實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化思路及措施

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【摘要】高效的辦公室行政工作可以在一定程度上提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益和社會(huì)收益。因此，要通過精細(xì)化行政管理，加快企業(yè)辦公室行政管理工作的改革步伐，促進(jìn)企業(yè)的高速發(fā)展。本文通過分析與探究辦公室行政管理精細(xì)化過程中出現(xiàn)的問題，提出促進(jìn)精細(xì)化管理的思路和一系列措施，希望為有關(guān)專業(yè)人士帶來一定的參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)辦公室；行政管理；精細(xì)化；思路；措施

企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)和管理工作復(fù)雜多樣，其中辦公室行政管理工作是較為重要、基礎(chǔ)的企業(yè)行政工作，企業(yè)要重視對(duì)辦公室行政管理工作的改革和創(chuàng)新。為了提高企業(yè)行政工作的管理效率，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，通過精細(xì)化手段管理企業(yè)的行政工作，同時(shí)制定科學(xué)、合理的措施來提高精細(xì)化管理工作的質(zhì)量。企業(yè)的辦公行政精細(xì)化管理工作既提高了員工的工作質(zhì)量和工作效率，也符合了行政工作的發(fā)展潮流，在節(jié)約人力、物力的同時(shí)，降低了企業(yè)行政管理成本，提高了企業(yè)的行政管理水平，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。以下主要圍繞當(dāng)前公司行政管理精細(xì)化中存在的問題展開簡(jiǎn)單的分析與探討：

一、公司行政管理精細(xì)化工作中存在的問題

（一）行政管理精細(xì)化工作比較混亂。隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，對(duì)于企業(yè)的行政管理提出更高的要求，而企業(yè)傳統(tǒng)的行政管理方法無法滿足新形勢(shì)的需求，落后的管理手段阻礙了企業(yè)行政工作的順利進(jìn)行，傳統(tǒng)的行政管理方法中存在著許多管理盲區(qū)，降低了行政管理工作的效率和質(zhì)量，無法促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。因此，新時(shí)期，通過開展精細(xì)化的管理工作，可以大幅度提高量化管理的效率。除此之外，創(chuàng)新的行政管理方法還可以節(jié)約管理成本，有效促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益的提升。同時(shí)，辦公室行政精細(xì)化管理工作無法全方位、多層次地將每一個(gè)因素都考慮到，所以應(yīng)當(dāng)融合行政與業(yè)務(wù)管理工作，完善行政辦公管理的工作流程，優(yōu)化行政管理資源，將作風(fēng)、考勤、監(jiān)督等主要內(nèi)容分離開，分門別類管理行政工作，從而為企業(yè)行政管理工作的質(zhì)量與效果提供重要保障。

（二）缺乏先進(jìn)的行政管理意識(shí)。不同于傳統(tǒng)的行政管理工作模式，精細(xì)化行政管理工作要求管理者具有先進(jìn)的管理意識(shí)，能夠制定科學(xué)、合理、完善的行政管理規(guī)章制度，最大限度保證公平和公正，同時(shí)，管理者還需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)行政管理工作中存在的問題，組織會(huì)議討論解決相關(guān)問題和挑戰(zhàn)。但是，目前大部分辦公室行政管理人員的精細(xì)化意識(shí)淡薄，精細(xì)化管理工作沒有受到重視，精細(xì)化管理工作無法順利進(jìn)行，辦公室行政管理工作涌現(xiàn)出了許多問題，企業(yè)的發(fā)展停滯不前。

二、辦公室行政精細(xì)化管理工作的主要思路

（一）強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部宣傳，促進(jìn)行政精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行。企業(yè)內(nèi)部各部門都促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，為了提高企業(yè)發(fā)展的速率，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各部門之間的溝通和協(xié)作，將各部門緊密聯(lián)系起來，在發(fā)現(xiàn)問題之后，各部門要團(tuán)結(jié)一心共同解決問題。辦公室行政管理部門的精細(xì)化管理工作既要依靠行政部門，也要依靠其他部門的努力和幫助。企業(yè)各部門應(yīng)當(dāng)完成好自己的任務(wù)，確保每一環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，提高工作的效率和質(zhì)量。比如，在處理一些文件資料時(shí)，派發(fā)文件、整理文件、保存文件、辦理相關(guān)手續(xù)等許多環(huán)節(jié)都要依賴各個(gè)部門的合作和溝通，只有團(tuán)結(jié)一心，才可以促進(jìn)精細(xì)化管理工作的開展。辦公行政管理部門需要不斷調(diào)整工作流程，完善工作內(nèi)容，優(yōu)化資源配置，在控制行政管理成本的基礎(chǔ)上，提高行政管理工作的經(jīng)濟(jì)收益，加快行政管理工作的效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（二）健全辦公室行政精細(xì)化管理工作的規(guī)章制度。推進(jìn)辦公室行政精細(xì)化管理工作需要不斷健全相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理情況，了解員工的工作能力和性格特點(diǎn)，有針對(duì)性地制定行政管理制度，提高辦公室行政精細(xì)化管理的工作效率和工作質(zhì)量。同時(shí)，員工要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行工作，規(guī)范自己的言行舉止，企業(yè)要大力監(jiān)督辦公人員的工作方法和工作內(nèi)容，定期考察員工的專業(yè)知識(shí)。員工在開展流程化管理工作時(shí)，要熟練掌握工作內(nèi)容和要求，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地完成工作任務(wù)，貫徹落實(shí)責(zé)任制管理制度，同時(shí)有關(guān)人員要制定行政精細(xì)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，將工作時(shí)間、工作質(zhì)量和工作流程規(guī)范化，優(yōu)化行政管理工作。此外，還應(yīng)該定期檢查行政管理人員的工作結(jié)果、工作質(zhì)量，通過獎(jiǎng)懲制度激發(fā)員工的工作積極性，培養(yǎng)員工的責(zé)任心和進(jìn)取心，讓員工最大限度發(fā)揮自身價(jià)值。

三、提高辦公室行政管理精細(xì)化工作的措施

（一）優(yōu)化辦公室行政精細(xì)化管理模式。辦公室行政精細(xì)化管理工作可以提高企業(yè)的管理效率，企業(yè)要按照實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況完善行政精細(xì)化管理制度和模式，促進(jìn)行政工作順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的辦公室行政管理制度比較散亂、復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)擁有直接決定事情結(jié)果的權(quán)利，員工無法參與到行政管理工作中，集權(quán)式的行政管理工作降低了員工的工作積極性，不利于企業(yè)的快速發(fā)展和進(jìn)步。現(xiàn)代的辦公室行政精細(xì)化管理工作需要不斷健全管理制度，優(yōu)化工作流程和環(huán)節(jié)，在確保行政管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，監(jiān)督工作的進(jìn)展和結(jié)果，規(guī)范員工的工作行為。此外，通過完善的獎(jiǎng)懲制度，給予努力工作的員工一定物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不認(rèn)真的員工進(jìn)行懲罰，切實(shí)提高員工的工作責(zé)任心。企業(yè)行政管理部門要按照精細(xì)化管理流程進(jìn)行工作，促進(jìn)公司的經(jīng)營(yíng)管理工作。

（二）規(guī)范員工的思想和行為，強(qiáng)化工作執(zhí)行力。辦公室行政精細(xì)化管理工作需要每個(gè)員工一起努力，員工需要為建設(shè)企業(yè)的美好未來一起奮斗。目前，一部分員工工作積極性不高，偷懶、開小差現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，企業(yè)應(yīng)該舉辦講座、培訓(xùn)等，提高員工的責(zé)任心和進(jìn)取心，幫助員工轉(zhuǎn)變思維模式，鍛煉員工的邏輯思維能力，提升員工的綜合工作能力，促進(jìn)精細(xì)化管理工作順利進(jìn)行。同時(shí)，企業(yè)還需要定期查看員工的心理情況，幫助員工解決生活和工作中面臨的問題和困難，員工會(huì)更加信賴企業(yè)。此外，企業(yè)可以建立考核制度，定期考察員工的工作能力，對(duì)于工作能力較差的員工，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供培訓(xùn)和幫助，提高員工的專業(yè)知識(shí)水平，豐富員工的工作技能和工作方法，讓員工的綜合能力符合企業(yè)行政管理工作的要求，全方位提高企業(yè)的行政管理能力，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，營(yíng)造一個(gè)良好的行政管理環(huán)境。

四、結(jié)語

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)既面臨著發(fā)展機(jī)遇，也面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，需要重視辦公室行政管理工作，通過精細(xì)化管理手段，促進(jìn)企業(yè)行政管理工作的高效開展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益和社會(huì)收益。企業(yè)的員工要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，轉(zhuǎn)變思維方式，提高自身工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任心和進(jìn)取心，嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度進(jìn)行行政管理工作，最大限度發(fā)揮自身價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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作者：何平 單位：中國船舶重工集團(tuán)有限公司第七一〇研究所