公司檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：公司檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：會計檔案；鑒定；銷毀；新方法

為了更加規(guī)范的進(jìn)行檔案管理工作，讓其可以在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮出更好的作用，國家檔案局以及財政部聯(lián)合對已經(jīng)實(shí)施的原《會計檔案管理辦法》進(jìn)行了重新修訂。并且新修訂的《會計檔案管理辦法》已經(jīng)于2016年1月1日開始實(shí)施。在此管理辦法中，把會計憑證和會計賬簿的保管期限從15年延長到了30年。這就給各單位帶來了一個難題，那就是：之前保管期限為15年的會計檔案要如何進(jìn)行處理？是保持現(xiàn)狀還是要重新對它們進(jìn)行整理？尤其是那些已經(jīng)到了15年保管期限的會計檔案是要立即鑒定銷毀，還是要當(dāng)做30年期限繼續(xù)保存？下面我們就進(jìn)行詳細(xì)的分析探討。

一、會計檔案工作的作用及特點(diǎn)

會計檔案是在整個經(jīng)濟(jì)管理活動中所形成的。會計檔案不但能夠?yàn)楦鞣N經(jīng)濟(jì)決策提供有益的信息，還在保護(hù)國家財產(chǎn)和維護(hù)財經(jīng)紀(jì)律方面有著不可或缺的作用，所以，做好會計檔案管理工作的意義就顯得十分重要。而從實(shí)際的職能來看，會計的工作主要是通過會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算材料來完成的，它所形成的檔案是連續(xù)記錄、緊密相連、密不可分的一組材料。這種特點(diǎn)，就已經(jīng)決定了會計檔案在整理和鑒定工作中的特殊性。

二、新舊兩種標(biāo)準(zhǔn)銜接工作中存在的漏洞

新的《會計檔案管理辦法》在具體的實(shí)施過程中可能遇到很多問題，而國家檔案局的相關(guān)工作人員就針對這些問題，在《中國檔案》上發(fā)表了《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀的文章，在文章中對于新辦法中的修訂內(nèi)容進(jìn)行了解釋和說明，但是有一些問題解讀的還不算透徹和全面。例如在會計檔案保管期限的新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接方面，在《中國檔案》發(fā)表的關(guān)于《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容的要點(diǎn)解讀的文章中提到了三種情況：

第一，按照原來的《會計檔案管理辦法》標(biāo)準(zhǔn)，已到了保管期限，同時也經(jīng)過鑒定但還沒有對其進(jìn)行銷毀的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》的要求進(jìn)行銷毀；

第二，根據(jù)舊的標(biāo)準(zhǔn)要求，已經(jīng)到了保管期限，但是還沒有進(jìn)行鑒定的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》要求進(jìn)行鑒定和銷毀；

第三，對還沒有到舊的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，要按照新實(shí)行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新進(jìn)行保管期限的劃分。這三種情況從整體上來看似乎覺得已經(jīng)很全面，可是檔案整理這一環(huán)節(jié)卻被忽視掉，也就是說，已經(jīng)整理完畢的會計檔案還應(yīng)不應(yīng)該按照新的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行期限的重新整理。實(shí)際上，我們可以把2016年以前就已經(jīng)整理好的會計檔案保持現(xiàn)狀，只要按照新的管理辦法進(jìn)行管理就可以，而還沒有整理好的，按照新的管理辦法規(guī)定進(jìn)行管理歸檔。盡管新的管理辦法是是從2016年1月1日才開始實(shí)施，可是在這之前就已經(jīng)形成的會計檔案，而且還沒有鑒定的，都要按30年保管期限來處理。

三、如何鑒定會計檔案是保存還是銷毀

會計檔案的鑒定工作是會計管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一。在進(jìn)行會計檔案鑒定工作時，會計檔案的鑒定人員必須要考慮到保管期限已滿的會計檔案，對于本單位或者對于社會的意義和作用，把那些沒有保存價值的檔案要及時銷毀。究竟哪些會計憑證應(yīng)該銷毀，不需要保存呢？在新的《會計檔案管理辦法》的第十九條就提出：“保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。”根據(jù)這條規(guī)定要求，單位如果沒有債權(quán)債務(wù)未處理，或者沒有其他沒有處理完的事項，根據(jù)新的管理辦法規(guī)定，在對會計檔案進(jìn)行鑒定手續(xù)以后，可以全部銷毀，但是這樣很有可能會把對于實(shí)際工作具有參考價值的會計憑證銷毀掉。因此，為了避免這種情況發(fā)生，在進(jìn)行會計檔案保管期限的鑒定工作時，不僅要把會計憑證中債權(quán)債務(wù)還沒有了解的，以及其他未了解事項的提取出來，還要把涉及到個人、財產(chǎn)等相關(guān)的會計憑證取出。通常以下幾方面的會計憑證具有保留價值，需要繼續(xù)保存：

第一，例如像公司在征地時產(chǎn)生的費(fèi)用或固定資產(chǎn)采購發(fā)票，收罰款性的票據(jù)值得保留；

第二，關(guān)于財產(chǎn)產(chǎn)權(quán)方面的會計憑證，例如：涉及到房產(chǎn)、林、地的產(chǎn)權(quán)購買及轉(zhuǎn)讓的契據(jù)、證券和債券及股權(quán)的原始憑證、單位之間的付款憑證、和單位重大經(jīng)濟(jì)事項相關(guān)的會計憑證等；

第三，工資、補(bǔ)貼及社保等費(fèi)用憑證，例如：職工的工資表、轉(zhuǎn)正定級的審批表、工資轉(zhuǎn)移單、由于員工被辭退或者開除及辭退等一次性解決的付款憑證、發(fā)生重大事故的一次性理賠付款憑證、企業(yè)繳納社保的發(fā)票及花名冊、單位對于特殊工種員工下發(fā)的補(bǔ)貼等。

四、結(jié)語

會計檔案保管期限已滿后的積存問題，是檔案管理工作中的一個難點(diǎn)，這不僅會使人力、物力、財力等方面造成很大的浪費(fèi)，同時還不利于對于已經(jīng)到達(dá)保管期限的檔案管理工作的順利進(jìn)行，所以我國的財政部和國家檔案局要對此引起高度重視。在未來的工作中，我們只有對檔案的鑒定規(guī)范制度不斷地完善與更新，并且要通過新方法，切實(shí)可行的措施來進(jìn)行工作，只有這樣，才可以保證保管期限已滿的會計檔案的鑒定工作達(dá)到規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王素花.淺析新形式下會計檔案的管理[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）.2014（04）.

[2] 張秀芹.淺談會計檔案的功能與管理[J].黑龍江史志.2014（15）.

第2篇：公司檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化；專業(yè)化；真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；經(jīng)濟(jì)資源集體采集利用

《會計法》明確規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會計事務(wù)?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO(shè)置會計賬簿，并保證其真實(shí)、完整。會計機(jī)構(gòu)、會計人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會計核算、實(shí)行會計監(jiān)督。會計機(jī)構(gòu)、會計人員依法真實(shí)、完整地辦理了會計事務(wù)，也就是說，會計人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進(jìn)行探討。

財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進(jìn)行管理，也沒有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴(yán)重違反了會計檔案管理辦法。

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經(jīng)濟(jì)活動信息都?xì)w集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動綜合的反映。

1.會計檔案管理的專業(yè)化

會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。

縣團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應(yīng)給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應(yīng)從會計人員選拔產(chǎn)生。縣團(tuán)級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。

一個單位內(nèi)部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。

無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化知識的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會計檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識，所以對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會計檔案的信息質(zhì)量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊(yùn)藏的信息的開發(fā)與使用。

2.會計檔案管理的規(guī)范化

《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經(jīng)濟(jì)信息資源及時采集利用，可能會對經(jīng)濟(jì)社會有極大地推動作用和促進(jìn)作用；過了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結(jié)。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。

會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)?！稌嫏n案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實(shí)施的細(xì)則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷毀制度。

會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化的統(tǒng)一，著重加大對會計檔案管理規(guī)范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據(jù)《會計檔案管理辦法》進(jìn)行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進(jìn)行整頓，限期改正；經(jīng)過整頓，仍沒有按管理制度執(zhí)行的，給予處罰。同時應(yīng)把會計檔案管理規(guī)范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規(guī)范化、專業(yè)化、經(jīng)常化。使用多種手段和措施，促進(jìn)各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創(chuàng)先爭優(yōu)活動；會計檔案管理知識有獎?chuàng)尨鹳惢顒?；開展會計檔案管理學(xué)術(shù)活動等等。依法促使本單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計工作和會計資料的真實(shí)性、完整性、合法性負(fù)責(zé)。

第3篇：公司檔案管理辦法范文

[關(guān)鍵詞]供水管線檔案 存在問題 對策

中圖分類號： TU990.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城市“地下戰(zhàn)爭”也更加激烈。參加“地下戰(zhàn)爭”的供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電信、工業(yè)等部門越來越重視事態(tài)的發(fā)展。但從整體上看，由于地下檔案管理工作起步較晚，無論是法規(guī)建設(shè)還是實(shí)際運(yùn)作，與地面建筑檔案的管理相比有很大的差距。擔(dān)負(fù)著城區(qū)人民生活用水和生產(chǎn)用水的供水企業(yè)來說，如何做好城市地下管線檔案的管理與利用工作，值得我們探討。本文以個人的體驗(yàn)，談點(diǎn)粗淺的看法。

一、供水管線檔案管理現(xiàn)狀

城市供水管線是城市人民的“生命線”、“經(jīng)濟(jì)線”。因此，搞好供水管線工程建設(shè)與維護(hù)具有重要的社會意義和經(jīng)濟(jì)意義。城市供水管線在生產(chǎn)建設(shè)中形成，它是一項隱弊工程，遍布整個城市，是城市的神經(jīng)和血管。做好供水檔案的管理，對供水管線的擴(kuò)建與維護(hù)具有事半功倍的效果。在多年的檔案工作中發(fā)現(xiàn)，供水管線檔案管理存在以下幾點(diǎn)問題：

1、缺乏對地下管線檔案重要性的認(rèn)識。在供水行業(yè)中，只重視生產(chǎn)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)效益，看不到地下管網(wǎng)檔案是關(guān)系城市規(guī)劃、建設(shè)、科學(xué)管理的重要依據(jù)，看不到今后給子孫后代留下多大的麻煩，從而造成機(jī)構(gòu)職責(zé)不清，技術(shù)人員對自己的職責(zé)不負(fù)責(zé)任，有關(guān)部門把關(guān)不嚴(yán)，檔案收集不全，給今后的發(fā)展和維護(hù)留下了隱患。

2、地下管線檔案管理力度不夠。2005年1月國家了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。由于建設(shè)主管部門監(jiān)督不夠，檔案管理部門對貫徹落實(shí)《城市地下管線工程檔案管理辦法》重要性的認(rèn)識不足，造成地下管線的設(shè)計、施工、管理制度不健全，隨意設(shè)計，隨意施工，檔案達(dá)不到質(zhì)量，不符合要求，建設(shè)單位敷衍了事，檔案收集管理部門將錯就錯，地下管網(wǎng)檔案質(zhì)量形不成權(quán)威、上不了檔次。

3、地下管網(wǎng)檔案不齊全。由于管網(wǎng)管理部門不及時補(bǔ)充新設(shè)、撤換的地下管道竣工圖，缺少準(zhǔn)確的走向、平面布置和豎向標(biāo)高的管網(wǎng)系統(tǒng)現(xiàn)狀圖。地下管網(wǎng)新建、改建、維護(hù)、搶修都很頻繁，由于缺少準(zhǔn)確的管網(wǎng)現(xiàn)狀圖，到時只能憑記憶、憑當(dāng)事人尋找，既耽誤時間又造成經(jīng)濟(jì)損失。

4、地下管網(wǎng)檔案管理工作滯后。供水企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展上都制定嚴(yán)格的目標(biāo)責(zé)任制和獎懲措施，但對地下管線檔案的管理不提出應(yīng)有的要求，更缺少檢查與督促。從而造成檔案部門及時收集不到管網(wǎng)檔案，也不好把關(guān)檔案的質(zhì)量。

綜上所述，供水行業(yè)地下管網(wǎng)檔案管理存在的問題十分嚴(yán)重。針對以上存在的問題，我認(rèn)為應(yīng)采取如下對策。

二、對策

第一、提高對地下管網(wǎng)檔案的重要性的認(rèn)識。提高公司領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)職工對地下管網(wǎng)檔案的重要性的認(rèn)識，尤其對生產(chǎn)第一線的技術(shù)人員加強(qiáng)宣傳。檔案人員通過技術(shù)人員查閱檔案的機(jī)會宣傳管線檔案的作用，又可以在公司內(nèi)部發(fā)行的刊物上刊登檔案利用效果的典型實(shí)例發(fā)往各部門、科室，有力地宣傳地下管網(wǎng)檔案的重要性和必要性。

第二、建立地下管線檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制。為避免各種管線事故的發(fā)生，確保各項建設(shè)的健康、快速發(fā)展，各級建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門要以對歷史負(fù)責(zé)、對子孫后代負(fù)責(zé)的態(tài)度，從規(guī)劃、設(shè)計開始嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真履行監(jiān)管職責(zé)，避免發(fā)生“地下戰(zhàn)爭”爆發(fā)。供水企業(yè)在管線檔案的移交中，根據(jù)《檔案法》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》和檔案移交的有關(guān)規(guī)定，制定必要的把經(jīng)濟(jì)手段與行政手段相結(jié)合，而且以行政手段為主、經(jīng)濟(jì)手段為輔的歸檔制度，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)地下管線檔案管理的部門如審批、設(shè)計、施工等部門，最好與檔案部門簽訂地下管線檔案管理目標(biāo)責(zé)任書，新建、擴(kuò)建、改建管線工程要預(yù)先向檔案部門交工程計劃表，使檔案部門在收集中做到心中有數(shù)，不致于被動。

第4篇：公司檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：會計檔案；科學(xué)管理；財會部門

中圖分類號：G273；F233文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X(2009)08-0172－03

會計檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實(shí)行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機(jī)打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會計檔案的管理，進(jìn)一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。

1會計檔案的特點(diǎn)及作用

1.1 會計檔案的特點(diǎn)

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會計檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨(dú)立會計核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會計檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。

2會計檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1 對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2 會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1 統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

各單位要加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強(qiáng)會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作?！稌嫏n案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會計檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2 制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度

要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚(yáng)獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

3.3 規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

3.4 加強(qiáng)會計檔案人員知識培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

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Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan

LIN Ceng

(Soil Fertilizer Institute,Fujian Agriculture Academy of Science, Fuzhou 350013, China)

第5篇：公司檔案管理辦法范文

會計基礎(chǔ)工作在整個會計核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開始、結(jié)束,沒有嚴(yán)格的規(guī)范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務(wù)部制訂了《漣鋼會計基礎(chǔ)工作規(guī)范細(xì)則》、《ERP會計業(yè)務(wù)操作細(xì)則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理,建立《財務(wù)檢查考核辦法》,由會計科實(shí)施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費(fèi)用歸口管理

漣鋼在2003年實(shí)施ERP,會計核算由二級成功轉(zhuǎn)換為一級核算,原來成本費(fèi)用劃分到二級單位控制。實(shí)施ERP后,統(tǒng)一由財務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級單位財務(wù)人員制作憑證必須由相應(yīng)主管科室審核,各主管科室將成本費(fèi)用細(xì)分工落實(shí)到人。成本類由成本預(yù)算科審核控制,費(fèi)用類由費(fèi)用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費(fèi)用專人專科控制管理。實(shí)施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標(biāo)計劃降低22706萬元,在同行業(yè)排名21名。

3統(tǒng)一采購付款,加強(qiáng)明細(xì)帳管理

漣鋼實(shí)施ERP前,采購付款是由駐采購部財務(wù)科、駐進(jìn)出口部財務(wù)科根據(jù)所在單位計劃付款。有的供應(yīng)商在幾個部門都有業(yè)務(wù),既是供應(yīng)商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應(yīng)商,供應(yīng)商又欠公司銷售貨款,浪費(fèi)資金資源。實(shí)施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應(yīng)收應(yīng)付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實(shí)際操作中,根據(jù)財務(wù)部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統(tǒng)一審核支付,避免重復(fù)或應(yīng)抵減銷售貨款款項支付,相應(yīng)節(jié)約了資金資源和財務(wù)費(fèi)用,財務(wù)費(fèi)用1~2月較年目標(biāo)計劃節(jié)約2189萬元。應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳由銷售結(jié)算科、采購結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)

完整、真實(shí)漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會計人員按崗位職責(zé)給予權(quán)限,由專人負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費(fèi)用、應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳,確保明細(xì)帳與總帳相符。漣鋼財務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財務(wù)部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費(fèi)。由于會計憑證號是系統(tǒng)內(nèi)自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協(xié)助完成,漣鋼財務(wù)部實(shí)際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號,保障原始單據(jù)完整、真實(shí)。

5利用計算機(jī)信息系統(tǒng),規(guī)范報表

在現(xiàn)代企業(yè)中,以計算機(jī)為中心,加強(qiáng)信息溝通,已成為規(guī)范會計基礎(chǔ)工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業(yè)經(jīng)營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務(wù)部會計科利用計算機(jī)區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報表格式、報出時間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率,為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得時間。

第6篇：公司檔案管理辦法范文

省林業(yè)廳：

根據(jù)省林業(yè)廳《關(guān)于開展xx年xx國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)林業(yè)項目綜合檢查的通知》要求，我們組織人員對全市xx年xx農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目和資金使用管理情況進(jìn)行了認(rèn)真自查。我市xx年xx承擔(dān)的國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)林業(yè)項目是棲霞市優(yōu)質(zhì)核桃示范基地項目，按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》，經(jīng)現(xiàn)場察看和審查資料，認(rèn)為該項目檔案資料齊全，手續(xù)完備，已全額完成投資計劃并按照相關(guān)要求完成建設(shè)任務(wù)?，F(xiàn)將自查情況報告如下：

一、項目基本情況

xx年年8月，按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》和《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法林業(yè)項目實(shí)施細(xì)則》要求，聘請山東省林業(yè)監(jiān)測規(guī)劃院編制《棲霞市優(yōu)質(zhì)核桃示范項目可行性研究報告》。xx年年6月，省林業(yè)局、財政廳下發(fā)《關(guān)于下達(dá)xx年xx國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)林業(yè)生態(tài)示范和名優(yōu)經(jīng)濟(jì)林等示范項目計劃的通知》，批復(fù)該項目總投資360.0萬元，其中，中央資金120.0萬元;地方配套財政60.0萬元，其中省級財政配套54.0萬元，市級財政6.0萬元;企業(yè)自籌180.0萬元。項目規(guī)劃建設(shè)核桃基地1000畝，栽植優(yōu)良核桃5.6萬株，修整道路3.5km、灌渠2km等。xx年年8月，省林業(yè)廳下發(fā)《關(guān)于棲霞市國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)優(yōu)質(zhì)核桃示范項目實(shí)施方案的批復(fù)》，同意該項目按照實(shí)施方案進(jìn)行建設(shè)。

二、方案實(shí)施情況

1、項目前期工作情況。嚴(yán)格按照程序進(jìn)行項目立項申報，申報文件、項目建議書、項目可行性研究報告和項目實(shí)施計劃、方案完善齊全。項目獲得批復(fù)后，項目單位立即按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》，組建項目領(lǐng)導(dǎo)小組，確定項目負(fù)責(zé)人，落實(shí)技術(shù)負(fù)責(zé)人、項目財務(wù)負(fù)責(zé)人、項目苗木負(fù)責(zé)人和檔案管理部門，為項目開展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

2、項目實(shí)施及計劃完成情況。因項目建設(shè)所在地基層政府換屆影響了項目區(qū)租賃土地的調(diào)整，該項目直至xx年年3月正式開始建設(shè)，4月底完成計劃任務(wù)，栽植優(yōu)質(zhì)核桃1000畝。配套生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括建設(shè)護(hù)林房2座24㎡;建設(shè)生產(chǎn)道路

5千米;建設(shè)泵房一座，并安裝必要供水設(shè)施，鋪設(shè)輸水管道3618米，建出水口60個;架設(shè)輸電設(shè)備1套，輸電線路1000千米;建項目標(biāo)志標(biāo)識牌1座;購置小型農(nóng)機(jī)具5套等。

三、資金使用管理情況

該項目各級財政資金180萬元全部到位，企業(yè)自籌資金180萬元也全部到位。資金使用和管理中，按照

專戶儲存、專賬核算、專人管理、?？顚Ｓ?/p>

原則，設(shè)立資金專戶，嚴(yán)格執(zhí)行縣級報賬制，確保項目建設(shè)資金?？顚Ｓ?，堅決杜絕擠占挪用等違規(guī)違紀(jì)行為發(fā)生。責(zé)任單位按工程進(jìn)度及時向財政部門提出撥款申請，財政部門依據(jù)監(jiān)理公司出具工程質(zhì)量鑒定證明等有關(guān)資料，對款項進(jìn)行審核和撥付。

四、項目制度執(zhí)行情況

按照《國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門項目管理辦法》要求，棲霞市林業(yè)局制定了《棲霞市林業(yè)局項目管理暫行辦法》，嚴(yán)格實(shí)行法人責(zé)任制、檔案管理制、招投標(biāo)制、合同制、施工監(jiān)理制，切實(shí)確保項目扎實(shí)開展。xx年年3月1日，項目招標(biāo)公告。3月21日開標(biāo)，經(jīng)評標(biāo)專家評審，項目由煙臺凱源水利建設(shè)工程有限公司中標(biāo)。3月28日，棲霞市林業(yè)局與煙臺凱源水利建設(shè)工程有限公司簽訂建設(shè)合同。由于棲霞市為國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)縣，監(jiān)理單位由市財政統(tǒng)一組織，最終確定煙臺建特水利建筑設(shè)計咨詢有限公司負(fù)責(zé)該項目的監(jiān)理工作，并于3月28日簽訂監(jiān)理合同。

五、項目建成后期情況

1、嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任。項目建成后，棲霞市林業(yè)局技術(shù)人員多次深入現(xiàn)場，與監(jiān)理公司工作人員一起對照設(shè)計圖、施工圖逐項檢查施工情況，對不完全按照施工圖施工的部分，提出意見并督促其補(bǔ)充完善竣工圖紙;對沒有設(shè)立標(biāo)示牌的，督促其盡快設(shè)立標(biāo)識牌，確保項目按規(guī)劃方案進(jìn)行。

第7篇：公司檔案管理辦法范文

［摘 要］我國中小企業(yè)發(fā)展迅速,在國民經(jīng)濟(jì)中起著重要作用,許多中小企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計信息化,會計檔案的產(chǎn)生與保管發(fā)生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業(yè)需要結(jié)合自身特點(diǎn),改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設(shè)施建設(shè),提高檔案管理水平,讓會計檔案更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］ERP；中小企業(yè)；會計檔案；管理

［中圖分類號］F230［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1005-6432（2011）39-0071-02

隨著會計信息化在我國的不斷普及、推廣,現(xiàn)在很多企業(yè)包括中小型企業(yè)都已不同程度地運(yùn)用了企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng),利用信息技術(shù)對資源合理調(diào)配，改善業(yè)務(wù)流程,不斷提高企業(yè)競爭力。隨著現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,但由于對會計檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識,以及人才的匱乏等原因,一些已實(shí)施了ERP系統(tǒng)的中小型企業(yè)仍然沿用原來的手工會計方式的會計檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應(yīng)會計信息化管理的需要,同時也制約了中小企業(yè)會計信息化作用與效率的發(fā)揮。

1 ERP環(huán)境下會計檔案的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)的實(shí)施,使企業(yè)會計工作的方式、流程等發(fā)生了一系列的變化,由此產(chǎn)生的會計檔案也有了一些新的特點(diǎn)。

1.1 會計檔案的范圍更廣

根據(jù)財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件,1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位,不僅要有電子會計數(shù)據(jù),而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體,既包括傳統(tǒng)意義上的會計檔案,還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其存儲在計算機(jī)硬盤中、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的全套文檔資料,擴(kuò)大了會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域。

1.2 會計檔案的處理效率更高

電子會計檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質(zhì),具有占用空間小、調(diào)用速度快、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)；另外對會計檔案進(jìn)行預(yù)測、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時,可直接利用電子檔案、利用計算機(jī)的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時間,提高了利用效率,還可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性,節(jié)省人力、物力、時間。

1.3 會計檔案的技術(shù)要求更高

會計檔案的保管不僅有作為會計資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質(zhì)或光盤,磁性介質(zhì)對環(huán)境依賴性較強(qiáng),既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復(fù)原狀,這樣就使會計數(shù)據(jù)失真。因此要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理,否則可能會造成很大的損失。

2 中小企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀

中小企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中占有十分重要的地位。目前,全國工商注冊登記的中小企業(yè)占全部注冊企業(yè)總數(shù)的99%。中小企業(yè)工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入、實(shí)現(xiàn)利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當(dāng)前,中小企業(yè)在確保國民經(jīng)濟(jì)適度增長、緩解就業(yè)壓力、實(shí)現(xiàn)科教興國、優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)等方面,均發(fā)揮著越來越重要的作用。

在全球信息化時代,利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理企業(yè),提升競爭力是中小企業(yè)的必然選擇。但是在信息化推進(jìn)的過程中,很多企業(yè)卻不注重會計檔案管理的現(xiàn)代化,使得會計檔案對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動作用不能得以發(fā)揮。

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案的認(rèn)識不足

從我國當(dāng)前實(shí)際看,中小企業(yè)以私營、個體居多,企業(yè)的投資者同時就是經(jīng)營者,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集權(quán)現(xiàn)象嚴(yán)重，所以領(lǐng)導(dǎo)對于一個問題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業(yè)管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報賬的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計分析、預(yù)測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。認(rèn)為電算化會計檔案工作單一、管理簡單,無須為此投入人力、物力,造成會計檔案管理不規(guī)范，更難于保證電子會計檔案的安全。

2.2 會計檔案管理制度滯后

目前,我國會計檔案管理方面的法律法規(guī)僅有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會計檔案管理辦法》，管理對象也僅限于傳統(tǒng)手工會計產(chǎn)生會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料,而對單位實(shí)施會計信息化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質(zhì)的會計檔案沒有相應(yīng)的管理辦法,各企業(yè)往往根據(jù)自己的情況來制定相應(yīng)的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業(yè)無法可依、無章可循、管理混亂或者無管理狀態(tài)。

2.3 硬件設(shè)施條件落后

其一,《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案。但多數(shù)中小企業(yè)沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),會計憑證多由針式打印機(jī)打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的至少15年的保存期限。

其二,按照國家檔案局規(guī)定庫房的溫度應(yīng)保持在15℃～25℃、相對濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數(shù)中小企業(yè)無法達(dá)到這個要求。

其三,未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,或者進(jìn)行了備份,但備用盤與存儲盤未分開保管,一旦出現(xiàn)被盜、泄密、損害等情況,無法補(bǔ)救。

2.4 檔案管理人員欠缺專業(yè)知識

中小型企業(yè)經(jīng)營活動單一,經(jīng)營規(guī)模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,檔案管理往往沒有專人負(fù)責(zé),而兼職的檔案管理人員往往缺乏會計檔案管理知識,電子檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3 加強(qiáng)中小企業(yè)會計檔案管理的措施

對于中小企業(yè)的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據(jù)中小企業(yè)自身的特點(diǎn),針對企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié),區(qū)分輕重緩急,逐步建立和完善會計檔案管理制度。

3.1 思想上要重視

思想決定行動。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好電算化會計檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵；會計人員的職業(yè)道德和勝任能力決定了會計檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以一方面要加強(qiáng)中小企業(yè)管理階層對會計檔案重要性的認(rèn)識,提高他們規(guī)范、利用會計檔案的意識；另一方面必須做好人員選拔和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高檔案管理人員的素質(zhì),逐步推動會計電算化檔案管理由簡單型向智能型轉(zhuǎn)變,由單一管理型向多效用型轉(zhuǎn)變。

3.2 制度上要適用

(1)備份制度。電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。同時,由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會計信息損壞。

(2)歸檔制度。會計信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

(3)保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號,標(biāo)明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。對磁性介質(zhì)會計檔案應(yīng)以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個地點(diǎn)存放。防止磁盤損壞、丟失數(shù)據(jù),防止人為因素破壞。

3.3 硬件上要安全

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；對磁性介質(zhì)或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲介質(zhì)時,要選用質(zhì)量好、可靠性高的存儲介質(zhì),絕不能選用價廉質(zhì)次的不良介質(zhì),以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會計信息化檔案載體的物理特性,應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,備份應(yīng)存放在兩個不同的地點(diǎn),以防止因火災(zāi)等意外情況發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅；對采用磁性介質(zhì)或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會計檔案的,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于介質(zhì)的損壞而造成無法挽救的損失。

3.4 運(yùn)用上要有效

由于檔案管理需要發(fā)生一定的費(fèi)用,中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在檔案管理上所能承擔(dān)的費(fèi)用也不一樣。只有當(dāng)檔案管理帶來的收益大于它所發(fā)生的費(fèi)用成本時,才是企業(yè)管理者所能接受的。

好的會計檔案管理,能夠利用歷年的數(shù)據(jù)對比分析,為單位制訂中長期發(fā)展規(guī)劃及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。好的會計檔案記載的會計數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性、可靠性和誠實(shí)性,使得財務(wù)報告披露的內(nèi)容在深度和廣度上得到了極大擴(kuò)充,提升企業(yè)的社會信用,從而具有更高的利用價值,為中小企業(yè)帶來更多的機(jī)遇。

參考文獻(xiàn):

［1］馮俊彥.中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及解決措施［J］.中國集體經(jīng)濟(jì),2010(7):61-62.

第8篇：公司檔案管理辦法范文

公司制企業(yè)檔案工作的法律環(huán)境

1987年9月5日通過的《中華人民共和國檔案法》就涵蓋了公司制企業(yè)，現(xiàn)行的《檔案法》第三條規(guī)定：“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)?！薄稇椃ā?、《公司法》、《會計法》、《統(tǒng)計法》、《著作權(quán)法》等法律都有檔案工作的相應(yīng)條款規(guī)定，《檔案法實(shí)施辦法》、《民法通則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《建設(shè)項目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》、《會計檔案管理辦法》、《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》等法規(guī)規(guī)章也有具體的規(guī)定。原則上說，這些規(guī)定同樣適用于股份制企業(yè)。特別是由國有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的，國家檔案局、體改委、經(jīng)貿(mào)委、國資局等四部門1998年3月5日制定的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》作出過明確具體的規(guī)定。如此，檔案工作的一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也適用于股份制企業(yè)。《檔案法》頒布以后，我國檔案工作逐步走上了“依法治檔”的軌道，日益形成了一個以《檔案法》為核心，由若干檔案行政法規(guī)、規(guī)章組成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的有機(jī)體系。同時，對于檔案法規(guī)的研究也日益深化。

股份制企業(yè)檔案是企業(yè)各方股東共同擁有的資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)真實(shí)可靠的原始憑證，也是國家檔案的重要組成部分。依法管理股份制企業(yè)檔案是維護(hù)股東資產(chǎn)與權(quán)益的重要保障，對于保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)和國家秘密都是至關(guān)重要的。在政治、經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深化的進(jìn)程中，全社會的檔案法制觀念還比較薄弱，特別是企業(yè)高級管理層、監(jiān)督管理企業(yè)工作的政府部門、應(yīng)聘的中介機(jī)構(gòu)等人員的檔案法制觀念與企業(yè)改革發(fā)展的要求還存在著一定的差距。一些股份制企業(yè)建設(shè)項目立項上違規(guī)、經(jīng)營上違法、重組或改制中違紀(jì)，為掩蓋其犯罪事實(shí)或其他目的，涂改、偽造、損毀檔案，這些現(xiàn)象亟待依法規(guī)范和解決。

股份制企業(yè)當(dāng)前檔案工作的基本情況

根據(jù)筆者對浙江省內(nèi)外一些股份制工業(yè)企業(yè)檔案工作管理機(jī)構(gòu)、檔案人員配備、檔案全宗設(shè)立、檔案移交接收、檔案庫房、裝具配置等方面的考察、調(diào)查和交流情況的統(tǒng)計、分析，與現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)和檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的基本要求相距甚遠(yuǎn)，存在的主要問題表現(xiàn)為如下幾個方面：

一是絕大多數(shù)股份制企業(yè)沒有獨(dú)立或明確的檔案管理機(jī)構(gòu)和體系，沒有明確的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)。股份公司設(shè)立后，其檔案往往保留在大股東的檔案機(jī)構(gòu)繼續(xù)管理，既不在公司層面設(shè)立機(jī)構(gòu)、配備人員、分立全宗，也沒有辦理委托大股東管理的協(xié)議、手續(xù)。由于是兩家法人單位，大股東的檔案機(jī)構(gòu)在對股份公司檔案的收集、整理、提供利用上缺少法律依據(jù)，對檔案工作的進(jìn)度、質(zhì)量要求、經(jīng)費(fèi)保障和管理手段的進(jìn)步往往難以控制。股份制企業(yè)二級單位的專兼職檔案人員配備力量不足，素質(zhì)和能力的提高也缺少途徑。如果以大股東的身份將股份公司納入到監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的范圍既于法無據(jù)，也會不受歡迎，指揮失靈，在工作程序和相互關(guān)系上分不清義務(wù)和責(zé)任。

二是由國有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的公司，沒有按照規(guī)定處置檔案。國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置，原則上應(yīng)分類進(jìn)行：基建技改檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬；產(chǎn)品、科技(其中含專利、商標(biāo)、專有技術(shù)等檔案)按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理；會計檔案按財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館?！秶衅髽I(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》規(guī)定：“國有企業(yè)以其全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。國有企業(yè)以部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，進(jìn)^股份制企業(yè)的部分，其改組前后的檔案分立全宗，由股份制企業(yè)管理，未進(jìn)^股份制企業(yè)的部分，其檔案由原企業(yè)自行管理?！睂?shí)際上，股份制企業(yè)檔案管理秩序混亂的狀況與大股東直接相關(guān)，很多問題還正是大股東造成的。

三是大股東控股的股份制企業(yè)都沒有設(shè)立規(guī)范的檔案全宗。根據(jù)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(DA／T1－2000)《檔案工作基本術(shù)語》關(guān)于全宗的定義：“一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”來評估，大多數(shù)企業(yè)的行政管理檔案由大股東檔案機(jī)構(gòu)代為收集，單獨(dú)進(jìn)行整理、保管、統(tǒng)計和提供利用的工作，但是與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)、技術(shù)改造等直接相關(guān)的科技檔案并沒有從大股東的原檔案中分離獨(dú)立出來，相關(guān)檔案不僅在改制重組上市時未能確定檔案的歸屬和流向，而且在上市之后也不另立全宗，建立全宗卷。若要統(tǒng)計一個股份公司到底有多少檔案，是一筆誰也說不清道不明的糊涂賬。

四是一些股份制企業(yè)的檔案在沒有約束機(jī)制狀態(tài)下移交接收困難重重，檔案門類不完整、收集不齊全、程序不規(guī)范。股份公司檔案的形成積累移交放任自流，歸檔范圍、期限無明確規(guī)定，即使有規(guī)定也是一紙對付檢查的空文。某上市公司上市11年來，股東大會、董事會、監(jiān)事會形成的檔案至今尚在董事會秘書手中，會計賬簿、會計報告等重要會計檔案一直由財務(wù)處自行保存，一些部門想不交就不交，想什么時候交就什么時候交，企業(yè)的檔案信息資源既失去控制又不便整理、利用。

五是很多股份制企業(yè)沒有獨(dú)立的符合檔案館室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房。大股東和股份公司的檔案往往集中放置于同一個庫房，特別是沒有獨(dú)立全宗的檔案。這些企業(yè)一般由大股東代為管理股份制企業(yè)的檔案，如果沒有協(xié)議，一旦企業(yè)經(jīng)營困難或出現(xiàn)危機(jī)，這些涉及企業(yè)商業(yè)秘密、專利、專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息資源與企業(yè)資產(chǎn)實(shí)體就有可能涉及糾紛或訴訟，對大股東和股份制企業(yè)都會帶來不利影響。

對策建議

1　進(jìn)一步加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案法制建設(shè)。股份制是我國經(jīng)濟(jì)的重要生力軍之一，股份制企業(yè)特別是國有控股企業(yè)的檔案是國家檔案的重要組成部分，建議國家檔案局和中國證券監(jiān)督管理委員會專門制定針對股份制企業(yè)檔案管理規(guī)定和歸檔辦法，堵塞一些企業(yè)尋找種種借口，拒絕執(zhí)行檔案工作的法規(guī)、規(guī)章，維護(hù)檔案法規(guī)、規(guī)章的嚴(yán)肅性。

2　檔案行政管理部門要加大對股份制企業(yè)檔案工作監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的力度。積極爭取人大法制部門的支持，進(jìn)行股份制企業(yè)檔案法執(zhí)行情況的專項檢查；主動與證券監(jiān)管部門加強(qiáng)溝通協(xié)作，聯(lián)合開展年度檔案工作認(rèn)證和執(zhí)法檢查。檔案行政管理部門要主動履行法定職責(zé)，自覺參與對股份制企業(yè)的監(jiān)管工作，從保障企業(yè)歷史記錄的真實(shí)性、完整性人手，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，避免企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的滋生，保護(hù)投資者的合法利益。

3　監(jiān)管部門和中介機(jī)構(gòu)要確認(rèn)企業(yè)檔案信息來源的合法渠道。股份制企業(yè)特別是上市公司、擬上市公司聘請的會計師事務(wù)所、律師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)的審計、審查和監(jiān)管部門的檢查，要通過企業(yè)檔案管理部門實(shí)地查證股東大會、董事會、監(jiān)事會的會議記錄、決議，董事長簽名的中報、年報，公司會計檔案等重要?dú)w檔文件材料，防范一些公司董事會秘書和相關(guān)人員長期拒不移交，甚至私自藏匿應(yīng)當(dāng)歸檔保存的企業(yè)檔案，防止一些公司為申報項目，應(yīng)對檢查或貸款、發(fā)債、發(fā)股等目的而任意偽造，篡改公司文件材料。

4　國有改制企業(yè)的大股東要嚴(yán)格按照檔案法規(guī)和行政規(guī)章的規(guī)定，主動為股份制企業(yè)創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境和條件。在企業(yè)改制、重組時要切實(shí)按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》的規(guī)定確定檔案的歸屬和流向，該移交的移交，該分立全宗的分立全宗，該辦理委托管理的辦理委托管理。同時要以大股東的身份提議、督促股份制企業(yè)自覺按照國家檔案工作法律、法規(guī)建立健全檔案工作體制，保障企業(yè)檔案信息資源的安全和有效利用。股份公司要按照國家檔案工作法律法規(guī)，建立健全檔案工作機(jī)制，董事會要明確董事會秘書履行檔案工作的管理職責(zé)。

第9篇：公司檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】轉(zhuǎn)制企業(yè);檔案處置;實(shí)踐;思考

廣東省佛山公路工程有限公司是佛山市深化體制改革中于1999年由事業(yè)體制改為國有企業(yè)，2002年底，從國有企業(yè)轉(zhuǎn)制合并為股份制的民營企業(yè)，主管部門由佛山市公路局整體移交到佛山市建設(shè)交通資產(chǎn)經(jīng)營有限公司，2003年初轉(zhuǎn)移到佛山市公盈投資控股有限公司管理。在這一系列改革過程中，檔案管理工作亦隨之而變。

1.轉(zhuǎn)制前規(guī)范的檔案管理

1.1 機(jī)關(guān)檔案綜合管理。1998年以前的事業(yè)體制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程隊、第二工程隊是佛山市公路局下屬獨(dú)立建制的、事業(yè)性質(zhì)的科級單位。檔案管理工作按照佛山市機(jī)關(guān)檔案綜合管理制度執(zhí)行。這一時期的檔案，具有庫藏豐富、數(shù)量大、管理規(guī)范的特點(diǎn)。檔案種類包括文書、公路、會計、設(shè)備（儀器）、基建、聲像（照片、錄音、錄像）、實(shí)物等各門類檔案，綜合檔案室?guī)觳卦饺f卷。在佛山市公路局的領(lǐng)導(dǎo)和佛山市檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，按照省特級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化管理。佛山市公路局第一工程隊和第二工程隊從1990～1998年連年分別獲得佛山市公路局檔案工作先進(jìn)單位，并于1995、1997年分別晉升為省特級機(jī)關(guān)檔案綜合管理單位。第一工程隊綜合檔案室曾榮獲“一九九一至一九九五年佛山市檔案工作先進(jìn)集體”和佛山市交通委員會授予的“一九九三年至一九九四年度檔案工作標(biāo)兵單位”稱號。

1.2企業(yè)檔案管理?！笆罗D(zhuǎn)企”后，即1999～2002年，公司由事業(yè)體制改為國有企業(yè)的時期。根據(jù)佛山市公路局有關(guān)文件精神，正式賦予公司管理第一工程隊、第二工程隊、珠海公司的權(quán)力，并將其分別更名為工程公司第一公司、第二公司、第三公司。為使檔案工作與企業(yè)體制改革相適應(yīng)，制定了與之相適應(yīng)的“企業(yè)檔案分類辦法”等一套企業(yè)檔案管理制度，把新制定的檔案規(guī)章制度貫徹到下屬各分公司中實(shí)施，使檔案工作能夠順利地過渡。這一階段，檔案管理模式仍與以往不變，其特點(diǎn)：檔案基礎(chǔ)好，領(lǐng)導(dǎo)較重視，保持一直的優(yōu)良傳統(tǒng)，數(shù)量日益龐大。在佛山市檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，于2002年5月，下屬第一公司（原第一工程隊）順利通過省特級檔案綜合管理的復(fù)檢工作，從而，便檔案管理工作向前邁進(jìn)。

2.轉(zhuǎn)制后檔案的處置工作

2002年底，公司從國有企業(yè)轉(zhuǎn)為股份制的民營企業(yè)。轉(zhuǎn)制后，為了做好轉(zhuǎn)制前檔案的處置工作，根據(jù)佛山市政府辦公室《國有企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》、市公盈投資控股有限公司《關(guān)于做好國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置工作的通知》的文件精神，有計劃、有組織地開展各項落實(shí)工作。

2.1轉(zhuǎn)制前檔案處置的具體計劃。公司綜合檔案室主管按照市公盈公司《轉(zhuǎn)發(fā)廣東省國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作規(guī)程的通知》及檔案處置工作的時限要求，結(jié)合公司轉(zhuǎn)制合并后檔案庫藏大、種類多的實(shí)際情況，迅速做好轉(zhuǎn)制前檔案處置工作具體詳細(xì)的計劃，并由辦公室上交公司董事長批閱。公司董事長十分重視這項上級下達(dá)的任務(wù)，馬上批示分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)閱處。這樣，使檔案處置工作有計劃、有組織、按步驟地推進(jìn)。

2.2召開檔案處置工作專題會議。參加會議的人員：公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)――黨委書記，分管工程質(zhì)量的副總經(jīng)理，分管財務(wù)會計的副總經(jīng)理，檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)――辦公室主任，綜合檔案室主管，人事檔案管理員，會計檔案管理員，下屬原各分公司的檔案員，及經(jīng)營部、財務(wù)部、工程部、機(jī)材部等各部門負(fù)責(zé)人共20人。

2.3組建檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司黨委書記、分管財務(wù)會計的副總經(jīng)理、辦公室主任、綜合檔案室主管、及各部門檔案資料員共9人組成。

2.4具體各項任務(wù)的落實(shí)。

2.4.1按計劃完成轉(zhuǎn)制前（界定為2002年度）原各分公司各類未歸檔的檔案（包括文書、科技、會計、基建、設(shè)備儀器、特殊載體等檔案）。

2.4.2統(tǒng)計出各種載體檔案共13340（卷、件、盒）。其中，文書檔案1427卷，公路檔案1522卷，會計檔案10010卷（冊），其他載體檔案共381卷（件、冊）。

2.4.3對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計，匯總已超過保管期限的會計檔案合計2165卷（冊），其中，下屬第一公司（原第一工程隊）849卷（冊），第二公司（原第二工程隊）1316卷（冊）。列出檔案銷毀清冊，并經(jīng)過上級檔案主管部門市公盈投資控股有限公司審批后，在檔案銷毀手續(xù)完備的情況下，將這批共2165卷（冊）、重1.05噸已超過保管期限的會計檔案運(yùn)到佛山市華峰紙頁有限公司進(jìn)行銷毀。

2.5按期簽訂檔案代管協(xié)議。

經(jīng)過共同的努力，公司與佛山市公盈投資控股公司簽訂了《轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置協(xié)議書》。把廣東省佛山公路工程公司（轉(zhuǎn)制前）屬國有企業(yè)的各種載體檔案共11175（卷、件、盒），委托廣東省佛山公路工程有限公司代管，并簽訂委托代管協(xié)議及移交接收文據(jù)。同時，向市公盈公司移交了代管檔案案卷目錄共7本（文書、科技、會計、基建、設(shè)備儀器、特殊載體、已故人員檔案）。

就這樣，按期、完滿、完成了佛山市、國資委、公盈公司布置的轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置工作的任務(wù)，得到上級檔案主管部門的肯定和表揚(yáng)。

3.股份制企業(yè)的檔案工作的思考

3.1轉(zhuǎn)制后檔案歸檔問題。

由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司轉(zhuǎn)制后合并而成，管理機(jī)制從事業(yè)單位改為國有企業(yè)、從國有企業(yè)轉(zhuǎn)為股份制的民營企業(yè)，不斷變化，從而帶來了檔案工作的復(fù)雜性。為了合理地區(qū)別轉(zhuǎn)制前、后不同性質(zhì)的檔案，按照檔案自然形成規(guī)律的特點(diǎn)，提出將公司轉(zhuǎn)制合并后的檔案以有限公司為歸檔單位、重新獨(dú)立編號的建議，向上級檔案主管部門征詢請示，得到市公盈公司《關(guān)于佛山公路工程有限公司檔案管理問題的復(fù)函》后，確定了公司轉(zhuǎn)制后（即2003年度以后）的檔案，以有限公司為獨(dú)立歸檔單位、重新編號，歸檔編號按審批后的分類方案執(zhí)行。從而，解決了轉(zhuǎn)制后檔案歸檔關(guān)鍵性的問題。

3.2延續(xù)規(guī)范化管理。

3.2.1為了規(guī)范公司轉(zhuǎn)制、合并后的檔案歸檔工作，根據(jù)國家檔案局及上級檔案部門有關(guān)企業(yè)檔案分類、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限規(guī)定等文件精神，重新制定一套切合實(shí)際的企業(yè)檔案管理辦法。如：制定有限公司企業(yè)檔案分類辦法、文件材料歸檔范圍和企業(yè)管理類檔案保管期限的規(guī)定等，使檔案分類、歸檔范圍界定、保管期限的劃分，都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，便于今后檔案綜合管理和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

3.2.2完善檔案組織管理。由于轉(zhuǎn)制期間人員流動較大，必須及時調(diào)整補(bǔ)充檔案資料員，不斷完善檔案組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案鑒定小組的責(zé)任。轉(zhuǎn)制后對已到保管期限的檔案，需由公司檔案鑒定小組鑒定，經(jīng)公司法人代表批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。

3.2.3落實(shí)綜合檔案管理的崗位職責(zé)。綜合檔案室依照其職責(zé)，負(fù)責(zé)對全公司各種載體檔案的管理。除了做好企業(yè)管理類、工程建設(shè)類、會計檔案等的歸檔、利用、統(tǒng)計、銷毀及日常管理工作外，在新形勢、新體制下，積極開展檔案編研工作，對檔案信息資源進(jìn)行深層次的加工，為企業(yè)發(fā)展提供全方位的檔案信息。

3.3提取檔案精華，服務(wù)于企業(yè)。

具有國家公路工程施工總承包壹級資質(zhì)的佛山公路工程有限公司，公路與橋梁施工檔案，是企業(yè)生存、發(fā)展的憑證和依據(jù)。因此，應(yīng)該從轉(zhuǎn)制前各種檔案中提取有利用價值的歷史資料、生產(chǎn)數(shù)據(jù)。可以通過復(fù)印、掃描、借出原件等方法，提取工程競標(biāo)中必須具備的工程業(yè)績、人員資質(zhì)、固定資產(chǎn)三方面的資料。如：從公路檔案中提取工程簡介、工程合同、竣工驗(yàn)收文書；從文書檔案中提取人事任免、職稱資格及聘任文件；機(jī)械設(shè)備（儀器）、房產(chǎn)檔案中提取固定資產(chǎn)證明材料；從實(shí)物檔案中提取獎勵等歷史榮譽(yù)證；從會計檔案中提取工程結(jié)算、企業(yè)盈利數(shù)據(jù)等。提取檔案的精華，使檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策、為企業(yè)的施工建設(shè)服務(wù)。