社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作分析

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隨著我國社會保險事業(yè)的迅速發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)檔案日益增多且愈顯重要。為做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，國家先后出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡稱《管理規(guī)定》）、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《管理規(guī)范》）等文件，對如何做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行了一系列頂層設(shè)計。但是部分地方在實際工作中仍存在一些理念和實務(wù)方面的問題。認(rèn)真分析研究解決好這些問題，對于進(jìn)一步提升社保業(yè)務(wù)檔案工作質(zhì)量和水平具有十分重要的意義。

工作現(xiàn)狀

1.基層工作條件較差主要表現(xiàn)為基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作機構(gòu)不健全、人員配備不足、經(jīng)費保障困難等。地市一級的社保經(jīng)辦機構(gòu)仍有相當(dāng)一部分沒有單獨設(shè)立檔案管理科室，即使設(shè)立了檔案管理科室，也極少配備擁有檔案管理專業(yè)背景的人員；區(qū)縣一級的情況更加嚴(yán)峻。此外，基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作中還存在庫房面積不足，環(huán)境質(zhì)量不高，專用設(shè)備簡陋不足、更新不及時，工作制度不健全等問題。

2.人事檔案管理思維根深蒂固很長時期以來，許多人基本沒有社保業(yè)務(wù)檔案的概念，非從事社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的人或許都有這樣一種下意識：一聽說社保檔案就會馬上聯(lián)想到退休職工的人事檔案，很少有人能夠認(rèn)識到社保業(yè)務(wù)檔案本身的“業(yè)務(wù)”特性。在實際工作中，目前仍然有不少地區(qū)還深受人事檔案管理思維的影響，存在著按照“自然人”收集整理社保業(yè)務(wù)檔案材料的做法。例如，在工傷認(rèn)定檔案管理中，將一名工傷職工在申請受理、調(diào)查取證、工傷認(rèn)定、文書送達(dá)、待遇撥付等不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案材料收集在一起整理歸檔。這種做法的消極影響不僅僅限于基層，還有一些省級人社部門在組織工傷認(rèn)定檔案、勞動能力鑒定檔案評查活動時，要求基層提供按照“自然人”整理出來的檔案進(jìn)行評比檢查。

3.業(yè)務(wù)部門對檔案工作不夠重視由于不重視檔案工作，一些基層社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員借口工作忙、人手少等原因，把整體業(yè)務(wù)檔案的管理工作歸結(jié)為檔案管理科室的事情，認(rèn)為與業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門無關(guān)，不應(yīng)當(dāng)由本部門承擔(dān)業(yè)務(wù)材料收集整理歸檔工作。

4.社保業(yè)務(wù)檔案各項工作有待進(jìn)一步明細(xì)關(guān)于社保業(yè)務(wù)材料的收集整理歸檔規(guī)則，國家雖然出臺了一些法規(guī)，但大多還是一些籠統(tǒng)的、原則性的規(guī)定?！渡鐣ｋU業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》中就有不少“相關(guān)材料”式的規(guī)定表述，缺乏實際的操作性，需要進(jìn)一步明細(xì)，制定出具體的“工作清單”。

原因分析

1.對檔案管理認(rèn)識不到位社會保險業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機構(gòu)在辦理業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。既然是“歷史記錄”，就說明社保業(yè)務(wù)已經(jīng)辦結(jié)。從常人的心理角度看，辦“事情/社保業(yè)務(wù)”是主要的，“歷史記錄/不記錄”無所謂，這就讓人們從潛意識埋下了不重視社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的種子，在部分地區(qū)逐步形成了重業(yè)務(wù)經(jīng)辦而輕檔案管理的局面。

2.傳統(tǒng)習(xí)慣與慣性思維的弊端以工傷認(rèn)定檔案管理為例，受人事檔案管理思維的影響，按照“自然人”收集整理歸檔社保業(yè)務(wù)檔案材料的做法，其原因不外乎兩個：一個是將工傷認(rèn)定理解為一個“業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”；另一個是這種做法已經(jīng)成為多年的習(xí)慣，使用起來方便。實則不然，其一，現(xiàn)實的業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程已經(jīng)將工傷認(rèn)定分為申請受理、調(diào)查取證、工傷認(rèn)定、文書送達(dá)、待遇撥付等若干“業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”，既然如此，就應(yīng)該按照“業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”收集整理檔案材料。其二，這種做法最大的弊病在于不安全。工傷認(rèn)定結(jié)果涉及職工和用人單位的切身利益，因不服認(rèn)定結(jié)果而引發(fā)的行政復(fù)議和訴訟案件不在少數(shù)，這些案件有時涉及當(dāng)事人多、處理過程長、時間跨度大，從而使得有的工傷認(rèn)定業(yè)務(wù)材料長時間不能歸檔，存在著丟失、遭到篡改等風(fēng)險，可能會影響到檔案的真實、完整和有效性，這與檔案管理法律法規(guī)規(guī)定要求不符。目前，業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)有了長足發(fā)展，基本上不存在調(diào)取和查閱檔案不方便的問題。

3.檔案管理與業(yè)務(wù)工作不可分割其一，收集整理歸檔自己經(jīng)辦工作所形成的業(yè)務(wù)材料，其本身就是自己工作職責(zé)不可分割的一部分，沒有任何理由推給他人。其二，如果社保業(yè)務(wù)材料的收集整理歸檔環(huán)節(jié)的工作由業(yè)務(wù)檔案管理部門負(fù)責(zé)，那么，在業(yè)務(wù)檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作日趨一體化的今天，讓業(yè)務(wù)檔案管理部門變成社保業(yè)務(wù)材料的“加工車間”，則無法通過加強業(yè)務(wù)檔案管理去規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作，無法起到防控社會保險經(jīng)辦風(fēng)險的作用。況且檔案管理部門的人員力量本身就薄弱，難以完成這么龐雜的工作。一些地方的此類試點均已宣告失敗。

4.對檔案管理對象的錯誤認(rèn)識企業(yè)退休人員的人事檔案，包括個人的基本信息資料，及其在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動等有保存價值的文件材料。在企業(yè)職工達(dá)到法定退休年齡后，社保經(jīng)辦機構(gòu)通過審核企業(yè)職工的人事檔案，結(jié)合社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)系統(tǒng)的記錄情況等，為企業(yè)職工辦理退休手續(xù)。在這個經(jīng)辦過程中形成部分社保業(yè)務(wù)檔案資料，經(jīng)收集整理歸檔后形成社保業(yè)務(wù)檔案。由此可見，企業(yè)退休人員的人事檔案與社保業(yè)務(wù)檔案根本就不是一回事，也不是社保業(yè)務(wù)檔案的組成部分。

5.各地社保事業(yè)發(fā)展存在差異我國的社會保險事業(yè)發(fā)展十分迅速，各地具體的經(jīng)辦模式不一，經(jīng)辦能力和水平參差不齊，作為一項基礎(chǔ)性的制度要求，國家層面的社保業(yè)務(wù)材料收集整理歸檔規(guī)則只能是方向性、原則性的，具體的“工作清單”則需要基層社保經(jīng)辦機構(gòu)根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本地的實際情況來制定。

解決措施

1.提高認(rèn)識，增強重視程度目前，我國已建成世界上最大的“社保網(wǎng)”。社保業(yè)務(wù)檔案成為各級社保經(jīng)辦機構(gòu)的核心資產(chǎn)之一，不僅反映了社保經(jīng)辦工作的水平和質(zhì)量，還是體現(xiàn)社會建設(shè)和民生事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的重要指標(biāo)，能夠為黨和政府提供重要的決策依據(jù)，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中有著重要的地位與作用，做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作意義重大。為此，必須進(jìn)一步提高對做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識，要把業(yè)務(wù)檔案管理提上議事日程，與其他業(yè)務(wù)工作一同研究布置、一同檢查落實，不斷提高社保業(yè)務(wù)檔案管理工作水平，更好地服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局。

2.執(zhí)行規(guī)定，明確歸檔方法《管理規(guī)定》第八條明確規(guī)定“社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用‘年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)’或‘年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)’的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理”。因此，各級社保經(jīng)辦機構(gòu)都必須要嚴(yán)格執(zhí)行《管理規(guī)定》的相關(guān)內(nèi)容要求，認(rèn)真按照業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及時收集整理歸檔業(yè)務(wù)材料，確保社保業(yè)務(wù)檔案真實、完整、安全和有效。

3.明確主體，劃清職責(zé)范圍社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的鏈條很長，工作環(huán)節(jié)較多，不同的主體負(fù)責(zé)不同環(huán)節(jié)的工作?！豆芾硪?guī)范》明確規(guī)定，社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷工作；業(yè)務(wù)檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)業(yè)務(wù)材料收集、整理和立卷工作，以及業(yè)務(wù)檔案歸檔、保管、鑒定和銷毀、統(tǒng)計、利用、移交及信息化管理等工作。因此，在社保經(jīng)辦機構(gòu)內(nèi)部，應(yīng)在分清工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，樹立“人人都是檔案員”的理念，達(dá)成凡經(jīng)辦社保業(yè)務(wù)就有責(zé)任和義務(wù)對所形成的業(yè)務(wù)材料進(jìn)行收集整理立卷的共識，調(diào)動每一名社保經(jīng)辦工作人員的主動性、積極性，讓做好業(yè)務(wù)檔案管理工作成為全體工作人員的自覺行動。

4.發(fā)揮優(yōu)勢，制定具體規(guī)則制定切實可行的社保業(yè)務(wù)檔案材料收集整理歸檔具體規(guī)則，既要發(fā)揮業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門熟悉業(yè)務(wù)工作和業(yè)務(wù)政策的優(yōu)勢，具體明確哪些業(yè)務(wù)材料需要整理歸檔，也要發(fā)揮檔案管理部門熟知檔案管理工作、規(guī)則要求的專業(yè)優(yōu)勢，具體明確如何收集整理業(yè)務(wù)材料，由雙方共同協(xié)商制定出業(yè)務(wù)材料收集整理的“工作清單”，以便實施與監(jiān)督。此外，在信息技術(shù)飛速發(fā)展、數(shù)據(jù)壁壘逐步被打破、“放管服”和“一次辦好”改革明確要求減證便民的大形勢下，凡能夠通過信息系統(tǒng)互相認(rèn)證的材料，就沒有必要繼續(xù)收集整理歸檔，重點應(yīng)收集整理歸檔社保經(jīng)辦服務(wù)過程中形成的具有查考、憑證作用且不可替代的業(yè)務(wù)材料。

5.緊抓要素，筑牢工作基礎(chǔ)一是人的因素。市一級社保經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)該全部單設(shè)檔案管理科室，具備條件的地方應(yīng)當(dāng)設(shè)立社保業(yè)務(wù)檔案管理中心，配足配強工作人員，統(tǒng)一負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案的管理工作；有條件的縣區(qū)社保經(jīng)辦機構(gòu)要爭取設(shè)立檔案管理科室，至少要明確專人負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作。同時，要加大專業(yè)培訓(xùn)力度，在提高檔案工作素質(zhì)的同時，增強業(yè)務(wù)檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感。二是物的因素?？h級以上社保經(jīng)辦機構(gòu)都要設(shè)置相對獨立的社保業(yè)務(wù)檔案管理區(qū)或檔案館(室)，其面積、設(shè)施設(shè)備等均須符合《管理規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)要求。鑒于目前社保業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)“碎片化”態(tài)勢造成的重復(fù)建設(shè)、兼容性差、效率不高的局面，建議在國家層面統(tǒng)一開發(fā)或整合現(xiàn)有的社保業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。三是制度因素。社保業(yè)務(wù)檔案管理工作鏈條長、環(huán)節(jié)多、涉及廣，做好這項工作必須要有可靠的制度保障，要讓制度真正落地管用，實現(xiàn)用制度管人管事，不斷推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

作者：劉峰 劉攀 單位：威海市社會保險服務(wù)中心