知識管理下企業(yè)檔案資源體系構(gòu)建研究

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摘要：企業(yè)檔案資源是國家檔案資源體系的重要組成部分。當(dāng)前社會各界對企業(yè)檔案資源體系建設(shè)的關(guān)注度越來越高，而知識管理理論也為企業(yè)構(gòu)建檔案資源體系帶來思路創(chuàng)新的突破口。文章首先分析企業(yè)檔案具有的側(cè)重自主管理、知識挖掘有限、社會化共享程度低等一般性特征；其次提出構(gòu)建檔案資源體系三個目標(biāo)導(dǎo)向：提升企業(yè)治理現(xiàn)代化水平、助力企業(yè)增強(qiáng)市場軟競爭力、推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)型；最后從資源、利用、保障三個層面提供具體的體系構(gòu)建實(shí)踐路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；企業(yè)檔案；檔案資源體系

一、前言

知識管理是現(xiàn)代企業(yè)的重要工作內(nèi)容及生產(chǎn)要素，貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動全過程。企業(yè)檔案是企業(yè)在某一歷史時期實(shí)踐活動的原始記錄，在經(jīng)驗參考和事實(shí)憑證方面具有很高的利用價值。檔案工作的核心業(yè)務(wù)與知識管理中的知識獲取、組織、共享與創(chuàng)新等內(nèi)容有著高度的契合[1]。知識管理和檔案管理的對象都是具有知識屬性的信息資源，兩者致力于在利用過程中發(fā)揮知識的應(yīng)用價值。融合知識管理理論，構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系，有助于提升檔案的服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案資源的知識發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)新。通過文獻(xiàn)查閱，學(xué)界基于知識管理視角在非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案[2]、國家檔案館[3]、高校[4]等實(shí)踐領(lǐng)域進(jìn)行了深入探討，包括應(yīng)對突發(fā)事件[5]、檔案記憶再生產(chǎn)[6]的框架設(shè)計，并在知識管理公式基礎(chǔ)上推衍出檔案編研方法[7]，但學(xué)界在知識管理視角下構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系得出的研究成果尚少。本文基于知識管理理念探究企業(yè)檔案資源的體系構(gòu)建，以促進(jìn)企業(yè)提升對檔案資源的重視和關(guān)注，發(fā)揮檔案資源的情報價值。

二、企業(yè)檔案資源管理一般性特征

受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，企業(yè)檔案資源的管理一般以集中式、分散式或協(xié)同式展開，這可能會在檔案知識組織開發(fā)與共享環(huán)節(jié)中形成“信息孤島”現(xiàn)象。知識管理以知識為核心，通過知識地圖等方式向用戶提供知識服務(wù)；而檔案資源管理則存儲豐富的信息資源，為知識發(fā)現(xiàn)提供源泉。結(jié)合兩者具有的共性管理思維，分析企業(yè)檔案資源管理的一般性特征，是以知識管理為導(dǎo)向構(gòu)建檔案資源體系的重要研究視角。

1.側(cè)重自主管理。企業(yè)檔案資源來源于其實(shí)踐活動中具有保存價值的原始記錄，與其主營業(yè)務(wù)有著緊密的聯(lián)系?！吨腥A人民共和國檔案法》（2020年修訂）條文規(guī)定，檔案工作“實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則”，“企業(yè)應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”[8]。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)對自身檔案資源管理具有較高的自主化權(quán)限，可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況采取符合自身需求的檔案管理方式。因此，從立卷歸檔、整理組織到開發(fā)利用的工作流程中，企業(yè)的檔案管理水平直接影響檔案資源的質(zhì)量、安全性及完整性，關(guān)系檔案知識開發(fā)與價值實(shí)現(xiàn)與否。自主性管理為企業(yè)提供了良好的知識加工組織的空間條件，但資源分散等問題容易導(dǎo)致企業(yè)檔案工作者將檔案資源知識庫建設(shè)成“囤積式倉庫”，不利于檔案資源對知識進(jìn)行有效開發(fā)。而知識管理導(dǎo)向的檔案資源體系構(gòu)建可以為形成“知識庫”指明方向。

2.知識挖掘有限。事實(shí)憑證和經(jīng)驗參考是當(dāng)前檔案資源利用價值的體現(xiàn)，顯性知識仍然處于主導(dǎo)地位，而隱性知識則很難被喚醒。同時，檔案信息組織的不規(guī)范給知識挖掘帶來很大的困難，制約檔案資源的知識發(fā)現(xiàn)與知識共享。從建立企業(yè)檔案管理體系的角度出發(fā)，檔案建設(shè)從根本上應(yīng)該是立足于現(xiàn)實(shí)與超前的信息需求，在知識傳遞與服務(wù)環(huán)節(jié)中為用戶提供問題解決的方案。例如，某央企旗下的房地產(chǎn)開發(fā)子公司檔案借閱范圍主要是管理類檔案文件（如公司營業(yè)執(zhí)照、公司章程、法人變更等）、建設(shè)項目類前期階段文件（各類項目證件、政府批文、建設(shè)施工圖/平面圖、合同/協(xié)議文件等）。利用目的主要是辦理預(yù)售許可證等各類證件、銀行開戶、按揭貸款辦理、現(xiàn)場施工參照、內(nèi)部檢查等。以解決問題為導(dǎo)向的傳統(tǒng)檔案利用模式不應(yīng)該占據(jù)整個檔案管理工作的絕大部分，而是需要轉(zhuǎn)向以知識為核心的管理活動。因此，企業(yè)檔案工作者不能止步于檔案的歸檔整理、借閱利用和庫房管理等常規(guī)化工作，要重新定位檔案工作者對知識管理者角色的認(rèn)同。創(chuàng)新企業(yè)檔案資源管理模式，挖掘檔案資源隱性知識因子，融入企業(yè)智庫的建設(shè)戰(zhàn)略，對解決企業(yè)檔案知識挖掘有限的難題具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

3.社會化共享程度低。知識共享是知識管理的一項重要內(nèi)容，是以受眾為中心，為用戶提供易于理解、易于接收的知識。知識共享是企業(yè)檔案開發(fā)和利用的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也是影響檔案知識作用發(fā)揮的重要因素。一方面，因文件密級安全要求及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等條件，為降低信息安全風(fēng)險，保護(hù)自身利益，企業(yè)對自身的檔案資源限制在內(nèi)部使用范圍內(nèi)，成為推進(jìn)檔案知識社會化共享的阻礙因素。另一方面，由于目前企業(yè)檔案尚未納入國家檔案資源體系，缺乏有機(jī)統(tǒng)一的共享化平臺，企業(yè)檔案資源較為分散，不利于整合檔案信息提煉知識因子。企業(yè)檔案信息大量以數(shù)據(jù)形式存在，不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和系統(tǒng)實(shí)施的不同時期，造成了數(shù)據(jù)異構(gòu)性、文檔格式異構(gòu)、軟件架構(gòu)異構(gòu)現(xiàn)象[9]。深入推進(jìn)檔案資源的知識共享體系建設(shè)，加快推進(jìn)企業(yè)檔案對外開放，既是“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的主要任務(wù)，也是企業(yè)檔案資源真正深度融入產(chǎn)業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。

三、構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系的目標(biāo)

企業(yè)檔案資源體系建設(shè)成效關(guān)系檔案管理活動全過程，對檔案資源顯性知識體現(xiàn)和隱性知識挖掘起關(guān)鍵作用。在知識管理視角下，應(yīng)深度聚合和高效開發(fā)企業(yè)檔案資源并轉(zhuǎn)化為知識成果，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建價值。

1.提升企業(yè)治理現(xiàn)代化水平。企業(yè)對檔案資源的管理工作可以折射出整個組織的管理水平，客觀反映出其各系統(tǒng)和各功能部分運(yùn)行的規(guī)范性和科學(xué)性。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)是確保企業(yè)檔案工作順利開展的組織保障，其設(shè)置及運(yùn)行決定了檔案機(jī)構(gòu)本身的履職能力，直接關(guān)系到企業(yè)治理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度[10]。知識管理理念注重知識的系統(tǒng)性，對企業(yè)在檔案的收集歸檔、利用及開發(fā)環(huán)節(jié)中有著更加明確的方向引導(dǎo)。融入知識管理思想構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系，對組織內(nèi)部流程管理起到規(guī)范性的作用，如界定審批流程的歸屬關(guān)系，明確職責(zé)范圍；在知識管理視角下，檔案資源體系的功能可以得到有效外延，推動企業(yè)內(nèi)部管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、精準(zhǔn)化，對提升企業(yè)治理現(xiàn)代化水平有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.助力企業(yè)增強(qiáng)市場軟競爭力。知識管理倡導(dǎo)以知識為核心，更加側(cè)重知識在企業(yè)軟實(shí)力和市場軟競爭力提升上的重要地位。檔案具有知識屬性，企業(yè)檔案資源是知識積累和存儲的集合體，也是知識發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造的重要來源。在未來的全球化競爭中，知識管理能力將成為企業(yè)的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵[9]。構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系對推動知識的開發(fā)具有重要的意義。企業(yè)檔案蘊(yùn)含著豐富的知識，包括科研信息、技術(shù)生產(chǎn)信息、管理經(jīng)驗信息等，與企業(yè)本身的生產(chǎn)和經(jīng)營活動有著很強(qiáng)的聯(lián)系性。構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系有助于企業(yè)積累的知識再利用、再創(chuàng)造，能夠?qū)⒅R直接投入企業(yè)的實(shí)踐活動中，將企業(yè)檔案資源化為企業(yè)競爭力的重要因素，增強(qiáng)企業(yè)的實(shí)力。

3.推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)型。隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展，企業(yè)也在推進(jìn)內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)以面對大數(shù)據(jù)時代的浪潮。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文本載體為主，常規(guī)利用方式主要為檔案查閱、復(fù)印與外借、開具證明、信息咨詢等[11]。雖然部分企業(yè)實(shí)現(xiàn)了線上線下相結(jié)合的借閱模式，但是大多時候以紙質(zhì)為主的檔案實(shí)體外借仍然占有很大的比重。知識管理學(xué)科融合信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)等，在管理活動中更加注重智能化和高效率、正向反饋。將知識管理引入企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建過程中，有利于優(yōu)化檔案部門的管理模式，提升檔案知識服務(wù)的智能化、智慧化、高效化水平。

四、構(gòu)建企業(yè)檔案資源體系的路徑

在知識管理理論指導(dǎo)下，企業(yè)檔案形成初始時期既要注重各個環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系，也要充分挖掘檔案資源的知識空間。

1.檔案資源體系。（1）檔案收集階段：知識獲取。檔案收集階段主要任務(wù)是按照國家法律法規(guī)要求對國家、社會具有保存價值的原始記錄信息進(jìn)行收集、立卷并歸檔入庫。檔案收集對應(yīng)知識管理理論的知識獲取，檔案資源是知識開發(fā)的根基，知識利用是檔案資源價值得以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，兩者間存在緊密的邏輯關(guān)系。企業(yè)檔案實(shí)體體現(xiàn)顯性知識，包括文字、圖片、錄音錄像、榮譽(yù)獎杯實(shí)物，可以通過語言、文字等結(jié)構(gòu)化、規(guī)范化地揭示出信息內(nèi)容和特征。在檔案資源收集階段，需要更加注重資源結(jié)構(gòu)的合理化、內(nèi)容的規(guī)范化和準(zhǔn)確性等，對知識的加工、分析和挖掘的工作環(huán)節(jié)形成新的知識起著重要推動作用。因此，在“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則基礎(chǔ)上，檔案收集過程中需要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及完整性，應(yīng)做到不遺漏、不重復(fù)，避免片面化追求單純的數(shù)量增長，而忽略檔案收集的質(zhì)量。如工程建設(shè)類檔案的報審表、驗收記錄、檢測證明等原始記錄文件一般在工程前期已經(jīng)由建設(shè)單位移交對應(yīng)的檔案部門，其本身的借閱量非常低，填鴨式的收集入庫可能帶來一系列的管理難題：一是資料遺漏，數(shù)據(jù)的真實(shí)性無法得到有效的保證，二是對人力、物力、空間的浪費(fèi)。（2）檔案整理階段：知識存儲與組織。檔案整理對應(yīng)知識存儲與組織，是檔案利用價值得以實(shí)現(xiàn)的重要前提。檔案整理是對入庫的檔案數(shù)據(jù)根據(jù)其內(nèi)容特征及外部特性進(jìn)行分類、編目、著錄、標(biāo)引等。知識組織是在檔案信息的有序組織基礎(chǔ)之上，對知識單元進(jìn)行科學(xué)化組織、描述、表達(dá)，展示其內(nèi)在聯(lián)系[12]。檔案資源是企業(yè)內(nèi)部核心的知識資源。必須對移交庫房的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有序化、可視化組織，優(yōu)化館藏資源。一是需要對檔案的顯性知識因子進(jìn)行挖掘、分析和加工，為提取新知識、隱性知識因子的發(fā)現(xiàn)及轉(zhuǎn)化為顯性知識提供可能。二是根據(jù)檔案資源的內(nèi)容特征與外在形式特征形成分類標(biāo)引、主題標(biāo)引等，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建知識地圖，讓用戶快速便捷地鎖定需求的信息。

2.檔案利用體系。（1）檔案開發(fā)階段：知識評價。檔案資源開發(fā)階段主要是對企業(yè)檔案資源進(jìn)行編研、展覽等，最后形成檔案年鑒等編研成果。知識評價是對檔案資源進(jìn)行鑒定，確定其知識價值。檔案資源的開發(fā)首先需要對其進(jìn)行價值、保管期限、密級等鑒定工作。相比傳統(tǒng)檔案鑒定，更關(guān)注檔案的情報性價值、現(xiàn)實(shí)價值與利用價值[13]。檔案資源入庫不能僅僅將其視為歷史數(shù)據(jù)或經(jīng)驗性知識，需要在知識管理理論視角下，根據(jù)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行入庫評價與定期評價。知識評價必須堅持“以用戶為中心”的原則，確定統(tǒng)一的評價指標(biāo)體系。評價指標(biāo)能夠充分體現(xiàn)出各知識要素之間的關(guān)系，使用戶在實(shí)踐運(yùn)用過程中具有可操作性。（2）檔案開放階段：知識服務(wù)與共享。知識服務(wù)的服務(wù)理念是以用戶為中心，以為用戶提供知識、輔助決策作為服務(wù)目的，強(qiáng)調(diào)用戶在知識管理全過程中的重要作用。檔案資源作為集成信息，是知識的重要來源以及知識服務(wù)的首要前提條件。企業(yè)檔案資源的知識服務(wù)應(yīng)當(dāng)以信息技術(shù)作為支撐條件，在實(shí)現(xiàn)知識傳遞的同時，提供便捷化、個性化、針對化的用戶服務(wù)，強(qiáng)調(diào)知識傳遞的時效、準(zhǔn)確度等，提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量。搭建服務(wù)平臺是檔案資源利用及知識服務(wù)的重要窗口，但檔案管理與知識管理在管理范圍、側(cè)重點(diǎn)、加工深度、傳播渠道等方面存在一定的差異，結(jié)合知識管理理論框架及檔案管理工作實(shí)際，將知識管理融入檔案管理流程是檔案館開展知識管理的最佳方式之一[14]。同時，檔案資源知識服務(wù)更應(yīng)該注重用戶的反饋，滿足用戶動態(tài)化的知識需求及企業(yè)的發(fā)展需求。

3.安全保障體系。檔案文件的保護(hù)是檔案資源管理活動中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，是知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要關(guān)口。作為企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略性、優(yōu)勢性的核心資源，檔案資源知識庫保護(hù)可以從制度層面、人員層面、技術(shù)層面構(gòu)建安全保障體系。制度層面。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或指定部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全檔案工作責(zé)任制，制定檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時針對檔案文件內(nèi)容確定檔案文件的保密程度，明確檔案利用的范圍和權(quán)限。人員層面。首先，以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理提高了對傳統(tǒng)檔案工作者的要求，復(fù)合型人才成為對檔案工作者的核心要求，檔案工作者除具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)當(dāng)提高知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律意識與素養(yǎng)。其次，多元主體協(xié)同治理更應(yīng)該是知識管理導(dǎo)向的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要方向。技術(shù)層面?？梢圆捎脜^(qū)塊鏈技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種不可篡改和偽造的分布式數(shù)據(jù)庫，是互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，去中心化、匿名化、分布式、不可任意修改的存儲技術(shù)，其對數(shù)據(jù)利用的追蹤具有天然優(yōu)勢。區(qū)塊鏈技術(shù)可以有效防止不法企業(yè)或個人違規(guī)操作及利用共享的檔案數(shù)據(jù)。

五、結(jié)語

知識管理給企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建帶來了新的思維，對企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新及知識創(chuàng)造具有重要的實(shí)踐意義，同時也是企業(yè)應(yīng)對市場形勢變化及適應(yīng)社會發(fā)展需要的重要支撐點(diǎn)。引入知識管理理念，能夠提高企業(yè)對檔案價值的認(rèn)同度和關(guān)注度，提升企業(yè)檔案的服務(wù)水平，推動檔案事業(yè)的全局性發(fā)展。

作者:劉蓓 韋兆焯 單位:金茂蘇皖企業(yè)管理（天津）有限公司南京分公司