物資管理信息化研究

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信息資源是現(xiàn)代化社會的重要資源之一，有效利用這一資源的功效可以為企業(yè)帶來良好發(fā)展。物資管理信息化進程可以代表企業(yè)的綜合素質(zhì)水平，同時也為企業(yè)提供了一個信息交流平臺，使信息資源得以充分的利用。物資管理信息化是企業(yè)發(fā)展的新型手段，為物資管理帶來了新的提升。

1、物資管理信息化的意義

有效的利用信息資源會成為現(xiàn)代化競爭的優(yōu)勢，企業(yè)管理物資如果不使用信息化操作平臺，依舊采用手工作業(yè)的方式來管理物資，那么面對繁重的工作任務(wù)，人員很容易疲憊造成不必要的失誤，而且隨著社會的日益發(fā)展，這種跟不上發(fā)展節(jié)奏的管理很容易會被淘汰。引用先進的管理技術(shù)是對人力的解放，也是對工作負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)，物資管理信息化使物資在科學(xué)合理的管理模式下得到保障，規(guī)范了管理途徑，為企業(yè)提供了強大的信息交流平臺。

1.1創(chuàng)建了統(tǒng)一的物資編碼庫

信息得到了高效的傳遞，數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)了真正意義上的共享，管理過程中可以使用信息處理出來的報表，它有著權(quán)威性。雖然得到的途徑很方便，但系統(tǒng)整合出的數(shù)據(jù)卻可以百分百的相信，因為這就是科學(xué)的力量，它可以為管理提供便利的條件。而且通過這種信息化的管理，企業(yè)的所有部門都可以掌握信息資源，完成信息中所傳遞的工作任務(wù)，有效防止因信息短缺而造成的資源浪費，提高信息的價值及利用度。創(chuàng)建了統(tǒng)一的物資編碼庫，使物資擁有規(guī)范化的編碼，實現(xiàn)一物一碼，在信息錄入時可以有序進行，這樣可以在調(diào)取信息時更加方便，提高工作的效率，符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

1.2改善了物資管理工作制度

物資管理制度在信息化的發(fā)展下有了更加優(yōu)化的方式，首先物資管理的信息化系統(tǒng)對物資的要求標(biāo)準(zhǔn)是固定的，而物資管理在計劃、采購、驗收、出入庫等供應(yīng)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過物資管理系統(tǒng)程序的嚴(yán)格審批，只要發(fā)現(xiàn)問題就及時處理不可跳躍，一環(huán)扣一環(huán)。這種按照環(huán)節(jié)管理的制度使物資在供應(yīng)時更加注意彼此督促，使物資管理系統(tǒng)更加完善，增大約束力為物資采購提供了一個科學(xué)規(guī)范的環(huán)境。因此優(yōu)化后的物資管理制度可以有效控制物資的合理使用。物資采購部門接到采購計劃后，要先對采購計劃進行細(xì)化，首先由計劃人員進行庫存的核查，利庫后再進行采購。采購過程始終按照本單位的相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行，分別有以下幾種方式：招投標(biāo)、集團物資采購平臺、內(nèi)部競爭、合同評審、比質(zhì)比價和定點采購等等。

1.3強化了物資比質(zhì)比價工作

比質(zhì)比價應(yīng)在確保采購物品質(zhì)量、供貨進度的前提下，選擇三家以上供貨商進行相同質(zhì)量比進度，相同進度比售后服務(wù)，相同售后服務(wù)比價格，在進行所有對比之后，確定最佳供貨商。比質(zhì)比價的核心是選用性價比最好的供貨商，價格最低不一定就是最佳的選擇。比質(zhì)比價辦公室人員組成應(yīng)該是由技術(shù)人員、財務(wù)人員、監(jiān)審審人員、采購人員組成。比質(zhì)比價不僅可以有效降低采購成本，提高企業(yè)市場競爭能力，而且還能有效提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

1.4加強了物資采購合同的審批流程

物資采購合同在物資采購全過程當(dāng)中占的比重都比較大，就拿我們單位舉例，2014年全年我們的采購合同4000多份，每份合同需要填寫合同申請表、合同審批單和合同審批表。每份合同都要經(jīng)過物資部、計劃處、主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。我認(rèn)為合同申請表、合同審批單和合同審批表可以一張表取代，減少重復(fù)審批次數(shù)；還有就是利用我單位辦公信息化實現(xiàn)合同的電子審批，這樣可以大大提高工作效率，同時確保的合同規(guī)范化管理，提高我單位的物資管理水平。

2、物資管理信息化的現(xiàn)狀

2.1人為因素影響物資管理信息化

物資管理信息化在對數(shù)據(jù)進行錄入的過程中大多數(shù)還是采用人工的方式，而這些數(shù)據(jù)的處理若非專業(yè)人員根本無從下手，面對大量的不同種類的物資數(shù)據(jù)，要分門別類的使用各自的質(zhì)量管理程序，對數(shù)據(jù)進行科學(xué)處理。這個過程是常人無法想象的，工作量巨大，同時還需要數(shù)據(jù)處理人員擁有足夠的耐心，避免由于工作不仔細(xì)而出現(xiàn)錯誤，如此復(fù)雜的管理過程，龐大的數(shù)據(jù)文件，繼續(xù)采用人工編制必然會制約物資管理信息化進程，限制企業(yè)整體的信息化發(fā)展。此外，工作人員也很容易受到外界因素變化的影響，自身的綜合素質(zhì)不高，專業(yè)水平較低，這些因素的變化都會在一定程度上影響和阻礙我單位物資管理信息化的發(fā)展，影響了企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟效益。

2.2管理手段落后，缺乏管理軟件

缺乏管理的數(shù)據(jù)軟件，隨著工作的積累，會產(chǎn)生大量的收據(jù)及各種支付憑證，而這些數(shù)據(jù)在沒有經(jīng)過任何處理的情況下，經(jīng)過長時間積壓，很難知道它還存不存在，會造成一部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失，為物資管理帶來麻煩，數(shù)據(jù)資料無處可尋。目前我們應(yīng)用金算盤管理軟件，有效的提高了物資管理水平，此軟件功能強大，但是目前僅解決了庫存和出入庫的管理，還有大部分功能未得到有效的開發(fā)，因此還需要對其進行更加深入的應(yīng)用。

2.3資源共享過程存在阻礙

信息資源的共享是建立在科學(xué)有序的管理下的，而現(xiàn)如今企業(yè)管理還不成熟，對資源的處理過程還很繁瑣，還沒有達(dá)到及時更新的程度。主要體現(xiàn)在整合數(shù)據(jù)的過程，物資的采購審批需要經(jīng)過層層審批，因為資源共享存在阻礙，不能實時將信息傳遞出去，需要通過復(fù)雜的人力得以傳遞，使生產(chǎn)線延長，動用了大量的勞動力去做同一件事情，顯然會降低工作效率，使企業(yè)在社會競爭中落后。

3、加強物資管理信息化的策略

3.1創(chuàng)新管理思想和理念

將物資管理體系看作一個整體，提出新的管理思想，適用于整個業(yè)務(wù)體系，涵蓋了企業(yè)的各個部門，可以應(yīng)用于各項工作任務(wù)，同時起到規(guī)范企業(yè)人員行為的作用，將企業(yè)所有相關(guān)的內(nèi)容結(jié)合成一個整體，聯(lián)系周邊環(huán)境共創(chuàng)美好和諧。通過這種新的管理思想和理念，可以為開展企業(yè)工作提供有利條件，促進企業(yè)各部門的融合交流，推動了企業(yè)工作的連續(xù)性發(fā)展，使工作體系更加完善，這樣就為物資管理信息化提供了基礎(chǔ)，為信息資源共享提供傳遞環(huán)境。

3.2建立物資管理信息化系統(tǒng)

缺乏物資管理軟件是企業(yè)管理的一大障礙，為實現(xiàn)企業(yè)物資管理信息化，首先必須要建立一個信息化系統(tǒng)，這是最基本的設(shè)施保障。利用這個信息化管理系統(tǒng)可以對企業(yè)的物資供應(yīng)過程實行全方位管理，使物資管理工作可以高效完成。而且通過這個信息化系統(tǒng)平臺可以提高物資管理的準(zhǔn)確性。

3.3物資采購信息化

物資采購利用互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)信息化，在網(wǎng)上進行詢價，使信息迅速傳遞，不受空間和時間的阻礙，由于市場競爭激烈，可以減少采購成本，節(jié)省資金。由于網(wǎng)絡(luò)具有公開透明的特性，讓參與者可以通過網(wǎng)絡(luò)來觀察采購過程，無需經(jīng)過復(fù)雜的信息獲取途徑，保障參與者在招投標(biāo)過程中的利益，而且實時的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控可以掌握信息動態(tài)，幫助信息規(guī)范化傳播。物資采購信息數(shù)據(jù)要科學(xué)合理的進行管理，保證在日后需要的時候可以快速調(diào)取，為企業(yè)的管理提供信息資源，使采購更加符合物資管理。網(wǎng)上采購的過程一定要保證其合法性，電子合同要具有法律效力，在未來出現(xiàn)采購問題時，才可以得到法律的幫助，防止企業(yè)自身的利益遭受損害。

3.4物資庫存管理信息化

庫存管理信息化的建設(shè)可以使庫存的數(shù)量得到有效的監(jiān)控，保證企業(yè)物資庫存量，為企業(yè)生產(chǎn)和科研工作提供材料支持，使庫存信息在動態(tài)的監(jiān)控下，保持合理的庫存范圍，也可以掌握物資出入庫的情況，實現(xiàn)出入庫信息的準(zhǔn)確性。物資材料在儲存時也可以根據(jù)自身的性質(zhì)來劃分，利用庫存管理信息化來完成對物資的擺放，使物資在科學(xué)的保存方式下具有更加便捷的使用途徑，保證物資自身的質(zhì)量。

3.5多余物資進行信息化管理

對于物資在企業(yè)所有物資中所占的比重是不容小覷的，有很多工作會對物資造成嚴(yán)重浪費，有些時候不是不想制止這種浪費的情況發(fā)生，而是進行一個項目難免會有一些對物資的浪費，像這樣的物資可以實現(xiàn)資源的再利用，為企業(yè)創(chuàng)造二次盈利。將物資進行回收后，建賬登記進行信息化管理，整理出物資管理庫存情況，實現(xiàn)對資源的重復(fù)利用。

4、結(jié)語

物資管理信息化可以釋放人力資源，降低重復(fù)勞動的概率，促進企業(yè)的生產(chǎn)效率，雖然企業(yè)在物資管理問題上還存在著許許多多的困難，但是還要堅持信息化管理，不可以被困難擊倒。通過不斷的創(chuàng)新管理理念，學(xué)習(xí)先進的信息化技術(shù)，滿足企業(yè)對物資管理的需求，為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟效益。

作者：李明 吳紅霞 單位：北方自動控制技術(shù)研究所