醫(yī)學(xué)科研院所人事信息管理的問(wèn)題對(duì)策

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摘要:完善全面的人事信息系統(tǒng)是現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)科研院所高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。本文以分析醫(yī)學(xué)科研院所人事信息特點(diǎn)為基礎(chǔ)，指出了醫(yī)學(xué)科研院所人事信息管理現(xiàn)狀、問(wèn)題及困境，并根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出了具體解決路徑。

關(guān)鍵詞:醫(yī)學(xué)科研院所;人事信息管理

《中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》(中組發(fā)［2014］9號(hào))中指出:“干部檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，體現(xiàn)了干部的基本誠(chéng)信，也反映了組織人事部門(mén)的管理水平?！比耸滦畔⑹轻t(yī)學(xué)科研院所人員管理的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)意義上的人事信息就是干部人事檔案信息。從嚴(yán)管理干部檔案是對(duì)人事信息的新的要求，也是對(duì)人事信息真實(shí)準(zhǔn)確性的保證。但是，隨著科技體制改革的深入和人才戰(zhàn)略管理的實(shí)施，傳統(tǒng)人事檔案信息的收集方式及管理方法已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化程度的需要和院所發(fā)展的需求。醫(yī)學(xué)科研院所人事信息管理需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)建立一套開(kāi)放全面的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息管理與數(shù)據(jù)的共享，以此達(dá)到服務(wù)科研院所發(fā)展的目標(biāo)。

1醫(yī)學(xué)科研院所人事信息特點(diǎn)

1.1人才類(lèi)別多樣

隨著國(guó)家人才戰(zhàn)略的推進(jìn)，人才競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，科研院所人才隊(duì)伍流動(dòng)性增強(qiáng)，一批批國(guó)內(nèi)外科技人才匯集到科研院所，其中不乏大量的“海歸”和外籍科研人員。人才來(lái)源的多樣性使得在人事檔案管理中“人檔分離”“斷頭檔案”“檔案材料缺失”的現(xiàn)象增多。引進(jìn)的高層次人才大多數(shù)具有海外留學(xué)經(jīng)歷，人檔分離多年，檔案材料漏缺情況普遍存在。由于海外對(duì)人員工作信息記錄與國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)存在很大差異，在年齡、工齡、黨齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷等“三齡兩歷”信息的收集與確認(rèn)中，對(duì)海外工作經(jīng)歷的認(rèn)定帶來(lái)了很大挑戰(zhàn)。

1.2信息收集范圍廣

為了滿(mǎn)足科研院所管理工作需要，以及能夠全面真實(shí)的數(shù)據(jù)化反映員工的實(shí)際情況，醫(yī)學(xué)科研院所人事信息管理兼具專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性?，F(xiàn)代人事信息既包括傳統(tǒng)人事檔案信息中學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱(chēng)等人員基本信息，還包括考勤、薪酬、培訓(xùn)、出國(guó)交流等日常管理信息，更加要著重對(duì)科研教學(xué)工作成果、承擔(dān)科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)兼職、技術(shù)特長(zhǎng)等醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作信息的管理。人事信息的收集已不再只是人事部門(mén)的工作，而更多的需要個(gè)人積極參與，多部門(mén)協(xié)同合作，成為多渠道信息整合的成果。

1.3人事信息利用率高

隨著人才戰(zhàn)略的實(shí)施，醫(yī)學(xué)科研院所的管理工作對(duì)人事信息有了全面性、時(shí)效性等更高的要求，人事信息除了要滿(mǎn)足日常人事管理工作的需要，還要在人才的“選、用、育、留、汰”全過(guò)程管理以及人員的激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)等方面支持人事管理決策，在組建醫(yī)學(xué)科研團(tuán)隊(duì)集中力量解決科學(xué)問(wèn)題等方面支持業(yè)務(wù)管理決策，在內(nèi)部控制體系建設(shè)、預(yù)算執(zhí)行管理等方面支持經(jīng)營(yíng)決策。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研院所現(xiàn)代化管理，保證各項(xiàng)工作順利高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，全面完善的人事信息、數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)化的信息共享平臺(tái)和能提供統(tǒng)計(jì)分析支持功能的信息系統(tǒng)是醫(yī)學(xué)科研院所對(duì)人事信息系統(tǒng)的核心需求。

2人事信息管理中的問(wèn)題和困境

2.1人事信息來(lái)源單一，信息孤島情況嚴(yán)重

傳統(tǒng)的人事信息主要來(lái)源于人事檔案，而人事檔案管理以被動(dòng)管理方式為主，多為“你送我裝”或“你借我調(diào)”。人事檔案的內(nèi)容不能僅僅局限于對(duì)個(gè)人簡(jiǎn)歷的記錄，還要注重充實(shí)考核、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷、職稱(chēng)聘任、工作實(shí)績(jī)、創(chuàng)造發(fā)明等方面的內(nèi)容，全面反映每個(gè)教職員工承擔(dān)崗位、工作類(lèi)別、等級(jí)情況，反映對(duì)應(yīng)崗位的基本條件、履行職責(zé)情況及績(jī)效考核情況，任職過(guò)程中的工作創(chuàng)新發(fā)展等方面的情況，反映科研成果、獲得業(yè)績(jī)的情況［1］。如果相關(guān)部門(mén)沒(méi)有及時(shí)將檔案材料移交到位，就會(huì)造成檔案材料和信息收集的不完整?？蒲薪虒W(xué)成果和技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)等與人員有關(guān)的業(yè)務(wù)信息如果通過(guò)人事檔案系統(tǒng)收集，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)信息收集滯后、信息和數(shù)據(jù)更新水平低的情況。人事外部信息從變動(dòng)到信息更新周期長(zhǎng)，難以做到信息的動(dòng)態(tài)跟蹤，無(wú)法滿(mǎn)足分析的時(shí)效性需求。相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門(mén)建有獨(dú)立的業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠較為快捷的收集人員醫(yī)學(xué)科研教學(xué)業(yè)務(wù)信息，如、承擔(dān)科研項(xiàng)目、教授課程、指導(dǎo)研究生等信息。但是各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與人員信息系統(tǒng)相互獨(dú)立，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享，各數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)也沒(méi)有統(tǒng)一的接口可以滿(mǎn)足數(shù)據(jù)整合的需求，形成了“信息孤島”，造成了信息的沉積。為了滿(mǎn)足數(shù)據(jù)整合的需求，需要協(xié)調(diào)多部門(mén)，增加大量人工重復(fù)工作，導(dǎo)致工作效率低下，信息不能得到有效的管理和使用。

2.2重收集輕開(kāi)發(fā)利用

人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，人才流動(dòng)變得越來(lái)越頻繁，管理工作對(duì)人員信息廣度需求的增加使得人事信息管理工作幅度和數(shù)量也大幅增加，忙于信息收集而忽視了信息的開(kāi)發(fā)與利用成為科研院所的普遍問(wèn)題。隨著人事檔案電子化信息化工作的推進(jìn)，大部分科研院所已經(jīng)建立人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了人員基本信息的電子化。但是由于受人才隊(duì)伍和硬件設(shè)備的限制，大部分科研院所沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描，無(wú)論是人事檔案還是工作檔案的管理還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理現(xiàn)狀阻礙了人員信息和工作信息開(kāi)發(fā)與利用的發(fā)展。

2.3人事信息管理系統(tǒng)落后，不能適應(yīng)人才戰(zhàn)略需求

市場(chǎng)上人事信息管理系統(tǒng)繁多，可以基本滿(mǎn)足一般組織對(duì)人力資源工作招聘配置、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)、員工管理、績(jī)效管理、薪酬管理幾個(gè)模塊的需求。但是針對(duì)醫(yī)學(xué)科研院所事業(yè)單位特點(diǎn)并能滿(mǎn)足科研院所現(xiàn)代化發(fā)展需求的人事信息管理系統(tǒng)并不多見(jiàn)。以中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院系統(tǒng)為例，現(xiàn)行使用的GPMS人事信息管理系統(tǒng)是1994年由人事部和國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局等部門(mén)聯(lián)合發(fā)文在全國(guó)推廣的人事信息管理系統(tǒng)，雖然已經(jīng)升級(jí)了多個(gè)版本，但是由于近年更新緩慢，已經(jīng)不能適應(yīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)的速度，更加難以滿(mǎn)足人事信息網(wǎng)絡(luò)化和集成化的新需求。

2.4人事信息管理人才隊(duì)伍建設(shè)不足

目前，大多數(shù)醫(yī)學(xué)科研院所沒(méi)有專(zhuān)職的人事檔案和人事信息系統(tǒng)管理人員，隨著人員的更替和培訓(xùn)的缺乏，已經(jīng)帶來(lái)了人事檔案政策執(zhí)行能力和延續(xù)性的削減，同時(shí)對(duì)現(xiàn)代人事信息管理的要求也帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸滦畔⒐芾砣藛T，新的職責(zé)對(duì)工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力有了新的更高的要求，因此人事信息管理亟需具有信息開(kāi)發(fā)與應(yīng)用能力及綜合素質(zhì)的人才來(lái)滿(mǎn)足建設(shè)的全方位要求。缺少高水平信息管理人才，缺乏人事信息管理人才培養(yǎng)發(fā)展體系，是阻礙人事信息管理發(fā)展的重要因素之一。

3對(duì)策探討

3.1強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科研院所信息收集利用管理意識(shí)

信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是人才競(jìng)爭(zhēng)中的戰(zhàn)略資源。在人才流動(dòng)頻繁的信息時(shí)代，人事檔案服務(wù)要為發(fā)掘人才、鑒別人才、使用人才提供真實(shí)可靠的材料和信息［2］。全面準(zhǔn)確的人事信息是醫(yī)學(xué)科研院所工作順利開(kāi)展的保障，是科學(xué)決策的依據(jù)，醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)高層管理者要對(duì)人事信息系統(tǒng)的建立與維護(hù)有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，并給予高度的重視，加強(qiáng)人事信息系統(tǒng)軟硬件建設(shè)的投入，為搭建信息平臺(tái)及組建信息人才隊(duì)伍提供政策保障和經(jīng)費(fèi)支持。領(lǐng)導(dǎo)的垂范將起到帶動(dòng)作用，有助于增強(qiáng)廣大職工對(duì)人事信息收集與利用的觀念，幫助職工建立人事信息收集利用人人有責(zé)的意識(shí)。這種管理意識(shí)自覺(jué)性的增強(qiáng)會(huì)對(duì)人事信息管理水平的提高起到?jīng)Q定性作用。同時(shí)，檔案管理人員和相關(guān)部門(mén)也要樹(shù)立信息收集與利用并重的意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作觀念，調(diào)整工作方式，推動(dòng)與促進(jìn)人事信息系統(tǒng)的建設(shè)。

3.2提升整合能力打造符合醫(yī)學(xué)科研院所特點(diǎn)的人事信息管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化的科研院所管理離不開(kāi)信息流的管理，人、財(cái)、物的信息相互影響互相支持，醫(yī)學(xué)科研院所人事信息管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)初期要充分考慮滿(mǎn)足對(duì)財(cái)、物信息的對(duì)接和整合。借鑒市場(chǎng)上人事信息管理系統(tǒng)人力資源過(guò)程管理的框架，打造符合醫(yī)學(xué)科研院所特點(diǎn)的人事信息管理系統(tǒng)，包括:結(jié)合電子化采集和人工采集的信息采集系統(tǒng)，滿(mǎn)足多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)共享和信息整合的數(shù)據(jù)標(biāo)引系統(tǒng)，以分類(lèi)審核為基礎(chǔ)的信息審核系統(tǒng)、統(tǒng)一的信息系統(tǒng)、分級(jí)授權(quán)的用戶(hù)管理系統(tǒng)，通過(guò)管理系統(tǒng)的搭建，將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息系統(tǒng)與人事信息系統(tǒng)合理整合規(guī)劃，增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)間、部門(mén)間的數(shù)據(jù)共享，充分利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源，激活沉積的數(shù)據(jù)，調(diào)整不合理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，滿(mǎn)足醫(yī)學(xué)科研院所數(shù)據(jù)管理、分類(lèi)管理、流程管理、統(tǒng)計(jì)分析管理的需求。

3.3建立以需求為導(dǎo)向的人事信息服務(wù)平臺(tái)

長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理實(shí)行封閉的管理方式，有著嚴(yán)格的保密制度，談到人事檔案只有組織或者少數(shù)人才可以查看，一般人員是不能查看的［3］。以檔案為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)人事信息管理也相應(yīng)采用較封閉的管理方式。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化的發(fā)展，為適應(yīng)科研機(jī)構(gòu)管理中對(duì)人員信息高效利用的需要，要在切實(shí)保護(hù)好個(gè)人隱私、依法合規(guī)的前提下，建立相對(duì)開(kāi)放的人事信息管理系統(tǒng)。在滿(mǎn)足組織管理需求的同時(shí)，開(kāi)展個(gè)人信息在線查詢(xún)服務(wù)，滿(mǎn)足人事信息個(gè)性化需求，給予職工自主更新部分人員信息的權(quán)限，如:培訓(xùn)信息、科研成果信息等，提高個(gè)人信息變化更新的速度，在加強(qiáng)主管部門(mén)審核的基礎(chǔ)上確保信息的準(zhǔn)確性。利用現(xiàn)代化處理技術(shù)，建立證書(shū)、文件材料的圖片電子檔案，實(shí)現(xiàn)即點(diǎn)即看的高效信息展現(xiàn)形式，提高人事信息服務(wù)現(xiàn)代化水平。

3.4加強(qiáng)人事信息管理人才隊(duì)伍建設(shè)

建立強(qiáng)大而務(wù)實(shí)的人事信息系統(tǒng)的前提是建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、具有綜合業(yè)務(wù)能力的信息管理人才隊(duì)伍。管理人事信息原始數(shù)據(jù)的收集包括材料甄別和準(zhǔn)確記錄兩部分工作，有很強(qiáng)的政策性和原則性;而信息系統(tǒng)的維護(hù)，既要保證人員信息的及時(shí)更新，也要保證數(shù)據(jù)安全，并需要根據(jù)實(shí)際工作中對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。人事信息管理工作人員既需要具有檔案管理知識(shí)，也需要要具有數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。醫(yī)學(xué)科研機(jī)構(gòu)要建立科學(xué)合理的人事信息人才培養(yǎng)體系和儲(chǔ)備機(jī)制，通過(guò)培訓(xùn)改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過(guò)參觀、實(shí)踐、業(yè)務(wù)研討提高管理業(yè)務(wù)工作能力和拓寬服務(wù)視野。

參考文獻(xiàn):

［1］鮑春艷．從人事制度改革看高校人事檔案管理［J］．黑龍江檔案，2009，4:33．

［2］王緒剛．全面推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革［N］．中國(guó)人事報(bào)，2007，12:7．

［3］武志芳．論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑［J］．中國(guó)行政管理，2013，6:101-104．

作者:宋歆煒 王瀟 孟慶慶 單位:中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究所人力資源處