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門戶網(wǎng)站(簡稱門戶)是指通向某類綜合性互聯(lián)網(wǎng)信息資源并提供有關(guān)信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng),主要分為索引式門戶、綜合性門戶、地方生活門戶以及校園綜合性門戶四類。門戶技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合,通過對普通門戶和專業(yè)門戶的權(quán)限分級設(shè)置及信息反饋,能良好地對個人信息、公共信息及機(jī)密信息進(jìn)行管理,極大地提高工作效能。
一、建立檔案管理系統(tǒng)門戶的必要性
傳統(tǒng)手工歸檔工作以及現(xiàn)行的計算機(jī)輔助手工檔案管理工作不足以滿足當(dāng)前快速發(fā)展的高校,出現(xiàn)了很多亟待解決的問題。
1.檔案收集、歸檔的延時性。傳統(tǒng)的歸檔工作中,專職檔案員與各個歸檔單位常需面對面地溝通,降低了檔案標(biāo)準(zhǔn)及建檔立卷的溝通時效性、統(tǒng)一性。歸檔單位對歸檔進(jìn)度把握的不準(zhǔn)確性,導(dǎo)致專職人員對歸檔進(jìn)度的把握,缺乏實時監(jiān)督性,歸檔細(xì)節(jié)問題頻發(fā),歸檔進(jìn)度松散,歸檔堆積問題嚴(yán)重,復(fù)審耗時、耗力。
2.特殊檔案材料保管的繁瑣性。聲像、實物類檔案由于自身特性,需要獨立的保存空間。例如,存儲聲像檔案的光盤、磁盤等要放到防潮、防磁的空間。實物檔案要根據(jù)其特定形狀單獨包裝,增加了檔案利用時查找、驗對、拆除保護(hù)、拿取的繁瑣性,同時極大增加了特殊檔案材料的破損率。
3.檔案利用的低效性。檔案最終目的是利用,傳統(tǒng)檔案利用要經(jīng)過利用者提出需求,檔案館工作人員核對案卷目錄,入庫查找相應(yīng)的檔案卷宗。如果發(fā)生偏差,就要反復(fù)進(jìn)行查找。有的高校還涉及跨校區(qū)查檔,再通過傳真或是掃描電子傳輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞,工作量大,效率低下。
二、檔案管理系統(tǒng)門戶的功能與結(jié)構(gòu)
1.檔案收集歸檔。基于門戶的高校檔案管理系統(tǒng)弱化歸檔單位的兼職檔案員概念,通過劃分系統(tǒng)管理員、管理員、錄入員、游客等相關(guān)權(quán)限,在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行賬號權(quán)限設(shè)置。通過門戶檔案管理系統(tǒng)的查檔及歸檔系統(tǒng),完成學(xué)籍信息網(wǎng)絡(luò)立卷、歸檔、查找、利用;財務(wù)與檔案系統(tǒng)歸檔互聯(lián);機(jī)密檔案電子文件保存等工作。做到網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)性強(qiáng),管理便捷,錄入系統(tǒng)制度準(zhǔn)則統(tǒng)一化、網(wǎng)絡(luò)立卷獨立性及實物檔案歸檔同一性。弱化各歸檔單位兼職檔案員的工作時間、地點,做到隨時可立卷,實時可歸檔,歸檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。
2.檔案保管。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作需要專職檔案員通過檔案管理系統(tǒng)行使專職檔案員的操作監(jiān)管權(quán)。專職檔案員可在系統(tǒng)上同時管理多個歸檔單位,并且進(jìn)行監(jiān)督檢查;通過網(wǎng)絡(luò)建檔信息審核及不合格信息反饋、問題答疑平臺在線答疑等途徑,及時有效地做好建檔立卷的監(jiān)管審核工作。實物檔案歸檔保管工作需要各單位與專職檔案員協(xié)調(diào)配合完成。學(xué)籍檔案歸檔,由個人網(wǎng)絡(luò)建檔,打印相關(guān)附件,由各培養(yǎng)單位統(tǒng)一送至檔案館;財務(wù)系統(tǒng),與檔案系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),在財務(wù)報賬的同時即完成財務(wù)建檔立卷工作,再由財務(wù)統(tǒng)一收集送至檔案館;機(jī)關(guān)單位及個人,實行特殊檔案建檔工作,網(wǎng)絡(luò)自行建檔及信息錄入,再由個人報送至檔案館,由專職檔案員進(jìn)行各類檔案的入庫、保管工作。
3.檔案利用。一是公對公檔案業(yè)務(wù)。這是指來檔案館查借閱檔案的是具有行政職能的單位,查閱檔案前要提供單位開具的介紹信等證明材料。這類業(yè)務(wù)要查看的檔案相對來說要廣,查看的內(nèi)容有一定的隱秘性,多數(shù)與本單位的行政活動有關(guān)或進(jìn)行一些信息認(rèn)證。二是個人對公檔案業(yè)務(wù)。這是指以個人身份查閱行政文件,一般是查閱與個人有關(guān)的行政批文,包括任免、獎勵、處罰、派遣等。三是個人對個人檔案業(yè)務(wù)。這是指查閱的是自己在高校學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生與自己有關(guān)的學(xué)籍檔案。查詢這類檔案時,只需要提供查閱者的個人信息即可,涉及到其他人信息的部分要遮擋覆蓋。
三、基于門戶檔案管理系統(tǒng)的擴(kuò)展及優(yōu)勢
檔案管理工作在門戶管理中的應(yīng)用,在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,以檔案信息載體為核心,工作對象由紙張、塑膠等載體材料變?yōu)闄n案信息,不僅可輔助檔案管理、利用,更可開發(fā)對接擴(kuò)展應(yīng)用。與學(xué)校的信息辦公和其他檔案管理系統(tǒng)的對接擴(kuò)展應(yīng)用,是高校建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)門戶發(fā)展的必由之路,也是今后發(fā)展的目標(biāo)。建立高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)門戶,需要構(gòu)建和完善數(shù)字信息檔案管理的局域網(wǎng),有效提高高校檔案管理門戶的普及率及應(yīng)用水平。結(jié)合校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)局域網(wǎng)及校外廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò),充分發(fā)揮門戶網(wǎng)站的多渠道、多領(lǐng)域、多端口優(yōu)勢,提高高校檔案管理系統(tǒng)的涵蓋面和普及率。基于門戶檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在建檔立卷更加科學(xué)規(guī)范和人性化、查詢檢索功能強(qiáng)大和方便快捷。降低實物檔案使用頻率,延長檔案保存時間及現(xiàn)實利用價值。
作者:魯達(dá)志 辛玉明 單位:吉林大學(xué)檔案館