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鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案資源管理的問題及對策

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鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案資源管理的問題及對策

[摘要]檔案信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無形資產(chǎn),在水利建設事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站由于人員編制少、財力薄弱、任務繁重,且離縣城有一定距離,導致檔案信息資源管理不規(guī)范、利用不充分,致使水利資源的科學配置失缺,形成生產(chǎn)資源的浪費。本文強調檔案信息資源的管理必須提認識、強素質、抓管理、盡開發(fā),從而促進檔案信息的科學化。

[關鍵詞]檔案管理;信息化管理;資源配置;科學管理

0引言

當今世界,經(jīng)濟全球化趨勢洶涌澎湃,檔案信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無形資產(chǎn),在各項建設事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在近年的水利機構改革中,縣水務局二級原直管機構———鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站已劃歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)直接管轄,成為“七站八所”的成員單位之一。鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站由于人員編制少、財力薄弱、任務繁重,且離縣城有一定距離,導致檔案管理工作存在諸多問題,亟待加以解決。

1檔案信息資源管理存在的問題及原因

1.1對檔案工作認識不高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的一個重要職能單位,擔負著全鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的農(nóng)田灌溉、防汛抗旱、排漬重任。他們工作的好壞直接關系到全鄉(xiāng)(鎮(zhèn))農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的成與敗,農(nóng)作物產(chǎn)量的高與低,農(nóng)民收入的多與少。因此,個別水利站領導,包括分管水利工作的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導把主要精力集中到了如何做好業(yè)務工作上。在他們的潛意識中,水利站的主要任務就是加強水利基礎設施建設,搞好防汛抗災和水利排灌工作,確保全鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)豐收,至于檔案工作可有可無,無需提到議事日程。因而,在檔案經(jīng)費安排、檔案人員配備、檔案設施添置上馬虎應對,“得過且過”,致使水利檔案工作流于形式,輕于管理,造成了很大的被動性和盲目性。

1.2檔案管理資金嚴重不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站劃歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理后,由于不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政吃緊,支大于收,因而在對待水利站的財政預算方面,除了保障水利工作必要經(jīng)費和單位“人頭經(jīng)費”外,幾乎沒有安排檔案專項經(jīng)費。據(jù)縣檔案局對全縣12個鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站的調查,得知真正有專門經(jīng)費安排的鄉(xiāng)鎮(zhèn)只有2個,占整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)量的12.6%。其他單位均是從事業(yè)經(jīng)費拿出少得可憐的資金用于檔案工作,從而導致了專項經(jīng)費嚴重不足,檔案工具、設備、用品無法添置,檔案工作受到嚴重制約。以致出現(xiàn)了“七站八所”“下放”初期,鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案堆放在單位走廊門角的現(xiàn)象,令人痛心。

1.3檔案管理人才明顯缺少

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站人員少,任務重,加之某些領導重業(yè)務輕檔案,導致檔案人員引進少、培訓少、待遇低,尤其是懂檔案、高素質的專業(yè)人才更是鳳毛麟角。據(jù)縣檔案局對全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站調查,95%以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站沒有專職檔案人員,大部分單位的檔案都由辦公室主任或財務人員兼任。不僅如此,兼職檔案管理人員專業(yè)素質普遍較低,對于檔案的收集、整理、歸類、檢索、保管知識“胸無成竹”。在日常檔案工作中,他們只是簡單從事,應對檢查,根本適應不了檔案工作發(fā)展,大部分的檔案經(jīng)不起專業(yè)檢查和驗收。

1.4檔案保存管理不規(guī)范

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案管理人員對檔案管理系統(tǒng)知識掌握不多,加之檔案配套設施不齊備,檔案專項經(jīng)費明顯不足,導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案存管不規(guī)范、不嚴謹。出現(xiàn)如下幾種狀況:一是檔案存管室與辦公室重疊,許多檔案資料與辦公室資料混淆,有用的檔案資料丟失現(xiàn)象時有發(fā)生;二是檔案材料提交不及時,有的雖提交了但內容缺少、形式不符合要求,基本上還是處于原始狀態(tài);三是沒有區(qū)分,將有效材料與無效材料疊加、混合,致使檔案整理、歸類工作難度很大。

1.5檔案開發(fā)與利用不充分

有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作做得比較好,分類也較為完善,存檔數(shù)量也不少,而且重點工程的檔案也做得較為齊全、扎實,如除險加固工程、飲水安全工程、河道治理工程等方面的檔案收集、整理工作都做得很好,為實現(xiàn)檔案信息資源共享打好了基礎。但是,由于政府和部門對檔案開發(fā)利用認識程度不高,并未對這些利用價值很高的檔案引起重視,也未很好地開發(fā)檔案資源,導致有用的檔案資料未能發(fā)揮應有作用,被白白浪費,成為了令人遺憾的事情。

2檔案信息資源管理問題的應對

2.1努力提高對檔案工作認識,解決實際問題

全面提升檔案管理水平,關鍵還是要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導、水利站領導對檔案工作的認識。要提高認識,重要的途徑是通過廣泛宣傳、學習、會議,促使主管領導、分管領導、檔案人員加強對《中華人民共和國檔案管理法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)的學習,讓他們明了《檔案法》的嚴肅性,提高檔案工作的自覺性,從而端正重業(yè)務輕檔案的錯誤思想;讓他們懂得檔案工作能為水利事業(yè)提供資源、開發(fā)利用,能促進水利事業(yè)發(fā)展的道理。只有領導的認識提高了,他們才會制訂過硬措施,拿出可行方案,切實解決檔案人員編制問題、檔案經(jīng)費投入問題、檔案開發(fā)和利用問題。

2.2穩(wěn)定人員編制,提高檔案人員業(yè)務素質

檔案人員的工作性質特殊,專業(yè)性很強。單位領導應對檔案人員的編制進行固定,一般情況下,不要輕易變動檔案人員的崗位,也不要讓檔案人員身兼數(shù)職,更不要讓檔案人員位置長期缺失。如果單位檔案人員被調走,單位領導應及時補充,確保檔案工作的連續(xù)性。此外,我們還應當針對實際情況,積極選送檔案人員參加上級舉辦的檔案專業(yè)知識培訓,鼓勵檔案人員自學,鼓勵檔案人員考取職稱,激發(fā)檔案人員的學習熱情,提高檔案人員業(yè)務素質。

2.3完善制度,確保水利檔案管理規(guī)范有序

領導是關鍵,制度是保障。沒有行之有效的制度約束,任何事情都會變成空談。根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站檔案管理的實際情況,鄉(xiāng)鎮(zhèn)水利站應建立和完善各種檔案制度,如《檔案員崗位責任制》《文書檔案歸檔制度》《會計檔案歸檔制度》《設備檔案歸檔制度》《水利工程歸檔制度》《水情資料歸檔制度》等,并按照制度認真執(zhí)行,做好各類資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用工作,并適時開展檔案工作檢查,獎勤罰懶,獎優(yōu)罰劣,這樣,才能確保水利檔案管理規(guī)范有序。

3結語

檔案是為單位事業(yè)服務的,檔案是為經(jīng)濟建設服務的。同志曾指出:“檔案是人類活動的記錄,是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現(xiàn)在,預見未來……”為此,在水利事業(yè)建設中,我們應積極開發(fā)水利檔案資源,將各種信息資源分配給單位急需的地方,這是檔案管理的終極目標,也是檔案自身價值得以體現(xiàn)的關鍵所在。檔案管理人員也應當勤奮踏實,多花工夫,圍繞單位的發(fā)展,為了水利事業(yè)的需要,編寫多種檢索工具,掌握市場信息,開發(fā)新產(chǎn)品、新技術,變被動服務為主動服務。

主要參考文獻

[1]張清珍.論數(shù)字化信息化檔案的價值及發(fā)展[J]辦公室業(yè)務,2013(3):122-123.

作者:李平 單位:湖南省南縣水務局