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關(guān)鍵字:會(huì)計(jì)信息化 信息工程監(jiān)理 必要性 實(shí)施監(jiān)理
21世紀(jì),信息技術(shù)的突飛猛進(jìn),會(huì)計(jì)這一傳統(tǒng)職業(yè)正隨著信息化的發(fā)展進(jìn)行著深刻的變化。在信息,信息化能極大的提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力,而會(huì)計(jì)信息化是企業(yè)信息化核心的之一;社會(huì)的快速發(fā)展和社會(huì)分工的細(xì)化,使得企業(yè)的邊界越來(lái)越模糊,會(huì)計(jì)信息更加分散;會(huì)計(jì)信息化就是要充分利用社會(huì)的優(yōu)勢(shì)及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行會(huì)計(jì)信息采集、存儲(chǔ)和處理,為企業(yè)管理、、決策提供強(qiáng)有力的信息支持。由于會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜且專業(yè)性極強(qiáng)的信息系統(tǒng)工程,為了提高和保證會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的質(zhì)量,有必要在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中引入中立、客觀、專業(yè)的信息工程監(jiān)理制度。
會(huì)計(jì)信息化和會(huì)計(jì)電算化的區(qū)別
我國(guó)從70年代末期開(kāi)始引入會(huì)計(jì)電算化,信息技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域得到快速發(fā)展,由過(guò)去獨(dú)立的、核算型的會(huì)計(jì)電算化,發(fā)展為現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)化的、與其他信息系統(tǒng)互連的、面向管理和決策的會(huì)計(jì)信息化。會(huì)計(jì)信息化在會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍。討論會(huì)計(jì)信息化首先需要分清會(huì)計(jì)信息化和會(huì)計(jì)電算化的區(qū)別。
會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生于社會(huì),一般作用于財(cái)務(wù)部門(mén)范圍內(nèi),設(shè)計(jì)時(shí)只考慮了財(cái)務(wù)部門(mén)的需要,與業(yè)務(wù)處理和管理控制相分割的獨(dú)立的信息系統(tǒng);它是基于手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)發(fā)展而來(lái),模擬人工業(yè)務(wù)流程,主要是為了減輕手工操作系統(tǒng)的重復(fù)性勞動(dòng),提高工作效率;現(xiàn)行的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)由于所產(chǎn)生的環(huán)境束縛和基礎(chǔ),決定了它是以事務(wù)處理為主的事后核算型信息系統(tǒng)。
會(huì)計(jì)信息化是建立在信息技術(shù)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),它充分利用機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的采集、存儲(chǔ)、處理整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)信息,對(duì)外獲取和披露相關(guān)信息;會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不再是信息孤島,它是企業(yè)信息化中的非常重要的組成模塊,和企業(yè)信息化中其他模塊唇齒相依;會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是從企業(yè)管理者角度來(lái)設(shè)計(jì)的,強(qiáng)調(diào)管理型會(huì)計(jì)模型,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)在企業(yè)管理和決策中核心作用,使得會(huì)計(jì)工作真正從核算型會(huì)計(jì)向管理型會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變,會(huì)計(jì)核算只是其主要職能中的次要職能;會(huì)計(jì)信息化對(duì)會(huì)計(jì)信息處理流程進(jìn)行根本性的改變,它基于事件驅(qū)動(dòng)模型,用集成化的方式,面向?qū)ο蟮倪M(jìn)行設(shè)計(jì),使其能為會(huì)計(jì)信息使用者提供準(zhǔn)確、完整、及時(shí)、合理的會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)信息化將從兩個(gè)方向發(fā)展:面向日常事務(wù)處理的基于事件驅(qū)動(dòng)的企業(yè)內(nèi)集成的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng);面向分析處理的智能型會(huì)計(jì)決策支持系統(tǒng)。
信息化工程監(jiān)理的職能
信息系統(tǒng)工程監(jiān)理是指在大型信息系統(tǒng)工程建設(shè)中引入第三方參與的管理機(jī)制,在業(yè)主或項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)的授權(quán)委托下,根據(jù)項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),對(duì)承建方提出的技術(shù)方案、項(xiàng)目管理活動(dòng)以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、集成和實(shí)施部署等活動(dòng)進(jìn)行全方位、全過(guò)程的審核、監(jiān)督和控制,以保證項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)按質(zhì)完成,保護(hù)業(yè)主的利益,規(guī)避或降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。信息工程監(jiān)理主要有六個(gè)方面的職能:
(一)評(píng)估職能。監(jiān)理方根據(jù)業(yè)主提出的系統(tǒng)建設(shè)的構(gòu)架和需求,提出可行性評(píng)估意見(jiàn);同時(shí)對(duì)承建方的資信以及提交的項(xiàng)目建議書(shū)和實(shí)施方案進(jìn)行評(píng)估。從而保證系統(tǒng)建設(shè)總體方案的性、先進(jìn)性、實(shí)用性與合理性,為項(xiàng)目的順利實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。
(二)審核職能。監(jiān)理的審核職能主要包括兩個(gè)方面。一方面在科學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)上,對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)工程的合同進(jìn)行審核。由于信息系統(tǒng)建設(shè)工程合同屬于專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)合同,不僅涉及各種技術(shù)細(xì)節(jié),還包括業(yè)務(wù)流程、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和雙方的權(quán)責(zé)等方面。另一方面,對(duì)雙方的各種開(kāi)支、技術(shù)報(bào)告與資料、工程計(jì)劃與組織實(shí)施方案、系統(tǒng)工程的結(jié)算、以及各種軟硬件的型號(hào)、規(guī)格和質(zhì)量等進(jìn)行審核,以保證經(jīng)費(fèi)的合理使用、系統(tǒng)設(shè)備質(zhì)量和工程的順利進(jìn)行。
(三)檢查職能。監(jiān)理的檢查職能主要是在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中檢查、督促承建方嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的各項(xiàng)要求與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);檢查承建方提供的軟硬件設(shè)備是否符合要求,包括是否是合同規(guī)定品牌與型號(hào)、系統(tǒng)參數(shù)與配置是否符合要求、附件與資料是否完整等;檢查與控制系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、安裝、調(diào)試、施工的質(zhì)量與進(jìn)度,實(shí)行階段性驗(yàn)收;按合同規(guī)定和各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)軟件進(jìn)行功能性、可靠性、穩(wěn)定性、可維護(hù)性、兼容性等諸方面的測(cè)試;督促各種技術(shù)文檔的整理;組織系統(tǒng)總成的測(cè)試與驗(yàn)收等。
(四)咨詢職能。監(jiān)理的咨詢職能主要是為業(yè)主和承建方雙方提供咨詢服務(wù)。業(yè)主往往精通業(yè)務(wù)而不擅長(zhǎng)信息技術(shù),而承建方擅長(zhǎng)信息技術(shù)而不熟悉業(yè)主的具體業(yè)務(wù),所以業(yè)主和承建方在制定需求和計(jì)劃以及項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收時(shí),可能會(huì)存在許多溝通障礙,從而降低了系統(tǒng)實(shí)施效率。監(jiān)理作為中介,可為業(yè)主提供專業(yè)的信息技術(shù)咨詢服務(wù),為承建方提供企業(yè)的業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)。
(五)協(xié)調(diào)職能。監(jiān)理的協(xié)調(diào)職能可分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)。系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)是指在信息系統(tǒng)工程建設(shè)內(nèi)部各種關(guān)系的協(xié)調(diào),如內(nèi)部的人際關(guān)系、內(nèi)部的組織關(guān)系、內(nèi)部的需求關(guān)系等。系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)是指在信息系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)活動(dòng)過(guò)程以外的關(guān)系協(xié)調(diào),包括協(xié)調(diào)業(yè)主單位與承建方單位的合同關(guān)系,以及協(xié)調(diào)他們與主管部門(mén)和機(jī)構(gòu)、新聞媒體、社會(huì)團(tuán)體等的關(guān)系。監(jiān)理在執(zhí)行協(xié)調(diào)職能時(shí)應(yīng)采取公平、公正、獨(dú)立、守法、誠(chéng)信、科學(xué)的原則。
(六)報(bào)告職能。建立項(xiàng)目監(jiān)理的匯報(bào)制度是保證工程順利進(jìn)行的有效方法,可使工程實(shí)施處于透明可監(jiān)控狀態(tài)。監(jiān)理單位依據(jù)所采集到的信息和資料,將定期和不定期地向業(yè)主和承建方提供監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、書(shū)面通知和回復(fù)等監(jiān)理文件,這些文件包含了監(jiān)理過(guò)程中有關(guān)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的控制和管理信息。除此之外,還需提供項(xiàng)目可行性分析報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。
會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中建立信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的必要性
會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的信息工程監(jiān)理屬于信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的一部分,但它更注重會(huì)計(jì)的專業(yè)性,需要高素質(zhì)的同時(shí)精通會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)兩方面知識(shí)的監(jiān)理人員。雖然,會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)只是企業(yè)信息化系統(tǒng)的組成部分之一,但有必要在信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中建立專門(mén)的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)工程監(jiān)理。
(一)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理是信息化系統(tǒng)建設(shè)成功的關(guān)鍵之一。企業(yè)信息化建設(shè)是高風(fēng)險(xiǎn)投資,PMI的一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明:在信息化項(xiàng)目中,43%的項(xiàng)目完成后超出預(yù)算,62%的項(xiàng)目超期完成,58%的項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)達(dá)不到合同要求。信息系統(tǒng)工程建設(shè)具有含量高、涉及的領(lǐng)域?qū)拸V、投資大、周期長(zhǎng)、高風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn);而且在信息系統(tǒng)工程建設(shè)中,很多業(yè)主單位在技術(shù)、能力、人員等方面的不足,對(duì)實(shí)施的難度估計(jì)不足,對(duì)實(shí)施效果期望過(guò)大,缺乏自身對(duì)信息系統(tǒng)工程控制能力,這必然造成系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中對(duì)于質(zhì)量、進(jìn)度、投資和變更等方面管理問(wèn)題的出現(xiàn);另一方面,對(duì)供應(yīng)商而言,雖然在技術(shù)性信息管理方面一般不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題,但由于系統(tǒng)建設(shè)必然還要大量涉及業(yè)務(wù)方面的,而這部分信息的管理又因?yàn)樾袠I(yè)的不同而各有特點(diǎn),因此供應(yīng)商有可能在對(duì)業(yè)務(wù)信息的管理方面存在缺陷,這也會(huì)對(duì)工程建設(shè)造成很大的。鑒于這種在信息工程系統(tǒng)中用戶和供應(yīng)商雙方信息的互不對(duì)稱性的客觀存在,根據(jù)國(guó)內(nèi)外成功的經(jīng)驗(yàn)表明:由用戶委托專業(yè)的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu),建立工程監(jiān)理制度,對(duì)工程建設(shè)的全過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督管理,使其處于嚴(yán)格的監(jiān)控之下,可以大大的降低工程建設(shè)風(fēng)險(xiǎn),保證工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制目標(biāo)的完成。實(shí)施信息工程監(jiān)理有助于降低風(fēng)險(xiǎn),它也是國(guó)際上風(fēng)險(xiǎn)控制的一種通行慣例。
(二)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是企業(yè)信息化系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng),它是基于事件驅(qū)動(dòng)模式的信息系統(tǒng),即會(huì)計(jì)信息的采集、存儲(chǔ)、處理、傳輸嵌入在企業(yè)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中,或者說(shuō)管理信息系統(tǒng)和企業(yè)的業(yè)務(wù)執(zhí)行系統(tǒng)融為一體,在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)能夠?qū)崟r(shí)采集詳細(xì)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息,并且進(jìn)行處理和控制,從而使會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)不僅能執(zhí)行事后的統(tǒng)計(jì)分析評(píng)價(jià),而且能夠進(jìn)行事中控制。這種系統(tǒng)的核心是集成,即集成業(yè)務(wù)處理和信息處理,集成財(cái)務(wù)信息和非財(cái)務(wù)信息,集成核算與管理,使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)著眼于企業(yè)全局?,F(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的多元化,以及企業(yè)的邊界模糊化,使會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)需要把技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)和通訊技術(shù)緊密地結(jié)合在一起,在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)的、自動(dòng)的跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門(mén)采集詳細(xì)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、處理、分析和傳輸。正是由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的復(fù)雜性,為了保證工程質(zhì)量,需要有第三方監(jiān)理對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程咨詢、監(jiān)督和評(píng)估。
(三)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要工具和手段。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的主要目的是為了獲取利潤(rùn),企業(yè)財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)應(yīng)該是“企業(yè)價(jià)值最大化”或者“股東財(cái)富最大化”。財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的組成部分,與經(jīng)濟(jì)價(jià)值或財(cái)富的保值增值有關(guān),是關(guān)于創(chuàng)造財(cái)富的決策,企業(yè)生存、發(fā)展、獲利的總目標(biāo)離不開(kāi)財(cái)務(wù)的籌資、投資以及對(duì)資金的運(yùn)用管理。另一方面,財(cái)務(wù)管理目標(biāo)是制定生產(chǎn)目標(biāo)、銷(xiāo)售目標(biāo)等一系列目標(biāo)的基礎(chǔ)和前提,這使得財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中處于一個(gè)核心地位,財(cái)務(wù)管理目標(biāo)將從根本上反映企業(yè)的總目標(biāo)。所以確立一個(gè)合理的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要的意義。正因?yàn)樨?cái)務(wù)管理在企業(yè)管理中是如此的重要,作為進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的工具和手段的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)在企業(yè)信息化系統(tǒng)中同樣具有重要作用。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)從企業(yè)信息化系統(tǒng)獲取、分析、回饋、會(huì)計(jì)信息時(shí)必須做到合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí) 、完整。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要工具和手段,為了保證企業(yè)的管理和決策獲得準(zhǔn)確、及時(shí) 、完整的信息,在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中應(yīng)引入第三方監(jiān)理對(duì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施和驗(yàn)收進(jìn)行咨詢、監(jiān)督和測(cè)評(píng)。
(四)信息化系統(tǒng)的建設(shè)具有很強(qiáng)的專業(yè)性。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)是集會(huì)計(jì)和實(shí)踐與信息技術(shù)為一體的專業(yè)化的信息化系統(tǒng)?,F(xiàn)代信息技術(shù)只是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的工具和手段。會(huì)計(jì)信息化的理論基礎(chǔ)是現(xiàn)代會(huì)計(jì)理論和實(shí)踐。只有具有深厚會(huì)計(jì)理論知識(shí)才能從繁雜的系統(tǒng)數(shù)據(jù)中獲取必要的信息,剔除冗余的信息,正確處理獲得的信息。另一方面會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的現(xiàn)代信息技術(shù)需要整合技術(shù)、機(jī)技術(shù)、技術(shù)、軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)和通訊技術(shù),也具有極強(qiáng)的專業(yè)性。所以要求從事會(huì)計(jì)信息化建設(shè)、監(jiān)理、管理的人員,不但需要精通信息技術(shù),還要熟練掌握相關(guān)的財(cái)務(wù)理論和財(cái)務(wù)。由于,業(yè)主和承建者一般都只擅長(zhǎng)于自身業(yè)務(wù),而會(huì)計(jì)信息化工程監(jiān)理方的監(jiān)理工程師不但精通信息技術(shù),還熟悉財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),他們可以為雙方提供詳細(xì)而專業(yè)的咨詢、協(xié)調(diào)、評(píng)估。
會(huì)計(jì)信息化工程監(jiān)理的實(shí)施
在會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目工程監(jiān)理中我們一般將監(jiān)理過(guò)程分為三部分:項(xiàng)期監(jiān)理、項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)理、項(xiàng)目后期監(jiān)理。監(jiān)理的主要包括項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)和計(jì)劃的監(jiān)理、項(xiàng)目投入資源和項(xiàng)目成果的監(jiān)理、項(xiàng)目實(shí)施效益的監(jiān)理。
(一)項(xiàng)目前期監(jiān)理。在項(xiàng)目啟動(dòng)之前,就需要對(duì)會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)理。在這個(gè)階段,業(yè)主一般會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目抱有較高的期望,但對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程、項(xiàng)目所需的投入和實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的和阻力沒(méi)有或不是非常了解。監(jiān)理方在此階段主要為業(yè)主提供項(xiàng)目立項(xiàng)、總體計(jì)劃制定、招標(biāo)等方面的咨詢和協(xié)助。
1.對(duì)會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目進(jìn)行可行性,確保項(xiàng)目的性、完整性、實(shí)用性和可實(shí)施性。可行性分析是項(xiàng)目立項(xiàng)的基本保證。監(jiān)理方通過(guò)對(duì)業(yè)主的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的了解,項(xiàng)目的可行性、技術(shù)可行性、可行性,以及項(xiàng)目的實(shí)用性;提交可行性分析報(bào)告,說(shuō)明項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和條件方面的可行性,評(píng)述各種可能方案,并加以論證。
2.協(xié)助業(yè)主制定會(huì)計(jì)信息化總體計(jì)劃、范圍和目標(biāo),確保項(xiàng)目的總體范圍和目標(biāo)以及對(duì)項(xiàng)目的期望值合理。監(jiān)理方根據(jù)“夠用、實(shí)用、易于擴(kuò)展、易于二次開(kāi)發(fā)”的理念,對(duì)業(yè)主進(jìn)行的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)需求分析的相關(guān)內(nèi)容、過(guò)程、活動(dòng)進(jìn)行審查,確認(rèn)是否滿足要求,是否符合要求,協(xié)助業(yè)主根據(jù)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)需求分析制定會(huì)計(jì)信息化總體計(jì)劃、范圍和目標(biāo)。
3.對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的招投標(biāo)進(jìn)行監(jiān)理,維護(hù)業(yè)主利益,提高經(jīng)濟(jì)效益,保證項(xiàng)目質(zhì)量。首先,監(jiān)理方應(yīng)協(xié)助業(yè)主對(duì)投標(biāo)單位的資質(zhì)和質(zhì)量管理體系審查,投標(biāo)單位應(yīng)具備一定的軟件資質(zhì)、系統(tǒng)集成企業(yè)資質(zhì)以及在會(huì)計(jì)信息化領(lǐng)域的成功經(jīng)驗(yàn);監(jiān)理方要全程監(jiān)督招標(biāo)過(guò)程,維護(hù)招標(biāo)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正;監(jiān)理方應(yīng)協(xié)助業(yè)主與承建方之間對(duì)各種合同進(jìn)行分析、談判、協(xié)商、擬定、簽署等活動(dòng),切實(shí)維護(hù)合同雙方的利益,規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
(二)項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)理。它主要是指在會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制,其主要作用和任務(wù)是控制項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo),使之達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的要求。
1.項(xiàng)目工程質(zhì)量監(jiān)督是監(jiān)理工作的重中之重。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程是人的智力勞動(dòng)過(guò)程,容易受人的主觀性;另外,信息工程的可視性差,質(zhì)量缺陷較隱蔽,故障定位比較困難,改正錯(cuò)誤的代價(jià)大。而會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的特殊性對(duì)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度要求極高,所以工程質(zhì)量的好壞決定了項(xiàng)目的成敗。監(jiān)理方對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理和協(xié)調(diào),既要按照自己的質(zhì)量控制體系從事監(jiān)理活動(dòng),還要對(duì)承建方的質(zhì)量控制體系以及業(yè)主的工程管理體系進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),使之能在工程建設(shè)過(guò)程中得到有效的實(shí)施。在監(jiān)理過(guò)程中以質(zhì)量預(yù)控為重點(diǎn),準(zhǔn)確把握質(zhì)量控制的關(guān)鍵點(diǎn),對(duì)關(guān)鍵工序進(jìn)行全程跟蹤參與,做到對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的事前、事中、事后控制,確定消除產(chǎn)生不良結(jié)果的方案。
2.信息系統(tǒng)安全性是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)中的關(guān)注焦點(diǎn)之一,也是信息系統(tǒng)監(jiān)理的重點(diǎn)。財(cái)務(wù)信息是企業(yè)的核心機(jī)密,篡改、遺失、泄露、偽造、毀損財(cái)務(wù)信息將對(duì)企業(yè)造成不可估量的損失。但信息系統(tǒng)工程的安全沒(méi)有絕對(duì)的只是相對(duì)的,要根據(jù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn),充分考慮系統(tǒng)的安全性、可用性以及投資成本的協(xié)調(diào),制訂出系統(tǒng)所需的安全度。監(jiān)理方要確保承建方在合理的投資控制前提下,信息系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)上盡可能沒(méi)有漏洞;確保信息系統(tǒng)安全在可用性、安全性、完整性與信息系統(tǒng)的可維護(hù)性技術(shù)上的協(xié)調(diào);監(jiān)督承建方按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)施工,檢查設(shè)計(jì)過(guò)程中的安全隱患和現(xiàn)象,加強(qiáng)承建方的安全意識(shí);協(xié)助業(yè)主制定或完善信息安全管理制度和規(guī)范,督促業(yè)主加強(qiáng)信息安全管理的,使相關(guān)人員樹(shù)立強(qiáng)烈的安全意識(shí),嚴(yán)格執(zhí)行安全操作和管理。
3.為了在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)保質(zhì)保量的完成會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè),必須對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行控制。嚴(yán)格的進(jìn)度控制有利于降低信息系統(tǒng)的投資風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)良好的項(xiàng)目管理秩序,使其能盡快發(fā)揮投資效益。項(xiàng)目監(jiān)理方運(yùn)用運(yùn)籌學(xué)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃、進(jìn)度可視化等技術(shù),完善項(xiàng)目控制計(jì)劃,審查承建方的施工進(jìn)度計(jì)劃,做好各項(xiàng)動(dòng)態(tài)控制工作,協(xié)調(diào)好各方關(guān)系,預(yù)防并處理好工期索賠,以求設(shè)計(jì)的施工進(jìn)度達(dá)到計(jì)劃施工進(jìn)度要求。監(jiān)理方用動(dòng)態(tài)管理和主動(dòng)預(yù)控相結(jié)合的方法對(duì)承建方實(shí)際進(jìn)度情況全程跟蹤監(jiān)督,及時(shí)進(jìn)行分析和評(píng)估,對(duì)那些出現(xiàn)偏差的工作采取必要措施,適時(shí)調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃,以保證項(xiàng)目按原定進(jìn)度執(zhí)行。
4.對(duì)會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目投資控制的目的在于降低項(xiàng)目成本,提高經(jīng)濟(jì)效益。投資控制應(yīng)堅(jiān)持投資最優(yōu)化、全面成本控制、動(dòng)態(tài)控制以及責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則。監(jiān)理方不能簡(jiǎn)單的把投資控制理解為使項(xiàng)目實(shí)際成本控制在計(jì)劃投資范圍內(nèi),應(yīng)認(rèn)識(shí)到它是與質(zhì)量和進(jìn)度控制同時(shí)進(jìn)行的,實(shí)現(xiàn)投資控制的同時(shí)需要兼顧質(zhì)量和進(jìn)度目標(biāo)。監(jiān)理方應(yīng)從項(xiàng)目的全壽命期的投資費(fèi)效比來(lái)進(jìn)行投資控制,立足于項(xiàng)目的整體經(jīng)濟(jì)效益。監(jiān)理方應(yīng)督促承建方編制項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)劃并審核其可行性;定期審核承建方提交的工程階段性報(bào)告和付款申請(qǐng);確定工程變更引起的投資計(jì)劃變更。
5.變更在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生,監(jiān)理方的變更控制就是評(píng)估變更風(fēng)險(xiǎn),確保變更的合理性和正確性。由于信息技術(shù)更新速度快,以及承建方在工程實(shí)施過(guò)程中根據(jù)業(yè)主的實(shí)際情況需對(duì)技術(shù)方案做適當(dāng)調(diào)整,以更好的滿足業(yè)主的需求,所以一定范圍內(nèi)的變更能更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。監(jiān)理方對(duì)可能發(fā)生的變更應(yīng)保持預(yù)控能力,防患于未然;對(duì)變更請(qǐng)求做出快速響應(yīng),以應(yīng)付各種突發(fā)事件;明確變更范圍,防止變更范圍擴(kuò)大化;所有變更應(yīng)得到三方的確認(rèn);謹(jǐn)慎評(píng)估變更風(fēng)險(xiǎn)和效果,選擇對(duì)項(xiàng)目總體計(jì)劃沖擊最小的方案。
(三)項(xiàng)目后期監(jiān)理。項(xiàng)目后期監(jiān)理主要是指會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目完成后,再對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行回顧、分析和評(píng)判,考察會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果,分析項(xiàng)目實(shí)施的得失,對(duì)會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后繼續(xù)進(jìn)行監(jiān)督和控制。
1.在會(huì)計(jì)信息化工程完工后,監(jiān)理方應(yīng)協(xié)同業(yè)主對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估與驗(yàn)收,以確保實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)目標(biāo)。監(jiān)理方應(yīng)按照合同審查承建方提供的各種審核報(bào)告和測(cè)試報(bào)告內(nèi)容;評(píng)審承建方的測(cè)試手段和流程;與業(yè)主一起組成驗(yàn)收委員會(huì);根據(jù)合同和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審核軟件配置和驗(yàn)收測(cè)試;對(duì)所取得的測(cè)試結(jié)果與項(xiàng)目設(shè)計(jì)書(shū)中的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行分析、比較和評(píng)估,并出具科學(xué)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
2.完善的售后服務(wù)是保證會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)正常、高效運(yùn)行的必要條件。監(jiān)理方應(yīng)監(jiān)督和審查業(yè)主和承建方以及其他售后服務(wù)商簽訂的各種售后服務(wù)合同與條款;監(jiān)督承建方對(duì)系統(tǒng)的后續(xù)升級(jí)和改進(jìn);督促承建方按照合同規(guī)定,為業(yè)主提供相關(guān)的人員和業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù),確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目監(jiān)理是要規(guī)范會(huì)計(jì)信息化工程,更好的促進(jìn)會(huì)計(jì)信息化建設(shè),為會(huì)計(jì)信息化和企業(yè)信息化保駕護(hù)航。要想把會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目建設(shè)好、管理好,不能采取“重實(shí)施不重規(guī)劃、重測(cè)試不重評(píng)審、重結(jié)果不重過(guò)程、各管一段”的監(jiān)理模式,既要有一個(gè)可行立足本企業(yè)實(shí)際兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃,也要有一套切實(shí)可行的項(xiàng)目管理方法,對(duì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的每個(gè)階段都要一步一個(gè)腳印、踏踏實(shí)實(shí)按確定的計(jì)劃和方案推進(jìn),對(duì)項(xiàng)目至始至終實(shí)施全程監(jiān)理,這關(guān)系到會(huì)計(jì)信息化項(xiàng)目的成敗。
[1]葛乃康:《信息工程建設(shè)監(jiān)理》,電子出版社,2002年
[2]何曙光、李鋼等《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理研究》,《天津大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)》2004年第2期
[3]宋振暉《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理實(shí)施模型》,《信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)化》2004年第6期
[4]佟芳芳:《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理發(fā)展探討》,《信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)化》2004年第11期
[5]信息產(chǎn)業(yè)部:《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》,2002年
[6]楊周南:《論會(huì)計(jì)管理信息化的ISCA模型》,會(huì)計(jì)學(xué)術(shù)研究網(wǎng)
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