ERP對企業(yè)會計系統(tǒng)的影響思考
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摘要:erp的英文全稱為EnterpriseRsourcePanninelg,中文譯作企業(yè)資源計劃,是一種重要的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和理論.對企業(yè)而言,不管生產(chǎn)什么有形項目,最終都必須實現(xiàn)企業(yè)管理的終極目標———利潤或者虧損、節(jié)余或者超支.企業(yè)的運營歸根到底是所有的信息都必須歸集到會計報表系統(tǒng)里.會計報表系統(tǒng)對大企業(yè)、小企業(yè)、機關(guān)單位與服務(wù)流通企業(yè),是完全共享、絕對一致、豪無分差的信息要求.中國企業(yè)ERP模式與應(yīng)用是適應(yīng)中國還處在發(fā)展中國家開始騰飛經(jīng)濟,需要加強法制建設(shè)一并同步的時代需求,完善各個企業(yè)的工作流程的基礎(chǔ)管理、計算機技術(shù)管理、貿(mào)易誠信管理,才能建立市場經(jīng)濟的信用市場,實現(xiàn)中國經(jīng)濟質(zhì)的飛躍.
關(guān)鍵詞:ERP;企業(yè)資源計劃;企業(yè)會計系統(tǒng);內(nèi)部控制
1ERP的概念及內(nèi)涵
ERP的英文全稱為EnterpriseRsourcePanninelg,譯作企業(yè)資源計劃,是一個復雜的信息系統(tǒng),它是由制定計劃、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)維護三個部分組成,是在先進的企業(yè)管理思想上,應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)對整個企業(yè)資源的一體化管理,是一種可以提供實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng).從信息技術(shù)的角度,ERP通過共享的信息和數(shù)據(jù)流整合企業(yè)流程.它試圖將企業(yè)內(nèi)的所有部門和功能整個在一個單一的計算機系統(tǒng)中,并滿足各部門的特定需求.從管理學的角度,ERP定義為整合了企業(yè)資源管理系統(tǒng),它通過對企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上所有的環(huán)節(jié)進行有效管理,實現(xiàn)實物流、資金流、信息流的有效集成,從而提高企業(yè)的管理效率和經(jīng)營水平,最終提升企業(yè)的核心競爭力.
2ERP對我國企業(yè)會計財務(wù)管理的重要意義
會計財務(wù)管理是ERP的核心職能.ERP的財務(wù)模塊與一般的財務(wù)軟件不同,它是以總賬為核心,而且相互之間有信息傳遞,財務(wù)模塊和系統(tǒng)中的其他模塊之間有相應(yīng)的接口,能夠相互集成.在ERP系統(tǒng)中,通過會計處理子系統(tǒng),實現(xiàn)了企業(yè)對資金流的處理和控制.ERP對財務(wù)管理將企業(yè)的資金流和實物管理集成起來統(tǒng)一管理,同時供應(yīng)循環(huán)和制造系統(tǒng)高度集成,從而使得企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的財務(wù)信息能夠及時準確地得到反饋,根本上改變了傳統(tǒng)財務(wù)管理事后反映財會信息的方式的轉(zhuǎn)變.并且ERP的財務(wù)管理可以獲取豐富有關(guān)公司戰(zhàn)略性財務(wù)信息,提供強大的財務(wù)分析和決策支持能力,同時強調(diào)面向全部業(yè)務(wù)過程的財務(wù)信息收集、分析和控制,加強了對資金流的全局管理,提供了財務(wù)管理的效率.
3ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
3．1對內(nèi)部控制環(huán)境的影響
ERP的核心思想是實現(xiàn)企業(yè)的運作的流程管理.在ERP環(huán)境下,企業(yè)在供應(yīng)鏈、產(chǎn)成鏈、銷售鏈的全面控制,實現(xiàn)財務(wù)管理與業(yè)務(wù)處理的一體化.一方面,ERP的實施會給傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制體系帶來一定的沖擊和影響;另一方面,ERP的實施也滿足了企業(yè)環(huán)境下的新特征和新要求,給內(nèi)部控制帶來了益處.高度集成化的ERP使得原始數(shù)據(jù)一經(jīng)輸入系統(tǒng),便由計算機自動處理,責任高度集中于數(shù)據(jù)處理系統(tǒng).ERP結(jié)構(gòu)復雜,難免存在某些功能繁多,難免存在某些功能不足或缺陷.ERP一般是商品化的軟件,在實施的過程中需要經(jīng)過一系列的復雜配置,軟件功能和與企業(yè)的契合程度等都影響ERP的正常運行,給內(nèi)部控制帶來新的潛在風險.在ERP環(huán)境下,由于企業(yè)通過協(xié)同管理、實時管理、遠程管理,決策者和執(zhí)行者能夠快速溝通,企業(yè)的內(nèi)部控制層級明顯減少,控制責任更加明確,控制效率更高,企業(yè)運作更加靈活.ERP環(huán)境下的內(nèi)控體系不再依賴于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢查、核對等繁瑣的、消耗大量時間和人力的工作,提高了運行效率,使企業(yè)經(jīng)營管理進一步完善并提高管理水平.
3．2對會計信息憑證的影響
隨著數(shù)據(jù)收集與使用方法的改變,人工操作的工作隨之減少,其效率也不及自動化系統(tǒng).首先在交易信息輸入到自動化系統(tǒng)之前,信息技術(shù)就大大減少了信息審核所需要的時間.各個子系統(tǒng)的交易明細資料都是會計憑證的原始依據(jù).如果各交易資料正確,則生成的各種相關(guān)信息也不會錯誤,會計憑證只是相關(guān)信息其中之一.如果未能確定原始交易資料的正確性,在編制會計憑證是才發(fā)現(xiàn)問題,則各關(guān)信息早已錯誤,而各種不良影響當然都發(fā)生過了,所以應(yīng)在各交易單據(jù)輸入計算機的時候,就應(yīng)謹慎地查核.傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程是以憑證G賬簿G報表的會計循環(huán)方式設(shè)計的,設(shè)計良好的憑證格式、傳遞程序和授權(quán)管理,具有較強的控制功能.在控制薄弱的系統(tǒng)里,在對企業(yè)經(jīng)營造成重大影響之前,很難發(fā)現(xiàn)錯誤或舞弊行為,尤其是在實時、分布式的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)里.而ERP系統(tǒng)里的配置增加了自動化內(nèi)部控制與安全程序的重要性.
3．3對內(nèi)部控制制度執(zhí)行效果的影響
ERP系統(tǒng)很好地通過電子信息系統(tǒng)將數(shù)據(jù)集合保證了數(shù)據(jù)的集成度.內(nèi)部控制制度作為解決問題的控制手段,其主體是會計控制.本質(zhì)也是對信息的加工處理和使用過程.內(nèi)部控制制度能按既定的目的實現(xiàn)控制,就是因為該系統(tǒng)內(nèi)部的各個組成部分以及該系統(tǒng)與外界環(huán)境之間存在著信息的流通和反饋.會計信息是內(nèi)部控制的基礎(chǔ).ERP系統(tǒng)能夠恰當?shù)卮_認各種信息地采集工作,以確保內(nèi)部控制制度地執(zhí)行效果.信息技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營發(fā)生了質(zhì)的變化,企業(yè)所有的工作流程都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡(luò)、面向軟件應(yīng)用的要求進行了重組,相當一部分的內(nèi)部控制點已建立于系統(tǒng)的應(yīng)用程序中,由計算機自動執(zhí)行各種檢驗、監(jiān)督以及對系統(tǒng)各功能實用的權(quán)限,大大規(guī)范了控制效果.
4完善ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制執(zhí)行效果的對策
4．1確保信息安全,避免未經(jīng)授權(quán)的披露
ERP系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)庫具有單一性,這就要求相關(guān)人員必須重視最初數(shù)據(jù)的審核,確保原始數(shù)據(jù)的準確性.只有這樣,才能從根源上避免數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中發(fā)生的失誤,避免一些違反事件的發(fā)生.會計是信息的中心,也是非中心,局部利益與整體利益永遠是個矛盾,其之間的溝通工作處理得好與不好,出來政策問題,往往與會計系統(tǒng)有著重要的聯(lián)系.會計的集中相比權(quán)利之比帶有更強大的工作藝術(shù),這也便要求確保企業(yè)信息的安全性,不能被別有用心的利用,避免未經(jīng)授權(quán)的披露.
4．2企業(yè)要執(zhí)行職責分離政策
組織的結(jié)構(gòu)不應(yīng)該允許數(shù)據(jù)處理的所有環(huán)節(jié)責任依賴于某一個人或者某一個部門,而是要求進行職責分離.初始化、輸入、審核和檢查數(shù)據(jù)的功能應(yīng)該分離,以確保沒有人可以在發(fā)生錯誤、遺漏或其他不當行為的同時,還能夠授權(quán),或者掩蓋修改欺瞞的證據(jù).企業(yè)內(nèi)部控制更好的執(zhí)行與提升企業(yè)有關(guān)人員的工作能力和職業(yè)素質(zhì)密不可分,確保提升有關(guān)人員的計算機操作能力和職業(yè)道德.
4．3加強變更程序的各項規(guī)范
其中包括識別程序變更需求、詳細地記錄變更的具體要求并提交程序變更申請、業(yè)務(wù)影響評價和風險評估、批準程序變更申請、變更程序的開發(fā)和測試、檢查并實施程序變更的過程、檢查、驗證程序變更是否達到預期、記錄變更的版本號,存檔變更文檔和變更升級程序.
4．4完善系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可用性
企業(yè)要能按規(guī)定向有關(guān)方面提供有用的信息,其他單位能及時向會計部門提供客觀、正確的核算資料,信息沒有弄虛作假,是客觀存在的;能合理、合法地反映財務(wù)收支成果;能按照規(guī)定、按時間提供正確的會計信息;能夠針對業(yè)務(wù)、管理層的需求,隨時隨地提供可用的信息.其中信息的可用性也包括從數(shù)據(jù)和系統(tǒng)服務(wù)的損失或中斷中恢復的能力,以及從信息中心重大災(zāi)難中進行恢復的能力.
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作者：楊沁茹 單位：南京審計大學