檔案電子化的重要性精選(九篇)

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第1篇：檔案電子化的重要性范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理

中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎，以紙質(zhì)或機讀形式為對象，對檔案文獻應用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已被我們廣泛應用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態(tài)。本著對科學、對歷史、對社會高度負責的態(tài)度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應用計算機，使現(xiàn)代化設備不能充分發(fā)揮其作用。

二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應二次文獻信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費較多，這可避免由于編研經(jīng)費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當長的時期內(nèi)，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費用于檔案信息編研工作，這需要相關(guān)領導和管理部門認識到投入充足經(jīng)費的關(guān)鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應的信息成果，在相關(guān)管理部門和領導中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務范圍，檔案部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作

完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實際工作中，應根據(jù)保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發(fā)展，配制相應的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網(wǎng)絡上，它的歸檔屬于無紙形式，應在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進行并高質(zhì)量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸?shù)确椒?。由于電子檔案在工程建設、生產(chǎn)部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質(zhì)檔案復雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現(xiàn)象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機構(gòu)、保管期限等分類方法對內(nèi)部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統(tǒng)一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統(tǒng)一規(guī)范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應按照檔案管理要求，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內(nèi)文件，提高利用效率。

外來文件應以一定的設備，掃描成影像后進入局域網(wǎng)絡，在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，經(jīng)過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫中。在其權(quán)限范圍內(nèi)，可以通過各網(wǎng)絡終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時，檔案部門應集中完成。為便于計算機查找盤內(nèi)文件，設定的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和命題應統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案盤內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。

4電子檔案的保護

除了對電子檔案的環(huán)境要求外，應采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。

4.1加強病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

4.2把握存儲介質(zhì)（主要是光盤、硬盤）質(zhì)量關(guān)

質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命，而低質(zhì)量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應數(shù)據(jù)。目前市場所售存儲介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊，選購盤時要認真把好質(zhì)量關(guān)。

4.3定期檢測和拷貝

對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數(shù)量應在10%以上。

4.4規(guī)范保管條件

在理想的溫濕度環(huán)境中，光盤或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標準的讀寫狀態(tài)。

4.5掌握信息修復技術(shù)

信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復技術(shù)、保持電子信息長期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復技術(shù)等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質(zhì)檔案，在當日檔案當日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質(zhì)檔案完全一致，對于不能在網(wǎng)上處理的檔案，相關(guān)部門或人員應在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負責提供給辦公網(wǎng)絡中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高工作的簡易性和穩(wěn)定性。在這個高度信息化的時代，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網(wǎng)絡資源化建設，充分利用電子科學技術(shù)的優(yōu)越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]趙弋戈.信息時代的檔案電子化管理初探[J].北京檔案，2010（10）：34-35.

[2]王巖松.信息時代檔案電子化管理芻議[J].中國管理信息化，2015，18（13）：204-205.

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第2篇：檔案電子化的重要性范文

【摘要】檔案管理部門應不斷加強電子化基礎建設，加強對檔案管理人員的培訓工作，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高工作效率的同時，還應做好檔案信息的安全保密工作。

關(guān)鍵詞 檔案信息；電子管理；問題；研究

全球信息化和知識經(jīng)濟時代的到來，要求我國檔案管理工作能夠順應時代潮流，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，由傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化方向發(fā)展。近年來，我國檔案信息化建設已經(jīng)取得較大成績，已經(jīng)建設了較為完備的基礎設施，開發(fā)了一定規(guī)模的檔案信息資源，但檔案管理模式仍存在一定的弊端，無法滿足信息化時代的需求，是當前亟待解決的主要問題。

一、檔案信息電子化管理中存在的主要問題

（一）檔案管理軟件系統(tǒng)兼容性差。檔案管理各部門由于部門之間職能的不同，選擇計算機型號、規(guī)格及相應的軟件也各具特色，各自開發(fā)使用的管理軟件無法實現(xiàn)互用。如適用于文件檢索的軟件系統(tǒng)，無法完成檔案信息管理任務，當兩項任務需要同時完成時，工作人員不得不啟動兩種系統(tǒng)，分別完成以上任務。系統(tǒng)之間的不兼容性，減慢了信息編輯成果的輸出速度，制約了信息化技術(shù)在檔案管理中應用的廣度和深度。

（二）檔案信息的標準化和規(guī)范化較差。檔案信息電子化管理需要標準、規(guī)范的檔案信息，這是實現(xiàn)檔案信息電子化管理的基礎。我國眾多檔案館中普遍存在案卷質(zhì)量不達標、檔案著錄細則各異、系統(tǒng)軟件移植性不高的弊端，這就使得檔案信息電子化管理僅局限于某一專業(yè)或某一館領域內(nèi)，無法大范圍推廣使用。檔案信息電子化管理工作的開展，需要對檔案信息進行標準化、規(guī)范化整理。

（三）檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要進一步完善。我國當前的機讀目錄檔案系統(tǒng)，未達到數(shù)據(jù)交換的水平。檔案系統(tǒng)在信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設方面表現(xiàn)為各行其是，其規(guī)范性、可開發(fā)性、服務功能、可共享性仍需要進一步完善，否則無法適應檔案信息電子化管理的要求，阻礙檔案管理部門電子化建設的進程。

（四）檔案電子化技術(shù)存在的不足。檔案電子化管理的實現(xiàn)需要以計算機硬件及相關(guān)軟件為基礎。硬件設備配置方面，應根據(jù)不同應用配置不同性能的硬件系統(tǒng)。例如，單機版系統(tǒng)需要計算機配置較高，而網(wǎng)絡版則可配置性能較低硬件，而將重點放在服務器、交換機和網(wǎng)線方面的配置。軟件配置方面，不僅需要熟悉計算機軟件的人才，還需要一批專業(yè)的軟件研發(fā)人才，以便能通過對檔案工作的調(diào)研，開發(fā)出具有實用性、科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、簡潔化、通用化的系統(tǒng)管理軟件，滿足檔案電子化管理的需求。

（五）檔案信息管理人員綜合素質(zhì)不高。檔案信息電子化管理需要管理人員具有較高的知識水平和技術(shù)水平，其中包括檔案信息管理知識、計算機操作技能、檔案信息系統(tǒng)軟件操作技能等，總之，檔案信息處理復合型人才的培養(yǎng)是實現(xiàn)檔案信息電子化管理的關(guān)鍵。當前檔案管理人員知識水平不高，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，在先進的電子化辦公系統(tǒng)面前無所適從，極大地影響了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

二、檔案信息電子化管理對策

檔案管理工作具有極高的技術(shù)性和極強的保密性，這一點已經(jīng)為廣大檔案管理部門及相關(guān)管理人員所認可。為了達到上述兩點要求，應在現(xiàn)有基礎上對檔案信息管理進行完善和升級，利用先進的信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。

（一）做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息具有重要的歷史價值和參考價值，檔案信息電子化管理面臨的主要問題是檔案信息的安全性和保密性。一方面，檔案管理部門應對紙質(zhì)檔案文件進行安全、妥善的保管，在電子檔案被損害或丟失的情況下，可利用紙質(zhì)文件對電子檔案進行及時修補；另一方面，電子檔案共享空間應有嚴格規(guī)劃和限制。現(xiàn)代化信息技術(shù)提供資源共享的同時，也給信息安全帶來了挑戰(zhàn)。為避免黑客的技術(shù)攻擊，應根據(jù)檔案保密程度進行等級劃分，對于絕密文件應在本部門或局部范圍內(nèi)實現(xiàn)公開和流通；而對于可公開檔案信息，則可選擇性地到互聯(lián)網(wǎng)。

（二）提高檔案信息電子化管理技術(shù)。檔案信息電子化技術(shù)發(fā)展不成熟，是當前廣大檔案管理部門及相關(guān)使用部門所面臨的主要問題。提高電子化管理技術(shù)應從硬件、軟件兩方面著手建設：硬件方面，應在檔案管理部門及相關(guān)部門配備性能良好、功能可靠的計算機硬件設備，為檔案信息電子化管理的實現(xiàn)提供物質(zhì)保障；軟件方面，應加大規(guī)范、科學、實用、可兼容的信息管理系統(tǒng)軟件，推動檔案信息電子化管理的進程。

（三）加強檔案管理人員的培訓工作。首先，檔案管理部門應通過培訓，讓檔案管理人員充分認識到現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案信息管理中的優(yōu)勢，并對該技術(shù)的不足有客觀了解，督促管理人員不斷學習新的管理技術(shù)和操作技能；另一方面，管理人員在對電子化管理系統(tǒng)具有公正、客觀的了解后，應積極學習新技術(shù)和新的管理理念，同時要提高自身的安全意識和保密意識，防止不法分子利用信息技術(shù)竊取機密文件。

參考文獻：

[1] 趙弋戈. 信息時代的檔案電子化管理初探[J]. 北京檔案，2010(10):34~35.

第3篇：檔案電子化的重要性范文

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；問題；對策

檔案信息電子化主要是指應用計算機對檔案進行材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發(fā)的過程都是在電腦上進行，電子檔案便于修改、復制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復存在，并且電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區(qū)分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠的。檔案信息的電子化管理是牽一發(fā)而動全身，檔案管理工作是信息化的推進，是知識與技術(shù)的進步，使得檔案管理工作的技術(shù)含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發(fā)展積極采取措施適應技術(shù)的更新。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存

電子化檔案管理的工作都是在計算機上進行，檔案文件的修改、復制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯(lián)網(wǎng)即可，一個郵件的發(fā)送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境和場地面積的高要求。

1.2 檔案信息電子化實現(xiàn)信息利用共享性

電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是利用計算機以文件的形式展現(xiàn)為任何使用者，實現(xiàn)了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。

1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本

目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網(wǎng)絡對檔案工作進行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設備以及技術(shù)條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應用，新技術(shù)也在逐漸的被應用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財力等的浪費，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高檔案信息的時效性

信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個比較慢的細活，再從文件資料形成開發(fā)二次文獻信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻開發(fā)好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應用價值。電子化檔案，管理人員只需利用計算機利用機讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻，提高檔案信息的時效性。

1.5 降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件使用的出版經(jīng)費成本

傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費，國家撥給檔案部門的經(jīng)費又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費。

1.6 提升檔案部門的自身價值

檔案信息電子化可實現(xiàn)多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價值。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統(tǒng)一，造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 檔案信息資源共享的要求達不到

我國目前還沒有開發(fā)出一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡的建設形式不統(tǒng)一，層次不同，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務性和共享性較差，達不到檔案信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規(guī)范化的工作有待提高

檔案信息電子化工作開展的前提是規(guī)范化和標準化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，僅僅著眼于某個單位或某個企業(yè)，并不能全面實施、進行標準化的工作，制約了檔案工作電子化的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高

實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前大多檔案部門缺乏高技術(shù)的人才，專業(yè)的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術(shù)賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現(xiàn)代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府要加大支持力度

政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務性和共享性，提高檔案管理工作的標準化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題

做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 提高檔案標準化、規(guī)范化水平

檔案標準化、規(guī)范化，是推進檔案信息電子化的重要前提和基礎；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進檔案工作的標準化、規(guī)范化，二者是相輔相成，互相促進的。要不斷加強電子檔案的硬件和軟件建設，不斷規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴格的管理標準，確保信息的準確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。

3.5 人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

我國檔案人員要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

4 結(jié)束語

總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢，當前我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破階段，如何把繁重的任務和推進現(xiàn)代化進程結(jié)合起來，是值得我們認真思考的問題.各級檔案業(yè)務、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協(xié)同作戰(zhàn)，認真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統(tǒng)建設的階段目標、技術(shù)路線、標準規(guī)范和可實施方案，為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化貢獻力量。

參考文獻

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第4篇：檔案電子化的重要性范文

關(guān)鍵詞：電子化建設 血站檔案 管理路徑

一、血站電子化檔案信息建設中標準化檔案管理的應用

血站檔案是統(tǒng)計獻血情況、制定獻血計劃的可靠依據(jù)。通過對檔案資料的統(tǒng)計分析，及時了解采血量及獻血者分布等客觀情況，及時準確的為采供血工作決策者制定下一步的采供血工作計劃，加強采供血工作的科學管理提供重要依據(jù)，為臨床輸血、篩查、醫(yī)學統(tǒng)計等血液研究奠定堅實的基礎。血站檔案管理有利于無償獻血制度的推廣，自1998年《中華人民共和國獻血法》實施以來，各地為鼓勵和調(diào)動社會公眾積極參與無償獻血，均制定了有關(guān)獻血者免費用血的政策。青海省制定的免費用血政策為：自獻血當日起，獻血者本人五年內(nèi)可享受獻血量的三倍量免費用血，五年至終生為等量用血；獻血者直系親屬憑借有效關(guān)系等證明五年內(nèi)可享受等量免費用血。獻血檔案是對獻血者獻血日期、獻血量及參加獻血單位的直接資料，是實施上述政策基本依據(jù)，是保證無償獻血工作順利開展的堅實基礎。規(guī)范化檔案管理是衡量采供血管理工作水平的重要標準之一。血站電子化檔案信息建設可以有效為管理者提供預測、決策、分析等重要的原始依據(jù)，為臨床輸血、篩查、醫(yī)學統(tǒng)計等提供有價值的資料，尤其對公共衛(wèi)生等領域有非常重要的意義。檔案的收集是否齊全完整，管理是否有章可循，歸檔是否科學有序已成為衡量采供血規(guī)范化管理的重要標準之一。血站檔案管理是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責任的法律依據(jù)。1998年《中華人民共和國獻血法》頒布實施，標志著我國無償獻血事業(yè)走上法制化軌道，隨著法律訴訟中舉證倒置的實施，以及輸血醫(yī)療糾紛案件的增多，采供血業(yè)務檔案必將成為分辨各方責任的重要依據(jù)。采供血的記錄，是在采供血操作過程中產(chǎn)生的真實原始記載，既可反映獻血者個人情況及其所獻血液的全部信息，又可提供每袋血液的經(jīng)檢測證實為安全及保存、制備過程符合相關(guān)質(zhì)量要求的證明，從采集到臨床使用過程的記錄，所以在涉及采供血活動的醫(yī)療糾紛中，采供血業(yè)務工作記錄就是證實自己嚴格依法執(zhí)業(yè)，為采供血業(yè)務工作提供無過錯的證據(jù)。另外，當緊急用血時，通過查詢血站業(yè)務檔案可迅速找到血源信息，保證在最短時間內(nèi)向臨床用血單位提供優(yōu)質(zhì)服務，從而贏得寶貴的搶救時間。還可通過查閱獻血者的原始資料，對其進行獻血后的跟蹤服務和后續(xù)回訪護理，保證獻血者一旦出現(xiàn)偶發(fā)的延遲獻血反應時血站工作人員能迅速獲取獻血者的詳細資料，并給予及時、正確以及全面的護理服務，從而保證獻血者的安全。同時，當血液庫存量偏低或偏型時，可根據(jù)獻血者留下的信息實施有效的招募工作。

二、血站電子化檔案信息建設現(xiàn)狀調(diào)查

本文作者根據(jù)青海省血液中心檔案管理的特點，自制了涵蓋檔案基礎建設、檔案管理人員素質(zhì)、專題培訓、檔案相關(guān)管理制度及目前對檔案的開發(fā)利用等方面內(nèi)容的調(diào)查表，通過在對基層血站進行督導檢查時的實地走訪調(diào)查及和血站負責人的溝通了解，收集了青海省血液中心和青海省八個基層血站（海東血站、海西血站、海北血站、海南血站、黃南血站、格爾木血站、果洛血站及玉樹血站）檔案管理的現(xiàn)狀。

（一）基礎建設

目前，青海省血液中心及下屬八個基層血站均設有專設的檔案室，一般都在一個科室設立；省血液中心為綜合檔案室，檔案包括業(yè)務檔案、行政檔案、財務檔案及基建檔案等，下屬血站以業(yè)務檔案室為主，業(yè)務、行政、財務等檔案均未建立或相關(guān)科室負責保管；省血液中心為檔案室配備了計算機、檔案裝訂儀器等設備。

（二）檔案管理人員及專題培訓

省血液中心及八個血站的檔案管理員均由血站工作人員兼職，截止目前，還沒有引進檔案專業(yè)人員負責檔案的管理工作；44%的檔案管理人員參加過檔案管理的相應培訓，基層血站人員主要參加本州縣檔案局專題培訓，由于條件限制，一般只參加過一次，甚至部分血站檔案管理人員未能參加專業(yè)培訓，省血液中心通過“外送培養(yǎng)”的方式，目前有高級、中級及初級檔案館員各一名，并且，省血液中心每年會組織全體職工進行1―2次檔案管理的專題培訓。

（三）制度建設

經(jīng)調(diào)查，青海省包括血液中心在內(nèi)的九個血站78%建立了檔案管理相應制度，如檔案交接制度、檔案查閱制度、檔案借閱制度、檔案復制制度及檔案保密制度等，其中省血液中心將檔案管理作為專題寫入中心質(zhì)量體系文件，中心所有檔案事宜均需遵照質(zhì)量體系文件進行管理。包括省血液中心在內(nèi)的九個血站，33%的檔案管理人員熟知檔案管理制度，在交接制度執(zhí)行的過程中，嚴格遵照“為中心質(zhì)量負責”的原則，進行嚴格審核，對于達不到檔案管理要求的檔案退回相關(guān)科室，進行進一步整改，高標準、嚴要求對待中心檔案管理工作，67%的血站檔案管理人員統(tǒng)一在檔案室對檔案進行集中保管，并未進行嚴格的審核。

（四）檔案的電子化進程及開發(fā)利用

目前，包括省血液中心在內(nèi)的九個血站，78%的血站只保存紙質(zhì)檔案，22%的在保存紙質(zhì)檔案的基礎上，進行了電子版檔案的保存，但由于電子信息技術(shù)未能達到先進水平，電子檔案的保存僅為部分科室，并不能做到所有檔案均進行電子版?zhèn)浞荨?/p>

三、血站電子化檔案信息建設滯后性原因分析

由于全國血站建立時間較醫(yī)院晚，加之青海省血站成立時間較全國更晚，因此，青海省血站還處于摸索發(fā)展階段，各項業(yè)務正在逐步開展，檔案的管理起步相對更晚，因此發(fā)展突出了起點低、發(fā)展緩慢的特點。由于編制的限制，各血站普遍存在人員緊張的現(xiàn)象，因此各血站都缺乏檔案專業(yè)技術(shù)人才，目前檔案管理人員均由血站工作人員兼職，工作人員重視專業(yè)操作，忽視記錄的及時完整，對記錄具有的法律效力缺乏認識，對自己在采供血業(yè)務工作中應該承擔的責任和未履行職責所面臨的處罰認識不清，缺乏規(guī)范記錄和自我保護意識，同時，由血站組織的檔案專題培訓較少，檔案管理人員并沒有更多的機會加強檔案專業(yè)知識的提升和能力的建設，因此也阻礙了檔案規(guī)范化管理的進程。歸檔管理制度及體系不健全。多數(shù)血站的記錄檔案由業(yè)務或者行政人員兼管，由于缺乏檔案管理的專業(yè)知識，所以在歸檔時很難準確的整理立卷，影響記錄的完整性、準確性。血站業(yè)務工作的特殊性決定了血站工作記錄的獨特性，由于國家行政尚無統(tǒng)一的規(guī)范標準，使血站對記錄的范圍、書寫、質(zhì)控、收集整理、歸檔等工作很難做到電子化建設的規(guī)范化和標準化。青海省由于其地域因素及經(jīng)濟發(fā)展因素影響，普遍發(fā)展落后于全國其他地區(qū)。計算機電子化發(fā)展水平很大程度上受整體發(fā)展水平影響，并不先進，這一定程度上造成血站電子化檔案信息建設的滯后性。

四、加強血站電子化檔案信息建設的對策與建議

一是加強檔案的統(tǒng)一集中管理。檔案的集中統(tǒng)一管理是維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全的有力保障，是充分發(fā)揮檔案整體效益的根本保證，是擴大檔案利用幅面，實現(xiàn)檔案信息有效利用和資源共享的有效途徑。

二是強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在工作實踐中加強對兼職檔案員的培訓，定期進行業(yè)務指導和監(jiān)督，組織學習檔案管理工作的基本知識和要求，掌握業(yè)務檔案的收集、整理、歸檔的集體操作程序和步驟，使檔案人員的業(yè)務素質(zhì)得到提高。加強檔案宣傳工作的力度。檔案管理工作者應通過典型事例宣傳等形式，大力宣傳原始檔案在法律上的證據(jù)意義和檔案管理工作的必要性，提高血站工作人員對檔案價值的充分認識，自覺參與檔案管理工作，從而促進血站整體檔案管理意識的形成和提高。

三是加強質(zhì)量意識教育，規(guī)范書寫要求。加強質(zhì)量意識教育，把獻血資料書寫的規(guī)范化要求作為血站的大事來抓，讓職工明確獻血資料不僅是獻血信息查詢，血液質(zhì)量追溯和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的依據(jù)，而且可能面臨的輸血糾紛中擔負著舉證倒置的責任，從而提到自我保護意識的高度來認識。

四是建立健全檔案管理制度。檔案管理制度是開展檔案工作的行為準則和依據(jù)。檔案部門應建立健全符合本部門實際并與之相適應的管理制度，對檔案的歸檔流程、時限和各部門的職責，應予以明確，從而確保從檔案立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都做到有章可循、有案可查，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

五是建立檔案工作管理網(wǎng)絡。建立有效的血站檔案管理網(wǎng)絡，成立檔案管理領導小組，制定一系列管理制度和措施；強調(diào)業(yè)務檔案管理在采供血工作中的重要性，對各部門、各科室提出明確的要求，形成人人重視，齊抓共管，保證了業(yè)務檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。兩套資料同步收集，加快軟件電子進程。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，充分發(fā)揮計算機在管理中的作用，并開發(fā)與引進先進的計算機管理軟件。同時對獻血資料實行“兩套制度”管理，即軟件資料備份與紙質(zhì)資料立卷歸檔同步進行，嚴格按衛(wèi)生部《血站基本標準》及科技檔案的管理要求執(zhí)行，既方便查閱，又便于長期保存?zhèn)洳椤?/p>

六是增強服務意識，做好檔案的開發(fā)利用工作，提高檔案工作效益。檔案管理工作的最終目的在于檔案信息資源的開發(fā)利用。只有將檔案信息提供給各方面利用時，才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起到的作用，從而更進一步地了解檔案真正的價值所在，增強利用者的檔案意識，這就要求：首先要增強服務意識，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變。其次要制定服務措施，提高服務功能，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務。

五、結(jié)語

血站電子化檔案管理的先進程度反映出血站綜合管理水平的高低，同時也影響著檔案的開發(fā)利用、科研研究的水平，因此，血站檔案的規(guī)范化管理對血站的長足發(fā)展有著深遠的影響，加快青海省血站檔案規(guī)范化管理迫在眉睫。采供血檔案的規(guī)范化管理，對于采供血工作機構(gòu)在涉血醫(yī)療糾紛中有著重要的證據(jù)意義，在提高采供血工作質(zhì)量和社會效益、促進采供血工作的可持續(xù)發(fā)展中起著不可估量的作用。加強采供血檔案的規(guī)范化管理不僅是時展的需要，更是檔案管理人員的職責所在。

參考文獻：

[1]豐玲莉. 檔案管理在采供血工作中的應用[J].實用醫(yī)技雜志 2007.9

[2]劉曉.淺談血站業(yè)務檔案管理的重要性及措施[J].實用醫(yī)技雜志2007.3

第5篇：檔案電子化的重要性范文

關(guān)鍵詞：居民健康檔案 社區(qū)衛(wèi)生服務 現(xiàn)狀 完善

當前，隨著國家對醫(yī)療衛(wèi)生工作的高度重視，我國逐步形成了以預防、保健、醫(yī)療、康復、健康教育及計劃生育技術(shù)為指導的“六位一體”的社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生服務網(wǎng)絡體系。社區(qū)衛(wèi)生服務是為了解決群眾看病難、看病貴問題，是為群眾提供廉價、便捷的醫(yī)療保健服務的。社區(qū)衛(wèi)生服務中心承擔著醫(yī)療診治、疾病控制、健康教育等多項業(yè)務活動，在日常工作中會產(chǎn)生大量的檔案資料，其中居民健康檔案就是其中重要的一項。社區(qū)居民健康檔案是記錄社區(qū)、家庭、居民個人健康信息的系統(tǒng)化材料，記載了居民個人從出生到死亡整個生命過程的身體健康水平，涵蓋了各種與健康相關(guān)的因素，為社區(qū)衛(wèi)生工作人員提供了系統(tǒng)、完整的與健康相關(guān)的數(shù)據(jù)，為居民滿足自身需要和健康管理提供了多渠道的動態(tài)信息資源收集方式。

居民健康檔案是我國醫(yī)學教育和研究的基礎，通過居民健康檔案所記載的內(nèi)容，醫(yī)生及醫(yī)學教育人員可以了解社區(qū)主要人群主要健康問題的流行病學特征，從而進行相關(guān)的教學研究。居民健康檔案也是社區(qū)衛(wèi)生服務動態(tài)管理的工具，更是我國社區(qū)衛(wèi)生服務的依據(jù)，社區(qū)衛(wèi)生服務中心工作人員可以通過居民健康檔案篩選高危人群，開展疾病管理，采取針對性的預防措施打下基礎。由此可以看出，居民健康檔案管理在我國社區(qū)衛(wèi)生服務中心工作中占有重要的地位，這使得我們不得不加強對社區(qū)居民健康檔案管理工作重視起來、不得不加強完善社區(qū)居民健康檔案管理工作，要想更好的完善，我們當然就要先從該項工作目前所存在的一些問題來分析和探討，那么目前該項工作到底存在哪些問題呢？我個人認為有以下幾點：

第一，存在居民提供虛假信息的問題。居民健康檔案是社區(qū)服務人員篩選高危人群，開展疾病管理采取針對性預防措施的基礎，根據(jù)健康檔案，社區(qū)衛(wèi)生服務站會根據(jù)不同的病情，定期對病人進行回訪，但在回訪過程中就發(fā)現(xiàn)了有的居民填寫的是假電話、假名字。大部分居民之所以提供虛假信息，是因為在我國信息泄露嚴重，大部分居民害怕泄露個人“隱私”，特別是身份證號、聯(lián)系方式等重要信息，以免遭受陌生人的打擾。另外，當醫(yī)生根據(jù)現(xiàn)有的基本健康資料，對重點人群進行隨訪時，即使對隨訪提前進行了預約，但仍會被拒之門外，甚至有些居民不配合拒絕隨訪，搬走的亦為通知工作人員，新搬來的除了有需要的就更不會想到主動去社區(qū)衛(wèi)生服務中心進行登記。這種隨訪工作難的問題就造成了工作人員難以隨時掌握居民的健康動態(tài)信息。

第二，在網(wǎng)絡飛速發(fā)展、電子化興起的時代，居民健康檔案管理的方法卻沒有得到及時的創(chuàng)新、監(jiān)督機制也比較落后。由于長期工作在基層衛(wèi)生服務機構(gòu)人員的技術(shù)層次、教育層次較低以及年齡偏老化等原因，導致基層的健康檔案管理仍然是紙質(zhì)版本，電子化、數(shù)字化率較低。由于紙質(zhì)版本身容易被認為篡改的緣故，使得紙質(zhì)版的檔案資料保存不便且易出現(xiàn)泄漏個人隱私的問題。健康檔案管理涉及信息的搜集和系統(tǒng)化的管理，因此對檔案管理的方法要求要創(chuàng)新，要求工作人員對檔案的后期管理要及時。另外，很多工作人員不注重對健康檔案建立后的維護工作，也沒有制定切實可行的考核辦法和激勵機制，最終使健康檔案信息得不到到充分有效的利用。

第三，雖然健康檔案管理工作是社區(qū)衛(wèi)生服務工作的重要部分，但由于工作人員重視建檔而輕視管檔的觀念根深蒂固，因此大多情況下，健康檔案管理只是為了應付上級衛(wèi)生部門的檢查，使得健康檔案管理流于形式化。很多社區(qū)衛(wèi)生服務中心的工作人員對于健康檔案管理的作用和功能的重要性認識不足，并沒有從現(xiàn)實當中認識到健康檔案管理的重要性，從而造成了在工作中只注重建檔的數(shù)量，不注重檔案的質(zhì)量，只注重形式，而不注重內(nèi)涵。這種流于形式上的健康檔案資料無法保證健康檔案信息的完整性與協(xié)調(diào)性，不能滿足居民自身需要，也無法滿足健康管理的信息資源收集方式的多元化。長此以往下去， 檔案也就沒有了實質(zhì)的意義，給我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展帶來巨大的阻礙。

第四，健康檔案記錄了居民從出生到死亡整個生命過程的身體健康水平，涉及內(nèi)容廣、時間跨度長，是一個動態(tài)連續(xù)性的健康記錄， 需要及時更新和輸入新的信息，但在實際操作中，很多社區(qū)的居民健康檔案資料只顯示了最初建檔時錄入的居民個人的健康信息，對于后期新出現(xiàn)的信息的更新和代換并沒有錄入，造成居民健康檔案更新難度大，“死檔”問題嚴重。正如上文所說的，目前我國尚未建立一個高效、嚴格的電子化檔案信息管理系統(tǒng)，仍然是以紙質(zhì)版檔案為主，居民在前往不同的醫(yī)療單位就診時，檔案信息無法得到及時的更新。而且，部分居民即使換了新的疾病也不會主動到社區(qū)提供新的病歷資料更新健康檔案，給社區(qū)服務工作人員的工作帶來了阻礙，造成健康檔案的更新難問題。健康檔案動態(tài)性和連續(xù)性的缺失造成了很多居民的健康檔案信息內(nèi)容并不完整、不充分，使得健康檔案資料也就喪失了其本身的價值和作用。

發(fā)現(xiàn)問題就要及時、有效的予以解決，針對目前我國社區(qū)衛(wèi)生服務中心居民健康檔案管理工作所面臨的上述問題和挑戰(zhàn)，我認為可以從以下幾個方面來解決：

第一，針對居民健康檔案在建檔之初居民提供虛假信息的行為，我們要想解決，就必須清楚居民為什么要造假，經(jīng)過調(diào)查、總結(jié)工作經(jīng)驗等方式，我們發(fā)現(xiàn)居民造假無非就是為了防止個人隱私的泄漏。因此，要想解決居民提供虛假信息這一問題，讓居民如實提供個人信息就必須建立嚴格的健康檔案管理以防止出現(xiàn)信息泄漏。首先，要建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案，居民健康檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，確保居民健康檔案的安全。居民檔案要按編號順序擺放，指定專人保管。當然，如果是采用電子化檔案信息管理時，我們就要在技術(shù)上加強用戶權(quán)限和密碼管理設計，使所有操作和使用該檔案的人員在獲得認可后才能登陸。另外，為了保證居民的隱私，未經(jīng)準許居民健康檔案不得隨意查閱和外借，在病人轉(zhuǎn)診時，只寫轉(zhuǎn)診單，提供有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，只有在情況非常緊急、十分必要時，才能把原始的健康檔案轉(zhuǎn)交給會診的醫(yī)生。只有做到這幾點，才能取得居民的信任，讓居民主動把個人真實的信息提供給管理工作人員，只有當信息真實時才能實現(xiàn)建立居民健康檔案的最初目的。

第二，針對居民健康檔案管理方法得不到創(chuàng)新、監(jiān)督機制比較落后的問題，我認為這一問題的出現(xiàn)與電子化、數(shù)字化利用率較低有密不可分的關(guān)系，因此，建立電子化檔案信息系統(tǒng)就迫在眉睫了。不過要想建立電子化檔案信息系統(tǒng)，改變以往紙質(zhì)版的存檔方式，這就需要加強對技術(shù)層次低的檔案管理人員的技術(shù)培訓和指導，在掌握相關(guān)技術(shù)之后采取權(quán)限分配式的信息化管理模式，提高工作人員對于居民健康檔案管理工作的積極性，從而建立高效率、高質(zhì)量的健康檔案管理模式。創(chuàng)新檔案管理方法、使用電子化的檔案信息管理系統(tǒng)對于解決監(jiān)督機制落后的問題也十分有用，通過電子化的檔案信息管理方式，我們可以更有效、快速地進行定期督導?？偠灾㈦娮踊瘷n案管理方式既有助于及時更新信息以提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量，又方便了上級單位對下級的監(jiān)督和領導，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

第三，針對工作人員對檔案管理工作認識不足的問題，我認為沒有革命的思想就沒有革命的行動。我們首先要做的就是通過對工作人員加強檔案管理重要性的教育，強化工作人員對檔案的管理意識，使每個工作人員都意識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理不僅僅只是建檔，更重要的是后期對檔案內(nèi)容的維護和管理，認識到只有將建檔、管檔和用檔充分結(jié)合起來，才能使檔案資料的作用得以充分發(fā)揮。

第6篇：檔案電子化的重要性范文

關(guān)鍵詞：財務檔案；電子化信息；管理

一、電子化信息下財會檔案管理的特點

信息化財會檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會計數(shù)據(jù)以及財務軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實現(xiàn)查閱，計算機系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財會檔案由于實現(xiàn)了會計信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實現(xiàn)了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質(zhì)上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會計數(shù)據(jù)的真實可靠性。電子化財會檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財會檔案管理的關(guān)鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構(gòu)建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業(yè)對內(nèi)部基礎資料進行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網(wǎng)絡設施建設進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網(wǎng)絡設備，這樣在賬務查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財務系統(tǒng)中調(diào)出賬務，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財務辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設施建設，針對檔案管理實際所需優(yōu)化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設施，綜合財務系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設施配備齊全后，若能研發(fā)出和財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財會電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財務人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴格保密，權(quán)限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務的紙質(zhì)單據(jù)。現(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)進行了融合，身份認證系統(tǒng)得到推廣與應用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運行；此外，還應對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規(guī)范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責任務是加強流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應積極構(gòu)建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅實的基礎，并安排專業(yè)的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質(zhì)及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業(yè)，相關(guān)領導者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業(yè)，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經(jīng)驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務。（6）通過數(shù)據(jù)標準接口，實現(xiàn)財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統(tǒng)一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關(guān)鍵在于實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標準化。通過數(shù)據(jù)格式標準XBRL，能提供數(shù)據(jù)標準接口，促進了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運用XBRL可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術(shù)、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財務報表，達到現(xiàn)代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財務軟件相同但版本不同或財務軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了財務報告數(shù)據(jù)的標準統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實踐應用，不斷拓寬了電子化財會檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了財會信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

三、結(jié)語

信息化財會檔案和傳統(tǒng)的財會檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財會規(guī)范化的方向。所以我們應全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

1.孫瑾.會計信息化檔案管理中的問題及對策.人力資源管理，2010(4).

第7篇：檔案電子化的重要性范文

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；電子化管理；風險

人事檔案管理工作開展得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進國企向著更加良好的方向發(fā)展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進人事檔案電子化管理方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變有效提升了整個工作的質(zhì)量與效率。但通過大量實踐表明，開展電子化人事檔案管理時，很可能出現(xiàn)一些風險，導致整個工作并未體現(xiàn)出最大的價值，在一定程度上制約了國企的發(fā)展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險，制定出相應的防范措施，降低各類風險的發(fā)生率，為國企更好的發(fā)展奠定良好基礎。

一、人事檔案電子化管理的優(yōu)勢

以往階段，企業(yè)開展人事檔案管理工作時，通常以人員手工與紙質(zhì)管理模式為主，管理效果較差，不利于企業(yè)對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業(yè)正常運行，而人事檔案電子化管理的出現(xiàn)，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現(xiàn)在下述四個方面：

1.易于分類

對于國有企業(yè)來說，人員數(shù)量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯(lián)系方式、薪酬待遇、以往工作經(jīng)驗、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會使檔案發(fā)揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時，由于檔案信息龐大，導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時，會有專業(yè)的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構(gòu)成，其中包括分類功能，將人事資料導入到該平臺后，只需要簡單點擊“分類功能”，平臺會自動對人事資料予以分析，根據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合前期設置的分類標準，將人事資料劃分到相應類型當中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學、合理。

2.儲存量較多

紙質(zhì)管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內(nèi)書寫，因而存儲的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時，1cm2約為1個字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字數(shù)可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字數(shù)依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中，以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實物上，因而存儲量非常高。目前，在計算機領域內(nèi)，硬盤容量最高已達10T以上，日常常用的硬盤容量也有數(shù)百G，能夠存儲數(shù)億的文字、數(shù)字信息，遠遠高于以往的紙質(zhì)存儲模式。

3.應用方便

對于以往的紙質(zhì)管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會將其放置到相應的位置存儲，在需要使用檔案信息時，由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間，導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當中，主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作，只需要在電腦管理系統(tǒng)內(nèi)，錄入所需要查找的關(guān)鍵詞，計算機可以在較短的時間內(nèi)將所有與該關(guān)鍵詞相關(guān)的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據(jù)具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時，在信息檢索時，錄入的關(guān)鍵詞越多、越準確，所檢索出來的檔案信息也會越少，進而對人事檔案的應用提供了方便。

4.提升工作效率

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時間有限，不僅會出現(xiàn)一些錯誤，而且工作效率也不是很高，導致整個工作效率有待提升。同時，對紙張存儲時，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環(huán)境當中，會加快紙張的腐爛速度，還會使紙張上的文字變得模糊；若存儲場所出現(xiàn)火災，將會導致資料內(nèi)容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業(yè)無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時，通過計算機代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計算機進行操作，即可在最短的時間內(nèi)，完成整個人事檔案管理工作，大大提升了該項工作的效率。同時，信息存儲到計算機硬盤當中，不會受到潮濕、火災等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關(guān)技術(shù)將其修復，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環(huán)保作用，有利于社會可持續(xù)發(fā)展。

二、國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風險

雖然，相對于傳統(tǒng)人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優(yōu)勢，但通過大量實踐表明，電子化管理依然會出現(xiàn)一定的風險，導致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個人生活與經(jīng)濟財產(chǎn)帶來一定隱患，同時還會威脅到國有企業(yè)的發(fā)展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面：

1.物理網(wǎng)絡安全風險

在電子化管理模式當中，需要應用很多物理硬件設施，如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等，這些硬件設施性能的好壞，直接關(guān)系到檔案管理的效果。然而在實際應用時，這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞，進而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞，如在雷雨天氣下，計算機未做好避雷措施，由于在短時間內(nèi)電壓迅速上升，會將計算機芯片燒壞；在地震、暴風等天災情況下，也可使硬件設施產(chǎn)生損壞，嚴重情況下，甚至會出現(xiàn)毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時，雖然無需人員直接參與進來，但是計算機的操作依然由人員完成，若人員對計算機知識不了解，或是未能正確操作計算機，也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電，可能會損壞內(nèi)存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。

2.內(nèi)部網(wǎng)絡安全風險

在整個網(wǎng)絡體系當中，可劃分成兩個組成部分，一個為外部網(wǎng)絡，另一個為內(nèi)部網(wǎng)絡，即局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)運行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現(xiàn)信息安全風險，具體來說，體現(xiàn)在下述幾個方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網(wǎng)的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會防止各種安全風險的出現(xiàn)。但對于很多國企來說，并未對人事檔案電子化管理產(chǎn)生應有的重視程度，沒有聘用高素質(zhì)管理人員，導致人員的安全意識相對較低，進而經(jīng)常誘發(fā)各種信息安全事件。比如，人員應用完計算機后，未及時將系統(tǒng)關(guān)閉而離開，為其他人員的觀看提供了機會；利用企業(yè)局域網(wǎng)瀏覽一些不健康的網(wǎng)站；未能及時對計算機系統(tǒng)更新等，這些情況均會導致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置。現(xiàn)代計算機領域，存在很多移動硬件，這些移動硬件的出現(xiàn)，為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時，很可能會被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業(yè)計算機后，這些病毒就會傳輸?shù)接嬎銠C內(nèi)，進而對計算機內(nèi)存儲的數(shù)據(jù)進行破壞或竊取，對國企人事檔案管理造成嚴重影響。

3.外部網(wǎng)絡安全風險

對于國有企業(yè)來說，通常都有規(guī)定表明，網(wǎng)絡不可與外網(wǎng)連接到一起，以防止內(nèi)部信息泄露的事件發(fā)生。但職工進入企業(yè)后，為了確保職工有效完成本職工作，企業(yè)通常會賦予職工自主撥號上網(wǎng)的權(quán)利，所以在實際當中，很難防止員工將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，進而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統(tǒng)運行時，會出現(xiàn)一些漏洞，這些漏洞的存在將計算機完全向其他人展示出來，進而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計算機中未能應用安全防護措施，則會在信息管理、傳輸?shù)然顒舆^程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會使信息泄露或損壞，嚴重情況下甚至會導致整個計算機癱瘓，無法正常運行，對整個人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時，需要注意的是，若出現(xiàn)了外網(wǎng)病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業(yè)內(nèi)部尋找出根源，因而需要嚴格預防這一問題的出現(xiàn)。

三、國有企業(yè)人事檔案電子化管理風險的防范策略

1.提升對物理網(wǎng)絡的保護

通過上述分析可知，國企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個方面因素的影響，導致檔案信息出現(xiàn)安全隱患，進而降低整個工作的開展效果，對國企發(fā)展造成一定干擾。所以，國企開展該項工作時，一定要提升對物理網(wǎng)絡的保護力度，具體來說，應從下述兩方面著手：首先，針對自然因素來說，地震、暴風等天災人們無法予以控制，因而只能時時關(guān)注自然天氣狀況，及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的情況，應及時將信息主要存儲裝置—硬盤轉(zhuǎn)移到安全位置，待天災過去之后，重新組裝計算機，以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設避雷針，或采用避雷機箱等，以降低雷電對計算機造成破壞；其次，對于人員因素來說，應定期開展計算機相關(guān)的培訓活動，通過這些培訓活動的開展，使人員了解計算機的正確操作方式，避免人員出現(xiàn)隨意關(guān)閉計算機等現(xiàn)象，進而減少由人員因素而引發(fā)的信息安全風險。

2.強化內(nèi)部網(wǎng)絡安全防范意識

內(nèi)部網(wǎng)絡作為人事檔案管理的主要管理場所，確保內(nèi)部網(wǎng)絡安全，能夠直接提升整個檔案管理的質(zhì)量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國企運營過程中，應強化職工的內(nèi)部網(wǎng)絡安全防范意識，防止出現(xiàn)由人員導致的內(nèi)部安全風險。首先，提升職工的安全理念。國企運營時，通過會議、培訓活動、網(wǎng)絡教育等多種途徑，向職工傳授內(nèi)部網(wǎng)絡安全相關(guān)的理論知識，轉(zhuǎn)變職工的落后觀念，加強對內(nèi)部網(wǎng)絡安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當中，能夠有效約束與規(guī)范自身行為，使用計算機后，能夠按照要求關(guān)閉；在工作時間內(nèi)，不瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁與網(wǎng)站；利用專業(yè)的技術(shù)手段，定期對系統(tǒng)進行更新與維護等，以保證整個計算機系統(tǒng)處于健康狀態(tài)下，減少信息泄露的機會。其次，在使用移動硬件使用時，也應注意規(guī)范性，將生活U盤與工作U盤區(qū)分出來，生活U盤僅限于企業(yè)外部使用，而工作U盤僅限于企業(yè)內(nèi)部使用，以防網(wǎng)址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡的機會。

3.加強對外部網(wǎng)絡的監(jiān)管與防控

除上述兩個方面之外，國企還應加強對外部網(wǎng)絡的監(jiān)管與防控，具體來說，從下述兩個方面著手：首先，制定出完善的網(wǎng)絡使用制度，詳細明確職工不可將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，并針對這一情況，制定出相應的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時不會主動與外網(wǎng)連接，從而減少了外網(wǎng)病毒侵入內(nèi)網(wǎng)的機會。其次，在計算機中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動對計算機進行檢查，確定系統(tǒng)內(nèi)是否出現(xiàn)病毒。若發(fā)現(xiàn)，及時向工作人員報告，并將其滅殺；病毒攔截系統(tǒng)，分析想要進入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的所有信息，若發(fā)現(xiàn)信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進入內(nèi)網(wǎng)；設置密鑰，在人事檔案管理系統(tǒng)上，設置相應的密碼，并針對檔案信息的重要程度，賦予內(nèi)部人員相應的查看權(quán)利，不同權(quán)利的職工，僅能查看相應的信息，進而加強對人事檔案的保護力度。

四、總結(jié)

綜上所述，國企人事檔案電子化管理的應用，有效提升了整個工作的質(zhì)量與效率，為國企發(fā)展奠定良好基礎，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導致電子化管理中經(jīng)常出現(xiàn)一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國企發(fā)展。所以，國企人事檔案電子化管理過程中，應加強對物理硬件以及內(nèi)外網(wǎng)的保護力度，以降低安全隱患的發(fā)生率。

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第8篇：檔案電子化的重要性范文

1.企業(yè)檔案管理信息化建設的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一個有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的有效證據(jù)， 也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗和失誤，有利于促進企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識，提升企業(yè)文化。

2.加強企業(yè)檔案管理的信息化建設

2.1建立企業(yè)檔案管理信息化建設的基礎設施。針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計算機技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術(shù)和信息化技術(shù)運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業(yè)檔案管理模式，通過計算機的使用實現(xiàn)了文件信息的管理、統(tǒng)計、接受、發(fā)送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業(yè)檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業(yè)的檔案管理和調(diào)用建立了有效的方式。使企業(yè)的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設。

2.2實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化。企業(yè)的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業(yè)檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計算機技術(shù)的使用實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業(yè)信息化的檔案管理應在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當前企業(yè)的檔案管理軟件并未統(tǒng)一和規(guī)范，從而為企業(yè)的檔案管理信息化建設一體化和系統(tǒng)化帶來了相應的阻礙。檔案管理軟件的難以統(tǒng)一制約了企業(yè)檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的提高，企業(yè)的檔案管理應建立統(tǒng)一的平臺，建立統(tǒng)一的電子檔案的管理軟件平臺，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子轉(zhuǎn)化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。

2.3實現(xiàn)信息化檔案的網(wǎng)絡化。企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實現(xiàn)了檔案的共享。當前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應建立網(wǎng)絡化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。

2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設一批德才兼?zhèn)?、精干高效、勇于開拓創(chuàng)新的檔案人才隊伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應用，即檔案計算機管理。要實現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進技術(shù)水平的專業(yè)技術(shù)人員，企業(yè)要注意引進招聘一些有專業(yè)技術(shù)、技能的人才來充實檔案隊伍。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學會利用現(xiàn)代化檔案管理手段，掌握檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學會對各種現(xiàn)代化辦公設備進行維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們具有較高的業(yè)務素質(zhì)和較強的開拓創(chuàng)新意識，從而促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.5檔案管理系統(tǒng)建立過程中的用戶交互模式。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和設計一般由專業(yè)的設計和管理人員承擔，容易造成用戶的檔案管理系統(tǒng)需求與設計人員的設計不相符合。在檔案信息管理系統(tǒng)的設計完成之后，對系統(tǒng)的整體調(diào)整和協(xié)調(diào)也將比較困難，同時也影響了檔案管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮，造成了資源和時間的浪費。從而企業(yè)在檔案管理的信息系統(tǒng)建設過程中應建立設計人員和系統(tǒng)用戶的交互交流模式，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用和調(diào)整奠定良好的交流和信息的發(fā)展基礎。通過及時的互動交流實現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的不斷完善和企業(yè)檔案信息化建設的持續(xù)發(fā)展。

第9篇：檔案電子化的重要性范文

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

由于電子檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，使各個單位的檔案數(shù)量都在逐漸增加，而面對與日俱增的檔案文件時，傳統(tǒng)的檔案模式必定無法適應當前的檔案管理工作。

檔案管理工作并不是只要簡單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實整個的工作流程相當復雜。所以面對巨大的檔案數(shù)量，只能利用電子檔案的管理模式進行工作。

由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現(xiàn)問題。對每一個單位來說，檔案管理工作都是相當重要的，所以電子檔案管理模式會逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時對于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業(yè)技術(shù)，否則會無法勝任此項工作。

二、檔案信息電子化的優(yōu)缺點

1.電子檔案的優(yōu)點

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案是采用電子數(shù)據(jù)的形式對檔案的信息資料進行準確的記錄。而傳統(tǒng)檔案則是使用紙質(zhì)材料來進行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術(shù)進行檔案的存儲，所以檔案會記錄在計算機上。而傳統(tǒng)檔案卻必須要在檔案室進行檔案的存儲，不僅要有良好的環(huán)境，還會耗費大量的成本。使用電子檔案還會避免檔案由于時間關(guān)系會出現(xiàn)失真或損毀等情況發(fā)生。與電子檔案相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式要有相關(guān)的專業(yè)人員對檔案進行填寫和記錄工作，如果不小心填錯的話還需要重新進行填寫。對于電子檔案只要在電腦上進行編輯后，將其直接轉(zhuǎn)存到移動U盤、硬盤等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對于檔案的填寫與收集工作都會較快捷的完成。因而對于電子檔案的未來發(fā)展也存在著無窮的潛力。

2.電子檔案的缺點

在電子檔案具備著一系列優(yōu)點的同時也存在著一些缺點。電子檔案雖然可以較為快捷的進行存儲工作，可同時存在著被盜的風險。傳統(tǒng)檔案是通過在檔案室中進行檔案的存儲，犯罪分子即便可以通過某種途徑進入到檔案室，但面對大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對于電子檔案的竊取，犯罪分子通過在相關(guān)計算機中植入病毒文件就在計算機中對相關(guān)的文件進行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時盡量不執(zhí)行一些未知的文件，只有做到使存儲檔案的計算機不被病毒入侵，就會有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關(guān)的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態(tài)度，并正確看待檔案工作的工作性質(zhì)與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個缺點是與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案對相關(guān)的軟件設備有一定的依賴性。傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)檔案對其分別進行存儲來即可，而電子檔案則一定要通過相關(guān)的檔案管理軟件進行操作，否則就很難進行對檔案存儲的工作。電子檔案在沒有安裝相關(guān)的檔案管理軟件的計算機上是無法進行檔案管理工作的。

三、電子檔案如何更好地普及應用

對于領導小組所制定的各項方案都應該積極的采取。因為電子化管理模式是否能夠成功的關(guān)鍵就是對其相關(guān)的管理措施是否到位。而相關(guān)領導要加強對電子檔案工作的管理并制定出相對規(guī)范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領導所提出的每一項建議，按照領導所指揮的工作方向與政策認真按要求完成每一項工作任務，確保在進行工作時有一絲不茍的敬業(yè)精神與責任心，才會使整個集體工作做得更好。

在檔案工作人員進行電子檔案管理工作時，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時要在工作中不斷紀積累經(jīng)驗，做好電子檔案信息的收集工作，進而實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎上還要看清檔案管理工作對于全局工作的重要性，這樣也會為實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展創(chuàng)造了直接有效的條件。

在檔案管理工作的系統(tǒng)建設中，不可避免的會遇到一些過于強調(diào)其單位的特殊性或是管理方式上的嚴謹性等現(xiàn)象。實際上這樣無視標準化的做法或是拒絕采用標準的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關(guān)的工作經(jīng)驗來進行管理檔案的方法即使有效，但是不會讓更多的人進行高效的使用，目前已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的需要了。通過制定相應的標準對于電子檔案發(fā)展會是一種系統(tǒng)性的進步，對于檔案管理的發(fā)展也起著至關(guān)重要的作用。

對于最普通的電子檔案來說，想要對其進行安全的保存也是有一定難度的。可以采用與傳統(tǒng)檔案的管理辦法相結(jié)合的手段，充分利用其檔案管理的優(yōu)勢。因為傳統(tǒng)的檔案管理模式是有一定的優(yōu)勢的，所以我們在進行電子檔案的管理工作時，同時利用傳統(tǒng)檔案的管理方式對降低電子檔案的風險會有著顯著的效果，做到完全發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的管理優(yōu)勢。