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1、大型火電建設項目投資管理原則
(1)投資管理工作必須符合國家產(chǎn)業(yè)政策,符合清潔、高效、低碳、節(jié)能、環(huán)保的要求。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展,國家產(chǎn)業(yè)政策的導向性和強制性越來越強,特別是大氣污染防治行動計劃等一系列環(huán)境保護措施,對能源產(chǎn)業(yè)節(jié)能降耗的要求越來越高,對電力行業(yè)排放指標的標準越來越嚴格。
(2)投資管理工作必須符合業(yè)主的發(fā)展方向。大型火電項目一般都由國企承擔。按照國資委要求,中央企業(yè)要堅持做強做優(yōu)主業(yè),嚴把投資方向關,嚴控在效益差的區(qū)域投資,嚴控非核心業(yè)務的投資。電源產(chǎn)業(yè)是發(fā)電集團的核心業(yè)務,應不斷提升主業(yè)的盈利能力和市場競爭力。
(3)投資必須符合企業(yè)投資能力。資金鏈風險可能從兩個方面造成,一個是企業(yè)內(nèi)部,另一個是國家貨幣政策。一旦國家貨幣政策緊縮,銀行壓縮信貸規(guī)模,企業(yè)的資金就無法流轉,建設項目就要停止,生產(chǎn)經(jīng)營就不能保障,企業(yè)經(jīng)營發(fā)展就難以為繼。
2、大型火電項目投資管理的主要內(nèi)容
(1)投資戰(zhàn)略和規(guī)劃。包括發(fā)展戰(zhàn)略和投資規(guī)劃的編制、滾動調(diào)整及其實施評價。
(2)投資項目管理。包括項目機會研究、立項研究、可行性研究、初步設計、組織實施、竣工驗收、后評價以及監(jiān)督考核等投資周期的全過程管理。
(3)投資計劃和統(tǒng)計。包括年度投資計劃的編制和調(diào)整,季度投資計劃的編制,投資計劃執(zhí)行以及投資分析。
二、大型火電建設項目投資管理的幾個主要階段及目標任務
1、項目投資決策階段
該階段對工程造價和項目建成后的經(jīng)濟效益有決定性影響。有關資料表明,投資決策階段影響工程造價的可能性為25%~35%;而到了施工階段,影響的可能性只有10%。前期工作中,項目法人要深入細致地搞好調(diào)查研究,抓住影響項目造價的主要外部因素;可行性研究報告要比較多個廠址建設方案,選擇技術上可行、經(jīng)濟上合理的建設方案;投資估算要全面準確,為項目決策提供可靠依據(jù)。
2、設計階段
項目一經(jīng)決定,設計就成了工程建設和控制造價的關鍵。一般情況下,設計費只占建設工程全部費用的2%左右,但影響工程造價的可能性卻高達70%以上。初步設計決定工程建設的規(guī)模、產(chǎn)品方案、結構形式和建筑標準及使用功能,形成設計概算,確定投資的最高限額。項目管理者通過方案比較、技術經(jīng)濟分析,評估選用經(jīng)濟合理、安全可靠的設計方案。
3、招投標階段
該階段是工程投資管理的重點環(huán)節(jié),包括勘察設計、施工、監(jiān)理、重要設備材料采購等。通過招投標,將形成若干重要文件和重要資料,如招標文件、工程量清單、投標書以及施工合同等,是影響投資管理控制的直接因素。施工招標是招投標階段的一項重要任務,通過競爭機制,可縮短工期、降低施工造價、提高建筑產(chǎn)品質量,充分發(fā)揮施工企業(yè)的技術和管理優(yōu)勢,調(diào)動企業(yè)的積極性和責任心,更好地實現(xiàn)項目安全、質量、進度等綜合管理目標。
4、施工階段
施工階段是建設項目資金投入的關鍵階段,是項目價值和使用價值實現(xiàn)的主要階段。該階段對工程投資的影響主要表現(xiàn)在三個方面:一是工程質量管理。若施工質量未得到有效控制,輕則返工返修,重則無法正常投產(chǎn)或報廢,因此,要將質量管控置于所有目標的前列。二是工程進度管理。項目工期延誤越長,形成的費用支出就越多,因此,改善項目進度管理是控制工程投資的重要措施。三是工程變更管理。工程變更對項目進度及投資造價會產(chǎn)生直接影響。頻繁變更會打亂正常的施工程序,造成諸多的返工和浪費,形成人工與設備材料的損失,是項目投資管理中需嚴加控制的負面因素,要嚴格控制工程變更。
5、竣工結算階段
竣工結算是指在單位工程或單項工程完工并經(jīng)驗合格后,由建設單位、監(jiān)理單位、施工單位依據(jù)承發(fā)包合同條款的約定或通用計價規(guī)則的規(guī)定,據(jù)實計算施工中的實際工作量(含設計變更及現(xiàn)場簽證)并編制形成經(jīng)濟文件,以確認該項工程最終實際投資的經(jīng)濟行為和管理過程??⒐そY算的原則和方式以合同約定為準,項目法人可聘請專業(yè)造價咨詢公司協(xié)助完成此項工作。竣工結算階段最重要的內(nèi)容是確定工作量、調(diào)整人工和材料價差、處理合同糾紛,這三方面工作對合理確定工程投資具有十分重要的作用。
6、后評價階段
工程完工后,建設單位還有一項很重要的與控制工程投資有關的工作,就是項目后評價。通過對工程建設從立項到竣工的全部環(huán)節(jié)的分析,總結在工程投資控制和管理中的成功經(jīng)驗和失敗教訓,找出引起各階段工程投資失控的原因,制定和修改管理措施,進一步改進項目法人的管理水平并形成制度化的良好規(guī)范,促進項目投資控制工作形成閉環(huán)、螺旋上升。
三、大型火電建設項目投資管控模式和程序
1、大型火電項目投資管理模式
目前,我國大型發(fā)電集團投資管理模式大多是三級管理,即實行集團總部、省級實體二級公司、發(fā)電廠(項目公司)三級單位的管理模式。投資實行集中管控、分類管理、分級負責。集中管控指集團公司通過戰(zhàn)略、規(guī)劃、計劃以及投資項目審批(備案)、后評價對所有投資項目進行管控和統(tǒng)籌;分類管理指不同類別的投資項目執(zhí)行不同的管理規(guī)定;分級負責是指集團公司本部負責戰(zhàn)略管理、資源配置和投資決策,二級單位負責投資的組織實施和經(jīng)營管理。集團公司董事會、董事長辦公會是集團公司投資決策機構,對集團公司發(fā)展規(guī)劃、年度計劃和投資項目進行決策。集團公司設立的計劃與投資管理委員會(簡稱計投委會)是集團公司常設的投資議事機構,對投資決策機構負責。計投委會通常設在計劃部門。集團公司所屬二級單位(分、子公司)是投資實施和管理的責任主體,主要履行職責有:依據(jù)公司治理情況,相應建立董事會、總經(jīng)理辦公會等投資決策制度;編制、上報企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和規(guī)劃,實施經(jīng)批準后的戰(zhàn)略規(guī)劃;編制、上報企業(yè)年度投資計劃建議,執(zhí)行集團公司下達的投資計劃;及時、準確完成例行或臨時性投資統(tǒng)計數(shù)據(jù)、信息的上報與公布;開展投資項目全過程管理。
2、大型火電項目投資管理和計劃管控程序
大型發(fā)電集團公司投資項目實行立項、審批、開工、竣工驗收和后評價五個環(huán)節(jié)的過程管理。投資實行分級負責。集團公司負責戰(zhàn)略管理、資源配置和投資決策,二級單位負責投資的組織實施和經(jīng)營管理,三級單位負責組織工程開工和建設。二級單位根據(jù)集團公司立項批復,組織編制項目(預)可行性研究報告,以及項目核準(備案)所需的環(huán)評、穩(wěn)評、能評、水資源、土地、接入等專項研究報告。投資決策請示經(jīng)投資決策機構批準,二級單位根據(jù)批復意見,開展組建項目公司等工作。項目公司組織工程開工、建設。二級單位提出年度投資計劃建議上報集團公司,由集團公司會同有關業(yè)務部門審核二級單位年度投資計劃,根據(jù)集團公司年度投資能力和實際需要經(jīng)綜合平衡后研究提出集團公司年度投資計劃建議,年度投資計劃建議經(jīng)集團公司批準后由計劃部門下達集團公司年度投資計劃和季度投資計劃。根據(jù)項目現(xiàn)場進度情況和資金使用情況,結合國家宏觀調(diào)控政策和集團公司經(jīng)營情況,年度內(nèi)對投資計劃進行局部調(diào)整。每年底,二級單位組織三級單位開展項目上年度計劃執(zhí)行情況和投資完成情況分析,審核后向集團公司報送分析報告和投資項目統(tǒng)計年報。
四、完善大型火電建設項目投資管理的措施及實例分析
1、嚴格執(zhí)行建設項目計劃類管理制度是根本
結合項目公司實際情況,健立健全各類管理制度,形成以制度建設為核心,用制度規(guī)范權力運作,按制度辦事、靠制度管人的良好機制。目前漢川公司已形成了“管理手冊—程序文件—基建管理制度”三標一體化管理體系,其中,計劃類管理制度共九項,分別是:招標管理制度、合同管理制度、工程付款管理制度、工程竣工結算管理制度、工程技經(jīng)管理制度、零星工程管理制度、綜合計劃管理制度、統(tǒng)計管理制度、工程造價分析及控制管理制度。漢川公司嚴格執(zhí)行招標管理制度,嚴格推行工程量清單招標,是中國國電集團公司首家推行單位,標書編制得到國電集團肯定并在內(nèi)部推廣;嚴格執(zhí)行合同管理制度,每份合同均嚴格履行談判、審核會簽程序,并按照合同管理制度執(zhí)行價款支付、設計變更、現(xiàn)場簽證和另行委托手續(xù)。同時,依據(jù)《火力發(fā)電工程建設預算編制與計算標準》做好項目劃分、費用歸口管理。依據(jù)《建設工程工程量清單計價規(guī)范》的原則,審核建安工程施工產(chǎn)值。做好合同臺賬、價款支付臺賬、建安工程產(chǎn)值報表等基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。
2、充分發(fā)揮基建工程管理軟件、辦公自動化、財務信息系統(tǒng)的作用
在項目公司、各施工單位和設計院全面推行基建MIS和P3工程項目管理。根據(jù)里程碑計劃,編制完成了二級網(wǎng)絡進度計劃;三、四級進度計劃(標段控制計劃和施工作業(yè)計劃);分標段把整個項目施工作業(yè)進行層層分解;加載各類資源;建立反映項目實際安排的邏輯網(wǎng)絡;標明關鍵路徑;并以施工進度計劃為主線,關聯(lián)滿足施工進度要求的所有條件(施工圖交付、設備到貨、和其它標段接口等)。實現(xiàn)了對工程安全、質量、造價、工期“四控制”的動態(tài)管理。基建MIS和辦公自動化相結合,合理設置審批環(huán)節(jié),精簡工作流程。強化執(zhí)行,明確責任,加快公文和各類審批單等文件的流轉速度,促進基建工作高效推進。財務信息系統(tǒng)實現(xiàn)了計劃口與財務口之間項目劃分和費用歸口的統(tǒng)一。
3、加強與各部門、各專業(yè)分工協(xié)作
建設項目投資計劃的編制,文字材料和數(shù)據(jù)的收集、錄入、統(tǒng)計、核對,涉及到的部門較多,專業(yè)較多。前期項目進展情況需聯(lián)系綜合部;里程碑計劃、各級進度計劃、工程形象進度需聯(lián)系工程部和關注工程現(xiàn)場;主輔設備到貨、甲供乙供材料、備品備件入庫等情況需聯(lián)系物資部門;資金支付需要走財務信息系統(tǒng),資金到位、建貸利息和部分其它類費用需聯(lián)系財務部;工程產(chǎn)值的確定需要工程部、監(jiān)理、造價咨詢幾個專業(yè)審核,結算時還要通過工程審計單位審定。團結協(xié)作和密切配合就顯得尤為重要。依據(jù)工程管理制度,與領導、部門以及相關人員團結共事,才能減少工作中的“內(nèi)耗”,實現(xiàn)管理體系整體功能的優(yōu)化。
4、持續(xù)開展設計優(yōu)化
建設期內(nèi),加強同設計院的溝通,在確保設計圖紙按計劃交付的前提下,督促設計院做好設計優(yōu)化工作,加大施工圖紙會審力度,力爭將設計問題解決在圖紙交付承包商之前,嚴格控制并盡量減少設計變更的發(fā)生。經(jīng)過優(yōu)化設計,漢川某廠5#機組概算投資比初步設計節(jié)約5.27億元,降低年運行費用約3460萬元。
5、推行造價控制管理模式
采用工程量清單招標確定單價、施工圖控制工程數(shù)量的造價管理模式。施工過程中與造價咨詢公司同步核對工程量,及時發(fā)現(xiàn)施工過程中工程量的變化。施工過程中清單漏項和工程量調(diào)整部分在合同中都有相關條款嚴格界定,必須按制度執(zhí)行。雖然開工以來,物價及人工工資發(fā)生了較大漲幅,但由于各項工作做得較細,各主標段的預計結算造價均可控制在造價目標及合同價內(nèi);沒有發(fā)生重大工程造價的變更或設計修改。漢川某廠2×1000MW工程批準概算靜態(tài)投資705127萬元,動態(tài)總投資735715萬元,上級部門下達的造價控制目標動態(tài)投資為669888萬元。目前估算各標段結算情況,工程造價約為659203萬元,比批準概算減少76512萬元,降低10.39%;比造價目標減少10685萬元,降低1.59%。第一臺機組工程批準概算動態(tài)總投資427912萬元,目前估算各標段結算情況,工程造價約為392341萬元,比批準概算減少35571萬元,比造價目標減少10685萬元。
6、科學編制投資計劃
投資計劃的編制按照概算表二深度(有合同的則按合同價)從緊從嚴編制,有保有壓、突出重點標段。原則上保證重點標段施工進度的資金要求。同時在合同條款中約定合理的起扣點及扣回比例,及時全額扣回預付款,減少資金占用。
7、努力降低財務費用
通過合理調(diào)配資金、減少資金的滯帳時間;通過與多個銀行談判、多方競爭,使用長短貸結合及減少提前付款等方法最大限度地降低利息支出,最大限度地實施承兌匯票,進一步消減建貸利息支出。
五、結語
(一)存在的問題
1、合同立項階段的問題
(1)未與科研項目預算有機結合。部分項目在立項前未審核科研項目的預算,存在超預算或無預算的情況。(2)存在分解采購、規(guī)避招標等行為。為加快執(zhí)行進度,或簡化采購流程,同一個外協(xié)項目被拆解成若干金額較小的項目。(3)采購論證調(diào)研工作不充分。部分醫(yī)院科研外協(xié)合同缺少詢價比較過程,同時由于缺少專業(yè)人員的監(jiān)督,采購價格無法控制。
2、合同簽訂階段的問題
(1)合同無專業(yè)人員審核,內(nèi)容不嚴謹。科研外協(xié)合同無統(tǒng)一模板,多數(shù)醫(yī)院使用對方公司提供的合同,部分合同漏洞百出,內(nèi)容不完整。(2)授權審批程序不完善,職責分工不明確。(3)倒簽合同現(xiàn)象普遍存在。在合同簽訂過程中,經(jīng)常出現(xiàn)先履行合同,在需要付款時才簽訂合同或付款之后補簽合同的情況。(4)合同會簽流程繁瑣,周期過長。(5)合同簽訂范圍不明確,合同用章不規(guī)范。
3、合同執(zhí)行階段的問題
(1)未嚴格按照合同規(guī)定付款。部分項目由于臨近結題,課題負責人為避免資金結余,不按實際執(zhí)行情況申請付款,資金安全存在隱患。(2)成果驗收缺乏有效監(jiān)控。大多科研外協(xié)合同的成果驗收僅由課題負責人把關,醫(yī)院科研處無相關專業(yè)人員。(3)合同變更和解除程序不規(guī)范。(4)未對合同執(zhí)行進程進行監(jiān)控和管理。
4、合同評價階段的問題
(1)缺乏對合同管理情況的分析總結。大部分醫(yī)院未定期總結經(jīng)驗,查找合同管理過程中的缺陷和不足。(2)未開展合同管理評價工作。合同簽訂和執(zhí)行情況等未納入醫(yī)院績效考核,不利于合同管理水平的提升。
(二)主要原因
(1)醫(yī)院領導對科研合同管理重視程度不夠。目前多數(shù)醫(yī)院領導更加重視醫(yī)療工作,沒有意識到經(jīng)濟合同管理的重要性。(2)合同管理制度不健全。大部分醫(yī)院比較重視合同簽訂和執(zhí)行環(huán)節(jié)的制度,而常常忽視對合同變更、解除尤其是對合同監(jiān)督和控制的相關制度;部分醫(yī)院合同管理制度過于籠統(tǒng),無具體細則,缺乏可操作性。(3)合同管理信息化水平不高。目前大多醫(yī)院的合同管理系統(tǒng)比較簡單,合同管理還是采取紙質和人工方式。
二、對醫(yī)院科研外協(xié)合同管理的建議
(一)制定完善的合同管理制度并嚴格執(zhí)行
醫(yī)院要對現(xiàn)行的合同管理制度進行完善和修訂,合同管理制度要涵蓋合同管理的全過程,包括合同的簽訂、執(zhí)行、變更、解除和結束,以及糾紛處理等。明確合同簽訂的范圍和審批流程,以及各審核部門的職責權限。同時合同管理制度要盡可能細化,充分征求各相關部門的意見,使之具備可行性和可操作性。在合同管理過程中應嚴格按照制度執(zhí)行。
(二)完善合同管理組織機構,提高人員素質
合同管理人員的素質直接影響到合同管理的水平,醫(yī)院可以吸收既懂科研業(yè)務又懂合同管理知識的復合型人才。要完善培訓制度,不定期地組織合同管理人員和相關審批部門參加培訓,包括相關法律法規(guī)、專業(yè)知識等各方面的講座。同時還可以組織合同管理人員到合同管理水平較高的醫(yī)院進行交流學習,取長補短。
(三)加大對合同管理信息系統(tǒng)的投入
建立完善的預算合同管理信息系統(tǒng),合同信息化管理,實現(xiàn)合同網(wǎng)上審批流程,提高合同會簽效率,實現(xiàn)合同信息共享。此外,合同管理信息系統(tǒng)要與設備處物質系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)和人事系統(tǒng)等集成起來,建立人、財、物統(tǒng)一的HRP系統(tǒng)。
一、制定和落實工地例會和人員管理制度
1、會議時間和參加人員:工地現(xiàn)場例會一般在每周五下午三點進行,由現(xiàn)場項目經(jīng)理、付經(jīng)理主持召開;參加人員有工地現(xiàn)場管理人員、監(jiān)理、總包與各施工隊伍項目經(jīng)理。
2、會議紀律:為了提高會議質量,解決實際問題,到會人員不得無辜請假;不得遲到早退;不得撥接手機;不得交頭接耳開小會;保持會場肅靜。會議主持要言簡意賅,目的交待明確,把握好會議氣氛和質量,開短會。發(fā)言人發(fā)言要簡明扼要,不得跑題和冗長乏味。保證會議取得實效。
3、工地項目管理人員必須堅守崗位,按時出勤,明確個人職責,敬業(yè)愛崗。不得無辜不請假離開工地,實行工地管理人員全員考勤。員工工作業(yè)績有現(xiàn)場項目經(jīng)理付經(jīng)理負責考核和發(fā)放。
二、制定和落實設計變更制度
1、施工過程中,設計變更是無法避免的實際問題。根據(jù)領導意圖或者工程需要甲方應書面提出設計變更意向;
2、工地總工程師牽頭聯(lián)系設計單位進行設計變更;3、變更費用等有甲方負責跟設計單位交涉商定、項目管理公司有義務和責任盡可能通過專業(yè)溝通為甲方節(jié)省資金,降低設計變更費用。4、項目管理公司的總工程師負責審看圖紙,并對總包單位進行技術交底,總包單位負責將變更的圖紙分門別類分發(fā)給施工隊伍,并監(jiān)督落實施工。
三、制定和落實工地大宗和關鍵材料考察定購制度
1、提出材料計劃:材料需求計劃有施工隊伍根據(jù)圖紙要求和工程需求提出計劃。計劃單一式四份、有提出人、項目經(jīng)理簽字以備存查。
2、材料計劃審核、考察:
1)施工單位提出的材料計劃有總包單位項目經(jīng)理根據(jù)工程實際審核簽字;
2)總包單位將施工單位提出的本項目部審核后的材料計劃報送項目管理公司總工程師再度審核簽字;3)材料組自總工程師處領取材料計劃組織材料考察;
4)材料考察一般有材料組獨立考察,但涉及技術和產(chǎn)品型號等專業(yè)問題,可報請總經(jīng)理指派工程部和施工隊人員協(xié)助考察;
5)考察要填制材料考察單,參與考察人員要在材料考察單簽字闡明個人意見。
3、材料購置:材料購置有材料組根據(jù)工程進度和施工需求合理確定購置數(shù)量和送達工地時間。
4、材料合同的簽訂:材料合同簽訂以材料組成員為主負責起草初步審核再經(jīng)現(xiàn)場項目經(jīng)理和付經(jīng)理審核簽訂。
5、材料購置幾項紀律:
1)無材料責任相關人員簽字大宗和關鍵材料不得購置;
2)因為材料提單出現(xiàn)問題導致材料購置有誤或者造成數(shù)量多余,將多余材料折價在材料提出人所在施工單位給付工程款中扣除;
3)總包單位項目經(jīng)理、總工程師、等責任人把關不嚴導致材料購置有誤或者造成數(shù)量多余等造成經(jīng)濟損失,根據(jù)情節(jié)扣發(fā)總包單位總包費或者工資;
4)材料組成員在材料購置中倘出現(xiàn)不廉潔等違法犯罪行為根據(jù)情節(jié)予以嚴處。
四、制定和落實工程簽證制度
1、施工隊伍提出工程或者費用簽證;
2、總包、監(jiān)理公司初審簽字;
3、項目管理公司現(xiàn)場相關人員再審簽字;
4、甲方現(xiàn)場相關人員終審簽字。
5、上述四方簽字工程簽證方為有效,否則不能進入決算。
五、制定和落實施工進度款給付制度
1、施工單位根據(jù)合同約定和形象進度填制形象進度確認單,提出進度款給付申請;
2、監(jiān)理公司會同預算員(或項目經(jīng)理)對形象進度和申請數(shù)量進行審核;3、施工單位根據(jù)審核結果填制工程款付款會簽單,監(jiān)理公司、項目管理公司、甲方現(xiàn)場相關人員簽字后報甲方公司財務付款。
六、制定和落實項目經(jīng)理的考核制度
1、現(xiàn)場管理制度由項目經(jīng)理、付經(jīng)理負責落實。項目經(jīng)理一月一次書面匯報工程進度分析報告;一月一次書面匯報工程費用支出和需求分析報告。
第一章
總則
第一條
目的
為規(guī)范公司的勞動合同管理工作,依法履行勞動合同,保護公司與員工的合法權益,根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》和有關法律、法規(guī),結合本公司實際情況,制定本制度。
第二條
適用范圍:
集團公司及其子公司
第三條
釋義
本制度中所稱的勞動合同是用人單位和勞動者依法確立勞動關系,明確雙方權利和義務的協(xié)議。勞動合同書是處理勞動關系當事人之間發(fā)生的勞動爭議的重要法律依據(jù)。依法訂立的勞動合同受國家法律的保護。
本制度中所稱的勞動合同書包括主件及附件二部分。主件為雙方簽訂的《勞動合同書》;附件包括但不限于公司頒布的依法制訂的各項規(guī)章制度、因培訓學習而簽訂的服務期協(xié)議及競業(yè)協(xié)議及其它基于崗位不同而簽訂的各類協(xié)議或承諾書、責任書等。
第四條
勞動合同管理主管部門及職責
一、集團公司人力資源部:
1、擬訂集團公司《勞動合同管理制度》和《勞動合同書》標準文本;
2、制訂與勞動合同相配套的各項規(guī)章制度;
3、辦理集團公司本部員工和子公司負責人的勞動合同訂立(含續(xù)簽)、變更、解除和終止手續(xù);
4、按規(guī)定到勞動行政部門辦理勞動合同鑒證手續(xù);
5、檢查指導子公司勞動合同管理,協(xié)助子公司處理勞動合同爭議;
6、遇重大勞動爭議,向上級領導提出解決問題的建議;
7、保管集團公司本部員工及子公司負責人的勞動合同文本及與簽訂(含續(xù)簽)、履行、變更、解除和終止合同有關的文件。
二、子公司辦公室:
1、辦理本公司員工勞動合同訂立(含續(xù)簽)、變更、解除和終止手續(xù);
2、按規(guī)定到勞動行政部門辦理勞動合同鑒證手續(xù);
3、負責本公司勞動合同管理,處理勞動合同爭議;
4、遇重大勞動爭議,及時上報集團公司人力資源部并提出解決問題的建議;
5、保管本公司員工(公司負責人除外)勞動合同文本及與簽訂(含續(xù)簽)、履行、變更、解除和終止合同有關的文件。
第二章
勞動合同管理基本規(guī)范
第五條《勞動合同書》文本管理
一、集團公司及其子公司與員工簽訂勞動合同必須統(tǒng)一使用集團公司正式頒布的《勞動合同書》標準文本。
特殊情況需使用別的勞動合同文本須報請集團公司批準后方可簽訂。不得擅自擬訂或使用已廢止的勞動合同文本。
二、集團公司及其子公司使用的《勞動合同書》標準文本,由集團公司人力資源部依法擬訂或修訂,經(jīng)集團公司法律顧問審核,報請集團公司總裁辦公會審批并報勞動行政部門備案后正式頒布執(zhí)行。
第六條
勞動合同期限及試用期的確定
一、第一次、第二次(第一次續(xù)簽)勞動合同的期限,原則上經(jīng)營、管理崗位,中高級銷售、服務顧問和技師,中高級專業(yè)技術人員為三年,;
其他崗位人員為兩年,第三次(第二次續(xù)簽)勞動合同的期限需報集團公司人力資源部審批。
二、新入職員工試用期原則上根據(jù)合同期限長短確定:勞動合同期限不滿一年的試用期為一個月;
勞動合同期限一年以上不滿三年的試用期為二個月;勞動合同期限三年及以上試用期為三至六個月。
三、子公司依據(jù)上述原則根據(jù)本公司崗位設置、崗位重要性、人才市場供需等實際情況決定各崗位第一、二次勞動合同期限。
第七條
集團所有員工必須簽訂勞動合同。對不簽訂勞動合同者,不予以聘用。
第八條
勞動合同須經(jīng)員工本人、公司法定代表人簽字,并加蓋公司公章后方能生效。公司法定代表人不親自簽字的,可委托公司負責人代簽。未經(jīng)書面授權,私自以公司名義與員工簽訂的勞動合同一律無效;因代簽無效勞動合同給公司造成的經(jīng)濟損失由代簽人負責賠償。
第九條?勞動合同以書面形式訂立。合同一式兩份,公司及員工各持一份。不得扣壓或代為保管應由員工自行保管的勞動合同。
第十條?勞動合同管理的主管部門應做好勞動合同管理的基礎工作,按集團公司《檔案管理制度》要求,管理好《勞動合同書》及其相關文件:
一、建立本單位的勞動合同匯總表(電子檔)(附件二)。
二、《勞動合同書》的相關文件包括以下資料:
1、培訓協(xié)議;
2、保守商業(yè)秘密協(xié)議;
3、崗位職任書;
4、個人月度績效考核表和工作能力評估表。
5、違約或違紀記錄;
6、其他專項協(xié)議;
第十一條?集團各用人單位應自用工之日起一個月內(nèi)與員工簽訂勞動合同。員工在集團內(nèi)法人單位之間調(diào)動(不含短期支援性借用),需與原單位解除勞動合同,辦理異動審批手續(xù),無經(jīng)濟賠償金,并與新單位重新簽訂勞動合同。
第十二條?訂立勞動合同作業(yè)規(guī)范:
一、訂立勞動合同前需進行的準備工作
1、合同訂立前,雙方應就勞動合同期限、工作內(nèi)容和工作地點、工作條件、工作時間和休息休假、勞動報酬、社會保險、勞動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護、法律、法規(guī)規(guī)定應當納入勞動合同的其他事項進行充分協(xié)商,新簽約人員應按本制度第六條規(guī)定協(xié)商試用期限。公司應向擬簽約員工告知公司的規(guī)章制度等和與其工作有關的情況。
2、合同訂立前人力資源主管部門應負責對被錄用員工的身份、有效身份證件(身份證、戶口、房產(chǎn)證等)、年齡、住址、健康狀況、學歷證書、專業(yè)知識和工作技能相關資格證書、與原單位解約證明等與應聘工作有關的情況及相關資料進行審查,重要崗位應要求員工提供戶籍所在地公安機關的相關證明材料等。對提供資料不真實者不予簽訂勞動合同。
3、根據(jù)本公司的實際,協(xié)商約定服務期和保守商業(yè)秘密和競業(yè)限制等其他條款,并約定,違約所應當承擔的違約責任。
①服務期是指公司對享受本公司提供特殊待遇的員工,如出資招聘、出資培訓或提供出國考察、住房補貼等特殊待遇的,約定三至五年的服務期。員工應遵循誠實信用的原則,嚴格遵守服務期限約定,否則將承擔違約責任。
②保守秘密或競業(yè)限制是指公司對必須保密的技術信息和經(jīng)營信息,約定保密責任。
二、合同填寫規(guī)范:
1、簽約雙方應當仔細閱讀合同條款,協(xié)商確定其權利和義務。
2、合同中空白之處內(nèi)容的填寫應符合雙方協(xié)商一致的原則,達成一致后再填入相關內(nèi)容。所填內(nèi)容不得涂改。不得隱瞞或欺騙。
3、《勞動合同書》相關內(nèi)容的填寫必須字跡清晰,用詞準確,對不用之處或空格應寫無或用粗實線劃去。
第四章
勞動合同的履行與變更
第十三條?勞動合同自合同期限起始日起生效。雙方均應按勞動合同的約定,全面履行各自義務。
第十四條?公司和員工如認為有必要,經(jīng)協(xié)商一致可以對原訂勞動合同的部分條款進行變更.任何一方不得單方面變更,如協(xié)商不成的,勞動合同應當繼續(xù)履行。
第十五條?合同履行及變更規(guī)范
一、人力資源主管部門應定期對合同履行情況進行檢查,建立健全管理臺帳,記錄公司勞動用工狀況及員工履約的基本情況,反映勞動關系變化,保證實行動態(tài)管理。
對違規(guī)情況及時糾正并以書面方式記錄,列入相關檔案。
二、合同內(nèi)容發(fā)生變更時,應以書面形式載明變更的內(nèi)容、日期,由雙方簽字、蓋章后,雙方各執(zhí)一份。
公司持有的應隨原合同一起存檔。
第五章
勞動合同續(xù)簽規(guī)范
第十六條?勞動合同期滿,公司同意與員工續(xù)簽勞動合同的,人力資源主管部門應在勞動合同期滿前三十天內(nèi)將《勞動合同期滿處置意見征詢單》(附件三)送達員工,經(jīng)協(xié)商同意辦理續(xù)簽手續(xù)。
第十七條?續(xù)簽勞動合同時應在勞動合同到期前三十日按照以下程序進行:
一、書面了解員工本人及所在部門意向。
二、員工本人同意續(xù)簽的,人力資源主管部門將結合員工工作部門意見及日常考核情況報呈分管領導和公司負責人審核批準。
三、經(jīng)公司負責人審批同意續(xù)簽的,辦理續(xù)簽勞動合同,雙方蓋章簽字。
四、公司負責人審批不再續(xù)簽的,給予書面通知。
五、續(xù)簽的勞動合同,自前份勞動合同期滿次日起生效。
第六章
勞動合同解除與終止
第十八條?協(xié)商解除。公司與員工協(xié)商一致,可以解除勞動合同。
第十九條?《勞動合同書》約定可以解除勞動合同或依《勞動合同法》相關規(guī)定可以解除勞動合同的情形出現(xiàn)時,簽約雙方中的其中一方可以提出解除勞動合同。
第二十條?出現(xiàn)勞動合同約定或勞動合同法規(guī)定的勞動合同期滿、勞動合同主體資格喪失或在客觀上已無法履行合同的幾種情形,勞動合同可以終止。
第二十一條?勞動合同解除與終止作業(yè)規(guī)范
一、公司因員工的非過失原因(停工醫(yī)療期滿、無法勝任工作)和客觀情況發(fā)生重大變化而提出解除勞動合同或員工提出解除勞動合同或勞動合同期滿,因員工與公司任何一方?jīng)Q定不續(xù)簽勞動合同的,公司與員工解除或終止勞動合同,并按集團公司《離職管理制度》規(guī)定辦理離職手續(xù)。
二、被解除或終止勞動合同的員工,在按照公司規(guī)定辦理離職手續(xù)后,由勞動合同管理部門出具解除或終止勞動合同證明書《員工離職證明》(見集團公司《離職管理制度》附件四)。
第七章
經(jīng)濟補償與違約責任
關鍵詞:機電安裝;工程變更;控制與管理
機電工程作為一門復雜的學科。它涉及到新工藝、新技術、新設備以及新材料;同時由于工規(guī)模的不斷擴大,機電工程的安裝也隨著擴大。因此在機電工程中經(jīng)常會出現(xiàn)變更問題。一旦變更問題出現(xiàn),就會引起“質量、進度、投資”三方面的變化,嚴重影響經(jīng)濟效益與企業(yè)的信譽度。所以,我們需要制定工程變更管理制度,增強對變更的控制與管理。
一、導致機電安裝工程變更的原因
導致機電安裝工程變更的原因既有客觀的也有主觀的,對其進行歸納后大體分為以下幾個方面:
(一)建設單位缺少相應的管理制度以及對發(fā)生變更后帶來的影響的追究制度,缺少專業(yè)人才,研究不深、管理不善等,對于安裝的機電設備在功能、用途、標準、規(guī)模上沒有足夠的了解[1]。
(二)設計單位在工作中時間緊,經(jīng)常出現(xiàn)一邊勘察一邊設計一邊施工的現(xiàn)象,對工程的了解不夠,同時機電產(chǎn)品的品種又十分的繁多、安裝技術及參數(shù)時常會出現(xiàn)變化、一旦沒有及時的進行溝通,就會造成定位不準、設計深度不夠,設計在施工過程中為了解決各專業(yè)和設計之間的矛盾,不斷的修改圖紙[2]。
(三)施工單位為了獲得更多利潤,通過改變來達到造價目的。通過調(diào)查顯示,一些施工單位,以較低的價位中標后,將原有招標清單中的一些高質量的設施有一些可以達到同樣功能的低質量產(chǎn)品進行代替,以獲得更多的利潤。比如用不繡鋼管代替銅管上水道管等。
二、機電安裝工程變更的控制與管理
發(fā)生變更的原因有很多,它們之中多數(shù)還是可以預防的。為了提高效益、保證工程質量、減少糾紛,我們對機電按照工程的變更加以控制和管理,使項目能夠順利進行。
(一)加強管理單位以及管理制度的建設
在機電工程安裝過程中要有配備優(yōu)秀的管理團隊,建設優(yōu)秀的組織機構,被對組織中的成員進行專業(yè)的培訓,增強管理人的管理理念。同時制定嚴格的管理程序與制度,加強對變更的審核。很多時候一些變更是由于建設單位本身管理制度不規(guī)范引起的。
(二)決策和設計階段控制策略
越早進行變更,變更后帶來的損失也就越小,注重決策和設計階段的問題,可以最大程度的降低機電按章工程變更的發(fā)生。據(jù)有關資料顯示,多數(shù)機電變更都是因為項目在決策和設計階段局限性造成的,只有提高工程決策和設計的質量才能從根源上減少機電工程安裝變更的發(fā)生。
1.策劃和決策階段的控制策略
項目的策劃和決策階段決定了項目的具體規(guī)模、建設地址、產(chǎn)品方案;同時也決定了在建設過程中采用什么樣的工藝、使用什么樣的設備、工程進度安排、資金等,不論其中那一項出現(xiàn)問題都可能會導致項目的失敗,在機電安裝過程中需要注重成產(chǎn)工藝、生產(chǎn)遠離、參數(shù)、流程、設備選型等。有時候同一種機電設備但兩個不同廠家生產(chǎn)的那么在安裝上就會存在很大的差異,在機電工程工作中我們對這些都要加以注意如卷煙制絲設備有德國hauni公司的KLD和英國的HXD,它們的功能基本一致,但其安裝工藝和對建筑尺寸的要求是不一致的。
2.設計階段的控制策略
據(jù)有關資料顯示,在工程建設過程中,設計只占總費用的3%左右,但這不到3%的費用卻影響著75%的費用。機電變更產(chǎn)生的費用自然也受著不到3%的設計費的影響。只有提高設計質量,才能減少機電變更的發(fā)生。提高設計質量許從一下幾個方面入手:
(1)在設計單位的選上采取招標的方式,在合理的標價內(nèi)選取最具有實力的設計公司合作。
(2)采用合同制,明確責任和權利,這樣可以在一定程度上提高這幾質量,控制變更的發(fā)生。對設計委托書的編寫要規(guī)范,避免合同過于簡單,避免設計出現(xiàn)較大缺陷,在施工中變更費用較多而無法向設計單位進行索賠。若因設計原因,使工程建設超出了預算成本,設計單位要進行部分賠償。通過合同意識,來增強設計人員的責任感,提高設計質量,減少機電工程暗轉變更的發(fā)生。
(3)做好設計圖紙審查工作,做好施工圖預算。
對于圖紙的審查最好是委托專業(yè)的公司,盡量的找出圖紙中存在的缺陷并對設計圖紙盡心優(yōu)化,將優(yōu)化后的方案拿給設計單位觀看,并確定最終的修改;同時對投資進行估算,如果估算結構同設計概算結果之間存在較大誤差,要找到誤差點并進行修正。
(三)做好變更信息資料的管理
為處理合同糾紛和結算時核對、查找提供方便,為項目管理提供有力的支持很多情況下,變更指令不全是以正規(guī)的書面形式發(fā)出,也可能是以各種形式的往來函件、記錄、報告、報表、會議紀要等形式。這些文件及現(xiàn)場簽證、經(jīng)確認的影像資料等,都是工程變更資料。工程變更資料是工程資料的重要組成部分,是編制竣工圖及工程結算的重要依據(jù)。擁有充分工程變更資料,是確定合理工程變更費用和結算造價的前提條件,也是解決變更引起糾紛的有力證據(jù)。而且這些變更資料,也能為機電安裝工程日后的管理與維修,帶來方便。因此,應加強信息資料的管理,建立機電安裝工程變更臺賬和做好資料的分類、編碼及存檔,以便于查閱、避免遺漏。
結束語:機電安裝工程會出現(xiàn)一些變更,尤其是在一些國有資金投入的項目之中這種變更更多,這極大的浪費了國有資金。在大力提倡“以人為本、節(jié)約資源科學發(fā)展”今天,我們應該加強對機電安裝工程變更進行控制與管理的意識,減少變更、降低造價、提高效益。
參考文獻:
[1]全國一級建造師執(zhí)業(yè)資格考試用書編寫委員會.機電安裝工程管理與實務[M].北京:中國建筑工業(yè)出版社,2013(5):18-19.
關鍵詞:安裝 工程 造價 控制
引言
建筑安裝工程造價是在市場經(jīng)濟條件下,以工程、設備、技術等特定商品形式作為交易對象,通過招投標或其他交易方式,在各方進行反復測算的基礎上,最終由市場形成的價格。民用建筑安裝工程主要分為給排水及采暖工程、電氣工程、智能建筑工程、通風空調(diào)工程、電梯工程等五個分部,與土建工程的四個分部共同組成了工業(yè)及民用建筑的九大分部。在民用建筑總造價中,安裝工程造價約占到10%~30%,因此控制和管理好安裝工程的造價對控制工程總造價有至關重要的作用。結合建設工程的特點,安裝工程造價管理應該貫穿于工程的設計階段、招投標階段、施工階段、竣工結算階段。下面就此四個階段以本市某花園A棟工程為例分別闡述。
本市某花園A棟面積35608m2,1層為商業(yè)用房,2層為車庫,3層為住戶主要入口,4層~20層為住宅。裙樓面積約9000m2,住宅面積約為26000m2。
1.工程項目設計階段
工程設計階段是建設項目由計劃變?yōu)楝F(xiàn)實具有決定意義的階段,是工程建設的靈魂,是處理技術與經(jīng)濟關系的關鍵環(huán)節(jié)。設計是否合理對控制工程造價具有重要影響。
從圖中可以看出,初步設計階段對投資的影響約為20%,技術設計階段對投資的影響約為40%,施工圖設計準備階段對投資的影響約為25%,由此可見,設計階段的造價控制是工程造價控制的關鍵階段,因此,我們著重從以下幾方面入手:
1.1積極推行設計招投標及設計方案競選
我們邀請了4家設計院參加方案競選,通過專家評審,其中本市建筑設計院以其設計方案功能合理,技術先進、安全且經(jīng)濟適用,能切實滿足大家需要而中標。
1.2積極推行限額設計
所謂限額設計就是按照設計任務書批準的投資估算額進行初步設計,按照初步設計概算進行施工圖設計,按照施工圖預算造價對施工圖設計的各個專業(yè)設計文件做出決策,使整個設計過程達到技術與經(jīng)濟的統(tǒng)一。要求建筑設計院在整個花園A棟的設計過程中嚴格進行限額設計,將設計概算嚴格控制在投資估算內(nèi),真正做到從設計階段有效控制工程造價。
1.3嚴格把握施工圖設計標準,嚴格控制設計變更
施工圖設計標準有兩個:一是質量標準,二是造價標準,應做到兩者協(xié)調(diào)一致,相互制約,防止只顧質量而放松經(jīng)濟要求的傾向,也要杜絕因經(jīng)濟上限制而消極降低質量的現(xiàn)象。要求設計單位的施工圖設計的深度,一定要達到指導施工的要求,真正成為安裝施工的依據(jù),減少因設計圖紙與工程實際情況不符或圖紙設計精度不夠,而在施工過程中產(chǎn)生的一系列的設計更改,從而使投資增加的問題。據(jù)統(tǒng)計,此類變更引起的投資增加如果不嚴格控制,甚至可以占到安裝總造價的5%~10%,因此,我們在與設計單位簽訂設計合同時,明確約定了設計圖紙的標準以及變更不能超過的次數(shù)和設計院由此應承擔的違約責任,以此來要求和控制施工圖的質量標準和造價標準,嚴格控制因設計質量不達標而造成的不必要的設計變更,嚴格控制投資增加。
2.工程項目的招投標階段
工程項目的招投標包括設備材料采購招投標和施工招投標兩方面。安裝工程是建筑工程的一個組成部分,其中的未計價材料及設備的造價在其中占有相當大的比例,因此,控制未計價材料及設備的價格是控制安裝工程造價的關鍵,進行未計價材料及設備的采購招投標是控制其價格的有效手段,這里僅就設備材料的采購招投標談一些認識。目前國內(nèi)機電產(chǎn)品生產(chǎn)及經(jīng)銷商眾多,且良莠不齊,要想真正通過招投標選到質優(yōu)價廉的設備材料,要從以下幾方面入手:
2.1科學選擇投標單位
根據(jù)設計概算,確定工程所需用的設備材料的檔次,然后邀請同檔次產(chǎn)品的廠商和供貨商作為投標單位,這些投標單位必須財務狀況好、信譽好、產(chǎn)品知名度高、市場占有率高、質量可靠。這樣既可避免產(chǎn)品質量低劣的廠家及供貨商低價競爭,使設備材料的質量得不到保證,又可以使檔次相同的設備材料價格具有可比性,從而選出質優(yōu)價廉且性價比高的設備材料。以該花園A棟的電梯設備招標為例,工程共有3部電梯,20層站,兩部普通電梯,一部消防電梯,公司根據(jù)設計概算的要求及電梯安全的重要性,決定選用國內(nèi)生產(chǎn)的中等偏上檔次的品牌,于是我們邀請了上海三菱電梯、廣州日立電梯、帝森克虜伯電梯、上海富士通電梯、天津奧的斯等五家同檔次單位進行投標,結果上海富士通電梯以其質量可靠、售后服務好、價格最低而中標。通過競爭,最后購買3臺電梯的單臺價格和本市一家地產(chǎn)公司購買30臺同標準電梯的單臺價格一致,既為建設單位節(jié)省了投資,又為工程采購到了質量可靠的設備。
2.2招標文件的內(nèi)容應該全面、準確、詳盡
設備材料采購的招投標文件中設備材料的技術參數(shù)、規(guī)格型號、質量標準必須符合設計要求,甚至一些元器件的品牌都要作出約定,避免因技術要求不明確,使得設備材料達不到設計要求,對工程質量造成影響,隨之產(chǎn)生一系列不必要的投資增加。仍以該花園A棟電梯招標為例,我們在招標文件中對電梯的所需功能、對主要元氣件及配件的型號規(guī)格以及品牌、對電梯內(nèi)飾的標準、對電梯重要部件是否采用全進口元件、對付款方式及電梯的運輸安裝等都做了非常明確的約定,結果在后來的電梯到貨、安裝以及市技術監(jiān)督局的驗收和最后投入使用的過程中,沒有發(fā)生任何合同變更及投資增加。廠商曾經(jīng)想以電梯的三方通話功能加收合同款,但經(jīng)雙方查證,此項功能在招標文件中有明確規(guī)定應包含在合同價中,不屬合同變更內(nèi)容,因此,最后的合同結算價就是合同價款,有效地控制了設備投資。
2.3采用最低價中標
有了2.1、2.2兩項措施的保證后,采用最低價中標的方式,選出最后的設備材料供貨商并確定設備材料的采購價格。由上述方式選出質優(yōu)價廉的設備材料,有效地控制工程造價。
3.工程項目的施工階段
這個階段雖然對工程總造價的影響只有10%左右,但是工程投資卻主要在這一階段完成,如果不加強施工現(xiàn)場的管理,嚴格控制工程變更及簽證,同樣會對工程造價造成很大影響,因此,此階段也是工程造價控制不容忽視的環(huán)節(jié)。
3.1必須有一套嚴格的工程項目管理制度
建設單位必須有一套嚴格的施工現(xiàn)場管理制度,例如現(xiàn)場收方及簽證管理制度、工程變更管理制度、工程索賠管理制度等,有嚴格的管理制度做保證,才能使施工管理規(guī)范有序地進行。仍以地產(chǎn)公司為例,公司工程管理制度明確規(guī)定:現(xiàn)場收方必須有工程部、合同預算部、監(jiān)理公司同時參加;簽證單上除監(jiān)理工程師外,建設單位必須兩人以上的簽字方為有效簽字;工程變更必須有建設單位現(xiàn)場代表、監(jiān)理工程師、設計人員、總工程師共同認可才能實施等,如此嚴格和完善的制度使建設單位從行為上實現(xiàn)對工程造價的有效管理和控制,保證了各種簽證及變更的必要性、真實性、準確性,既控制了工程質量,又有效控制了變更和簽證的發(fā)生。
3.2嚴格控制并盡量減少現(xiàn)場簽證和工程變更的發(fā)生
盡管在文章的前半部分提出在設計階段必須對施工圖的設計標準和設計深度嚴格把握,以避免施工過程中產(chǎn)生現(xiàn)場實際情況與圖紙不符而引起不必要的投資增加;在設備材料采購投標階段必須在招標文件中對設備材料的技術參數(shù)、規(guī)格型號有細致明確的要求,以避免在實施過程中因設備材料與設計及規(guī)范不符而引起的合同價款追加。在施工階段仍然應架起第二道防線,嚴格控制并盡量減少現(xiàn)場簽證和工程變更的發(fā)生,工程技術人員和工程經(jīng)濟人員應密切配合,依據(jù)招投標文件、工程施工合同以及國家有關的法律法規(guī)的規(guī)定,嚴格遵守工程項目管理制度,嚴格執(zhí)行國家及有關部門的工程計價標準和計價辦法,認真處理每一個必須發(fā)生的工程變更及現(xiàn)場簽證,控制工程變更及現(xiàn)場簽證造成的工程費用的增加。
在該花園A棟的工程管理中,通過嚴格執(zhí)行項目管理制度和有效控制變更發(fā)生等手段,使得此類投資的增加比一期工程少了50%,取得令人滿意的效果。
4.工程項目的結算階段
工程項目結算是指施工單位按照合同約定的內(nèi)容全部完成所承包的工程,經(jīng)驗收質量合格,并符合合同要求后,向發(fā)包單位進行的最終工程價款的結算。經(jīng)審核的工程竣工結算是核定工程項目工程造價的依據(jù),也是建設單位最終向工程承包方支付價款的依據(jù),更是今后編制竣工決算和核定新增固定資產(chǎn)的依據(jù),因此此階段是造價控制非常重要的階段。主要從以下幾方面入手:
4.1核對合同條款
首先應堅持只有按合同要求完成全部工程內(nèi)容并驗收合格的工程才能進入竣工結算的原則;其次,嚴格按合同約定的結算方法、計價定額、取費標準、主材價格等對工程結算進行審核。
4.2檢查隱蔽驗收記錄
應著重審查隱蔽工程驗收記錄是否嚴格按照項目管理制度的規(guī)定執(zhí)行,手續(xù)是否完整。
4.3落實設計變更簽證
著重審查變更的手續(xù)是否完整齊備,堅持沒有設計人員和校審人員簽字、沒有加蓋設計單位公章、沒有經(jīng)過建設單位和監(jiān)理認可的變更簽證一律不進入結算的原則。
4.4按圖核實工程數(shù)量
竣工結算的工程量應嚴格依據(jù)竣工圖、設計變更和現(xiàn)場簽證等進行核算,并按規(guī)定的計算規(guī)則計算工程量。
4.5認真核實材料單價
認真檢查未計價材料價格審核手續(xù)是否完整齊備,檢查結算套用的材料設備單價是否與價格審核單一致。
4.6注意各項費用的計取
首先檢查取費標準是否按照合同要求、是否按照與計價定額配套使用的費用定額及有關規(guī)定執(zhí)行,再審核各項費率、價格指數(shù)或者換算系數(shù)是否正確。該花園A棟就是嚴格按照以上六個方面進行結算階段造價控制,防止結算中出現(xiàn)漏洞和誤差。我們在施工合同中還明確約定了承包單位所報工程結算經(jīng)審核后,當審減金額超過工程造價一定比例時,工程承包單位應當承擔的責任,從多角度多方位進行結算階段的造價控制。通過以上四個階段的有效控制,該花園A棟的安裝工程造價(含電梯設備、配電設備、消防工程及設備、可視對講系統(tǒng)、普通水電工程等),最后工程造價為175元/平方米左右,完全控制在施工預算內(nèi),得到領導的好評。
5.結語
由于安裝工程的復雜性,影響因素的多變性,工程實施階段會出現(xiàn)一些意想不到的圖紙外工程項目或隱蔽工程。建設單位,要隨時檢查隱蔽工程并組織設計、施工、建設、監(jiān)理單位對隱蔽工程進行會簽,堅持按圖施工,在保證工程質量的前提下,加快進度、控制造價。工程造價人員認真履行自己的職責,搞好動態(tài)結算,為工程款支付提供可靠依據(jù)。只有這樣才逐步建立一個統(tǒng)一、開放、競爭、規(guī)范的市場,促進建筑安裝工程造價管理的健康、有序發(fā)展。
參考文獻:
[1]張明軒.影響安裝工程造價的因素分析及其控制[J].四川建筑科學研究,2004.
【關鍵詞】經(jīng)濟簽證和設計變更的目的;流程;內(nèi)容;時效性
每一個單位工程的施工過程中都有簽證和設計變更的產(chǎn)生,這些直接對建筑產(chǎn)品的成本息息相關,怎樣才能更好的控制簽證和設計變更的產(chǎn)生,以及更好的做好簽證和設計變更的管理制度和流程,本文談談其管理制度和流程。
1.目的
加強設計變更及現(xiàn)場簽證管理,規(guī)范工作流程,有效地控制成本,確保工程質量和工程進度。
2.范圍
適用于公司各開發(fā)項目的設計變更及現(xiàn)場簽證管理工作。
3.設計變更內(nèi)容、格式要求及流程
3.1設計變更的內(nèi)容及格式要求
3.1.1設計變更是對設計內(nèi)容進行修改、完善、優(yōu)化,需要設計單位的簽字、蓋章,及發(fā)包單位項目部的確認。
3.1.2設計變更的主要類型:
由于設計單位的施工圖出現(xiàn)錯、漏、碰、缺等情況,而導致做法變動、材料代換或其他變更事項;
由于發(fā)包單位改變建設標準、結構功能、使用功能、增減工程內(nèi)容,而導致做法變動、材料代換或其他變更事項;
由于發(fā)包單位、監(jiān)理單位、承包單位采用新工藝、新材料或其他技術措施等,而導致做法變動、材料代換或其他變更事項;
由于銷售部門、客戶服務中心、業(yè)主要求提出變更,而導致做法變更、材料代換或其他變更事項。
3.1.3所有設計變更審批表必須使用公司規(guī)定的標準表格,并明確以下內(nèi)容:編號、工程名稱、發(fā)生的時間、發(fā)生的部位或范圍、變更的內(nèi)容做法及原因說明、增加的工程量、減少的工程量、相關圖紙說明。
3.1.4發(fā)包單位、承包單位均應對設計變更單進行編號,并整理歸檔、妥善保存;雙方都應設置設計變更事項的單據(jù)交付記錄,即交付對方單據(jù)時要求對方簽收,接受方不得拒簽。
3.2設計變更辦理一般流程:
3.2.1經(jīng)辦人在填寫設計變更審批表時,若因本專業(yè)變更導致其它專業(yè)需要一同變更的,應發(fā)相關通知。(如因墻置改變導致水電管線移位)
3.2.2預算人員在對變更費用進行估算時,應對措詞不清,結算時易引起分歧、糾紛的變更單退回,要求提出部門表達清楚,不致引起歧義。
3.2.3一般來說,現(xiàn)場工程師確認時只需要按照相應的設計變更文件確認完成或未完成的事實,而不需要確認具體的工程量。但當無法根據(jù)設計變更文件直接計算出工程量,或者相應設計變更文件的某條或某幾條只完成一部分時,監(jiān)理工程師及項目部現(xiàn)場工程師應直接在設計變更單中確認相應的工程量。
3.2.4對于造價調(diào)減的設計變更,發(fā)包單位現(xiàn)場工程師要及時跟蹤、落實、核定減少的具體數(shù)額,并與承包單位形成書面記錄,防止因漏報而給公司造成損失。
4.現(xiàn)場簽證的內(nèi)容、格式要求及流程
4.1現(xiàn)場簽證的內(nèi)容及格式要求
4.1.1現(xiàn)場簽證的主要類型:
因設計變更導致已施工的部位需要拆除(需注明設計變更編號);
施工過程中出現(xiàn)的未包含在合同中的各種技術措施處理;
在施工過程中,由于施工條件變化、地下狀況(土質、地下水、構筑物及管線等)變化,導致工程量增減,材料代換或其他變更事項;
發(fā)包單位在施工合同之外,委托承包單位施工的零星工程;
合同規(guī)定需實測工程量的工作項目;
4.1.2所有的現(xiàn)場簽證審批表都必須使用公司規(guī)定的標準表格,并明確以下內(nèi)容:編號、工程名稱、發(fā)生的時間、發(fā)生的部位或范圍、變更簽證的內(nèi)容做法及原因說明、增加的工程量、減少的工程量、相關圖紙說明。
4.1.3關于臨時用工的簽證事項,雙方應在簽證通知單上洽商確定以下問題:工作內(nèi)容及工作量、工日。
4.1.4所有現(xiàn)場簽證單只有加蓋發(fā)包單位專用章或發(fā)包單位公章才能生效,承包單位和監(jiān)理單位也應加蓋有效印章。
4.1.5發(fā)包單位、承包單位均應對現(xiàn)場簽證單進行編號,并整理歸檔、妥善保存;雙方都應設置現(xiàn)場簽證事項的單據(jù)交付記錄,即交付對方單據(jù)時要求對方簽收,接受方不得拒簽。
4.2現(xiàn)場簽證的一般辦理流程
4.2.1監(jiān)理工程師及項目部工程師在簽證前必須認真核對簽證工程的施工時間、工作內(nèi)容、發(fā)生原因、發(fā)生工程量、工日數(shù)、機械臺班數(shù)以及簽證所發(fā)生的費用應由何方負擔等。特別是對發(fā)生原因的交代應詳細、明了。
4.2.2對于措詞含糊容易引起糾紛的簽證,現(xiàn)場工程師在簽署時應征求預算人員意見,預算人員審核重大簽證費用也應避免用詞不準在結算時造成經(jīng)濟糾紛。
4.2.3簽證內(nèi)容完成后,工程師應避免簽署類似“情況屬實”或“工程量屬實”等模糊性內(nèi)容,而必須確定實量后簽字確認完成或未完成的事實或者工程量、材料材質和規(guī)格、工日數(shù)、機械臺班等。原則上監(jiān)理工程師不應直接在簽證上簽認有關單價或總價。
4.2.4如果簽證單附有交工圖紙,則監(jiān)理及項目部工程師應審核圖紙是否與實際施工結果相符,并在圖紙上簽字確認,此時可以不對工程量進行確認,由預算人員人員按照圖紙核算工程量。
4.2.5項目工程師對簽證單上直接簽定的工程量的準確性負責。
4.2.6如簽證單涉及到隱蔽施工、金額及其它事后不可復核的項目時,則應由項目部工程師及預算人員人員共同現(xiàn)場認定。
5.設計變更及現(xiàn)場簽證辦理時間的規(guī)定(包括圖紙會審及施工組織設計審批流程)
5.1正常的設計變更和現(xiàn)場簽證單,應提前5個工作日內(nèi)書面提出,現(xiàn)場工程師按照表格匯報給工程部及總工處,應由有效簽字人共同簽署完成,并由預算人員做出估價并獲得審批后,在5個工作日內(nèi)給予書面答復后,才通知承包單位開始實施。特急類(指如果不立即實施將造成更大損失的簽證)設計變更和現(xiàn)場簽證,可以先實施再由預算人員做出估價;如屬隱蔽工程及事后不可復核的工程,則必須要求承包單位在隱蔽部位覆蓋之前或拆毀前提出預算并由項目部工程師會同監(jiān)理單位對工程量進行核實。
5.2監(jiān)理、現(xiàn)場工程師應在變更簽證內(nèi)容完成后的5個工作日內(nèi)在設計變更和現(xiàn)場簽證單上對完成時間和完成情況進行說明。
5.3圖紙會審流程:由施工單位中標后在接到圖紙7個工作日之內(nèi),提出圖紙中的問題,由現(xiàn)場工程師組織設計、監(jiān)理、施工各單位進行會審,并提前2天通知工程部及總工參加,并將現(xiàn)場形成的圖紙會審紀要,必須在5個工作日之內(nèi)返回工程部一份。
5.4施工組織設計審批流程:在中標后15個工作日內(nèi),經(jīng)現(xiàn)場工程師及監(jiān)理審核過的施工組織設計文件,報工程部及總工在5個工作日內(nèi)進行審核后,方可進行簽字蓋章。
在我國目前醫(yī)療體系下,大型醫(yī)療基建項目多由醫(yī)療單位自籌資金建設。相較普通公共建筑,大型醫(yī)療建筑功能復雜,投資大,建設周期長,建成后產(chǎn)出社會效益巨大,對醫(yī)院的運行成本和醫(yī)院長遠發(fā)展影響巨大;同時工程建設領域一直是腐敗問題比較集中的易發(fā)多發(fā)領域,也是近年來黨風廉政建設和反腐敗工作的重點領域之一,因此,合理的工程造價管理對控制工程總投資,遏制工程總投資嚴重超概亂象,防止滋生腐敗,防范錢權交易,促進廉政建設有著重要作用。結合實踐工作,本文試探討建設方從領導思想重視、組織機構、內(nèi)控制度、招標控制、財政評審控制、預算控制、工程變更及現(xiàn)場簽證的審查與控制、工程主材市場詢價機制、進度款支付審查等幾個方面加強醫(yī)療衛(wèi)生建筑工程造價管理控制。
1領導重視,加強思想教育基建項目管理屬于高風險高敏感的崗位,建筑市場從業(yè)人員魚龍混雜,同時由于資本逐利的天性,建筑市場處處充滿風險和利益。近年來,不斷有大型項目的工程管理人員在項目運行中因為權錢交易落水。在如此嚴峻的現(xiàn)實下,領導班子應最大限度提高對基建項目的重視,項目負責人應全程對項目運行關鍵點進行有效控制,保障項目安全運行。根據(jù)基建項目管理需求,組建原則性強、自律廉潔、綜合素質高的基建管理隊伍,嚴明紀律,加強對基建項目從業(yè)人員的思想道德教育,要求管理干部在基建管理工作中,嚴格遵守廉政行為規(guī)定,始終廉潔自律,確?;ü芾砉ぷ髌椒€(wěn)、健康、順利進行。
2建立項目管理組織機構,形成相互促進、相互牽制的工作機制大型項目的動建及運行影響巨大,醫(yī)院管理責任重大。由于大型項目特別是衛(wèi)生建筑,功能復雜,涉及專業(yè)面廣,牽涉到醫(yī)院多個職能部門??偨Y實踐經(jīng)驗,成立專門的項目領導小組及項目辦公室機構符合基建項目運行的管理需求。具體為,院領導班子成員組成項目領導小組,抽調(diào)相關職能部門人員,組建項目辦公室。項目辦機構常設在基建辦公室,由設備科、網(wǎng)絡辦、院辦、紀檢監(jiān)察、財務、審計相關人員及基建辦全科人員組成,成員按工作職責分成幾個工作組,形成相互促進、相互牽制的工作機制。紀檢監(jiān)察、審計人員參與過程監(jiān)督,監(jiān)督檢查項目運行是否按規(guī)范運行,防范在項目建設中滋生腐敗和不正之風。①項目辦主任崗位:負責醫(yī)院基本建設規(guī)劃管理工作,組織編制基本建設總體規(guī)劃和年度基本建設計劃,及時向院領導匯報工作進展,定期向衛(wèi)生主管部門、發(fā)改委、重點辦等上級機關上報工程進度情況。負責組織人員做好勘察、設計、監(jiān)理、施工單位招標、合同簽訂及造價管理工作,組織分工各技術崗位發(fā)行各項管理職能,負責同省重點辦、發(fā)改委、財政廳、規(guī)劃設計院、消防、質檢站等相關部門保持暢通的溝通、協(xié)調(diào)渠道,組織大樓使用科室與設計院進行充分溝通,確定各科室布局及使用流程。組織相關部門監(jiān)督控制工程質量,做好各階段工程驗收工作,辦理竣工交付使用等各項管理工作。②專業(yè)技術組:協(xié)助主任辦理工程前期籌備各項工作,施工期間的現(xiàn)場管理工作,負責施工的階段性驗收,組織竣工驗收;協(xié)助主任做好勘察、設計、監(jiān)理、施工單位招標、合同簽訂;協(xié)助主任進行建設項目的管理,參與圖紙會審,對施工質量進行監(jiān)督管理。設備科相關人員負責對醫(yī)療設備配置進行統(tǒng)籌安排。專業(yè)技術人員依照合同,監(jiān)督工程的質量、造價、工期等,保證施工質量、工期、造價等達到預期目標;完成院領導和主任交辦的其他工作。③財經(jīng)組:嚴格遵守和執(zhí)行國家和省(市)基建資金管理的有關規(guī)章制度,對工程進度款支付進行審核把關;根據(jù)工程進度支付工程款及各項費用;負責匯總編制項目資金使用計劃并及時上報;負責申報項目資金的調(diào)配,確保項目建設順利進行;負責整理項目財務資料,辦理工程財務竣工決算。④紀檢:參與項目勘察、設計、監(jiān)理、施工各環(huán)節(jié)的招標監(jiān)督工作;對建設過程的質量管理、重大變更、重大設備及材料采購、資金使用、竣工驗收等進行有效監(jiān)督。⑤宣傳:負責籌備至竣工投入使用全過程的書面、影像資料的采集、宣傳工作。⑥檔案管理:負責各項工程圖紙、技術資料、竣工圖以及與工程有關的文件資料的收集、整理,做好向檔案館移交歸檔工作。
3建立健全工程項目管理內(nèi)控制度健全的內(nèi)控管理制度,是有效控制工程造價、保證工程質量,保證基建項目順利運行的前提條件。健全完善的項目管理制度應包含:項目管理人員項目辦工作制度、崗位職責、廉政建設行為規(guī)范、簽證管理制度、工程主材市場詢價制度、質量管理、安全生產(chǎn)管理等各項管理制度,其中簽證和詢價制度直接影響到工程造價,是施工過程中工程造價控制的關鍵控制點。在實際項目管理中,經(jīng)常因為簽證事項內(nèi)容模糊,計價依據(jù)不清,雙方分歧事項長期懸而不決,造成長期拖延竣工決算審計時間,甚至造成無法結算的后果。為規(guī)范變更及現(xiàn)場簽證,有效控制工程總投資,應制定簽證管理制度,對項目的設計變更及現(xiàn)場簽證的范圍、審批權限、簽證程序、簽證時限、簽證內(nèi)容、簽證價款調(diào)整依據(jù)、簽證檔案管理等方面,根據(jù)建設方實際情況做出詳細、切實可行的規(guī)定,作為實施變更和簽證的依據(jù)。工程主材市場上,材料品牌、規(guī)格、型號、產(chǎn)品級別五花八門,而主材的質量優(yōu)劣直接影響工程質量,主材單價則直接影響工程總造價。受利益驅使,施工方往往利用主材以次充好或其他違規(guī)行為賺取高額利潤,故制訂合理的工程主材市場詢價制度,對工程主材的質量、價格進行合理控制尤顯重要。
4重大項目嚴格執(zhí)行公開招投標制度公開招標因其競爭充分,信息公布公開透明,成為目前為止較為公開、公平、公正的交易方式,可以在較大程度上避免招標活動中的違法行為。實際項目運行時,須嚴格按照政府相關規(guī)定及項目審批機構批復意見,對勘察、設計、監(jiān)理及建筑公司等重要參建單位及其招標機構的選擇在建設交易中心實行公開招投標。院紀檢監(jiān)察部門參與所有招標項目的過程監(jiān)督,從源頭上對工程的評標辦法、業(yè)績及資質設定等進行全面了解,監(jiān)督重大事項有無經(jīng)集體研究決定,實施中有無存在“暗箱”操作,有無存在串標、陪標、指令發(fā)包、人情標、暗中指定投標人等等違法行為,從源頭上防止腐敗,杜絕行業(yè)不正之風。
5嚴格執(zhí)行財政預算評審及結算審計制度財政評審中心作為不同于第三方中介的官方機構,以其官方的認真、嚴謹、權威,得到各方信任。作為使用財政資金的大型公共衛(wèi)生項目,應嚴格執(zhí)行財政預算評審和竣工結算審計,最大限度降低項目風險。工程預算評審、竣工結算審計是工程造價控制的最初及最后一個環(huán)節(jié),是控制工程總投資的兩道重要關口。經(jīng)財政評審中心審核的工程預算,作為對外公開招標的投資控制價,保證從源頭環(huán)節(jié)確保投資總價控制在合理范圍內(nèi)。工程結算報經(jīng)財政評審,便于財政部門對工程的概算、預算、調(diào)概及工程變更全過程進行全面審計,最大限度保證資金安全,合理控制造價,減少舞弊風險。#p#分頁標題#e#
6造價管理關口前移,加強預算控制實際工程項目管理中,對于工程造價的管理往往只注重事后審計,對于造價管理前端關口,往往失于控制,造成建設方在工程前期預算定價階段對工程主材、設備的質量、價格認識不到位,在施工管理階段出現(xiàn)被施工方牽著鼻子走的被動局面。為更好控制工程造價,宜將造價管理關口前移,在工程項目預算階段,建設方適時參與造價管理。在預算編制前,項目辦組織人員對造價咨詢公司編制的工程主材、設備品牌、規(guī)格、質量等級、價格等主要指標進行市場調(diào)研,確定工程主要設備材料三種以上同檔次備選品牌及具體參數(shù),交予造價咨詢公司編制預算,并經(jīng)財政評審中心審核把關,作為造價管理執(zhí)行依據(jù)。比如,我們在大樓預算編制前期,根據(jù)總投資預算及院領導班子設定的大樓檔次定位、使用功能等框架范圍內(nèi),組織人員進行市場調(diào)研,在充分調(diào)研基礎上,與工程監(jiān)理、預算編制單位多次溝通,確定工程主材的品牌、規(guī)格、產(chǎn)品級別,并提交書面匯報資料,交院領導班子討論審議,從源頭上堵住建筑安裝市場工程主材定價混亂、施工過程中隨意變更材料的亂象,遏制施工方為逐利惡意使用低質高價產(chǎn)品現(xiàn)象,以保證工程質量。
7嚴格工程變更及現(xiàn)場簽證的審查與控制在多年項目管理中,我們發(fā)現(xiàn),在工程施工中,施工方為利益驅使,經(jīng)常使出渾身解數(shù),要求變更主材或設計,以獲取最大利益。在實踐中,施工方或手段隱蔽,或采取利益誘惑,建設方項目管理人員受蒙蔽、或主觀故意違規(guī)簽證,變更施工工序或設備、主材,造成工程造價飆升、嚴重超概的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。因此,在實際項目管理中,應嚴格按招標文件、控制價、投標報價等相關文件控制投資數(shù)額,對工程建設過程中的變更及現(xiàn)場簽證嚴格按“簽證管理制度”審批權限、審批程序進行簽證行為,紀檢、審計適時參與過程簽證過程,對簽證合理性進行監(jiān)督把關。針對簽證事項,主要關鍵點應控制如下:⑴簽證審批權限:規(guī)定一次簽證事項涉及經(jīng)濟金額(或變更差額)在一定金額以下,由項目現(xiàn)場代表在監(jiān)理審核基礎上進行審批簽字。一次簽證事項涉及經(jīng)濟金額超出上述范圍的由分管領導報項目建設領導小組研究審批。如遇特殊事項,分管領導可視情況先予處理,后報項目建設領導小組;重大變更必須報項目建設領導小組研究決定。⑵簽證程序:承包方(項目施工單位)提交經(jīng)濟簽證報告(需含計價依據(jù)),監(jiān)理人員審核,經(jīng)項目辦會議討論,由項目現(xiàn)場代表簽字確認;超出現(xiàn)場代表權限范圍的,按發(fā)包方(項目建設單位)審批權限審批簽證報告,返還給承包方和監(jiān)理。⑶簽證時間要求:根據(jù)財政部、建設部制定的《建設工程價款結算暫行辦法》等規(guī)定,承包方應在簽證事項實施完成后14天內(nèi)提交簽證報告,監(jiān)理人員在收到承包方簽證報告的3天內(nèi)作出初審并報送發(fā)包方,發(fā)包方在接到簽證報告14天內(nèi)應完成簽證審批。重大工程變更確認時限由發(fā)、承包雙方協(xié)商確定。如遇特殊事項,項目辦主任可向分管院長口頭匯報同意后,視現(xiàn)場情況先行處理,但必須按審批程序及時補辦簽證手續(xù)。⑷簽證內(nèi)容要求:簽證報告應具體描述簽證事項或附上工作聯(lián)系單,簽證報告內(nèi)容應含:①事件的由來,包括時間、地點、事件的簡要情況。②計量、計價依據(jù)及金額,其中材料簽證須注明產(chǎn)品名稱、品牌、產(chǎn)地、規(guī)格、質量等級、數(shù)量、單價等內(nèi)容。③發(fā)包方、監(jiān)理、承包方共同簽字確認。④簽證價款調(diào)整依據(jù):合同中已有適用于簽證項目的價格,按合同已有的價格進行簽證;合同中只有類似于簽證項目的價格,可以參照類似價格進行簽證;合同中沒有適用或類似于簽證項目的價格,由承包方或發(fā)包方提出適當?shù)淖兏鼉r格,經(jīng)對方確認后執(zhí)行。如雙方不能達成一致的,雙方可提請工程所在地工程造價管理機構進行咨詢或按合同約定的爭議或糾紛解決程序辦理。
8實行工程主材市場詢價制度大型醫(yī)療建筑,涉及材料及設備品種成千上百,由于設計、施工及現(xiàn)場變更等各種因素,在實際工程施工中,主材及設備變更不可避免。要控制好變更設備和材料價格,確保合理控制工程總投資,除項目組應嚴格執(zhí)行簽證管理制度外,還應有合理機制對工程主材市場詢價進行相應控制。根據(jù)公開、透明、互相牽制原則,詢價小組應由發(fā)包方、承包方、監(jiān)理人員共同組成。詢價小組負責進行市場調(diào)研,并形成詢價過程書面紀要,詳細記錄調(diào)研過程。詢價紀要應包括事由、詢價時間、地點、詢價過程、比選結果等內(nèi)容。詢價紀要經(jīng)項目辦確認,作為工程簽證主要依據(jù)。對工程影響較大或影響造價金額較重大的主材、設備,項目辦主任應根據(jù)工作進展情況,提前召集項目辦對工程主材、設備進行研究。項目辦應至少選擇三家以上供應商或生產(chǎn)廠家,比較研究各供應商或廠家的資質、規(guī)模、市場用戶量或業(yè)績、產(chǎn)品材質、價格等指標,并形成書面意見,提交項目建設領導小組研究決定。
一、總則
為規(guī)范公司印章管理,保證公司印章使用的正確性、規(guī)范性和嚴肅性,有效地維護公司利益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,特制定本管理制度。
二、印章的定義和種類
本制度中所指印章是指在公司或管理的文件、憑證、文書等與公司權利義務有關的文件上,需以公司或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。主要包括:行政公章、法人章、公司鋼印、合同專用章、銷售合同專用章、財務印鑒章和部門專用章。
三、印章的使用范圍和管理權限
公司各部門對所分工管理的行政公章、法人章、公司鋼印、合同專用章、銷售合同專用章、財務印鑒章及部門專用章的管理和使用負全責,承擔用印后果。用印時,必須獲得相應審批后,方可辦理。
1、行政公章:主要用于公司對內(nèi)、對外簽發(fā)的各類文件;以公司名義出具的證明及有關資料;公司對外提供的財務報告等,由經(jīng)理辦公室負責保管并嚴格執(zhí)行本管理制度。用印時需嚴格執(zhí)行審批和登記手續(xù),填寫《印章使用審批表》,經(jīng)所在部門負責人或主管領導簽字,報經(jīng)理辦公室審批后,至公章管理員處使用公章。公章管理員應對蓋章申請人和《印章使用審批單》上載明的簽署情況予以核對,經(jīng)核對無誤后方可蓋章。經(jīng)理辦公室負責人對行政公章的使用實施監(jiān)管,并對不當使用造成的后果承擔相應的責任。
2、法人章:主要用于需加蓋私章的公司法人代表授權證書、人事勞動合同、招投標書和項目申報材料等,由經(jīng)理辦公室負責保管,并嚴格執(zhí)行本管理制度。經(jīng)理辦公室負責人對法人章的使用實施監(jiān)管,并對不當使用造成的后果承擔相應的責任。
3、公司鋼印:主要用于公司法人代表授權證書等,由經(jīng)理辦公室負責保管并嚴格執(zhí)行本管理制度。用印時,需董事長批準,印章管理員做好登記備案,并復印留樣保存。經(jīng)理辦公室負責人對公司鋼印的使用實施監(jiān)管,并對不當使用造成的后果承擔相應的責任。
4、合同專用章:主要用于除銷售合同以外的公司所有對外業(yè)務合同文件,由經(jīng)理辦公室負責保管并嚴格執(zhí)行本管理制度。合同簽訂時,需由專業(yè)人員審核,公司分管領導批準后方可蓋章。經(jīng)理辦公室負責人對合同專用章的使用實施監(jiān)管,并對不當使用造成的后果承擔相應的法律責任。
5、銷售合同專用章:由銷售管理部另行制定專門的銷售合同專用章管理制度,并嚴格按該管理制度執(zhí)行。銷售管理部負責人對銷售合同專用章的使用實施監(jiān)管,并對不當使用造成的后果承擔相應的責任。
6、財務印鑒章:包括財務專用章和法人章,主要用于公司對內(nèi)對外的現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務(預留銀行印鑒、支票、匯票等)、外部業(yè)務(如工商部門備案等)以及財務相關業(yè)務的證明材料等,由計劃財務部負責進行保管并嚴格執(zhí)行本管理制度。財務負責人對財務印鑒章的使用實施監(jiān)管,并對不當使用造成的后果承擔相應的責任。
7、部門專用章:僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用,一律不得對外。由公司各部門負責人進行保管并嚴格執(zhí)行本管理制度。各部門負責人對本部門專用章的使用實施監(jiān)管,并對不當使用造成的后果承擔相應的責任。
四、印章管理的相關規(guī)定
1、公司各類印章由經(jīng)理辦公室歸口管理。其主要職責包括:根據(jù)公司需要確定公司印章的種類、范圍、數(shù)量;組織印章的刻制、發(fā)放、停用和銷毀;設立公司印章檔案,負責備案登記;管理公司行政公章,負責公司行政公章用??;制定公司印章管理的規(guī)章制度;監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。
2、印章管理員職責:公司各類印章應設專門的印章管理員負責保管和使用。印章管理員如發(fā)生職位異動,應及時進行印章和使用情況登記的交接工作。
3、印章的刻制:根據(jù)工作需要或因印章散失、內(nèi)容變更、損毀、被盜等原因,需新刻或重刻印章的,應及時提出書面報告,由部門領導、主管領導、經(jīng)理辦公室領導、總經(jīng)理、董事長核準后,經(jīng)理辦公室按照國家有關印章刻制的規(guī)定進行刻制。
4、印章的啟用:經(jīng)理辦公室應對公司所有印章進行登記備案,注明印章名稱、發(fā)放單位、枚數(shù)、啟用日期、收到時間、使用范圍、領取人、批準人等信息,做好戳記,建立公司印章檔案,并永久保存。
5、印章的停用:當公司名稱變動、印章?lián)p壞、遺失或被竊時,印章必須停用。印章停用時須經(jīng)總經(jīng)理或董事長批準,及時將停用印章送經(jīng)理辦公室封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
6、申請人必須嚴格遵循印章使用審批程序,按照印章的使用范圍,經(jīng)審批后方可用章。印章管理員應設立使用登記臺帳,嚴格審批和登記制度。
7、印章一般不得攜帶外出使用,如因特殊情況,需攜帶外出,必須經(jīng)審核后由印章管理員攜帶前往;若印章管理員不便前往時,須經(jīng)董事長批準,并由印章管理員作好記錄。印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。
8、任何印章管理員不得在申請人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢,注明日期,字跡須清晰、正確。
9、加蓋印章時用印位置恰當,要騎年蓋月,字組端正,圖形清晰。
五、對印章違規(guī)使用行為的處理辦法
1、未經(jīng)審批,任何部門和個人不得擅自刻制公司印章,擅自私刻印章或有意隱瞞、拒絕登記者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),必須追究其法律責任,由此造成的民事、行政、刑事責任,由當事人本人承擔。
2、違反印章刻制、保管、使用規(guī)定,視情節(jié)和后果追究責任人的民事、行政、刑事責任。
3、印章管理員因使用公章不當而造成損失的,視情節(jié)和后果追究其相應責任。非印章管理人員違法公司印章管理制度,不當使用印章,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應與印章管理員承擔同等的責任。
六、附則
1、本制度由公司經(jīng)理辦公室制定并負責解釋。
2、本制度自二一二年五月××日起實施。