醫(yī)院建筑工程檔案管理創(chuàng)新探究

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摘要：當(dāng)前我國正處于信息科技化高速發(fā)展的關(guān)鍵時期，各類先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)洶涌而至，預(yù)示著大數(shù)據(jù)時代已然來臨。面對這種形式，醫(yī)院的建筑工程檔案管理工作必須緊跟時代潮流，融合更為多元化、創(chuàng)新化的工作理念，不斷強(qiáng)化各類建筑檔案的信息存儲與處理能力，應(yīng)對好新時代帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。作為醫(yī)院建設(shè)類信息的重要來源，工程檔案的管理工作如若未能落實到位，則無疑將給醫(yī)院的發(fā)展帶來難以預(yù)估的損失，相關(guān)管理者必須認(rèn)清形勢，在過程中用心探索建筑工程檔案管理的科學(xué)發(fā)展模式，以此來保障醫(yī)院建設(shè)事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；醫(yī)院；建筑工程檔案

實際上，大數(shù)據(jù)是一種將各類信息資源、資料進(jìn)行匯總的綜合性數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用此類技術(shù)可以改善傳統(tǒng)檔案管理的某些弊端，同時還兼具了傳輸與存儲過程的多樣性、高效性。大數(shù)據(jù)時代下的建筑工程檔案管理，能夠解決海量信息數(shù)據(jù)資源的存儲與應(yīng)用事務(wù)，對管理者而言無疑是極為有利的一項網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了盡可能保障醫(yī)院各類建筑檔案的真實性與安全性，必須建立一套更為智能化的大數(shù)據(jù)檔案資源庫，以此來促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)步前進(jìn)。筆者結(jié)合自身多年來相關(guān)的管理工作實踐，就建筑工程檔案展開簡要概述，分析在大數(shù)據(jù)時代背景下強(qiáng)化建筑工程檔案管理的必要性，并在此基礎(chǔ)上探究當(dāng)前建筑工程檔案管理存在的問題及其創(chuàng)新路徑。

一、簡述建筑工程檔案管理

1.建筑工程檔案管理的內(nèi)涵通常情況下，建筑工程檔案管理屬于建筑行業(yè)的一個特殊工種，但是作為醫(yī)院的行政后勤管理者，需要站在更為宏遠(yuǎn)的角度來對待此項工作，因為建筑工程檔案很多時候幾乎都需要伴隨整個項目，從早期的建筑項目立項到后期竣工，期間需要經(jīng)歷極為漫長的一個階段。而且建筑工程檔案管理本身涉及到十分廣泛的工作面，如何將建筑工程檔案優(yōu)化到位，讓各類建筑資料都能夠達(dá)成有序管理，這就需要管理者融合大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，達(dá)到化繁為簡的效果。將互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)前較為流行的一些技術(shù)作為輔助，可以讓醫(yī)院的綜合型建筑類檔案管理轉(zhuǎn)變的更為系統(tǒng)化，最終讓檔案使用者獲得更為人性化的服務(wù)，大幅度提高工作效率。

2.大數(shù)據(jù)背景下建筑工程檔案管理的建設(shè)目標(biāo)在大數(shù)據(jù)背景之下的建筑工程檔案管理工作，必須將以往那套較為傳統(tǒng)的模式進(jìn)行深度改革，要讓所有醫(yī)院獲取的建筑檔案、文件、報告等各類資料一律采用信息技術(shù)制作為電子檔，然后將所有電子檔案上傳到醫(yī)院對應(yīng)的云平臺實現(xiàn)綜合性管理，將之前使用的紙質(zhì)等進(jìn)行革新，之所以要打造數(shù)據(jù)資料的電子化管理，其本質(zhì)目的主要是為了讓資料的傳送、統(tǒng)計、分發(fā)、查詢等各項事務(wù)轉(zhuǎn)變的更加便利，讓工作效率更為快速。另外，還需要將各類建筑工程檔案能夠基于網(wǎng)絡(luò)二維碼完成全流程流傳管理，讓使用者通過APP的方式就可以輕松達(dá)成工作指令，最終實現(xiàn)即時推送。與此同時，大數(shù)據(jù)背景下的建筑工程檔案管理還需要將辦公流程轉(zhuǎn)變的更為精細(xì)化，要讓醫(yī)院整體辦公流程都通過O2O的方式來實現(xiàn)，進(jìn)而在內(nèi)部建立專業(yè)性建筑檔案內(nèi)網(wǎng)，打造辦公“無紙化”流程。

二、在大數(shù)據(jù)時代背景下強(qiáng)化建筑工程檔案管理的必要性

作為醫(yī)院各類建筑項目竣工驗收的重點核查對象之一，建筑工程檔案可以將建設(shè)過程中的質(zhì)量等級給出最為客觀的正式反映，不僅具備權(quán)威法律憑證作用，同時還是優(yōu)化后續(xù)建筑項目的重要基礎(chǔ)依據(jù)。在醫(yī)院開展全新的建筑工程項目時，都需要一支專門負(fù)責(zé)檔案管理的行政后勤小組來完成，如何在過程中完成對建筑單位各個流程的監(jiān)督、協(xié)調(diào)以及指導(dǎo)等事項，是每一個檔案管理人員都在認(rèn)真思考的課題。在大數(shù)據(jù)時代背景下強(qiáng)化建筑工程檔案管理，是為了讓項目推進(jìn)過程更加科學(xué)，讓檔案文件更為標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、集中化，而且還可以將工程項目內(nèi)的各類文件進(jìn)行有效收集與整合，同時按照歸檔范圍的時間、重要等級納入管理系統(tǒng)中，最終實現(xiàn)全過程質(zhì)量管理。就目前階段來看，全國各地都在拓展醫(yī)院公共事業(yè)，對工程檔案管理工作的要求也變的越來越嚴(yán)格，在這種大數(shù)據(jù)時代背景下則必須不斷提高檔案管理人員的技術(shù)水平，爭取讓工程檔案更為現(xiàn)代化。對于醫(yī)院建筑工程檔案的內(nèi)部建設(shè)，需要從根本上提高行政后勤部門的技術(shù)支持，不斷加速大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的建立，這是時代對現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)提出的新要求。

三、建筑工程檔案管理存在的問題

1.創(chuàng)新意識不夠在建筑工程檔案的創(chuàng)新化管理過程中，必須要發(fā)揮醫(yī)院各級主體的創(chuàng)新意識，要讓整個檔案知識資源體系不斷得到內(nèi)部錘煉，特別是在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理者自身首先要敢于深入探索，將醫(yī)院各類信息化管理體系以及未來的發(fā)展格局作為切入點，絕不能停留在過去的工作模式中不能自拔。打造信息化、數(shù)字化的建筑工程檔案管理體系，是醫(yī)院在市場經(jīng)濟(jì)體制下的必然趨勢。就目前情況來看，很多醫(yī)院的建筑工程檔案管理的創(chuàng)新意識都不夠，如在工作培訓(xùn)中沒有加入大數(shù)據(jù)時代的創(chuàng)新內(nèi)容，導(dǎo)致工作人員實際的業(yè)務(wù)技能不熟練，難以緊跟時代技術(shù)潮流，甚至還有技術(shù)方面的檔案處理細(xì)節(jié)還停留在表面，對于建筑工程檔案管理的信息化認(rèn)知程度不高。諸如此類問題，最終都會制約醫(yī)院建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

2.維權(quán)意識薄弱就實際情況來看，當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理工作都存在維權(quán)意識薄弱的情況，一方面在工作中缺乏配套的擔(dān)保機(jī)制，行業(yè)內(nèi)部的自律機(jī)制也不夠到位；另外一方面如若建筑工程檔案的維權(quán)工作沒有落實到位，那么后續(xù)必然會引發(fā)各類信息泄露的問題，這種情況無論是對醫(yī)院自身還是工程項目承建單位都有極為負(fù)面的影響。工程檔案的行為主體的缺乏保護(hù)自身的意識，必然會導(dǎo)致維權(quán)制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，最終會導(dǎo)致檔案管理維權(quán)環(huán)境逐漸惡化，制約了檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.安全管理機(jī)制落實不到位事實上，大數(shù)據(jù)本身的技術(shù)優(yōu)勢就是資源的海量收集與科學(xué)分析及處理，此類技術(shù)模式不僅具備高效性、共享性以及動態(tài)性特點，同時還能夠讓醫(yī)院在信息化時代始終占有市場先機(jī)，因此必須要落實好對應(yīng)的安全管理機(jī)制。但是目前情況來看，很多醫(yī)院對于工程檔案管理的安全管理機(jī)制都落實不到位，若工程檔案處于不安全的環(huán)境之下，那么前期很多檔案管理工作將變得毫無意義。因為醫(yī)院的工程檔案管理若存在漏洞，則很容易被不法分子盯上，黑客破壞檔案系統(tǒng)之后會造成數(shù)據(jù)泄露，再加上網(wǎng)絡(luò)本身的虛擬特性，又會有這種不安全誘因，最終影響醫(yī)院檔案管理工作的穩(wěn)定性。

四、醫(yī)院建設(shè)工程檔案的全過程管理

1.事前管理建設(shè)工程檔案的事前管理，其實就是在醫(yī)院尚未完成全面工程計劃之前開展的各項工作，為了保障各項細(xì)節(jié)都能夠落實到位，需要在事前管理提前做好預(yù)判，將各個階段有可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行標(biāo)記，確保每個工程文件都能夠發(fā)揮應(yīng)用的作用，同時檔案管理人員還需要在各個細(xì)節(jié)上做好把關(guān)，同時還需要委派專業(yè)工程技術(shù)人士做好把控，以此推進(jìn)醫(yī)院各項建設(shè)工作的順利開展。

2.事中管理首先，進(jìn)入到建筑工程檔案管理的事中階段，需要對所有的工程文件、圖紙以及各類音像等檔案資料做好科學(xué)采集與歸檔處理，做好科學(xué)控制與協(xié)調(diào)工作，同時還要建立醫(yī)院專有的檔案編碼體系。在事中管理過程中，相關(guān)檔案管理工作人員必須要將各類資料進(jìn)行集中收集，其中包括工程會議紀(jì)要、院內(nèi)建設(shè)項目重大事件及其要求，同時還要對建筑項目的資料進(jìn)行詳細(xì)核查，為日后的檔案管理工作奠定良好基石。一旦項目開始施行之后，還要對設(shè)計方向以及工程目的做好科學(xué)計劃，方便所有工作都能夠有條不紊的開展。其次，還要考慮到建筑工程檔案一旦進(jìn)入到規(guī)劃審批階段后，就會產(chǎn)生相應(yīng)的各類工程數(shù)據(jù)資料，此時必須要嚴(yán)格依照文件圖紙的性質(zhì)來做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好對應(yīng)的大數(shù)據(jù)電子歸檔處理。而且后續(xù)的控價階段涉及到的手續(xù)十分復(fù)雜，工程檔案被借閱的次數(shù)也會相應(yīng)增多，此時必須做好資料的完整性工作，優(yōu)化好一系列檔案借閱制度，做到資料可追溯到人的嚴(yán)格化流程。最后，由于建筑施工過程畢竟是需要經(jīng)歷一個漫長的周期，因此必須考慮到在建設(shè)過程中的圖紙變更、材料比價等情況，要督促工程施工單位做好資料與各類工程檔案的收集工作，避免后續(xù)竣工時發(fā)生變更責(zé)任人不清晰的問題，凡事都要做到有據(jù)可依。

3.事后管理工程進(jìn)入竣工階段之后，承建單位必然要將各類竣工資料推進(jìn)到資料編制階段，此時醫(yī)院的工程檔案管理人員必須要將檔案管理工作做到同步處理，除開施工單位涉及到的竣工編制材料之外，還需要根據(jù)醫(yī)院的實際情況來推動工程檔案的科學(xué)化管理，要將前期的一些工程會議紀(jì)要、材料批價、重要工程決策以及各類工程往來文函進(jìn)行完整化歸檔，以便于日后醫(yī)院在維修階段可以及時參考檔案。同時，還需要做好工程檔案在移交、轉(zhuǎn)接以及數(shù)據(jù)化分析等過程中的科學(xué)處理，必須保障資料存儲的真實可靠性，所有文件都需要經(jīng)對應(yīng)責(zé)任人簽字確認(rèn)，同時要保證簽字蓋章齊全。

五、探究大數(shù)據(jù)時代下建筑工程檔案管理的創(chuàng)新路徑

1.大力培養(yǎng)具備創(chuàng)新意識的建筑工程檔案管理團(tuán)隊首先，大力培養(yǎng)具備創(chuàng)新意識的建筑工程檔案管理團(tuán)隊，其中有很多工作都需要不斷細(xì)化，這不僅是為了滿足大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)性要求，同時更是為了促進(jìn)醫(yī)院各項建筑事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案管理部門責(zé)任人必須要將人力資源格局進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，將各類大數(shù)據(jù)技術(shù)融合到日常工程檔案管理工作之中，做好創(chuàng)新化指引，同時還可以向社會層面招聘更多具備專業(yè)素養(yǎng)的創(chuàng)新型人才。對于內(nèi)部工作人員的意識強(qiáng)化工作同樣也要持續(xù)落實，讓每一名基層員工都能夠理解大數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的發(fā)展優(yōu)勢，力爭將創(chuàng)新意識內(nèi)化于心。其次，醫(yī)院也要做好定期員工培訓(xùn)活動，將大數(shù)據(jù)相關(guān)的專業(yè)理論知識進(jìn)行宣導(dǎo)，用心將相關(guān)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提高到新層次，讓他們能夠在日常工作中融入到大數(shù)據(jù)潮流中。同時，對于醫(yī)院的建筑檔案管理工作，還需要為整個部門營造良好的信息化環(huán)境，不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，補(bǔ)足各類專業(yè)化的硬件設(shè)備與軟件設(shè)施。對于員工自身而言，同樣需要將自身主觀能動性發(fā)揮出來，用心學(xué)習(xí)與大數(shù)據(jù)相關(guān)的各類信息技術(shù)，避免不良風(fēng)氣在醫(yī)院內(nèi)部傳播。最后，由于全國各地都存在一些老齡化的檔案管理工作人員，對于這些人員的培訓(xùn)機(jī)制要適當(dāng)做到人性化管理，按級別劃分老齡化員工的信息技術(shù)能力培訓(xùn)等級，爭取讓醫(yī)院各級員工都能夠參與到建筑工程檔案管理的創(chuàng)新實踐中。

2.構(gòu)建貼合大數(shù)據(jù)潮流的建筑工程檔案管理體系在大數(shù)據(jù)潮流之下，醫(yī)院的建筑工程檔案管理體系必須緊跟步伐，要不斷提升檔案管理工作的信息化價值?？紤]到醫(yī)院在未來建設(shè)過程中產(chǎn)生越來越多的工程數(shù)據(jù)，因此相關(guān)管理者一定要制定一套科學(xué)的規(guī)范機(jī)制，逐步引導(dǎo)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、權(quán)威性建設(shè)。對于建筑工程檔案的準(zhǔn)入機(jī)制，要盡量提高工作標(biāo)準(zhǔn)，打造智能型檔案存儲體系，同時還需要將醫(yī)院各類檔案管理部分的內(nèi)容納入到法律建設(shè)范圍中，做好相應(yīng)的維權(quán)處理。與此同時，還要考慮到工程檔案管理的各方面漏洞彌補(bǔ)，要健全建筑工程檔案的各項科學(xué)規(guī)章體系。

3.打造安全的檔案管理環(huán)境首先，要將安全性內(nèi)容歸入到醫(yī)院日常運(yùn)營管理體系之中，要將其作為重點工作項目之一。由于大數(shù)據(jù)本身的海量數(shù)據(jù)優(yōu)勢，因此醫(yī)院的工程檔案所能發(fā)揮的市場價值是難以預(yù)估的，若檔案管理工作未能落實好安全管理，則無疑會給醫(yī)院未來的建設(shè)工作留下發(fā)展隱患。具體而言，檔案管理部門要將當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息平臺作為基礎(chǔ)，建立一套明確的信息提交者、檔案管理人員的職責(zé)以及權(quán)力與義務(wù)，要讓各方面工作都能夠在第一時間找到安全責(zé)任人。其次，對于醫(yī)院不同工作群體的信息處理權(quán)限，要根據(jù)醫(yī)院各個部門的實際情況來進(jìn)行科學(xué)劃分，規(guī)范好檔案日常管理的科學(xué)使用行為，以此來維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理部門還可以選擇與市面上有成功運(yùn)營經(jīng)驗的大數(shù)據(jù)公司達(dá)成合作協(xié)議，雙方共同來為醫(yī)院建筑工程檔案工作出謀劃策。同時要加強(qiáng)檔案管理推進(jìn)中對各個流程化細(xì)分處理，將檔案管理業(yè)務(wù)與大數(shù)據(jù)平臺之間做好平衡，為其制定一套極具創(chuàng)新價值的工作計劃?？紤]到檔案管理工作畢竟涉及到多項內(nèi)容，因此還要大力夯實內(nèi)部管控體系，節(jié)約醫(yī)院人力、物力以及財力，必要時甚至可以與社會上知名信息安全管理企業(yè)合作，以此來避免檔案信息產(chǎn)生泄漏。

六、結(jié)束語

總而言之，隨著信息技術(shù)的不斷迭代更新，未來的大數(shù)據(jù)技術(shù)形勢必將發(fā)展的愈發(fā)多元化、創(chuàng)新化，身擔(dān)醫(yī)院建設(shè)任務(wù)的建筑工程檔案管理者，必須在平時多給自己充電，不斷夯實大數(shù)據(jù)時代背景下的業(yè)務(wù)技能，同時要敢于跳脫原有工作模式的舒適圈，用獨(dú)具一格的創(chuàng)新思路來優(yōu)化建筑工程檔案管理工作，為醫(yī)院未來的發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息數(shù)據(jù)支撐，保障醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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作者：石勝軍 單位：桂林市人民醫(yī)院