信息技術(shù)在檔案觀代化建設(shè)中的應(yīng)用

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一、利用計(jì)算機(jī)建立檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案檢索快捷方便

在檔案系統(tǒng)內(nèi)部建立以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，把各個(gè)分散管理的檔案機(jī)構(gòu)，通過一定的渠道或手段使之銜接起來運(yùn)轉(zhuǎn)，構(gòu)成一個(gè)互通有無，資源共享的整體。另一個(gè)方面在檔案系統(tǒng)內(nèi)部:一個(gè)檔案信息計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫一旦進(jìn)人企業(yè)信息網(wǎng)，就構(gòu)成了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)信息系統(tǒng)。用戶根據(jù)自己的意圖，將檔案庫中符合自己條件的檔案檢索出來，并將結(jié)果以適當(dāng)?shù)姆绞捷敵?，就可以獲得自己所需的檔案信息，大大節(jié)省了技術(shù)人員往返于擋案部門的時(shí)聞，省去了不少麻煩。全文檢索允許用戶檢索自己感興趣的任意詞、主題詞或它們的任意組合，而不像傳統(tǒng)的檢索方式那樣只能按照原系統(tǒng)給你提供的主題詞、標(biāo)題檢索。全文檢索減少了系統(tǒng)對(duì)用戶的要求，更容易使用，界面更友好，檢索效率更高。計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)檢索是一種現(xiàn)代化的檢手段，聯(lián)機(jī)檢索科技信息更為重要。信息是現(xiàn)代社會(huì)的寶貴資源，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和聯(lián)機(jī)檢索技術(shù)，能夠迅速從檔案情報(bào)中找到有價(jià)值的信息，指導(dǎo)企業(yè)更好地開展科研生產(chǎn)、科技攻關(guān)和經(jīng)營管理。

二、在安全前提下，充分開發(fā)利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享

目前，絕大多數(shù)企業(yè)都建立了自己的網(wǎng)站，并在內(nèi)部架設(shè)聯(lián)系各環(huán)節(jié)的信息傳遞網(wǎng)，如內(nèi)網(wǎng)、局域網(wǎng)等，并給各部門提供了電子信箱，各部門之間信息、資訊的索取和傳遞，極大地提高了企業(yè)的管理水平。檔案管理是企業(yè)管理的一部分，加快內(nèi)網(wǎng)、局域網(wǎng)的建設(shè)，用時(shí)提供已有存檔數(shù)據(jù)，為企業(yè)科學(xué)決策提供支持，成為今后檔案工作的重要發(fā)展思路。

三、培養(yǎng)會(huì)管理、懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型檔案人員，加速檔案現(xiàn)代化建設(shè)

3．1建立現(xiàn)代化管理的思想

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體產(chǎn)品的廣泛應(yīng)用，工作效率不斷提高，網(wǎng)上檔案檢索的時(shí)間逐漸縮短，許多新的管理手段、方法、內(nèi)容和理念也不斷豐富。作為一名檔案工作者不僅要懂得檔案工作基本原則和基本技能，還要善于學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、管理辦法，善于學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的操作知識(shí)。要實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，就必須以《檔案法》為準(zhǔn)繩，在科學(xué)管理理論的指導(dǎo)下大膽探索，樹立科學(xué)的觀念、競(jìng)爭的觀念、效益的觀念，增強(qiáng)開發(fā)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)適應(yīng)市場(chǎng)，使檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3．2檔案現(xiàn)代化管理需要高素質(zhì)人才

由于檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。因此，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)重視培養(yǎng)造就一支具有較高素質(zhì)、掌握現(xiàn)代化管理方法和技能的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。系統(tǒng)管理員、文件操作員、案卷操作員等檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到業(yè)務(wù)工作理論和知識(shí)的常學(xué)常新。檔案管理人員要提高科學(xué)文化素質(zhì)，學(xué)習(xí)日新月異的計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理知識(shí)，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，用戶需求的信息越來越多，檔案管理和服務(wù)的工作量也越來越繁重，檔案管理逐步向以電子計(jì)算機(jī)和縮微復(fù)制技術(shù)為中心的機(jī)械化、自動(dòng)化、縮微化的方向發(fā)展，這就要求檔案工作人員必須努力學(xué)習(xí)，不斷掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化的管理手段和方法，以適應(yīng)新時(shí)期電子信息化高速發(fā)展對(duì)檔案管理的要求，同時(shí)，要開闊思路，解放思想，大膽實(shí)踐，以創(chuàng)新求生存，以創(chuàng)新求發(fā)展。只要擁有了高素質(zhì)的管理人才，檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)就不是遙不可及，而是水到渠成。

四、結(jié)束語

在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)，隨著信息技術(shù)日新月異地發(fā)展，對(duì)檔案工作來說，既是一個(gè)良好的機(jī)遇，同時(shí)，又面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，檔案工作者必須充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在檔案現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用，緊跟時(shí)代步伐，解放思想，勇于開拓，大膽實(shí)踐，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案工作提高到一個(gè)嶄新的水平。

作者：段宏麗 單位：呼和浩特市水資源管理局