供應(yīng)商檔案管理制度精選(九篇)

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第1篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；檔案信息化；安全防護(hù)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更顯開放性與共享性，給網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案管理帶來諸多安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，要重視檔案信息安全建設(shè)，制定全方位的應(yīng)對(duì)策略，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”的內(nèi)涵

“互聯(lián)網(wǎng)+”是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其內(nèi)涵不受“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”的限制，而是在各領(lǐng)域都有體現(xiàn)。互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新性、包容性和適應(yīng)性都非常強(qiáng)，商業(yè)模式豐富，“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展是聯(lián)合各種信息技術(shù)的發(fā)展模式，在經(jīng)濟(jì)機(jī)構(gòu)發(fā)展轉(zhuǎn)型中占據(jù)著重要地位，是目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新方向Ⅲ?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的主要特征就是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息提取，在工業(yè)、商業(yè)等不同行業(yè)中融合發(fā)展。

二、安全建設(shè)是推動(dòng)檔案信息化的必然要求

（一）安全建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息化發(fā)展的根本。對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展，信息化技術(shù)的引用以及“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的提出，促使檔案事業(yè)具備了全新的時(shí)代活力，檔案工作的價(jià)值是為社會(huì)各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門提供信息支持和基礎(chǔ)，在整個(gè)國家發(fā)展規(guī)劃中意義巨大。立足“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域?qū)n案資源的要求不斷提升，尤其是查詢以及借閱方面的需要不斷擴(kuò)大，因此，檔案信息化建設(shè)成為影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要指標(biāo)。

（二）安全建設(shè)是社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域檔案信息化的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，其周期性較長，涉及諸多方面信息，如資金、技術(shù)等，安全性要求較高。一旦缺乏安全保障措施，導(dǎo)致檔案信息的傳播彰顯隨意性，在根本上阻礙檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。檔案安全保障工作，要從檔案實(shí)體和信息安全兩個(gè)角度出發(fā)，對(duì)檔案安全的基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，構(gòu)建完善的檔案安全防范機(jī)制，切實(shí)提升檔案安全建設(shè)的高效化。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化安全建設(shè)的措施

3.1規(guī)范現(xiàn)有的工作體系

高校檔案信息化的管理工作要根據(jù)相關(guān)的法律標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，但是目前我國在檔案信息化管理方面的法律法規(guī)還存在一定的不足。因此，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化安全建設(shè)，從國家角度來講，要解決現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)中存在的問題，尤其是要規(guī)范檔案信息化管理，確定相應(yīng)的檔案信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并不斷指導(dǎo)地方實(shí)踐工作。對(duì)于高校以及檔案管理部門來說，雖然無法對(duì)法律法規(guī)體系的建設(shè)與完善起到一定的作用，但是在相關(guān)法律法規(guī)完善之前，高校以及檔案管理部門要以自身實(shí)際情況為基礎(chǔ)，建立檔案信息化工作細(xì)則，從而完成標(biāo)準(zhǔn)化改革。具體包括以下幾方面。首先不斷規(guī)范信息化的標(biāo)準(zhǔn)。以信息工程、相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及情報(bào)學(xué)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化處理，做好電子檔案的存檔以及紙質(zhì)檔案?jìng)浞荨＿@樣即使后續(xù)電子檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或者外界因素導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)問題，還可以將原始的紙質(zhì)文件整理出來與電子檔案進(jìn)行對(duì)照，進(jìn)行再次掃描與保存，從而為后續(xù)的檔案查閱工作帶來更多的便利。其次，規(guī)范檔案信息管理工作以及檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)購置標(biāo)準(zhǔn)，在有資質(zhì)的供應(yīng)商之間進(jìn)行仔細(xì)挑選并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格約束，保證供應(yīng)商提供的硬軟件服務(wù)能夠滿足自身應(yīng)用需求，同時(shí)，還要確保使用過程中檔案信息化的安全條件。最后，要規(guī)范檔案信息安全的管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理部門內(nèi)部制定完善且統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而保證檔案信息化管理以及服務(wù)工作“有法可依”，一旦出現(xiàn)檔案安全問題，可以以此為依據(jù)來追溯問題的根源所在，并制定相應(yīng)的問題處理方式。

3.2建立完善的檔案信息管理制度

想要保證高校檔案信息化安全建設(shè)能夠順利進(jìn)行，那么就要建立內(nèi)部的安全信息管理制度，并及時(shí)將信息制度落實(shí)在檔案管理工作中。目前，檔案信息化建設(shè)中的制度隱患主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：檔案管理權(quán)限不夠規(guī)范、檔案網(wǎng)絡(luò)具有開放性、對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等管理不夠嚴(yán)格。針對(duì)以上三個(gè)方面可以制定相應(yīng)的管理制度，例如，針對(duì)檔案權(quán)限管理問題，就要以軟件層面為入手點(diǎn)來解決，第一要保證檔案信息終端網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠只被工作人員所使用，防止非檔案管理人員隨意使用；第二，要確保檔案信息化的相關(guān)軟件專人專用，所有檔案管理員工在工作完成后必須退出相應(yīng)的管理系統(tǒng)，避免其他沒有訪問權(quán)限的用戶訪問檔案信息。而對(duì)于檔案網(wǎng)絡(luò)開放性的問題，相關(guān)人員要確保電子檔案平臺(tái)以及管理內(nèi)部信息在與互聯(lián)網(wǎng)連接時(shí)，必須經(jīng)過相應(yīng)的防火墻才能聯(lián)入，并且內(nèi)部信息終端在連接網(wǎng)絡(luò)時(shí)要謹(jǐn)慎選擇，防止隨意連接外部網(wǎng)絡(luò)而為檔案數(shù)據(jù)帶來一定安全隱患的情況發(fā)生，并嚴(yán)格禁止檔案管理內(nèi)部人員在工作的過程中按自己主觀意識(shí)任意連接網(wǎng)絡(luò)，從而有效避免在沒有任何安全措施的情況下檔案內(nèi)部信息被隨意竊取。同時(shí)，針對(duì)移動(dòng)設(shè)備管理不夠嚴(yán)格的問題，要及時(shí)建立相應(yīng)的移動(dòng)設(shè)備管理制度，避免員工將個(gè)人的存儲(chǔ)設(shè)備連接檔案管理終端，引發(fā)網(wǎng)絡(luò)木馬病毒入侵的情況，從而有效保護(hù)了校園電子檔案的安全。

3.3加強(qiáng)對(duì)工作人員的安全意識(shí)與能力教育

加強(qiáng)對(duì)員工檔案安全意識(shí)以及工作能力方面的教育，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化內(nèi)部人員的約束。對(duì)于信息化技術(shù)人員來講，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身觀念，要有居安思危的意識(shí)，不斷提高自己在信息安全方面的技術(shù)，保證在相關(guān)檔案管理軟件出現(xiàn)問題而其供應(yīng)商又無法及時(shí)趕到的情況下，能夠利用自身的技術(shù)，有效控制并解決出現(xiàn)的安全問題以及安全隱患，避免事態(tài)朝著嚴(yán)重化的方向發(fā)展，保證高校檔案信息的安全，為高校將損失降到最小。對(duì)于檔案管理工作人員來講，需要加強(qiáng)對(duì)員工檔案信息化安全方面的教育，例如，可以針對(duì)頻發(fā)的安全問題、信息化安全易出現(xiàn)的幾種風(fēng)險(xiǎn)、錯(cuò)誤的檔案系統(tǒng)使用方法以及信息化安全建設(shè)不到位產(chǎn)生的危害等方面對(duì)員工進(jìn)行綜合性的教育，從而增強(qiáng)檔案管理人員的檔案信息化安全意識(shí)，并不斷規(guī)范自身行為，養(yǎng)成良好的檔案信息系統(tǒng)使用習(xí)慣。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案信息化相關(guān)硬件與軟件的建設(shè)

雖然一般檔案信息化系統(tǒng)所使用的硬件與軟件由系統(tǒng)供應(yīng)商提供與設(shè)計(jì)，并且在日常檔案管理工作中并不會(huì)對(duì)其進(jìn)行頻繁的管理，但是仍需要在供應(yīng)商提供檔案信息化系統(tǒng)前向其描述使用需求。一般來講，軟件的安全需求一般包含對(duì)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器的防護(hù)、軟件功能權(quán)限的分類、用戶權(quán)限的劃分、信息資源使用權(quán)限的劃分、軟件誤操作的保護(hù)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防火墻等；而硬件的安全需求主要包含用于保護(hù)檔案信息化系統(tǒng)正常運(yùn)行的設(shè)備、硬件防火墻、較為正規(guī)的路由器以及對(duì)連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的接入限制等。

結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，很多信息安全都受到了威脅，在技術(shù)、管理、法律等不同層面都需要進(jìn)行監(jiān)管，必須要加強(qiáng)安全管理意識(shí)。在檔案信息化的安全建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，提高了檔案管理的工作效率，信息檢索速度更快，精確度更高，推動(dòng)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但與此同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也帶來了一些挑戰(zhàn)，在進(jìn)行檔案信息化安全建設(shè)時(shí)，要采取有效對(duì)策提高安全性和保密性，確保“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息化的安全發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

第2篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【關(guān)鍵詞】采購，精益化，管理

一、企業(yè)采購工作存在的問題分析

企業(yè)由于長期以來形成舊采購模式突然被刷新，在采購工作管理中，存在問題有：1.采購管理制度不具體，缺乏各種采購方式實(shí)施細(xì)則;2.采購過程管理不夠強(qiáng)，采購過程離規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化有一定差距;3.各專業(yè)采購職責(zé)分配不一致，使專業(yè)間采購水平參差不齊;4.采購管理缺乏持續(xù)改進(jìn)的常態(tài)機(jī)制。以上不利因素影響了采購工作質(zhì)量和效益，使企業(yè)采購節(jié)資率較低。如何盡快提高采購工作質(zhì)量和效益，把國家有限資金用得盡善盡美，與精益化管理思想理念不謀而合。

二、實(shí)施采購精益化管理的內(nèi)涵和做法

精益化管理是使用于現(xiàn)代企業(yè)的組織管理方式，“精益”就是要以最小的投入，取得最大的產(chǎn)出，以最低的成本、獲得最滿意的效果。這種方式是以整體優(yōu)化方式，科學(xué)、合理地組織過程管理中各要素，消除無效勞動(dòng)，以人為中心，以簡化為手段，以盡善盡美為最終目標(biāo)。因此在采購創(chuàng)新管理中推行精益化管理具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。具體做法如下：

（一）建立一整套嚴(yán)密的切實(shí)可行的規(guī)章制度是實(shí)施采購精益化管理的重要依據(jù)。

實(shí)施任何一種管理模式，沒有一整套嚴(yán)密的規(guī)章制度是不可設(shè)想的，任何一個(gè)程序沒有嚴(yán)格按規(guī)定去做，都不可能達(dá)到最終的目的。因此，企業(yè)采購管理部門要依據(jù)上級(jí)招標(biāo)采購文件精神，結(jié)合實(shí)際，制訂企業(yè)《采購管理辦法》、《競(jìng)爭(zhēng)性談判實(shí)施細(xì)則》、《詢價(jià)采購實(shí)施細(xì)則》等采購管理制度，使所有采購方式都有制度可依，且在制度上形成閉環(huán)管理。

（二）加強(qiáng)過程管理，建立一套模版化的采購程序是實(shí)施采購精益化管理的關(guān)鍵。根據(jù)招標(biāo)采購法律法規(guī)，一套合法高質(zhì)量的采購程序首先要制訂科學(xué)、合理的采購方案;然后要編制嚴(yán)密的技術(shù)規(guī)范書和商務(wù)文件;在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查后，召開采購會(huì)議;在提供符合要求的采購評(píng)審報(bào)告后，領(lǐng)導(dǎo)小組再召開確定供應(yīng)商會(huì)議，最終依據(jù)中標(biāo)原則確定中標(biāo)供應(yīng)商;在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商完成合同簽訂，將整個(gè)采購過程記錄整理歸檔后整個(gè)采購過程才算結(jié)束。而這整個(gè)過程的每一步又有很具體的要求。因此要真正達(dá)到廉潔高效的采購目的，采購過程的每一道程序都非常重要。為了達(dá)到精益化管理，企業(yè)采購管理部門組織相關(guān)部門，科學(xué)、合理地規(guī)劃采購過程，對(duì)每道程序制訂模版式的要求和記錄，對(duì)采購會(huì)議要制訂會(huì)議議程;對(duì)采購歸檔資料的封面和目錄要統(tǒng)一模版。企業(yè)的采購程序標(biāo)準(zhǔn)化要達(dá)到任何人按照采購模版，都可以實(shí)施一次合法高效的采購的程度。

（三）統(tǒng)一分配職責(zé)，明確分工，使采購資源最優(yōu)化，為采購精益化管理提供保障機(jī)制。由于受長期固有采購模式影響，企業(yè)各專業(yè)采購水平參差不齊，給采購管理帶來很大難度。要打破長期以來形成的各專業(yè)各自為政的固有采購模式，重新分配職責(zé)，充分利用各項(xiàng)目單位技術(shù)優(yōu)勢(shì)、物資企業(yè)采購人力和場(chǎng)地資源優(yōu)勢(shì)，形成各項(xiàng)目單位負(fù)責(zé)、物資企業(yè)組織的統(tǒng)一采購模式，實(shí)現(xiàn)采購工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，簡化管理，消除無效勞動(dòng)，提高采購質(zhì)量和效率。

（四）把PDCA循環(huán)改進(jìn)的ISO9000質(zhì)量管理理念融入到精益化管理中是采購精益化管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)的催化劑。在企業(yè)采購精益化管理中，要認(rèn)真融入PDCA循環(huán)改進(jìn)方法，首先以強(qiáng)化采購計(jì)劃管理為切入點(diǎn)，每月及早了解采購需求，按時(shí)編制采購計(jì)劃，統(tǒng)籌安排采購，抓好采購計(jì)劃落實(shí)。在采購計(jì)劃的執(zhí)行過程中注重過程管理，建立一套法制化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的采購模板。為檢驗(yàn)采購工作的開展情況，將“加強(qiáng)采購管理”納入企業(yè)績效考核關(guān)鍵指標(biāo)，每季度接受企業(yè)績效考核。實(shí)施每月采購例會(huì)制度，對(duì)當(dāng)月采購工作總結(jié)，找出問題，制訂改進(jìn)措施，使企業(yè)采購管理水平在循環(huán)改進(jìn)中不斷邁向新臺(tái)階。

（五）做好采購配套管理，為采購精益化管理夯實(shí)基礎(chǔ)

1.建立完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，開展供應(yīng)商評(píng)價(jià)活動(dòng)。切實(shí)做好供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績的審核和評(píng)估，有針對(duì)性地供應(yīng)商進(jìn)行考察，建立企業(yè)供應(yīng)商庫。分產(chǎn)品、分類別開展供應(yīng)商評(píng)價(jià)活動(dòng)，將企業(yè)信譽(yù)好、履約好、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務(wù)好、運(yùn)行成本低的優(yōu)秀供應(yīng)商評(píng)選出來，為企業(yè)采購工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化評(píng)標(biāo)專家?guī)欤訌?qiáng)評(píng)標(biāo)專家管理。評(píng)標(biāo)（評(píng)審）質(zhì)量的高低，直接關(guān)系到采購質(zhì)量和效果。企業(yè)在評(píng)標(biāo)專家管理方面：一要注重提高評(píng)標(biāo)專家業(yè)務(wù)水平，分批組織評(píng)標(biāo)專家按時(shí)參加培訓(xùn);二要加強(qiáng)評(píng)標(biāo)專家管理，每次評(píng)標(biāo)結(jié)束，由監(jiān)督組對(duì)評(píng)標(biāo)專家的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，年終進(jìn)行考核。

3. 加強(qiáng)采購檔案管理。采購檔案管理是采購工作是否合法開展的直接證據(jù)，是采購管理成果的重要載體，采購檔案管理必須經(jīng)得起上級(jí)及各檢察機(jī)關(guān)的檢查，要充分發(fā)揮采購歸檔文件在生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)中的作用，企業(yè)要對(duì)采購文件的歸檔要制訂具體的管理規(guī)定，每批次采購結(jié)束后，采購歸檔資料都須經(jīng)過嚴(yán)格檢查后，才能歸檔。

第3篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

1.建立全員參與制度

首先，建立全員參與制度是預(yù)算管理機(jī)制有效運(yùn)行的前提。要實(shí)施預(yù)算管理，工業(yè)企業(yè)高層管理者要對(duì)預(yù)算管理有較深刻的認(rèn)識(shí)，這是預(yù)算管理機(jī)制有效運(yùn)行的重要前提，因?yàn)轭A(yù)算管理機(jī)制的運(yùn)行必須要有企業(yè)高層管理者來具體組織和推動(dòng)，預(yù)算總目標(biāo)的決策權(quán)也屬于高層管理者。工業(yè)企業(yè)的全面預(yù)算管理體系首先也是由高層管理者提出的，工業(yè)企業(yè)應(yīng)建設(shè)一個(gè)由高層管理者組成的預(yù)算管理委員會(huì)，同時(shí)明確預(yù)算管理委員會(huì)中各個(gè)人的責(zé)、權(quán)、利。

其次，預(yù)算管理機(jī)制是良好運(yùn)行的重要條件。我們?cè)趯?shí)施全面預(yù)算管理體系的時(shí)候，首先強(qiáng)調(diào)的就是建立全員參與制度。因?yàn)槿骖A(yù)算管理體系并不是說只要有了高層管理者的組織和推動(dòng)，編制好預(yù)算，預(yù)算管理就卓見成效，預(yù)算只不過是一個(gè)管理的載體，預(yù)算機(jī)制的良好運(yùn)行需要工業(yè)企業(yè)全員參與和支持，特別是中層管理者對(duì)預(yù)算的參與、支持尤為重要。這就要求工業(yè)企業(yè)管理者在實(shí)施預(yù)算管理之前首先要進(jìn)行預(yù)算教育，使企業(yè)自上而下都了解預(yù)算管理，認(rèn)識(shí)到實(shí)施預(yù)算管理的重要性，主動(dòng)地參與、支持預(yù)算機(jī)制的運(yùn)行，并接受預(yù)算機(jī)制的限制和約束，為預(yù)算機(jī)制創(chuàng)造了一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，否則，預(yù)算管理就不能良好運(yùn)行。

2.完善供應(yīng)商管理制度

對(duì)于工業(yè)企業(yè)來說，不可避免的會(huì)涉及到供應(yīng)商管理的內(nèi)容，對(duì)于一些中間產(chǎn)品企業(yè)會(huì)給供應(yīng)商一個(gè)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商根據(jù)工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)，同時(shí)工業(yè)企業(yè)也根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。所以，搞好供應(yīng)商管理，對(duì)于生產(chǎn)管理具有重要的意義。因此工業(yè)企業(yè)應(yīng)制定一套完整的供應(yīng)商管理制度，以保證外購產(chǎn)品的質(zhì)量及成本的控制。

3.建立質(zhì)量管理制度

質(zhì)量管理制度是在實(shí)施全面預(yù)算管理制度時(shí)我們需要強(qiáng)調(diào)的地方之一。預(yù)算管理是一種全面管理，而不局限于財(cái)務(wù)管理方面，如果為了降低產(chǎn)品成本或者一些人為因素而導(dǎo)致質(zhì)量下降，就會(huì)給工業(yè)企業(yè)帶來負(fù)面影響。只有在嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)控制下，才能進(jìn)行正常的預(yù)算管理。

工業(yè)企業(yè)可以制定質(zhì)量問題處理機(jī)制，主要是為解決業(yè)務(wù)人員提供的客戶需求不明確及在客戶需求明確的情況下由于技術(shù)人員的操作或者責(zé)任心問題造成的質(zhì)量問題，同時(shí)對(duì)于一些由于技術(shù)難關(guān)造成的質(zhì)量問題也要求技術(shù)有關(guān)部門在一定時(shí)間內(nèi)處理完畢。為了解決業(yè)務(wù)人員提供的客戶信息不明確的問題，工業(yè)企業(yè)要采用優(yōu)化流程的方式來處理的，通過流程的介定，明確相關(guān)責(zé)任及相關(guān)需求，避免發(fā)生類似問題。

4.優(yōu)化工業(yè)企業(yè)激勵(lì)制度

制訂激勵(lì)制度是確保預(yù)算系統(tǒng)長期有效運(yùn)行的一個(gè)重要因素，因?yàn)槿说墓ぷ髋Τ潭韧艿綐I(yè)績?cè)u(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)辦法的影響，預(yù)算的考評(píng)應(yīng)遵循激勵(lì)的原則。制訂明確的激勵(lì)機(jī)制，讓預(yù)算執(zhí)行者在預(yù)算執(zhí)行前就明確業(yè)績與獎(jiǎng)勵(lì)之間的關(guān)系，知道什么樣的業(yè)績將會(huì)得到什么樣的獎(jiǎng)勵(lì)，使個(gè)人目標(biāo)與工業(yè)企業(yè)的總目標(biāo)和經(jīng)營成果緊密地連接在一起，以此引導(dǎo)員工自覺約束自己的行為，激勵(lì)他們努力工作，增強(qiáng)組織歸屬感，完成或超額完成預(yù)算目標(biāo)。

“如果將預(yù)算的執(zhí)行和對(duì)績效的考核與一定的激勵(lì)制度結(jié)合起來，這種激勵(lì)作用就會(huì)更大”。因此，優(yōu)化激勵(lì)制度也是實(shí)現(xiàn)工業(yè)企業(yè)預(yù)算總目標(biāo)的一種有力手段。

5.健全會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)制度

預(yù)算管理機(jī)制的運(yùn)行，需要工業(yè)企業(yè)具有良好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)與健全的會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)制度，特別是高層管理者必須精通公司財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)知識(shí)。這是預(yù)算管理機(jī)制良好運(yùn)行的基礎(chǔ)。這是因?yàn)椋A(yù)算管理的首要環(huán)節(jié)是預(yù)測(cè)，通過預(yù)測(cè)來確定企業(yè)的目標(biāo)利潤，而這種預(yù)測(cè)要以大量的準(zhǔn)確信息為依據(jù)，這些信息主要包括工業(yè)企業(yè)內(nèi)部信息和外部信息，其中很多信息屬于管理會(huì)計(jì)范疇或與管理會(huì)計(jì)有聯(lián)系，管理會(huì)計(jì)為企業(yè)管理者的預(yù)測(cè)提供了大量的信息支持，使管理者通過預(yù)測(cè)所確定的預(yù)算目標(biāo)更為合理；在預(yù)算執(zhí)行控制過程中，管理會(huì)計(jì)對(duì)預(yù)算執(zhí)行信息的分析和解釋以及所提供的解決問題的建議，又大大提高了預(yù)算機(jī)制的運(yùn)行效率。所以，預(yù)算管理“與管理會(huì)計(jì)始終左右相伴，管理會(huì)計(jì)信息在預(yù)算管理中起著不可替代的作用”。

第4篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【關(guān)鍵詞】電子信息檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制；方法

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時(shí)也面臨著風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一定要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖耍疚闹饕獙?duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點(diǎn)，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005（3）

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）

第5篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：戰(zhàn)略采購；成本控制；利潤

1 采購成本對(duì)企業(yè)利潤的影響

企業(yè)經(jīng)營主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利潤增長，而要獲得利潤首先要付出一定的經(jīng)營成本。工業(yè)生產(chǎn)型的企業(yè)生產(chǎn)成本中，占比最大的是材料費(fèi)用。為了更清晰的表述，這里舉例說明：某企業(yè)用其經(jīng)營總收益的50%來采購原材料，其稅前純收益率為10%，也就是每銷售10萬元產(chǎn)品，其獲得1萬元的利潤，但是原材料成本為50萬元，其他開銷為40萬元。如果成本會(huì)隨著銷量的變化而變化，那么這家企業(yè)要想多賺10元錢，就要實(shí)現(xiàn)利潤率增長10%，而企業(yè)的銷售量和原材料成本又要怎樣變化呢？從下面表1數(shù)據(jù)對(duì)比分析可以發(fā)現(xiàn)其中的變化規(guī)律。

從上表中可以發(fā)現(xiàn)：企業(yè)要實(shí)現(xiàn)利潤收入增加10元，就業(yè)增加10%的銷量，也就是要將銷售收入增加到1100元，而相應(yīng)的其采購成本和其他費(fèi)用也要增加到550元和440元；如果采購成本縮減2%，就可以將成本降低到490元，而這樣也可以實(shí)現(xiàn)利潤增長10%，同樣可以增加相同數(shù)量的企業(yè)的稅前收益。但是，同降低采購成本相比，增加銷售額的付出五倍的努力，采購成本占比越大，二者之間的差異也會(huì)越大。因此，企業(yè)要向增加利潤收入，可以優(yōu)先考慮采用降低采購成本的做法，因?yàn)槠浔忍岣咪N售額見效更快。換言之，企業(yè)要將提升經(jīng)營效益的重點(diǎn)放在控制采購成本上面。

2 企業(yè)采購現(xiàn)狀及分析

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷加劇，現(xiàn)代企業(yè)面臨著更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，市場(chǎng)需求和競(jìng)爭(zhēng)正朝著多樣化和個(gè)性化的方向發(fā)展。采購作為企業(yè)重要的經(jīng)營活動(dòng)之一，其地位和作用日益重要起來。許多企業(yè)的采購成本是其進(jìn)行成本的70%以上，因此存在巨大的改進(jìn)空間。

2.1 企業(yè)在采購物流中存在的問題

經(jīng)本文調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在采購物流方面主要存在以下三個(gè)方面的問題：

2.1.1 采購人員的綜合素質(zhì)低

在傳統(tǒng)企業(yè)管理觀念中，采購工作是沒有任何技術(shù)含量的崗位，這是過去我國長期存在的買方市場(chǎng)所形成的認(rèn)識(shí)。隨著市場(chǎng)體制的不斷完善，影響市場(chǎng)價(jià)格的變化因素不斷增多， 采購人員必須要綜合分析市場(chǎng)各因素的變化才能夠制定最佳采購方案。而這其中就需要運(yùn)用到各種分析方法和知識(shí)技能，對(duì)采購人員提出了更高的素質(zhì)要求。

2.1.2 采購績效評(píng)估制度不健全

這是企業(yè)內(nèi)部管理體制建設(shè)方面的工作，采購人員在結(jié)束一個(gè)采購項(xiàng)目之后，要及時(shí)開展項(xiàng)目完成情況總結(jié)工作，分析不足與缺陷，制定相應(yīng)的改進(jìn)方案和措施，并形成工作經(jīng)驗(yàn)推廣，只有這樣才能夠不斷提高總體采購工作效率。

2.1.3 供應(yīng)商不穩(wěn)定

企業(yè)應(yīng)對(duì)物資供應(yīng)意外情況的能力不足，沒有制定完善的應(yīng)急方案和制度。當(dāng)原材料供應(yīng)緊張時(shí)，市場(chǎng)價(jià)格會(huì)上漲，會(huì)直接增加企業(yè)的采購成本，降低企業(yè)的綜合經(jīng)營效益。因此，企業(yè)采購部門要制定穩(wěn)定的物資供給保障機(jī)制，發(fā)展長期固定的物資供應(yīng)商，以有效應(yīng)對(duì)原材料市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng)。

2.2 企業(yè)在采購成本中存在的問題

在企業(yè)采購活動(dòng)中，主要涉及到價(jià)格、質(zhì)量、批量問題。本文接下來重點(diǎn)分析這幾方面存在的主要問題：

2.2.1 采購成本中存在的價(jià)格問題

（1）企業(yè)采購過于偏重價(jià)格談判

傳統(tǒng)的采購模式下，采購人員將大部分精力放在與原材料供應(yīng)企業(yè)的價(jià)格談判工作上，力求更低的采購價(jià)格來控制采購成本。但是在爭(zhēng)取價(jià)格折扣的時(shí)候，卻又忽視了對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限等方面的管理和要求， 這種將價(jià)格談判與材料品質(zhì)、交貨期限想脫離的采購模式，大大影響了后期采購的管理效率，降低了采購產(chǎn)品的供給質(zhì)量。這種采購方法顯然難以為企業(yè)真正降低采購成本，是一種低效的工作方法。

（2）價(jià)格信息獲取渠道單一，反饋不及時(shí)

許多企業(yè)采購人員主要依賴網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊以及調(diào)研報(bào)告等渠道來獲取采購價(jià)格信息，而這種渠道信息往往都具有一定的滯后性，降低了采購決策的正確性。從某種程度上來看，會(huì)大大影響企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，尤其是在準(zhǔn)備推出新產(chǎn)品、開辟新市場(chǎng)時(shí)，信息的滯后性會(huì)降低企業(yè)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)變化的能力，失去更多的市場(chǎng)與客戶。因此，企業(yè)要努力拓展價(jià)格信息來源渠道，不斷提高一手信息的質(zhì)量，為企業(yè)開展決策提供全面、及時(shí)和客觀的信息依據(jù)。

2.2.2 采購質(zhì)量問題

采購方與供應(yīng)方?jīng)]有建立有效的合作溝通機(jī)制，企業(yè)采購部門很少有機(jī)會(huì)直接參與供應(yīng)方的生產(chǎn)質(zhì)量管理活動(dòng)，而是借助后期質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)來控制采購產(chǎn)品質(zhì)量。而供應(yīng)商為了贏得訂單，會(huì)在采購招標(biāo)會(huì)上盡可能的壓低產(chǎn)品價(jià)格，以低價(jià)策略來提升競(jìng)爭(zhēng)力，這種結(jié)果往往就是導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)不斷下降，因?yàn)楣?yīng)商為了保證在低價(jià)水平上盈利，只能采取削減原材料投入的方法來實(shí)現(xiàn)，而這必然會(huì)降低產(chǎn)品質(zhì)量水平。因此，采購方與供應(yīng)方要建立長期合作機(jī)制，以防止上述情況的發(fā)生。

3 降低企業(yè)成本的戰(zhàn)略采購策略

根據(jù)上述分析，針對(duì)企業(yè)采購物流及成本存在的問題，可以采取以下對(duì)策：

3.1 建立健全采購過程中的各項(xiàng)制度

3.1.1 建立嚴(yán)格的采購制度

建立一套科學(xué)、嚴(yán)密的采購管理制度，不僅可以規(guī)范企業(yè)采購人員的行為，提高工作效率，還能夠杜絕弄虛作假危害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。采購管理制度要從操作細(xì)則著手，對(duì)實(shí)際工作流程進(jìn)行明確規(guī)定，為開展各項(xiàng)采購工作提供有效的指導(dǎo)意見。

3.1.2 建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度

企業(yè)要建立完善的供應(yīng)商檔案管理制度，將所有供應(yīng)商資料信息納入到檔案資料當(dāng)中，要將供應(yīng)商產(chǎn)地、信譽(yù)、結(jié)算方式、產(chǎn)品品質(zhì)、生產(chǎn)資質(zhì)等信息記錄到檔案當(dāng)中，并制定專人管理，并保持定期更新信息內(nèi)容。企業(yè)的采購招標(biāo)對(duì)象必須從檔案庫中挑選，以保證供應(yīng)商資質(zhì)符合企業(yè)采購要求。同時(shí)要建立供應(yīng)商供應(yīng)審查機(jī)制，要聯(lián)合工商、質(zhì)檢等部門的業(yè)務(wù)工作來提高供應(yīng)商的資質(zhì)評(píng)審水平，確保審查工作的科學(xué)合理性。

3.1.3 建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系

企業(yè)采購部門要針對(duì)全部采購材料品種建立價(jià)格檔案庫，在制定采購方案之前，要與價(jià)格檔案資料進(jìn)行對(duì)比分析，確定一個(gè)科學(xué)合理的采購實(shí)施價(jià)格。在不出現(xiàn)意外情況下，采購實(shí)施價(jià)格必須要不高于價(jià)格檔案中的水平，否則要給出詳細(xì)的解釋原因。對(duì)于采購數(shù)量較多的材料品種，要建立完善的價(jià)格評(píng)價(jià)體系，有公司各部門負(fù)責(zé)人組成評(píng)估小組，要定期更新原材料市場(chǎng)價(jià)格信息，并調(diào)整相關(guān)價(jià)格分析策略和采購價(jià)格決策。這種調(diào)整工作可以每月或者每季度開展。

3.2 降低采購成的途徑和方法

3.2.1 把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，產(chǎn)品價(jià)格是不斷波動(dòng)變化的，因此，企業(yè)采購部門要時(shí)刻關(guān)注市場(chǎng)供求變化，制定合理的采購方案，把握好最佳采購時(shí)機(jī)。實(shí)踐證明，這種做法能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

3.2.2 以競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商

要提高大宗材料采購工作效率，最可行的辦法就是通過招投標(biāo)，通過對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格，挑選最合適的供應(yīng)貨源。此外，對(duì)同種材料，應(yīng)多找?guī)讉€(gè)供應(yīng)商，通過對(duì)不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。

3.2.3 不斷開發(fā)供貨商，營造競(jìng)爭(zhēng)局面

供貨商要及時(shí)更新供應(yīng)商名冊(cè)，要將具有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商納入到合作范圍內(nèi)。要不斷提高供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)水平，以為企業(yè)采購創(chuàng)造更好的機(jī)遇。可以制定一套完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)，將技術(shù)、規(guī)模、創(chuàng)新、信譽(yù)等指標(biāo)納入到評(píng)估體系當(dāng)中，綜合評(píng)估供應(yīng)商的合作潛力，將低于平均得分的供應(yīng)商剔除合作范圍。在每次的招標(biāo)中都要有新的供貨商出現(xiàn)。企業(yè)主要原輔材料的供貨商應(yīng)有3家以上，而且每年應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營實(shí)際狀況至少再發(fā)展一家。

3.2.4 加強(qiáng)采購人員的管理，提高采購人員的素質(zhì)

優(yōu)秀的采購人員要具備多種素質(zhì)，擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，高度的責(zé)任感，具有敏感的市場(chǎng)信息嗅覺，能夠勝任多種采購工作任務(wù)。為了避免采購人員作出損公肥私行為，企業(yè)要制定完善的工作紀(jì)律制度，并加強(qiáng)監(jiān)督，不斷提高采購人員違紀(jì)成本。同時(shí)，要充分調(diào)動(dòng)采購人員自主學(xué)習(xí)積極性，不斷提高采購隊(duì)伍總體工作素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

采購是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)進(jìn)行降本增效的重要途徑，尤其在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)利益最大化，不用置疑，一定要重視采購，只有在企業(yè)成本逐漸降低，同時(shí)采購來的材料合格的前提下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)才能展開，企業(yè)才能得到發(fā)展壯大才有希望。

參考文獻(xiàn)

[1] 朱芳陽，章秀芝.基于戰(zhàn)略采購的供應(yīng)商選擇指標(biāo)體系研究[J].企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2010（07）.

[2] 彭燁.你了解戰(zhàn)略采購嗎？[J].中國機(jī)電工業(yè)，2006（07）.

第6篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【關(guān)鍵詞】設(shè)備管理;生命周期;檔案管理

【中圖分類號(hào)】R82【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 文章編號(hào):1674－1242(2016)01－0015－04

引言

醫(yī)用設(shè)備檔案化管理是醫(yī)院管理評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的重要指標(biāo)之一，體現(xiàn)了現(xiàn)代化系統(tǒng)化的醫(yī)院管理水平。不僅包含簡單的文書檔案保存，更是一個(gè)全新的動(dòng)態(tài)管理理念，以達(dá)到發(fā)揮檔案管理作用、提升設(shè)備管理水平、優(yōu)化設(shè)備管理制度的效果。本文的設(shè)備檔案化管理通過分析醫(yī)院原有的設(shè)備管理缺陷，結(jié)合2015年度上海市綜合醫(yī)院管理評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和國際認(rèn)證聯(lián)合委員會(huì)(JCI)制定的相關(guān)醫(yī)院管理制度［1］要求，采用生命周期理念將設(shè)備管理形成一個(gè)完整的生命周期，是生命線的動(dòng)態(tài)管理過程，從而使設(shè)備使用、醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)能力得到加強(qiáng)，產(chǎn)生更佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量。

1設(shè)備生命周期理念

在醫(yī)用設(shè)備管理中，引入生命周期的管理理念，將人力資源周期管理模式運(yùn)用至每一臺(tái)醫(yī)用設(shè)備，從申請(qǐng)、論證、采購、驗(yàn)收、使用、維修、強(qiáng)檢至報(bào)損構(gòu)成一條完整的生命線［2］，通過電子卡片檔案［3］跟蹤式管理，為每一臺(tái)設(shè)備建立檔案，并將每一次活動(dòng)和事件詳情記錄下來導(dǎo)出臺(tái)帳，以此優(yōu)化設(shè)備管理科室內(nèi)部工作流程，使之符合于醫(yī)院整體的工作流程，符合現(xiàn)代化數(shù)字化醫(yī)院的工作模式，為臨床科室與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供完整的設(shè)備數(shù)據(jù)信息。

2采購前期階段

醫(yī)用設(shè)備采購前期分為申請(qǐng)、論證、立項(xiàng)，由各申請(qǐng)科室提出采購申請(qǐng)，通過院內(nèi)各相關(guān)管理部門論證即完成“儀器設(shè)備購置申請(qǐng)論證表”，正式對(duì)該采購項(xiàng)目立項(xiàng)。該階段應(yīng)做好“儀器設(shè)備購置申請(qǐng)論證表”、“院內(nèi)請(qǐng)示稿”以及其他申請(qǐng)相關(guān)資料的收集、存檔工作，作為設(shè)備生命周期的開始標(biāo)志，從而進(jìn)入采購階段。

2．1申請(qǐng)

申購科室必須統(tǒng)一填寫下年度“儀器設(shè)備購置申請(qǐng)論證表”，說明欲采購設(shè)備的各類詳細(xì)情況，作為申請(qǐng)依據(jù)，供各論證部門參考及院領(lǐng)導(dǎo)決策。年度購置計(jì)劃以外醫(yī)療儀器設(shè)備的申購必須有充分的理由，在經(jīng)費(fèi)允許的情況下依據(jù)流程操辦。所需填寫的內(nèi)容包括:(1)設(shè)備名稱、數(shù)量、品牌、型號(hào)、附加裝置及配件、消耗性材料、性能、價(jià)格、請(qǐng)購原因、資金來源、預(yù)算金額等各項(xiàng)設(shè)備基礎(chǔ)信息。(2)多家生產(chǎn)銷售廠商同類產(chǎn)品在性能、價(jià)格、可靠性及先進(jìn)性等因素的比較，作為以后的采購依據(jù)，從而擇優(yōu)選購。(3)申購部門原有醫(yī)用設(shè)備情況，并根據(jù)同類設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、使用情況，提供該設(shè)備的使用效率、經(jīng)濟(jì)效益預(yù)測(cè)、相關(guān)收費(fèi)方式、標(biāo)準(zhǔn)等。(4)凡對(duì)環(huán)境有特殊要求的設(shè)備，需提供具體環(huán)境要求，如承重、溫度、濕度、水、電、氣等，并詳細(xì)說明安裝位置、場(chǎng)地大小、環(huán)境及配套設(shè)施要求［4］。

2．2論證

各相關(guān)部門依據(jù)“儀器設(shè)備購置申請(qǐng)論證表”中所提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，核實(shí)申購科室對(duì)于該設(shè)備的需求度、有無明確資金來源、統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等情況進(jìn)行評(píng)估，申購部門必須具備安裝和使用條件，對(duì)尚未具備條件的，應(yīng)在申報(bào)同時(shí)提出請(qǐng)示，交與有關(guān)部門(基建、保衛(wèi)、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、財(cái)務(wù)處等部門)和分管院長商討解決方案。符合各項(xiàng)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)醫(yī)院醫(yī)務(wù)處、醫(yī)保辦、財(cái)務(wù)處、設(shè)備處、院辦及其他相關(guān)管理部門申購論證通過后方可正式立項(xiàng)采購，進(jìn)入采購階段。年度購置計(jì)劃以外的醫(yī)療儀器設(shè)備在通過以上各部門論證后，統(tǒng)一生成《院內(nèi)請(qǐng)示稿》，依據(jù)請(qǐng)示稿的批示內(nèi)容確立該采購項(xiàng)目，進(jìn)入正式采購階段。

3正式采購階段

對(duì)于正式立項(xiàng)的采購項(xiàng)目，設(shè)備科設(shè)專人負(fù)責(zé)采購。采購員按照上級(jí)審批核準(zhǔn)后的“儀器設(shè)備購置申請(qǐng)論證表”或者“院內(nèi)請(qǐng)示稿”中具體采購要求依照采購流程進(jìn)行操作。采購的設(shè)備功能、型號(hào)、制造廠、數(shù)量等必須與審批后的“儀器設(shè)備購置申請(qǐng)論證表”內(nèi)容相符。如需改變，必須征得分管科長和使用部門同意。3．3．1技術(shù)資料比較收集該采購項(xiàng)目的相關(guān)設(shè)備資料(彩頁，技術(shù)參數(shù)資料)，通過產(chǎn)品介紹，了解欲采購設(shè)備性能、具體參數(shù)、技術(shù)特色、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)、消耗材料來源等各項(xiàng)因素。同時(shí)對(duì)廠商的資質(zhì)、產(chǎn)品的合法性和相關(guān)證書(廠商必須備有醫(yī)療器械經(jīng)營許可證或生產(chǎn)許可證、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械注冊(cè)證及注冊(cè)登記表、銷售員的法人委托書、該銷售員的身份證復(fù)印件和銷售公司的授權(quán)書及其他特殊證明要求)進(jìn)行核查。經(jīng)綜合分析、比較和確認(rèn)后，由使用部門確認(rèn)方可進(jìn)入招標(biāo)。3．3．2招標(biāo)及合同管理按照財(cái)政局的相關(guān)規(guī)定，價(jià)值20萬以上的采購項(xiàng)目需交由招標(biāo)公司進(jìn)行公開招標(biāo)，進(jìn)口大型設(shè)備必須通過國際招標(biāo)采購，要求至少有三個(gè)及以上的公司投標(biāo)方可開標(biāo)，依據(jù)高性價(jià)比的要求產(chǎn)生評(píng)標(biāo)結(jié)果。20萬以下的采購采購項(xiàng)目可有醫(yī)院內(nèi)部通過商務(wù)競(jìng)爭(zhēng)性談判決定。通過技術(shù)資料比較，滿足采購需求的供應(yīng)商提交項(xiàng)目概況、競(jìng)爭(zhēng)性談判單位資質(zhì)要求、獲取談判文件和報(bào)價(jià)文件等資料進(jìn)入商務(wù)競(jìng)爭(zhēng)性談判，院方將遵循“公開、公平、公正”的原則，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下發(fā)揮院內(nèi)采購的優(yōu)勢(shì)，講究實(shí)用、低成本、高性價(jià)比，對(duì)采購物資的全過程進(jìn)行有效控制。此期間需成立談判小組負(fù)責(zé)采購領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、技術(shù)談判、商務(wù)談判等，并如實(shí)記錄談判過程中的各項(xiàng)審查結(jié)果［5］，包括招標(biāo)文件、“競(jìng)爭(zhēng)性談判審批表”、“技術(shù)談判記錄”、“商務(wù)談判記錄”、“競(jìng)爭(zhēng)性談判評(píng)審記錄”、“競(jìng)爭(zhēng)性談判中選通知書”、“競(jìng)爭(zhēng)性談判結(jié)果通知書”、“技術(shù)協(xié)議”、“評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單表”、“評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)標(biāo)意見”等資料，統(tǒng)一編號(hào)歸入該項(xiàng)目相關(guān)的設(shè)備檔案庫。同時(shí)將采購結(jié)果上報(bào)上海市政府采購中心備案。開標(biāo)確定采購意向后，院方與供應(yīng)商簽訂“買賣合同”，供應(yīng)商需提供該設(shè)備的具體信息如報(bào)價(jià)單、配置單、產(chǎn)品及供應(yīng)商三證，授權(quán)書、投標(biāo)書、合同、海關(guān)報(bào)關(guān)單(進(jìn)口設(shè)備)、設(shè)備運(yùn)輸簽收單、進(jìn)出口貨物免稅證明、商檢部門檢測(cè)文件等，所有檔案齊全后方可正式入庫進(jìn)入設(shè)備安裝試用階段。

4驗(yàn)收階段

驗(yàn)收由使用科室、設(shè)備部門、供貨商一同參與，分兩階段，包括開箱安裝驗(yàn)收和產(chǎn)品使用驗(yàn)收，所有新入院的醫(yī)療儀器設(shè)備都必須具備在將驗(yàn)收階段資料歸檔后方可正式入庫成為在用設(shè)備。

4．1開箱安裝驗(yàn)收

儀器設(shè)備到貨后，由設(shè)備科及供貨單位共同參加開箱簽收。簽收內(nèi)容以廠方提供的開箱簽收單內(nèi)容或招標(biāo)文件中應(yīng)提供的所有內(nèi)容為準(zhǔn)，檢查裝箱有無損壞，對(duì)規(guī)定的儀器數(shù)量、序列號(hào)、型號(hào)等一一核對(duì)。并將產(chǎn)品合格證、裝箱單、提貨單、安裝說明、使用指南、服務(wù)手冊(cè)、光盤、軟盤等妥善存檔。安裝完成后保證設(shè)備的正常運(yùn)行。如屬于大型設(shè)備或?qū)I(yè)設(shè)備，廠方需組織操作培訓(xùn)，保證設(shè)備的正常使用，如在此過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸單位、發(fā)貨廠商等有關(guān)單位、部門取得聯(lián)系，妥善解決后將事件記錄在案［6］。

4．2產(chǎn)品使用驗(yàn)收

價(jià)值在5萬以下的儀器設(shè)備安裝完成試用一個(gè)月后，供應(yīng)商領(lǐng)取填寫“設(shè)備驗(yàn)收單”，由使用科室自行確認(rèn)驗(yàn)收，提交“設(shè)備驗(yàn)收單”，設(shè)備科相關(guān)人員確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果存入檔案，若不合格者則視具體情況延后驗(yàn)收日期，與有關(guān)科室取得聯(lián)系，協(xié)商解決。價(jià)值在5萬以上的儀器設(shè)備安裝完成試用一個(gè)月后，供貨商向設(shè)備科申請(qǐng)驗(yàn)收，供貨方、使用科室、設(shè)備科三方到場(chǎng)，由銷售方填寫該設(shè)備“設(shè)備驗(yàn)收單”相關(guān)信息，使用科室負(fù)責(zé)人填寫設(shè)備使用情況包括儀器正常運(yùn)作情況、配件更換記錄等并簽字確認(rèn)，再由設(shè)備科的相關(guān)人員確認(rèn)驗(yàn)收是否合格，若不合格者則視具體情況延后驗(yàn)收日期，并與有關(guān)科室取得聯(lián)系，協(xié)商解決。大型、專一或特殊醫(yī)療儀器設(shè)備的驗(yàn)收在安裝完一個(gè)月后，需由第三方人員組成驗(yàn)收專家組、銷售商、使用科室、設(shè)備科一同到場(chǎng)視試用期設(shè)備使用狀況進(jìn)行驗(yàn)收確定。設(shè)備經(jīng)開箱簽收、產(chǎn)品驗(yàn)收合格后正式啟用，開始計(jì)算保修期，正式給予該設(shè)備儀器編號(hào)并編入在用設(shè)備，將“開箱簽收”、“安裝調(diào)試單”、“設(shè)備驗(yàn)收單”、“大型設(shè)備驗(yàn)收單”、“專家組組成及意見”、售后保修合同及發(fā)票等相關(guān)內(nèi)容導(dǎo)入醫(yī)院設(shè)備管理檔案。在采購或簽定訂貨合同以前申購部門欲撤消申購者應(yīng)及時(shí)向分管院長和設(shè)備科提出書面報(bào)告，不得延誤。在采購或簽定合同以后，欲撤消申購，申購部門負(fù)責(zé)人必須對(duì)行為后果負(fù)全部責(zé)任，并按賠償制度規(guī)定對(duì)合同方給予處罰。

5使用階段

5．1日常使用

所有設(shè)備建立電子卡片式檔案管理，采用條形碼技術(shù)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，保存盤點(diǎn)臺(tái)帳，如有設(shè)備轉(zhuǎn)移需依據(jù)轉(zhuǎn)移流程將設(shè)備轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表、設(shè)備轉(zhuǎn)移記錄臺(tái)帳記錄備案，從而了解設(shè)備的分配情況及實(shí)際擁有狀況。再通過HIS\RIS\LIST\PACS等系統(tǒng)導(dǎo)入設(shè)備日常使用信息(如使用頻率，工作狀態(tài)及相關(guān)配件情況、耗材消耗等相關(guān)數(shù)據(jù))作為設(shè)備使用管理的基本參數(shù)，為效率分析、成本分析、效益分析的依據(jù)，提高信息的準(zhǔn)確性可體現(xiàn)醫(yī)院的數(shù)字化現(xiàn)代化進(jìn)度，提高對(duì)各類設(shè)備的了解程度。

5．2保養(yǎng)與維修

依照保養(yǎng)深度建立規(guī)范的設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)體系，將分為三級(jí)保養(yǎng):日常保養(yǎng):由儀器保養(yǎng)人負(fù)責(zé)完成設(shè)備的表面清潔，查看易松動(dòng)的螺絲和零件如有異狀緊固，檢查運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常(包括設(shè)備的開機(jī)自檢狀態(tài))，零部件是否完整。初級(jí)保養(yǎng):由工程技術(shù)人員按保養(yǎng)周期計(jì)劃進(jìn)行，負(fù)責(zé)設(shè)備的內(nèi)部清潔，檢查工作環(huán)境、設(shè)備狀態(tài)有無異常情況(如溫度、濕度、運(yùn)行聲音、運(yùn)行速度等)，工作于易腐蝕狀態(tài)下或需高溫高壓消毒的設(shè)備可局部檢查、調(diào)整其工作性能，保證設(shè)備在安全狀態(tài)下運(yùn)行。高級(jí)保養(yǎng):即預(yù)防性的維修，由工程技術(shù)人員與維修人員共同進(jìn)行，依照廠商提供的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)配置清單檢查設(shè)備主體及各配件是否齊全，外觀完整無損壞。依照設(shè)備開機(jī)自檢操作規(guī)范說明書觀察設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，保證自檢正常無報(bào)警，調(diào)整各運(yùn)行參數(shù)設(shè)置、更換易損部件，使設(shè)備能依照操作手冊(cè)完成各類操作。每臺(tái)醫(yī)用設(shè)備進(jìn)行以上各等級(jí)保養(yǎng)時(shí)均需建立保養(yǎng)管理臺(tái)賬，做到有計(jì)劃的檢查故障隱患、排除易發(fā)故障、降低故障率。三級(jí)保養(yǎng)結(jié)果及設(shè)備的異常狀況都應(yīng)記錄在案，大型醫(yī)用設(shè)備更需獨(dú)立管理，將廠商保養(yǎng)測(cè)試時(shí)的參數(shù)記錄與技術(shù)手冊(cè)一同備案歸檔，以便全面了解設(shè)備在各時(shí)期中的狀態(tài)。并且建立完善的維修體系，在臨床報(bào)修或保養(yǎng)發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行異常時(shí)，工程技術(shù)人員應(yīng)迅速到場(chǎng)停止使用該故障設(shè)備進(jìn)行強(qiáng)制檢修，如有備用設(shè)備及時(shí)調(diào)用備用設(shè)備。在儀器修復(fù)并正常運(yùn)轉(zhuǎn)之后，需按它的技術(shù)指標(biāo)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，以復(fù)其工作性能，并記錄其故障時(shí)間、故障原因、處理方式、零配件更換等，同時(shí)將外修記錄維修費(fèi)用申請(qǐng)審核，雙簽名發(fā)票、外修驗(yàn)收文件、保修合同記錄等一一匯總?cè)朐O(shè)備檔案，以便更好的了解設(shè)備性能、維修效率、費(fèi)用等信息，降低由設(shè)備故障引起的各類損失。

6強(qiáng)檢

依照計(jì)量法與醫(yī)院計(jì)量制度、計(jì)量工作職責(zé)規(guī)定，核對(duì)計(jì)量器具強(qiáng)制(非強(qiáng)制)檢定目錄，合理安排檢定周期，對(duì)強(qiáng)制檢定的計(jì)量器具要一式三份填寫“強(qiáng)制檢定工作計(jì)量器具登記造冊(cè)、申請(qǐng)檢定及備案表”，向政府計(jì)量部門提出周期檢定申請(qǐng)和委托備案。根據(jù)檢定計(jì)劃開展各類設(shè)備的強(qiáng)檢工作，并建立各項(xiàng)強(qiáng)檢記錄、結(jié)果統(tǒng)計(jì)、年度強(qiáng)檢總賬，并對(duì)強(qiáng)檢結(jié)果進(jìn)行合格率統(tǒng)計(jì)，需在設(shè)備邊表明強(qiáng)檢技術(shù)檔案的(如計(jì)量器具的說明書、合格證、檢定證書等)需及時(shí)明示于設(shè)備邊。如由大型設(shè)備的購置計(jì)劃(如MRI等)，須經(jīng)過計(jì)量部門計(jì)量合格后，方可投入使用，其證書應(yīng)在設(shè)備旁邊明示，并將強(qiáng)檢記錄存入相應(yīng)強(qiáng)檢檔案。

7報(bào)損

依照?qǐng)?bào)損流程、制度規(guī)定，對(duì)于由于維修、計(jì)量核定仍不能恢復(fù)主要功能滿足強(qiáng)檢標(biāo)準(zhǔn)的、結(jié)構(gòu)陳舊、性能明顯落后、無法改進(jìn)等原因的設(shè)備，使用部門應(yīng)及時(shí)提交“儀器設(shè)備報(bào)損申請(qǐng)表”，待報(bào)損設(shè)備按單價(jià)低于1萬元(不包括1萬元)的由設(shè)備科審批;單價(jià)在1萬至5萬元之間(不包含5萬元)的由上海申康有限公司負(fù)責(zé)審批;價(jià)值大于5萬元(包括5萬及以上)的由國資委審批，經(jīng)各級(jí)審批同意后方可辦理報(bào)廢手續(xù)，并在報(bào)損后完成財(cái)產(chǎn)、賬務(wù)登記注銷等工作，并將報(bào)廢審批流程、“儀器設(shè)備報(bào)損申請(qǐng)表”、報(bào)損批復(fù)單、雙簽名審核記錄、處理方式記錄等妥善存檔作為設(shè)備生命周期的結(jié)束。

8結(jié)語

以上的生命線即為醫(yī)用設(shè)備檔案化管理的基本理念，有效、完整，收集和捕捉有用信息，從而使設(shè)備檔案發(fā)揮主動(dòng)、積極的作用，提高醫(yī)用設(shè)備的完好率，減少成本支出，增加收益，促進(jìn)各類醫(yī)用設(shè)備的有效運(yùn)用。并且在加強(qiáng)醫(yī)用設(shè)備科學(xué)管理的同時(shí)，提高醫(yī)用設(shè)備使用率，延長設(shè)備壽命，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，以相同的設(shè)備成本產(chǎn)出更高更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

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第7篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;醫(yī)院會(huì)計(jì)信息;檔案管理

信息化的發(fā)展推進(jìn)會(huì)計(jì)工作的電算化，對(duì)會(huì)計(jì)工作者與會(huì)計(jì)管理的方方面面都提出了新的要求。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展過程的記錄者，也是國民醫(yī)療信息的觀察者，因而檔案管理具有不可忽視的地位。但是，信息化時(shí)代的到來給醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理提供新的機(jī)遇的同時(shí)提出了新的挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代下，檔案信息的修改變得無跡可尋，管理變得更加嚴(yán)格與環(huán)保。

文章主要分析在信息化的大環(huán)境下，醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理所面臨的問題，以及可行的解決方法，以推進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息的檔案管理盡快適應(yīng)信息化的要求。

一、信息化時(shí)代下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

信息化時(shí)代加快了醫(yī)院會(huì)計(jì)管理的電算化進(jìn)程，在硬件與軟件方面都提出了新的要求。一方面加強(qiáng)了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的有序性與低碳性，另一方面又加大了管理的風(fēng)險(xiǎn)性。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理在面對(duì)信息化的挑戰(zhàn)與機(jī)遇時(shí)，積極進(jìn)行了適應(yīng)，但還是不可避免的存在一些問題，下面筆者將一一進(jìn)行分析。

（一）管理制度不完善

會(huì)計(jì)檔案管理制度統(tǒng)領(lǐng)著檔案管理的方方面面工作，是宗旨一樣的存在，但是在現(xiàn)有的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度仍然只是按照“規(guī)定”來定性，并不具有強(qiáng)制性，很大程度上滋長了檔案管理員工的惰性與怠慢性。隨著醫(yī)療工作與全民醫(yī)保的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理的工作量與繁雜度會(huì)與日劇增。但是現(xiàn)實(shí)狀況是，缺乏了制度約束與激勵(lì)機(jī)制的檔案管理工作者將檔案信息堆積如山，棄置一旁。

其次，在檔案管理的過程中，甚至出現(xiàn)一股官僚之風(fēng)。對(duì)于特殊或具有特權(quán)的病患的會(huì)計(jì)信息保管完好，而其他的患者的會(huì)計(jì)信息則難得一覓，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案室發(fā)展成為特權(quán)患者的專屬檔案室。

（二）新舊交替，卷宗混亂

信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)行電腦管理，但是醫(yī)院的硬件與軟件在各方面并沒有實(shí)現(xiàn)配備，新的管理要求與舊的紙質(zhì)版的信息內(nèi)容不兼容，出現(xiàn)極大的矛盾。舊的會(huì)計(jì)信息檔案的質(zhì)量參差不齊，給會(huì)計(jì)信息的檔案整理成電子化帶來很多的不便。其次，卷宗由于一直以來疏忽管理，有很多卷宗都已經(jīng)遺失，在整理的時(shí)候很多的錢財(cái)都花在了卷宗的收回與重建上。

另外，在檔案電算化的過程中，電算系統(tǒng)對(duì)于老員工來說很陌生，在檔案轉(zhuǎn)寫與系統(tǒng)操作維護(hù)上都造成困難，尤其是在剛剛引進(jìn)新的系統(tǒng)的時(shí)候，大量的信息需要轉(zhuǎn)寫、編輯、歸檔、保密、輸入等，工作量巨大，按照檔案室日常的員工配備根本無法順利完成，因而新舊的順利交接困難重重。

（三）缺乏專業(yè)人才

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息檔案管理都是實(shí)行紙質(zhì)卷宗管理，對(duì)空間、紙張、人員等的需求量都很大。在信息化時(shí)代下的醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理大都實(shí)行電算化管理。病人與醫(yī)院的財(cái)務(wù)、費(fèi)用等信息都是通過電腦自動(dòng)生成與錄入。醫(yī)院的整個(gè)財(cái)務(wù)運(yùn)行都是數(shù)字化的，病人在到醫(yī)院就醫(yī)的同時(shí)就自動(dòng)生成一份會(huì)計(jì)信息，最終與該病人有關(guān)的所有財(cái)務(wù)信息都會(huì)需要?dú)w結(jié)到該文件下統(tǒng)一執(zhí)行與管理。這就要求會(huì)計(jì)檔案管理的人員對(duì)于數(shù)字電腦以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電腦操作較為熟練，且對(duì)于處理系統(tǒng)故障以及系統(tǒng)安全隱私維護(hù)具有一定的熟悉度，否則無法保證整個(gè)檔案管理的順利進(jìn)行。但是，大部分老員工都是在紙質(zhì)化管理的時(shí)代背景下培養(yǎng)出來的，對(duì)于電腦程序操作不大熟練。因而目前醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案管理的信息化最為緊急的問題就是專業(yè)人才的缺乏。

（四）信息化技術(shù)維護(hù)不到位

在信息化的電腦檔案管理基礎(chǔ)上，檔案信息的修改變得無跡可尋。不法分子只需要破解電腦信息系統(tǒng)的安全防護(hù)程序與檔案系統(tǒng)的防火墻，就可在檔案信息中修改，并且不會(huì)留下任何物理痕跡，最后將其他信息進(jìn)行復(fù)原。而在紙質(zhì)化卷宗管理年代，任何對(duì)檔案信息的修改都可以看到涂改的痕跡，給追索留下重要線索。因此，信息化時(shí)代下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的另一個(gè)重要問題就是技術(shù)維護(hù)不到位，尤其是安全保密防護(hù)技術(shù)不到位，給不法分子的篡改留下了機(jī)會(huì)。

（五）部門設(shè)置不規(guī)范

部門設(shè)置不規(guī)范主要源于對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的不重視。通常情況下，會(huì)計(jì)檔案的管理都與醫(yī)院的其他檔案管理混為一談，并沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案保密管理部門，即使設(shè)置了檔案管理部門也形同虛設(shè)，沒有積極貫徹職業(yè)精神與職責(zé)。很多檔案管理工作者將保密室的大門關(guān)上就一走了之，并不定期進(jìn)行整理與核對(duì)，這樣很容易造成檔案的遺失與混亂。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案紀(jì)錄的是醫(yī)院的歷史與國民就診的歷史，具有很重要的歷史與現(xiàn)實(shí)意義。然而一旦數(shù)據(jù)失去完整性，意義就會(huì)大打折扣。因此，改變現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理部門設(shè)置不規(guī)范的現(xiàn)狀很有必要。

二、優(yōu)化信息化時(shí)代下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

基于上述分析我們可以看到，在信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)下，醫(yī)院會(huì)計(jì)信息檔案的管理還有很多需要改進(jìn)與完善的地方。不管是管理意識(shí)還是部門設(shè)置，都需要得到醫(yī)院管理者的高度重視，以保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的完整性與真實(shí)性。下面筆者將從五個(gè)方面進(jìn)行解析，分析醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理改進(jìn)的途徑。

（一）健全管理制度，提高管理意識(shí)

首先，檔案管理意識(shí)在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中起著統(tǒng)領(lǐng)全局的作用，管理制度的完善則起著保障與約束作用。通過對(duì)會(huì)計(jì)工作者進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)與設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，保證從源頭上醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的安全性。

其次，在院內(nèi)財(cái)務(wù)部門設(shè)立專門的檔案管理制度，將職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，保證檔案管理人人有責(zé)。檔案管理需要職責(zé)明晰，分工明確。檔案的收集、維護(hù)、校對(duì)、保密、核查等都需要分工給具有相關(guān)能力的人，保證檔案管理工作的有條不紊。

（二）加快會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)

信息化時(shí)代的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)人才提出了更高的要求，醫(yī)院要想做到檔案的真實(shí)準(zhǔn)確與安全，首先必須加強(qiáng)員工的技術(shù)培訓(xùn)。通過開展定期員工電算化與電腦系統(tǒng)認(rèn)知培訓(xùn)、定期考核、小組互幫等形式的檔案管理培訓(xùn)，以提高員工的業(yè)務(wù)能力。其次，通過引進(jìn)新型的專業(yè)人才，為會(huì)計(jì)工作隊(duì)伍注入新的活力，以帶動(dòng)老職工的競(jìng)爭(zhēng)積極性與學(xué)習(xí)熱情，來提高整體檔案管理人員的工作素質(zhì)。最后，建立科學(xué)的監(jiān)督體系，實(shí)時(shí)監(jiān)督員工的檔案管理能力，對(duì)于進(jìn)步較快、表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，退步較多、表現(xiàn)差強(qiáng)人意的員工提出批評(píng)。通過監(jiān)督的限制強(qiáng)化學(xué)習(xí)信息化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。

（三）設(shè)立檔案管理專屬部門

設(shè)置專門的會(huì)計(jì)信息檔案管理部門，保證職責(zé)的履行。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的工作繁雜，細(xì)節(jié)頗多，包含檔案的保管、立卷、整理、歸類、編制、利用、鑒定等環(huán)節(jié)，不是一兩個(gè)人可以完成的，需要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門。隨著檔案信息的不斷增加，工作量會(huì)更大。因此，醫(yī)院需要配備專業(yè)人員、專業(yè)部門來進(jìn)行工作，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視，保證檔案管理工作的專業(yè)化。

（四）加強(qiáng)保密管理

檔案的檢測(cè)與銷毀對(duì)于檔案保密相當(dāng)重要。信息化時(shí)代下的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理變得更加艱難，這就要求醫(yī)院投入更多的財(cái)力與物力進(jìn)行檔案的保密工作。正如上文所說，信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案的篡改變得更加具有可能性，而要制止信息化時(shí)代的檔案更改，主要在于安全防護(hù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。因此，醫(yī)院可根據(jù)自身的實(shí)際情況，決定是自主研發(fā)安全防護(hù)系統(tǒng)還是直接購買外部的保密系統(tǒng)，進(jìn)行多重檔案保密設(shè)置，以做到會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)安全。

（五）強(qiáng)化信息技術(shù)建設(shè)

信息技術(shù)建設(shè)為信息化時(shí)代下醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理保駕護(hù)航。時(shí)代的不斷發(fā)展對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理不斷提出新的標(biāo)準(zhǔn)與要求，醫(yī)院只有通過不斷強(qiáng)化信息技術(shù)建設(shè)才能適應(yīng)不斷變化的時(shí)代形勢(shì)。通過引進(jìn)或設(shè)計(jì)新的檔案管理程序與系統(tǒng)、強(qiáng)化安保裝置、培養(yǎng)人才、加強(qiáng)硬件更新等來保證檔案管理的信息化技術(shù)安全可靠，方便實(shí)用。

此外，通過升級(jí)檔案管理的硬件系統(tǒng)，與供應(yīng)商協(xié)商完整體系的檔案保密與病毒查殺功能，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的無縫管理。在進(jìn)行軟硬件升級(jí)時(shí)，要格外注意技術(shù)的正版與合格，不可因?yàn)樨潏D便宜使用盜版系統(tǒng)，最終因小失大。

三、結(jié)語

總而言之，信息化時(shí)代下的會(huì)計(jì)管理不同于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理，自然檔案管理也會(huì)有所區(qū)別，尤其是醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理，其特殊性要求醫(yī)院在信息化時(shí)代下格外重視與支持。本文主要分析了現(xiàn)有的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題，包括管理制度不完善、新舊交替的混亂、人才缺乏、保密不到位等。在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施，主要有加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、培養(yǎng)人才、發(fā)展技術(shù)、注重保密等。通過進(jìn)行各方面的改進(jìn)，信息化時(shí)代下的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)必會(huì)效率有所提高，享受電算化所帶來的福利。

參考文獻(xiàn)：

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第8篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

【論文摘 要】目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端，針對(duì)這個(gè)問題，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖?，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法如下：

1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37

[3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29

第9篇：供應(yīng)商檔案管理制度范文

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；有效控制；方法

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜，所以，我們?cè)谑褂眯畔n案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1、積極引進(jìn)最新技術(shù)。

計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2、制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3、及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。

為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，我們尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4、及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。

為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，很多單位開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，我們都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施