及充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性

        提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。

        三、對檔案管理工作創(chuàng)新的認識 

         (一)創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。 

        （二）創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,意味著其社會功能的改善和提高，與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時，重點把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協(xié)調(diào)的緊密關系。

 

        四、實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑 

        （一）思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

        （二）管理方式的創(chuàng)新。檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械金^藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

        （三）服務方式的創(chuàng)新。隨著高新技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國際接軌。 

參 考 文 獻 

[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[m].南京大學出版社,2002. 

[2]許曉明 丁修茂.檔案工作文集[m].中國文聯(lián)出版社,2004. 

[3]張尚瀛.檔案工作理論與實踐[m].華藝出版社,2006.

第7篇：對檔案管理的建議范文

關鍵詞：檔案管理工作 創(chuàng)新 建議

隨著社會的發(fā)展，人類已經(jīng)進入信息時代，有力的推動著社會變革的發(fā)展進程。在此背景下，對檔案管理信息化有著較高的要求，因而相關工作人員必須在工作實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新，以尋求新的發(fā)展路徑，提高檔案管理工作效率。在信息時代下，相關部門對檔案管理的要求逐漸增多，以達到推動檔案管理信息化建設進程的目的?；诖耍髡哒J為，有必要針對檔案管理工作創(chuàng)新的問題而提出合理的創(chuàng)新建議，保證檔案管理工作有效開展。

一、信息時代下檔案管理工作的要求

在信息時代背景下，要求檔案管理工作開展中，將現(xiàn)代信息技術有效應用于其中，并設立專門的檔案管理機構(gòu)，對管理工作進行必要的組織和規(guī)劃，以提供優(yōu)質(zhì)的信息服務。因此，檔案管理信息化建設是必然趨勢。在檔案管理信息化建設中，能夠?qū)n案信息資源進行合理的開發(fā)和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社會各部門對時下檔案管理工作有更多的要求，主要表現(xiàn)在：

首先，要加快檔案管理信息化建設，必須加強基礎設施建設，為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供有力保障。基于此，有必要創(chuàng)建統(tǒng)一的平臺，以推進基礎設施建設。其次，加強檔案信息資源建設，保證管理信息庫、數(shù)字檔案館、公共檔案信息資源庫建設工作的全面開展。再次，各單位部門根據(jù)自身發(fā)展實際情況，制定明確的標準規(guī)劃，確保單位能夠有效開展檔案管理信息化建設工作。第四，應用系統(tǒng)是檔案信息化建設的關鍵技術，因而在檔案管理信息化中，應合理選擇應用型軟件系統(tǒng)。最后，加快人才隊伍建設，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，為檔案信息化管理提供有力支持。

二、信息r代下檔案管理工作的創(chuàng)新建議

在信息時代條件下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，因而對管理水平有著更高的要求。然而，檔案管理工作開展中，受諸多復雜因素的影響，致使檔案管理工作水平相對較低，難以滿足信息時展的要求。因此，作者認為，相關人員有必要針對檔案管理工作的創(chuàng)新而提出合理的建議，以加快檔案信息化管理的建設進程。

（一）創(chuàng)新檔案管理體制

創(chuàng)新檔案管理體制是信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容。新時期，通過對信息技術的有效應用，能夠?qū)n案管理上升至新的高度，并實現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理。但是，根據(jù)檔案管理實踐可知，國內(nèi)檔案信息管理體制仍然存在著許多不足之處，難以發(fā)揮強化檔案管理的積極作用。近年來，國內(nèi)各部門雖然對檔案管理工作重要性的認識不斷增強，但在信息系統(tǒng)建設方面仍然具有分散性，且不能選擇優(yōu)質(zhì)的軟硬件設施，在一定程度上阻礙檔案管理工作的進程。因此，創(chuàng)新檔案管理體制是必要的。首先，針對檔案信息系統(tǒng)建設做明確的、統(tǒng)一的標準，以達到規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設的目的。其次，加大檔案信息集中管理力度，在應用現(xiàn)代信息技術的基礎上，對檔案信息實現(xiàn)自動化管理。

（二）提高檔案信息共享度

就國內(nèi)檔案信息管理工作現(xiàn)狀看，檔案信息資源的共享性較小，不能滿足檔案管理工作的實際需要。究其原因，主要表現(xiàn)在：一方面，國內(nèi)對檔案信息管理工作缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，因而在系統(tǒng)軟件使用中，存在著雜亂的問題；另一方面，系統(tǒng)硬件設施達不到相關標準要求，難以充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢。由此可見，相關人員應采取有效的解決策略。首先，針對檔案管理工作的內(nèi)容、范圍做明確的規(guī)范，以促進檔案管理工作的有序開展。其次，對檔案管理各項工作、各環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標準，確保各單位在開展檔案管理信息化建設工作時，能夠有效應用信息技術，完成系統(tǒng)工程建設的任務，提高檔案信息的共享性，以適應信息時代的實際需求。

（三）加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設進程

隨著社會的發(fā)展與進步，人類的檔案信息量逐漸加大，是造成國內(nèi)檔案信息化建設進程緩慢的重要原因。當前，我國檔案信息管理工作正處于從文件管理向信息化管理過渡的發(fā)展階段，而確保過渡順利的關鍵則是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，為檔案信息管理奠定良好的基礎條件。但是，數(shù)據(jù)庫建設并非一朝一夕能完成，是漫長的過程，要求建設者在實踐中對數(shù)據(jù)庫加以不斷完善和創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，實現(xiàn)科學管理的目標?；诖?，各單位在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設中，不僅要牢牢的將檔案管理工作和信息技術緊密結(jié)合，而且要確定數(shù)據(jù)庫構(gòu)建形式，如網(wǎng)絡開發(fā)式、分布式等，有利于提高檔案信息管理工作水平。

（四）提高人員素質(zhì)

信息時代下，要促進檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人員素質(zhì)是關鍵環(huán)節(jié)，有利于為檔案信息管理工作指明發(fā)展方向。首先，檔案管理人員必須具備較高的職業(yè)道德水平，如愛崗敬業(yè)、保持高度責任心、忠于職守等。在管理實踐中，管理者可以針對工作進行積極的思考，并及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，遵循一絲不茍的奉獻原則，促進檔案管理工作開展。其次，檔案管理人員應積極參與培訓學習活動，以提高自身的信息技術素養(yǎng)，掌握先進的理論知識和操作技能，為檔案信息化管理提供有利條件，更好為社會而服務。最后，提高管理者的創(chuàng)新思維能力，要求管理者能夠?qū)Ρ韭毠ぷ鬟M行獨立思考，并以積極飽滿的情緒投入到管理工作中，為檔案管理工作創(chuàng)新主動獻計獻策。

三、結(jié)語

在信息時代下，檔案管理工作越來越占據(jù)重要地位和發(fā)揮重要作用。然而，檔案管理工作十分復雜，對管理工作的要求越來越高。所以，相關部門人員應針對檔案管理工作進行創(chuàng)新，并提出有效的創(chuàng)新建議。首先，創(chuàng)新檔案管理體制；其次，提高檔案信息共享度；再次，加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的進程；最后，提高人員的綜合素質(zhì)。如此，有利于推動檔案管理的信息化建設進程。

參考文獻：

[1]葛金石.關于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2016，（15）.

[2]劉巖.對信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].祖國，2016，（21）.

第8篇：對檔案管理的建議范文

［關鍵詞］ 會計檔案；信息化；管理；標準化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002

［中圖分類號］ F231.4 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02

1 前 言

隨著會計信息化的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡技術應用領域的不斷拓寬，會計領域正醞釀著一場全新的變革。然而，會計檔案管理的落后的現(xiàn)狀已嚴重束縛了會計信息化的進一步發(fā)展，因而，對于該領域的研究和改進將會有效推動我國會計信息化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量，更好地為提高各級企事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟效益服務。

通過對我國企業(yè)信息化會計檔案管理現(xiàn)狀的考察，可以看到，信息化會計檔案保管存在缺乏必要的規(guī)范指導，檔案的可重復利用性、完整性、共享性不強等諸多問題。本文將針對上述問題展開，著重探討我國會計檔案管理標準化的實現(xiàn)方式，對我國規(guī)范信息化會計檔案管理提出一些有益的意見和建議。

2 研究述評

2.1 文獻述評

目前國內(nèi)對于信息化會計檔案管理的研究多停留在存儲介質(zhì)維護、人員培訓、制度規(guī)范和安全防范等直觀操作層面，仍然是手工會計檔案保管內(nèi)容在電算化階段的延伸。在文獻檢索中，關于會計檔案管理中涉及信息化方面的研究主要有：

李玲玲（2003）認為會計電算化下會計檔案管理新特點包括：信息載體，操作流程與維護，信息范圍以及對人員素質(zhì)要求的改變等方面，進一步提出應當從完善硬件設施建設、各項制度，提高會計部門人員素質(zhì)，優(yōu)化人員配置結(jié)構(gòu)等方面解決電算化下企業(yè)會計檔案管理的疏漏。

蔣長明（2005）結(jié)合ERP實施后會計賬務處理的變化，提出了集中式保管、分散式保管、集中與分散保管相結(jié)合3種保管方式，認為不論如何選擇，都要以會計檔案安全、完整為最終目標。

白玉（2009）認為當前電算化會計檔案管理制度仍不完善，缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才，因此應當致力于從完善硬件設施建設，完善電算化會計檔案管理各項制度以及提高會計人員的素質(zhì)等方面解決問題。

盧朝英（2009）結(jié)合目前在會計電算化檔案的管理中存在的問題，認為應當從強化認識，建立健全完善的會計電算化檔案管理制度；引進先進技術設備；提高人員素質(zhì)，完善配置結(jié)構(gòu)等方面加以解決。

可見，目前該領域的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對于會計檔案管理標準化的理論探討幾近空白，只是在形式上對會計信息保管由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子介質(zhì)及軟件操作方面的延伸。但是應當看到，隨著會計信息系統(tǒng)由核算型到管理型進而發(fā)展到?jīng)Q策型，單純的信息保管方式的電子化已無法滿足企業(yè)決策需求，我們應當將會計檔案的管理工作上升到能夠為企業(yè)管理決策提供及時、方便、準確、完整的信息支持的地位。面對我國目前信息化會計檔案管理有關規(guī)范標準的缺失，本文將從會計檔案管理標準化方面進行探討。

2.2 《信息技術、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》的出臺

2005年，審計署聯(lián)合財政部等單位編制的《信息技術、會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》（以下簡稱“國家標準”），已經(jīng)批準實施。此前，會計軟件的開發(fā)未從整個會計信息系統(tǒng)的角度來設計，而僅從單個功能實現(xiàn)的角度，這樣開發(fā)出的會計軟件不能構(gòu)成一個有機的會計信息系統(tǒng)。

國家標準的制定和實施，為會計數(shù)據(jù)標準化建設增添了實質(zhì)內(nèi)容，它的主要思想是：對于所有正在使用的會計軟件規(guī)定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)輸入、輸出格式，輸入、輸出的信息包括必不可少的會計信息，也可以是會計軟件包含的所有信息。規(guī)定了會計核算軟件的數(shù)據(jù)接口要求；提出了數(shù)據(jù)元素和輔助核算的概念，為標準使用者理解會計核算的數(shù)據(jù)概念奠定了基礎；規(guī)范了文本格式和XML格式的數(shù)據(jù)接口，為會計核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。標準將有利于企業(yè)會計信息系統(tǒng)甚至管理信息系統(tǒng)的建設，有利于集團公司、主管機關等上級部門對信息匯總、審查，方便了會計軟件的交叉升級和不同公司產(chǎn)品在同一環(huán)境內(nèi)集成工作，同時有利于管理型和決策型會計軟件市場的發(fā)展。

對于本文探討的會計檔案管理方面，國家標準將最終使企業(yè)真正實現(xiàn)會計檔案的電子化。

3 信息化會計檔案管理建議

針對我國信息化會計檔案管理存在的問題以及我國制定國家標準的實踐，本文從以下3個方面提出對于信息化會計檔案管理的建議。

3.1 傳統(tǒng)檔案電子化――標準數(shù)據(jù)接口

標準數(shù)據(jù)接口技術能使企業(yè)的會計檔案真正實現(xiàn)電子化。筆者認為，會計電算化的目標之一是實現(xiàn)會計信息的完全電子化，即對會計信息的收集、加工、傳送、保存與再現(xiàn)均采用電子方式實現(xiàn)，所保存的會計信息必須能在未來任何時候以同樣準確的方式被再利用，否則便不能作為真正意義上的電子化會計檔案。只要現(xiàn)在和未來的軟件都支持國家標準，且政府主管部門公布的標準數(shù)據(jù)接口規(guī)范能夠保證向下兼容，則利用國家標準轉(zhuǎn)出生成的數(shù)據(jù)文件便是真正意義上的電子化會計檔案。

標準數(shù)據(jù)接口技術可以實現(xiàn)對原始會計數(shù)據(jù)的標準化采集和儲存，并做到實時、準確、減少冗余。國家標準對記賬憑證的數(shù)據(jù)元素（數(shù)據(jù)項）進行了規(guī)范，可以結(jié)合電子商務和ERP系統(tǒng)，在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，以網(wǎng)絡實時數(shù)據(jù)采集方式，由各項業(yè)務的經(jīng)辦人員操作，根據(jù)財會軟件在計算機屏幕上的提示和引導，把原始會計數(shù)據(jù)導入臨時數(shù)據(jù)庫。臨時數(shù)據(jù)庫中的會計數(shù)據(jù)，由會計人員確認后，計算機程序自動進行分類整理和格式轉(zhuǎn)換，存入基于XML的數(shù)據(jù)倉庫。會計人員通過網(wǎng)絡進行實時控制管理，完成原始會計數(shù)據(jù)的標準化儲存工作，用實時更新的數(shù)據(jù)倉庫提供“原汁原味”的會計數(shù)據(jù)。

然而該技術無法將所有相關會計數(shù)據(jù)資料有效存儲及導出，如輔助核算項檔案描述的輔助核算信息，國家標準雖然使得從財務數(shù)據(jù)中獲取輔助核算信息成為現(xiàn)實，但是可以看到，在輔助核算里面，僅提供了“部門檔案”、“單位檔案”和“項目檔案”，從企業(yè)日常經(jīng)營決策需要來看，這是遠遠不夠的。因此，本文認為一方面應該放開輔助核算信息個數(shù)的限制，增加其自定義功能部分；另一方面，應當強制引入賬套管理，用于還原企業(yè)原始經(jīng)營狀態(tài)。

3.2 強制引入賬套管理

在電算化條件下，基于完整性的要求，會計檔案除保存各版本的備份原始數(shù)據(jù)外，還應保存對應版本的會計電算化軟件運行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數(shù)據(jù)庫相關信息等諸多資料。因此，保存會計數(shù)據(jù)的同時要保存其電子文件及其支持軟件，以及軟件的文檔、表達電子文件內(nèi)容的基本格式和有關元數(shù)據(jù)，以保證軟硬件平臺升級后會計信息的可讀性。

正如上文所說，對于輔助核算等重要的會計檔案信息，標準數(shù)據(jù)接口技術幾乎對其無能為力，單憑標準數(shù)據(jù)接口技術無法實現(xiàn)對于企業(yè)經(jīng)營全貌的還原，然而會計信息系統(tǒng)中諸如項目管理等輔助核算信息對于發(fā)展管理型和決策性的會計信息系統(tǒng)尤為重要。

我國當前仍處于會計信息系統(tǒng)發(fā)展的初期，此時的會計信息系統(tǒng)一般只注重賬務處理模塊，賬務處理只是對手工處理方式的簡單模擬，企業(yè)整體的信息化應用程度不高，往往只關注賬套數(shù)據(jù)的安全。在檔案保管標準的制定中，直接備份賬套是最直接有效的容災策略，強制引入賬套管理利于彌補單純強調(diào)標準化數(shù)據(jù)接口部分而導致的會計信息的不完整性。同時，還應注意會計信息化檔案與對應的財務軟件版本的一致性、本單位所使用財務軟件環(huán)境設置文件的名稱及相應的存儲路徑。

3.3 提交常用報表的格式――XBRL

XBRL（extensible Business Reporting Language，可擴展商業(yè)報告語言）是一個開放的、獨立的國際標準，它的運用使得需要傳遞信息的各方按照這種語言的要求對信息進行分類，在此基礎上加上標簽就可以相互傳遞相應的信息，從而使得公司內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行收集、轉(zhuǎn)換和處理。

目前，我國會計文件和相關法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。如果采用XBRL技術，則這些資料只需利用一般的Web瀏覽器即可解讀，甚至可以直接閱讀。而且由于XBRL的文件是以ASCII碼的方式來保存，簡單的文字處理軟件就可以對其進行讀取或修改。XBRL文檔所具有的可讀性與易維護性，非常適用于必須長期保存的文獻資料。此外，若采用標準的標記來描述這些文件內(nèi)容，則非常適合對網(wǎng)上信息的自動搜尋，提高文件使用效率。通過XBRL技術，財務報告的編制工作采取從數(shù)據(jù)庫中自動導出的方式，直接在網(wǎng)上進行交換，對各類報表用戶，能做到“一次輸入，各處通用”，兼容性和擴展性強，解決了傳統(tǒng)掃描的報表信息針對性差等問題，且在搜尋和信息分析方面也十分方便、準確，大大增強了財務信息的流通性。另外，也為報告范圍的拓展，促使單一的通用財務報告模式向多樣化的交互財務報告模式轉(zhuǎn)變提供了支持，能夠滿足不同會計信息需求者的閱讀需求。

4 實施中的阻力和問題

筆者認為，對于先進技術的接受總是需要經(jīng)過一段磨合期， 在上述建議實施過程中，可能遇到以下幾方面的阻力，應當引起注意：

政府方面，沒有認識到建立完整的會計信息化檔案管理標準的重要性，缺少一個完善的會計信息化檔案管理的規(guī)范制度，使會計信息化檔案管理的歸檔工作處于無序狀態(tài)。

企業(yè)方面，迫于管理成本壓力，對軟件更新和硬件投入缺乏強有力的動力源泉，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時有效地為單位決策和管理服務。沒有把會計信息化檔案管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理。

財務人員方面，對信息化會計檔案的重要性認識不到位，對信息化會計檔案的組成內(nèi)容不甚清楚，或者畏懼工作量的增加，往往囿于傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法。信息化會計檔案管理存在財會人員不愿干或不會干的情況。

5 結(jié) 論

我國的會計電算化經(jīng)過30多年的發(fā)展，逐步邁入了管理型信息系統(tǒng)的發(fā)展階段。但是，當前我國的會計檔案管理水平仍然相對滯后，已然成為束縛我國會計信息化發(fā)展的瓶頸。本文通過對相關領域和我國有關政策標準的研究，從信息化會計檔案管理標準的角度提出傳統(tǒng)檔案電子化、強制引入賬套管理、提交常用報表格式――XBRL三方面的建議，以期對信息化會計檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生積極影響。

同時，本文認為，對于會計檔案管理的規(guī)范化和標準化可以實現(xiàn)多方的數(shù)據(jù)備份保存，這樣有利于增強企業(yè)財務系統(tǒng)的容災能力，保證財務安全。

主要參考文獻

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［2］蔣長明．ERP系統(tǒng)環(huán)境下會計檔案的保管方式［J］．財會通訊：綜合版，2005（2）：67.

第9篇：對檔案管理的建議范文

關鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用；并存發(fā)展

1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。

根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點，而通過整合利用，可實現(xiàn)勢互補。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認清這一新形勢，并制定全面、科學的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進一步探究其并存發(fā)展。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術的網(wǎng)絡辦公平臺，以期實現(xiàn)對現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗和審核以后，都應按歸檔要求進行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應先存入特定的計算機硬盤中，再標上歸檔標記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時，可重點選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實現(xiàn)高效利用檔案，又可長期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導下，實現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展

電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢都能為現(xiàn)代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時間相當長，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預見的時間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對此，筆者建議做到如下幾點：一是強化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標準及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進一步完善電子檔案的管理，以實現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。

3.2 建設檔案保管設施

無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進行有效保管，即要求保管條件安全及保管設施完備。對此，企事業(yè)單位應重視對檔案保管設施的建設，即：統(tǒng)籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應遠離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區(qū)穿過；三是購置與國家標準相符的檔案保險柜、密集架等保險設施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機、去濕機及復印機等，以保證檔案保管設施與檔案管理規(guī)范相符。

3.3 深入學習檔案管理理論

電子檔案是社會發(fā)展的產(chǎn)物，其對檔案管理理論與實踐的影響尤其深遠。對此，檔案管理部門應組織檔案管理人員開展如下學習活動：一是深入學習電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點、概念及地位等進行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認清現(xiàn)狀的基礎上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導對電子檔案的管理；三是在實踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗，并在分析表1的基礎上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補充和良性發(fā)展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術發(fā)展的推動下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對接、轉(zhuǎn)化和管理。對此，首先，檔案部門應以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標準、電子檔案著錄與標引規(guī)則等；其次，應實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標準的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲格式及硬件設備標準等；第三，檔案部門應根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務的管理制度；第四，加強紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。

4 結(jié)語

21世紀是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進其并存發(fā)展。其中，針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應從制度建設、理論學習及基建投入等上做出努力，同時還應注重對人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學習社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認清檔案管理對保密性的要求；學習專業(yè)知識，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務的專業(yè)管理人才。

參考文獻

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