中小企業(yè)薪酬管理中Excel表格的應用

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一、前言

隨著科學技術的發(fā)展，會計核算由傳統(tǒng)的手工核算時代進入了電算化時代，大量的財務會計軟件被應用到財務會計管理系統(tǒng)中。Excel軟件雖然不是專業(yè)的財務會計軟件，但卻因具備強大靈活的數(shù)據(jù)處理功能而被廣泛應用到財務會計工作當中，特別是在薪酬管理中發(fā)揮了重要作用。越來越多的國內(nèi)外學者關注并研究如何將excel軟件的功能運用到會計信息系統(tǒng)當中。其中，國外研究大多側(cè)重于探討利用Excel得出結果背后的經(jīng)濟意義，很少將Excel與財務會計當中的薪酬管理部分具體結合起來進行研究;國內(nèi)學者的研究大多集中在利用Excel軟件對會計信息系統(tǒng)的構建和開發(fā)問題上，也有較多學者對Excel在薪酬管理中的應用進行了具體研究。將Excel軟件與薪酬管理結合起來的學者包括了劉秀琴、胥家萍、方長紅等等，他們的研究給企業(yè)使用Excel進行薪酬管理帶來了許多思考。然而，這些研究仍舊存在不完善之處，沒有詳盡對Excel在薪酬管理中的作用意義等方面進行分析。

二、薪酬管理的概述及現(xiàn)狀

根據(jù)《企業(yè)會計準則》，職工薪酬是指企業(yè)為獲得職工提供的服務而給予的各種形式的報酬以及其他相關支出，包括職工工資、獎金、津貼和補貼;職工福利費、醫(yī)療保險費、養(yǎng)老保險費、失業(yè)保險費、工傷保險費和生育保險費等社會保險費;住房公積金;工會經(jīng)費和職工教育經(jīng)費;非貨幣性福利等六個方面的內(nèi)容。大體而言，薪酬管理是根據(jù)國家勞動法規(guī)和政策，對職工薪酬的實行計劃、組織、協(xié)調(diào)、指導和監(jiān)督。薪酬管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，它密切聯(lián)系著每一名員工的切身利益，對企業(yè)的發(fā)展具有深刻的影響。有效的薪酬管理能夠有效地激勵著每一名員工，調(diào)動廣大干部、員工的工作積極性，有效地降低工資成本，更好地實現(xiàn)經(jīng)濟效益，為更長遠更好的發(fā)展奠定良好的基礎。根據(jù)會計信息化的一般流程，薪酬管理一般包括初始化設置，日常業(yè)務輸入，工資與福利的計算、結算、分配、輸出，以及薪酬的分析等等。最早的薪酬管理核算工作是在傳統(tǒng)的手工方式下開展的，但隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)人員的增加使得薪酬管理中信息和數(shù)據(jù)量也不斷增加，如果仍舊采用傳統(tǒng)的手工管理核算則將花費財會人員大量的時間和精力，并且由于大量數(shù)據(jù)需要處理使得核算的準確性大大降低。因而，將電子計算機技術運用于薪酬管理中，由計算機代替人工執(zhí)行工資計算、工資分類匯總、工資查詢等環(huán)節(jié)是當今薪酬管理勢不可擋的趨勢。在大量的計算機軟件當中，Excel軟件以其便于操作、理解，靈活性強，能同時滿足財務部門、人事部門以及其他部門工資數(shù)據(jù)管理需要等特點，給薪酬管理工作帶來了很大的便利，因而經(jīng)常被應用于薪酬管理的工作當中。

三、Excel在薪酬管理中的具體應用

在薪酬管理的過程中，首先需要建立一張人員基本情況表，對人員的基本信息進行記錄，同時為后續(xù)的薪酬管理工作包括工資表、工資條等的制作、部門工資的歸集、工資情況分析等提供信息。為提高薪酬管理工作中的公平公正與準確性，在建立了人員基本信息表后，需要制作人事數(shù)據(jù)表，用以記錄人員當月的基本工資、崗位工資及出勤情況等信息，作為工資核算的依據(jù)。人事數(shù)據(jù)表可分為基本工資崗位工資表、員工出勤表、績效考核表、員工福利表、員工保險公積金扣繳表等表格。這些表格通常由人力資源部門與財務部門共同完成。使用Excel建立薪酬管理相關表格運用到的Excel功能包括了“數(shù)據(jù)有效性”、函數(shù)(包括:DATEDIF和TODAY函數(shù)、IF函數(shù)、INDEX()函數(shù)等)、合并郵件等等。例如，在建立人員基本信息表時，工齡項目可通過DATEDIF和TODAY函數(shù)計算出來，具體公式為“=DATE-DIF(單元格，TODAY()，“Y”)”;出生日期可使用MID函數(shù)從身份證號碼項目中所對應的位置進行取數(shù);在計算所得稅時，可根據(jù)《中華人民共和國個人所得稅法實施條例》對公民個人所得稅的規(guī)定，使用公式“=IF(應發(fā)工資單元格－3500＜=0，0，IF(應發(fā)工資單元格－3500＜=1500，(應發(fā)工資單元格－3500)*0．03，IF(應發(fā)工資單元格－3500＜=4500，(應發(fā)工資單元格－3500)*0．1－105，IF(應發(fā)工資單元格－3500＜=9000，(應發(fā)工資單元格－3500)*0．2－555，IF(應發(fā)工資單元格－3500＜=35000，(應發(fā)工資單元格－3500)*0．25－1005，IF(應發(fā)工資單元格－3500＜=55000，(應發(fā)工資單元格－3500)*0．3－2755，IF(應發(fā)工資單元格－3500＜=80000，(應發(fā)工資單元格－3500)*0．35－5505，“復合應發(fā)工資”)))))))”進行計算。而在編制工資條時，主要有公式填充法、Word郵件法和VBA宏代碼法三種方法，每種方法都各具其特色。使用Excel軟件進行薪酬管理除了制作人員基本信息表、人事數(shù)據(jù)表、工資表、工資條外還可以進行薪酬分類匯總及薪酬分析，主要通過數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖來實現(xiàn)，具體操作主要為:打開工資表，選擇“數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表”命令;在彈出的對話框中選擇“數(shù)據(jù)透視圖(及數(shù)據(jù)透視表)”后單擊“下一步”并選擇數(shù)據(jù)所在的區(qū)域;單擊“完成按鈕”，并依據(jù)要匯總、比對及分析的項目依次拖入數(shù)據(jù)透視圖與數(shù)據(jù)透視表中相應的位置。

四、Excel在薪酬管理中應用的優(yōu)勢與局限性

(一)Excel在薪酬管理中應用的優(yōu)勢

首先，Excel是專業(yè)的報表處理軟件，具備了強大的數(shù)據(jù)處理功能。薪酬管理是一項數(shù)據(jù)量較大的工作，Excel表格中大量的公式與函數(shù)及填充功能能夠迅速地將工資核算中的許多項目包括應發(fā)合計、個人所得稅、實發(fā)合計等項目精準地計算出來，同時能夠通過公式自動實現(xiàn)工資條中的格式設置。Excel具備了排序篩選功能，能夠及時對工資項目進行分類、匯總，以便進行后續(xù)的費用歸集和分配。同時，Excel電子表格還能夠能夠迅速地定位要查詢的工資項，某個員工的工資明細也能夠迅速地查詢出來。第二，相比其他財務軟件較強的專業(yè)性以及固定的模板，將Excel表格應用到薪酬管理中具備了較強的靈活性。各個單位的薪酬管理雖然都依照國家相關規(guī)定執(zhí)行，但具體的管理方式、規(guī)定都存在區(qū)別，Excel電子表格在項目設置時具備了靈活性，單位可以根據(jù)自己在薪酬管理時的特點對Excel表格進行相關的設置，使之靈活化、個性化，以便于單位更好、更便捷、更直觀的進行薪酬管理。同時Excel軟件的工作界面以及工作環(huán)境都具有較強的靈活性，使用者可以根據(jù)自身的需求和喜好自定義工作環(huán)境，美化Excel工作表，從視覺上有助于財務工作者在工作中保持愉悅的心情，提高工作的積極性。第三，將Excel表格應用于薪酬管理具有較強可理解性和易操作性。Excel軟件制作的工資表格一目了然，工資核算人員很容易就能理解使用Excel編制的各種工資管理表格，并且Excel軟件的操作易于學習，當前工作者大都掌握Excel軟件的使用方法，即使是年長一些的工作者也能夠熟練的使用Excel電子表格?？梢哉f，在建立好人員基本信息表、人事數(shù)據(jù)表、工資表、工資條的模板之后，薪酬的日常管理、每個月對表格的填列示非常簡單、易懂、易操作的。第四，相對于其他財務會計軟件而言，使用Excel軟件進行薪酬管理有利于節(jié)約單位的成本，也具備著較高的性價比。購買一些大型的會計核算軟件時，企業(yè)往往面臨著價格較為昂貴、許多功能用被閑置、不能適應自身業(yè)務特點等困擾，同時大型的會計核算軟件往往還需要對員工使用軟件的培訓費以及日后的修理維護費等費用的支出。使用Excel進行薪酬管理可以減少單位在正版薪酬管理軟件上的花費同時能夠較有針對性的完成薪酬管理的一些工作。

(二)Excel在薪酬管理中應用的局限性

盡管將Excel應用到工資核算中給單位的薪酬管理帶來了許多便利，但仍舊存在著一些局限性。從Excel的定位看，Excel是單文件的電子表格軟件而是不是數(shù)據(jù)管理軟件。因此當我們使用Excel設定了大量的表格，記錄的大量的數(shù)據(jù)之后，會存在著運行速度較慢的情況。在實際工作中有時存在打開一個Excel表格需要花上15分鐘左右的時間，這一問題不僅影響著辦公效率也影響著工作人員的情緒。從安全性和人員管理的角度來看，Excel軟件在數(shù)據(jù)安全性和人員管理中還存在著不足。大多數(shù)的Excel電子表格在打開時并不需要輸入密碼，有的需要輸入密碼但密碼也非常容易破解，這使得單位的薪酬管理等數(shù)據(jù)容易外泄，給單位造成不必要的困擾。同時，Excel軟件無法對使用人員進行管理，登陸Excel軟件時無需識別人員的身份，這就使得普通員工和管理層員工在使用Excel表格時看到的是一樣的內(nèi)容，可操作的權限也相同，同時也無法有效識別工資核算管理者是否能準確完成自己的工作，存在工作成果遭到篡改的可能性。然而，這些局限性都可以通過一些針對性措施來減少影響甚至解決。

五、關于企業(yè)將Excel運用到薪酬管理中的建議

Excel軟件作為功能強大的數(shù)據(jù)處理軟件，能夠靈活、方便地應用于薪酬管理當中，同時又存在著局限性。為了更好的發(fā)揮優(yōu)勢，減少局限性帶來的影響，使Excel軟件更好的在企業(yè)薪酬管理中發(fā)揮其作用，可以做出以下幾個努力。首先，企業(yè)應當將Excel軟件在工資模板設定上的靈活性充分發(fā)揮出來。企業(yè)需要在熟悉國家針對員工薪酬相關規(guī)定的前提下，充分分析自身在薪酬管理中的特色，并針對這些特色對用來進行薪酬管理的Ex-cel表格進行相應的設計，突出企業(yè)薪酬管理中的重點與特點，使企業(yè)的管理者、財會人員以及員工更直觀的獲取薪酬管理的信息，提升薪酬管理效率。第二，企業(yè)應當在全體員工尤其是財務人員中普及Excel的使用方法，使員工能夠熟練的進行Excel的操作，使Excel軟件的豐富功能得到充分的發(fā)揮。同時培養(yǎng)一些能夠進行表格設計、表格維護、宏編寫的人才，以便Excel能在工資管理過程中順利的運作，彌補Excel在運行操作中存在的一些不足。第三，在使用Excel進行薪酬管理的過程中還應當注意區(qū)分原始數(shù)據(jù)和工資報表，以免造成混淆。使用Excel軟件進行的薪酬管理流程不似專業(yè)財務軟件能夠嚴格的限制每一個財務操作流程，不符合會計準則和政策的操作是不允許的，也能夠自動辨別各種工作表是否屬于原始數(shù)據(jù)。因而在使用Excel軟件進行薪酬管理時應該提高辨別能力，勿將原始數(shù)據(jù)當作工資報表填列，也勿將工資報表看作是原始數(shù)據(jù)。第四，在使用Excel進行薪酬管理表格設計及日常薪酬管理時，應當提高細致性。由于需要處理的工資數(shù)據(jù)較多，公式編寫中細小的錯誤都有可能造成日后工資核算工作中的錯誤，影響工資的管理。因此在表格設計、模板制作的過程中應當保持高度的細致性與準確性，多次檢查試驗以保證模板中公式、項目、宏等編寫100%的正確率;在使用Excel進行日常薪酬管理的過程中工作人員也要耐心、細心，保證錄入數(shù)據(jù)的準確性。第五，針對Excel在記錄的大量的數(shù)據(jù)之后，會存在著運行速度較慢的情況。財務工作者應當定期整理電腦中的數(shù)據(jù)與文檔，將一些時間較為久遠的薪酬管理文檔與數(shù)據(jù)統(tǒng)一拷貝、存放到統(tǒng)一的電腦、移動硬盤等存儲設備中。同時定期進行掃描、殺毒、清理垃圾等計算機維護工作，為將Excel軟件應用到薪酬管理系統(tǒng)中提供安全迅速的平臺。另外，企業(yè)在薪酬管理相關表格編制完成后應當及時對生成的Excel電子表格進行拷貝，防止文件的丟失，也提高其安全性。第六，在安全性與人員管理方面的問題上，盡管Excel軟件的密碼保護仍不夠強大，但使用的薪酬管理表格仍然需要使用密碼進行一定的保護，財務人員在使用Excel軟件進行薪酬管理時應當設置好密碼，同時定期更換密碼以提高密碼的安全性。此外，為了防止工資報表被不熟悉表格的工作人員或不具備操作權限的人員進行誤操作，使得模板的內(nèi)容或格式發(fā)生變化，企業(yè)應當對工資表格設置保護，具體通過格式菜單下的單元格保護或隱藏以及工具菜單下的保護功能對Excel工作簿進行保護。最后，企業(yè)還可以將Excel對薪酬的管理與相關財務軟件、薪酬管理軟件的使用結合起來，作為薪酬管理的輔助表格，提高薪酬管理工作的準確性和有效性。

六、結束語

自Excel軟件上市至今，已經(jīng)成為被廣大辦公者所熟悉且公認的功能強大的電子表格辦公軟件，其特征決定了其能在會計信息系統(tǒng)中發(fā)揮重要的作用。Excel軟件在薪酬管理當中應用雖然存在著一些局限性，但其強大的數(shù)據(jù)處理功能、電子表格設計的靈活性、易于理解及操作性終究使得Excel軟件給工資管理核算工作帶來了極大的便利，進一步發(fā)掘Excel電子表格的功能，增強工作人員使用Excel軟件進行工資核算管理工作的能力，終將減輕財會人員薪酬管理工作中的壓力與負荷，提高財會人員薪酬管理工作的效率，提高企業(yè)的薪酬管理水平。

作者：李紫瑤 羅遠平 單位:廣西大學商學院