檔案管理的問題及措施精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的問題及措施范文

在新時(shí)期，企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，一些大型機(jī)械設(shè)備、大型精密儀器進(jìn)入各大企業(yè)單位，這些設(shè)備儀器檔案在企業(yè)設(shè)備管理中有著突出的作用。設(shè)備儀器包括外購設(shè)備儀器、自制設(shè)備儀器、特種設(shè)備儀器和信息設(shè)備（計(jì)算機(jī)軟、硬件）四大類，設(shè)備儀器檔案一般是指能夠反映設(shè)備儀器的計(jì)劃選購、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)和改造各階段全貌的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖冊(cè)等不同載體類型的信息記錄。設(shè)備儀器檔案作為項(xiàng)目檔案的重要組成部分，直接關(guān)系到相關(guān)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

1.設(shè)備儀器檔案管理的重要性

2006年國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)?z2006?{2 號(hào)），對(duì)建設(shè)項(xiàng)目包括設(shè)備儀器檔案的管理提出了詳細(xì)、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。設(shè)備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業(yè)在發(fā)展的過程中逐漸認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)設(shè)備儀器檔案管理，規(guī)范工作流程，是提升項(xiàng)目質(zhì)量，保障項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

2.設(shè)備儀器檔案管理中存在的問題

設(shè)備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對(duì)要復(fù)雜，也會(huì)出現(xiàn)一些問題，主要的原因是對(duì)檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因?yàn)闄n案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案工作也沒有受到應(yīng)有的重視，下面從幾點(diǎn)總結(jié)儀器檔案管理中存在的問題：

2.1缺少實(shí)際檔案管理制度與規(guī)范

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》是項(xiàng)目檔案管理工作的指導(dǎo)文件，但在實(shí)際的工作中，卻缺少執(zhí)行有力的制度與規(guī)范。很多企業(yè)的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對(duì)企業(yè)本身制定具體的操作手冊(cè)和實(shí)施細(xì)則，以致于檔案管理員在執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差。

2.2保管方式不合理，沒有成套管理

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中明確規(guī)定，項(xiàng)目檔案需要實(shí)行統(tǒng)一管理，即對(duì)設(shè)備儀器檔案按“成套性”原則進(jìn)行管理。購置設(shè)備的流程是從購置申請(qǐng)的提出到最后入庫使用，其中會(huì)產(chǎn)生“計(jì)劃”、“開箱”、“安裝”、“維護(hù)”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據(jù)本單位的職能設(shè)置，把應(yīng)按單臺(tái)套管理的設(shè)備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請(qǐng)示、批復(fù)、招、投標(biāo)書等；一塊是設(shè)備儀器的隨機(jī)資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現(xiàn)設(shè)備儀器檔案單臺(tái)成套的整理原則，不能全面地反映設(shè)備儀器在項(xiàng)目建設(shè)過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 檔案整理不規(guī)范

設(shè)備儀器檔案整理不規(guī)范主要有（1）隨機(jī)軟（光）盤與紙質(zhì)文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內(nèi)文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。

3.企業(yè)設(shè)備儀器常見問題的解決措施

3.1.建立有效的過程控制管理機(jī)制

建立良好的企業(yè)設(shè)備儀器檔案過程控制管理機(jī)制，首先就要了解、掌握企業(yè)設(shè)備儀器檔案的形成特點(diǎn)與文件材料流轉(zhuǎn)特點(diǎn)及規(guī)律，企業(yè)設(shè)備儀器檔案形成于設(shè)備儀器購進(jìn)時(shí)的開箱驗(yàn)收，那么開箱驗(yàn)收階段就是我們加強(qiáng)過程控制管理的切入點(diǎn)，因此，加強(qiáng)檔案人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收機(jī)制的實(shí)施就是設(shè)備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實(shí)踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點(diǎn)來保證制度的實(shí)施：（1）做好檔案人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領(lǐng)導(dǎo)幫助溝通協(xié)調(diào)、上交提案及下發(fā)文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時(shí)參加設(shè)備開箱驗(yàn)收。（2）明確開箱驗(yàn)收的目的，檔案人員參加設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收的目的是保證應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器隨機(jī)文件能全部及時(shí)歸檔保存。（3）明確開箱驗(yàn)收的范圍，檔案人員參加開箱驗(yàn)收應(yīng)該限于有歸檔價(jià)值的設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收。（4）驗(yàn)收過程中做好設(shè)備儀器隨機(jī)各種文件材料的登記

3.2明確不同階段各部門的職責(zé)，確保設(shè)備儀器檔案的齊套

設(shè)備儀器的購置從立項(xiàng)申請(qǐng)到竣工驗(yàn)收，一般有四個(gè)階段，即計(jì)劃階段、采購階段、開箱驗(yàn)收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關(guān)部門分工不同，職責(zé)也不同，在項(xiàng)目檔案管理上，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在立項(xiàng)階段，資產(chǎn)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段形成的文件材料，如“購買設(shè)備儀器的請(qǐng)示、批復(fù)”等。

在采購階段，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集歸檔購買設(shè)備儀器的招、投標(biāo)書，合同，協(xié)議等。特別要注意的是，合同、協(xié)議一定要?dú)w檔原件，必要時(shí)，采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，增加合同簽訂的份數(shù)。在開箱驗(yàn)收階段，設(shè)備儀器的兼職檔案員應(yīng)參加設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收，收集開箱驗(yàn)收及安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的文件材料。在使用管理階段，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)設(shè)備儀器的使用部門，及時(shí)歸檔在設(shè)備的培訓(xùn)、使用、維護(hù)等過程中形成的文件材料。

3.3設(shè)備儀器檔案的整理工作

（ 1） 分類要科學(xué)。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點(diǎn)：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小， 主要生產(chǎn)設(shè)備的多少， 以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機(jī)械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

（ 2） 組卷要遵循設(shè)備儀器文件材料的形成規(guī)律， 保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系， 便于檔案保管利用。與設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理文件材料， 如設(shè)備管理工作計(jì)劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應(yīng)列入設(shè)備儀器類中組卷。設(shè)備維修中形成的文件材料單獨(dú)組卷， 外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。

（ 3） 案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)有機(jī)聯(lián)系。設(shè)備儀器類案卷可按設(shè)備依據(jù)材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（ 自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收） ， 設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。

第2篇：檔案管理的問題及措施范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理；高校；推進(jìn)

檔案的形成需依據(jù)兩個(gè)關(guān)鍵的決定因素，即某人參與社會(huì)活動(dòng)且同時(shí)伴有原始記錄的生成。無論是對(duì)于我國國家機(jī)構(gòu)、單位或社會(huì)團(tuán)體，還是對(duì)于個(gè)人，我們每天都在參與社會(huì)活動(dòng)，與自己活動(dòng)相關(guān)的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個(gè)人檔案形成的主要內(nèi)容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質(zhì)量直接影響了辦學(xué)，為此，工作進(jìn)展中出現(xiàn)的一系列問題應(yīng)得到管理者的重視，從而為有效推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)程探討出相適應(yīng)的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據(jù)有關(guān)文獻(xiàn)指出，高校的教學(xué)、管理以及科學(xué)研究均為檔案形成的條件，這三項(xiàng)活動(dòng)對(duì)高校檔案管理工作的發(fā)展具有尤為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。此三項(xiàng)活動(dòng)為高校檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)，在其影響之下，高校的教學(xué)研究有數(shù)據(jù)可依，且為教學(xué)改革提供必要依據(jù)，因此，高校檔案的形成離不開教學(xué)、管理及科學(xué)研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實(shí)際的材料，為教學(xué)評(píng)估與評(píng)價(jià)提供原始數(shù)據(jù)，為教職員工宣傳教學(xué)教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運(yùn)作是高校教學(xué)教育得以持續(xù)發(fā)展的先決條件，具有促進(jìn)作用?；仡櫺苑治?，隨著我國進(jìn)入法治社會(huì)后，社會(huì)制度得意進(jìn)步與發(fā)展，人們的法制意識(shí)及觀念得到加強(qiáng)，人們?yōu)榻鉀Q問題不再使用隨意且無科學(xué)依據(jù)的處理手段，漸漸養(yǎng)成依據(jù)規(guī)章制度辦事、解決社會(huì)問題的良好觀念。對(duì)于高校而言，檔案真實(shí)反映高校教學(xué)研究與依法治理學(xué)校，為教職員工定期商討辦學(xué)治理提供依據(jù)，對(duì)工作的進(jìn)行具有查看并考究的價(jià)值，意義十分巨大。檔案就好比如會(huì)計(jì)憑證，具有權(quán)威性、真實(shí)性，為高校教學(xué)建設(shè)、科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與評(píng)價(jià)、師生管理等各個(gè)管理項(xiàng)目的開展提供參考數(shù)據(jù)。高校檔案管理工作是否得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需同時(shí)滿足：高校所有項(xiàng)目的管理工作中產(chǎn)生的有關(guān)文件需符合實(shí)際，文件的建立需規(guī)范，內(nèi)容需真實(shí)，這是檔案形成的最基本要求。高質(zhì)量的高校管理工作是高成效檔案管理質(zhì)量的主要保障，檔案管理工作的不斷優(yōu)化，能加快高校管理工作進(jìn)程，提升辦學(xué)水平與質(zhì)量。學(xué)生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學(xué)生畢業(yè)走向社會(huì)尋找工作提供原始數(shù)據(jù)信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時(shí)間內(nèi)讓面試單位抓住個(gè)人信息的要點(diǎn)，為盡快做出擇員奠定基礎(chǔ)。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴(kuò)大，進(jìn)而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發(fā)展趨勢，因其接受西方先進(jìn)管理理念的沖擊，發(fā)展進(jìn)程日新月異，在高校各項(xiàng)管理工作中都充分體現(xiàn)了自己巨大的影響力，但同時(shí)也出現(xiàn)了一些限制發(fā)展的問題。經(jīng)我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結(jié)出幾個(gè)尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創(chuàng)新且應(yīng)用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質(zhì)與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學(xué)目標(biāo)、辦學(xué)歷程、辦學(xué)理念等不盡相同，導(dǎo)致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統(tǒng)一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學(xué)的理念與實(shí)踐行動(dòng)，因長期持有檔案管理不屬于經(jīng)濟(jì)效益類的工作、形式上好壞對(duì)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)沒有任何影響的錯(cuò)誤管理理念，管理者并沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識(shí)。因高校管理者對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的意識(shí)，導(dǎo)致高校的教學(xué)教育、科學(xué)研究以及編史修志難以發(fā)展，其相關(guān)影響因素可以歸結(jié)為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數(shù)據(jù)流失嚴(yán)重致使信息不全、收集的材料過于片面、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏必要的精準(zhǔn)度。

2.2管理手段缺乏創(chuàng)新及信息殘缺

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展提高了高校辦學(xué)構(gòu)建的能力，運(yùn)用于檔案管理工作中的方法與技術(shù)呈現(xiàn)多元化，且不斷進(jìn)步。目前，我國高校已普遍利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行作業(yè)，大大降低了管理者的工作強(qiáng)度，進(jìn)而提高效率。雖然我國早已實(shí)現(xiàn)了人機(jī)一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的起步相對(duì)于西方國家較晚，與國外先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運(yùn)作機(jī)理采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分析、采用計(jì)算機(jī)的運(yùn)行機(jī)制對(duì)檔案文件進(jìn)行編制，但用于檔案數(shù)據(jù)管理的文庫多以條目數(shù)據(jù)管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數(shù)據(jù)庫。此外，多媒體數(shù)據(jù)庫僅僅占應(yīng)用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀(jì)下，我國的現(xiàn)代技術(shù)尚且落后于西方國家，難以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學(xué)教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.3檔案管理者專業(yè)素質(zhì)低下

因檔案管理屬于專業(yè)層次、技術(shù)層次都相對(duì)于較高的政策性工作，對(duì)管理者的專業(yè)素質(zhì)要求極高。為使管理者能掌控這項(xiàng)工作，首先要求管理者具有正確的工作態(tài)度及良好的心理素質(zhì)，同時(shí)應(yīng)具備良好的思想道德修養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。因大部分高校對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的關(guān)注力度，致使其沒有重視管理者的培訓(xùn)、再教育等項(xiàng)目活動(dòng)，所以檔案管理人員的專業(yè)水平往往不高，從而影響了檔案管理質(zhì)量[2]。尤其是我國處于新世紀(jì)階段時(shí)，因高校普遍利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一作業(yè)，檔案管理者習(xí)慣于人機(jī)一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發(fā)揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設(shè)

我國早已步入信息化高科技時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步與發(fā)展，近年來數(shù)字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業(yè)奠定了基礎(chǔ)，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術(shù)在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應(yīng)用于工作中的方法得到了改進(jìn)，不斷與國際接軌[3]。因科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步能帶動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，進(jìn)而也影響了高校檔案管理工作的進(jìn)程，高校應(yīng)充分利用我國信息化高端技術(shù)的優(yōu)勢對(duì)檔案進(jìn)行有效且科學(xué)、合理的管理，借助信息化時(shí)代為檔案管理提供各種切實(shí)可行的技術(shù)全面提高管理工作的水平與質(zhì)量?，F(xiàn)階段應(yīng)用于檔案管理工作中的信息化技術(shù)呈現(xiàn)多元化，例如，為完善檔案管理儲(chǔ)存工作，高?？杉哟笤O(shè)備的投入力度，利用網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)相結(jié)合的信息化技術(shù)對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行保管；利用信息化時(shí)代的數(shù)字化、光線技術(shù)提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統(tǒng)一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機(jī)單一管理，其后是連貫管理，利用網(wǎng)絡(luò)覆蓋面寬廣的特點(diǎn)對(duì)單機(jī)管理進(jìn)行整合，依次對(duì)檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進(jìn)行整合管理，統(tǒng)一采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理。

3.2提高檔案信息資源開發(fā)力度

經(jīng)檔案管理研究人員總結(jié)，提高檔案信息資源開發(fā)力度需滿足于以下兩點(diǎn)：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項(xiàng)目的開發(fā)與投入使用奠定基礎(chǔ)，因而，檔案管理者應(yīng)著重于信息資源的開發(fā)，合理的控制開展力度與進(jìn)程，為高校上層階級(jí)利用檔案材料提供有力保障。研究證實(shí)，檔案存放館與檔案立卷部門應(yīng)相互協(xié)調(diào)工作，明確各自的工作責(zé)任并堅(jiān)守職責(zé)，杜絕一切對(duì)檔案立卷與儲(chǔ)存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現(xiàn)不完整的機(jī)率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實(shí)施各項(xiàng)管理項(xiàng)目提供依據(jù)[4]。例如，高校定期進(jìn)行教學(xué)教育評(píng)估與評(píng)價(jià)工作離不開對(duì)檔案信息的查閱，學(xué)校上層決策者利用檔案分析即將實(shí)施的管理項(xiàng)目是否與檔案中記載的相類似的項(xiàng)目存在共同點(diǎn)，以便于及時(shí)進(jìn)行修整，研討出具有創(chuàng)新性的管理項(xiàng)目。（2）為實(shí)現(xiàn)檔案管理面向可持續(xù)方向進(jìn)行發(fā)展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對(duì)應(yīng)的參考資料進(jìn)行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復(fù)查閱，從而提高上層階級(jí)的查閱速率。

4.結(jié)語

以上論述，高校檔案管理作為學(xué)校重要的工作內(nèi)容之一，應(yīng)不斷總結(jié)管理過程中預(yù)期將出現(xiàn)的問題，對(duì)問題進(jìn)行分析，為解決相關(guān)問題提供切實(shí)有效的對(duì)策。充分利用目前高新信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理工作實(shí)行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饒素華.高校檔案工作存在的問題與對(duì)策[J].云南檔案，2010，15（09）：156-157.

第3篇：檔案管理的問題及措施范文

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案管理；問題；措施

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

隨著我國改革的不斷深入，電力系統(tǒng)各項(xiàng)建設(shè)也取得了令人矚目的優(yōu)異成績。檔案是電力系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展過程中的重要組成部分，能否對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

一、電力系統(tǒng)檔案管理中存在的主要問題

1、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)較籠統(tǒng)

電力系統(tǒng)檔案管理是一項(xiàng)巨大的工作，涉及面較廣，對(duì)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求嚴(yán)格。在電力系統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域，盡管國家頒布了一系列的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，入《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T5032228-2001）、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。雖然這些技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)在一定程度上能夠指導(dǎo)電力系統(tǒng)檔案管理工作，但規(guī)定仍較籠統(tǒng)，依據(jù)不全面，未能在有關(guān)具體操作上進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，這也導(dǎo)致了檔案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有規(guī)范性、科學(xué)性的管理制度體系

由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣，存在各施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現(xiàn)象。在工程建設(shè)的前期階段，在開工建設(shè)前設(shè)計(jì)單位已開始產(chǎn)生檔案，但由于設(shè)計(jì)工期緊，設(shè)計(jì)單位經(jīng)常出現(xiàn)未按要求進(jìn)行工程檔案的管理。設(shè)計(jì)方案不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患。工程施工階段由于施工單位對(duì)檔案管理工作的輕視，導(dǎo)致基建檔案的施工記錄不夠詳細(xì)、完整。對(duì)于升版、后補(bǔ)圖紙，無專人進(jìn)行管理，即使有管理人員，也會(huì)存在因臨時(shí)更改文件的突發(fā)性和不確定性導(dǎo)致圖紙文件得不到更改，最終使得失效文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去。工程驗(yàn)收檔案交接階段，驗(yàn)收交接檔案蜂擁而至，面對(duì)大量的工程檔案，驗(yàn)收時(shí)間緊，任務(wù)重，最終導(dǎo)致檔案人員不追求工程檔案的價(jià)值性，對(duì)于檔案的正確性沒有時(shí)間核查，甚至對(duì)于重要資料沒有存檔的現(xiàn)象。

3、管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平不高。

隨著國家電網(wǎng)建設(shè)網(wǎng)架的不斷擴(kuò)大和加強(qiáng)，電壓等級(jí)的不斷升高，輸送電力能源的任務(wù)不斷加重，檔案服務(wù)的范圍也在不斷擴(kuò)大，檔案工作的手段也更加現(xiàn)代化。但在實(shí)際中，許多檔案管理人員缺乏對(duì)檔案的編制與管理能力，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用。檔案資源效應(yīng)形同虛設(shè)。檔案相關(guān)的政策、規(guī)定、專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)的及時(shí)學(xué)習(xí)，缺乏積極主動(dòng)地開展工程檔案收集工作。檔案管理不夠?qū)I(yè)化，缺乏在每一項(xiàng)建設(shè)工程開工與結(jié)束之間，與工程項(xiàng)目管理、施工等部門溝通現(xiàn)象，更很少介入工程建設(shè)活動(dòng)中去實(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)。

4、對(duì)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒有使用數(shù)字化檔案管理，導(dǎo)致電力系統(tǒng)的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。

二、解決電力系統(tǒng)檔案管理問題的措施

1、建立健全管理的制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行。根據(jù)電力系統(tǒng)項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機(jī)制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過各種有利的機(jī)會(huì)對(duì)電力系統(tǒng)的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會(huì)議或者到現(xiàn)場指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。

2、將電力工程檔案管理工作納入電力工程項(xiàng)目管理

電力工程檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開始電力工程檔案文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的電力工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)問和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之五作為電力工程檔案歸檔的準(zhǔn)備金，不提交齊全完整的電力工程檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查電力工程檔案的質(zhì)量。采取電力工程檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中;電力工程檔案工作與工程立項(xiàng)同步，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步。

3、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，使檔案管理工作高效進(jìn)行。這就要求檔案人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動(dòng)參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評(píng)審活動(dòng)中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動(dòng)態(tài)，對(duì)于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時(shí)，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識(shí)，要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對(duì)企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。

4、進(jìn)一步加強(qiáng)電力建設(shè)工程檔案信息化管理

當(dāng)前，很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案工作的數(shù)字化管理，也就是在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，完成檔案的信息化建設(shè)與管理。但是在實(shí)施檔案工作數(shù)字化的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行好類別規(guī)整，進(jìn)一步完善檔案數(shù)字化管理中的各類體系索引，使檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

三、結(jié)束語

電力系統(tǒng)檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，關(guān)系到我國電力經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在新形勢下，應(yīng)當(dāng)不斷提高電力系統(tǒng)檔案管理的信息匯集，不斷地提高檔案管理的水平，才能有效地減低管理的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)電力工程建設(shè)穩(wěn)步的發(fā)展，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]陳加芳.對(duì)電力工程檔案管理問題的思考[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011（01）.

第4篇：檔案管理的問題及措施范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化;問題;措施

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）28-0327-01

1、信息化管理對(duì)企業(yè)檔案工作的意義

1.1 有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本

相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案現(xiàn)代信息化通過信息資源開發(fā)利用效率和擴(kuò)大信息資源開發(fā)利用范圍，能讓企業(yè)以較高的工作效率及較低的成本進(jìn)行充分利用資源，節(jié)約產(chǎn)品的開發(fā)費(fèi)用，促M(fèi)企業(yè)快速發(fā)展。

1.2 促進(jìn)了信息資源的流通利用和共享，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力

企業(yè)為實(shí)現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了多部門的局域網(wǎng)，各部門通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了檔案信息微機(jī)標(biāo)準(zhǔn)化著錄工作，建立了目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫，對(duì)部分檔案進(jìn)行了檔案原件的計(jì)算機(jī)掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。

1.3 促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程更加先進(jìn)

檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務(wù)流程、各個(gè)管理層次的權(quán)限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)”結(jié)構(gòu)所取代。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強(qiáng)決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理，使信息溝通暢通及時(shí)，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

2、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 思想觀念的滯后直接制約了檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展

近年來，我國科學(xué)技術(shù)水平有了不斷的進(jìn)步，但是我國諸多檔案管理人員的思想觀念依舊停留在傳統(tǒng)制度中，他們認(rèn)為檔案管理只不過是為了實(shí)現(xiàn)“管理”而管理，缺少相應(yīng)的開發(fā)觀念與服務(wù)意識(shí)，認(rèn)為只需要管理到位就行了，然而這些傳統(tǒng)思想阻礙了現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)水平的提高。

2.2 基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的高水準(zhǔn)，加上缺少相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)支持，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來不便。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

企業(yè)檔案管理正處于由傳統(tǒng)檔案到現(xiàn)代信息化管理的過度時(shí)期，企業(yè)檔案管理人員需要的是具備高素質(zhì)的復(fù)合型人才。而現(xiàn)有的檔案人員大部分技術(shù)水平偏低，單純熟悉計(jì)算機(jī)操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代檔案信息化的處理要求，即使企業(yè)擁有現(xiàn)代化的信息處理設(shè)備也不能充分發(fā)揮其功效，造成資金設(shè)備上的浪費(fèi)。所以加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)技能與素養(yǎng)，并對(duì)信息化專業(yè)人才加強(qiáng)儲(chǔ)備是企業(yè)信息化建設(shè)的重要保障。

3、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1 完善檔案管理信息化制度

企業(yè)要從思想上重視檔案信息化管理，利用現(xiàn)代信息資源，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，不斷完善檔案管理信息化制度，規(guī)范人們的日常工作行為，提高檔案管理工作水平。首先，建立檔案管理工作制度，明確檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)，并嚴(yán)格按照要求進(jìn)行工作。其次，實(shí)行工作責(zé)任制度。把檔案管理工作明細(xì)到個(gè)人，實(shí)行個(gè)人責(zé)任制，一旦出現(xiàn)問題可以及時(shí)的找到人并采取相應(yīng)的措施。最后，要加強(qiáng)各部門的協(xié)作。企業(yè)內(nèi)部各部門要配合檔案管理工作，科學(xué)、合理的利用信息資源。

3.2 加強(qiáng)電子檔案管理

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要表現(xiàn)形式就是建立電子檔案，因此要加強(qiáng)電子檔案管理。電子檔案管理主要內(nèi)容有：對(duì)電子檔案的接收、保管、利用的技術(shù)及手段進(jìn)行研究，制定行之有效的管理辦法，達(dá)到電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的目的?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，檔案管理形式多樣，比如錄音檔案、照片檔案、視頻檔案等，需要對(duì)不同類型載體的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，要加強(qiáng)對(duì)電子文件的搜集、整理、建檔、保存、管理等一系列工作，方便信息的檢索，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.3 完善信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享

企業(yè)要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷完善信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享。首先，建立統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺(tái)。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息交流和溝通，建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門間的信息互通和共享，方便員工根據(jù)自身情況進(jìn)行信息檢索，為部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。其次，建立對(duì)外檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)?，F(xiàn)代信息日新月異，企業(yè)要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)信息，積極走入市場，及時(shí)更新檔案信息和掌握市場行情，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高企業(yè)市場競爭力。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化安全建設(shè)

企業(yè)檔案管理信息化的最大特點(diǎn)就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，而現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，會(huì)受到病毒、垃圾信息等不良因素的影響，所以要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的安全建設(shè)。首先，檔案管理人員要樹立安全意識(shí)，嚴(yán)格按照工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施解決，避免留下安全隱患。其次，利用最新技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化安全管理。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全體系構(gòu)建和完善，建立防火墻并定期進(jìn)行檢查和殺毒，也可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)訪問限制，比如說身份認(rèn)證、訪問受限等，同時(shí)對(duì)重要文件進(jìn)行備份保存，避免出現(xiàn)重要信息丟失而無法找回現(xiàn)象?？傊?，企業(yè)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，必須要做好信息安全管理工作。

3.5 加強(qiáng)檔案管理法治化建設(shè)

我國從改革開放先后了許多政策用來改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達(dá)成檔案管理的制度化。象更新的形勢對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)水平、知識(shí)水平及管制操縱能力等方面都說明了新的要求。檔案事業(yè)的拓展必須堅(jiān)持按依法管制的道路，唯有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮原有的作用。為了增強(qiáng)對(duì)檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護(hù)和使用檔案，《中華人民共和國檔案法》就此產(chǎn)生。

檔案管理作為一個(gè)體系嚴(yán)密的管制科學(xué)，是我國經(jīng)歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來臨，加速了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化體系發(fā)展，檔案信息化的管制已經(jīng)逐漸變成檔案管理運(yùn)行的新目標(biāo)，變成當(dāng)代企業(yè)管制發(fā)展的主要標(biāo)志。

3.6 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為檔案管理的參與者和執(zhí)行者，其素質(zhì)高低直接影響到檔案管理水平高低，因此打造一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)是十分必要的。首先，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，比如檔案管理理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、現(xiàn)代檔案管理手段等，讓管理人員擁有豐富檔案管理知識(shí)，且實(shí)際操作能力強(qiáng)，切實(shí)提高管理人員業(yè)務(wù)能力。其次，加強(qiáng)管理人員的溝通交流能力。加強(qiáng)各部門檔案管理人員的溝通和學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)信息資源的互通共享，提高企業(yè)整體檔案管理水平。最后，實(shí)行考核及激勵(lì)機(jī)制，提高管理人員工作責(zé)任感和積極性，鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)提高管理水平。

第5篇：檔案管理的問題及措施范文

【摘要】本文將主要以檔案管理工作存在的不足為切入點(diǎn)，對(duì)其完善措施進(jìn)行簡要的介紹和分析。

關(guān)鍵詞 檔案管理；問題；措施；規(guī)范化

鑒于檔案管理工作對(duì)于我們各項(xiàng)工作開展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，使得檔案工作一直以來都是社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，在檔案管理工作中采用信息化技術(shù)已經(jīng)成為了時(shí)展的趨勢，但是如何促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，使其能夠得到進(jìn)一步發(fā)展和提升卻成為了社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)。從某種程度上來說，檔案信息化的建設(shè)力度在很大程度上影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

一、檔案管理在工作中的重大作用

（一）行政管理方面的作用。對(duì)于行政部門的日常工作來說具有直接的影響。通過檔案管理工作，能夠有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項(xiàng)目運(yùn)營方面的作用。檔案是企事業(yè)單位經(jīng)營管理活動(dòng)的記錄，具有憑證和參考作用。項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司的品質(zhì)管理、項(xiàng)目的達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與運(yùn)營工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平和盈利能力。

二、檔案管理工作存在的不足

（一）對(duì)檔案管理的重視程度偏低。檔案管理工作相較于企事業(yè)單位其它類型的工作而言是一項(xiàng)默默無聞的工作，很多高層管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知還停留在抄抄寫寫上，無法認(rèn)知到檔案工作對(duì)企業(yè)運(yùn)營管理帶來的重要影響。但實(shí)際上，人事檔案可以反映出企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力等方面的原始記錄；會(huì)計(jì)檔案可以反映企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)營狀況；文書檔案可以反映企業(yè)的歷史發(fā)展沿革、業(yè)務(wù)工作狀況等等。另一方面，檔案為監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查工作提供合理的理論依據(jù)，這就使得檔案管理工作具有重要的價(jià)值?，F(xiàn)階段，雖然部分企業(yè)已經(jīng)初步建立起了檔案管理系統(tǒng)，但分類混亂、管理不善等現(xiàn)象仍然普遍存在，對(duì)檔案的價(jià)值和作用產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

（二）檔案工作人員素質(zhì)有待提升。經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，人才在企業(yè)中的作用也越來越明顯。隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，我們更加意識(shí)到對(duì)于一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作以及信息化構(gòu)建而言，檔案管理工作者的自身素質(zhì)在很大程度上起著重要的決定作用，這就要求我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中應(yīng)當(dāng)注重人才的培養(yǎng)，不斷提升檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。但是從當(dāng)前的情況來看，檔案管理工作者的現(xiàn)代化專業(yè)能力普遍較弱，也缺少足夠的專業(yè)知識(shí)，在這樣的情況下，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，也很難得到充分的應(yīng)用與發(fā)揮，這些都是需要在未來工作中必須重視和努力解決的問題。

（三）檔案管理信息化程度不高。隨著科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活中的各個(gè)領(lǐng)域。信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的重要方向。從當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)上來看，大部分企事業(yè)單位建立了內(nèi)部的OA（辦公自動(dòng)系統(tǒng)），配備了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，為檔案信息化管理提供了必要的硬件環(huán)境，有的還配備了檔案信息化管理軟件系統(tǒng)。但由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，有的企業(yè)檔案工作仍停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段，或介于傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息化兩種工作方式之間；有的企業(yè)所使用的檔案軟件通用性差，檔案軟件升級(jí)改造后，檔案信息很難有效移植；有的企業(yè)的辦公自動(dòng)化軟件與檔案管理軟件未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，致使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)不能自動(dòng)轉(zhuǎn)成檔案數(shù)據(jù)，需要人為地在檔案管理系統(tǒng)中手工地輸入檔案數(shù)據(jù)，極大地增加了檔案工作人員的工作量。

（四）檔案管理制度有待完善。檔案管理制度的不健全也是影響到檔案管理工作的重要因素。就當(dāng)前的發(fā)展情況來看，很多企業(yè)由于受到種種客觀因素的制約，缺少專門的檔案管理設(shè)施，而專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員存在很大的數(shù)量缺口，檔案管理人員無論是在數(shù)量上還是質(zhì)量上都不能很好地滿足檔案管理工作的需要，普遍存在無檔案室、無檔案制度等混亂現(xiàn)象，沒有根據(jù)自身的實(shí)際情況來建立起相應(yīng)的檔案管理制度。在這種環(huán)境下，雖然企業(yè)也能夠開展相應(yīng)的檔案管理工作，但是此時(shí)的管理工作顯得更加雜亂無序，檔案破損以及遺失等現(xiàn)象在所難免。

三、檔案管理問題的相關(guān)完善對(duì)策

（一）提升檔案管理的重視程度。首先，企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)逐漸提升對(duì)檔案管理的重視程度，在思想上要認(rèn)識(shí)到位。在檔案建設(shè)與管理工作的開展過程中，應(yīng)當(dāng)使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作，為檔案工作的持續(xù)、有效開展提供重要保障。要想使檔案管理工作能夠在短時(shí)間內(nèi)取得相應(yīng)成果，提升管理質(zhì)量和水平，推動(dòng)其信息化建設(shè)。同時(shí)，還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備，使其能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的技術(shù)手段加以熟練掌握，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。而相關(guān)企業(yè)在人員的選用上也要予以嚴(yán)格要求，不斷完善和強(qiáng)化檔案管理工作者隊(duì)伍。在日常的工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠?qū)ΜF(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)和技術(shù)加以熟悉和掌握，提升檔案的管理質(zhì)量。針對(duì)檔案管理的工作需要，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)與考核，使其能夠?qū)n案管理工作的內(nèi)涵以及相關(guān)流程具備清晰的認(rèn)識(shí)能力，提升單位的檔案管理水平。

（二）加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)。信息化已成為檔案管理的未來發(fā)展趨勢，而檔案作為我們記錄事件和信息的重要載體和媒介，也直接見證了信息化技術(shù)的巨大影響。通常情況下，檔案信息化是指將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案信息資源的管理、開發(fā)和應(yīng)用上，促進(jìn)檔案管理水平的提升。為此，在檔案的管理工作上還應(yīng)當(dāng)跟上信息化的發(fā)展腳步，對(duì)于現(xiàn)代化的信息設(shè)備和手段加以積極應(yīng)用，擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。一是要重視電子文檔資料的歸檔工作，統(tǒng)一計(jì)算機(jī)的規(guī)格型號(hào)，統(tǒng)一軟件的使用，利用計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。二要加大檔案管理軟件的開發(fā)與利用，注意軟件的通用性、對(duì)接性，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的完全、自動(dòng)導(dǎo)入與對(duì)接。三要建立起全文數(shù)據(jù)庫，以便檔案數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用，逐步實(shí)現(xiàn)室藏所有檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄計(jì)算機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。要想使檔案管理工作能夠在短時(shí)間內(nèi)取得相應(yīng)成果，提升管理質(zhì)量和水平，推動(dòng)其信息化建設(shè)，我們還要重視起人才的培養(yǎng)工作，努力提升檔案工作人員的專業(yè)能力，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備，使其能夠熟練掌握現(xiàn)代化的技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。而檔案管理部門在人員的選用上也要嚴(yán)格要求，不斷完善和強(qiáng)化檔案管理工作者隊(duì)伍。在日常的工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能夠熟悉和掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，提升檔案的管理質(zhì)量。

（四）健全完善檔案管理制度。不斷健全和完善檔案的管理制度，為檔案管理工作提供方向指引。企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于自身的具體情況制定完善的檔案管理規(guī)定，建立有效的管理機(jī)制和程序，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制，對(duì)檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)予以明確；建立健全檔案管理的收集、歸檔、移交、管理和利用制度，盡可能地細(xì)化、明了和具有可操作性，使檔案管理工作做到有章可循、有章可守。

四、結(jié)語

針對(duì)檔案管理工作的雜亂現(xiàn)象，我們還應(yīng)當(dāng)制定出切實(shí)可行的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案管理的未來發(fā)展來說，要想提升檔案管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，制定相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是必要的前提。目前檔案管理信息化正處于初級(jí)階段，很多方面仍然有待完善和提升，而規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)則是所有工作的依據(jù)，并且規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)方面也正屬于檔案管理工作上的薄弱項(xiàng)。因此，在未來的發(fā)展中，我們應(yīng)當(dāng)著重于檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)制定上，改善不足，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。

參考文獻(xiàn):

第6篇：檔案管理的問題及措施范文

關(guān)鍵詞:醫(yī)院圖書館檔案管理問題改進(jìn)措施

1 醫(yī)院圖書館檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視不夠

在我院相當(dāng)多人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，不重視、不注重圖書館人員的素質(zhì)提高。只是一些快退休人員、無專業(yè)人員管理，更無高校圖書管理的高級(jí)專業(yè)人員，認(rèn)為檔案管理就是保管的事務(wù)性工作，不是醫(yī)院的主要工作，不能給創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要醫(yī)療、教學(xué)、科研不出問題就行了，所以無適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，只想以醫(yī)療為主即可。

1.2 主題不明確

按主題進(jìn)行部分設(shè)置，我們?nèi)狈?duì)的采集、整合、傳播，突出信息咨詢服務(wù)都不夠，沒有按圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類等工作，應(yīng)提升管理效能。按主題進(jìn)行圖書館組織創(chuàng)新，實(shí)質(zhì)是充分發(fā)揮專家型館員的學(xué)科“領(lǐng)頭羊”作用，同時(shí)也迎合了教學(xué)圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)之間相應(yīng)交叉、滲透的發(fā)展趨勢。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)有的圖書管理人員不僅缺乏專業(yè)的圖書檔案管理知道和工作經(jīng)驗(yàn)，而且層次也普遍較低，到圖書檔案館工作只是暫時(shí)的，把之當(dāng)作工作發(fā)展的跳板或是臨時(shí)“棲息”地，一旦有更適合自己發(fā)展環(huán)境和遷升機(jī)會(huì)則會(huì)另尋高枝；有的管理人員享受著管理員的待遇而不參與管理工作，這種嚴(yán)重的消級(jí)作用，極大地影響了團(tuán)支書檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的純潔和穩(wěn)定，更不可能為醫(yī)院發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

1.4 管理不到位

在醫(yī)院，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:

一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作。醫(yī)院日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

二是對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。

三是少數(shù)醫(yī)院沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。

1.5 利用不充分

圖書館是醫(yī)院配職單位，圖書館的工作會(huì)產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對(duì)圖書館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識(shí)落后，許多醫(yī)院的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費(fèi)。

2 改進(jìn)醫(yī)院圖書館檔案管理工作的措施

2.1 指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)

醫(yī)院一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作；另一方面也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

2.2 配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備

硬件是提高醫(yī)院檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入醫(yī)院基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。

2.3 科學(xué)分類

科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等，分成不同類別。

一是黨群類。包括上級(jí)文件、院內(nèi)文件、規(guī)章制度等。

二是業(yè)務(wù)類。包括各業(yè)務(wù)部門的報(bào)表、科研項(xiàng)目、各類活動(dòng)等。

三是人事類。包括職稱晉升、科研、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書館的檔案收集通過科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找利用。

2.4 電子歸檔

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。

2.5 提高服務(wù)水平

醫(yī)院圖書館是醫(yī)院的重要組成部分，也是醫(yī)院檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個(gè)漫長的從觀念到技術(shù)再到實(shí)際應(yīng)用的過程，是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的一部分。在醫(yī)院的橫向比較過程中，除了醫(yī)療護(hù)理科研，現(xiàn)代化的管理方式也是醫(yī)院綜合能力的集中體現(xiàn)，因此圖書檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的整體實(shí)力是非常重要的做好醫(yī)院圖書館檔案工作，對(duì)于提高圖書館的管理水平、醫(yī)院的醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)和科研都起著十分重要的作用，對(duì)于三甲醫(yī)院更是不可忽視的重要指標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭國慶主編.市場營銷學(xué)通論.北京:中國人民大學(xué)出版社;1999.

[2]李學(xué)民.拓展圖書館工作讀者服務(wù)的新鋇域（圖書館論壇）.2000(2)．

第7篇：檔案管理的問題及措施范文

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；電子檔案管理；存在的問題；應(yīng)對(duì)措施

前言

在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不能滿足新時(shí)期發(fā)展的需求，因此必須對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和改革。電子檔案管理是一種現(xiàn)代化的管理模式，主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)來完成對(duì)電子檔案的生成與管理，在設(shè)備載體中以數(shù)碼的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，還能在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案信息進(jìn)行閱讀與處理。傳統(tǒng)所使用的紙質(zhì)的檔案管理方式極易造成檔案丟失或者缺失，但是電子檔案管理模式不僅能使檔案的保存時(shí)間有效延長，還能提高其檢索效率，令使用者的查詢時(shí)間大大減少。在使用電子檔案管理時(shí)也不斷有問題或者缺陷顯露出來，這些問題在一定程度上會(huì)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展造成影響，因此，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)其給予重視，積極尋找科學(xué)有效的解決措施，以保證電子檔案的健康發(fā)展。

一、新時(shí)期電子檔案管理中存在的問題

1.檔案的完整性不高

在我國很多電子檔案管理企業(yè)中，由于其管理體系尚未完善，所以極易在檔案管理過程中使其真實(shí)性、原始性和完整性受到影響，從而降低了檔案的利用價(jià)值。獨(dú)立性和變化性是電子檔案內(nèi)容的特點(diǎn)，電子檔案并不是固定不變的，檔案管理人員會(huì)隨著發(fā)展變化而對(duì)其進(jìn)行修改，但是卻沒有對(duì)其進(jìn)行校驗(yàn)，導(dǎo)致電子檔案缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員未能按照要求嚴(yán)格地對(duì)電子檔案進(jìn)行校驗(yàn)和審核，對(duì)于很多錯(cuò)誤信息未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修改。另外，電子檔案的安全系數(shù)不高，比起紙質(zhì)檔案管理，更容易被篡改。電子檔案不完整的原因主要是其具有較高的變化性和流動(dòng)性，且儲(chǔ)存方式多樣，缺失現(xiàn)象的發(fā)生率較高[1]。

2.管理軟件缺乏統(tǒng)一性

我國對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行研制的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)慢于硬件的發(fā)展速度，所以電子檔案管理工作中所使用的軟件無法使檔案的存儲(chǔ)需要獲得滿足。特別是在檔案共享方面，因?yàn)楦鱾€(gè)地區(qū)或者單位之間所使用的檔案管理軟件不同，所以在檔案利用和共享方面就存在了阻礙，也對(duì)電子方案的發(fā)展造成負(fù)面影響。

3.檔案內(nèi)容的保密性不高

目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性較高，如果在網(wǎng)絡(luò)上某一個(gè)設(shè)備存儲(chǔ)電子文件，那么使用任何終端設(shè)備都能將其索取到；在某一個(gè)終端所存儲(chǔ)的電子文件也可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)若干個(gè)終端進(jìn)行同時(shí)發(fā)送[2]。這樣就會(huì)嚴(yán)重威脅到部分具有保密性的電子文件的安全。

4.檔案極易被刪改

由于電子文件的生成是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作的，所以形成過程中不會(huì)留下痕跡，而且單位負(fù)責(zé)人也不需要對(duì)材料進(jìn)行進(jìn)一步的簽發(fā)，這樣就會(huì)導(dǎo)致難以確定材料的權(quán)威性和真實(shí)性。若出于自身或者其他目的，部分操作人員在計(jì)算機(jī)上對(duì)電子文件進(jìn)行刪改也很難被發(fā)現(xiàn)。

5.檔案保管的長久性有待改善

大部分企業(yè)都將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)作為重要的工作工具，實(shí)現(xiàn)了無紙化，將工作中的信息以及決策等資料都存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)，只要在需要信息的時(shí)候移動(dòng)鼠標(biāo)就可輕易獲得，在提高工作效率的同時(shí)也簡化了檔案管理工作的歸檔和存儲(chǔ)，有利于信息使用的方便性。但是，由于檔案管理全都依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，在計(jì)算機(jī)受到病毒或者黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓等情況下，極易損毀、丟失電子文件信息，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

二、新時(shí)期加強(qiáng)電子檔案管理的措施

1.不斷更新自身的管理觀念

電子檔案管理部門應(yīng)該對(duì)電子檔案進(jìn)行大力開發(fā)與宣傳，使人們對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)獲得提高。過去我們都是使用紙質(zhì)檔案，隨著科技的發(fā)展，電子檔案得到了越來越廣泛的使用，已成為目前最新型的方案管理形式。有部分檔案管理企業(yè)或者工作人員對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不全，未能對(duì)其使用給予重視，所以必須通過大力宣傳使各個(gè)企業(yè)或者工作人員對(duì)電子檔案的重要性和優(yōu)越性獲得充分認(rèn)識(shí)，從而樹立具有現(xiàn)代化的管理觀念，這樣才能促進(jìn)電子檔案管理工作的順利開展[3]。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

新時(shí)期對(duì)檔案管理人員的要求也在不斷提高，檔案管理人員除了對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行熟悉外，還要掌握一定程度的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，包括計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，以提高他們對(duì)檔案業(yè)務(wù)的熱情和職業(yè)道德素質(zhì)。在培訓(xùn)計(jì)算機(jī)知識(shí)的同時(shí)，可通過招考或者深造等方式對(duì)高、尖、精的計(jì)算機(jī)人才進(jìn)行選拔與培養(yǎng)，令他們?cè)诰ㄓ?jì)算機(jī)的同時(shí)，還熱愛檔案事業(yè)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)有一定的熟悉程度，能操作與開發(fā)軟件。

3.完善電子檔案管理政策

在形成、處理、歸檔、管理和利用電子文件的各個(gè)環(huán)節(jié)，文件內(nèi)容都有可能會(huì)更改與丟失，就算管理人員具有熟練的操作技術(shù)也需要根據(jù)相關(guān)管理措施來使其規(guī)范化。所以，建立完善的規(guī)章制度對(duì)電子檔案真實(shí)性、原始性和安全性是非常重要的。對(duì)于電子檔案的管理和在電子檔案管理系統(tǒng)中所進(jìn)行的各種操作，應(yīng)該有一套采用法律的形式針對(duì)其管理標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行制定，讓工作人員能夠了解這些規(guī)定并遵守，這樣就能使電子檔案的各種操作都是合理、合法的[4]。

4.保證電子檔案管理的完整性

運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)措施對(duì)電子檔案管理的真實(shí)性、原始性以及完整性予以保障，從而使其可信度獲得提高。管理人員可通過背景信息和元數(shù)據(jù)對(duì)電子檔案管理的真實(shí)性、原始性和完整性進(jìn)行檢驗(yàn)；或者實(shí)行身份驗(yàn)證和消息認(rèn)證對(duì)用戶的相關(guān)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，在使用資料的時(shí)候也必要要通過認(rèn)證才能索取資料；運(yùn)用數(shù)字簽名、光筆簽名等簽署技術(shù)；運(yùn)用防火墻技術(shù)設(shè)置障礙于機(jī)構(gòu)與其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間，避免非法訪問或者盜竊專利、機(jī)要信息；對(duì)電子檔案進(jìn)行備份或者實(shí)施加密技術(shù)等。以上措施的使用都有助于電子檔案管理真實(shí)性、原始性和完整性的保持，提高人們對(duì)電子檔案管理的信心，讓更多的人和事業(yè)單位能夠更加放心的使用。

5.設(shè)計(jì)并使用可靠的存儲(chǔ)技術(shù)

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，電子檔案管理的核心工作是信息存儲(chǔ)的安全性。紙質(zhì)檔案管理的存儲(chǔ)有專門的檔案管理室，通過請(qǐng)專人對(duì)檔案進(jìn)行管理與保護(hù)等使檔案的安全性獲得保障。而電子檔案管理是采用互聯(lián)網(wǎng)傳遞與共享數(shù)據(jù)，因此，電子檔案管理的安全性在考慮到單個(gè)計(jì)算機(jī)上的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全外，還要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的特性設(shè)計(jì)并使用分布式的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)[5]。按照一定的策略以及算法分布式將電子檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于遠(yuǎn)程地方，同時(shí)還要對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，這樣就可以在電子檔案遭到損毀后快速地將數(shù)據(jù)恢復(fù)。

結(jié)語：在信息化飛速發(fā)展的新時(shí)期，電子檔案管理已取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，雖然該管理模式具有明顯的優(yōu)勢，但是在實(shí)施操作過程中，其權(quán)威性和安全性問題仍然需要我們給予重視。檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的重要性必須要有充分的認(rèn)識(shí)，針對(duì)管理工作中存在的問題做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)并予以解決。這不僅能提高電子方案管理工作的可靠性與安全性，還能促進(jìn)其健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]樊風(fēng)智.電子檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014（20）：85.

[2]徐瑯.淺談新時(shí)期的電子檔案管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2014（18）：17-18.

第8篇：檔案管理的問題及措施范文

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問題；措施

煤礦企業(yè)人事檔案工作是管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。

1 煤礦企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案管理工作在長期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的煤礦企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下煤礦企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。主要有以下幾個(gè)方面：

1.1人事檔案管理模式單一

目前，我國煤礦企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。煤礦企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門管理，以及煤礦企業(yè)人事檔案工作也必須由煤礦企業(yè)各級(jí)組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)煤礦企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

1.2人事檔案管理體制不全面

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，煤礦企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，煤礦企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之煤礦企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型煤礦企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。

1.3人事檔案管理內(nèi)容不夠齊全

現(xiàn)代煤礦企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。煤礦企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以煤礦企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合煤礦企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過調(diào)整煤礦企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有煤礦企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4檔案管理人員素質(zhì)低下

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前煤礦企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

1.5檔案運(yùn)用中的價(jià)值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視煤礦企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了煤礦企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2 加強(qiáng)人事檔案管理中的解決措施

2.1建立科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

2.2建立科學(xué)的人事檔案系統(tǒng)管理

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的正規(guī)化

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在煤礦企業(yè)中建立一個(gè)以煤礦企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

2.4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人才是煤礦企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是煤礦企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，煤礦企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5加強(qiáng)人力資源機(jī)構(gòu)管理

培養(yǎng)人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為煤礦企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)煤礦企業(yè)人力資源管理，是煤礦企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

2.6建立網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理模式

檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。

3 結(jié)束語

總之，人事檔案管理工作是煤礦企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。■

參考文獻(xiàn)

[1]王英瑋，周艷. 我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J]. 檔案學(xué)通訊，2007，01：12-15.

第9篇：檔案管理的問題及措施范文

1 當(dāng)前文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案的形成與文書工作有關(guān)

文書檔案的形成本身就與單位的文書工作聯(lián)系緊密，在單位中的行政內(nèi)容，不僅包括文件收集整理、催收轉(zhuǎn)發(fā)，還有文書轉(zhuǎn)運(yùn)、立卷歸檔?？梢钥闯?，檔案就是文書經(jīng)過一系列管理工作之后形成的，而文書工作也是檔案成形的階段，因此檔案管理就是把文書工作當(dāng)成前期的準(zhǔn)備工作，在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步加深對(duì)文書材料的利用程度，包括收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等途徑。文書管理成效就體現(xiàn)在其內(nèi)容、格式、質(zhì)量上面，這些方面的完整度和齊全性都直接影響到后面的檔案管理，文書是不是被及時(shí)全面地收集，并且按時(shí)立卷歸檔都體現(xiàn)在了檔案管理的成效上，確保每一環(huán)節(jié)都已經(jīng)落實(shí)到位。同時(shí)，文書管理部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)把日立場工作中單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行行政活動(dòng)的有價(jià)值的資料統(tǒng)一收集、匯總，在分類、整理后及時(shí)歸檔。

1.2 完整收集檔案資料并保存

在當(dāng)前的大部分單位所開展的文書檔案管理工作，針對(duì)的是那些已經(jīng)在存在的事實(shí)、人物、文件等，而所謂的管理是借用一些載體來記錄、分類、安放重要的信息內(nèi)容。該項(xiàng)工作的重點(diǎn)就是確保文件在這一環(huán)節(jié)中的完整性、保密性，一定要讓重要的文書檔案在比較安全的地方安置存放，還需要注意所有文書的收集整理工作、編輯目錄、分類成冊(cè)等，合理、高效利用這些材料。

1.3 檔案形式多樣、內(nèi)容繁多

我國現(xiàn)有的文書檔案管理方式豐富多樣，文書的內(nèi)容也是非常繁雜，不但清晰記錄著單位開展的各種工作過程，涵蓋了行政、會(huì)議、技術(shù)等各方領(lǐng)域，還有主管各單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門簽署的重要秘密文件、照片、視頻、合同、權(quán)責(zé)書等，這里面既包含了紙質(zhì)的文書材料，還包括電子數(shù)據(jù)信息，隨著社會(huì)信息化程度越來越高，文書形式也會(huì)向多元化發(fā)展。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 未及時(shí)收集文書檔案

通常情況下，單位的文書檔案管理工作都是從收集內(nèi)部工作中用到的重要文書材料開始，但又因?yàn)榉N種因素，導(dǎo)致一些部門未能及時(shí)公開相應(yīng)的文件并提交給檔案管理工作人員，給檔案管理工作造成一定的困擾。正是由于這些工作部門之間不能很好地溝通協(xié)調(diào)，無法建立起有機(jī)合作關(guān)系，即便檔案管理工作人員為了按時(shí)完成任務(wù)，不得不經(jīng)常向其他部門催要文件資料，但由于這些部門確實(shí)需要在工作中用到相關(guān)資料，導(dǎo)致管理員只得妥協(xié)等待。拖延的時(shí)間長了之后，管理員就容易遺忘哪些文書沒有收集歸檔，或者是文書資料沒有在工作部門中得到妥善存放，甚至已經(jīng)在使用中發(fā)生了遺失，這就是文書管理中非常嚴(yán)重的疏漏。

2.2 文書工作和立卷歸檔銜接不當(dāng)

在邏輯角度來看，文書工作和檔案管理之間是相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系，從文件資料的收集、閱覽、立卷、歸檔來說，檔案管理工作其實(shí)就是文書工作在另一種方式上的延伸和拓展。實(shí)際工作中，文書和檔案的管理分別是由不同的工作部門來進(jìn)行的，容易在操作上形成不當(dāng)配合。且文書使用人員缺少及時(shí)將文件資料歸檔的意?R，檔案管理工作人員對(duì)資料內(nèi)容也不甚了解，兩者之間缺乏協(xié)商和溝通，致使文書檔案管理工作經(jīng)常發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象。另一方面，文件資料在收集處理環(huán)節(jié)中也不夠科學(xué)，沒有規(guī)范化的操作方式，如文件使用的紙張、裝訂、格式、版式等都存在或多或少的問題。何況，在一些文件資料使用量很大的工作部門中，文書人員沒有明確文書歸檔的意義，未妥善收集文件、及時(shí)上交，導(dǎo)致很多資料缺失。

2.3 文書檔案沒有妥善保存

隨著社會(huì)科技文化的繁榮發(fā)展，相應(yīng)辦公設(shè)備和技術(shù)也在不斷進(jìn)步，通過自動(dòng)化方式來完成日常工作越來越普遍，信息網(wǎng)絡(luò)的推廣和使用在極大程度上增加了文書檔案工作的效率，同時(shí)，新型電子文檔形式的文書材料的整理、收集、歸措施，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作有很大不同，給檔案統(tǒng)一管理工作造成了一定阻礙。紙質(zhì)的文書不一定有電子版的資料存在，而電腦中的文書也沒有全部打印出來，使得二者沒辦法一起整理成冊(cè)并存檔，給以后檔案的調(diào)取、查閱帶來了不便。

3 優(yōu)化文書檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)文書資料及時(shí)收集工作

文書工作應(yīng)該先在相關(guān)部門中妥善使用，并按照文件編號(hào)、標(biāo)題、文種等存放避免在使用中出現(xiàn)遺失。其次，檔案管理人員也必須及時(shí)進(jìn)行文書材料的收集工作，和各部門協(xié)調(diào)溝通，督促他們盡快將重要文書資料歸檔。最后，文書人員應(yīng)該注意保護(hù)文件資料的完整性和規(guī)范性，紙張樣式、格式內(nèi)容、文體大小等都必須嚴(yán)格按照規(guī)定來執(zhí)行，需要起草、修改、轉(zhuǎn)抄的文件要保證信息安全和書面整潔，收發(fā)相應(yīng)資料要登記，缺少的部分及時(shí)找回。

3.2 做好文書工作和檔案管理的銜接

文書是檔案的基石，提高文書質(zhì)量是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵，加強(qiáng)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)配合工作能夠起到至關(guān)重要的作用。檔案管理工作人員要多和其他部門人員溝通交流，了解文書使用情況，提醒他們及時(shí)歸檔，保證文書完整。此外，檔案管理部門和文書工作部門之間應(yīng)該定期互通信息，掌握對(duì)方的最新動(dòng)態(tài)，提高文書的收集歸檔效率，并將文書價(jià)值發(fā)揮出來。

3.3 完善相應(yīng)文書的收集歸檔制度

檔案管理部門在做好紙質(zhì)文件收集歸檔工作的時(shí)候，還要加強(qiáng)對(duì)電子資料的收集保管。明白電子資料的重要程度不亞于紙質(zhì)文件，建立完善的電子資料管理制度，及時(shí)妥善收集、整理相應(yīng)資料，處理好電子材料的格式和大小，并按照一定的關(guān)系和結(jié)構(gòu)分門別類、歸納成冊(cè)，方便日后統(tǒng)一管理和查閱使用。