數(shù)字化檔案精選(九篇)

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第1篇：數(shù)字化檔案范文

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢(shì)發(fā)展的需求

現(xiàn)在是信息化的時(shí)代，數(shù)字檔案機(jī)構(gòu)是數(shù)字化信息服務(wù)的重要組成部分，其一，檔案機(jī)構(gòu)是保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)，是最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就不能體現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案機(jī)構(gòu)提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化。目前，檔案機(jī)構(gòu)的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

3、社會(huì)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，希望查閱信息更為方便，這都迫使檔案機(jī)構(gòu)這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案機(jī)構(gòu)的館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)中的相關(guān)問(wèn)題

（一）電子載體的特點(diǎn)

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5―15年。電子文件載體容易受溫濕的影響。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。保存電子文件的理想溫度為16℃―20℃，相對(duì)濕度為40％±5％?；覊m會(huì)對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。因此在電子檔案的保管中還要注意防止灰塵侵害。外來(lái)磁場(chǎng)對(duì)電子文件的磁性載體是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。光線會(huì)使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基、帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

（二）電子檔案信息保護(hù)

對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對(duì)未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識(shí)讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時(shí)，這些標(biāo)志是不會(huì)被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時(shí)間印章法用來(lái)確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時(shí)在網(wǎng)上登記的時(shí)間是無(wú)法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。

了解了電子文檔的特點(diǎn)，才能更好地做好檔案數(shù)字化建設(shè)。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2、建立檔案機(jī)構(gòu)（館）網(wǎng)站，并聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

第2篇：數(shù)字化檔案范文

關(guān)鍵詞：音像檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化

音像檔案作為一種專門(mén)檔案，以其直觀、全面、生動(dòng)再現(xiàn)等特點(diǎn)，能夠全面記錄和生動(dòng)還原歷史的真實(shí)面貌，能夠有效補(bǔ)充檔案全宗的完整性，能夠豐富檔案全宗的存在形式，在檔案工作中發(fā)揮著獨(dú)特的、重要的作用。但同時(shí)也因受到自身特點(diǎn)、存儲(chǔ)載體和播放設(shè)備等因素的影響和限制，傳統(tǒng)音像檔案的保管和利用狀況并不樂(lè)觀。傳統(tǒng)音像檔案經(jīng)歷了蠟筒、膠木、鋼絲和磁帶等作為記錄載體，其中，以磁帶為介質(zhì)的傳統(tǒng)音像檔案數(shù)量最多也最為常見(jiàn)。這些傳統(tǒng)錄音（像）帶檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的存放和利用，磁介質(zhì)會(huì)發(fā)生退變、老化，信號(hào)逐步衰減，影像質(zhì)量越來(lái)越差，甚至無(wú)法正常播放。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的模擬音像系統(tǒng)和設(shè)備正逐漸淘汰，能夠正常使用的越來(lái)越少，存放在模擬音像帶上的珍貴音像資料將面臨永久丟失的危險(xiǎn)。

一、音像檔案數(shù)字化的作用和意義

針對(duì)傳統(tǒng)音像檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)音像檔案數(shù)字化，即利用信息技術(shù)將音像檔案原有的模擬聲音（視頻）信號(hào)轉(zhuǎn)換為可被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字音（視）頻文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。通過(guò)音像檔案數(shù)字化，不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字音（視）頻文件代替?zhèn)鹘y(tǒng)音像檔案提供利用，從而有效地保護(hù)音像檔案原件，而且數(shù)字音（視）頻文件的重放效果好，又不會(huì)造成損耗。此外，音像檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化，可以開(kāi)發(fā)出豐富的文化資源，供社會(huì)公眾廣泛消費(fèi)。因此，音像檔案數(shù)字化，不僅是有效解決傳統(tǒng)音像檔案面臨問(wèn)題的不二選擇，更是對(duì)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和歷史文化的有效傳承都具有重要意義。

二、我國(guó)音像檔案數(shù)字化發(fā)展相對(duì)滯后的原因

現(xiàn)實(shí)中，與紙質(zhì)檔案數(shù)字化開(kāi)展得如火如荼相比，我國(guó)音像檔案數(shù)字化發(fā)展則明顯滯后，只有少數(shù)檔案館和電臺(tái)、電視臺(tái)等開(kāi)展了音像檔案數(shù)字化，而更多的音像檔案還沉睡在檔案館（室）的庫(kù)房中。

那么是什么原因造成了我國(guó)音像檔案數(shù)字化發(fā)展緩慢呢？筆者認(rèn)為，主要有以下幾個(gè)方面：

首先是觀念問(wèn)題。由于音像檔案只是近一個(gè)世紀(jì)以來(lái)才逐漸出現(xiàn)的，它積累的數(shù)量與紙質(zhì)檔案相比是九牛一毛，在檔案工作中一直處于邊緣的位置。而許多檔案部門(mén)也就逐漸形成了“重紙質(zhì)檔案而輕其他專門(mén)檔案”的思想觀念，使得音像檔案長(zhǎng)期得不到重視，而音像檔案數(shù)字化也就自然地落下了。

其次就是缺乏標(biāo)準(zhǔn)。音像檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、全程控制，需要確定工作流程和環(huán)節(jié)，需要綜合選定各種技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)，必須要有專門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)才能順利地開(kāi)展。但我國(guó)目前仍沒(méi)有出臺(tái)關(guān)于音像檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的缺失嚴(yán)重制約了音像檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

再次是人才問(wèn)題。與紙質(zhì)檔案數(shù)字化相比，音像檔案數(shù)字化涉及的技術(shù)更復(fù)雜，對(duì)數(shù)字化加工、組織和管理人員的要求也比較高，而檔案部門(mén)在這方面的技術(shù)力量和人才儲(chǔ)備大都比較薄弱，從而加劇了開(kāi)展音像檔案數(shù)字化工作的難度。

最后是設(shè)備問(wèn)題。與紙質(zhì)檔案數(shù)字化相比，音像檔案的數(shù)字化和后期編輯利用都需要更多種類的播放、采集和編輯等設(shè)備，而這些設(shè)備要么是價(jià)格不菲，要么是已經(jīng)停產(chǎn)，市面上很難買(mǎi)到（如鋼絲錄音機(jī)），這也在一定程度上影響了音像檔案數(shù)字化的發(fā)展。

由此可見(jiàn)，造成音像檔案數(shù)字化發(fā)展滯后的原因是多方面的，這其中有些是檔案工作者們主觀造成的，有些則是客觀使然；有些是需要各級(jí)國(guó)家檔案部門(mén)共同推動(dòng)并且經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)期才能徹底解決的，有些則是每個(gè)檔案館（室）通過(guò)自身努力就能取得明顯成效的。

三、如何更好地開(kāi)展音像檔案數(shù)字化

我們應(yīng)該如何有效解決音像檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題，促進(jìn)音像檔案數(shù)字化工作的快速健康發(fā)展呢？筆者認(rèn)為，暫時(shí)拋開(kāi)那些我們不能左右的客觀因素不談，只要做好以下幾方面，就可以推動(dòng)音像檔案數(shù)字化工作順利開(kāi)展。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，積極創(chuàng)造有利于音像檔案數(shù)字化開(kāi)展的各種條件

要想發(fā)展音像檔案數(shù)字化工作，首先就要在思想上充分認(rèn)識(shí)音像檔案以及音像檔案數(shù)字化的重要作用和意義，要積極轉(zhuǎn)變過(guò)去“重紙質(zhì)檔案而輕專門(mén)檔案”的思想觀念，要用發(fā)展的眼光看待音像檔案在多媒體網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的強(qiáng)烈需求和美好未來(lái)，做到“思想上高度重視，資金上充足保障，人員上堅(jiān)決支持”，積極為音像檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造各種必要條件和有利條件。

（二）厘清音像檔案的種類和數(shù)量，選擇合適的組織生產(chǎn)方式

開(kāi)展音像檔案數(shù)字化其中一項(xiàng)很重要的內(nèi)容就是要選擇合適的組織生產(chǎn)方式。音像檔案數(shù)字化有自主生產(chǎn)和外包生產(chǎn)兩種基本組織生產(chǎn)方式。自主生產(chǎn)一般由本單位人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)以及日常生產(chǎn)的組織與管理，有關(guān)操作人員向社會(huì)招聘并進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。自主生產(chǎn)方式的管理成本較高，但方式靈活，可控性強(qiáng)。外包生產(chǎn)需要把音像檔案數(shù)字化作為一個(gè)項(xiàng)目公開(kāi)向社會(huì)招標(biāo)，選擇有一定資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)承包生產(chǎn)。外包生產(chǎn)方式在建設(shè)與管理上相對(duì)簡(jiǎn)單，但需要做好進(jìn)度控制、質(zhì)量驗(yàn)收和安全保障等工作。

各單位在開(kāi)展音像檔案數(shù)字化前應(yīng)厘清本單位音像檔案的種類和數(shù)量，并主要根據(jù)音像檔案種類和數(shù)量同時(shí)參考資金投入方式和進(jìn)度要求等因素綜合選定組織生產(chǎn)方式。一般來(lái)說(shuō)，音像檔案數(shù)量較少的單位可采取外包生產(chǎn)方式，可以有效減少本單位的人力和物力投入；而音像檔案數(shù)量較多的單位，可采用自主生產(chǎn)方式，可以有效確保音像檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全。

（三）統(tǒng)籌考慮，選好音像檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)

在音像檔案數(shù)字化過(guò)程中，一些關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)參數(shù)選定的合適與否直接決定著音像檔案數(shù)字化的質(zhì)量。因此，在選定關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)參數(shù)時(shí)，要統(tǒng)籌考慮，慎重選擇，既要著眼于未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和要求，又要立足于現(xiàn)實(shí)技術(shù)成熟度和兼容性；既要實(shí)現(xiàn)音像檔案的保真、生動(dòng)再現(xiàn)，又要便于網(wǎng)絡(luò)共享和廣泛利用。

1.音頻采樣頻率

音頻采樣頻率是指每秒鐘對(duì)聲音波形的采樣次數(shù)，是描述聲音頻率的解析度，同時(shí)它也是衡量音質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，采樣頻率越高，聲音失真越小，音質(zhì)就越好，聲音的還原就越真實(shí)、自然，但音頻數(shù)據(jù)量也就越大。常用的音頻采樣頻率有11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz和48kHz等。其中，11.025 kHz是電話和調(diào)幅廣播的聲音品質(zhì)，22.05 kHz只能達(dá)到調(diào)頻廣播的聲音品質(zhì)，44.1kHz是CD音質(zhì)（高保真立體聲）。由于人耳聽(tīng)覺(jué)的頻率上限為20kHz，根據(jù)奈魁斯特（NYQUIST）采樣定理，用44.1kHZ的采樣頻率進(jìn)行采樣，剛好可還原為略高于人耳聽(tīng)覺(jué)極限頻率的聲音，可以完全滿足錄音檔案數(shù)字化的需求。而48kHz采樣雖然更加精確一些，但人耳已經(jīng)分辨不出與44.1kHz采樣的差別了，而音頻數(shù)據(jù)量會(huì)隨之增大。因此，在開(kāi)展錄音檔案數(shù)字化時(shí)，建議音頻采樣頻率一般設(shè)置為44.1kHz就可以了。

2.視頻碼率

視頻碼率是指單位時(shí)間內(nèi)視頻數(shù)據(jù)的輸出量，是視頻編碼中畫(huà)面質(zhì)量控制中最重要的部分。一般情況下，視頻碼率和視頻質(zhì)量成正比，視頻碼率越大，視頻質(zhì)量就越高，視頻畫(huà)面越清晰，但當(dāng)視頻碼率超過(guò)一定數(shù)值后，對(duì)視頻畫(huà)面的質(zhì)量就沒(méi)有多大影響了。同時(shí)，視頻碼率也與視頻文件體積成正比，視頻碼率越大，視頻文件體積也就越大。因此，錄像檔案數(shù)字化時(shí)，不能一味為追求視頻質(zhì)量而肆意提高視頻碼率，而應(yīng)根據(jù)原錄像檔案的清晰度選定合適的視頻碼率，在保證能夠完美還原原始錄像檔案畫(huà)面的基礎(chǔ)上，又使數(shù)字化視頻文件的容量不會(huì)太大。一般地，標(biāo)清錄像檔案數(shù)字化時(shí)可選擇6M/S的碼率，數(shù)字化視頻與原錄像檔案畫(huà)面無(wú)明顯差別，一個(gè)小時(shí)大約需要2.5G的存儲(chǔ)空間；而高清錄像檔案數(shù)字化時(shí)可選擇12M/S的碼率，數(shù)字化視頻與原檔案畫(huà)面無(wú)明顯差別，一個(gè)小時(shí)大約需要10G的存儲(chǔ)空間。

3.視頻采樣格式

視頻采樣格式是指錄像檔案數(shù)字化時(shí)從原始圖像信息中獲取亮度信息和色彩信息的方式。常見(jiàn)的視頻采樣格式主要有YCbCr 4：4：4、YCbCr 4：2：2、YCbCr 4：1：1和YCbCr 4：2：0幾種，其中Y是亮度分量，Cb是藍(lán)度分量，而Cr是紅度分量。由于人眼對(duì)亮度比色度更敏感，因此在視頻采樣時(shí)，通過(guò)減少色度分量，可以有效降低視頻容量，但人眼卻不能明顯察覺(jué)到圖像質(zhì)量的變化。YCbCr 4：4：4，表示全像素點(diǎn)陣，三個(gè)分量的采樣率相同，畫(huà)面與原始畫(huà)面非常一致，但數(shù)據(jù)量巨大；YCbCr 4：2：2，表示每4個(gè)像素有4個(gè)亮度分量、2個(gè)Cb分量、2個(gè)Cr分量，畫(huà)面非常接近原始畫(huà)面，數(shù)據(jù)量較大；YCbCr 4：2：0，表示每4個(gè)像素有4個(gè)亮度分量、2個(gè)Cb（或Cr）色度分量，相鄰的掃描行存儲(chǔ)不同的色度分量，畫(huà)面接近原始畫(huà)面，數(shù)據(jù)量一般；YCbCr 4：1：1，表示每4個(gè)像素有4個(gè)亮度分量、1個(gè)Cb分量、1個(gè)Cr分量，畫(huà)面與原始畫(huà)面差別較大，數(shù)據(jù)量較小。為獲取較高的視頻質(zhì)量、滿足絕大多數(shù)利用需求的同時(shí)又能有效減少存儲(chǔ)容量，在錄像檔案數(shù)字化時(shí)，標(biāo)清錄像檔案建議選擇4：2：0的視頻采樣格式，高清錄像檔案建議選擇4：2：2的視頻采樣格式。

4.存儲(chǔ)格式

音像檔案通過(guò)數(shù)字化保存為不同格式數(shù)字化文件的容量相差很大，數(shù)字化檔案的品質(zhì)差別也非常大。而音像檔案數(shù)字化要實(shí)現(xiàn)充分地反映音像檔案內(nèi)容和便利的網(wǎng)上傳輸、利用，就非常有必要生成不同格式的數(shù)字化文件，從而滿足不同的需要：即在音像檔案數(shù)字化時(shí)，可以直接保存為低壓縮率格式的數(shù)字化文件，以充分地保存和再現(xiàn)原始音像檔案的全部特征；在此文件的基礎(chǔ)上，通過(guò)轉(zhuǎn)換程序，可以生成高壓縮率格式的數(shù)字化文件，以便于快速檢索和網(wǎng)上傳輸、利用。

（1）音頻文件格式

目前用于音頻數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的格式有很多，如WAV、MIDI、MP3、WMA等。其中，WAV是基于PCM編碼的一種波形存儲(chǔ)文件，被Windows平臺(tái)及眾多音頻軟件所廣泛支持，有極強(qiáng)的通用性。WAV文件的質(zhì)量很高，幾乎達(dá)到了CD音質(zhì)，可以精確地記錄和完美地還原聲音，是存檔用比較理想的格式；但WAV文件體積較大，一小時(shí)的16位、44.1KHZ、立體聲WAV文件大約要占600MB的空間，而若將其轉(zhuǎn)換MIDI、MP3、WMA等壓縮率較高的格式，則轉(zhuǎn)換后的文件僅為原WAV文件大小的十分之一甚至更小。因此，錄音檔案數(shù)字化產(chǎn)生的用于長(zhǎng)久保存的數(shù)字音頻文件，建議采用WAV格式存儲(chǔ)，而在此基礎(chǔ)上，可以將WAV文件轉(zhuǎn)換生成MIDI、MP3、WMA等格式，用于快速檢索和網(wǎng)上利用。

（2）視頻文件格式

用于存儲(chǔ)視頻數(shù)據(jù)的格式也很多，常見(jiàn)的有MPEG系列和RM、ASF、WMV等，有些適合于檔案存儲(chǔ)，有些適合于網(wǎng)絡(luò)在線播放。其中，MPEG系列標(biāo)準(zhǔn)有MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4等，分別適用于不同的應(yīng)用領(lǐng)域：MPEG-1是VCD的壓縮標(biāo)準(zhǔn)，它的視頻壓縮質(zhì)量?jī)H達(dá)到家用錄像機(jī)的品質(zhì)；MPEG-2編碼標(biāo)準(zhǔn)是DVD的核心技術(shù)，還應(yīng)用于廣播、衛(wèi)星電視、有線電視和HDTV高清電視；MPEG-4是視頻流媒體的壓縮標(biāo)準(zhǔn)，它的壓縮效率更高，可以在低帶寬網(wǎng)絡(luò)的情況下，保障連續(xù)的視頻數(shù)據(jù)播放，被VOD（視頻點(diǎn)播）所廣泛采用。其中，MPEG-2在設(shè)計(jì)之初就融入了存儲(chǔ)的理念，更加注重視頻數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，能夠完好地保存原始畫(huà)面，這正好契合錄像檔案數(shù)字化工作。由于MPEG-2的壓縮率較低，雖然能夠完美地保存和再現(xiàn)原始畫(huà)面，但存儲(chǔ)容量較大，不太適合網(wǎng)絡(luò)傳輸。用MPEG-2壓縮存儲(chǔ)10Mbps視頻碼率、720×576分辨率、384Kbps音頻碼率、立體聲這樣1小時(shí)的視頻畫(huà)面，約占用4GB的存儲(chǔ)空間。因此，建議錄像檔案數(shù)字化生成的數(shù)字視頻文件存儲(chǔ)為MPEG-2格式，用于錄像檔案數(shù)字化成果的長(zhǎng)期保存；而在提供檢索、預(yù)覽等網(wǎng)絡(luò)利用時(shí)，可以由MPEG-2轉(zhuǎn)換生成MPEG-4、RM、ASF、WMV等壓縮率較高、文件容量更小、適合網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)囊曨l流媒體格式。

第3篇：數(shù)字化檔案范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案　存儲(chǔ)設(shè)備　檔案管理　計(jì)算機(jī)　載體

認(rèn)清數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的差異性，有利于科學(xué)地開(kāi)展數(shù)字化檔案的管理工作。數(shù)字化檔案的管理除了需要開(kāi)展傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作外，還應(yīng)注重以下四項(xiàng)工作的開(kāi)展。一是介入電子文件的形成過(guò)程，使電子文件在設(shè)計(jì)、形成階段就體現(xiàn)出電子檔案管理功能；二是建立數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，各立檔單位應(yīng)歸檔的電子文件，可采用多種途徑進(jìn)入檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；三是實(shí)施數(shù)字化檔案長(zhǎng)期保存和有效可讀；四是做好數(shù)字化檔案的備份與恢復(fù)工作。紙質(zhì)檔案各管理環(huán)節(jié)絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數(shù)字化檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)都離不開(kāi)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備和管理信息系統(tǒng)，技術(shù)含量比較高。

一、數(shù)字化檔案管理概述

根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。在外國(guó)通常分為公共檔案和私人檔案。對(duì)不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國(guó)家所有的檔案，要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。屬于集體或個(gè)人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、　合法基礎(chǔ)上進(jìn)行，　檔案所有者可向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)、出售或寄存。

在數(shù)字化檔案的管理中，檔案信息的安全無(wú)疑是非常重要的。傳統(tǒng)檔案的保管工作著重強(qiáng)調(diào)的是如何使檔案載體延長(zhǎng)壽命，因?yàn)檩d體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，載體的保管和信息的保護(hù)同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術(shù)的問(wèn)題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術(shù)方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應(yīng)的政策法規(guī)。電子檔案的安全首先取決于電子環(huán)境的安全，主要從網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、應(yīng)用系統(tǒng)和病毒等方面實(shí)施安全部署。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，保障電子檔案安全的內(nèi)容主要包括四個(gè)方面：

（1）實(shí)體安全，是指保護(hù)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)、有害氣體和其他環(huán)境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。

（2）運(yùn)行安全，指為保障系統(tǒng)功能的安全實(shí)現(xiàn)提供一套安全措施（如風(fēng)險(xiǎn)分析、審計(jì)跟蹤、備份與恢復(fù)、應(yīng)急措施），建立系統(tǒng)的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲(chǔ)和訪問(wèn)過(guò)程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權(quán)泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識(shí)、控制和否認(rèn)，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有關(guān)的法律法令和規(guī)章制度以及安全管理手段，加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)和操作規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的數(shù)字化載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝和遷移等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

數(shù)字化檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在數(shù)字化檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及數(shù)字化檔案的特點(diǎn)等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數(shù)字化檔案的安全可靠，使數(shù)字化檔案能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

數(shù)字化檔案的管理思路已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)檔案的管理思路，其管理范圍已擴(kuò)展到電子文件的形成之初，電子信息的網(wǎng)絡(luò)化歸檔、數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、鑒定、開(kāi)放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個(gè)生命周期的全過(guò)程。其管理手段將是把嚴(yán)格的人工管理制度與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效地結(jié)合起來(lái)，形成聯(lián)系造成的、具有即時(shí)校驗(yàn)、碎石糾錯(cuò)和及時(shí)　反饋的網(wǎng)絡(luò)化高效工作模式。

數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數(shù)字化存儲(chǔ)手段，如光盤(pán)、磁盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)設(shè)備，并根據(jù)需要將模擬與數(shù)字的存儲(chǔ)方式合理地結(jié)合起來(lái)，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數(shù)字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機(jī)械模式，網(wǎng)絡(luò)化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。

數(shù)字化檔案的管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的發(fā)展、完善和擴(kuò)充。數(shù)字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式?！澳夸浫囊惑w化管理”是將數(shù)字化檔案分門(mén)別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過(guò)電子原文關(guān)聯(lián)掛接、存取訪問(wèn)的現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案目錄信息與檔案內(nèi)容信息的一體化管理。

這種方案的提出是一個(gè)逆向思維的形成過(guò)程，即立足于檔案利用者的需求，結(jié)合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對(duì)數(shù)字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數(shù)字化檔案形成的全過(guò)程。

檔案工作者要充分利用現(xiàn)代化的管理手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案的指導(dǎo)、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點(diǎn)投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過(guò)程中，將工作模式由“被動(dòng)接受”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)挑選”，將真正有價(jià)值的電子信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)需要的檔案資源。

數(shù)字化檔案的管理不同于傳統(tǒng)載體檔案的管理，但在實(shí)際當(dāng)中檔案館仍有實(shí)體備份。通常以檔案實(shí)體為對(duì)象，按照其形成特點(diǎn)和歷史聯(lián)系，逐級(jí)分為多種類別。包括三級(jí)分類層次：國(guó)家檔案全宗的分類。是對(duì)國(guó)家全部檔案進(jìn)行最高層次的分類，一般是按照檔案的歷史時(shí)期屬性、形成機(jī)關(guān)的級(jí)別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門(mén)屬性以及檔案制成材料屬性進(jìn)行劃分。此種分類是各級(jí)各類檔案館的設(shè)置以及國(guó)家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。

第4篇：數(shù)字化檔案范文

關(guān)鍵詞：測(cè)繪 檔案 數(shù)字化

中圖分類號(hào)：P2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化，即是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把紙質(zhì)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化的主要作用：（1）房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化后，通過(guò)計(jì)算機(jī)直接查詢，不需要調(diào)用原件，保護(hù)了檔案原件不受損害。（2）不再受單一調(diào)用及時(shí)間的限制，一份文件可以在任何時(shí)候同時(shí)提供給許多人調(diào)閱。（3）數(shù)字化副本異地保存，可以使房產(chǎn)測(cè)繪檔案資料避免天災(zāi)人禍的破壞，使永久性保存成為可能。

房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化的基本流程如圖1所示。

1 檔案整理

房產(chǎn)測(cè)繪檔案為專業(yè)性檔案，因此，需加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

（1）參照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等的要求，規(guī)范原房產(chǎn)測(cè)繪檔案中的存檔文件及排列順序。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

（2）拆除原檔案文件中的裝訂物，并保護(hù)檔案不受損害。同時(shí)對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

（3）制作并填寫(xiě)“房產(chǎn)測(cè)繪檔案卷內(nèi)文件目錄”，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。樣式如表1。

（4）恢復(fù)裝訂。掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

2 檔案掃描

2.1 確定掃描方式

根據(jù)房產(chǎn)測(cè)繪檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用A0號(hào)圖紙掃描儀，文件性資料可選用A3、A4掃描儀等）進(jìn)行掃描。

紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或過(guò)厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描的方式。

2.2 掃描登記

認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

3 圖像處理

通過(guò)采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，來(lái)提高圖像的質(zhì)量。通過(guò)校對(duì)系統(tǒng)對(duì)圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。在校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像時(shí)，應(yīng)及時(shí)處理，以保證圖像的質(zhì)量達(dá)到預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)。必要時(shí)可刪除不合格圖像，重新進(jìn)行掃描處理。

4 圖像存儲(chǔ)

4.1 確定存儲(chǔ)格式

一般采用JPEG格式對(duì)掃描的文件進(jìn)行存儲(chǔ)。在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量，從而減少在服務(wù)器上占用空間。

4.2 命名圖像文件

以原檔號(hào)名稱建立相應(yīng)的文件夾（如C01-026：C表示房產(chǎn)測(cè)繪檔案，01-026表示01號(hào)中第26號(hào)檔案），按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。所有的文件夾及文件夾內(nèi)頁(yè)碼都必須為唯一。

5 目錄建庫(kù)

5.1 建立房產(chǎn)測(cè)繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

建立房產(chǎn)測(cè)繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能：

數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)編輯、檢索查詢、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)輸出。

5.2 選擇數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

5.3 條目輸入

按照《檔案著錄規(guī)則》的要求將房產(chǎn)測(cè)繪檔案條目輸入目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

5.4 質(zhì)量檢查

采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)輸入的條目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按整檔要求進(jìn)行修改或重新輸入，以保證測(cè)繪檔案目錄條目符合規(guī)范要求。

6 數(shù)據(jù)掛接

6.1 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，建立掃描后的圖像文件的文件名及頁(yè)碼與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的掛接。

6.2 交接登記

認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

7 數(shù)據(jù)驗(yàn)收

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，抽檢的比率不得低于5%。一個(gè)完整的房產(chǎn)測(cè)繪檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。數(shù)字檔案驗(yàn)收注意：確保掃描前后檔案整理的一致性；掃描圖像與條目數(shù)據(jù)100%掛接；文件圖像格式為JPG格式；提交圖像經(jīng)過(guò)質(zhì)量技術(shù)處理，確保清晰。

8 數(shù)據(jù)備份

8.1 備份范圍

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

8.2 備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

8.3 數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

8.4 備份標(biāo)簽

數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

8.5 備份登記

第5篇：數(shù)字化檔案范文

1 房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的意義

房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是通過(guò)一些信息技術(shù)手段，比如計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體儲(chǔ)存技術(shù)等具有鮮明的信息化特征的先進(jìn)、科學(xué)、發(fā)達(dá)的技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)將各類不動(dòng)產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為明確的數(shù)字信息，并且講這些信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)里，借助網(wǎng)絡(luò)將全國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息統(tǒng)合起來(lái)，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，目標(biāo)就是要建立一個(gè)系統(tǒng)、前面、科學(xué)、完備、安全的不動(dòng)產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，供社會(huì)各界人士在國(guó)家機(jī)關(guān)的允許之下使用。這種方式極大方便了房產(chǎn)檔案的集中管理與高效傳輸，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字資源在全社會(huì)的共享。

2 實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)已經(jīng)成為了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的支柱性產(chǎn)業(yè)，房產(chǎn)交易數(shù)量自2002年以來(lái)一直保持在高位，同時(shí)還在不斷擴(kuò)大，同時(shí)房地產(chǎn)交易的方式也發(fā)生的重大改變，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形勢(shì)。不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時(shí)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記時(shí)可以采用數(shù)字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數(shù)字化的檔案，只需要建設(shè)完備的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備既可。完全不需要像傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案那般，需要保存大量的紙質(zhì)檔案，同時(shí)還要注意檔案的分類、整理、儲(chǔ)存，傳統(tǒng)的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數(shù)字化的檔案管理工作，只需要設(shè)置好管理邏輯，就可以自動(dòng)進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的分類、整理、儲(chǔ)存，檔案調(diào)取也極為方便。這些優(yōu)勢(shì)能夠不斷推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理水平提升，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，更好的為國(guó)家掌握詳實(shí)數(shù)據(jù)、為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展提供正確、科學(xué)的信息提供幫助，為我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展提供最專業(yè)、最規(guī)范、最方便的數(shù)據(jù)服務(wù)。

3 提高不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的有效策略

3.1 加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知

近年來(lái)，雖然不動(dòng)產(chǎn)檔案管理方式方法在不斷改進(jìn)和完善，但是進(jìn)度不快，效果并不是很明顯，一個(gè)很主要的原因就是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員以及各地地稅房地產(chǎn)管理部門(mén)沒(méi)有對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。很多的相關(guān)人員及部門(mén)，將不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理僅僅視為簡(jiǎn)單的文案處理工作，忽視了這項(xiàng)工作成果對(duì)于國(guó)家和房地產(chǎn)行業(yè)的重要作用。因此，在實(shí)際的管理實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)信息采集和分類工作抱有足夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使得信息收集過(guò)程形式化過(guò)重，嚴(yán)重破壞了信息的完整與準(zhǔn)確，從而降低了使用價(jià)值，也耽誤了工作時(shí)間，影響效率。

3.2 提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平

應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)的是，不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)早已超越了傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)范疇，而發(fā)展到了知識(shí)型技能型的工作。我國(guó)缺乏不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)專業(yè)人才，管理人員只要具有相當(dāng)?shù)募?jí)別才會(huì)有相應(yīng)的檔案管理專業(yè)的人員，其余人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的識(shí)別與培訓(xùn)，有的是其他人員富余的崗位補(bǔ)充過(guò)來(lái)的人員，這些人對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，也沒(méi)有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)及技能，無(wú)法有效開(kāi)展相關(guān)工作。

數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案，是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及到的工?N多、專業(yè)多，對(duì)于專業(yè)能力和技術(shù)能力有著很高的要求。數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的相關(guān)人才，必須要有全面系統(tǒng)的知識(shí)框架、強(qiáng)大的觀察能力與數(shù)據(jù)處理能力，同時(shí)還要有縝密的思維以及細(xì)致的工作作風(fēng)。管理部門(mén)必須要培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動(dòng)化辦公設(shè)備的應(yīng)用。相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專業(yè)的不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才，目的就是要培養(yǎng)一支專業(yè)、敬業(yè)、精業(yè)的團(tuán)隊(duì)。

3.3 其他措施

實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的目的在于科學(xué)、系統(tǒng)得管理房產(chǎn)檔案，方便數(shù)字檔案的調(diào)用、查閱以及相關(guān)部門(mén)與房地產(chǎn)企業(yè)及其他單位合法研究，為此就要保證檔案的完整、權(quán)威、科學(xué)與便利，為國(guó)家以及企業(yè)管理者制定決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。如果檔案管理過(guò)程因?yàn)楣芾聿簧疲瑢?dǎo)致檔案內(nèi)容缺少、信息記錄不完整、不規(guī)范，這一定會(huì)導(dǎo)致檔案信息的全面性、真實(shí)性和適用性大打折扣，進(jìn)而失去了數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的存在意義。想要快速有效實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，必須要不斷提高數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的工作能力與工作效率，相關(guān)機(jī)構(gòu)與單位應(yīng)當(dāng)從思想入手，深化人員不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理重要性的認(rèn)識(shí)，讓員工充分認(rèn)識(shí)到不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理對(duì)于我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理過(guò)程中，不斷加大人力與經(jīng)費(fèi)的投入，以最快速度消除不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理工作存在的弊端，推動(dòng)相關(guān)工作向著更好、更快、更完備的方向發(fā)展，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

第6篇：數(shù)字化檔案范文

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理的主要問(wèn)題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，我國(guó)制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理存在較多的問(wèn)題，加上目前的檔案流動(dòng)性比較大，因此檔案內(nèi)容和個(gè)人之見(jiàn)出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識(shí)檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項(xiàng)基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見(jiàn)失去了聯(lián)系，就會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價(jià)值自然就沒(méi)有了，因此檔案必須要和實(shí)際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開(kāi)始定期公示“長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過(guò)5年且被公示又無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門(mén)的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過(guò)一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過(guò)60萬(wàn)的“棄檔族”[3]。自從90年代以來(lái)，我國(guó)的新用工制度就讓流動(dòng)人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對(duì)檔案的管理也開(kāi)始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開(kāi)始產(chǎn)生了變化。加之，我國(guó)自九七年開(kāi)始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開(kāi)始與人事檔案脫鉤。

目前社會(huì)的流動(dòng)性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣檔案就會(huì)逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒(méi)有用的“死檔”，而檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于這些聯(lián)系不到本人，無(wú)法收取檔案費(fèi)用的部門(mén)也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門(mén)只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來(lái)越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價(jià)值的喪失，其實(shí)檔案在我國(guó)來(lái)說(shuō)，因?yàn)閲?guó)企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)個(gè)人的過(guò)往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會(huì)有問(wèn)題，增加了風(fēng)險(xiǎn)性，而且遺失后的補(bǔ)辦也是比價(jià)困難的，這是目前檔案管理比較常見(jiàn)的問(wèn)題。我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門(mén)對(duì)于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實(shí)際的情況卻并不樂(lè)觀，并沒(méi)有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問(wèn)題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開(kāi)展各類“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過(guò)進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢單位開(kāi)設(shè)證明。

（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國(guó)的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國(guó)的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會(huì)是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對(duì)檔案?jìng)€(gè)人進(jìn)行了解的一個(gè)窗口，實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值比較大。

第7篇：數(shù)字化檔案范文

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國(guó)電子政務(wù)經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過(guò)程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門(mén)高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門(mén)建設(shè)了局域網(wǎng)，超過(guò)90%的政府部門(mén)達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門(mén)已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中無(wú)紙化程度達(dá)到50%以上的部門(mén)占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無(wú)論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng)，在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，跨部門(mén)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過(guò)程時(shí)，正越來(lái)越廣泛地采用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級(jí)政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，通過(guò)信息交換平臺(tái)和政務(wù)門(mén)戶網(wǎng)站，各級(jí)各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過(guò)綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門(mén)戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計(jì)劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來(lái)的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問(wèn)題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國(guó)家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》，標(biāo)志著我國(guó)的信息化步入了以開(kāi)發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國(guó)信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國(guó)家層面來(lái)看，信息資源開(kāi)發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動(dòng)和諧社會(huì)發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會(huì)信息資源綜合開(kāi)發(fā)利用的局面，同時(shí)推動(dòng)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開(kāi)發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開(kāi)、重大基礎(chǔ)信息庫(kù)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會(huì)信息資源開(kāi)發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會(huì)保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí)，國(guó)家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場(chǎng)監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會(huì)化增值開(kāi)發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開(kāi)發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，積極開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開(kāi)發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來(lái)講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開(kāi)始，信息資源的開(kāi)發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識(shí)的過(guò)程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開(kāi)發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開(kāi)始，在整合的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問(wèn)題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動(dòng)的支撐平臺(tái)。對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，各類組織運(yùn)行平臺(tái)的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問(wèn)題，這些問(wèn)題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長(zhǎng)久保存和長(zhǎng)期可用問(wèn)題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無(wú)疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問(wèn)題有三個(gè)：一是電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫(xiě)方法和載體材料，都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問(wèn)題，這包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問(wèn)題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問(wèn)題，數(shù)字化信息的組織是通過(guò)編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過(guò)去紙張載體所沒(méi)有的。

歸納起來(lái)講，目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問(wèn)題，國(guó)內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國(guó)都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問(wèn)題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國(guó)家“數(shù)字化保管動(dòng)議”，通過(guò)建立文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長(zhǎng)久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）于1998年開(kāi)始，耗時(shí)6年時(shí)間對(duì)永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，如荷蘭2000年啟動(dòng)了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對(duì)政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評(píng)價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國(guó)，通常采用的方式是，檔案部門(mén)站在長(zhǎng)久保存的立場(chǎng)，通過(guò)歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問(wèn)題

在電子文件數(shù)量快速增長(zhǎng)的同時(shí)，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁(yè)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問(wèn)題的原因歸納起來(lái)有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無(wú)關(guān)。長(zhǎng)久以來(lái)，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔?duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定，判別文件對(duì)形成者的意義大小以及對(duì)社會(huì)的意義大小，在規(guī)定的時(shí)間階段，把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長(zhǎng)久留存社會(huì)記憶，保障社會(huì)發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會(huì)導(dǎo)致電子文件在檔案化過(guò)程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們?cè)谶M(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具，很多國(guó)家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問(wèn)題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動(dòng)之中，無(wú)法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對(duì)文本型電子文件的歸檔和收集，對(duì)非文本型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒(méi)有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫(kù)文件本來(lái)就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲(chǔ)狀態(tài)，沒(méi)有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲(chǔ)機(jī)制來(lái)建設(shè)的，從性質(zhì)上來(lái)講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過(guò)程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡(jiǎn)單拷貝、累加存儲(chǔ)的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問(wèn)題。

（3）網(wǎng)頁(yè)類型文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國(guó)的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國(guó)政府域名（）注冊(cè)量達(dá)到23752個(gè)，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè)，縣級(jí)以上門(mén)戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級(jí)、地級(jí)和縣級(jí)政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁(yè)文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問(wèn)題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過(guò)程的雙軌制越來(lái)越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對(duì)電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國(guó)家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對(duì)于具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對(duì)電子文件是否能夠長(zhǎng)久保存及長(zhǎng)期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過(guò)法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過(guò)法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來(lái)講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過(guò)程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒(méi)有解決電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)解決。

雙套制的另一種情形，是國(guó)內(nèi)的各級(jí)各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問(wèn)題，是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng)，可見(jiàn)它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無(wú)紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案，依賴于我國(guó)信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無(wú)紙化的全面管理制度，可能包括兩個(gè)層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對(duì)格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對(duì)機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來(lái)，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭(zhēng)論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會(huì)活動(dòng)的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會(huì)運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場(chǎng)爭(zhēng)論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動(dòng)的統(tǒng)一性和管理一致性問(wèn)題。“文件生命周期理論”強(qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動(dòng)階段有著不同的運(yùn)動(dòng)特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動(dòng)是一個(gè)整體，文件運(yùn)動(dòng)有著不同的功能軸，文件運(yùn)動(dòng)每一個(gè)時(shí)點(diǎn)，都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對(duì)文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國(guó)普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)與過(guò)程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說(shuō)“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識(shí)的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會(huì)發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來(lái)講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其結(jié)果不僅會(huì)削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無(wú)論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問(wèn)題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定，簡(jiǎn)單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫(kù)，其信息質(zhì)量根本無(wú)法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過(guò)程，也絕不能是簡(jiǎn)單的遷移過(guò)程。

作為我國(guó)的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國(guó)外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國(guó)的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無(wú)法長(zhǎng)久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國(guó)的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件的管理要素的控制，不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國(guó)很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無(wú)論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過(guò)程。否則，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無(wú)論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國(guó)信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

⑤archives.gov/。

第8篇：數(shù)字化檔案范文

關(guān)鍵詞:數(shù)字城市 檔案 數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,使我們加速了進(jìn)入數(shù)字時(shí)代,數(shù)字城市建設(shè)的實(shí)施將使城建檔案事業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)生了巨大變化?！皵?shù)字城市”數(shù)字化圖書(shū)館工程的啟動(dòng),已使我們真切地感受到數(shù)字時(shí)代強(qiáng)烈脈搏。作為城建檔案部門(mén),如何應(yīng)對(duì)數(shù)字時(shí)代的挑戰(zhàn),使檔案管理跟上時(shí)代的步伐,已是城建檔案館和城建檔案工作者,不得不面對(duì)的問(wèn)題,加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)已勢(shì)在必行。

一、“數(shù)字城市”的概念。

“數(shù)字城市”是對(duì)城市發(fā)展方向的一種描述,是指數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要滲透到城市生活的各個(gè)方面,這將是世紀(jì)之交最重要的技術(shù)革命。具體的講“數(shù)字城市”是指綜合運(yùn)用地理信息系統(tǒng)(GIS),全球定位系統(tǒng)(GPS),遙感(RS),多媒體及虛擬現(xiàn)實(shí)等現(xiàn)代化信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)城市地理、自然資源、生態(tài)環(huán)境、人口、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和城市設(shè)施、城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等信息的采集、更新和集成?！皵?shù)字城市”就是指在城市規(guī)劃、建設(shè)與管理以及城市生產(chǎn)與生活中,充分利用數(shù)字化信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將城市的各種數(shù)字化信息及各種信息資源加以整合并充分利用的一個(gè)技術(shù)系統(tǒng),它是一個(gè)立體的五維的空間信息管理平臺(tái)。發(fā)展“數(shù)字城市”是今后城市實(shí)現(xiàn)信息化并搶占數(shù)字地球制高點(diǎn)的重要方向?！皵?shù)字城市”主要有通信網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、軟件技術(shù)、數(shù)字信息及資源三部分組成?！皵?shù)字城市”的基礎(chǔ)平臺(tái)是一個(gè)開(kāi)放、分布式的基于Intcrnct網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的各類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、更新、查詢、處理、分析的軟件系統(tǒng)?！皵?shù)字城市”的數(shù)字信息及資源主要由空間數(shù)據(jù)、屬性數(shù)據(jù)、應(yīng)用模型系統(tǒng)等組成。其空間信息資源是支撐數(shù)字城市的重要基礎(chǔ)。是數(shù)字城市運(yùn)轉(zhuǎn)的能源,它主要包括各類多光譜、多時(shí)相、高分辨的城市遙感衛(wèi)星影像、航空影像,大比例尺電子地圖,有關(guān)城市人口、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、資源、環(huán)境、發(fā)展等與電子地圖相關(guān)的圖形、圖表和文本數(shù)據(jù)庫(kù),核心是有關(guān)城市土地利用、城市交通、各類建筑物等各種數(shù)據(jù)。“數(shù)字城市”實(shí)際上是一個(gè)實(shí)實(shí)在在的城市綜合管理和決策系統(tǒng)。

二、“數(shù)字城市”與城建檔案的數(shù)字化。

透視數(shù)字城市的定義,其涉及的有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面的信息是城建檔案接收的范圍。也就是說(shuō),城建檔案應(yīng)該成為數(shù)字城市重要的數(shù)據(jù)源。為適應(yīng)數(shù)字城市的需要,城建檔案應(yīng)加快數(shù)字化建設(shè),在“數(shù)字城市”工程啟動(dòng)時(shí),數(shù)字化的城建檔案將與建設(shè)系統(tǒng)的規(guī)劃、市政、園林、房地產(chǎn)等部門(mén)的專業(yè)信息構(gòu)建城建信息系統(tǒng),成為數(shù)字城市的有機(jī)組成部分。

數(shù)字檔案館實(shí)際上是一種虛擬檔案館,其信息資源是所有上網(wǎng)檔案管理部門(mén)的數(shù)字化檔案信息,因此數(shù)字檔案館的建立有賴于檔案館館藏的數(shù)字化,并將數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng)提供利用,數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字系統(tǒng),它把產(chǎn)生于不同部門(mén)以各種載體存在有關(guān)城市建設(shè)活動(dòng)中形成的信息資源以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存,以網(wǎng)絡(luò)化的方式相連接集中管理,并為城市建設(shè)活動(dòng)服務(wù),它是城市建設(shè)活動(dòng)的信息收集、整理、加工、貯存、利用、咨詢、交流和服務(wù)中心,城建檔案數(shù)字化,簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái),就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案文字、內(nèi)容、圖形、音像等進(jìn)行數(shù)字化整理的過(guò)程。它包括兩個(gè)方面,一方面是對(duì)收集檔案進(jìn)行主題詞等標(biāo)引項(xiàng)的錄入,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索,即機(jī)讀目錄;另一方面是對(duì)館藏檔案內(nèi)容分門(mén)別類進(jìn)行全文輸入,實(shí)現(xiàn)磁盤(pán)存儲(chǔ),即機(jī)讀檔案。

城建檔案工作,是建設(shè)“數(shù)字城市”的基礎(chǔ)工作。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)、和管理過(guò)程中直接形成的真實(shí)記錄,蘊(yùn)藏著豐富的信息資源,涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的各個(gè)部門(mén),內(nèi)容包括建筑物、城市道路橋梁、城市公用設(shè)施、城市地下管線、城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、地質(zhì)勘查、地形圖以及有關(guān)城市人口、社會(huì)、資源、環(huán)境等城市基礎(chǔ)資料,其載體形成有文字、圖紙、圖表、照片、遙感衛(wèi)星影像、航空影像、電視影像、電子磁盤(pán)、光盤(pán)等。因此城建檔案應(yīng)該是“數(shù)字城市”中海量數(shù)據(jù)采集的源泉和基地,應(yīng)當(dāng)成為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞等數(shù)字化信息服務(wù)的工作基地。“數(shù)字城市”所需的信息數(shù)據(jù)大部分不是原始的檔案資料,而是經(jīng)過(guò)編輯加工并且數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)信息。城建檔案工作也就應(yīng)當(dāng)作為以“數(shù)字城市”為目標(biāo)的信息化建設(shè)工程的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。

城市是人類活動(dòng)的中心,也是一個(gè)國(guó)家一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)文化政治中心,城市化是人類文明發(fā)展的必然趨勢(shì),實(shí)現(xiàn)城市信息化是一個(gè)城市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展綜合實(shí)力和文明程度的重要標(biāo)志,是中國(guó)融入全球化浪潮的首要和必要條件。"城市數(shù)字化”充分利用數(shù)字化及其相關(guān)的技術(shù)和手段,對(duì)城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等各方面進(jìn)行全方位的信息化處理和利用。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的知識(shí)結(jié)晶,城建檔案館是城市高速發(fā)展的產(chǎn)物,也是城市建設(shè)最大的信息服務(wù)基地。電子文件是現(xiàn)代數(shù)字化城市建設(shè)的必然產(chǎn)物,是我們城市建設(shè)檔案的新生代。被人們熟悉的傳統(tǒng)載體的檔案文件將被數(shù)碼世界所產(chǎn)生的新載體所取代,這將證明“數(shù)字城市”建設(shè)與城建檔案數(shù)字化工作有著密不可分的關(guān)系。

三、“數(shù)字城市”與城建檔案發(fā)展方向。

城市作為區(qū)域中心必將成為數(shù)字地球的焦點(diǎn),城建檔案館作為接收保管城建檔案提供信息資源為城市建設(shè)服務(wù)的基地。未來(lái)的數(shù)字城建檔案館無(wú)論在學(xué)科理論還是管理模式方面都是空白,但先期啟動(dòng)的數(shù)字圖書(shū)館工程或許可以給我們有益的啟示,數(shù)字圖書(shū)館是以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ),以數(shù)字化的各種信息為的底層,以電子商務(wù)為管理模式,以寬帶高速網(wǎng)絡(luò)為傳輸通道,將豐富多彩的多媒體信息傳遞、保護(hù)、利用等全過(guò)程。檔案館與圖書(shū)館相比,同樣是海量信息的保管基地,面向社會(huì)提供咨詢利用服務(wù),在制定學(xué)科理論和建立管理模式方面有一定的借鑒意義。但城建檔案畢竟是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過(guò)程中形成的原始記錄,具有憑證作用和密級(jí)等其他檔案屬性,檔案數(shù)字化要求最大限度地保護(hù)檔案的原貌,網(wǎng)上管理強(qiáng)調(diào)確保檔案安全,注意使用權(quán)限保護(hù)。另外,城建檔案與城市三產(chǎn)三業(yè)緊密相連,具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性強(qiáng),內(nèi)容精度要求高,檔案成套性的特點(diǎn)。在表現(xiàn)形式上,涉及各種工程文字資料、圖表、設(shè)計(jì)圖紙、地籍圖、管線圖、照片、錄像資料等。因此我們?cè)诮?shù)字檔案館發(fā)展數(shù)字檔案的時(shí)候,要考慮城建檔案的特點(diǎn)和數(shù)字城市的要求,適應(yīng)“數(shù)字城市”建設(shè)需要,城建檔案工作必須拓寬思路,提高素質(zhì),不斷適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息化飛速發(fā)展的需要。在提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平的基礎(chǔ)上,努力向“數(shù)字檔案館”建設(shè)邁進(jìn)。實(shí)現(xiàn)這一宏偉目標(biāo),必須認(rèn)真做好以下工作:

1.以城建檔案館為基礎(chǔ)開(kāi)展建設(shè)信息化工作,做好本城市的基礎(chǔ)地理信息、數(shù)字化建設(shè)工作,抓緊大規(guī)模的數(shù)字化信息資源建設(shè),“城市數(shù)字化”為我們描繪了一個(gè)體系完善、功能健全、組織有序的數(shù)字信息體系藍(lán)圖,而城市數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜工程,不可能一蹴而就,不是靠簡(jiǎn)單的大規(guī)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)產(chǎn)品的堆積就能實(shí)現(xiàn)的,數(shù)字化信息資源不足,以及信息資源配置不當(dāng),同樣會(huì)使耗費(fèi)巨資建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)造成浪費(fèi)。如有些城市的城建檔案館雖然已進(jìn)了先進(jìn)的GIS系統(tǒng),但目前仍基本上停留在城建檔案資料的目錄管理上,著錄的檔案內(nèi)容信息基本上以檢索利用為主,還不能進(jìn)行內(nèi)容信息自動(dòng)分析研究、數(shù)據(jù)采集,還不能實(shí)現(xiàn)城建檔案資料的信息化管理。有些館已開(kāi)始進(jìn)行一些數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化工作,但目前還未與“數(shù)字城市”建設(shè)工程真正聯(lián)系起來(lái)。關(guān)鍵是缺乏信息開(kāi)發(fā)的專業(yè)人員、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員、數(shù)字化處理人員?，F(xiàn)有的工作人員大多數(shù)有實(shí)際工作能力,缺乏理論水平。特別是縣級(jí)城建檔案館的工作人員水平低,缺乏數(shù)字城市建設(shè)管理知識(shí),整體素質(zhì)不能適應(yīng)社會(huì)信息化飛速發(fā)展的需要。

2.擴(kuò)大城建檔案接收、收集范圍,特別要有目標(biāo)地、有重點(diǎn)的收集與“數(shù)字城市”建設(shè)有關(guān)的檔案資料。注意分析研究城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作者利用需求以及“數(shù)字城市”建設(shè)工程數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容需要,有重點(diǎn)的收集與“數(shù)字城市”建設(shè)工程有關(guān)的檔案資料,如建設(shè)用地管理、建設(shè)工程規(guī)劃管理、房地產(chǎn)拆遷管理等方面的檔案;工程勘測(cè)檔案注重城市地圖、數(shù)字化地形圖、城市建設(shè)工程測(cè)量圖、地下管線圖等。工程建設(shè)檔案主要有建設(shè)項(xiàng)目前期形成的文件、圖表、施工文件、竣工文件以及照片、錄像等,對(duì)這些檔案資料要進(jìn)行定性分析研究。

第9篇：數(shù)字化檔案范文

（一）全面考慮各種實(shí)施要素

明確目標(biāo)后，應(yīng)確定各種實(shí)施要素，即數(shù)字化檔案信息的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目，如全文信息化項(xiàng)目、局域網(wǎng)數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目、廣域網(wǎng)信息服務(wù)項(xiàng)目等等。各種實(shí)施要素需采用不同的評(píng)估方法，可借用某些指標(biāo)性體系。

（二）保障系統(tǒng)的建立

構(gòu)建保障系統(tǒng)也是為了保障數(shù)字化檔案信息管理的順利實(shí)施，保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化檔案信息管理體制、運(yùn)行及保障機(jī)制。即檔案信息的數(shù)字化建設(shè)及實(shí)施需要各項(xiàng)規(guī)章制度、組織、機(jī)構(gòu)、人力、財(cái)力及物力的支持，更無(wú)法脫離保障系統(tǒng)。

二、加快立法，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力

（一）加快立法

我國(guó)已經(jīng)頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報(bào)、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內(nèi)容形式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)我國(guó)數(shù)字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關(guān)《政府信息公開(kāi)條例》也對(duì)破壞政府信息的違法分子進(jìn)行了刑事及行政責(zé)任的規(guī)定。就某種意義而言，偽造電子檔案數(shù)字簽名的后果，和破壞印章、文件所應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任相同。如今，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢(shì)，除采用技術(shù)、方法來(lái)保障其完整性與可靠性以外，還應(yīng)加快立法，明確其法律地位。

（二）加強(qiáng)監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力

為了確保數(shù)字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少國(guó)家紛紛制定標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)控及管理程序，以進(jìn)一步明確數(shù)字化檔案信息的重要性。在完善的監(jiān)控程序及高效的管理體系下，想要確保數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性并非一件難事，但是，應(yīng)當(dāng)注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應(yīng)當(dāng)著重強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是電子檔案數(shù)字化進(jìn)程中的著作權(quán)及數(shù)字化權(quán)等問(wèn)題。目前，不少法律案件均涉及到數(shù)字化權(quán)問(wèn)題，為保障著作權(quán)者的合法權(quán)益，在檔案信息的數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案來(lái)源進(jìn)行鑒別，看其是否受到《著作權(quán)法》的保護(hù)，若在《著作權(quán)法》的保護(hù)范圍內(nèi)，應(yīng)全面考慮檔案信息數(shù)字化權(quán)問(wèn)題。若不受《著作權(quán)法》保護(hù)，則無(wú)需考慮這些問(wèn)題。同時(shí)，還應(yīng)確認(rèn)檔案信息的所有權(quán)，數(shù)字化檔案信息仍屬?gòu)?fù)制行為，必須同著作權(quán)人積極協(xié)商，給予其足夠的報(bào)酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數(shù)據(jù)庫(kù)中。

三、引入新型安全技術(shù)，保障數(shù)字化檔案信息的安全性