醫(yī)院項目經(jīng)費(fèi)管理HRP系統(tǒng)設(shè)計實踐
前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了醫(yī)院項目經(jīng)費(fèi)管理HRP系統(tǒng)設(shè)計實踐范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。
［摘要］為解決項目經(jīng)費(fèi)管理難及經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度不理想的現(xiàn)象，運(yùn)用會計信息化在醫(yī)院HRP系統(tǒng)中增加項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，破除手工管理，達(dá)到項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、應(yīng)付模塊及總賬系統(tǒng)高效集成。借助醫(yī)院hrp系統(tǒng)設(shè)計與實踐，通過項目經(jīng)費(fèi)管理流程優(yōu)化，建立與醫(yī)院HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通的項目經(jīng)費(fèi)管理平臺，實現(xiàn)項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的價值，一是消除無效時間;二是降低手工統(tǒng)計數(shù)據(jù)的錯誤率;三是項目經(jīng)費(fèi)支出較往年明顯上升。
［關(guān)鍵詞］項目經(jīng)費(fèi)管理;HRP系統(tǒng);設(shè)計與實踐;醫(yī)院
會計改革與發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確指出會計改革與發(fā)展的主要任務(wù)之一是加強(qiáng)會計信息化建設(shè)，不斷提高單位會計信息化水平，積極探索推動行政事業(yè)單位會計信息化工作，推動基層單位會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)融合。近幾年來，隨著醫(yī)院品牌建設(shè)及學(xué)術(shù)能力的不斷提升，項目數(shù)量及經(jīng)費(fèi)金額逐年大幅增長，醫(yī)院內(nèi)部管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。
1項目經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀
醫(yī)院項目按性質(zhì)分主要有科研、教學(xué)、醫(yī)務(wù)和其他類項目。項目經(jīng)費(fèi)主要用于臨床重點(diǎn)學(xué)科、信息化建設(shè)、人才培養(yǎng)、設(shè)備購置及教學(xué)相關(guān)等方面。目前，針對較大的醫(yī)院項目經(jīng)費(fèi)通過手工登記，且項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度不理想的現(xiàn)狀，項目經(jīng)費(fèi)管理存在較大風(fēng)險。第一，財政收回項目經(jīng)費(fèi)。項目在執(zhí)行期間不能實現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，經(jīng)上級主管部門考核后會被啟動退出機(jī)制，財政收回項目經(jīng)費(fèi)。第二，減少次年項目撥款，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)損失。我院作為政府重點(diǎn)扶持對象，每年均收到各類補(bǔ)助用于醫(yī)院科室建設(shè)、人才培養(yǎng)等事項，對醫(yī)院未來學(xué)科發(fā)展、人才儲備等戰(zhàn)略發(fā)展事項有重大影響。第三，影響項目團(tuán)隊申報課題。項目在執(zhí)行周期不能實現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，經(jīng)上級主管部門考核不能通過的項目，不能通過結(jié)題，將會影響再次申報課題。第四，影響醫(yī)院聲譽(yù)。項目在執(zhí)行期間不能實現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)，不能順利通過結(jié)題的，考核結(jié)果進(jìn)行通報，對醫(yī)院產(chǎn)生不利影響。
2項目經(jīng)費(fèi)管理流程梳理
對原有的經(jīng)費(fèi)管理流程各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理，列出原有的經(jīng)費(fèi)管理主流程，針對主流程進(jìn)行細(xì)分具體管理流程，如表1所示。根據(jù)難點(diǎn)進(jìn)行流程優(yōu)化，并建立新的項目經(jīng)費(fèi)管理流程，重點(diǎn)關(guān)注項目經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度，建立新的項目經(jīng)費(fèi)管理流程，消除不必要的時間浪費(fèi)。
3項目經(jīng)費(fèi)管理設(shè)計方案
3.1設(shè)計的總體目標(biāo)
在現(xiàn)有的HRP系統(tǒng)中增加項目經(jīng)費(fèi)管理模塊，并實現(xiàn)項目管理、資產(chǎn)管理、存貨管理、應(yīng)付模塊等與總賬模板的高效集成，即在HRP系統(tǒng)中實現(xiàn)項目經(jīng)費(fèi)管理功能，建立與醫(yī)院HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通的項目經(jīng)費(fèi)管理平臺。
3.2經(jīng)費(fèi)管理具體設(shè)計思路
第一，實現(xiàn)項目主管部門及項目負(fù)責(zé)人自主查詢經(jīng)費(fèi)預(yù)算、使用及結(jié)余金額，破除查詢經(jīng)費(fèi)只單單依靠項目會計的現(xiàn)象，形成項目主管部門及項目負(fù)責(zé)人及時掌握項目經(jīng)費(fèi)使用情況。第二，摒棄人為的把關(guān)項目預(yù)算，耗時又耗效率，通過將預(yù)算錄入系統(tǒng)實現(xiàn)系統(tǒng)控制，超出預(yù)算系統(tǒng)自動預(yù)警提示。第三，通過系統(tǒng)自動獲取直接生成項目經(jīng)費(fèi)決算表，優(yōu)化手工編制項目經(jīng)費(fèi)決算表，財務(wù)審核費(fèi)時又費(fèi)力。第四，在資產(chǎn)系統(tǒng)與存貨系統(tǒng)較易地獲取真實的科室成本數(shù)據(jù)，便于科室開展成本管控。
4項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)實踐探索
4.1項目經(jīng)費(fèi)管理基本功能
(1)項目編號管理。項目按資金來源對現(xiàn)有的全部在研項目進(jìn)行梳理，分為財政撥款、政府其他撥款、本院自籌款項及合作單位撥款、財政撥款與醫(yī)院自籌、政府其他撥款與醫(yī)院自籌、合作單位撥款與醫(yī)院自籌等。區(qū)分項目性質(zhì)便于后續(xù)多維度統(tǒng)計項目情況，滿足國家省市和醫(yī)院內(nèi)部管理要求。通過分類整理，項目性質(zhì)可分為科研、教學(xué)、重點(diǎn)專科、其他等。根據(jù)項目特點(diǎn)按資金來源及性質(zhì)進(jìn)行分類后，制定一套統(tǒng)一規(guī)范的項目編號生成規(guī)則，例如，項目編號為010119001，項目編號生成的規(guī)則為項目性質(zhì)(2位)，項目資金來源(2位)，年份(2位)，流水號(3位)。(2)項目權(quán)限管理。項目管理涉及項目負(fù)責(zé)人、項目主管科室、項目主管科室分管領(lǐng)導(dǎo)及項目會計等角色。為保證項目的保密性及安全性，在項目管理過程中對不同的角色設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限及職責(zé)分配。其中:項目負(fù)責(zé)人的權(quán)限只為以項目負(fù)責(zé)人身份的相關(guān)項目經(jīng)費(fèi)情況;項目主管科室可審核及查詢在科室范圍內(nèi)的項目經(jīng)費(fèi)情況;項目主管科室負(fù)責(zé)人可查詢所分管范圍內(nèi)的項目經(jīng)費(fèi)情況，項目會計的權(quán)限可查詢所有項目經(jīng)費(fèi)情況，月度進(jìn)行項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況分析并提出改進(jìn)建議報領(lǐng)導(dǎo)決策。(3)項目角色職責(zé)。項目負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)為:一是錄入項目信息(包含預(yù)算);二是根據(jù)實際開展研究必要時申請調(diào)整預(yù)算;三是查詢經(jīng)費(fèi)使用情況。項目主管科室的主要職責(zé)為:審核項目信息及預(yù)算;查詢項目相關(guān)信息(包含經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度);審核預(yù)算調(diào)整的合理性;查詢經(jīng)費(fèi)使用情況。項目主管科室分管院領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)為:查詢項目相關(guān)信息;查詢項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況。項目會計的主要職責(zé)為審核項目信息及預(yù)算;調(diào)整項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算;查詢項目相關(guān)信息及項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況;賬務(wù)核算等。(4)項目狀態(tài)管理。項目狀態(tài)用于描述項目所處的狀態(tài)，項目狀態(tài)根據(jù)實際設(shè)置有未審批、執(zhí)行中、已結(jié)題、已暫停等，通過項目狀態(tài)設(shè)置限定該狀態(tài)下能發(fā)生的業(yè)務(wù)活動，只有狀態(tài)在執(zhí)行中才能進(jìn)行采購，錄入發(fā)票及支出等，有效實現(xiàn)項目管理。
4.2項目經(jīng)費(fèi)管理關(guān)鍵功能
(1)項目模板創(chuàng)建。為規(guī)范及提供新建項目的錄入效率，系統(tǒng)支持自主設(shè)定項目信息的錄入內(nèi)容，通過建立項目信息模板引導(dǎo)項目創(chuàng)建。項目負(fù)責(zé)人根據(jù)項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算書在項目模板中進(jìn)行預(yù)算錄入，并逐級審核。(2)項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算系統(tǒng)控制。在項目經(jīng)費(fèi)管理中，項目預(yù)算信息包含項目類別、年度及金額等信息，項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并獲取經(jīng)費(fèi)實際使用金額，最終以預(yù)算與實際成本比對表進(jìn)行列示，計算的邏輯為:預(yù)算可用資金=該項目任務(wù)下的預(yù)算資金－該項目任務(wù)下已使用資金。在經(jīng)費(fèi)使用過程中出現(xiàn)報銷類別超支，系統(tǒng)將自動進(jìn)行預(yù)警，提示項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，由項目負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中申請修改預(yù)算，經(jīng)主管科室負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后新的預(yù)算才能生效，大幅提高預(yù)算與決算的匹配率，從而提高項目管理的真實水平，避免因經(jīng)費(fèi)使用不當(dāng)影響課題驗收。(3)專項經(jīng)費(fèi)采購。不管專項經(jīng)費(fèi)設(shè)備采購還是耗材采購，在完成采購招標(biāo)程序后，由采購部門錄入采購訂單，選擇采購訂單分配行時，錄入項目、任務(wù)、支出類型信息;醫(yī)學(xué)設(shè)備管理部門進(jìn)行驗收，若是采購設(shè)備，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中完成出入庫，系統(tǒng)自動在資產(chǎn)明細(xì)表中列示專項經(jīng)費(fèi)的來源，并在資產(chǎn)模塊及應(yīng)付模塊自動生成相應(yīng)的會計分錄;若是采購醫(yī)用耗材，在存貨管理系統(tǒng)中完成出入庫，系統(tǒng)自動在科室領(lǐng)用表中備注欄顯示專項經(jīng)費(fèi)來源;按程序辦理付款審批財務(wù)完成付款后在應(yīng)付模塊進(jìn)行發(fā)票匹配完成付款，同時經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)通過互通自動增加已使用資金，減少相應(yīng)預(yù)算可用資金，通過實現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)、應(yīng)付模塊與總賬系統(tǒng)的有效集成，達(dá)到科室成本管控的目的。(4)項目經(jīng)費(fèi)查詢。在項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中，按權(quán)限通過輸出功能生成的報表。查詢項目的狀態(tài)，包括期間至今、上年度支出金額、累計至今和本年度至今的項目預(yù)算預(yù)算、實際使用及付款等(5)項目月結(jié)管理。月結(jié)完成所有關(guān)于項目的事務(wù)處理，核算并分配項目庫存業(yè)務(wù)成本、導(dǎo)入采購接收成本和庫存雜項事務(wù)除了成本、鏈接總賬中錄入的雜項項目支出成本到項目管理中，通過“試算表”查詢所有項目的相關(guān)科目余額信息，通過項目支出查詢匯總所有項目的成本金額進(jìn)行總賬與項目管理系統(tǒng)兩者的明細(xì)與余額的核對，確保完全相等。項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)上線后，對項目負(fù)責(zé)人、項目主管部門及項目分管領(lǐng)導(dǎo)、項目會計等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，積極推廣項目經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，嫁接HRP系統(tǒng)通過權(quán)限配置實現(xiàn)數(shù)字準(zhǔn)確、核算精細(xì)、方便查詢等。
5項目評價
(1)消除無效時間。項目模塊上線后，項目負(fù)責(zé)人不用再到財務(wù)部找會計“排隊”查詢項目經(jīng)費(fèi)使用情況，從往返路程及查詢時間上節(jié)約了13分鐘，從而明顯提高了工作效率。(2)降低手工統(tǒng)計數(shù)據(jù)的錯誤率。項目模塊上線后，庫管員不用再手工一筆筆登記數(shù)據(jù)月底進(jìn)行匯總，只需在系統(tǒng)上運(yùn)行程序即可完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計，避免了因人為導(dǎo)致的數(shù)據(jù)差錯，減少手工區(qū)分的工作量，既提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，也提高了工作效率。項目模塊上線后，項目數(shù)據(jù)與日?？剖野l(fā)生的成本數(shù)據(jù)明顯分開，為財務(wù)核算項目成本降低難度，提高了核算的準(zhǔn)確率和便捷度。(3)項目經(jīng)費(fèi)支出較往年明顯上升。自引入項目管理模塊，梳理、制定了各類項目管理及經(jīng)費(fèi)使用制度，對項目經(jīng)費(fèi)使用政策的宣貫，優(yōu)化項目經(jīng)費(fèi)使用的流程，項目經(jīng)費(fèi)支出較往年有顯著增長。通過項目經(jīng)費(fèi)管理在醫(yī)院HRP系統(tǒng)中設(shè)計與實踐探索，一方面，解決項目經(jīng)費(fèi)管理的難題，并實現(xiàn)系統(tǒng)控制從而提高項目經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度，降低專項經(jīng)費(fèi)管理風(fēng)險;另一方面，減少手工管理，提高經(jīng)費(fèi)使用的效率與質(zhì)量，方便項目負(fù)責(zé)人經(jīng)費(fèi)查詢及經(jīng)費(fèi)決算表的編制，加強(qiáng)了內(nèi)控建設(shè)及提升會計信息化管理水平，同時提升財務(wù)部門的滿意度。
參考文獻(xiàn):
［1］鄭佩勇.新會計制度下公立醫(yī)院科研項目經(jīng)費(fèi)管理存在的問題及建議［J］．財會學(xué)習(xí)，2019(15):118，120.
［2］陳志軍，周琳彥，包維曄.基于HRP的公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)控體系建設(shè)實踐與思考［J］．中國總會計師，2018(12):113－115.
作者：黃園 王衛(wèi)紅 單位：昆明市兒童醫(yī)院
