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企業(yè)檔案管理分類方案精選(九篇)

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企業(yè)檔案管理分類方案

第1篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;管理方案

DOI:10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管,這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件,因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點,積極創(chuàng)新方法,利用先進(jìn)管理手段和技術(shù),提高企業(yè)檔案管理效率[1]。

1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗和規(guī)章制度,實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變,進(jìn)行檔案資料管理升級,綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視,就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn),影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作,如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項工作的重要性,就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同,因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同,這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作,并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中,缺少專業(yè)的管理手段,人工操作是主要的工作模式,使工作效率低,速度慢,造成人力物力的浪費[2]。

2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法

2.1 轉(zhuǎn)變觀念,不斷學(xué)習(xí)

在企業(yè)檔案管理工作中,需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí),對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變,認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容,也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分,對于檔案管理要結(jié)合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法,追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中,不能一味的收納所有資料,需要對其進(jìn)行合理篩選,根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點,保存具有利用和參考價值的檔案,在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上,提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下,需要與時俱進(jìn),在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中,及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí),促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業(yè)檔案管理中,需要采用文檔一體化管理模式,主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理,例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管,可直接銷毀;對于具有重要的文書保管意義,像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點保管,實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜,對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存,提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中,要遵循規(guī)范的管理制度,強化工作嚴(yán)謹(jǐn)性,減少疏漏,同時需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸,減少重復(fù)性工作,提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容,主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作,需要加強與各部門之間的聯(lián)系,促進(jìn)合作與交流,提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度規(guī)范

企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中,要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定,對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項管理,提高檔案管理質(zhì)量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存,對于資料的收集歸檔過程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書管理中,需要根據(jù)文件內(nèi)容和問題進(jìn)行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復(fù)、信函、決定、會議記錄等??梢詫Y料的保管期限進(jìn)行劃分,可分為永久、長期、短期等,保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀,便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過程中對資料進(jìn)行查找利用。對于紙質(zhì)材料和電子版材料,都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔,將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范,有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。

2.4 加強基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式,加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升,制定人才培養(yǎng)技術(shù);硬件設(shè)施方面,企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新,提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中,企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流,實現(xiàn)信息和互換和共享,為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系,強化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督,提高管理人員的工作責(zé)任意識,促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善,創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機制,提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容,在新時期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下,需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神,善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段,提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平,提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?,需要通過不斷的經(jīng)驗總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

參考文獻(xiàn):

[1]杜娟.高校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方案研究[J].城建檔案,2016(05):79-80.

[2]趙穎.如何推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].蘭臺世界,2016(S1):106-107.

[3]宮春影.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].信息化建設(shè),2016(06):267.

第2篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

作為新管理概念,知識管理是建立在以知識為主的基礎(chǔ)上,合理利用檔案資源提升內(nèi)部知識識別、收集運用能力,通過合理的共享機制,實現(xiàn)企業(yè)智慧提高和競爭能力。同時,知識傳播獲取、儲存共享的目的就是為企業(yè)創(chuàng)新添加原動力,實現(xiàn)收益最大化成本最小化。

(一)知識管理在企業(yè)檔案中的作用作為企業(yè)活動的記錄者,隱性知識是企業(yè)檔案管理的主題,也是企業(yè)知識資源的核心組成部分,有助于企業(yè)檔案共享傳遞。當(dāng)知識有了傳遞過程,才有應(yīng)用價值。隨著知識應(yīng)用范圍擴大,檔案價值也隨之?dāng)U大。如:發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時,企業(yè)檔案可以有效保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。同時,企業(yè)檔案反應(yīng)出整體企業(yè)文化,不僅具備一定的知識框架,也成為企業(yè)價值觀和企業(yè)戰(zhàn)略的一部分。

(二)知識管理是企業(yè)檔案工作心方向順應(yīng)經(jīng)濟(jì)時展要求,檔案管理工作也要實現(xiàn)以知識經(jīng)濟(jì)為主的現(xiàn)代化技術(shù)管理體系。作為社會系統(tǒng)中占據(jù)主導(dǎo)地位的知識管理,有提升企業(yè)核心價值和競爭力等優(yōu)勢,知識管理從促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新,在一定程度上使傳統(tǒng)操作方式向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)換,為企業(yè)深度發(fā)掘知識價值。

(三)知識管理是企業(yè)檔案管理必然趨勢企業(yè)檔案管理拓展實現(xiàn)智能化服務(wù),也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護(hù)者咨詢者轉(zhuǎn)換。因此,企業(yè)檔案管理者應(yīng)積極投身于優(yōu)化館藏資源的工作中,合理利用數(shù)字化手段,完善檔案館數(shù)字化建設(shè)。對于現(xiàn)今企業(yè)檔案管理技術(shù)來說,信息化發(fā)展是不然之路,實現(xiàn)智能化服務(wù)可以通過知識導(dǎo)航、知識庫建設(shè)實現(xiàn)。同時,工作人員素質(zhì)也是提升檔案分析處理能力的關(guān)鍵。

二、知識管理視角構(gòu)建檔案管理模式

面對挑戰(zhàn)和機遇,檔案管理應(yīng)該適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì),為知識經(jīng)濟(jì)服務(wù),發(fā)揮經(jīng)濟(jì)時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識,檔案管理符合知識管理規(guī)律,也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理實施知識管理能讓資源得到一定程度上的優(yōu)化,解決了不切實際的分類問題,也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機會,實現(xiàn)檔案管理上的統(tǒng)一創(chuàng)新。

(一)構(gòu)建檔案知識資源管理目標(biāo)隨著信息化發(fā)展,檔案管理者思想也要不斷改變,其目的在于檔案知識資源信息化、資源化,更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程,設(shè)立訂閱機制,對未來知識型文檔設(shè)計模板,方便員工收集獲取知識資源。同時,構(gòu)建并配備支持員工考試及事務(wù)工作相對應(yīng)的分類知識庫,使員工充分了解制度形式和制度環(huán)境。依托網(wǎng)絡(luò)資源,實現(xiàn)分等級的訪問權(quán)限。

(二)集中化構(gòu)建知識資源庫系統(tǒng)知識檔案管理的目標(biāo)是集資源庫收集、資源庫委托、應(yīng)用功能系統(tǒng)等功能與一身。知識資源管理方案可以設(shè)計為知識資源管理中心和知識資源管理團(tuán)隊,推進(jìn)和完善知識資源管理體系。

(三)企業(yè)實施檔案知識資源管理的必要條件由于檔案知識資源管理步驟明確,包括制度調(diào)查、軟硬件完善以及技術(shù)資源和人才資源,首先要制定實施目標(biāo),以一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。

三、結(jié)束語

第3篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

摘要檔案管理是功夫在當(dāng)下、受益在未來的工作。如何結(jié)合自身特點與條件,利用信息技術(shù)因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務(wù),而檔案分類是其核心內(nèi)容。

關(guān)鍵詞檔案 大流水分類 實踐

一、檔案分類概述

(一)檔案分類的基本要求、標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類要根據(jù)每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律,選擇適合的分類方法,合理設(shè)置類目,準(zhǔn)確歸類。所設(shè)置類別的總和要覆蓋全部檔案,既不能出現(xiàn)無實際檔案的“虛類”,也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標(biāo)準(zhǔn)的選用是檔案分類的關(guān)鍵步驟,要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎(chǔ)等進(jìn)行具體分析、比較,選擇恰當(dāng)?shù)姆诸悩?biāo)準(zhǔn)。

(二)傳統(tǒng)分類

傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目,存在一級、二級、三級、四級或更多層級,檔案流水號小,在紙質(zhì)版目錄中查找信息快。有時,為體現(xiàn)檔案的保管期限,還在分類號中增加永久和長期的代碼,此種分類可以在檔案分類號(檔號)中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量,以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。

(三)大流水分類

在信息化條件下,可以充分借助計算機信息技術(shù),對檔案分類予以簡化,只分一級類目即文書檔案、建設(shè)項目檔案等,或分到二級類目后不再往下細(xì)分。這種分類以計算機軟硬件技術(shù)為基本平臺,流水號明顯偏大,檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息??梢酝ㄟ^歸檔年份檢索出當(dāng)年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄,從而快速查看年度收檔情況,也可通過多條件檢索,找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息,完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關(guān)信息。

二、大流水分類的實踐及優(yōu)點

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標(biāo)準(zhǔn),但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大,在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件,應(yīng)用已達(dá)10年,館藏突破了10萬卷(件),并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收,檔案大流水分類由此得到了國家權(quán)威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案,大流水分類方案有下列優(yōu)點。

(一)可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來,僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作;同時,可快速檢索,為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設(shè)備試壓記錄的原件(包括實體及程序)就是在網(wǎng)絡(luò)管理平臺中產(chǎn)生,并未走紙質(zhì)版審批流程,這既能保證檔案的全面、及時、高質(zhì)量地應(yīng)歸盡歸,又能幫助技術(shù)人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息,并且在其管理范圍擴大時,也可以在一級類目內(nèi)查找到所需信息,不會在檔案檢索時產(chǎn)生跨類檢索的麻煩。

(二)可用較小的庫房面積,保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的,與其相適應(yīng)的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下,要求檔案室在建設(shè)之初就要預(yù)留足夠的空間,投資較大。隨著檔案的積累,檔案庫房會出現(xiàn)空間不足的問題,檔案人員即使不停地通過倒架來調(diào)整預(yù)留空間,也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作,最大限度地利用檔案空間,同時也滿足多部門同時歸檔,或同部門歸檔多個裝置的技術(shù)檔案的要求,保證隨時可完成歸檔工作。

(三)可應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用提供了條件,而中油檔案管理軟件的應(yīng)用,又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用,使中油檔案管理水平整體大幅提高,經(jīng)過幾年的運行,在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現(xiàn)得非常明顯,特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報表及分類檢查目錄,并打印出相關(guān)企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的,為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應(yīng)對措施

(一)影響檔案的連續(xù)性,破壞檔案的內(nèi)在聯(lián)系

檔案按事件收集或按項目歸檔,有一定的內(nèi)在連續(xù)性,而大流水分類盡管做到了隨時歸檔,但卻分類不細(xì),導(dǎo)致檔案的連續(xù)性較差,破壞了部分檔案的內(nèi)存聯(lián)系。

(二)檔案檢索對計算機的依賴較大

使用計算機管理系統(tǒng)與大流水分類后,檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用,如果有朝一日網(wǎng)絡(luò)故障,則將無法正常工作。

(三)對管理環(huán)境要求較高

第4篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

1 新時期__(集團(tuán))公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化

近年來,隨著企業(yè)改制進(jìn)程的不斷深化,企業(yè)發(fā)展步伐的加快,特別是為落實省委、省政府關(guān)于煤炭資源整合和實施煤炭企業(yè)大集團(tuán)戰(zhàn)略指示精神,__煤業(yè)(集團(tuán))公司依靠煤炭資源優(yōu)勢,引進(jìn)國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。__四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團(tuán)合資成立__中泰礦業(yè)有限公司;與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項目意向書;出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、__興鶴發(fā)電有限責(zé)任公司2×600mw火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業(yè),加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責(zé)任公司,共同建設(shè)__煤電十一礦;整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作,對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義,企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)也逐漸形成了多元化格局。

2 企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響

2.1煤炭資源整合,需要對資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更,需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設(shè)資料,如何管理好這些檔案資料,是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。

2.2引進(jìn)外資及對外投資合作建設(shè)新項目,企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局,帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求,成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。

面對新形勢,我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點解決。

2.2.1 煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要,__集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員,對整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù),對礦井進(jìn)行改擴建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患(瓦斯、煤塵、頂板、水、火),決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以,整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面,即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起,就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項工作,設(shè)立檔案室,配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案資料的收集整理。這樣,才能保證資料的齊全完整,科學(xué)規(guī)范,為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎(chǔ),為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

2.2.2 外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題

第5篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

一、強化對文秘工作的認(rèn)識

文秘工作是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)的,輔助于文件、會議、辦事,為其做好參謀,處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作,又不同于業(yè)務(wù)部門的工作,同社會改造活動一樣,文秘工作具有特定的規(guī)范性,主要有本文由收集整理以下幾方面:

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者,為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中,文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息,提供方案,做好決策前準(zhǔn)備工作等;需要及時抓住市場信息,如客戶來電話咨詢項目的設(shè)計或客戶前來咨詢規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題,及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答;需要做出積極的反應(yīng),抓住商機,為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動,很少能按照自己的意圖安排工作,常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真,有了文件取送處理文件,來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù),這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋,想辦法,凡事超前儲備經(jīng)驗,進(jìn)行預(yù)測,有多種準(zhǔn)備和處理方案,就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性,服務(wù)性是由從屬性決定的,這是文秘工作的重要特點。

二、強化檔案管理職能作用的發(fā)揮

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行,極為關(guān)鍵。

首先,文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要,文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料,這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱,然后催辦、歸檔,會直接影響整個企業(yè)的工作效率;能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神;為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息,使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高,有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益??梢哉f,文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理都在起著不可估量的作用。因此,以基礎(chǔ)檔案管理為起點,規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次,搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強,全面性、可選性擴增,是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此,建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求,也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、認(rèn)真履行文檔職責(zé),優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)文明建設(shè)

第6篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

[關(guān)鍵詞]產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM);檔案管理;系統(tǒng)集成 

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中圖分類號]TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2016)10-0-02 

近年來,隨著企業(yè)信息化的快速發(fā)展,數(shù)字化設(shè)計技術(shù)在產(chǎn)品研發(fā)中得到了廣泛應(yīng)用。在數(shù)字化設(shè)計和管理的過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù),加強電子數(shù)據(jù)的管理和利用已成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢。鑒于此,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足工作需要,企業(yè)迫切需要一種全新的管理模式,來管理產(chǎn)品研制中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)和電子文件。 

1 現(xiàn)狀分析 

1.1 PDM系統(tǒng) 

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM)以軟件為基礎(chǔ),是用來管理與產(chǎn)品相關(guān)的所有信息(包括零組件信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、設(shè)計文件、權(quán)限信息等)和與產(chǎn)品相關(guān)的所有過程信息(包括過程定義和管理)的技術(shù)。企業(yè)PDM系統(tǒng)采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺,隨著系統(tǒng)應(yīng)用推進(jìn),與產(chǎn)品設(shè)計、工藝相關(guān)的全部電子數(shù)據(jù)均已納入PDM系統(tǒng)進(jìn)行了管理,如外購件、自制件、設(shè)計圖紙、電路板原理圖、工藝規(guī)程等數(shù)據(jù)。 

1.2 檔案管理系統(tǒng) 

檔案管理系統(tǒng)是應(yīng)用信息技術(shù),通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統(tǒng)計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統(tǒng)。企業(yè)目前的檔案管理系統(tǒng)使用的是金航數(shù)碼公司開發(fā)的蘭檔案管理軟件,歷經(jīng)多年系統(tǒng)建設(shè)和完善,不斷滿足企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的需要。 

1.3 電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀 

在實施PDM系統(tǒng)后,產(chǎn)品研制過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)。以往紙質(zhì)文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述,而電子數(shù)據(jù)的屬性信息還包括了大量的記錄該數(shù)據(jù)和其他實體間的關(guān)聯(lián)信息(如各數(shù)據(jù)之間的裝配關(guān)系、替代關(guān)系等)和過程信息(如數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到歸檔的整個過程中的信息)。這些信息使得檔案管理的內(nèi)容發(fā)生了巨大變化,對電子數(shù)據(jù)實施全過程管理就顯得越發(fā)重要。 

目前,企業(yè)電子數(shù)據(jù)歸檔管理過程中還存在如下問題。 

PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)軟件來自不同的供應(yīng)商,所使用的系統(tǒng)架構(gòu)和開發(fā)技術(shù)不同,使得兩個系統(tǒng)之間相對獨立,缺少統(tǒng)一的信息表達(dá)和交換格式,缺乏信息資源的共享和數(shù)據(jù)互通。 

檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)雖然來自PDM系統(tǒng),但由于系統(tǒng)間沒有集成,檔案人員需要將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件后在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行手工著錄,存在數(shù)據(jù)歸檔滯后于PDM系統(tǒng),同時需要文件信息的二次錄入,尤其是檔案人員在著錄產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)時需要人為判斷條目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為保證數(shù)據(jù)的唯一性和規(guī)范性需要花費大量時間和精力,影響了檔案人員的工作效率。 

由于產(chǎn)品研發(fā)已實現(xiàn)100%數(shù)字化,部分產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)由于無法轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件,尚未在檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)著錄和管理。同時,電子數(shù)據(jù)形成過程中的元數(shù)據(jù)也只留存在PDM系統(tǒng)中。 

綜上所述,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于數(shù)字化產(chǎn)品數(shù)據(jù)的歸檔管理,通過建立PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成實現(xiàn)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)在線自動歸檔已迫在眉睫。 

2 系統(tǒng)集成方案 

PDM系統(tǒng)和蘭臺檔案管理系統(tǒng)的集成是在不改變兩系統(tǒng)原有平臺技術(shù)架構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,是一個單向的數(shù)據(jù)流動過程,即只需要將PDM系統(tǒng)上的產(chǎn)生并通過審批流程歸檔的產(chǎn)品數(shù)據(jù)及其相關(guān)信息傳遞到蘭臺檔案管理系統(tǒng)中。PDM系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成采用中間庫方式傳輸歸檔數(shù)據(jù),具體過程如下。 

2.1 PDM系統(tǒng)內(nèi)部處理過程 

PDM系統(tǒng)根據(jù)集成需求,開發(fā)待歸檔數(shù)據(jù)處理程序,用于在數(shù)據(jù)歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進(jìn)行一系列操作和業(yè)務(wù)處理,比如:設(shè)定并選擇歸檔時機、根據(jù)待歸檔數(shù)據(jù)獲取對應(yīng)的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數(shù)據(jù)模板、進(jìn)行數(shù)據(jù)推送等。 

2.2 接口中間表的維護(hù)、和運行 

接口中間表主要是在數(shù)據(jù)歸檔過程(即數(shù)據(jù)從PDM系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的過程)中發(fā)揮作用。該中間表主要在檔案管理系統(tǒng)方數(shù)據(jù)庫中建立、和維護(hù)。檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建供PDM系統(tǒng)訪問中間表的用戶(如pdmuser),PDM系統(tǒng)中使用該用戶進(jìn)行中間表的操作,檔案管理系統(tǒng)只對該用戶分配對檔案數(shù)據(jù)庫中中間表的SELECT、INSERT權(quán)限。PDM系統(tǒng)只能讀寫約定的中間表數(shù)據(jù),不能訪問檔案系統(tǒng)中其他數(shù)據(jù)表。 

2.3 檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部處理過程 

檔案管理系統(tǒng)根據(jù)集成需求,開發(fā)數(shù)據(jù)歸檔處理模塊,用于數(shù)據(jù)推送到中間表后在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔以及歸檔后所進(jìn)行一系列操作和業(yè)務(wù)處理,如設(shè)定字段對應(yīng)、PDM已歸檔數(shù)據(jù)的歸檔處理、執(zhí)行分發(fā)流程等。 

3 系統(tǒng)集成實現(xiàn) 

根據(jù)本文所提出的PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)集成方案,PDM系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)的歸檔流程設(shè)計如圖1所示。 

對Teamcenter的服務(wù)器端進(jìn)行開發(fā),在PDM系統(tǒng)中數(shù)據(jù)審批流程的檔案節(jié)點增加集成接口的handle,實現(xiàn)PDM系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)傳遞處理。通過對ITK函數(shù)的調(diào)用,獲取待歸檔數(shù)據(jù)的審簽信息和電子文件形成中間文件后,PDM系統(tǒng)調(diào)用中間表中的“全文服務(wù)器配置信息表”,獲取到檔案服務(wù)器FTP的連接參數(shù),將電子文件放到檔案服務(wù)器的臨時目錄中,該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。 

PDM系統(tǒng)采用SOA JAVA開發(fā)技術(shù)調(diào)用Teamcenter函數(shù)將待歸檔的數(shù)據(jù)條目信息寫入到中間表的技術(shù)資料主表(pdm_main),關(guān)聯(lián)關(guān)系表(pdm_relation),分發(fā)路線表(pdm_route),全文信息表(pdm_document)中。 

檔案主管在檔案管理系統(tǒng)中查看中間表中的數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)遷移到檔案系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號的各個節(jié)點下,并將條目對應(yīng)的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中,整個事務(wù)執(zhí)行成功后,更新中間表中的接收時間,設(shè)置接收標(biāo)記accepttag為“已接收”。 

4 結(jié) 語 

在對PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上,本文針對企業(yè)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)歸檔過程,提出PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成方案,確保電子數(shù)據(jù)歸檔的及時性、準(zhǔn)確性和完整性,優(yōu)化產(chǎn)品檔案工作流程,提高檔案工作效率,促進(jìn)企業(yè)信息化的發(fā)展。 

主要參考文獻(xiàn) 

[1]龐士宗,肖平陽,唐加福.產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM)[M].北京:機械工業(yè)出版社,2001. 

第7篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步,但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠,這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng),缺乏強力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐,即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng),但沒能根據(jù)檔案管理工作的實際情況及時完善,也會降低企業(yè)檔案管理的工作效率,制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。

二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略

1.轉(zhuǎn)變觀念,提高企業(yè)對檔案管理的重視度

企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理,將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點內(nèi),充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育,各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用,要與時俱進(jìn),利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入,加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),完善管理設(shè)備,建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時,檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì),加強與其他工作人員的交流和溝通,吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗,增強自身的工作責(zé)任感。

2.制度保障,建立健全的企業(yè)檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量,促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時,要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī),確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求,達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),做到有法可依。同時,企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求,通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討,進(jìn)行全面的討論后,起草初步的檔案管理制度。需要注意的是,制定好的檔案管理制度采用試行的方式,在某部門先試用,發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對性的更改,以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。

3.電子化發(fā)展,重視電子文件管理

網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展,促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新,檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變,即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉(zhuǎn)換為機器識別代碼型發(fā)展,機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比,電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上,修改形成后,即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中,技術(shù)人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享,弱化了檔案和文件的界限。同時,在企業(yè)的各項管理活動中,電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質(zhì)文件,電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用。利用計算機手段和輔助工具設(shè)計的電子圖紙,不僅易于存儲和查詢,還更加形象具體。此外,傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代,逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理,能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機規(guī)定的指令來隨機調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此,新形勢下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作,必須加強電子檔案和電子文件管理,實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結(jié)語

第8篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

1.1檔案工作運行機制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌

目前,不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo),認(rèn)為檔案工作不會給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益,看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作,而忽略了檔案館與檔案室及相關(guān)部門的作用,不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心,以二級單位檔案科(室)為重點,部門檔案資料網(wǎng)點補充的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。致使檔案管理混亂,機構(gòu)變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無著落,文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象嚴(yán)重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長遠(yuǎn)利益中所起的重要作用,企業(yè)檔案工作被忽視。

1.2檔案工作管理模式不適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展需要

隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入,集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大,而且子公司眾多,性質(zhì)各異、區(qū)域分散,比如:潞安集團(tuán)公司是以煤炭為主業(yè),同時始終把循環(huán)經(jīng)濟(jì)作為資源型企業(yè),發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團(tuán)。現(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)性企業(yè)內(nèi)部管理體制,企業(yè)集團(tuán)和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關(guān)系,已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關(guān)系,企業(yè)集團(tuán)原有的內(nèi)部行政管理關(guān)系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、基本職能、組織機構(gòu)、管理體制、經(jīng)營方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化,企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍,其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制,必然無法滿足企業(yè)個性化的要求,不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。

1.3檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)

檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程,不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干,沒有技術(shù)含量,抱著資料裝裝訂訂,存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高,檔案人員不僅要掌握檔案管理理論,還必須全面了解本企業(yè)各個職能部門工作性能,生產(chǎn)經(jīng)營特點及相關(guān)的土建、安裝、礦建等等工程技術(shù)方面的知識,有了較廣博的知識面,才能對多方位的工作應(yīng)對自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多,客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠,其素質(zhì)不能適應(yīng)煤炭企業(yè)檔案工作的需要。

2煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因

2.1沒有形成一套強有力的管理網(wǎng)絡(luò)核心

形式多樣、性質(zhì)各異的子、分公司存在,造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職,各自為天,特立獨行,沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)核心,不能準(zhǔn)確把握上級指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運行程序銜接不上,職責(zé)不明確。

2.2沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度

不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全,沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大,易造成檔案管理政策性失控。如:由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位,某些企業(yè)工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步,往往先開工后審批,導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整,造成檔案資料缺失;沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位,致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),分類混亂。不能確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有機聯(lián)系在一起。再如:沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位,大型設(shè)備不經(jīng)檔案人員參與驗收簽字,隨意開箱運行,造成檔案資料丟失。

2.3企業(yè)檔案管理人員兼職過多,且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識

不少單位往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位,而采取兼職的辦法,極易造成檔案分散保存。同時,檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備,必然導(dǎo)致檔案缺失。

2.4在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中,企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放;在破產(chǎn)清算過程中會計檔案頻繁借出,未辦理借出、收回手續(xù);企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走;職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等,都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

3決解問題的辦法

3.1建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理

規(guī)范全宗管理,統(tǒng)一全宗號。充分發(fā)揮檔案核心管理體系,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向,及時進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團(tuán)公司為例:1988年潞安集團(tuán)公司檔案館成立,為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務(wù)到哪里,集團(tuán)公司檔案館改進(jìn)工作思路,及時對公司所屬各單位進(jìn)行調(diào)查摸底,對符合構(gòu)成全宗三要素的單位,給予全宗號。并對有全宗號的單位進(jìn)行嚴(yán)格管理、規(guī)范,并下發(fā)“關(guān)于潞安集團(tuán)公司調(diào)整、變更檔案管理全宗號的通知”。構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)有機整體,便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理,有效地保護(hù)和利用檔案。

3.2健全檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制,堅持依法辦事

建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制,形成開展工作的有效運行機制,提供堅強組織保證,是做好檔案工作的根本前提。潞安集團(tuán)公司具體做法:以公司檔案館為龍頭,對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”,有目標(biāo)、有考核、有監(jiān)督。有目標(biāo):開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案,并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行,從而推動檔案工作開展;有考核:根據(jù)每年的工作目標(biāo),相應(yīng)制定考核辦法,進(jìn)一步推進(jìn)和完善了公司檔案工作以考核方式引導(dǎo)各立檔單位加強文件材料的歸檔工作,確保檔案安全保管,提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能,增強為集團(tuán)的服務(wù)意識。

3.3創(chuàng)新管理模式建立檔案協(xié)助方陣

為建立起“管理科學(xué)、服務(wù)高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào),門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式,實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化。潞安集團(tuán)是山西五大煤炭企業(yè)集團(tuán)之一,目前,已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū),規(guī)模增大,機構(gòu)層級增多,辦公地點分散,這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團(tuán)公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質(zhì)、職能、及地理位置,積極創(chuàng)新檔案管理模式。實施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個立檔單位根據(jù)地域,交通情況,劃分十二個方陣,每一方陣設(shè)有協(xié)作負(fù)責(zé)單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調(diào)研、經(jīng)過反復(fù)考慮,權(quán)衡管理水平、人員素質(zhì)之后,才被列入負(fù)責(zé)單位。采用這種管理模式,一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學(xué)習(xí)和聯(lián)系;另一方面又解決路途遙遠(yuǎn),不必要的人力、物力、財力浪費,可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式,能夠高效、快捷整體推進(jìn)公司檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展,提高檔案信息資源開發(fā)利用,推進(jìn)公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè),更好地為集團(tuán)公司服務(wù)。

3.4全面夯實檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ),確保檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道

由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡,各種性質(zhì)的子、分公司檔案管理水平參差不齊,存在太多漏洞,不少單位檔案工作得不到重視;檔案硬件設(shè)施跟不上,檔案沒有固定存放處;保管條件惡劣;檔案庫房亂堆亂放雜物等等,嚴(yán)重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ),確保檔案作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道非常必要的。以潞安集團(tuán)公司為例:該公司檔案館為全面推動集團(tuán)公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階,積極與所在省、市檔案局聯(lián)合,制定各項管理措施、下發(fā)各種針對性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度,開展評比、達(dá)標(biāo)活動。經(jīng)過不懈努力,不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫,并嚴(yán)格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時配備了相應(yīng)的專職檔案管理員,制定了相應(yīng)的檔案管理制度,建立了符合本單位實際情況的檔案分類標(biāo)準(zhǔn),大大夯實了檔案工作基礎(chǔ),為集團(tuán)公司全面推動檔案工作日趨走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化打下良好基礎(chǔ)。

3.5用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員,防止企業(yè)檔案流失

煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》,根據(jù)自己所管轄各立檔單位,有針對性地下發(fā)年報統(tǒng)計文件,及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向,從而及時掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況,并精心組織、安排對關(guān)閉破產(chǎn)單位開展檔案指導(dǎo)工作,督促這些單位夯實責(zé)任,加強檔案妥善保管,確保檔案萬無一失;就人員控制:各立檔單位形成與人事、勞資攜手,檔案不移交,不簽字,不允許調(diào)動制度。

3.6培訓(xùn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案人員,需建立靈活多樣培訓(xùn)機制,提高人員素質(zhì)

第9篇:企業(yè)檔案管理分類方案范文

關(guān)鍵詞:計算機;檔案管理;軟件設(shè)計;軟件應(yīng)用

在企業(yè)實際開展檔案管理工作的過程中,基于信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢逐漸凸顯出來。而如何結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目開展計算機檔案管理軟件的技術(shù)研究工作,就是目前各個企業(yè)的工作重點及難點所在。

1計算機檔案管理軟件的技術(shù)設(shè)計流程

想要應(yīng)用計算機檔案管理軟件開展新時期的企業(yè)檔案管理工作,就必須結(jié)合工作需求,明確軟件技術(shù)的設(shè)計要點,掌握技術(shù)的基本設(shè)計流程。

1.1功能設(shè)計工作

本文主要以航空發(fā)動機公司的信息檔案管理工作為例展開分析,在實際進(jìn)行計算機檔案管理軟件技術(shù)的研究工作時,首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)分析出計算機檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)具備的基本功能有哪些。一般來說,檔案管理工作涉及到對資源信息的收集和整理等基本工作,內(nèi)容相對較為復(fù)雜和繁瑣。因此,軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備自動分類的功能。其次,為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全,還要具備數(shù)據(jù)備份功能。同時,計算機檔案管理軟件的應(yīng)用優(yōu)勢就是可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上便捷完成信息的存儲、傳遞、修改等工作,降低員工的工作壓力。最后,在軟件技術(shù)的設(shè)計環(huán)節(jié)中,技術(shù)人員要重點關(guān)注于網(wǎng)絡(luò)連接的問題,科學(xué)合理的開展資源共享工作,保證檔案資源應(yīng)用價值的充分發(fā)揮。此外,還可以為系統(tǒng)設(shè)置打印功能,減少手工勞動的強度。

1.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)

計算機檔案管理軟件的設(shè)計工作應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計環(huán)節(jié)入手,設(shè)置資源存儲層,建立數(shù)據(jù)資源庫,按照不同檔案類型對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類設(shè)置,給資料查找工作提供便利。同時,應(yīng)當(dāng)從軟件操作界面的框架結(jié)構(gòu)建設(shè)工作入手,結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目類型和獨特的文化精神,進(jìn)行界面布局的優(yōu)化設(shè)置工作,提高軟件的美觀性和實用性。最后,是安全防范結(jié)構(gòu)的建設(shè)工作,通常技術(shù)人員會在網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入口以及登錄界面設(shè)置安全防御機制,降低系統(tǒng)受到安全風(fēng)險干擾的幾率。各個企業(yè)都應(yīng)當(dāng)充分意識到完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)工作的重要作用,并應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注于技術(shù)人員對軟件技術(shù)的應(yīng)用情況,確保計算機技術(shù)應(yīng)用價值的充分發(fā)揮。

2計算機檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用要點

在實際操作計算機設(shè)備完成電子檔案管理工作時,還有一些操作要點需要遵守,具體可以從以下幾個方面展開分析和研究。

2.1人員培訓(xùn)工作

雖然我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代,信息技術(shù)可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動存儲和分類,給員工的日常工作提供了極大的便利。但是,實際的計算機技術(shù)仍然需要由專業(yè)的工作人員來操作。因此,企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā),了解新時期企業(yè)自身的發(fā)展情況,明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進(jìn)的工作經(jīng)驗,并應(yīng)當(dāng)開展素質(zhì)教育工作,引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的工作行為。在這個環(huán)節(jié),企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識及能力,讓員工能夠不斷總結(jié)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢及不足,研究優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術(shù)的應(yīng)用效果,推動企業(yè)檔案管理工作的有序運行。

2.2管理機制建設(shè)

企業(yè)檔案當(dāng)中涉及到的信息數(shù)據(jù)有很多,包括企業(yè)的發(fā)展歷史,項目運行的數(shù)據(jù)信息,員工個人信息及客戶個人信息等等。這就要求企業(yè)明確哪些檔案可以進(jìn)行信息共享,哪些檔案屬于私密文件。然后在應(yīng)用計算機檔案管理軟件時,在內(nèi)部建立健全的監(jiān)管機制,從約束員工的工作行為入手,避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問題。針對這個問題,檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術(shù)手段在軟件平臺上為每位員工設(shè)置登錄賬號,以密碼登錄的方式核實登錄平臺的人員身份信息。再根據(jù)不同部門的工作職能需求,設(shè)置其可以查閱以及修改檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限。從而為檔案數(shù)據(jù)提供雙重保護(hù),降低安全隱患的發(fā)生幾率。同時,檔案管理工作的關(guān)鍵就在于對數(shù)據(jù)信息的開發(fā)利用,檔案管理人員可以利用計算機技術(shù)對整體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理和分類,根據(jù)時展情況和檔案的使用年限,對失效檔案進(jìn)行集中清理。最后,將同類項目的檔案數(shù)據(jù)整合起來,分析出項目流程設(shè)置工作存在的實際問題,并及時修改。以便于充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值,達(dá)到優(yōu)化工作內(nèi)容和形式,推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)健康發(fā)展的目的。

2.3相關(guān)注意事項

在應(yīng)用計算機檔案管理軟件的過程中,還有一些注意事項需要遵守。第一,新時期的檔案管理工作主要依靠信息技術(shù)手段來完成。因此,企業(yè)要想充分發(fā)揮出軟件的實際應(yīng)用效果,就需要做好前期準(zhǔn)備工作,完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這還涉及到資金成本的投入問題,企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排財務(wù)管理人員做好經(jīng)濟(jì)預(yù)算,提高資金的使用價值,避免出現(xiàn)資金浪費的問題。第二,設(shè)計計算機軟件進(jìn)行檔案管理的目的是為了提高傳統(tǒng)檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上,對檔案材料可以進(jìn)行目錄檢索,也可進(jìn)行文件內(nèi)容全文檢索;與打字機文件對接,可直接使用打字機的文件,減少文件材料手工錄入量。在這個環(huán)節(jié)中,技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)保證系統(tǒng)能夠?qū)崟r地反映檔案文件分發(fā)、借閱、利用、移交、銷毀、統(tǒng)計等情況,這是有效減輕員工工作壓力,提高計算機檔案管理軟件應(yīng)用效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié),需要各個企業(yè)引起高度重視。