談企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理

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【摘要】新形勢下，群眾的生活質(zhì)量有所改善，對養(yǎng)老保險的重視度日益提升，投保覆蓋率逐漸攀升。因此，本文簡單分析采用信息化管理方式的實際意義，著重提出幾點完善信息化管理工作的方式，從提高相關(guān)部門以及人員的重視程度、制定合適的管理制度以及轉(zhuǎn)變檔案管理工作形式三方面展開探究，以供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；養(yǎng)老保險檔案；信息化管理

引言：

目前，受到外界各方面的影響，使企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作內(nèi)容更加繁瑣。而傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)有的需求，如何在該項管理工作中有效運用現(xiàn)代信息技術(shù)，成為需要探討的問題。

一、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化的作用

現(xiàn)階段，隨著科學(xué)信息技術(shù)的高速發(fā)展，各行業(yè)的發(fā)展形勢都有所變化。將企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息通過數(shù)據(jù)儲存，可以為相關(guān)信息使用者提供服務(wù)。信息化處理可提高辦事效率，另外，節(jié)省了紙質(zhì)檔案的保存空間，在使用和管理方面更加快捷。對于信息使用者來說，節(jié)省翻找檔案的時間，通過操作計算機(jī)，在專門的系統(tǒng)上搜索關(guān)鍵詞，便可快速查看所需信息。在此方面。檔案管理者可對信息進(jìn)行加密處理，以提高其安全性。任何管理方式的轉(zhuǎn)變都是為了提高管理水平。檔案的信息化管理，可以使信息采集、保存、提供等方面獲得進(jìn)步。另外，通過信息化處理，能夠使養(yǎng)老保險的信息更具有時效性。以往的檔案管理方式，難以實現(xiàn)信息共享，而信息化的管理手段，可實現(xiàn)遠(yuǎn)程信息傳送，將管理工作簡便化。

二、企業(yè)實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案信息化管理的途徑

2.1提高信息化管理的重視程度

部分企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作技術(shù)含量不高，聘請的工作人員并未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，并受到自身思維的限制，使其對信息化管理缺乏全面的認(rèn)識。在日常工作中，只是將信息錄入到管理系統(tǒng)中，難以體現(xiàn)檔案管理工作的價值，無法充分發(fā)揮出信息化管理的作用。另外，仍有部分管理者采用以往的落后管理形式，忽視信息化管理，限制該管理模式的建設(shè)進(jìn)度。面對此種情況，有關(guān)企業(yè)養(yǎng)老保險檔案信息化管理人員應(yīng)該提高重視程度，積極轉(zhuǎn)變管理思想，了解信息技術(shù)的優(yōu)勢。同時，相關(guān)部門應(yīng)提高對該方面的重視程度，設(shè)置專門的活動經(jīng)費，根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)條件購買較為先進(jìn)的應(yīng)用設(shè)備儀器，仔細(xì)進(jìn)行甄選，以保證設(shè)備的使用率。另外，提高基層管理人員的相關(guān)技術(shù)，以及重視程度，投入合理的資源量，進(jìn)而提升養(yǎng)老保險檔案的信息化工作水平，方便相關(guān)信息資料的查閱和使用，為企業(yè)后續(xù)的工作提供便利[1]。

2.2轉(zhuǎn)變養(yǎng)老保險檔案管理工作形式

在實際的檔案信息化管理過程中，其資料的草擬、刪改以及打印，都是由操作人員通過計算機(jī)以及檔案系統(tǒng)進(jìn)行的，并以虛擬數(shù)據(jù)的形式將其保存。通過該種工作形式，方便保管養(yǎng)老保險檔案的同時，也便于資料復(fù)制和刪改，若出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r，可能使原始數(shù)據(jù)丟失，造成難以挽回的損失。因此，部分管理員對信息化管理形式心存懷疑，并在具體工作中，盡量避免采用信息化的方式，使信息化管理難以推進(jìn)。要想完善檔案信息化處理，需要逐步轉(zhuǎn)變工作形式，對于企業(yè)的檔案管理，需要加大各類資源的投入量，優(yōu)化信息資料的服務(wù)水平。在已經(jīng)具備信息化管理的企業(yè)部門中，應(yīng)提高管理力度，進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，以免出現(xiàn)資金浪費或同類項目重復(fù)進(jìn)行的情況。另外，可利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，通過縮微處理，將養(yǎng)老保險檔案資料通過縮小影像的形式攝影記錄在感光材料上，經(jīng)過合理加工制作成縮微品保存。對于檔案管理，可以使用部分公共服務(wù)體系，利用互聯(lián)網(wǎng)以及移動通訊設(shè)備等，為相關(guān)的檔案使用者提供較為快捷的服務(wù)方式，進(jìn)而實現(xiàn)預(yù)期的養(yǎng)老保險檔案管理效果。

2.3完善檔案信息化的管理體制

管理工作最基本的便是合適的管理體制，各部門之間以及主管負(fù)責(zé)人需要明確自身的職責(zé)。對于檔案管理工作而言，若缺少相應(yīng)的管理體系，則會使管理程序缺乏規(guī)范性，為信息化管理帶來不良影響。因此，企業(yè)應(yīng)重視養(yǎng)老保險信息化檔案管理，并推出科學(xué)合理的行為標(biāo)準(zhǔn)，以保證工作的順利進(jìn)行。另外，若缺少相應(yīng)的規(guī)章制度給予約束，難以統(tǒng)一各企業(yè)之間的檔案信息系統(tǒng)，造成其資料項目有所差異，加大檔案管理部門的工作量，影響信息化建設(shè)進(jìn)度。對此，需要制定合適的管理體制，提高相關(guān)人員的計算機(jī)操作水平，以增加資料的安全性，實現(xiàn)檔案資料的有效管理。[2]。

三、結(jié)束語

根據(jù)現(xiàn)有的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其工作的實際價值也逐漸顯現(xiàn)出來。發(fā)達(dá)的科學(xué)信息技術(shù)為檔案管理提供新的途徑，通過明確管理流程，提高操作水平，可實現(xiàn)良好的管理效果，進(jìn)一步完善社會保障體系。

參考文獻(xiàn)

[1]張銀紅.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的有效途徑[J].勞動保障世界,2019(23):69.

[2]和建軍.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(06):158.

作者：宋穎 單位：鄄城縣人力資源和社會保障局