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當前人才的競爭日趨激烈,在市場經(jīng)濟體制下,優(yōu)秀生源的競爭、優(yōu)秀師資、優(yōu)秀科研人員的競爭,由于國家在科研項目與教育投入上的分化而越來越激化。首先是,高學歷、高職稱的教學和科研工作者的流動性,相比過去幾十年而言,大了很多。另外,則是在校本科生畢業(yè)轉(zhuǎn)移檔案及關(guān)系,碩博研究生的檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出,都由于擴招而變得流動性更大。
2當前高校人事檔案信息管理中存在的問題
2.1重視程度不足、管理效率低下
在很多高校的行政管理中,并不將人事檔案信息的管理認為是行政重點。有兩方面的看法,一方面,人為人事檔案只是個人是非功過的記錄,在很多畢業(yè)生進入不需要檔案的私企工作,學校內(nèi)部教職工實行聘任制的今天,人事檔案的現(xiàn)實意義已經(jīng)沒有多少。另一方面,人事檔案的管理工作繁瑣復雜,但是也就是一些翻找、查看、登記,難度并不高但是耗費功夫,從事這項工作的管理人員,本身不厭其煩,而高校領(lǐng)導也不怎么重視。高校人事檔案的提供、利用、移交,以實體的紙質(zhì)檔案為主,而且傳統(tǒng)上,大家也人為實體的紙質(zhì)檔案是原始憑證的依據(jù),具有的權(quán)威性更強,這一點尤其在高校畢業(yè)生以派遣證的形式進入傳統(tǒng)國有企事業(yè)單位和公務(wù)崗位時最能體現(xiàn)。但是,由于沒有電子版檔案,在保管期間進行查看和翻閱也就顯得十分麻煩。
2.2管理責任落實不到位,漏洞百出
當前,高校人事檔案中“人檔分離”的現(xiàn)象普遍存在。在90年代,有很多在職教職工和科研人員辦理停薪留職或者其他方式,離開高校崗位。到了后來,又有大規(guī)模的出國留學的浪潮,因此,很多高校人員在沒有辦理檔案轉(zhuǎn)移的手續(xù),出現(xiàn)了很多“棄檔”。同時,檔案管理方面很多高校沒有形成完善的管理體制,甚至管理人員也頻繁變動,人才流動性高,各種學歷學位資料、專業(yè)職稱資料的留底,這些種類繁多的文檔的管理過程十分繁瑣。而各種材料的紙面標準和格式等也沒有統(tǒng)一,更是花樣百出。在沒有明確落實責任,而管理人員離換崗交接一旦沒有做好,新的管理員往往毫無頭緒,漏洞百出。
2.3缺少通用性與實用性強的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件
當前,各高?;径际褂米孕虚_發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng),由于單獨一個學校,投入的資金也不可能太高,往往只具備基礎(chǔ)的查詢、存儲等簡單功能。在多樣化檢索、統(tǒng)計、分析方面缺少實用性。同時,各校之間以及與社會相關(guān)單位之間,沒有一個較好的檔案信息對接方式,缺少一個通用的檔案信息數(shù)據(jù)庫,國家也缺少這方面的管理標準。
3加強高校人事檔案建設(shè)的若干對策
3.1完善檔案管理制度,落實管理責任
應該建立一套責任明確的檔案管理制度,使得從事檔案管理的人員不能隨意推諉自己的管理責任。同時,檔案管理不應該是類似于圖書館管理兼職的工作,而必須有專職專責,管理人員的具體工作必須有清晰的章程,檔案信息的采集、歸檔、更新等,都必須定期定時完成。檔案的借閱,也必須有一套固定的程序。同時強化權(quán)限,對于人事部門以外的單位,借閱檔案,必須要經(jīng)過合理的審批程序。在檔案的更新與修改方面,更是要具備非常高的權(quán)限,才能夠接觸實體檔案并進行修改。
3.2聯(lián)合開發(fā)數(shù)據(jù)庫等信息工具
各高校之間,尤其是交流頻繁,生員與師資相互流動頻繁的學校,應該聯(lián)合開發(fā)一套統(tǒng)一的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫,必要時建立網(wǎng)站與服務(wù)器,可以將一些需要共享的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)上傳與傳遞。這一點,完全可以先從一個系統(tǒng)的院校之間首先開展,視其效果,適當推廣。
3.3通過培訓和學習,提高檔案管理人員的素養(yǎng)
檔案的管理人員,應該具備基本的檔案信息化管理的相關(guān)技能,比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫軟件的操作,熟悉并嚴格執(zhí)行相關(guān)的管理程序,能夠?qū)嶓w檔案進行有效的維護保存等。同時,他們還應該具有較高的職業(yè)操守,對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。這兩方面,都必須通過對檔案管理人員進行專門的、定期的培訓和學習,才能隨著制度一起深入其心。
4結(jié)語
高校的人事檔案信息,包括高校在校學生的檔案信息和高校畢業(yè)往屆生的學歷學位信息,以及在校教職工和科研人員的工作檔案信息。由于優(yōu)秀人才集中,高校的人事檔案是極為重要的,同時也有許多不法分子窺視這些檔案信息。為了滿足高校人事檔案管理的可靠性、安全性、可查性,從傳統(tǒng)的紙面檔案升級為電子信息化的檔案管理模式,是大勢所趨。因此必須建立起完善的檔案信息化管理體系,從管理層面明確責任,加強監(jiān)督,同時配合電腦軟硬件方面的權(quán)限管理手段,這樣才能夠較好地完成高校人事檔案信息的管理、查詢工作。
作者:羅芳 張玉華