學(xué)生信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀與建議

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摘要:高校學(xué)生信息所具有的自身特點(diǎn)，增加了高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)的難度，使得目前系統(tǒng)建設(shè)存在諸多問題，如信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)仍基于傳統(tǒng)的職能部門定位等。針對存在問題，應(yīng)建立面向用戶的高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生信息的高度集成與共享，以提高學(xué)生信息管理工作的環(huán)境適應(yīng)性和服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞:高校;學(xué)生信息管理系統(tǒng);問題;集成;共享

1高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

1.1信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)仍基于傳統(tǒng)職能部門定位

當(dāng)前高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)仍然是按照傳統(tǒng)的職能部門定位，實(shí)行多頭管理的模式，這使得學(xué)生信息存儲(chǔ)比較分散，各部門錄入信息時(shí)缺乏溝通，導(dǎo)致學(xué)生數(shù)據(jù)重復(fù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)不一致和“信息孤島”的現(xiàn)象存在。在目前情況下，教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生的課程信息、學(xué)生成績信息和學(xué)籍變動(dòng)信息;此外，還涉及到就業(yè)處、圖書館等職能部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的信息。從中可看出，雖然各部門負(fù)責(zé)收集不同的學(xué)生信息，但從計(jì)算機(jī)角度而言，這勢必會(huì)重復(fù)存儲(chǔ)一些相同的信息，而且會(huì)造成數(shù)據(jù)的不一致。

1.2信息系統(tǒng)存儲(chǔ)的學(xué)生信息缺乏完整性和全面性

高校學(xué)生信息最開始的來源，一般來自于入學(xué)前的高中學(xué)籍檔案，而且往往是紙質(zhì)版的。電子檔案信息往往是學(xué)生參加高考時(shí)采集的電子信息，信息內(nèi)容較少，不能完全反映學(xué)生的基本情況。入學(xué)后的學(xué)生信息，很多高校只包括基本的學(xué)籍信息、課程成績信息、獎(jiǎng)罰信息和學(xué)歷信息，其他例如班級(jí)的日常管理信息、勤工儉學(xué)信息等輔助類信息尚未進(jìn)入到學(xué)生信息管理系統(tǒng)中去。而且這些項(xiàng)目的信息在部分高校是分部門存儲(chǔ)的，在學(xué)生信息平臺(tái)中無法同時(shí)看到這些信息，使得使用者不能完整地了解某位學(xué)生的全部情況。

1．3高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)尚未有統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

各高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)由于尚未建立統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，存在較大的差異性:一方面表現(xiàn)為收集的學(xué)生信息內(nèi)容、范圍不同，比如有的高校只采集存儲(chǔ)學(xué)生的學(xué)籍信息，有的高校采集的信息較為全面，而且即使相同類型的信息，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也各有差異;另一方面表現(xiàn)為信息系統(tǒng)建設(shè)所需的硬件條件和環(huán)境不統(tǒng)一，比如各高校采用的數(shù)據(jù)庫不同、硬件設(shè)備不同等。

1．4高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)的支撐不足

1)精神支撐力度不足。目前，部分高校領(lǐng)導(dǎo)、教師乃至學(xué)生對學(xué)生信息管理的重視不夠，不能夠給信息系統(tǒng)建設(shè)提供強(qiáng)有力的精神支持，這也使得各部門在輸入學(xué)生信息時(shí)工作不到位，甚至?xí)霈F(xiàn)學(xué)生在填制自己的信息時(shí)，具有較大的隨意性，這勢必會(huì)對信息建設(shè)帶來障礙。

2)資金支撐力度不足。沒有資金，就不可能購置先進(jìn)的硬件設(shè)備和適合于自身發(fā)展的信息系統(tǒng)軟件以及進(jìn)行日常的信息管理工作，最終信息系統(tǒng)建設(shè)也就會(huì)變得“紙上談兵”。即使信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建立起來，如果沒有持續(xù)的資金注入，信息系統(tǒng)也就不能達(dá)到預(yù)期效果。目前，很多高校重視校區(qū)環(huán)境、教室等硬件設(shè)施的建設(shè)，對學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)的資金投入缺口將越來越嚴(yán)重。

3)人才支撐力度不足。工作人員的計(jì)算機(jī)水平、整體素質(zhì)、工作態(tài)度都直接影響到信息系統(tǒng)建設(shè)的成敗。如果信息系統(tǒng)的維護(hù)和建設(shè)任務(wù)僅僅依靠原有的學(xué)籍管理、檔案管理人員，而不進(jìn)行專門的崗位培訓(xùn)和引入既懂管理又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才則信息系統(tǒng)建設(shè)可能會(huì)處于癱瘓狀態(tài)，即使能夠運(yùn)行，其運(yùn)行效率也會(huì)大大削減。

4)技術(shù)支撐力度不足。目前高校信息化建設(shè)處于初步階段，很多都是傳統(tǒng)手工學(xué)生信息的計(jì)算機(jī)化，數(shù)據(jù)庫是基于簡單的Access和VF技術(shù)，運(yùn)行平臺(tái)是基于VB。這些技術(shù)處理簡單的辦公是可以的，但要運(yùn)行復(fù)雜的信息系統(tǒng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。有的高校計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)學(xué)生信息甚至仍然依靠的是Excel。即使有的高校采用了大型數(shù)據(jù)庫如SQLServer作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的后臺(tái)，但是仍然很難解決信息超載問題。

5)制度支撐力度不足。當(dāng)前高校的信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的管理體制之間的矛盾越發(fā)嚴(yán)重，已很難適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。由于管理制度的不完善，管理漏洞的存在，使得信息化建設(shè)始終存在著隨意性和隱患;由于管理制度的不完善，政府和高校對信息化的政策不能很好地落實(shí)到實(shí)踐中去，從而導(dǎo)致信息化建設(shè)效率低下。

6)管理方式支撐力度不足。目前高校信息化建設(shè)基本處于模擬手工階段。落后的學(xué)生信息管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)日益發(fā)展的信息技術(shù)，也很難滿足當(dāng)前高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)的需要。當(dāng)前學(xué)生信息管理方式主要表現(xiàn)為傳統(tǒng)的手工填制各種表格，如學(xué)籍卡、成績單、畢業(yè)登記表等，工作人員將各種表格中的信息在計(jì)算機(jī)中錄入，這不僅降低了信息的處理效率，而且多次存儲(chǔ)容易出錯(cuò)并造成信息的不一致性。

2面向用戶的高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)

筆者認(rèn)為，理想的高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，用戶主要分為兩大類:一是學(xué)生，二是高校的各職能部門。學(xué)生和高校各職能部門既可作為信息的輸入端，也可作為信息的輸出端，或者說既是信息的提供者也是信息的使用者。在信息系統(tǒng)的輸入端，學(xué)生登錄信息系統(tǒng)界面，輸入自己的基礎(chǔ)信息，而這些信息基本上是固定的屬性，不需要做重大修改。教務(wù)處登錄系統(tǒng)平臺(tái)的課程管理模塊，按照專業(yè)和班級(jí)安排課程，并在每個(gè)學(xué)期期末或期初，按照學(xué)生學(xué)號(hào)錄入學(xué)生成績。學(xué)生處登錄系統(tǒng)平臺(tái)的獎(jiǎng)懲模塊、救助模塊以及勤工助學(xué)模塊，按照學(xué)號(hào)查詢學(xué)生，并錄入其獎(jiǎng)懲情況、救助情況和勤工助學(xué)情況。學(xué)生和就業(yè)處分別登錄系統(tǒng)平臺(tái)的就業(yè)模塊，輸入學(xué)生的基本就業(yè)信息和派遣信息。學(xué)院則登錄系統(tǒng)平臺(tái)的班級(jí)管理和日常管理模塊，輸入學(xué)生在大學(xué)四年班級(jí)和學(xué)院生活的基本表現(xiàn)等。圖書館、校醫(yī)院和公寓管理中心等部門可登陸系統(tǒng)平臺(tái)輔助信息模塊，輸入相關(guān)信息。高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)的處理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，數(shù)據(jù)倉庫是一個(gè)面向主題的、集成的、相對穩(wěn)定的、反映歷史變化的數(shù)據(jù)集合，用于支持管理決策。選擇數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)更方便高性能地分析和查詢，并支持信息使用者查詢信息和做出決策以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用。在信息系統(tǒng)的輸出端，構(gòu)建友好的人機(jī)系統(tǒng)界面，學(xué)生和各職能部門可登錄系統(tǒng)平臺(tái)的查詢和打印模塊，按照學(xué)生的學(xué)號(hào)，查詢學(xué)生的各種信息，也可輸入不同的查詢條件，查詢所需的信息，并且啟動(dòng)打印功能，選擇不同的輸出方式。系統(tǒng)一般是由輸入、處理、輸出和外部環(huán)境所構(gòu)成的。在高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)平臺(tái)中，外部環(huán)境指的是內(nèi)部支撐，主要包括:強(qiáng)有力的精神支撐，提高高校領(lǐng)導(dǎo)和教師對信息建設(shè)的認(rèn)識(shí);雄厚的資金支撐，為信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)提供資金保障;重視專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)更多的復(fù)合型人才，提供人才支撐;使用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，為信息系統(tǒng)建設(shè)提供有力的技術(shù)支撐;建立統(tǒng)一的規(guī)章管理制度，為信息系統(tǒng)建設(shè)提供先進(jìn)的制度支撐;使用科學(xué)管理方法收集和整理數(shù)據(jù)，為信息系統(tǒng)建設(shè)提供科學(xué)合理的管理方法支撐。

3結(jié)語

高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，存在的問題需要廣大教育工作者不斷在實(shí)踐工作中逐步解決，其不僅單單是技術(shù)的提升，而是整個(gè)管理理念的轉(zhuǎn)變，更需要各部門的溝通與配合，這樣才能使高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)，真正地實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)的信息集成與共享轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝?nèi)的信息集成與共享。本文所構(gòu)建的面向用戶的高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)平臺(tái)作為一種嘗試，目的在于實(shí)現(xiàn)學(xué)生數(shù)據(jù)的一次存儲(chǔ)多次輸出，利用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)生數(shù)據(jù)的高度集成與共享。這種嘗試目前僅僅作為一種理論上的嘗試，而且只是從整體框架上進(jìn)行分析的，在未來的研究中應(yīng)著重分析具體的模塊結(jié)構(gòu)，形成可行的邏輯方案和物理方案，最終通過計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序使其在實(shí)踐中得到應(yīng)用。

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作者：武晉川 單位：太原理工大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 山西省孝義市職業(yè)教育中心