國家檔案館專家型館員制度建設(shè)探析
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摘要：國家綜合檔案館可以借鑒高校圖書館的學(xué)科館員制度，建立專家型館員制度，以期為研究型用戶提供優(yōu)質(zhì)的咨詢服務(wù)。專家型館員是指具備一定的研究能力并在某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域有所積累，能夠在研究型用戶查找與獲取檔案資料的過程中，為其提供高質(zhì)量的咨詢服務(wù)的檔案館工作人員。專家型館員需要具備一定的理論知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，并注重與研究型用戶的互動(dòng)與交流。
關(guān)鍵詞：研究型用戶；專家型館員；國家綜合檔案館
一、引言
國家綜合檔案館所提供的傳統(tǒng)意義上的檔案服務(wù)主要有檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽、檔案副本制發(fā)、檔案證明制發(fā)、檔案目錄信息查詢、檔案咨詢等多種方式[1]。面對(duì)新時(shí)代檔案工作的發(fā)展形勢(shì)，國家綜合檔案館要主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，樹立服務(wù)意識(shí)，將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的公共信息服務(wù)，即以包括各行業(yè)用戶在內(nèi)的公眾為對(duì)象，以提供信息、交流和利用服務(wù)為內(nèi)容，以服務(wù)于社會(huì)為目標(biāo)的社會(huì)化服務(wù)[2]。十八大以來，黨和國家高度重視哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究。國家綜合檔案館應(yīng)加快服務(wù)轉(zhuǎn)型，為促進(jìn)和繁榮中國特色哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究做好文獻(xiàn)資料方面的“后勤保障”。當(dāng)下，從事歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)等哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究的研究型用戶已成為國家綜合檔案館接待利用工作的主要對(duì)象，其與一般民生型檔案用戶及事務(wù)型檔案用戶查檔目的及查檔內(nèi)容都有著很大的區(qū)別。這部分檔案用戶具有查檔時(shí)間長(zhǎng)、范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，往往需要從大量檔案中找出對(duì)其研究有用的內(nèi)容。因此，國家綜合檔案館應(yīng)改進(jìn)服務(wù)策略，著力為這類用戶提供幫助，從而提升自身的公共服務(wù)能力。筆者認(rèn)為，建立專家型館員制度，是一個(gè)值得嘗試的做法。本文試就這一問題做初步探討。
二、建立專家型館員制度的必要性
研究型用戶的研究課題基本上可以分為以下兩種情況：一是研究本地區(qū)某一時(shí)期或某一領(lǐng)域的歷史，例如編纂本地區(qū)地方志及其他各類史志資料；二是研究本地區(qū)當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)生活及生態(tài)文明等方面情況?？紤]到國家綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，無論是哪一類課題，可能會(huì)利用到的檔案主要有以下幾類：（1）本行政區(qū)域內(nèi)各單位形成的已滿30年的開放檔案；（2）經(jīng)檔案形成單位同意利用的未開放文書檔案；（3）館藏各類非涉密圖書資料；（4）館藏各類照片、實(shí)物等特殊載體檔案；（5）其他可能涉及的檔案。圍繞其所研究的課題，研究型用戶在查找檔案資料時(shí)，更希望獲取到第一手資料及最專業(yè)的資料。例如，研究某地區(qū)城市規(guī)劃相關(guān)課題，需要查閱的最有價(jià)值的檔案并不是國務(wù)院對(duì)于某地區(qū)地名、行政區(qū)劃的批復(fù)，這些文件通過官方網(wǎng)站或《國務(wù)院公報(bào)》就可以查閱到。相反，最需要查閱的是該地區(qū)地名普查、土地延包等專門檔案，這樣才能從微觀上研究整個(gè)課題。因此，研究型用戶在利用檔案時(shí)不會(huì)囿于檔案整理時(shí)的體系，按照全宗或問題檢索檔案資料，而是需要結(jié)合館藏文獻(xiàn)資料進(jìn)行全面搜尋。在檔案查閱手續(xù)齊全的前提下，從眾多館藏檔案資料中按照研究型用戶劃定的范圍找出其所需要的部分，看似是一件很容易的工作，實(shí)則十分復(fù)雜，需要檔案館工作人員在與研究型用戶充分交流，搞清查閱范圍、分析館藏內(nèi)容中可能涉及的部分后才能準(zhǔn)確提供利用，否則會(huì)帶來時(shí)間上的損失及不必要的誤會(huì)。例如，某高校教授需要撰寫一部本市某區(qū)民盟組織發(fā)展史方面的志書，為此來到該區(qū)檔案館，提出查閱該區(qū)民盟區(qū)委會(huì)開放檔案。但民盟區(qū)委會(huì)不是獨(dú)立全宗，需要檢索其他多個(gè)全宗檔案才能為這位教授提供完備的研究資料。檔案館工作人員應(yīng)打破全宗界限，全面檢索本地黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、政協(xié)、人大等相關(guān)全宗檔案，本地區(qū)人物全宗中的民盟會(huì)員相關(guān)資料，甚至在黨委組織部門批準(zhǔn)下合理利用本地區(qū)民盟盟籍干部人事檔案。如果此時(shí)檔案館工作人員不了解民盟性質(zhì)及本區(qū)民盟組織情況，以沒有民盟區(qū)委會(huì)這個(gè)全宗為由拒絕教授的查檔請(qǐng)求，就容易導(dǎo)致檔案利用者對(duì)檔案館服務(wù)態(tài)度的不滿；抑或工作人員不了解情況，不知道該檢索哪個(gè)全宗的檔案資料，就會(huì)導(dǎo)致用戶檔案利用效率的低下。為了更好地解決為研究型用戶提供檔案查閱服務(wù)中可能遇到的問題，國家綜合檔案館可以借鑒高校圖書館采用的學(xué)科館員制度，培養(yǎng)專家型館員。在高校圖書館中，學(xué)科館員制度是圖書館一種創(chuàng)新服務(wù)形式，其根本目標(biāo)是建立圖書館與學(xué)科用戶之間的聯(lián)絡(luò)機(jī)制，主動(dòng)了解學(xué)科需求，并以需求指導(dǎo)信息組織，以便向用戶提供主動(dòng)的學(xué)科指導(dǎo)性服務(wù)[3]。學(xué)科館員的設(shè)立有利于促進(jìn)高校中優(yōu)勢(shì)學(xué)科信息資源優(yōu)化整合，并提供信息服務(wù)、用戶教育和讀者深層次咨詢等任務(wù)[4]。由于檔案利用工作與圖書利用工作同屬信息咨詢服務(wù)工作，都具有信息型、知識(shí)型、服務(wù)型的特征。國家綜合檔案館可以借鑒圖書館學(xué)科館員制度，培養(yǎng)專家型館員。所謂專家型館員，是指具備一定的研究能力并在某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域有所積累，能夠在研究型用戶查找與獲取檔案資料的過程中，為其提供高質(zhì)量的咨詢服務(wù)的檔案館工作人員。建立專家型館員制度，符合檔案館文化事業(yè)單位的定位，可以確保為研究型用戶提供高質(zhì)量的查檔服務(wù)，同時(shí)也能促進(jìn)國家綜合檔案館工作人員個(gè)人知識(shí)水平及業(yè)務(wù)能力的提升。
三、國家綜合檔案館專家型館員的素質(zhì)要求
檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)儲(chǔ)備是研究型用戶獲得滿意的查檔體驗(yàn)的基本保障。國家綜合檔案館工作人員要想成為一名合格的專家型館員，除了在某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域有所研究之外，還應(yīng)從理論知識(shí)、業(yè)務(wù)水平等多個(gè)角度提升自身綜合素質(zhì)。1.國家綜合檔案館專家型館員應(yīng)具備的理論知識(shí)。我國人文社會(huì)科學(xué)發(fā)展至今，已經(jīng)形成了擁有20多個(gè)一級(jí)學(xué)科、400多個(gè)二級(jí)學(xué)科的完備的人文社會(huì)科學(xué)體系[5]。國家綜合檔案館人員有限，不可能做到對(duì)全部人文社會(huì)科學(xué)都精通，但要從宏觀上了解一些與研究型用戶從事本地區(qū)歷史研究或本地區(qū)現(xiàn)狀研究相關(guān)的學(xué)科知識(shí)。（1）歷史知識(shí)。以歷史的眼光研究社會(huì)科學(xué)問題是人文社會(huì)科學(xué)研究的重要方式。研究型用戶查閱檔案大多是為了了解本地區(qū)歷史或某一領(lǐng)域的發(fā)展歷程。因此，需要國家綜合檔案館工作人員認(rèn)真閱讀本地區(qū)地方志，學(xué)習(xí)本地區(qū)歷史，學(xué)習(xí)中國近現(xiàn)代史和中共黨史，這些歷史知識(shí)儲(chǔ)備可以更好地幫助工作人員理解研究型用戶所需查閱檔案的年代及歷史特點(diǎn)。從檔案鑒辨學(xué)的角度來看，了解歷史知識(shí)還可以協(xié)助研究型用戶正確鑒定檔案的年代。（2）當(dāng)代政治知識(shí)。檔案工作是一項(xiàng)政治性極強(qiáng)的工作，各級(jí)國家綜合檔案館的檔案收集范圍主要是本地區(qū)黨委、人大、政府、政協(xié)等各類機(jī)關(guān)及派、人民團(tuán)體的檔案。檔案館工作人員了解《憲法》，了解中國當(dāng)代政治知識(shí)，熟悉本區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位之間關(guān)系及職責(zé)，對(duì)于為研究型用戶提供查檔協(xié)助十分重要。在上文中提到的編撰民盟組織發(fā)展志書的例子中，檔案館工作人員如果了解民盟會(huì)員大多為文教界中高級(jí)知識(shí)分子的話，就可以為研究型用戶檢索教育局、文旅局等單位涉及統(tǒng)戰(zhàn)的開放檔案，從而有望發(fā)現(xiàn)更豐富的史料。（3）公共管理知識(shí)。公共管理學(xué)是一門綜合運(yùn)用各種科學(xué)知識(shí)和方法來研究公共管理組織和公共管理過程及其規(guī)律性的學(xué)科[6]。這一學(xué)科具有很強(qiáng)的綜合性和跨學(xué)科性，涉及政治學(xué)、行政學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等多種人文社會(huì)科學(xué)。國家綜合檔案館屬于文化事業(yè)單位，作為檔案館工作人員，學(xué)好公共管理學(xué)本身有利于自身工作的開展。此外，從為研究型用戶提供檔案利用服務(wù)的角度來看，掌握公共管理知識(shí)，可以系統(tǒng)地掌握公共組織特別是政府組織的管理活動(dòng)及其規(guī)律，從而為研究型用戶提供更為專業(yè)的檔案信息咨詢服務(wù)。2.國家綜合檔案館專家型館員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力。除了具備上述理論知識(shí)，國家綜合檔案館專家型館員還應(yīng)具備一些必要的業(yè)務(wù)能力。（1）熟知館藏結(jié)構(gòu)。熟知館藏結(jié)構(gòu)是指檔案工作者對(duì)檔案館所貯存的檔案信息資源，包括未加工的一次檔案信息和已經(jīng)經(jīng)過加工而形成的二次檔案信息及三次檔案信息，按一定的形成范圍、時(shí)間、內(nèi)容、種類等特征，采取一定的方法進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的了解和熟悉的過程[7]。熟知館藏結(jié)構(gòu)是做好檔案提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)，檔案館工作者應(yīng)相對(duì)準(zhǔn)確地了解哪類檔案已經(jīng)進(jìn)館，以及本館館藏中這類檔案的起止年度。當(dāng)研究型用戶提出要利用某一部分檔案時(shí)，如果不了解館藏結(jié)構(gòu)，檔案館工作人員就會(huì)草率地表示該檔案已進(jìn)館或未進(jìn)館。前者容易造成盲目檢索，浪費(fèi)利用者的時(shí)間；后者容易導(dǎo)致用戶不滿，誤認(rèn)為檔案館方面不作為不擔(dān)當(dāng)。（2）熟練使用檔案檢索系統(tǒng)。目前，各級(jí)國家綜合檔案館大多使用檔案管理系統(tǒng)中的檢索模塊為用戶提供檢索服務(wù)。研究型用戶查閱檔案通常要跨多個(gè)全宗進(jìn)行搜尋。這就需要檔案館工作者能夠熟練使用檔案檢索系統(tǒng)，掌握常用的檢索技巧，才能夠幫助研究型用戶提高檢索的查全率和查準(zhǔn)率。（3）具備一定的學(xué)術(shù)研究能力。專家型館員必須擁有一定的學(xué)術(shù)研究能力，在某個(gè)專業(yè)研究領(lǐng)域有所積累。一方面能夠順暢地與研究型用戶對(duì)話和交流，并對(duì)館藏中某些主題的檔案資料進(jìn)行收集、整理、加工，從而更加準(zhǔn)確地把握用戶的需求，更好地為研究型用戶提供專業(yè)咨詢服務(wù)。另一方面能夠在工作過程中勤于鉆研，善于思考與總結(jié)，針對(duì)實(shí)踐工作中出現(xiàn)的新問題進(jìn)行探討，從而提高工作的效能。
四、促進(jìn)專家型館員與研究型用戶的互動(dòng)
1.多向研究型用戶請(qǐng)教。研究型用戶是某一學(xué)科領(lǐng)域的專業(yè)人士。檔案館工作人員應(yīng)主動(dòng)向研究型用戶請(qǐng)教其所研究的學(xué)科領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，以提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐步向?qū)＜倚宛^員轉(zhuǎn)型。例如上文提到的撰寫民盟組織發(fā)展志的例子中，檔案館工作人員可以主動(dòng)向研究型用戶請(qǐng)教有關(guān)民盟以及派的知識(shí)，以豐富自身的知識(shí)，將來可以為相近學(xué)科領(lǐng)域的研究型用戶提供更具針對(duì)性的檔案信息咨詢服務(wù)。此外，國家綜合檔案館還可以聘請(qǐng)研究型用戶擔(dān)任本館“名譽(yù)館員”，作為國家綜合檔案館工作人員提高業(yè)務(wù)能力的智囊和外援。目前，天津市檔案館已經(jīng)啟動(dòng)了此項(xiàng)工作，聘請(qǐng)來自南開大學(xué)、中國銀行等單位的五位專家學(xué)者作為“名譽(yù)館員”，名譽(yù)館員除了可以更廣泛地查閱館藏檔案用于學(xué)術(shù)研究外，還要承擔(dān)宣傳館藏檔案資源、參與館藏檔案開發(fā)編研等義務(wù)，此舉可以實(shí)現(xiàn)國家綜合檔案館與研究型用戶之間的互利共贏。2.多向研究型用戶征求意見。檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注研究型用戶檔案利用的體驗(yàn)?？梢酝ㄟ^訪談的方式，在不影響對(duì)方正常查檔的情況下，向其咨詢對(duì)檔案館服務(wù)的意見，如是否找到其所需要的檔案資料、檢索工具等有何改進(jìn)的空間、還有哪些需求、需要哪些幫助等。及時(shí)掌握研究型用戶的需求與反饋意見，有助于檔案館工作人員找準(zhǔn)需求，并做針對(duì)性的準(zhǔn)備工作，不斷提升自我的服務(wù)能力與水平，促進(jìn)自我的成長(zhǎng)。
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作者：蔣冠 周持 潘子聰 單位：天津師范大學(xué)管理學(xué)院副教授
