檔案管理辦法細則精選(九篇)

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第1篇：檔案管理辦法細則范文

關鍵詞：會計檔案 管理辦法 變革內(nèi)容

中圖分類號：F233；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0079-01

為規(guī)范會計檔案管理工作，統(tǒng)一會計檔案管理制度，財政部和國家檔案局于1984年6月1日聯(lián)合了《會計檔案管理辦法》（財預字【1984】85號）；1998年財政部下發(fā)《關于印發(fā)的通知》（財會字【1998】32號）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對各行政事業(yè)單位及其他經(jīng)濟組織會計檔案管理規(guī)范化，更好地為社會經(jīng)濟地發(fā)展有依有據(jù)，起到了積極的作用。2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會計檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。

一、新《會計檔案管理辦法》實施的意義

就高校而言，舊的《會計檔案管理辦法》已無法適應新形式的需要，主要表現(xiàn)在：1.各高校的會計信息已大量使用會計電算化管理，沒有明確而又統(tǒng)一、規(guī)范的電子會計檔案管理辦法，使電子會計檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經(jīng)費的不斷增加，會計核算量也隨之大增。近些年會計檔案的數(shù)量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會計檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關部門根據(jù)經(jīng)濟迅猛發(fā)展的新形式的需要，對會計法規(guī)、法律不斷進行充實、更新、調(diào)整；原《會計檔案管理辦法》已不完全適應會計法規(guī)、法律的調(diào)整變化。

所以更新舊的會計檔案的管理辦法，適應改革的需要，出臺新的會計檔案管理辦法更是當務之急。新的《會計檔案管理辦法》的實施，肯定了電子會計檔案的法律效力。實現(xiàn)電子化管理；倡導綠色、低碳的電子介質(zhì)存儲會計檔案，旨在推動互聯(lián)網(wǎng)新的經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢下，以適應改革發(fā)展的需要，優(yōu)化會計檔案管理工作，使會計檔案管理工作更上一層樓。

二、新的《會計檔案管理辦法》創(chuàng)新及變革部分內(nèi)容

1.新的《會計檔案管理辦法》，細化了會計檔案組織領導的相關規(guī)定，完善了會計檔案的概念和范圍，增加了電子會計檔案的相關規(guī)定。第八條對電子檔案管理有了新規(guī)定，是重大變革，未來電子會計憑證的歸檔，實現(xiàn)電子化管理。第十二條增加了對接收電子會計檔案的規(guī)定，要求單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時必須對其的準確性、安全性、完整性等進行檢測，符合要求才能接收。將電子會計檔案納入了會計檔案管理的范圍，填補了以往會計檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內(nèi)容，有利于推動互連網(wǎng)經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展。

2.新的《會計檔案管理辦法》，允許符合條件的會計檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會計檔案都必須打印成冊。這樣做既節(jié)約了會計憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環(huán)保低碳生活的倡導。

3.新的《會計檔案管理辦法》，確立了會計檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計算機等電子設備形成傳輸和存儲的電子會計檔案”的規(guī)定，有利于推動電子會計信息數(shù)據(jù)的挖掘和發(fā)展，為政府決策和管理提供便捷有用的會計信息。

4.新的《會計檔案管理辦法》調(diào)整了會計檔案的歸檔時間及會計檔案的保管期限。第十四條將會計檔案的保管期限調(diào)整為10年、30年兩類，第十六條對會計檔案銷毀進行了修改“形成會計檔案鑒定意見書”。完善了會計檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。即根據(jù)實際鑒定結(jié)果銷毀或繼續(xù)保存。到了保管期限的會計憑證，經(jīng)過鑒定沒有利用價值便可銷毀；有利用價值繼續(xù)保留。十七條“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行”。十八條增加“由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷”。銷毀程序嚴格由相關部門互相監(jiān)督，疏而不漏。

5.新的《會計檔案管理辦法》進一步落實了基層單位管理會計檔案的具體職責。在第五條里增加了規(guī)定：“單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案”；第六條刪除了原來的《會計檔案管理辦法》里，會計憑證中的匯總憑證與其他會計憑證、會計賬簿中的輔助賬簿、財務報告中的“包括會計報表附表、附注及文中說明、其他財務報告。增加了半年度財務會計報告，納稅申報表與會計檔案鑒定意見書，這是對會計檔案范圍的界定。

6.新的《會計檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設項目接受單位的憑證有關的規(guī)定，更加切合實際，易于操作；二十四條對會計檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交” 充實了會計檔案交接內(nèi)容。

7.新的《會計檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對會計檔案有其他要求，明確了對違反本辦法規(guī)定的單位和個人由“縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門”進行處罰。明確了不具備設立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的管理也應參照本辦法。新的《會計檔案管理辦法》適用范圍很廣。

三、新的《會計檔案管理辦法》不完善之點滴

1.新的《會計檔案管理辦法》檔案的保管期限全部延后，其將會計憑證、會計賬簿及會計檔案銷毀清冊等均延期保管15年。在高校，超期保管的會計檔案，占據(jù)儲存空間太大，浪費經(jīng)濟資源比較嚴重。各高校財務處的會計憑證年年遞增，學校的檔案室儲存空間很有限，只有部分的空間是儲存會計檔案的，其他檔案柜無法容放會計憑證。高校各單位按人員配置辦公室，根本沒有多余的儲存空間，存放檔案。只好放在財務處的辦公室或檔案室一部分；放不下的檔案另找存放地點。為了檔案規(guī)范化管理，年年買憑證柜、檔案盒等既增加了檔案管理的成本，因存放地點的分散，查找檔案也不太方便。所以筆者認為，只要不牽扯到未結(jié)債權(quán)債務的憑證，還是按保管期為十五年，就可銷毀。一來可以節(jié)約檔案管理成本，二來也可騰出一些存儲空間，放置新憑證，加速周轉(zhuǎn)，便于查找，提高工作效率。

第2篇：檔案管理辦法細則范文

[關鍵詞]會計；檔案管理；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01

1 會計檔案的分類

會計檔案主要記錄與單位業(yè)務經(jīng)濟相關的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務相關報告。主要有以下幾類。

（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會計賬簿。

（3）財務報告類：年度、季度和月度的財務報告，包括會計報表、附注、附表和相關文字說明等。

（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調(diào)節(jié)表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關資料。

2 當前會計檔案管理中存在的問題

2.1 電子數(shù)據(jù)檔案應用不廣

隨著會計電算化的推進，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規(guī)范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財務軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。

2.2 部門預算方法新形勢的要求

《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應新形勢需求。2002年，我國已經(jīng)開始全面實行部門預算，所有事業(yè)單位都實行了編制部門預算方法，這種部門預算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經(jīng)濟事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實行部門預算方法時，進行的“二上二下”編程會產(chǎn)生一系列對應的輸出表，是部門預算的相關細則業(yè)務材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務情況進行準確、有效地分析利用。

2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確

很多企業(yè)的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實際會計工作中，主管部門很少關注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務培訓也沒有將會計檔案人員包括在內(nèi)，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業(yè)務培訓，這些培訓雖然偶爾會涉及會計檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導意義。這導致企業(yè)會計檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態(tài)。

2.4 單位財務部門和檔案部門職責不明確

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管?！焙芏鄦挝浑m然設立了檔案機構(gòu)單位，但是會計檔案仍然由會計機構(gòu)進行保存，由于檔案機構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會計檔案管理問題

3.1 加強對會計電子檔案的管理

會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應嚴格按照《會計電算化工作規(guī)范》的要求，對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質(zhì)。載有會計檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會計管理辦法的規(guī)范操作制度

應該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預算表也應該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟活動和組織活動歷史畫面的作用。

3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓

人才是企業(yè)發(fā)展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應定期對檔案人員進行培訓，規(guī)范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。

主要參考文獻

第3篇：檔案管理辦法細則范文

【關鍵詞】高職院校；新校區(qū)；建筑檔案；規(guī)范管理

近幾年來，不少高職院校隨著高職教育的發(fā)展和招生規(guī)模的不斷擴大，都先后開展了新校區(qū)建設。有的已全部建成投入使用，有的分期建設竣工部分已投入使用，還有的處于在建或待建設中。新校區(qū)建筑檔案是整個新校區(qū)建筑工程建設中的原始資料，也是工程建設及竣工驗收、交付使用的必要材料，還是日后對建筑工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據(jù)和憑證。但在新校區(qū)建筑檔案管理上暴露出的問題逾來逾多，有的不僅給新校區(qū)建筑及其附屬設施的使用、維護與修繕帶來較大困難，而且還形成一些安全隱患，甚至給學校造成較大經(jīng)濟損失?，F(xiàn)以四川職業(yè)技術學院（以下簡稱：四川職院）新校區(qū)建筑檔案管理為例，分析研究存在的問題及原因，思考其對策，對進一步規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理中的主要問題

（一）給排水系統(tǒng)檔案嚴重缺失

四川職院新校區(qū)規(guī)劃面積1100畝，建設工程從2004年開始逐步立項，分三期完成。第一期建設工程于2005年8月啟動，至2007年上年主要完成教學大樓三座、圖書信息大樓、學生宿舍八棟和第一學生食堂、（汽車、機械和建筑）三個實訓中心及其基本道路網(wǎng)管工程。第二期建設工程相繼于2008、2009年完成了教學樓兩座、學生宿舍三棟和第二學生食堂、行政大樓、培訓大樓、校醫(yī)院大樓、風雨操場、田徑運動場地及其附屬設施等建筑工程。部分建筑項目投入使用后，不到三年時間，給排水系統(tǒng)出現(xiàn)多處泄漏。有關管理部門對其實施維修需要的新校區(qū)建筑工程給排水系統(tǒng)圖紙資料學校檔案管理機構(gòu)未搜集存檔，從工程指揮部及相關管理者手里也沒找到，從而使尋找泄漏源（管道）十分困難，不能分管道施工及時堵漏，只好待暑假師生離校后統(tǒng)一停供水檢修。有的地方由于長時間泄漏，以致道路積水、路面濕滑，發(fā)生多起師生通行過路跌倒受傷的安全事故。在暑假學?；緵]有用水的情況下，每天泄漏自來水數(shù)千噸，粗略估計供水系統(tǒng)泄漏給學校造成近百萬元的經(jīng)濟損失?？梢姡訌姼呗氃盒Ｐ滦^(qū)給排水系統(tǒng)建筑檔案管理是非常必要的。

（二）工程建筑檔案管理不規(guī)范

第一，新校區(qū)工程建筑檔案無人專門管理。1988年國家檔案局和計委聯(lián)合頒發(fā)了《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔聯(lián)發(fā)[1988]4號）第七條規(guī)定“建設單位、工程總承包單位、工程現(xiàn)場指揮機構(gòu)、施工單位、勘察設計單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設項目的檔案資料。”四川職院自2005年成立新校區(qū)建設工程指揮部以來，至今既未明確相關領導分管新校區(qū)建筑檔案工作，也沒有配備專人負責建筑檔案管理，更沒有委托學校檔案管理機構(gòu)委派人員兼職管理新校區(qū)建筑檔案。盡管近兩年要求新校區(qū)建設工程資料管理員兼管建筑檔案，但僅有的一個資料員，經(jīng)辦與管理新項目報批資料、在建項目使用資料、工程竣工驗收資料等都深感力不從心，更無暇顧及建筑檔案的搜集整理立卷歸檔工作?？梢?，新校區(qū)工程建筑檔案始終處于無專人管理狀態(tài)。

第二，新校區(qū)已竣工項目文件資料歸檔不及時，檔案欠完整。根據(jù)國家《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（國家建設部令第136號）《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（建標[2002]8號）的要求，凡是與新校區(qū)建筑工程有關的重要活動、記載新校區(qū)建筑工程主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料，均應搜集齊全，整理立卷后歸檔。主要包括以下內(nèi)容：一是綜合類文件。包括立項文件；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；財務文件；監(jiān)理文件；施工文件；相關合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件、審計報告及有關聲像資料。二是土建工程及水、電、防雷、設備安裝工程施工文件。包括圖紙會審、設計變更、技術交底等記錄；原材料、零部件、混凝土、砂漿等配合比例的測試報告及出廠質(zhì)量合格證明；隱蔽工程質(zhì)量檢驗及評定文件、工程質(zhì)量事故記錄及處理文件、施工技術總結(jié)等。三是竣工驗收文件。包括供水、排水、燃氣、熱力、電力、電訊等地下管線工程項目準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量成果及其他應當歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）；工程項目竣工驗收報告、工程全部竣工圖紙；消防安全、衛(wèi)生防疫及環(huán)境保護方面符合要求的驗收文件等。

四川職院新校區(qū)建設一期工程全部投入使用近六年；二期工程除藝術大樓在建外，竣工建筑項目已投入使用近兩年了，新校區(qū)已竣工建筑項目既沒有按照《城市建設檔案管理規(guī)定》（建設部令第90號）的要求，在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案；也沒有及時移送學校檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一管理。據(jù)走訪調(diào)查新校區(qū)建設指揮部相關管理人員，從已投入使用的建筑項目的文件資料上看，檔案資料缺失情況也相當嚴重。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，地下管線的施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量圖，基本上沒有搜集歸檔。其二，在建筑工程立項審批文件資料中，相當部分工程項目沒有原件，多數(shù)都是復印件，有的項目甚至連立項審批文件的復印件都沒有。其三，建筑工程項目的竣工驗收文件不完整，有的建筑項目盡管已投入使用，但至今也沒有竣工驗收文件。其四，從已搜集起來的建筑施工文件來看，破損、殘缺、污染、字跡模糊等情況也比較突出，有的已失去檔案保存價值。

二、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的原因分析

（一）建筑檔案管理法規(guī)意識淡薄

為了規(guī)范建筑工程項目檔案管理，國務院相關部委先后頒布了《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)。但在高職院校的新校區(qū)建設過程中，一些主管領導及相關負責人、管理者，片面強調(diào)建設工程的工期、進度，忽視建設工程檔案管理法律法規(guī)的嚴肅性，“重工程建設、輕檔案管理”現(xiàn)象不是少數(shù)，以致建筑工程檔案管理成了新校區(qū)建設中的一個十分薄弱的環(huán)節(jié)，帶來許多遺留問題。

（二）建筑檔案管理制度不健全

高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的重要原因，就是管理制度不健全。四川職院在執(zhí)行國家及相關部委頒發(fā)的“基本建設項目檔案資料管理”法規(guī)方面，沒有形成系統(tǒng)的符合學校實際的實施細則。新校區(qū)工程建設開始后，僅僅以“新校區(qū)建設指揮部辦公室”的名義制訂了《新校區(qū)建設檔案管理辦法細則》在內(nèi)部試行，且內(nèi)容尚不全面，如，既未明確規(guī)定新校區(qū)建設工程檔案資料管理機構(gòu)及管理人員的配備、新校區(qū)建設項目（工程）檔案驗收辦法，也沒有就學校檔案管理機構(gòu)如何協(xié)同新校區(qū)建設指揮部做好建筑檔案管理作出相應規(guī)定，以致新校區(qū)建筑檔案管理長期處于“各自為陣”、“單打一”的局面。

（三）建筑工程竣工驗收不規(guī)范

按照國家計委《建設項目（工程）竣工驗收辦法》（計建設[1990]1215號）的要求，凡新建的基本建設項目（工程），按批準的設計文件所規(guī)定的內(nèi)容建成，符合驗收標準的，必須及時組織竣工驗收，辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。且以批準的設計任務書、初步設計或擴大初步設計、施工圖和設備技術說明書以及現(xiàn)行施工技術驗收規(guī)范以及主管部門（公司）有關審批、修改、調(diào)整文件等為驗收依據(jù)。國家檔案局關于《建設項目（工程）檔案驗收辦法》也指出，凡新建的基本建設項目（工程）竣工驗收工作均應包括對檔案的驗收。然而，四川職院新校區(qū)建筑工程有相當部分建筑項目未進行竣工驗收就投入使用了，有的建筑項目雖然進行了竣工驗收，但驗收程序不規(guī)范、過程很簡單，未將建筑工程“檔案驗收”列入竣工驗收議程，從而導致新校區(qū)建設檔案資料不能及時完整歸檔。

三、規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的對策思考

（一）加強法律法規(guī)學習，做到依法辦事

目前，在高職院校新校區(qū)建設蓬勃開展的背景下，學校黨政領導班子應高度重視相關法律法規(guī)的學習，深入開展法紀教育，增強法制意識。在新校區(qū)建設工程的主管領導及管理人員、高職院校檔案工作主管領導與檔案管理隊伍中，切實加強建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)的學習教育，引導大家明確認識，增強依法管理的自覺性，嚴格按照國家頒布的建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)管理檔案資料，是規(guī)范高職院校建筑工程檔案管理的一項基礎性工作。

（二）建立健全規(guī)章制度，堅持獎懲逗硬

依法管好高職院校新校區(qū)建筑工程檔案資料，就應建立健全相關的管理規(guī)章制度，做到獎懲逗硬。一要根據(jù)國家相關部委頒布的法律法規(guī)要求，結(jié)合高職院校新校區(qū)建設實際，制訂科學系統(tǒng)的建筑工程檔案資料管理細則。從而，明確檔案管理機構(gòu)的設置、人員的配備及相互協(xié)作要求；明確建筑檔案管理相關負責人、管理人的職責職權(quán)；明確建筑檔案管理工作目標、操作規(guī)程及具體要求；建立健全檔案管理獎懲辦法。二要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，獎懲逗硬。高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的相關負責人與管理者，應遵紀守法，嚴格按規(guī)程操作，各司其職、各盡其責，做好檔案管理工作。若有法不依、違法不究，先進不獎勵、落后沒懲罰，檔案管理工作就很難規(guī)范，更無法上水平。

（三）加強檔案管理隊伍建設，提高管理水平

近幾年來，高職教育事業(yè)的快速發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理機構(gòu)和人員，已經(jīng)遠遠不能適應高職院校發(fā)展的要求。如四川職院現(xiàn)有的檔案信息科設置在學校辦公室，目前有科長一人，管理員二人（其中一人將在本學期結(jié)束前退休）。他們要協(xié)調(diào)管理好涉及全校13000多學生，近800名教職工的基本建設、黨政管理、教學科研、人事財務等10多種類型的檔案資料是十分困難的。因而，進一步加強檔案管理隊伍建設，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面應按照《高等學校檔案管理辦法》關于“全日制在校生規(guī)模在1萬人以上”的高校，要設置“檔案館和綜合檔案室”的要求，建立和完善學校檔案管理機構(gòu)，結(jié)合基本建設、黨政管理、學生管理、教學科研、人事財務等主要檔案類型的實際需要，配齊配足檔案管理人員。二要切實抓好檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高業(yè)務技能。應通過業(yè)余函授、網(wǎng)絡教育等方式開展檔案專業(yè)的學歷教育，提高學歷層次。采取“短期培訓”、“集中學習”或“以老帶新”的形式，開展建筑檔案管理等方面的分類專項培訓，使高職院校檔案管理者的綜合素質(zhì)主動適應新的要求和新的需要。

（四）規(guī)范建筑工程竣工驗收，重視檔案驗收

建筑工程的竣工驗收，是全面考核建設工作，檢查是否符合設計要求和工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，也是及時搜集、驗收建筑項目（工程）立項文件、監(jiān)理資料、設計施工圖紙等檔案資料的必要環(huán)節(jié)。如前所述，有的高職院校在新校區(qū)建筑工程竣工后，僅僅“急于交付使用，不急竣工驗收”甚至“未經(jīng)竣工驗收，就投入使用”，有的“講工程質(zhì)量驗收，不講建筑檔案驗收”。針對這些違反國家《建設項目（工程）竣工驗收辦法》和《建設項目（工程）檔案驗收辦法》的情況，高職院校規(guī)范新校區(qū)建筑檔案管理，首先應依法規(guī)范工程項目的竣工驗收，按法規(guī)要求、操作規(guī)程，嚴格進行建筑工程竣工驗收。其次應高度重視建筑工程檔案驗收，并將其作為建設項目竣工驗收的一個重要內(nèi)容，納入竣工驗收程序或議程，做細做好。應嚴格要求建設工程的有關方面及時備齊備好文件數(shù)據(jù)檔案資料，缺少的檔案資料，應限期補齊，不合規(guī)范的，要限定時間修改完善達到要求，否則不得通過竣工驗收。

參考文獻：

[1] 熊珊珊.高校基建檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2008，（5）.

[2] 秦書凰.做好新校區(qū)基建檔案管理的四項措施[J].四川檔案，2007，（2）.

[3] 江佩珊.新校區(qū)項目工程檔案管理探討[J]. 廣東水利電力職業(yè)技術學院學報，2012，（2）.

第4篇：檔案管理辦法細則范文

關鍵詞: 工程項目資料管理 對策

Abstract: This paper introduces the existing problems in the management of completion data archiving, and combined with the completion data in file be keenly aware of, take targeted measures, and strive to compliance, authenticity, accuracy, timeliness and normative, and effectively improve the efficiency of data archiving.

Keywords: engineering project information management .

中圖分類號：TU8文獻標識碼：A

建筑工程竣工資料在當今社會越來越被重視，主要體現(xiàn)在如下

幾方面：（1）保護國家利益和公共利益，（2）保證業(yè)主的合法權(quán)益，（3）保證建筑的維修和系統(tǒng)維護等。然而，工程資料在工程管理中又常常被人們忽略，以至于工程資料歸檔存在諸多問題。

一、資料歸檔收集中存在的問題

（一）在某科研辦公用房項目建設時，恰逢行業(yè)單位重組、工程跨度時間長，工程項目人員變動大，資料收集困難等問題。

（二）由于空間和時間的關系，涉及項目的重要文件，由于疏于資料的管理和客觀原因，原始文件缺失和工程資料驗收簽證不全，部分資料沒有按照國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果工程結(jié)束了，無當事人簽字確認。

（三）收集的前期資料、施工原始資料都存在書寫不規(guī)范，各種顏色的筆記都有，甚至有的簽字不利于檔案資料的長期保存，格式和紙張不統(tǒng)一，文件頁面的設置不等，給資料收集整理和組卷工作帶來一定難度。

（四）設計單位在出施工圖紙時，本身存在一些設計質(zhì)量問題，在圖紙蓋章方面偷工減料，沒有考慮建設、施工單位在工程資料收集、整理、歸檔管理方面會帶來弊端。

（五）施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范，如：有些重要的審批文件的匯簽、施工圖會審、技術核定單、隱蔽工程、質(zhì)量保證資料、交工技術文件、竣工報告和建設、設計、施工、工程監(jiān)理及相關單位辦理工程移交生產(chǎn)的簽字手續(xù)等資料，有簽署意見欄目沒有簽署意見、隨意涂改或用簡易貼，這樣即降低了原始資料的可信度，又降低了歸檔資料的使用價值。

（六）在施工過程中，由于資料的管理工作的疏忽，致使資料在清理、收集、整理，完善、組卷、立卷的過程中遇到了很多的困難和問題。

二、資料歸檔管理對策

（一）建立健全資料管理制度

建設單位在工程建設立項時，首先應結(jié)合工程項目的實際情況，明確各單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任清楚。在項目開始時制定出適合本工程特點的竣工資料所要求的藍本，便于各參見施工單位在工程資料整理過程中有據(jù)可依，操作方便；從而避免資料格式的多樣性和不規(guī)范；為保證歸檔資料內(nèi)容的統(tǒng)一、準確、真實打下基礎。

（二）做好工程前期報建和工程管理報審制度

項目立項后，首先要做好工程前期報建和預審查制度，按要求建設方應將工程施工圖報送有審圖資質(zhì)的審查中心審查，確定符合要求后，再通知施工單位在工程中使用。同時，各方資料管理人員還應熟悉和掌握工程施工要求和進度、增強資料收集中的可行性、目的性，為工程竣工后檔案編制工作奠定了一個良好的開端。

（三）建立資料人員業(yè)務培訓機制，提高資料人員整體業(yè)務素質(zhì)。

工程資料管理人員即要了解、熟悉、掌握《檔案法》、《工程檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制度、及時做好工程前期資料、施工圖紙及各類資料的收集外；還要了解工程施工檔案資料的歸檔范圍、具體時間，施工過程中資料的收集情況及施工中收集資料遇到的困難，從而想辦法解決突發(fā)事件中出現(xiàn)的各種技術問題；確保施工歸檔資料的符合性、完整性、準確性。

在資料收集中，面對不同的資料人員，還必須采取多層次、全方位的集中、分散、短期、座談或?qū)ｎ}講座等各種形式培訓，將基本理論與實際技能、創(chuàng)新能力與實際操作能力、管理理念與先進方法等有機結(jié)合起來；幫助資料管理人員掌握現(xiàn)代化的資料管理知識，更好地為生產(chǎn)實際服務。

（四）完善竣工文件資料的整理與編制

完整的竣工資料不僅應從工程項目立項做起，而且工程項目資料專職管理人員，還要負責對各施工單位竣工資料的指導、監(jiān)督。按照項目管理辦法，編制竣工資料做到“三同時”和 “三同步”，將資料管理貫穿于工程施工的全過程。例如：工程資料整理分類：

1.將資料按《建筑工程質(zhì)量驗收評定依據(jù)》和《建筑工程施工質(zhì)量驗收評定標準》中的工程分項劃分，對資料進行收集、整理、分類，并按建設工程項目管理中的手段、方法，將在原有資料的基礎上逐步依次細化到最小的分項工程。

2.在整理已收集的資料時，按檔案資料歸檔要求由大類到小類、逐類旁通、梳理排序，在工作中總結(jié)經(jīng)驗，積累方法，使思路更清晰，條理更明確，對后續(xù)工作的開展起到積極的作用。

3.對廠家提供的設備，除要有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容之外，還要根據(jù)資料各自特點，結(jié)合檔案管理辦法做到分門別類的收集、整理、分類。

（五）做好歸檔資料組卷、立卷

1.根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的要求，結(jié)合西南油氣田公司《檔案管理實施辦法及各類檔案管理細則》，針對歸檔資料在整理組卷過程中，大小型號不同圖紙的折疊、文件的排序、案卷的排列等實質(zhì)性的問題，采取應對的有效措施。

如一：圖紙的折疊過程中，除已有的多種成熟方法外，還應從中總結(jié)出適合于自己操作方便的小竅門，這樣，即便捷、更省時。

如二：文件的排序，除按重要程度或時間順序排列之外，還要想辦法解決多個內(nèi)容相近文件處理的方法；對密不可分的文件資料，除按檔案資料的要求外，還要想辦法解決不同上級的請示及批復怎么處理才妥當?shù)葐栴}，并為以后資料查詢提供思路清晰、查找方便的檔案。

（六）加強施工過程控制，保證竣工資料真實有效

無論建設單位、監(jiān)理單位、施工單位的各級工程管理人員、都要切實加強責任心，做到前期報建、工程施工與資料收集、整理完整同步進行，避免先完成施工任務，再后補資料的現(xiàn)象發(fā)生。同時，資料管理人員也要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規(guī)范性進行檢查；為歸檔資料組卷、立卷工作做好前期準備工作。

三、結(jié)束語

房屋建筑即是企業(yè)的一種有形固定資產(chǎn)、巨大財富，歸檔資料更是企業(yè)有效維護自身合法權(quán)益不受任何損害的體現(xiàn)，只有充分認識到歸檔資料的重要性，才能避免若干年后因建筑的維修和系統(tǒng)維護造成不必要的經(jīng)濟損失，同時，為需要資料查詢的人員提供有力依據(jù)。

參考文獻：

1、行業(yè)《檔案管理實施辦法及各類檔案管理細則》，2006年7月。

第5篇：檔案管理辦法細則范文

轉(zhuǎn)變會計管理方式提升會計工作水平研究

目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：

一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業(yè)務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。

四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務指導與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：

一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。

二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

三要讓財政部門與檔案部門共同加大對新會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管。結(jié)合實際，聯(lián)合制定包含新會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

第6篇：檔案管理辦法細則范文

【關鍵詞】 高校 會計檔案 管理

引言

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。高校會計檔案就是高校建設、教學、科研過程中經(jīng)濟事務的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認識。

1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案保管不規(guī)范

按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務部門人員不足，沒有專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

1.2管理程序不合理

會計檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準備工作；移交點收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟?；檔案管理部門和財務部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。

1.3檔案資料不齊全

會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務報表類中的上級有關文件、財務制度財務活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學校只存放紙介質(zhì)會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。

1.4管理制度不完善

除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細則。這使得高校會計檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。

2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略

2.1明確會計檔案歸檔范圍

對會計文件資料內(nèi)容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設備管理部門和房產(chǎn)管理部門建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會計憑證會計賬簿、財務報告等立卷歸案，也應將電算會計產(chǎn)生的會計信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質(zhì)的會計檔案資料一并歸檔。

2.2嚴格執(zhí)行管理程序

按照財務會計檔案管理的時間、內(nèi)容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準備工作；移交時認真點收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。

2.3完善檔案管理制度

建立健全高校會計檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規(guī)范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。

參考文獻：

[1] 金桂英.淺談當前財務檔案管理凸現(xiàn)的問題及對策.經(jīng)濟技術協(xié)作信息[J].2008.20.

第7篇：檔案管理辦法細則范文

1健全制度,落實責任制

健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執(zhí)行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執(zhí)行《中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農(nóng)業(yè)部科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農(nóng)業(yè)部科學事業(yè)單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農(nóng)科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農(nóng)科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結(jié)合自身的實際情況制定了該所的《中國農(nóng)業(yè)科學院作物科學研究所中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)科學院作物科學研究所中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據(jù)每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據(jù)項目內(nèi)容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構(gòu),組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協(xié)調(diào)及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經(jīng)費管理。

在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調(diào)管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監(jiān)督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯(lián)系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調(diào)試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等。總之,只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,資料完整化

在實際工作中,該所總結(jié)了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調(diào)試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協(xié)議,電子驗收單,項目驗收。國產(chǎn)設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據(jù)上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構(gòu)針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調(diào)試,參加項目驗收活動。

在資料收集分類方面,根據(jù)項目執(zhí)行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調(diào)試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產(chǎn)品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協(xié)議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質(zhì)量保證書、設備認證、產(chǎn)品標識、配件目錄、安裝調(diào)試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質(zhì)量上的異議處理結(jié)果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結(jié)、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發(fā)生調(diào)整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。

3分類整理,歸存精細化

項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規(guī)定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件資料

從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調(diào)試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。

3•2排序分類整理

排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,按照文件材料性質(zhì)區(qū)分不同價值,調(diào)整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉(zhuǎn)在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后,紙質(zhì)性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調(diào)試報告等單獨組卷。整理,根據(jù)國家檔案管理要求結(jié)合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內(nèi)文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統(tǒng)性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。

3•3文件質(zhì)量要求

原件內(nèi)容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。

3•4頁碼編寫

按自然頁數(shù)編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側(cè)右下角,用阿拉伯數(shù)字編寫,避免空號和重號。

3•5編寫目錄擬寫標題

按文件題名編寫卷內(nèi)目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據(jù)內(nèi)容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內(nèi)容概括提煉,使其綜合反映卷內(nèi)內(nèi)容。案卷編號依據(jù)檔案管理規(guī)范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內(nèi)目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內(nèi)容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。

4檔案管理工作的幾點體會

4•1領導重視,建立健全檔案管理體系

俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。

4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”

在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。

4•3制定收集檔案資料的保證措施

在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質(zhì)量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。

第8篇：檔案管理辦法細則范文

一、高速公路工程檔案管理特點和作用

公路工程檔案是指在公路建設、管理、養(yǎng)護等工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項目建議、可行性研究、規(guī)劃設計、地點選擇、材料準備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項目的全過程。由于工程項目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設計、施工單位建設、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定以及原材料供應，決定檔案材料的收集面廣、量大、種類較多。按科學的方法對這些文件資料的收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護和擴建、改建提供及時準確的基礎性資料；另一方面，綜合各方面對高速公路運營后的評價，經(jīng)研究整理后及時反饋給有關部門，幫助他們優(yōu)化設計和施工方案，節(jié)約投資，促進高速公路的發(fā)展。

二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

高速公路工程監(jiān)理檔案能夠如實反映監(jiān)理工程師在建設項目管理中的作用、監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務質(zhì)量高低的標準之一，并在確定監(jiān)理活動效果的同時，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價值。在高速公路工程監(jiān)理項目管理評估中，工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎資料。顯然，監(jiān)理檔案管理意義重大，這就要求監(jiān)理單位對檔案管理工作予以充分重視，實現(xiàn)檔案收集、管理與工程建設同步。高速公路工程監(jiān)理檔案管理中存在的問題：（1）沒有將公路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過程中沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理服務工作，造成工程檔案資料難以及時完整歸檔；（2）檔案的真實可靠性問題；（3）檔案的及時有效性問題等。

三、工程檔案管理優(yōu)化措施

1、設置專家資料監(jiān)理員。按照《建設工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應指定專人負責本項目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：（1）負責收集工程準備階段建設單位形成的應向監(jiān)理單位提供的相關文件、資料，如工程建設審批文件、建設工程施工合同等；（2）收集、整理本項目監(jiān)理部形成的應當歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報以及監(jiān)理工作會議形成的會議紀要、文件、指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進度、質(zhì)量、造價控制中形成的各種簽證見證記錄、報驗審批資料等；（3）對各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進行指導、監(jiān)督和檢查；負責本項目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；（4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國家有關規(guī)定和要求編制工程檔案；（5）在項目總監(jiān)指導下，按照《檔案法》、《基本建設項目檔案管理辦法》、《公路工程竣（交）工驗收辦法》、GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負責向建設單位和本單位檔案部門移交。

第9篇：檔案管理辦法細則范文

1.設立了健全的社會保險體系，但是管理不完善。大部分鐵路企業(yè)都為自已的員工繳納五險一金，設立有社保處或社保中心等管理部門，部分險種還有自己的經(jīng)辦中心，配備有專兼職管理人員。效益好的企業(yè)還設有企業(yè)補充醫(yī)療保險和企業(yè)年金，為本企業(yè)全體在冊人員參保。但是有些企業(yè)只有最基本的管理制度，沒有實施細則和考核措施，導致部分單位存在不及時繳納社保基金的情況。也有漏交和少交現(xiàn)象。有些基層單位多險種合并由一人管理，或者兼職兼崗來管理，這些人員往往崗位不固定，又缺乏必要的社會保險管理專業(yè)知識，工作任務繁多，管理不細致，基礎工作不扎實。從而導致企業(yè)社會保險管理水平不高、社會保險作用發(fā)揮不明顯。

2.社會保險檔案管理基礎薄弱。社會保險檔案在社會保險各項工作中起著至關重要的作用，是參保職工今后享受社會保險待遇時的有效依據(jù)，直接關系到參保職工的切身利益?？墒菍ι鐣ｋU的認識是一個不斷提高的過程。前期的管理中考慮不周，沒有建立統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度，對檔案管理的內(nèi)容、格式、標準、年限及交接均沒有明確規(guī)定，只是通過實踐摸索，不斷總結(jié)積累，邊做邊改，造成檔案材料管理良莠不齊，流于形式，基本由管理者的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德決定。這給職工查詢和了解自己社會保險繳費、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部分職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應鐵路社會保險事業(yè)日益發(fā)展的需要。

3．社保政策宣傳渠道少。社保政策均通過企業(yè)內(nèi)部文件形式公布，文件的傳閱范圍很小。又由于鐵路企業(yè)點多線長，班制繁多，居住分散，工作流動性大，所以不具備集中學習文件的條件，有些重要的文件，會采取記名傳達的方式，但是鐵路企業(yè)上班時間有嚴格的工作規(guī)范，下班時間要求你回家休息，班組多利用班前會議傳達文件，時間有限，匆匆而過，職工多半記不住，沒印象，好政策用不上。

二、加強鐵路社保管理的幾項措施

1．重視社會保險管理工作，建立健全管理體制。積極爭取各級領導對社會保險管理工作的重視與支持，加大對社會保險管理工作的投入，本著對職工負責、對企業(yè)負責、對社會負責的態(tài)度，建立健全管理體制和工作規(guī)范。設立獨立的社會保險管理機構(gòu)和經(jīng)辦中心，配備專職工作人員，制定完整的社會保險管理制度和工作流程規(guī)范，要求各單位嚴格遵守社會保險法律義務，按規(guī)定及時足額為職工繳納各種社會保險基金。管好用好職工的“養(yǎng)老錢”、“救命錢”，使他們老有所養(yǎng)，病有所醫(yī)，失有所保，傷有所療，保證勞動者在年老、失業(yè)、工傷、患病時的基本生活沒有太大的影響，同時也降低企業(yè)自身的風險。

2．加強社保系統(tǒng)隊伍建設，提高業(yè)務經(jīng)辦能力。社保工作具有很強的政策性和專業(yè)性，事關每個職工的切身利益。如職工買房，子女就學等均需社保證明，養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育直接享受待遇。應配備一支全面掌握社保管理知識，具有良好的專業(yè)工作經(jīng)驗，精通信息化管理手段，實施人性化服務管理的高素質(zhì)專業(yè)人員。每年定期加強業(yè)務知識培訓和學習，逐步更新知識，對工作中出現(xiàn)的新問題、新情況進行研究和探討，及時發(fā)現(xiàn)并解決好問題，做到愛心獻職工、熱心講政策，關心在細處，服務有誠心。

3．重視社會保險檔案管理工作。根據(jù)鐵路社會保險工作的特點和管理機制，制定適合鐵路職工社會保險檔案管理特點的業(yè)務規(guī)范和管理辦法。特別是社會保險檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細規(guī)定，嚴格統(tǒng)一。由于社會保險檔案的價值特征是以憑證價值，維護個人權(quán)益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。積極探索社會保險檔案管理信息化，實現(xiàn)電子檔案管理。于每年年底將本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業(yè)務數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，形成本年度電子檔案，進行歸檔。職工調(diào)轉(zhuǎn)及主管社會保險檔案管理工作的人員變更時，應借鑒職工人事檔案管理辦法，進行職工個人社會保險檔案的登記轉(zhuǎn)遞工作，單位社會保險檔案的移交工作。徹底改變社會保險檔案資料遺失，管理無序狀態(tài)。