社會養(yǎng)老保險檔案管理強化措施

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摘要：隨著我國社會保障制度的完善，加強社會養(yǎng)老保險檔案管理的質量已成為一個亟待解決的問題。本文主要分析了加強社會養(yǎng)老保險檔案管理的舉措，并提出了一系列相應的有效措施，以便為有關方面的工作提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：養(yǎng)老保險；檔案管理；措施

隨著我國社會經濟的飛速發(fā)展，社會保險制度不斷進行改革，人們對保險事業(yè)的認識不斷提高，要求加入社會保險的人員逐年擴大，社會養(yǎng)老保險檔案數(shù)量劇增。然而，由于體制的原因，我國公民個人社會養(yǎng)老保險檔案隸屬多個管理部門，社會養(yǎng)老保險檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創(chuàng)新，才能煥發(fā)生機，進而適應我國社會保險事業(yè)發(fā)展的需要。

一、社會養(yǎng)老保險檔案的特點

（一）數(shù)量龐大

隨著我國社會保險制度的改革，參與社會保險的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現(xiàn)全民參保，導致社會養(yǎng)老保險檔案數(shù)量龐大。

（二）動態(tài)變化

隨著個人工作單位的變化，個人的社會養(yǎng)老保險檔案也會隨著發(fā)生關系的轉移，另外個人工資的增減的變化也會影響各項社會保險繳費情況，這就導致了社會養(yǎng)老保險檔案的動態(tài)變化。

（三）以人為本

社會養(yǎng)老保險檔案是以人為基本對象來辦理的，個人是社會養(yǎng)老保險檔案的最基礎的形成單位。社會養(yǎng)老保險檔案是個人參與社會保險的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。

二、養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）法律法規(guī)不健全

目前，我國尚無一部與社會養(yǎng)老保險檔案管理相關的全國性法律，養(yǎng)老保險檔案管理工作主要是依據(jù)《規(guī)定》以及各地相關部門制定的規(guī)章制度進行，而《規(guī)定》及各地規(guī)章制度屬于行政法規(guī)，效力低于法律，并存在層次低、穩(wěn)定性不強的特點。由于權威法律的缺失，使得養(yǎng)老保險統(tǒng)籌層次提升的改革工作難以取得實質性的進展。

（二）缺乏統(tǒng)一的工作標準

《規(guī)定》對社會保險各險種業(yè)務檔案資料的收集、分類、保管期限都作出了規(guī)定，但《規(guī)定》并未對實際工作中辦理業(yè)務的參保對象應填寫何種表格、提供哪些資料等事項設置統(tǒng)一的標準，使得各地在檔案管理工作中往往各行其是。因此，各地在實際工作中的方法大相徑庭，有的采用電子表格，有的使用紙質檔案，有的則是購買現(xiàn)成的檔案軟件，這就突顯了養(yǎng)老保險檔案管理的標準化程度還處于較低水平。

（三）檔案意識薄弱

一是社會養(yǎng)老保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務人員存在認識不高，工作態(tài)度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節(jié)奏。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

目前，各地社會養(yǎng)老保險經辦機構中缺乏專職的檔案管理人員，具備檔案管理專業(yè)學位的檔案管理人員更是微乎其微。在平時的檔案歸檔工作中，各經辦機構往往采取抽調人員突擊整理的辦法，而這些抽調的人員由于缺乏檔案管理相關知識，存在應付工作的不負責心態(tài)，容易造成檔案分類混亂、立卷不合理，進而影響檔案的價值。而有的社會養(yǎng)老保險經辦機構采取委托當?shù)貦n案部門整理檔案的方法，雖然彌補了檔案管理專業(yè)知識缺失的問題，但由于檔案部門人員對社會養(yǎng)老保險業(yè)務缺乏了解，使得檔案管理工作仍然存在著局限。

三、加強養(yǎng)老保險檔案管理工作的對策

（一）規(guī)范檔案管理，健全管理制度

社會養(yǎng)老保險相關業(yè)務的所有原始資料稱之為社會養(yǎng)老保險檔案，比如參保人個人的信息賬戶、養(yǎng)老金的發(fā)放資料、繳費資料以及有關業(yè)務的書面資料等。社會養(yǎng)老保險檔案管理的工作人員和有關部門在分類管理檔案時，應當做到高標準、規(guī)范化，嚴要求，并建立健全相關檔案管理制度和標準。在管理有關檔案時，要嚴格遵循工作原則，將具有實用性和長遠利用價值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現(xiàn)企業(yè)活動的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會養(yǎng)老保險檔案的管理并不是將所有資料記錄、儲存，而是將處在要求之內以及存檔范圍的具有實際利用價值的有關文件、資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲的。在明確分類的基礎上做好檔案歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。此外，檔案管理部門要建立健全社會養(yǎng)老保險檔案管理制度和標準，要建立能夠將所有工作環(huán)節(jié)包括在內的檔案管理制度。以文件的實際來源和自身價值為依據(jù)，進一步確定檔案管理的具體流程、方式方法、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》等現(xiàn)行法律的規(guī)定，以事業(yè)單位養(yǎng)老保險的實際狀況為主要依據(jù)，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個檔案管理部門都能夠嚴格遵守規(guī)章制度，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化，實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案的集中管理、規(guī)范有序、科學分類等，不斷完善我國社會養(yǎng)老保險制度。

（二）積極推進養(yǎng)老保險檔案信息化建設

傳統(tǒng)的管理模式是工作人員手工收集、整理，工作量大，效率也低下，費時費力信息化對檔案工作提出了新的要求，要大力運用當代科技新成果和新手段，提高檔案管理工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案管理信息化檔案管理數(shù)字化、信息化是當今經濟社會對檔案工作的要求，檔案管理人員必須熟悉掌握和運用現(xiàn)代科技新成果和新手段，以適應檔案管理工作現(xiàn)代化的需要要實現(xiàn)檔案工作科學化、現(xiàn)代化、信息化，必須利用計算機操作系統(tǒng)，利用檔案管理先進軟件程序，建立健全檔案電子文檔，使用計算機檢索檔案目錄，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，這樣既減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，也為查詢檔案人員提供了更優(yōu)質、更快捷的服務。

（三）提高認識，加強領導

加大社會養(yǎng)老保險檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會養(yǎng)老保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會養(yǎng)老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對社會養(yǎng)老保險檔案工作的支持和重視，增強人力和資金投入，切實解決社會養(yǎng)老保險檔案工作中存在的資金缺乏、庫房緊張、人員不足等現(xiàn)實問題，為建設和完善社會養(yǎng)老保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

（四）加強人員培訓，提高服務質量

養(yǎng)老保險檔案管理是一項科學嚴謹?shù)墓ぷ鳎訌姍n案管理工作，必須建立起一支高素質、專業(yè)化的檔案管理隊伍。首先，對社會養(yǎng)老保險經辦機構的工作人員進行培訓，提高他們的檔案管理水平，增強他們的實際操作技能。其次，加強專職檔案管理人員隊伍的建設，這些工作人員應該具備良好的職業(yè)道德和踏實的專業(yè)知識，同時根據(jù)他們所作出的貢獻給予相應的獎勵。通過加強培訓，提高相關工作人員的業(yè)務素質，將有利于實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理工作為參保人員服務、為社會服務的目標。

四、加強社會養(yǎng)老保險檔案管理的重要意義

(一)有利于實現(xiàn)對參保人切身利益的保護

在社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中會涉及才到諸多的環(huán)節(jié)，而且每一個環(huán)節(jié)都會涉及到參保人的切身利益，所以需要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行加強。參保人在參保到離退休享受社會保險待遇需要經歷較長的一個過程。從參保時填寫保險卡和個人詳細情況表，然后進行保費的繳納，繳費基次及養(yǎng)老金發(fā)放標準的調整，保險關系的轉移和基金的轉入轉出手續(xù)等，這些記載都是個人社會養(yǎng)老保險檔案的重要內容，是享受社會保險待遇的重要依據(jù)，與參保人的切身利益息息相關，所以需要通過加強社會養(yǎng)老保險檔案的管理，從而更好地實現(xiàn)對參保人切身利益的維護。

（二）有利于社會養(yǎng)老保險部門提高業(yè)務質量和辦事效率

在社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中，需要通過對檔案資料的收集、整理、歸檔和利用來為社會養(yǎng)老保險檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。在對社會養(yǎng)老保險檔案有序梳理和歸納過程中，可以對已經完成的業(yè)務進一步進行總結，并從中歸結出經驗和教訓，從而為下一步工作的開展提供良好的借鑒作用，而且通過對社會養(yǎng)老保險檔案的收集和整理，將各項數(shù)據(jù)進行有效的歸納，從而可以為決策者提供準確的參考依據(jù)，確保領導決策的科學性，這不僅有利于業(yè)務質量提高，而且對于辦事效率的提升也具有極為重要的意義。

五、結束語

綜上所述，社會養(yǎng)老保險檔案是完整、有效的社會養(yǎng)老保險工作的最原始數(shù)據(jù)，是保護參保人利益的重要依據(jù)。隨著我國社會保險工作的全覆蓋，參保人數(shù)也在逐年遞增，社會保險業(yè)務檔案也越來越多，社會養(yǎng)老保險檔案工作也越來越重要。因此，要建立健全社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，切實提高管理水平，確保我國社會保障制度的完善。

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作者：吳增媚 單位：莆田市機關事業(yè)單位社會保險中心