信息系統(tǒng)項目范圍管理分析

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【摘要】本文以我負(fù)責(zé)實施的浙江省寧?？h公務(wù)員考核管理系統(tǒng)集成開發(fā)項目為例，探討了信息系統(tǒng)項目的范圍管理在項目實施過程中的重要性。

【關(guān)鍵字】信息系統(tǒng)；項目范圍管理

該系統(tǒng)要求在縣級考核平臺能夠?qū)λ?8個鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的3600臺終端電腦進行聯(lián)網(wǎng)，還可通過圖文方式準(zhǔn)確地考核信息。同時各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道和局級單位子賬戶也能對本轄區(qū)進行無干擾的考核管理操作，且系統(tǒng)具備有線和無線雙重控制功能。另外該系統(tǒng)要求和各單位現(xiàn)有的考勤設(shè)備和軟件系統(tǒng)保持兼容。和以往類似項目相比，本項目具有項目周期長，功能復(fù)雜，中心數(shù)據(jù)庫龐大，涉及干系人眾多，用戶水平參差不齊等特點。項目范圍管理是用于確保項目包含且僅包含達到項目成功所必須完成的工作。包含如下五個子過程：范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)、范圍控制。成功的范圍管理不僅有利于項目管理和實施人員明確要達到項目目標(biāo)所必須完成的工作，同時也能夠有效的明確各參與方在項目中的明確責(zé)任和分工。詳細的責(zé)任和分工界面不僅有利于實施中的變更管理，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，而且有利于項目結(jié)束時對項目范圍的清晰確認(rèn)。在項目啟動階段，感到這個項目和以往做過的同類項目相比，具有一些鮮明的特點。首先是項目需求不夠清晰，從市委組織部和市人力社保局的高層領(lǐng)導(dǎo)到縣級中層領(lǐng)導(dǎo)以及局級、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道等主要工作人員，大家對該項目都抱有很高的期望，每個人都有一些想法，但是往往不同人之間的想法存在沖突，這就給范圍定義帶來實際困難，需要做出一些取舍。其次是項目的功能較多，尤其是還要兼容以前的舊系統(tǒng)，但是初始的項目范圍書沒有提供足夠的信息，這對我們編制詳細的范圍說明書是個潛在的風(fēng)險。最后是由于項目干系人眾多，在項目執(zhí)行過程中如何做好范圍控制也是一個不小的挑戰(zhàn)。基于以上的困難，在本項目的范圍管理中，我們主要針對各子過程采取了如下的辦法：

一、范圍規(guī)劃

我們根據(jù)項目的要求首先制定了詳細的項目范圍管理計劃。制訂范圍管理計劃時，我們借鑒了以前項目的經(jīng)驗，制訂了確認(rèn)樣板、表格及標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮了各個終端現(xiàn)場的實際情況，對情況復(fù)雜的終端現(xiàn)場適當(dāng)放寬了確認(rèn)周期，盡量多留給客戶和項目組成員一些時間思考，做到和客戶共同提取業(yè)務(wù)需求。對于情況相對簡單的終端現(xiàn)場，則由項目組成員直接提取業(yè)務(wù)需求，然后直接拿結(jié)果請客戶簽字確認(rèn)，盡量縮短確認(rèn)時間。同時還預(yù)留了一些風(fēng)險時間，保證應(yīng)付在范圍確認(rèn)過程中出現(xiàn)的風(fēng)險。實際上范圍規(guī)劃就是制定一個項目范圍管理計劃，它規(guī)定了如何對項目范圍進行定義、確認(rèn)、控制以及如何創(chuàng)建WBS的過程。

二、范圍定義

詳細的項目范圍說明書定義了項目邊界，能夠明確的判定變更是在項目范圍內(nèi)還是項目范圍外，也是進行成本、質(zhì)量和進度管理的基礎(chǔ)。由于不同項目干系人之間有不同的期望，如何管理好這些期望，變成明確清晰的項目范圍，是一個值得討論的問題。在本項目中，我們采取的方法是先進行干系人分析，將不同干系人的需求和期望以及他們的重要程度和對項目的影響力識別出來，再進行篩選和優(yōu)先級排序。對項目成功完成有重要意義的基本需求，要全力滿足，而對于影響力較高的干系人需求，即使對項目的意義不大，也要予以考慮，以避免對項目造成負(fù)面的影響。

三、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)是將項目主要可交付成果和項目工作細分為更小更易于管理的部分。根據(jù)本項目的特點，結(jié)合項目小組成員討論，應(yīng)用分解技術(shù)，以項目的生命周期的各個階段為工作分解結(jié)構(gòu)的第一層，即需求分析、設(shè)計、施工、設(shè)備檢驗、安裝、調(diào)試、驗收作為第一層次。把第一層次中的項目具體內(nèi)容在第二階段繼續(xù)進行劃分。以設(shè)備檢驗為例，產(chǎn)生的第二層次內(nèi)容分別是現(xiàn)場測試、開機測試、聯(lián)網(wǎng)測試。另外對分解的詳細程度，我們也制定了一套規(guī)則。對部分工作不需要在當(dāng)前完成的，分解較粗，并且只列出需要完成的功能，但是在三周內(nèi)要開展的工作，必須分解到工作包的水平，即80個小時人能夠完成的工作。

四、范圍確認(rèn)

范圍確認(rèn)是對已完成項目范圍正式確認(rèn)的過程。在范圍管理計劃中我們明確規(guī)定，對被確認(rèn)的可交付物，必須有客戶正式的簽字確認(rèn)文件，比如，公務(wù)員崗位職責(zé)說明書（樣表），公務(wù)員年度考核基本稱職、不稱職等次確定的具體情形，公務(wù)員平時考核評分表，公務(wù)員年度考核登記表，公務(wù)員年度民主測評表，公務(wù)員年度考核測評情況匯總表，公務(wù)員年度考核結(jié)果審核表，公務(wù)員年度考核優(yōu)秀、基本稱職、不稱職人員名單表，公務(wù)員年度考核結(jié)果通知書等硬性指標(biāo)，對于客戶沒有通過的，也要書面記錄該結(jié)果以及被拒絕的原因，以待分析檢查。

五、范圍控制

范圍控制的核心是管理變更。范圍變更應(yīng)該遵循項目整體變更的變更申請-變更初審-變更論證-CCB變更評審-變更通知-變更實施-變更監(jiān)控-變更跟蹤和評估的變更流程。同時，我們引進了配置管理系統(tǒng)，將所有的通過的變更請求作為配置項管理，并委派配置人員不定期檢查配置項狀態(tài)。

作者：溫錦明 單位：浙江京航系統(tǒng)集成有限公司