智慧校園檔案管理精選(九篇)

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第1篇：智慧校園檔案管理范文

1 高校檔案數(shù)字化加工中存在的風險分析

檔案數(shù)字化加工是指通過數(shù)字化掃描、縮微轉(zhuǎn)換、音視頻轉(zhuǎn)換、資料翻拍等技術(shù)手段，對各種檔案、資料、數(shù)據(jù)等進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在加工和轉(zhuǎn)換過程中，人為操作的失誤、技術(shù)的缺失、計算機病毒的入侵、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等等，會隨時破壞數(shù)字化加工系統(tǒng)。

1.1 加工人員操作失誤的風險。根據(jù)國家保密局的規(guī)定，在對檔案的集中存儲和管理過程中，對涉密檔案的定義、過濾、屏蔽和粉碎工作，要全程監(jiān)管和控制加工數(shù)據(jù)，避免涉密檔案信息的泄露。但在實際操作中，一些高校檔案館對檔案卷宗實體、現(xiàn)場、人員及信息安全重視不夠，對加工人員操作失誤造成的卷宗掃描模糊，特別是利用率較高的高校錄取審批表及涉密文件的圖像自動糾偏、校對工作、人工去污處理等問題，沒有及時發(fā)現(xiàn)，造成出錯率高，無法保證數(shù)據(jù)原件的質(zhì)量。甚至有些員工因?qū)ぷ鞑粷M，故意為其他機構(gòu)提供機密的技術(shù)與數(shù)據(jù)等，這些都是潛在的人員風險因素。

1.2 加工技術(shù)及設(shè)備缺少評估的風險。檔案數(shù)字化加工人員技術(shù)的高低，直接決定著加工的效率和質(zhì)量。目前，大部分高校檔案館對檔案數(shù)字化加工采取外包方式，在招標過程中，只對外包公司的進度保障、掃描設(shè)備、檔案卷宗的拆裝等提出要求，而對加工過程中的安全生產(chǎn)和信息保密缺乏管理，甚至沒有簽訂相關(guān)的技術(shù)及保密協(xié)議，沒有對相關(guān)人員進行安全培訓(xùn)，對加工設(shè)備的技術(shù)參數(shù)也不甚了解。另外，大部分高校檔案系統(tǒng)的日常運行、維護都是由軟件開發(fā)公司提供遠程技術(shù)指導(dǎo)，館內(nèi)缺少真正懂技術(shù)處理和網(wǎng)絡(luò)防范的專業(yè)人員，對網(wǎng)絡(luò)安全沒有深刻認識，并缺少必要的技術(shù)風險評估。

2 高校檔案數(shù)字化的風險應(yīng)對措施

2.1 內(nèi)部環(huán)境。高校檔案館承擔著學(xué)校檔案保管和開發(fā)利用的職責，從安全風險角度看，既有風險高發(fā)的土壤，也有風險敏感的人群[1]。因此，必須加強和完善風險管理，堅守檔案安全底線。在內(nèi)部環(huán)境上，應(yīng)從加工過程中確保文件的準確、完整和安全著手，在交接加工案卷時要檢驗檔案的內(nèi)容、范圍是否正確，以及交接前后?稻菔欠褚恢攏?并采用“數(shù)字摘要”技術(shù)，確保電子文件和數(shù)字檔案在移交、接收、備份過程中的原始性和真實性，使系統(tǒng)能夠自動監(jiān)控和發(fā)現(xiàn)文件是否被篡改，自動檢測電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等有無缺損，并隨時提示檔案管理員信息項是否完整，凡涉及電子文件加密、存儲、下載、打印等操作事項，要做到全程自動監(jiān)控，及時形成電子日志記錄。

2.1.1 數(shù)字文件形成人員風險的應(yīng)對。檔案數(shù)字化加工和維護過程中，一方面，要強化加工人員的保密觀念，避免人員職責錯位；與檔案軟件公司和數(shù)字化加工公司簽訂技術(shù)服務(wù)合同、保密協(xié)議，加強對保密資質(zhì)的審核，避免檔案數(shù)據(jù)的失、泄密或者不當擴散，并對后續(xù)軟件的日常維護工作進行細化管理。另一方面，對加工人員進行統(tǒng)一身份認證，嚴格控制非法人員和離職人員接觸加工數(shù)據(jù)，提升數(shù)字化加工的管理規(guī)范，有效保證加工數(shù)據(jù)和文件形成過程中的安全。強化電子簽名的有效性，當發(fā)現(xiàn)偽造或無效的電子證書時，系統(tǒng)要鎖定相關(guān)操作，并向指定的系統(tǒng)安全審計人員發(fā)送報告通知，便于及時識別和事后核查操作者身份。

2.1.2 軟硬件設(shè)備存在風險的應(yīng)對。檔案數(shù)字化加工，要嚴格遵照國家檔案局制定的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范要求，在圖像文件中詳細記錄實體檔案在數(shù)字化過程中使用的設(shè)備類型、設(shè)備制造商、設(shè)備型號、設(shè)備感光器、數(shù)字化實踐等元數(shù)據(jù)信息，為分析數(shù)字化加工使用的設(shè)備、參數(shù)提供可追溯依據(jù)。高校要選用符合國家和行業(yè)標準的載體及軟、硬件，采取嚴密的流程設(shè)計，確保電子文件和數(shù)據(jù)檔案登記備份工作的規(guī)范性，減少因設(shè)備損壞造成的文件損失。

2.2 外部領(lǐng)域。外部領(lǐng)域的風險主要指外部用戶非法入侵、惡意訪問、篡改文件內(nèi)容信息等。檔案數(shù)據(jù)信息易偽造、篡改或誤刪，因此，確保其原始內(nèi)容的真實性是數(shù)據(jù)有效利用的基礎(chǔ)。高校可以通過預(yù)警機制、多套備份、封裝機制和檢測機制等技術(shù)和管理手段，全方位保障檔案數(shù)據(jù)安全，警惕外部風險的入侵。

2.2.1 加強網(wǎng)絡(luò)入侵檢測技術(shù)。高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的內(nèi)容包括國家教育方針政策、教育資源整合、師生個人信息、校園基礎(chǔ)建設(shè)等內(nèi)容，為確保這些信息的安全，首先要將校園局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)分開，通過屏蔽PC機上全部通信接口、服務(wù)器物理上鎖等技術(shù)手段，在一定程度上回避外部潛在的入侵風險[2]。其次，加強監(jiān)測技術(shù)，安裝入侵監(jiān)測軟件，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有違反安全的行為或遭到襲擊時，提供實時報警，及時提醒檔案數(shù)據(jù)管理人員做好監(jiān)測和防范，確保檔案信息萬無一失。

2.2.2 做好異地異質(zhì)數(shù)據(jù)備份。高校檔案數(shù)據(jù)庫，如果沒有做好異地異質(zhì)的數(shù)據(jù)備份，會存在著丟失等風險因素。因此，高校在加快檔案數(shù)字化加工和數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，在加強基層單位電子文件的接收的同時，要對重要數(shù)據(jù)庫信息進行安全備份，并把備份的存儲介質(zhì)與機房隔離，保存于安全位置或異地存放保管。一旦遇到系統(tǒng)受損，就可以利用災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)進行快速恢復(fù)。

3 高校檔案數(shù)字化發(fā)展思路

當前，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新影響著我們的工作和生活，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等智慧化服務(wù)體系滲透到各行各業(yè)。高校檔案館應(yīng)順應(yīng)數(shù)字時代要求，樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，逐步由“紙與鐵”的時代向“數(shù)與網(wǎng)”的時代靠攏[3]，逐漸將數(shù)字檔案館建設(shè)融入智慧學(xué)校、智慧城市建設(shè)體系中。

3.1 樹立互聯(lián)網(wǎng)思維模式。高校檔案管理者應(yīng)在檔案“資政、存史、維權(quán)、育人”的四大功能不改變的情況下，改變傳統(tǒng)的“封閉、保管、行政干預(yù)”的檔案管理模式，樹立“五位一體”的智慧檔案館信息發(fā)展觀，樹立全新的互聯(lián)網(wǎng)思維模式，審視現(xiàn)代信息技術(shù)給檔案管理手段、用戶體驗、檔案文化傳播及價值體現(xiàn)等方面帶來的變化，從“開放、協(xié)作、共享”的角度來思考檔案服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，著力提升高校檔案工作的生命力、創(chuàng)造力、執(zhí)行力。

3.2 加強新媒體平臺建設(shè)。目前，隨著微博、微信等社交網(wǎng)絡(luò)平臺的出現(xiàn)，圖片傳送、微信支付、公眾賬號掃描、圖像識別等信息化、智能化技術(shù)普遍應(yīng)用于各行業(yè)。在互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、智能化管理上，高校檔案數(shù)字化管理稍顯滯后。因此，各高校應(yīng)加緊對海量檔案數(shù)據(jù)資源進行加工、分析、研究，從中找出數(shù)據(jù)關(guān)系，構(gòu)建互聯(lián)、感知、開發(fā)、共享的智能化網(wǎng)絡(luò)平臺。加快檔案數(shù)字化進程，落實檔案工作“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略[4]，研究圖像識別技術(shù)，并把圖像識別轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋緮?shù)據(jù)，以利于檔案的檢索、查詢和安全防范。創(chuàng)建以利用者為中心的“檔案信息服務(wù)站”，逐步實現(xiàn)檔案的信息導(dǎo)航和便捷服務(wù)。

第2篇：智慧校園檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案管理；信息化建設(shè)

1引言

21世紀以來，隨著信息技術(shù)成為社會變革的重要推動力之一，社會的各方面都發(fā)生了改變，而且這種改變也在影響著教育教學(xué)領(lǐng)域。現(xiàn)階段，部分高校在推動人事檔案管理模式進入新階段的實踐中進行了有益嘗試，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)成為整合人事檔案資源的重要手段，在實踐過程中高校管理水平實現(xiàn)相應(yīng)的提升，體現(xiàn)出信息化技術(shù)在高校人事檔案管理中的實踐價值和應(yīng)用價值。

2高校人事檔案管理信息化建設(shè)概述

在查閱《檔案學(xué)詞典》及相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，筆者認為人事檔案是指：由人事、組織、勞動等部門在人員的考核管理活動中所形成的特殊檔案，是個人經(jīng)歷、經(jīng)驗、能力的最真實記錄。高校中的人事檔案管理涉及了職工教學(xué)經(jīng)驗、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力及多方面內(nèi)容，通過查閱職工的個人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據(jù)。信息化，筆者認為可以簡單理解為利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等先進信息技術(shù)手段針對信息數(shù)據(jù)資源進行充分的開發(fā)及利用，以實現(xiàn)強化信息數(shù)據(jù)現(xiàn)代化水平的目的。高校人事檔案管理工作信息化建設(shè)則是指通過電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運用，實現(xiàn)電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數(shù)字環(huán)境下生成，并以數(shù)字化形式保存在數(shù)字設(shè)備之中，可借助互聯(lián)網(wǎng)進行傳播。加強檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系；推進檔案信息全國聯(lián)通，逐步實現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞線上申請、異地通辦等也是符合社會發(fā)展需求的人事檔案管理工作的發(fā)展方向[1-2]。人力資源檔案管理的個體本身所具備的復(fù)雜性和流動性，要求人事檔案信息的記錄及調(diào)整必須具備準確性和實效性。高校人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內(nèi)容；高校人事檔案管理工作的內(nèi)容包括在記錄教職工個體的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，同時收錄其工作、教育、家庭、環(huán)境等各方面的信息，將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)滲透到傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調(diào)用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計算機終端就能夠?qū)崿F(xiàn)，極大地節(jié)約了人力成本；使高校人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務(wù)，高校人事管理結(jié)構(gòu)調(diào)整獲得可靠依據(jù)[3]。

3高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值

3.1理論價值

信息全球化背景下，各個國家已經(jīng)或?qū)⒁M入到知識經(jīng)濟時代，基于知識的產(chǎn)生、管理等逐步演化為創(chuàng)造財富的主要方式。高校在我國社會信息化進程中有著一定的助推作用；在教育教學(xué)改革新形勢下，高校管理模式發(fā)生變化使得高校的人事檔案管理工作也會隨之相應(yīng)發(fā)生變化：數(shù)據(jù)標準及規(guī)范需要實現(xiàn)有效統(tǒng)一、信息資源需要有效共享、管理數(shù)據(jù)量大增等，基于此種現(xiàn)實情況，人事管理信息化建設(shè)必然會被提上高校的日程。人事檔案管理信息化工作得以合理實施離不開相關(guān)信息系統(tǒng)的開發(fā)、利用；通過以信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)建立起完善的人事檔案信息化系統(tǒng)的方式，打破信息壁壘，破除數(shù)據(jù)孤島，將人事檔案、職務(wù)、學(xué)歷、進修深造動態(tài)管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環(huán)節(jié)都放在統(tǒng)一平臺，為師資隊伍建設(shè)、教學(xué)科研管理、人力資源配置、組織人事工作研究等提供支撐[4]。

3.2實踐價值

3.2.1方便對人事管理信息進行定量分析高校在人事檔案管理工作中科學(xué)地融入信息化技術(shù)手段，落實信息化建設(shè)，由淺層次來看，可以幫助相關(guān)工作者樹立信息管理理念，并提高其工作質(zhì)量及效率；由深層次來看，能夠加快人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事檔案管理的復(fù)雜性和多樣性的特征決定了相應(yīng)的人事檔案信息的記錄、更改也需要滿足準確性和實效性的要求；高校人事檔案管理人員利用信息平臺采集人事管理個體的人事檔案基礎(chǔ)信息以及崗位、培訓(xùn)、績效、薪酬、外部環(huán)境等信息的同時，對數(shù)據(jù)信息進行數(shù)字化定量分析、科學(xué)預(yù)測，更大程度更深層次地挖掘人力資源價值，為高校提供人才引進培養(yǎng)、人事決策等方面的信息保障和價值依據(jù)[5]。

3.2.2完善人事檔案管理流程一段時期以來，伴隨著社會變革，高等教育目標與任務(wù)的較大變化帶來了高校人事管理工作實踐形式的改變；很多高校通過引進人才的方式來優(yōu)化師資隊伍，但因?qū)I(yè)人才、崗位變動、繼續(xù)教育、培訓(xùn)情況等的檔案信息的立、存、調(diào)等步驟較為煩瑣，處理過程中難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失、材料收集、整理、歸檔不及時和流程不規(guī)范現(xiàn)象，致使查閱不便并降低了檔案的完整性和利用率。對人事檔案管理實行信息化，則可以改善上述情況；在制定規(guī)范的人事檔案管理信息化制度和標準的前提下，對現(xiàn)有檔案材料按照由近及遠的順序進行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)中，可以降低人為因素的影響，在一定程度上解決檔案材料收集整理不及時、不規(guī)范的問題，完善了人事檔案管理流程的同時也使檔案管理和利用更加高效。

3.2.3提高流動人才檔案的管理效率高校招生規(guī)模在學(xué)校自身的快速發(fā)展過程中不斷擴大，高校間以及高校與其他單位間的人員流動更加頻繁，再加上每年有大量學(xué)生畢業(yè)，這些人員流動，帶來了大量的人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收等工作；在此過程中，人事檔案管理工作也隨之出現(xiàn)了檔案材料缺失、失真，數(shù)據(jù)信息不全，工作量巨大等問題。與以往傳統(tǒng)形式上的人事檔案管理模式對比，通過建立流動人才檔案信息庫、流動人才檔案信息服務(wù)平臺等方式，可以加快流動人才信息的接收、處理和傳遞，實現(xiàn)全方位、多層次的數(shù)據(jù)檢索和處理，在授權(quán)范圍內(nèi)實現(xiàn)部門與部門、人員與人員之間的人事檔案信息資源共享。信息化技術(shù)的融入可有效提升人事檔案管理的工作效率和流動人才檔案的管理效率，且出錯率可大幅度降低[6]。

3.2.4提升高校教育與科研水平人才教育、社會服務(wù)和科學(xué)研究三項是現(xiàn)階段我國高校的主要職能，提高師資隊伍建設(shè)水平是提升高校教育與科研水平的重要手段之一；因此，人事管理綜合水平的高低決定著師資隊伍建設(shè)水平，也間接決定著高校的辦學(xué)質(zhì)量。目前一些高校已經(jīng)在人事檔案信息化建設(shè)方面進行了積極實踐，也獲得了一定的成績，隨著信息資源的不斷開發(fā)，信息化建設(shè)的價值也愈加突出。通過有效措施進行相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容與信息體系的整合管理，運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，再加入管理、教學(xué)、科研等數(shù)據(jù)，將一個個信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺，形成高校人力資源動態(tài)全景圖以優(yōu)化師資隊伍配置，提高人事檔案管理綜合水平進而為高校教育人才、科學(xué)研究等工作提供決策依據(jù)。3.2.5保障人事檔案安全可靠保證檔案的安全性是人事檔案管理工作中的重中之重；以安全性角度講，從人工監(jiān)管查檔到電腦授權(quán)查檔是人事檔案信息化實施后取得的進步，通過智慧校園人力資源管理平臺，能劃分針對各職工的職能，以職能的不同賦予不同的權(quán)限，精準授權(quán)可查閱內(nèi)容，屏蔽其他內(nèi)容，更有利于人事檔案信息的安全保密性提升；通過設(shè)置風險預(yù)控體系，構(gòu)建數(shù)據(jù)失效風險預(yù)警機制，建立全程監(jiān)管機制，制定應(yīng)急對策等方式，可以為保障人事檔案信息的安全提供支持。

4結(jié)語

第3篇：智慧校園檔案管理范文

一、充分認識做好中小學(xué)校檔案工作的重要作用

中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校在各項管理工作及教學(xué)、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體。

中小學(xué)校檔案真實客觀地記錄了中小學(xué)校 發(fā)展 的歷程，是中小學(xué)校重要的信息資源。它既是一個中小學(xué)校長期教學(xué)活動中各個方面的實踐經(jīng)驗 總結(jié) ，又是促進中小學(xué)校在今后工作中揚長補短不斷繼續(xù)前進的重要條件。分析中小學(xué)校檔案，可以全面掌握中小學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時，中小學(xué)校檔案匯集了中小學(xué)校現(xiàn)有的知識成果，記錄了中小學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學(xué)總結(jié)，是中小學(xué)校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學(xué)校自身形象和價值觀的發(fā)展。

二、健全學(xué)校檔案管理工作的具體內(nèi)容及方法

1、學(xué)校檔案的收集

檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重中小學(xué)校各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學(xué)校各科室、部門的聯(lián)系，全方位收集中小學(xué)校本身產(chǎn)生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實起來。二是制定符合中小學(xué)校檔案特點的管理規(guī)范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規(guī)定；三是將檔案信息及時提供給中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

2、學(xué)校檔案的整理

整理工作是檔案管理基礎(chǔ)工作中的主要環(huán)節(jié)，要強化檔案的整理工作。因此，使“帳外”的材料得到補充，應(yīng)嚴格按照統(tǒng)一的規(guī)范要求整理，才能達到提高案卷質(zhì)量的目的。按照文書、教學(xué)、學(xué)籍、財會、基建、聲像六大類和各項活動過程中形成的檔案材料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性；按照學(xué)校檔案的來源時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件保持其歷史聯(lián)系性，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，使之保持其系統(tǒng)性，便于學(xué)校檔案的安全保管和方便利用。

3、學(xué)校檔案的鑒定

檔案鑒定工作是檔案精練的重要的手段。學(xué)校檔案鑒定的主要任務(wù)是：通過對已過保管期限的檔案材料的價值進行審查，以區(qū)分重點，使學(xué)校有價值的重要檔案得到重點保護，對已失去價值的檔案予以剔除銷毀。學(xué)校檔案鑒定要堅持按內(nèi)容、作者、時間和需要確定價值的原則，逐卷逐件進行審查，從數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復(fù)雜的學(xué)校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。

4、學(xué)校檔案保管制度

⑴、增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出（室）及時，真正實現(xiàn)資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

⑵、合理運用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段保管檔案

第4篇：智慧校園檔案管理范文

鑒于我國檔案管理目前存在的問題，很有必要對檔案管理工作進行必要的創(chuàng)新與改革，運用創(chuàng)新的思想、方法和思維來管理檔案，以滿足現(xiàn)代社會對檔案的高層次的需求。創(chuàng)新體系是融創(chuàng)新主體、創(chuàng)新環(huán)境和創(chuàng)新機制于一體、促進全社會創(chuàng)新資源合理配置和高效利用、促進創(chuàng)新機構(gòu)之間相互協(xié)調(diào)和良性互動、充分體現(xiàn)創(chuàng)新意志和目標的系統(tǒng)。這套系統(tǒng)運用到高校檔案管理中就是要求高校在檔案管理中樹立檔案管理的創(chuàng)新理念，融合各種資源，提高檔案的利用效率，使檔案更好的發(fā)揮其內(nèi)在的作用，為學(xué)校和社會服務(wù)。

2、創(chuàng)新體系下的高等學(xué)校檔案管理基本思路

2.1觀念創(chuàng)新是高校檔案工作發(fā)展的前提。長期以來，高校的檔案管理工作在人們心目中習慣上歸于管理性基礎(chǔ)工作。而檔案管理人員滿足于老經(jīng)驗、老辦法，拘于傳統(tǒng)的思維方式和工作模式，再加上配置的管理人員整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力有限，使得高校的檔案管理工作很難適應(yīng)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展。盡管近些年來，這些狀況有了一定程度改善，但源于檔案工作在學(xué)校處于邊緣地位，工作干好干壞一個樣，導(dǎo)致管理人員難以接受新事物、新方法，難以運用新技術(shù)解決新問題。如何改變這種現(xiàn)狀？檔案管理工作者需要進行習慣與觀念上的調(diào)整，要打破“從來如此”的觀念，重新認識檔案工作的重要性；要善于用超前的眼光、集體的智慧、超前的思路、創(chuàng)新的舉措，不斷創(chuàng)新工作理念，全面提升檔案工作質(zhì)量和管理水平，豐富檔案工作內(nèi)涵，實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化、目標管理制度化，強化服務(wù)意識，把檔案工作做實、做細、做好。

2.2服務(wù)創(chuàng)新是高校檔案工作發(fā)展的手段。新時期學(xué)校的各項工作對檔案工作的需求在內(nèi)容上越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務(wù)領(lǐng)域上越來越寬，在服務(wù)方式上越來越活。為此高校檔案管理部門要緊跟時代步伐，搶抓機遇，加快檔案工作的發(fā)展步伐，按照“堅持創(chuàng)新，突出服務(wù)”的思路，加強檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)該做好以下幾個方面的工作。

2.2.1實現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。要樹立精品意識、特色意識，不能單純地追求檔案的數(shù)量和門類。高校檔案館既要有共性，更要體現(xiàn)個性和特色。要堅持開發(fā)本校文化資源的特色，傳承學(xué)校優(yōu)秀歷史文化傳統(tǒng)。學(xué)校的歷史積淀了深厚的歷史文化傳統(tǒng)，是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新、開發(fā)校本文化資源的寶貴財富。如校訓(xùn)、校歌以及歷史沿革，名師、優(yōu)秀畢業(yè)生事跡等。

2.2.2實現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新。要強化參與意識，努力實現(xiàn)“三貼近”：一是檔案服務(wù)創(chuàng)新要貼近學(xué)校的主旋律，把握學(xué)校中心工作，聚焦學(xué)校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面。二是檔案服務(wù)創(chuàng)新要貼近師生。今天的新聞則是明天的歷史。學(xué)校的歷史既是今天的精神財富，又是今天建設(shè)與發(fā)展的精神動力，檔案服務(wù)創(chuàng)新在配合學(xué)校工作上，特別是在師生的情感深處能引起共鳴；三是檔案服務(wù)創(chuàng)新要貼近學(xué)習生活。諸如在挖掘校史文獻實物背后的故事、校史考證、校史經(jīng)典、校史人物、學(xué)校典故等通俗性、大眾化檔案文化，結(jié)合學(xué)校校情和館情，在盤活館藏上下功夫，如建設(shè)永久性的校史博物館或校史陳列館，舉辦教學(xué)科研成果展、科學(xué)技術(shù)研究成果報告會、科技知識學(xué)術(shù)講座活動等；要加強館際協(xié)作，聯(lián)手搞好服務(wù)。在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下，加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛開展聯(lián)機檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，取長補短，促進交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實行資源共享。

2.2.3實現(xiàn)服務(wù)功能的創(chuàng)新。大學(xué)是人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)的重要基地，是文明傳承和創(chuàng)新之所[1]。檔案館可以建設(shè)成為學(xué)生的人文教育基地。一方面把檔案運用到校園文化建設(shè)中，更能凸現(xiàn)出高校深厚的文化背景、時代精神、歷史精神和人文精神，對學(xué)生的全面發(fā)展具有重要作用。高校擁有豐厚的校園文化積淀、豐富的文化傳承、悠久的辦學(xué)歷史和杰出的教師和校友資源、豐富的科技資源及輝煌的建設(shè)成就，是歷代師生人文精神的凝結(jié)，它是吸引、感染并啟迪青年學(xué)生愛國榮校的課堂。

內(nèi)涵豐富的高校檔案是校園文化建設(shè)的寶貴資源，利用檔案對學(xué)生進行理想和傳統(tǒng)教育、愛校敬業(yè)、自律、成才的教育，創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新精神的教育，使學(xué)校的辦學(xué)宗旨、辦學(xué)理念和辦學(xué)特點對學(xué)生的思想品德、行為習慣及價值觀念養(yǎng)成起到潛移默化的作用，使學(xué)生在具有傳統(tǒng)文化精神和人文精神的校園環(huán)境中得到熏陶，促進學(xué)生的全面發(fā)展。

另一方面檔案館可以開展學(xué)術(shù)文化交流，展現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)、科研水平。高等院校的教學(xué)、科研檔案，記錄著師生在教學(xué)科研實踐中創(chuàng)造的教學(xué)科研成果，是學(xué)校學(xué)術(shù)水平的真實反映。開發(fā)利用教學(xué)、科研檔案，通過舉辦教學(xué)科研成果展、科學(xué)技術(shù)研究成果報告會、科技知識學(xué)術(shù)講座等活動，大力倡導(dǎo)勤奮學(xué)習、熱愛科學(xué)、追求真理的科學(xué)精神。著力于培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用能力，豐富知識面，啟迪學(xué)生的創(chuàng)作靈感和創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)意識，激發(fā)學(xué)生學(xué)習熱情，以彌補課堂教學(xué)的不足。

2.3技術(shù)創(chuàng)新是高校檔案工作發(fā)展的保障。檔案信息化建設(shè)要以檔案的信息資源為核心，以檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源的開發(fā)利用為目標。換言之，資源建設(shè)是基礎(chǔ)，現(xiàn)代技術(shù)是手段，開發(fā)利用是目的。檔案的信息化，實際上也就是資源建設(shè)要搞數(shù)字化，現(xiàn)代技術(shù)方面要搞標準化，開發(fā)管理要搞網(wǎng)絡(luò)化，科學(xué)科學(xué)管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化。具體而言，當前要加快檔案信息化建設(shè)的設(shè)施建設(shè)，加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加強標準和規(guī)范的管理，建設(shè)數(shù)字化檔案館。#p#分頁標題#e#

2.3.1豐富優(yōu)化數(shù)字館藏，為網(wǎng)絡(luò)編研打好基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)檔案編研是以檔案館的數(shù)字檔案資料為基礎(chǔ)的。“巧婦難為無米之炊”，離開了堅實的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)檔案編研工作就無從開展[2]。首先，要加快高校館藏檔案的數(shù)字化工作。盡快利用計算機技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將高校館藏檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，建成檔案原文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。其次，要加大對現(xiàn)行電子文件的收集力度。要對學(xué)校的各項重大活動（如黨代會、教代會、水平評估）進行跟蹤，及時對活動中形成的電子文件進行歸檔；還要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)對各部門各院系在網(wǎng)站上的信息（現(xiàn)行文件）進行甄別收集，獲取足夠的一手資料，提高檔案信息資源的“含金”量，為編出高質(zhì)量的編研成果奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3.2建設(shè)高水平檔案網(wǎng)站，為網(wǎng)絡(luò)編研成果的提供平臺。高校檔案館應(yīng)建立自己的網(wǎng)站，其主要功能是：文件上傳、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上閱覽，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)[3]。同時建立必要的專門數(shù)據(jù)庫，如：建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，它集中管理網(wǎng)站內(nèi)各部門的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數(shù)據(jù)庫”、“學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫”、“學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫”、“人才數(shù)據(jù)庫”、“重大科研成果數(shù)據(jù)庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務(wù)。

2.3.3構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)互動模式，走開放編研之路。當實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理后，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境就為檔案編研人員實現(xiàn)以下目標打下基礎(chǔ)：一是可以利用“檔案管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)根據(jù)用戶的各種需要集成提供檢索利用服務(wù)，編研人員可以根據(jù)檢索到的檔案信息編輯制作滿足利用者需要的各種形式的編研成果。二是檔案編研人員可以利用網(wǎng)絡(luò)搜索和征集與本校工作、人員、事件和歷史等相關(guān)的具有檔案價值的信息，不斷豐富館(室)藏檔案信息資源，以擴大檔案編研的信息源。三是檔案部門可以通過網(wǎng)絡(luò)對外檔案編研成果，以擴大編研成果的社會影響力。四是檔案部門可以在網(wǎng)上自己的“主頁”(或網(wǎng)站)中開通“查詢與預(yù)約”服務(wù)功能，與檔案利用者進行預(yù)約開展個性化定題編研服務(wù)，編研人員在編研選題中與檔案利用者直接產(chǎn)生互動，一方面推介自己的編研成果，另一方面接受利用者的意見和建議進一步做好編研工作，提高編研成果的利用率[4]。因此，高校檔案編研人員應(yīng)該熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，利用學(xué)校各種資源，創(chuàng)新檔案編研方法和手段，不斷適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需要。

2.4機制創(chuàng)新是高校檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)。在新的形勢和任務(wù)面前，高校檔案部門在營造新的工作機制，加強和改進自身建設(shè)方面應(yīng)該從以下幾個方面進行：

2.4.1建立工作機制。實行“誰主管，誰負責；誰經(jīng)辦，誰負責”的原則，形成層層負責、職責分明、齊抓共管的檔案工作機制，保證檔案工作任務(wù)的全面落實。

2.4.2強化監(jiān)督機制。堅持“以法治檔”，強化監(jiān)督機制，確保檔案工作的順利進行。

第5篇：智慧校園檔案管理范文

一、增強檔案法制意識，健全檔案管理制度

我國的《檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有?！睂W(xué)校檔案是全校員工勞動智慧的結(jié)晶，是重要的信息資源和歷史憑證，所以，凡屬職務(wù)工作中形成的多種載體的文件材料，盡管是自己的心血所獲，但不為己有，應(yīng)按規(guī)定向本單位檔案部門歸納。因此，加強《檔案法》的宣傳和學(xué)習，提高全體員工的檔案意識，是我們各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者義不容辭的責任。檔案的收集工作又涉及學(xué)校工作的方方面面，文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室和老師的緊密配合和協(xié)助支持。各科室要切實落實兼職檔案員，負責本科室文件材料的收集、整理、歸類，并按時將檔案材料統(tǒng)一移交學(xué)校檔案室保管。檔案工作人員要提防部分“賬外”材料的流失情況出現(xiàn)，即重視收集紅頭文件，而忽略了如無文頭、無編號、不蓋章的文件或材料，如教師在其他報刊雜志上發(fā)表的教學(xué)或教育的文章、教學(xué)手記等，或使用后需要歸檔的材料當垃圾隨便丟棄，這都會造成檔案的不完整性。要建立完善的文件材料歸檔制度、檔案保管制度等，要利用各種會議、宣傳欄宣傳《檔案法》，讓員工都知曉檔案是怎么一回事。學(xué)校要重視檔案工作，要指定一名副校長分管檔案，在人力、物力、時間上給予協(xié)助支持，對檔案員在收集資料過程中遇到的難題，要及時給予幫助解決。作為檔案工作人員，也要提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要不斷學(xué)習新技術(shù)、新方法，掌握新的技巧，還要有創(chuàng)新意識，跟上時代的步伐。要學(xué)會熟練操作計算機管理檔案，懂得規(guī)范準確地使用檔案軟件，隨時將手中的資料錄入計算機中。

二、注意收集辦學(xué)方向的文件材料

學(xué)校在貫徹教育方針，樹立現(xiàn)代教育觀念時，根據(jù)每個學(xué)校具體的環(huán)境條件制定適合學(xué)?？傮w發(fā)展的規(guī)劃，年度工作計劃和專題工作總結(jié)，會議記錄，專題材料，簡報，還有各處室依據(jù)學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃制定的實施辦法、工作細則等。學(xué)校檔案工作人員，隸屬學(xué)校辦公室，對及時了解學(xué)校重大活動有得天獨厚的有利條件，應(yīng)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，主動跟蹤學(xué)校的重大活動，了解學(xué)校長期規(guī)劃和年度計劃的主要內(nèi)容，預(yù)測各類文件材料的形成規(guī)律，制定文件材料收集計劃，特別要在各項重大活動結(jié)束之后，及時向有關(guān)部門和人員收集應(yīng)歸檔的文件材料，其中圖片、相片、錄音、錄像等聲像材料應(yīng)該請有關(guān)部門和人員做好文字說明。有關(guān)辦學(xué)方向的檔案材料，體現(xiàn)了一個學(xué)校的辦學(xué)水平和學(xué)校管理的總體能力，是上級對學(xué)校工作進行考核時必查的檔案材料，因而是學(xué)校檔案工作中的一個重點，其特點是不能按常規(guī)在學(xué)年結(jié)束后進行文件材料的收集，而應(yīng)在學(xué)校重大活動結(jié)束后，隨時收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和實效性。

三、常規(guī)管理文件材料是學(xué)校檔案的重要組成部分

學(xué)校檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理的組成部分，學(xué)校常規(guī)管理的主要內(nèi)容有：各學(xué)科教學(xué)計劃、教學(xué)大綱；課程要求及安排、課程表：教師編寫的教案；教學(xué)階段教學(xué)質(zhì)量分析、總結(jié)；儀器設(shè)備購置造冊登記；學(xué)校進行基本建設(shè)文件資料及各項建筑物質(zhì)量達標驗收等過程中形成了專門的基本建設(shè)檔案；學(xué)校進行財務(wù)管理，會計核算時形成了會計檔案；安全工作是學(xué)校管理一個不可缺少的環(huán)節(jié)，每學(xué)期都制定了一系列安全管理制度、責任書等。學(xué)校常規(guī)管理過程中形成的各種文件材料，是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，它對提高學(xué)校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用，但這些檔案材料一般分散在學(xué)校各職能部門，要有效地提高學(xué)校檔案的利用效率，學(xué)校所有檔案就必須實行集中統(tǒng)一管理，以便統(tǒng)一開發(fā)檔案信息資源，有小弟為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各項工作服務(wù)。

四、教學(xué)文件材料是學(xué)校檔案的主體

學(xué)校教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校檔案全宗至關(guān)重要的內(nèi)容。當前學(xué)校在進行素質(zhì)教育實踐中，大力開展以“學(xué)會做人、學(xué)會生活、學(xué)會學(xué)習、學(xué)會發(fā)展”為主線的系列活動，從《大學(xué)生守則》、《大學(xué)生日常行為規(guī)范》入手，舉辦有關(guān)知識競賽，培養(yǎng)學(xué)生從遵紀守法的良好的行為習慣，養(yǎng)成愛國家、愛人民、愛學(xué)習、有理想、守紀律的政治素質(zhì)，學(xué)校在德育方面形成的文件材料為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量檔案增添了新的內(nèi)容；學(xué)校在日常教學(xué)實踐中，形成的課程安排，教學(xué)計劃，學(xué)生各科成績冊，體能、技能測試的材料及學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)名冊等文件材料，是學(xué)校正常教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要檔案。學(xué)校的根本職能是引導(dǎo)學(xué)生德、智、體、美、勞全面發(fā)展。建立完善的教學(xué)質(zhì)量檔案，是分析教學(xué)質(zhì)量、提高教學(xué)質(zhì)量不可或缺的第一手資料。學(xué)校檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)工作的規(guī)律在學(xué)年結(jié)束后及時收集有關(guān)材料，按年段、班級進行分門別類，編制檢索工具。

不斷提高學(xué)校檔案管理水平，直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地位學(xué)校各項工作服務(wù)，學(xué)校檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔起，就注意有重點、有計劃地收集，整理學(xué)校各門類的檔案，把基礎(chǔ)打牢，發(fā)揮學(xué)校檔案資源建設(shè)的基地作用，把對學(xué)校和社會有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改進工作思路，拓展工作對象，創(chuàng)新工作手段，豐富學(xué)校檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

第6篇：智慧校園檔案管理范文

如今，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)實生活中的各個領(lǐng)域中，并發(fā)揮著重要作用，尤其是現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，更是大大拓展了當前網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備的控制范圍，為人們的生活與工作帶來了更多的便利。

1.概述。從某種意義上來說，“現(xiàn)代信息技術(shù)”，指的就是借助計算機與現(xiàn)代各類通信技術(shù)，達到信息獲取、傳遞與存儲、處理以及顯示、分配等目的相關(guān)技術(shù)，以此類推，簡單來說，“物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)”，就是指通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將所有“物”連接在一起，最終實現(xiàn)“物聯(lián)網(wǎng)”，故可以說，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)仍是其基礎(chǔ)與核心，即借助RFID（射頻識別技術(shù)）、全球定位系統(tǒng)與紅外感應(yīng)器等信息傳感設(shè)備，在遵照相關(guān)協(xié)議的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)各物品同互聯(lián)網(wǎng)間的有效連接，展開數(shù)據(jù)信息的交換與共享，最終實現(xiàn)集智能化識別、監(jiān)控與追蹤等于一體的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

2.特征。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)同傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)比較，有著更為顯著的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)為：（1）集各種感知技術(shù)于一體。在物聯(lián)網(wǎng)上，裝有各類傳感器，且各傳感器均代表一個信息源，不同傳感器多獲信息格式與內(nèi)容均有所不同，且所獲信息具有實時性、準確性特點；（2）為基于互聯(lián)網(wǎng)的有一種泛在網(wǎng)路。對于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來說，互聯(lián)網(wǎng)仍是其核心與基礎(chǔ)所在，即通過無線與有效網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)同互聯(lián)網(wǎng)的融合，實時傳遞信息。但是因物聯(lián)網(wǎng)所獲信息的龐大性與實時性，故在數(shù)據(jù)傳輸中為確保信息的及時性與準確性，則必須迎合各類異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)與協(xié)議；（3）不僅實現(xiàn)了傳感器對接，且本身智能處理能力也很強。物聯(lián)網(wǎng)可實現(xiàn)智能處理同傳感器的結(jié)合，進而借助模式識別與云計算等技術(shù)的，不斷擴大其應(yīng)用領(lǐng)域，滿足了不同用戶的需求。

二、在課堂教學(xué)環(huán)境管理中的應(yīng)用

不管義務(wù)教育階段，還是高等教育階段，亦或是職業(yè)技術(shù)院校，對于學(xué)生來說，學(xué)習環(huán)境很重要。但是，在傳統(tǒng)課堂上，因教學(xué)資源有限，無法創(chuàng)設(shè)一個迎合教學(xué)內(nèi)容的教學(xué)環(huán)境，而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，則可實現(xiàn)物理空間中各物品及其同虛擬空間的友好連接，進而實現(xiàn)人物交互、人機交互以及人和人間的社會互，而且物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，還能使物理空間中各物體實現(xiàn)數(shù)字化與智能化，進而更加智能化的為師生提供更為豐富的教學(xué)資源和環(huán)境。比如，在以往教室中，受各種因素影響會有大量噪音產(chǎn)生，進而影響到學(xué)生的學(xué)習，基于此，中職院校就可通過在教室內(nèi)裝設(shè)傳感器的方式，動態(tài)監(jiān)測室內(nèi)噪音情況，若噪音超標，則通知相關(guān)人員處理。同時，光線對師生也會有一定影響，故學(xué)校就可將光線傳感器安裝在教室里，進而結(jié)合室內(nèi)光線、室溫與濕度等進行自動調(diào)整，而且，學(xué)生也可借助計算機等設(shè)備，動態(tài)讀取異地或本地數(shù)據(jù)，進而展開研究性學(xué)習?？梢哉f，物理網(wǎng)技術(shù)在教室環(huán)境調(diào)整中的應(yīng)用，可最大限度為學(xué)生提供良好學(xué)習環(huán)境與豐富的學(xué)習資源，從而便于學(xué)生更好的開展學(xué)習。

三、在學(xué)生日常管理中的應(yīng)用

1.人臉識別系統(tǒng)。通過應(yīng)用圖像識別與傳感網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可使中職院校攝像頭具備相應(yīng)的智能功能，可通過傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)來收集信息，并進行自動拍攝、記錄，而后將其同后臺數(shù)據(jù)庫信息比對分析，從而達到智能人臉識別的效果，大大減少宿管人員與保安人員的工作量。同時，學(xué)生在順利經(jīng)過人臉識別系統(tǒng)后，就用自己裝有RFID系統(tǒng)的手機開門，且門上方可裝上相應(yīng)門禁裝置，用傳感器控制，一旦出現(xiàn)強行撬門情況，裝置就會自動報警，而且該裝置還可裝在圖書館與實驗室等地方，控制學(xué)生安全進出。

2.跟蹤定位系統(tǒng)。當前，多數(shù)中職院校院內(nèi)均覆蓋無線網(wǎng)，而這位物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用與校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)通信提供了有利保障?；诖?，中職院?？稍谛?nèi)圖書館、實訓(xùn)基地與教學(xué)樓等場所安設(shè)RFID接收器，借助接收器同RFID卡間的通訊聯(lián)系，進而通過無線網(wǎng)進行定位處理。一旦持有RFID卡手機學(xué)生進入接收區(qū)后，RFID卡可同接收器進行自動連接，這樣一來，就可借助相關(guān)計算機軟件對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析處理，以實現(xiàn)對學(xué)生位置的實時跟蹤，有效預(yù)防突發(fā)事件的發(fā)生。而且，該系統(tǒng)還可自主設(shè)置危險區(qū)域，若學(xué)生進入?yún)^(qū)域內(nèi)，系統(tǒng)可通過短信形式通知，并通知管理員及時前往，最大限度減少事故發(fā)生。

3.智慧管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是基于智慧校園卡形成的，擁有統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺、身份識別與數(shù)據(jù)信息等各個管理子系統(tǒng)，基于此，中職院校就可借助物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)智慧校園管理，在學(xué)生手中裝有FRID標簽校園卡與手機植入多種工作，使學(xué)生可直接利用手機或校園卡完成借書、校內(nèi)購物與進出校園等活動，特別是在新生入學(xué)時，院?？梢龑?dǎo)新生利用校園卡自主完成注冊與繳費等各類事件，從而大大提升工作效率，達到事半功倍的效果。

四、在學(xué)校資產(chǎn)管理的應(yīng)用

1.系統(tǒng)框架。在該系統(tǒng)中，借助RFID技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)展開對中職院校資源管理各環(huán)節(jié)的動態(tài)監(jiān)督與管理作業(yè)，進而確保院校資產(chǎn)有序流通，而且在該系統(tǒng)中，主要由以下三部分構(gòu)成：（1）感知層：由RFID固定讀寫裝備、資產(chǎn)標簽與手拿讀寫裝備構(gòu)成，并將所有資產(chǎn)信息顯示在上面；（2）網(wǎng)絡(luò)層：由校園網(wǎng)與無線網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成，在借助當前校園網(wǎng)絡(luò)資源基礎(chǔ)上，實現(xiàn)各信息數(shù)據(jù)的傳遞；（3）應(yīng)用層：包括數(shù)據(jù)庫管理與軟件系統(tǒng)兩部分，用于處理資源管理業(yè)務(wù)，存儲相關(guān)設(shè)備信息。

2.系統(tǒng)功能。首先，在該系統(tǒng)中，計算機終端功能為其主要功能，主要涵蓋了以下幾方面：（1）合同管理：具體結(jié)合要求把資產(chǎn)合同要求納入相應(yīng)體系中，同時結(jié)合合同規(guī)定深入資產(chǎn)管理信息錄入體系中，實現(xiàn)合同與資產(chǎn)的確定；（2）查詢統(tǒng)計功能：涵蓋了資產(chǎn)檢查監(jiān)督、使用調(diào)查與清點調(diào)查等各功能；（3）信息提醒功能：結(jié)合資產(chǎn)退回時間，通過短信形式提醒資產(chǎn)管理員，向其反饋相關(guān)資產(chǎn)信息；其次，手持終端功能，主要包括了資產(chǎn)驗收部分、使用功能板塊與退回功能板塊等部分，從而便于資產(chǎn)管理者更好進行院校資產(chǎn)管理。

五、在實訓(xùn)設(shè)備管理中的應(yīng)用

就中職院校而言，全面開展技術(shù)教育是其教育的主要目的，為此，各中職院校必然會購置大量的實訓(xùn)設(shè)備，這時，若是仍舊采用傳統(tǒng)臺賬式設(shè)備管理辦法，可能會使設(shè)備管理員無法及時掌握每個設(shè)備的情況，進而花費大量時間在設(shè)備盤點上，大大降低了工作效率。而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，就可較好的解決這一問題。如在設(shè)備上貼上記錄了設(shè)備全部信息的RFID標簽，并將一讀卡器放在實訓(xùn)室內(nèi)，這樣一來是，設(shè)備管理員就可借助校園網(wǎng)直接在辦公室管理設(shè)備了，詳細把握每個設(shè)備的具體購置時間、當前的使用運行情況等，而且實訓(xùn)室入口處固定讀卡器的安裝，還能起到設(shè)備防盜的效果。同時，對于那些對周邊環(huán)境有嚴格要求的設(shè)備，還可通過相應(yīng)傳感器的安裝，來實現(xiàn)對實訓(xùn)室環(huán)境的控制與調(diào)整，如計算機在溫度上有要求，就可將一溫度傳感器安設(shè)在機房內(nèi)，以動態(tài)把握機房室溫，又如機械加工設(shè)備，因其濕度有較高要求，這時就可將一濕度傳感器安設(shè)在車間，以動態(tài)把握車間濕度，進而科學(xué)調(diào)整其溫濕度，確保各實訓(xùn)設(shè)備的有序運轉(zhuǎn)。此外，在盤點設(shè)備的時候，管理員在讀卡器中就可獲得想要的信息，及時是未安裝的讀卡器，也可借助手持式讀卡器對實訓(xùn)室內(nèi)的設(shè)備進行科學(xué)盤點。

六、在學(xué)生教學(xué)管理改進中的應(yīng)用

在當前這個大數(shù)據(jù)時代，人手一部智能手機，對學(xué)生來說，更喜歡動手操作計算機、智能手機等電子產(chǎn)品，渴望形式更豐富的課堂教學(xué)，基于此，中職院校就可充分發(fā)揮出物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用效果，通過應(yīng)用各物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)最終實現(xiàn)”人同物的對話“。如在院校師生檔案信息管理工作中，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對院校電子檔案信息的智能化與自動化管理，直接將師生身份證號作為其檔案號，實時跟蹤師生發(fā)展情況，從而最大限度避免檔案遺漏或檔案信息失真的情況，從整體上提高中職院校的檔案管理水平。同時，中職院校在安排期末終結(jié)考試的時候，也可利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行題庫隨機考，讓學(xué)生直接在計算機上考試，并由計算機自動閱卷，以此來相對減少學(xué)生考試作弊事件的發(fā)生率，并將教師繁瑣閱卷工作中拯救出來，最大限度避免因人為閱卷原因而在成績統(tǒng)計錯誤的情況。

七、結(jié)語

第7篇：智慧校園檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；途徑

隨著高校內(nèi)涵發(fā)展不斷走向深入，高校管理不斷升級，成為促進高校內(nèi)涵發(fā)展的重要途徑。檔案管理作為高校教育管理的一個重要組成部分，它為高校管理、教育管理和高校教研等提供重要的信息支持。信息化時代，高校檔案管理應(yīng)基于新的發(fā)展環(huán)境，主動適應(yīng)信息化時代，根據(jù)高校檔案信息化管理趨勢，深入診斷高校檔案信息化管理存在的問題，積極推動高校檔案信息化管理，讓檔案信息化管理為高校可持續(xù)發(fā)展助力。

1高校檔案信息化管理趨勢

信息技術(shù)的快速發(fā)展，加速了信息技術(shù)和教育領(lǐng)域的深入融合，高校檔案信息化管理成為必然。檔案信息化管理應(yīng)深入分析當前發(fā)展環(huán)境，精準把握檔案信息化管理模式表現(xiàn)出的協(xié)同化趨勢，管理模式的集成化，運行和維護的專業(yè)化，服務(wù)對象的多元化，以確保檔案信息化管理的方向性。（1）管理模式的協(xié)同化。傳統(tǒng)檔案管理時代，檔案管理主要依靠人工，協(xié)同性相對較差，各個部門之間缺乏高度的協(xié)同性。信息化時代，高校檔案信息化管理模式發(fā)生重要變化，表現(xiàn)出協(xié)同化的趨勢。這是由檔案信息化管路的特點所決定的。檔案信息化管理涉及到多個層面，包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)、高校管理等，這就需要高校檔案信息化管理打破傳統(tǒng)思維，基于協(xié)同化發(fā)展的思想，構(gòu)建高校檔案信息化管理的協(xié)同模式，提高檔案信息化管理的科學(xué)性，以提高檔案管理質(zhì)效，發(fā)揮高校檔案信息化管理應(yīng)有的價值。（2）管理系統(tǒng)集成化。傳統(tǒng)模式下，檔案管理技術(shù)含量較低，主要管理人員實施管理，導(dǎo)致檔案管理功能非常有限，沒有形成一個有機的系統(tǒng)。高校檔案信息化管理依托信息技術(shù)，借助計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，有效提高檔案管理的覆蓋面。檔案信息覆蓋面的擴展，需要對高校檔案管理進行升級，充分利用信息技術(shù)手段，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢。因此，高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)體現(xiàn)出集成化的發(fā)展趨勢，檔案業(yè)務(wù)更加多元化，檔案信息化管理發(fā)揮的作用也更加突出。（3）運行維護專業(yè)化。傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理以現(xiàn)場管理為主，檔案資源主要以紙質(zhì)檔案為主，運行與維護比較簡單，對檔案管理人員的素質(zhì)要求不高。而高校檔案信息化管理依賴于強大的運行系統(tǒng)和完善的物理設(shè)備，它對物理環(huán)境的要求更高，對運行環(huán)境、運行設(shè)備和管理軟件的高層次要求，高校檔案信息化管理運行與維護表現(xiàn)出專業(yè)化的發(fā)展趨勢，需要檔案管理人員不斷提高自身綜合素質(zhì)，能夠熟練地運行檔案信息化管理系統(tǒng)，切實做好高校檔案信息化管理系統(tǒng)與設(shè)備的維護工作。（4）服務(wù)對象的社會化。信息化時代，信息已經(jīng)成為一種重要的資源，信息技術(shù)則為信息向資源的轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件。因此，高校檔案信息化管理的一個重要趨勢是服務(wù)對象的社會化。高校檔案信息化建設(shè)與管理的環(huán)境更加復(fù)雜、多元，從服務(wù)校內(nèi)師生向多元化服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。高校檔案信息化管理將隨著服務(wù)對象的改變而做出相應(yīng)的改變，充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案信息化管理能力，在提供檔案信息服務(wù)的同時，不斷提高檔案管理能力，實現(xiàn)檔案信息資源供給能力與檔案管理水平的協(xié)同提升。

2高校檔案信息化管理瓶頸

高校檔案信息化管理模式、管理系統(tǒng)和運行維護要求不斷升級，然而，高校檔案信息化管理的實際水平與需求相比，還存在一定的距離，突出地表現(xiàn)為信息化管理意識不強、管理制度不完善、協(xié)同性不高、信息化管理條件還不夠成熟、管理隊伍素質(zhì)滯后，需要高校正視檔案信息化管理存在的問題。（1）信息化管理意識不顯著。意識決定行動，然而當前不少高校對檔案管理的價值缺乏足夠的認識，沒有將檔案管理納入到高校管理體系和成效發(fā)展規(guī)劃之中。高校對檔案管理的不重視，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐，也直接造成信息化管理的滯后。高校師生對檔案信息化管理的認同感不強，平時缺乏協(xié)同配合的意識，部分檔案管理人員也對檔案信息化管理缺乏主動性，消極應(yīng)對，缺乏自我提升主動性。信息化管理意識的弱化，在很大程度上制約了高校檔案信息化管理。（2）信息化管理制度不完善。檔案信息化制度是高校檔案信息化管理的行動綱領(lǐng)，高校檔案信息化管理離不開管理制度建設(shè)。然而，不少高校對檔案信息化管理制度建設(shè)重視程度不夠，檔案管理制度建設(shè)還停留在傳統(tǒng)時代，基于檔案信息化管理的制度建設(shè)不能及時跟上，造成檔案信息化管理制度和檔案信息化管理進程不一致。這種現(xiàn)狀制約了檔案信息化管理進程，也造成檔案信息化管理的不規(guī)范性，管理標準不統(tǒng)一，影響檔案信息化資源深度開發(fā)。（3）信息化管理協(xié)同性不高。檔案信息化管理不是檔案部門單方面的工作，需要高校各個部門協(xié)同參與。然而，一些高校對檔案信息化管理缺乏足夠的認識，檔案信息化管理缺乏高度的協(xié)同性，沒有與高校其他工作有機協(xié)調(diào)起來，造成檔案信息化管理與高校其他管理發(fā)展的不均衡性，也制約了高校檔案信息化管理升級。（4）信息化管理條件不成熟。傳統(tǒng)檔案管理對外在環(huán)境和技術(shù)的要求相對較低，主要做好紙質(zhì)檔案存儲、加強過程管理等。高校檔案信息化管理是信息技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，對環(huán)境的要求比較高，需要基于檔案信息化管理不斷升級管理系統(tǒng)，提高檔案管理設(shè)備。然而，高校檔案信息化管理的條件還不夠成熟，管理系統(tǒng)智能化水平有待提升，檔案信息化管理系統(tǒng)彈性不足，沒有根據(jù)檔案信息化管理的可持續(xù)和可擴展性，預(yù)留足夠的發(fā)展空間，也在一定程度上制約了檔案信息化管理。（5）信息化管理隊伍建設(shè)滯后性。高校檔案管理無論怎樣發(fā)展，都離不開人的參與。傳統(tǒng)環(huán)境下，檔案管理對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，其他素質(zhì)要求相對較低。信息化背景下，高校檔案信息化管理的環(huán)境發(fā)生了變化，需要管理人員具有更高的素質(zhì)。然而，高校檔案管理隊伍建設(shè)還存在滯后性，一些管理人員管理理念較為陳舊，還停留在傳統(tǒng)時代。高校檔案信息化管理對技術(shù)要求較高，但一些管理人員信息化素養(yǎng)沒有得到及時提升，檔案管理中還存在經(jīng)驗主義思想，需要進一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3高校檔案信息化管理途徑

高校檔案信息化管理應(yīng)基于發(fā)展趨勢與存在的突出問題，積極探索檔案信息化管理途徑。（1）提高思想認識，提高檔案信息化管理前瞻性。信息化時代，信息成為重要的資源，對高校發(fā)展具有重要的價值。高校應(yīng)提高思想認識，將檔案信息化管理作為高校的一項重要任務(wù)，加強對檔案信息化管理設(shè)計，提高檔案信息化管理的前瞻性。首先，提高對檔案信息化管理的認識。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到新時期檔案信息化管理的價值，認識到檔案信息化管理任務(wù)的緊迫性，在高校加強檔案信息化管理宣傳，提高全校師生、檔案管理人員認識，營造檔案信息化管理的良好氛圍。其次，加強檔案信息化管理宏觀設(shè)計。檔案信息化管理具有系統(tǒng)性，需要加強對檔案信息化管理宏觀設(shè)計，將檔案信息化管理與高校管理、教育教學(xué)管理、高校建設(shè)和其他各項工作有機結(jié)合起來，以確保高校檔案信息化管理與高校工作的協(xié)同發(fā)展，避免檔案信息化管理過程中出現(xiàn)低效現(xiàn)象。（2）完善管理制度，提高檔案信息化管理規(guī)范性。高校檔案信息化管理應(yīng)充分發(fā)揮管理制度的導(dǎo)向性、約束性效應(yīng)，不斷完善檔案信息化管理制度，以提高檔案信息化管理的規(guī)范性。首先，提高制度內(nèi)容完善性。信息化背景下，高校檔案進入信息化管理時代，既有的檔案管理制度難以指導(dǎo)檔案信息化管理工作。高校應(yīng)基于檔案信息化管理，對現(xiàn)有的制度進行完善，刪除陳舊、無用的內(nèi)容，針對信息化管理融入新的制度內(nèi)容，對檔案信息化管理進行規(guī)范與引導(dǎo)，使檔案信息化管理做到依制而行。其次，提高制度的可操作性。高校檔案信息化管理制度建設(shè)既要完善制度內(nèi)容，又要基于高校檔案信息化管理工作實際，確保檔案信息化管理制度的可操作性。高校在制定管理制度時，應(yīng)進行充分的調(diào)研，根據(jù)檔案信息化管理制度在執(zhí)行中存在的突出問題，不斷調(diào)整與完善檔案管理制度，讓管理制度更好地指導(dǎo)檔案信息化管理工作。（3）加強宏觀規(guī)劃，提高檔案信息化管理協(xié)同性。高校檔案信息化管理是一項系統(tǒng)工作，是高校管理的一個分支，也是高校工作的重要內(nèi)容之一。高校應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想，充分認識到檔案信息化管理的重要意義，從而加強檔案信息化管理宏觀規(guī)劃，提高檔案信息化管理的協(xié)同性。首先，納入高校發(fā)展規(guī)劃。高校應(yīng)基于檔案信息化管理對高校發(fā)展的促進作用，以及檔案信息資源的社會價值，提高思想認識，將檔案信息化管理與建設(shè)納入到高校發(fā)展規(guī)劃之中。高校應(yīng)基于管理的協(xié)同性，理清檔案信息化管理和高校教育管理、教學(xué)管理、科研管理等之間的關(guān)系，加強對檔案信息化管理的統(tǒng)籌設(shè)計。通過系統(tǒng)化設(shè)計，讓檔案信息化管理融入高校各項管理與高校日常工作，確保高校檔案信息化管理的協(xié)同性。其次，促進管理協(xié)同推進。檔案管理是高校管理體系的一個分支，需要各個部門協(xié)同配合，共同參與進來。這就需要讓檔案信息化管理與其他管理工作協(xié)同發(fā)展。如檔案信息化管理與智慧校園的協(xié)同發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息化管理與校園管理均衡發(fā)展。（4）提高管理條件，提高檔案信息化管理技術(shù)性。檔案信息化管理的一個重要推力是技術(shù)，這就需要高?；跈n案信息化管理的技術(shù)要求，不斷提高檔案信息化管理條件，培育成熟的技術(shù)環(huán)境，以提高檔案信息化管理的技術(shù)性。首先，培育成熟技術(shù)環(huán)境。高校檔案信息化管理需要相對成熟的技術(shù)環(huán)境，這就需要高校，加強檔案信息化建設(shè)宣傳，提高高校師生對檔案信息化管理認識，重視并支持檔案信息化管理技術(shù)升級。其次，完善檔案管理設(shè)備。高校檔案信息化管理離不開技術(shù)設(shè)備的升級，高校檔案信息化管理應(yīng)將管理設(shè)備升級作為一個重點任務(wù)，積極地籌備高校檔案信息化管理所需要的建設(shè)資金，讓檔案信息化管理的設(shè)備保持領(lǐng)先水平。還應(yīng)重視設(shè)備維護和運行，確保信息化管理系統(tǒng)高效運行。（5）加強隊伍建設(shè)，提高檔案信息化管理能動性。高校檔案信息化管理應(yīng)加強隊伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，提高檔案信息化管理的能動性。首先，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)。高校檔案信息化管理環(huán)境不斷變化，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求更高。同時，檔案事業(yè)自身的發(fā)展也需要高校檔案管理人員不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。因此，高校檔案信息化管理應(yīng)加強對檔案管理人員的學(xué)習與培訓(xùn)，并建立起常態(tài)化學(xué)習制度，不斷提高檔案管理人員專業(yè)水平，增強檔案管理人員服務(wù)意識，提高管理人員參與管理的能動性。其次，提高管理人員綜合素養(yǎng)。信息化時代，檔案信息化管理環(huán)境發(fā)生了變化，檔案管理工作與其他工作的交流與互動更加頻繁，需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。高校應(yīng)基于檔案信息化管理，多途徑、多渠道對管理人員進行專項培訓(xùn)，提高管理人員信息化素養(yǎng)、人際交往能力、合作與溝通能力等，以更好地滿足檔案信息化管理的需要。

4結(jié)語

總之，信息化時代，高校檔案事業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展并發(fā)揮應(yīng)有的價值，需要主動對接時代，推動檔案信息化管理。檔案信息化管理應(yīng)順應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展潮流，明確高校檔案信息化管理與建設(shè)的方向。同時，高校應(yīng)加強對檔案信息化管理現(xiàn)狀診斷，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理存在的問題，尋求解決的途徑，加速檔案信息化管理與建設(shè)進程，更好地發(fā)揮檔案管理價值，使檔案信息化管理為高校可持續(xù)發(fā)展與內(nèi)涵發(fā)展的助力。作者簡介：劉家寶（1987-），男，籍貫：吉林大安，學(xué)歷：碩士研究生，研究方向：檔案管理。

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第8篇：智慧校園檔案管理范文

電子政務(wù)是現(xiàn)代信息技術(shù)與政府機構(gòu)建立信息資源共享的重要平臺，既包括信息化資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息化人才，也包括政府信息化建設(shè)中的各類法規(guī)標準體系等。在今天，信息資源已經(jīng)成為現(xiàn)代社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，檔案信息資源尤為關(guān)鍵。就當前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運用，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是從檔案管理的內(nèi)涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現(xiàn)社會化趨勢；二是電子政務(wù)對檔案管理的綜合運用涉及面更廣、更深。作為現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)的有效平臺，電子政務(wù)環(huán)境是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來整合各個信息孤島，以實現(xiàn)對各個孤立的檔案資源進行跨庫連接、信息共享。對于該平臺的運行及發(fā)展，需要從保障信息資源暢通互動中，促進各檔案管理機構(gòu)間的互補、吸收。同時，借助于檔案信息平臺，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發(fā)及應(yīng)用上來滿足社會對檔案信息的多種應(yīng)用。如利用4G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成隨時隨地的接入，實現(xiàn)快速檢索及應(yīng)用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區(qū)域性、部門內(nèi)的使用，且在互聯(lián)互通管理上需要花費更多的時間和物質(zhì)成本。電子政務(wù)環(huán)境下突破了時空局限，并從信息資源、技術(shù)資源和人力資源的協(xié)同開發(fā)上提高了檔案信息管理綜合效益。

二、電子政務(wù)環(huán)境下我國檔案信息綜合運用現(xiàn)狀

檔案信息是人類智慧的結(jié)晶，匯聚著認識世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務(wù)環(huán)境下，我國檔案管理綜合運用工作也取得了一定成就。一是對于數(shù)字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網(wǎng)工程”以來，經(jīng)過多年的發(fā)展，對于電子政務(wù)環(huán)境下的信息資源整合已經(jīng)初具規(guī)模，特別是隨著政府機關(guān)職能轉(zhuǎn)變和深化機構(gòu)改革中，各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當前，98%的政府機關(guān)建成了網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，并在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的協(xié)同發(fā)展中，最大化地整合了各類業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農(nóng)等12個業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了關(guān)聯(lián)，以統(tǒng)一化信息平臺規(guī)范了我國電子政務(wù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動基本實現(xiàn)，以檔案管理信息化服務(wù)為主體的電子政務(wù)環(huán)境，將網(wǎng)絡(luò)信息、政府信息公開等檔案資源進行了分層開發(fā)，特別是對政府網(wǎng)站，從對公眾的開放上，逐步形成了機構(gòu)政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機會，也從檔案信息服務(wù)中加強了政府與公眾間的互動?？梢姡娮诱?wù)環(huán)境下檔案信息綜合管理，應(yīng)該從構(gòu)建良性的、滿足政府與公眾雙向互動的有效平臺，并借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化平臺，最大化地滿足公眾對檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。

三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合運用中的問題及改進方向

電子政務(wù)環(huán)境為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化資源整合創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，但在檔案信息整合與電子政務(wù)信息資源互聯(lián)互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內(nèi)容上來看具有重合性，特別是傳統(tǒng)政府機構(gòu)在中對各類文件的存儲與記錄，既有法律法規(guī)等政策性文件，還有涉及各項具體業(yè)務(wù)的統(tǒng)計類信息，這些信息在數(shù)字化過程中又產(chǎn)生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務(wù)信息價值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數(shù)字化難題，隨著政府信息化建設(shè)及各類檔案館信息化建設(shè)的加快，其信息資源都面臨著數(shù)字化的共同難題，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，以及紙質(zhì)文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統(tǒng)化資源在重組及編制上因數(shù)據(jù)源的差異性，還存在較多的標準化難題；再者，對于政務(wù)信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據(jù)全宗理論，對于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結(jié)合時間、價值、內(nèi)容等不同標準進行歸類，從而實現(xiàn)信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，由于經(jīng)費等因素的影響，整個建設(shè)進度較為緩慢，對于已經(jīng)建成的檔案類網(wǎng)站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設(shè)規(guī)劃缺乏明確性，多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)采用相關(guān)站點的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強。對于檔案信息數(shù)字化規(guī)范及轉(zhuǎn)換標準的制定相對混亂，其因素源自社會各檔案信息所有者，未能從建設(shè)伊始就加強數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一化管理，以致于檔案信息結(jié)構(gòu)模式較多，格式不統(tǒng)一，如異構(gòu)數(shù)據(jù)庫現(xiàn)象嚴重、對于各檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)缺乏有效的規(guī)范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)化、開放性互聯(lián)環(huán)境的形成，對于電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得檔案信息收到更多的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩(wěn)定的關(guān)鍵。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看，需要從三個方面加以應(yīng)對。一是做好數(shù)字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規(guī)范等方面進行整合，優(yōu)化電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于數(shù)字化檔案信息特點及作用的明確，從數(shù)字化檔案信息管理中構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源交換平臺，切實從分散異構(gòu)的檔案信息資源庫中進行技術(shù)優(yōu)化，實現(xiàn)有效組合和銜接，增強檔案信息資源的可控性、動態(tài)性和可持續(xù)性；針對檔案信息資源與社會其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協(xié)調(diào)各檔案信息管理部門間的融合，利用統(tǒng)一用戶界面及檢索方法，實現(xiàn)各類用戶隨時隨地獲取有效信息，發(fā)揮數(shù)字檔案信息的服務(wù)效益。二是注重對檔案信息部門與圖書、情報信息的融合，對于數(shù)字檔案信息資源在統(tǒng)一建設(shè)中，不僅要從自身進行整合，還要兼顧電子政務(wù)環(huán)境下，圖書、情報信息的資源整合，以構(gòu)建政府行政與檔案信息一站式服務(wù)格局。同時，針對信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級檔案管理機構(gòu)、檔案信息服務(wù)機構(gòu)以及圖書、情報機構(gòu)間數(shù)字化信息的非統(tǒng)一現(xiàn)狀，要強化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協(xié)同、統(tǒng)一中，強化信息交換，構(gòu)建暢通的信息資源共享機制，以便于各類檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效融合與集成。三是要強化對數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的銜接與整合，隨著各級檔案機構(gòu)自身網(wǎng)站建設(shè)的推廣，在對外進行檔案信息服務(wù)的同時，應(yīng)該多與政府網(wǎng)站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務(wù)及網(wǎng)絡(luò)辦公方面，要從現(xiàn)階段政府網(wǎng)站與數(shù)字檔案網(wǎng)站的有效對接中，提升民眾對檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。

四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對策

在進行檔案信息資源開發(fā)及綜合運用上，高校憑借其自身信息技術(shù)優(yōu)勢及電子政務(wù)信息化發(fā)展契機，通過多方調(diào)研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務(wù)、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現(xiàn)在五個方面。

（一）注重專業(yè)隊伍建設(shè)，深化校企合作

2008年江蘇鹽城師范學(xué)院檔案館通過參觀考察等活動，立足自身檔案信息化管理實際，從構(gòu)建高效數(shù)字化檔案資源建設(shè)中，積極組建專業(yè)隊伍，并成立了由館長為首的數(shù)字檔案管理開發(fā)與建設(shè)小組。一方面組織人員參加專業(yè)培訓(xùn)，強化對信息化檔案業(yè)務(wù)知識及技能的學(xué)習，提升團隊的業(yè)務(wù)水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協(xié)作，通過技術(shù)服務(wù)來優(yōu)化工作重心，促進整個檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序進行。

（二）積極組建軟硬件平臺，創(chuàng)造檔案信息化管理綜合運用環(huán)境

檔案信息資源綜合管理工作離不開先進的軟硬件平臺環(huán)境的支撐，在硬件平臺建設(shè)上，該院檔案館全面分析當前檔案管理業(yè)務(wù)需求，配置了2臺HP服務(wù)器，1臺Juniper防火墻，3臺Cisco路由器，高性能計算機8臺，多功能一體機3臺，A3、A4掃描儀各2臺，復(fù)印機2臺，為全校檔案信息化建設(shè)提供了硬件保障。在軟件建設(shè)上，結(jié)合當前高校檔案管理實際，從軟件的先進性、靈活性、可移植性等方面開發(fā)了新系統(tǒng)，使其體系結(jié)構(gòu)更加開放，系統(tǒng)維護更加安全、可靠，特別是在功能模塊設(shè)置上，以現(xiàn)代數(shù)字化信息管理綜合運用為指導(dǎo)，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉(zhuǎn)換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計，既兼顧了傳統(tǒng)用戶的使用習慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。

（三）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與實施

依據(jù)全宗管理理念，對于檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)流程進行全面優(yōu)化，特別是針對全宗館藏檔案信息進行清理與統(tǒng)計，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對策，結(jié)合自身實際來進行靈活運用。如針對歷屆新生錄取名錄進行逐年掃描與統(tǒng)計，對歷屆畢業(yè)生的學(xué)習成績、登記表進行掃描與統(tǒng)計，對相關(guān)文件的索引目錄進行掃描與統(tǒng)計，完成數(shù)據(jù)的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以實現(xiàn)模糊查詢。如輸入學(xué)生信息上的某一關(guān)鍵詞，將會顯示與之相關(guān)的錄取名冊、畢業(yè)登記表及成績等信息。對院校相關(guān)的各類重要文件、項目文檔等資料進行掃描并統(tǒng)一管理，便于各部門管理人員進行快捷檢索與應(yīng)用。需要強調(diào)的是，在新數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，針對舊數(shù)據(jù)庫中的信息與館藏紙質(zhì)文件的對照與核實，依據(jù)《高等院校檔案實體分類法》要求，分別對相關(guān)數(shù)據(jù)庫資料進行數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換，特別是對于原館藏資料中未錄入的紙質(zhì)案卷，重新進行整理與核實，以實現(xiàn)館藏信息資源的全面數(shù)字化。

（四）實現(xiàn)檔案信息管理應(yīng)用與學(xué)校OA系統(tǒng)的在線對接

檔案管理系統(tǒng)軟件平臺建設(shè)，在與院校OA系統(tǒng)的拓展與對接上，更好地實現(xiàn)了檔案信息資源的共享與開發(fā)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)與OA接口的開發(fā)，并通過構(gòu)建中間庫來滿足校園內(nèi)外其他系統(tǒng)對檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術(shù)的應(yīng)用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時庫中進行篩選，直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統(tǒng)平臺在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進行了全面整合，突破了傳統(tǒng)采編人員低效、重復(fù)的工作強度限制，利用計算機輔助技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個編研工作節(jié)省了時間，降低了勞動量，提升了工作效率。

（五）構(gòu)筑安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺

第9篇：智慧校園檔案管理范文

教學(xué)檔案是各級各類學(xué)校的教學(xué)管理機構(gòu)及教師個人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體等，具有有機歷史聯(lián)系的文件體系。

高校教學(xué)檔案全面、客觀、準確地反映了我國高等教育事業(yè)的發(fā)展情況，它無論在總結(jié)教育工作的經(jīng)驗教訓(xùn)方面，還是在探索、掌握教育工作的規(guī)律方面作用重大。因此，提升教學(xué)檔案管理工作的水平，可以為學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量的提高提供服務(wù)和保障。

一、教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀

（一）教學(xué)檔案工作人員情況

目前，教學(xué)檔案在絕大多數(shù)院校由一名專職的檔案人員負責，這名檔案人員還可能負責其他類別的檔案工作，如會計檔案。

教學(xué)檔案工作人員的職責是：（1）認真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》，嚴格遵守檔案工作各項規(guī)章制度，認真履行各項程序。（2）做好教學(xué)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、編研等工作。（3）督促、檢查、指導(dǎo)相關(guān)部門做好歸檔工作，并做好移交登記。建立登記和統(tǒng)計制度，為上報各類統(tǒng)計報表做好基礎(chǔ)工作。（4）編制必要的檢索工具和參考資料，以及各種匯編工作。（5）做好教學(xué)檔案的鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，對超過保管期限的案卷和失去保存價值的教學(xué)檔案，要認真審查，按照審批手續(xù)進行銷毀。（6）工作認真細致，提供利用教學(xué)檔案要主動、熱情、迅速、準確。（7）增強宣傳意識，不失時機的宣傳檔案工作的重要性，擴大教學(xué)檔案工作的影響。

（二）教學(xué)檔案工作制度建設(shè)情況

隨著教學(xué)檔案工作廣泛而深入的開展，教學(xué)檔案工作制度必須適應(yīng)其快速多變的發(fā)展特點。為此，各高校給予高度重視，不少院校將教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度根據(jù)本校的實際情況，重新修訂，其中主要包括檔案歸檔、保管、借閱、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等一系列制度，如《××大學(xué)教學(xué)類檔案管理辦法》，明確了教學(xué)檔案工作者的崗位責任和工作規(guī)范要求。

此外，伴隨著國家檔案部門、教育部門相繼出臺的高等學(xué)校檔案工作評估活動，為傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式注入了生機與活力，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一標準而出現(xiàn)的“閉門造車”、“百花齊放”的局面。多數(shù)院校均根據(jù)本單位教學(xué)檔案管理的實際情況，按照評估的原則要求，對本單位的教學(xué)檔案進行了重新整理，在經(jīng)過整改的陣痛后，各高校的教學(xué)檔案管理逐漸走上了科學(xué)化、標準化、規(guī)范化的管理軌道，并為各校的檔案管理的達標升級工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（三）教學(xué)檔案信息化建設(shè)情況

筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前，大多數(shù)高校都配備了密集架、服務(wù)器、空調(diào)、防盜門窗、高速掃描儀等，使檔案庫房具備了防火、防盜、防潮、防蟲蛀等功能，這就為教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理提供了設(shè)施保障，為長期安全、完整地保護好教學(xué)檔案創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。但應(yīng)當看到是，教學(xué)檔案的數(shù)字化程度多數(shù)停留在目錄級數(shù)字化，只有一些學(xué)校對教學(xué)檔案中的學(xué)籍檔案部分實現(xiàn)了全文數(shù)字化。

（四）教學(xué)檔案利用服務(wù)工作情況

教學(xué)檔案主要來源于學(xué)校的教學(xué)工作、教育活動領(lǐng)域，是真實的歷史記錄與成果表現(xiàn)形式，是教學(xué)人員、教務(wù)工作人員智慧的結(jié)晶和辛勤的勞動成果。人們要不斷創(chuàng)新、開拓，需要查考和借鑒已有的歷史資料和知識成果。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，從利用教學(xué)檔案的人員來看，主要是教師、學(xué)生，占85%以上，其次為教務(wù)部門人員，這與教學(xué)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域有關(guān)，它來源于教學(xué)領(lǐng)域，服務(wù)于該領(lǐng)域的教學(xué)人員。從某校近3年的統(tǒng)計數(shù)字看，校內(nèi)利用3 880卷，校外利用1 557卷，校內(nèi)人利用遠遠大于校外人員利用。

利用學(xué)籍、成績檔案出現(xiàn)高峰期。檔案館（室）集中管理全部校歷年的學(xué)生學(xué)籍、成績檔案。近幾年，隨著改革開放形勢的發(fā)展，前來利用學(xué)籍、成績檔案的人越來越多。也從該校近3年教學(xué)檔案利用情況看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年達815人次，呈逐年上升趨勢。從利用目的看，有的為升學(xué)、晉級，有的為辦理離退休，有的為人才交流或工作調(diào)動，有的為教齡、工齡和辦理畢業(yè)證明，更多的是為出國留學(xué)查詢成績。利用學(xué)籍、成績檔案目前呈現(xiàn)高峰期。從利用年齡層次看，青年人居多，中年人次之，80歲以上的老校友也有。

二、教學(xué)檔案存在的主要問題

近年來，隨著我國高等教育管理體系改革的深化和高等教育的迅速發(fā)展，高校的教學(xué)檔案管理工作也出現(xiàn)了許多問題。高校教學(xué)檔案工作者只有不斷研究、解決這些問題，才能適應(yīng)高等教育改革和發(fā)展的需要，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地為高校的改革和發(fā)展服務(wù)。

（一）教學(xué)檔案收集難

收集工作是檔案工作的起點，“收集工作是文件向檔案轉(zhuǎn)化的第一環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)和工作難度最大的環(huán)節(jié)?！盵1]然而，在教學(xué)檔案的收集中，仍然存在不少問題。

1.教學(xué)檔案的收集不齊全

教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)、教輔單位，校、院、系（部）沒有配備專職檔案管理人員，通常由行政人員、教學(xué)秘書兼任，并且更換頻繁，沒有受過專業(yè)知識培訓(xùn)，對教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容不夠了解，以至于相當一部分教學(xué)材料散存于部門、個人手中或者沒有及時收集整理，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整。例如，有的學(xué)校在準備備查資料時，找不到完整的教學(xué)改革會議材料、有關(guān)的專題材料及教學(xué)大綱、優(yōu)秀教案、自編教材、教學(xué)科研成果等材料；有些材料雖然找到了，但往往是“有頭無尾、有終無始”，如重點課程建設(shè)有請示報告、審批表，但缺少上級主管部門的正式批復(fù)或具體實施過程中形成的材料等等，為了迎接本科教學(xué)水平評估，雖然按照要求進行了補充，但在人力、物力、時間上造成很大浪費，對日常的教學(xué)工作也帶來一定的影響。

2.教學(xué)檔案的收集不規(guī)范

教學(xué)檔案的收集帶有隨意性。盡管有的學(xué)校制定了歸檔制度，但歸檔范圍不明確，沒有具體的要求，該收集的沒有收集，不該收集的文件倒收集上來了；有的只注重“紅頭文件”[2]的收集，而不重視本處（室）、系（部）自己產(chǎn)生的教學(xué)材料的收集；有的有正文，無發(fā)文底稿或簽批單，有的材料殘缺不全，有的證件缺附件，有的批復(fù)無請示，有的同一份材料重復(fù)收集等等，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、傳真件、復(fù)印件代替，紙張大小不一，長短不齊，不符合規(guī)范等。

3.教學(xué)檔案的內(nèi)容沒有與時俱近

教學(xué)檔案的歸檔范圍主要包括綜合類、學(xué)科與實驗室建設(shè)、招生類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)與實踐、學(xué)位類、畢業(yè)生類、教材類。然而，隨著高校教育體制改革和本科教學(xué)水平評估工作的開展，各大院校在迎接評估、檢查的過程中，形成了許多新類型的檔案材料，如“211工程檔案”、“教學(xué)評估檔案”等等，這些檔案的歸屬問題，現(xiàn)已成為各大院校檔案工作者爭論的焦點。有的學(xué)校為了穩(wěn)妥起見，不破壞高校檔案原有的分類體系，把“211工程檔案”、“教學(xué)評估檔案”作為一個個獨立的專題來管理。筆者認為這是與國家制定的原有的分類體系相違背的，211工程和本科教學(xué)水平評估主要是為提高高校的教學(xué)質(zhì)量服務(wù)的，應(yīng)該歸入教學(xué)檔案的歸檔范圍。

（二）教學(xué)檔案利用的不充分

1.注重基礎(chǔ)工作，忽視利用工作

長期以來，領(lǐng)導(dǎo)僅僅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差錯作為評價教學(xué)檔案工作優(yōu)劣的主要標準。因此，從指導(dǎo)思想到工作安排，都著重強調(diào)基礎(chǔ)工作，將利用工作放在次要地位。教學(xué)檔案工作人員也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鑒定等工作環(huán)節(jié)上，常常埋頭于大量的文件材料之中，無暇顧及各方面的利用需求去開展利用和編研工作。

2.提供利用方式單一

作為教學(xué)檔案工作的目的和重點――利用工作迫切要求加強教學(xué)檔案開發(fā)的速度與數(shù)量。而目前教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作與其他基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作相比尚顯薄弱。利用工作多限于被動式的你查我調(diào)、等客上門的單一服務(wù)方式，而主動開發(fā)教學(xué)檔案為用戶服務(wù)的工作，做的還很不夠。管理教學(xué)檔案的工作人員，又多拘泥于傳統(tǒng)的手工勞作―訂訂裝裝、抄抄寫寫，因而根本無暇顧及編研開發(fā)教學(xué)檔案資源。即使做了一些編研開發(fā)工作，也因重數(shù)量、輕質(zhì)量，盲目開發(fā)，所以開發(fā)出來的產(chǎn)品也大多流于形式，停留于表面，層次較淺，具有一定深度的編研產(chǎn)品所占比例較少，時效性、針對性較差，相反卻造成了人力、物力、財力的極大浪費，產(chǎn)生負效應(yīng)。

（三）教學(xué)檔案信息化建設(shè)水平參差不齊

高校檔案部門基本配備了計算機、掃描儀等硬件設(shè)施，但目前教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作大多處于相對落后的狀態(tài)，教學(xué)檔案的檢索體系比較單一，計算機在教學(xué)檔案管理中的作用還沒有得到充分發(fā)揮。教學(xué)檔案材料從收集、整理到保管、利用等環(huán)節(jié)主要依靠傳統(tǒng)的手工操作，工作進度慢，利用效率低。

目前，大多數(shù)教學(xué)檔案的數(shù)字化還停留在案卷級、文件級目錄上，有的甚至還是一片空白，要想看到教學(xué)檔案全文，還得通過手工檢索，這不僅影響檔案的利用效率，也不利于檔案的保護。