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一、構(gòu)建合理高效的行政管理組織結(jié)構(gòu)
行政管理組織結(jié)構(gòu)指將行政管理系統(tǒng)內(nèi)部的各個要素按照一定規(guī)律組合成的形式,包括機構(gòu)設(shè)置、職能范圍、責權(quán)關(guān)系等多項內(nèi)容。科學(xué)合理的行政組織結(jié)構(gòu)將會激發(fā)管理系統(tǒng),實質(zhì)發(fā)揮出巨大的管理功能,進而推進學(xué)校各項工作的正常運行,反之,則會影響學(xué)院各種功能的發(fā)揮,給學(xué)校的各項工作帶來消極影響。因此,職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政管理組織作為學(xué)院行政管理的載體,在學(xué)院各項活動的運行中發(fā)揮著無可替代的重要作用。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)從自身特點出發(fā),建立合理高效行政的行政管理組織結(jié)構(gòu)。學(xué)院的行政管理組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建必須考慮到行業(yè)專家和實訓(xùn)機構(gòu)的工作人員,兼顧他們利益。同時在設(shè)置機構(gòu)時,本著經(jīng)濟高效的原則,減少不必要的流程,提高行政管理的工作效率。最后,制定合理的責權(quán)關(guān)系,協(xié)調(diào)學(xué)校與社會行業(yè)、實訓(xùn)基地的關(guān)系。
二、構(gòu)建系統(tǒng)規(guī)范的行政制度體系
為提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政管理效率,學(xué)院應(yīng)結(jié)合學(xué)院特殊的行政環(huán)境,建立規(guī)范、系統(tǒng)、完整的行政制度體系,保證操作過程的具體化,明晰化,讓學(xué)院全體教職員工有章可循、按章辦事,以制度管人管事,避免行政管理人員按照主觀意志辦事,保證行政管理的公開性和公平性。針對職業(yè)技術(shù)學(xué)院的特殊性,建議在構(gòu)建行政制度體系時應(yīng)該注意到以下兩點:
(1)重視行政人員的反饋意見,不斷改進行政制度體系。隨著近年來招生規(guī)模的擴大,教師隊伍學(xué)生數(shù)量日益增加,使得行政人員日常處理的事物種類繁多,工作繁重。行政人員在工作中應(yīng)該不斷總結(jié)經(jīng)驗,提高工作效率。而行政人員對行政制度體系的反饋意見具有巨大價值,行政管理人員應(yīng)該依據(jù)這些寶貴的意見,改進行政制度體系。
(2)行政制度體系應(yīng)該對學(xué)科專業(yè)指導(dǎo)委員會,實訓(xùn)基地,行業(yè)專家予以特殊對待,不能一味采用硬性的行政管理方式,簡單的行政命令,實行行政監(jiān)督和行政控制等手段,應(yīng)針對他們的特點,采用軟性的行政手段,多采用激勵,引導(dǎo),協(xié)商等方式,促使他們?yōu)閷W(xué)校服務(wù)。
三、建設(shè)高素質(zhì)高效率的行政隊伍在建設(shè)過程中要注意以下三個方面:
(1)建設(shè)一支專職行政隊伍。學(xué)院的行政管理工作,以服務(wù)全體師生為宗旨,具有工作量大,覆蓋面廣,事務(wù)瑣碎等特征,傳統(tǒng)的“雙肩挑”已不能承擔起行政管理任務(wù),這些人員既有科研任務(wù),又沒有充足的時間與精力,也不是專業(yè)的行政管理人員,嚴重影響了行政管理工作的工作效率,因此,組織職業(yè)技術(shù)學(xué)院專職的行政隊伍,使政管理人員各司其職,明確分工,對學(xué)院行政管理工作具有重要作用。(2)提高行政管理人員的綜合素質(zhì)。一支專職的行政隊伍需要專業(yè)的管理人員,職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該引進高素質(zhì)的專業(yè)人才,提高對行政管理人員的學(xué)歷素質(zhì)要求。其次,對已有的行政管理人員應(yīng)該多培訓(xùn),鼓勵他們提高自己的學(xué)歷層次。最后,學(xué)院要積極的選送優(yōu)異的行政管理人員到國外的著名職業(yè)技術(shù)學(xué)院進修學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)并掌握先進的行政管理的理論,以提高自己的理論修養(yǎng)。(3)建立一套合理的考核方法。目前,學(xué)院對行政管理人員的工作成績不能有效的量化,對他們的成果考察得不充分。所以應(yīng)該邀請全體教職員工和學(xué)生代表成立考核小組,根據(jù)行政管理人員的崗位目標、工作性質(zhì)、職權(quán)范圍,從思想道德素質(zhì)、工作態(tài)度、敬業(yè)精神、工作執(zhí)行能力、服務(wù)意識等設(shè)置詳細的考評指標,以突出考核的全面化,正確評價的他們的工作表現(xiàn)和工作績效。
四、改善辦公條件,促進辦公信息化發(fā)展
良好的工作環(huán)境會提高員工的工作積極性,使員工以熱情負責的工作態(tài)度來處理各種事務(wù),提高工作效率。為此,職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該從以下兩點做起:(1)改善辦公條件的硬件設(shè)施。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該優(yōu)化辦公環(huán)境,為各個辦公室配置空調(diào)設(shè)備、打印機、書柜、電腦設(shè)備、公座椅等基礎(chǔ)的硬件設(shè)施,并合理設(shè)置辦公室人均面積,保證行政人員的辦公條件,使他們保持熱情,提高行政管理人員的工作積極性。(2)推行辦公信息化,進行軟件建設(shè),促進辦公自動化。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已在學(xué)校辦公方室得到廣泛運用。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該積極開展軟件建設(shè),推行辦公自動化,這不僅提高的行政管理人員的工作效率,方便廣大師生,還最大限度的節(jié)約了資源。
五、結(jié)語
綜上所述,職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政管理工作是職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理工作的重要組成部分,它關(guān)系到學(xué)院的日常工作,保障和促進學(xué)校各項工作的完成。因此,職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該建設(shè)高效、科學(xué)、人性化的行政管理體系。職業(yè)技術(shù)學(xué)院有著自身的特殊性,因此在建立職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政管理體系時一定不能盲目照搬其他高效的管理體系,應(yīng)該從自身出發(fā),探索行之有效的管理體系。
作者:朱躍東 單位:東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院