談物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制

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摘要：內(nèi)部控制作為企業(yè)經(jīng)營活動的自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機(jī)制，處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置，其管理水平?jīng)Q定了企業(yè)的生存和發(fā)展。物業(yè)管理企業(yè)屬于服務(wù)性企業(yè)，內(nèi)部控制具有人力成本占比高、壞賬風(fēng)險高、采購品種多、項目分布分散等特點(diǎn)。作為新興行業(yè)，物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)部控制實踐中存在著內(nèi)部控制環(huán)境薄弱、風(fēng)險識別和評估能力不足、控制活動不完善等主要問題。文章結(jié)合實踐經(jīng)驗研究完善物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制管理的對策，以提高企業(yè)經(jīng)營管控能力，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理企業(yè)；內(nèi)部控制；風(fēng)險管理 

一、物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制概述

（一）內(nèi)部控制的概念內(nèi)部控制是企業(yè)全體員工根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理的戰(zhàn)略目標(biāo)，對企業(yè)面臨的各種風(fēng)險進(jìn)行評估并采取相應(yīng)控制措施，以確保目標(biāo)實現(xiàn)的過程。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中會面臨著安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、質(zhì)量控制等各種風(fēng)險，本文僅研究企業(yè)運(yùn)營過程中經(jīng)濟(jì)事項的風(fēng)險控制。

（二）物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)及重要性1．物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)物業(yè)管理企業(yè)屬于服務(wù)性企業(yè)，內(nèi)部控制有其自身的特點(diǎn)：第一，人力成本占比高。物業(yè)管理是勞動密集型行業(yè)，物業(yè)管理運(yùn)營中涉及的專業(yè)業(yè)務(wù)包括工程、安全、清潔、綠化、品質(zhì)管理、客服等，覆蓋面廣，進(jìn)而造成人力成本管控要求高；第二，壞賬風(fēng)險高。物業(yè)管理企業(yè)的客戶是每一位業(yè)主或租戶，客戶群體眾多且人員構(gòu)成復(fù)雜，壞賬風(fēng)險高；第三，采購品種多。物業(yè)管理企業(yè)在運(yùn)營中進(jìn)行上述專業(yè)維修及服務(wù)時，需要采購的物資品種多樣；第四，項目分布分散。多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)管理項目多，地域分布分散。2．物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的重要性隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種資源價格日益上漲，而物業(yè)費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)多年不變，使得物業(yè)管理企業(yè)利潤空間越來越低，基于此，健全物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制具有重要意義：保證企業(yè)各項經(jīng)營活動遵循內(nèi)外部的政策；維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全；保證企業(yè)歸集的經(jīng)營信息準(zhǔn)確、完整、及時；優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理活動流程；促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營健康、實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

二、物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

物業(yè)行業(yè)在我國起步較晚，屬于新興行業(yè)，內(nèi)部控制在物業(yè)管理企業(yè)實踐中還不完善,仍存在不少的問題。

（一）內(nèi)部控制環(huán)境薄弱企業(yè)高層對內(nèi)部控制重視程度不夠，沒有認(rèn)識到內(nèi)控的重要性，往往更關(guān)注經(jīng)營業(yè)務(wù)本身產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)結(jié)果。主要表現(xiàn)為：第一，企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)計不科學(xué)，人員配置不合理，各部門之間不能形成有效的制衡，運(yùn)行效率低下；第二，缺乏人員總體規(guī)劃，缺乏有效的績效考核及激勵措施，不重視企業(yè)持續(xù)發(fā)展對人力資源的需求；第三，缺乏明確的發(fā)展戰(zhàn)略或發(fā)展戰(zhàn)略與工作計劃不匹配；第四，沒有建立有效的反舞弊機(jī)制。

（二）風(fēng)險識別與評估能力不足內(nèi)部控制成功的關(guān)鍵在于全員參與，物業(yè)管理企業(yè)多數(shù)員工有著較強(qiáng)的專業(yè)實踐和操作能力，但是對于企業(yè)管理尤其是內(nèi)控管理卻缺乏了解，因此對于企業(yè)運(yùn)營的風(fēng)險識別與評估能力不足，對于風(fēng)險關(guān)鍵影響因素及關(guān)鍵控制點(diǎn)把握不準(zhǔn)確，導(dǎo)致內(nèi)控制度設(shè)計與執(zhí)行不完善。

（三）業(yè)務(wù)活動控制不完善多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)在運(yùn)營中也積累了一定的業(yè)務(wù)活動內(nèi)控經(jīng)驗，但還有不完善的地方。一是收入管控，物業(yè)費(fèi)缺乏對客戶欠款催收的控制，特約服務(wù)費(fèi)用缺乏價格審批機(jī)制；二是成本管控，材料物資集中采購效率低下，分散采購監(jiān)管措施不到位，采購驗收不規(guī)范，對業(yè)務(wù)外包缺乏有效監(jiān)管；三是資產(chǎn)管控，因企業(yè)資產(chǎn)數(shù)量多、分布分散，不能做到全面現(xiàn)場盤點(diǎn)，對資產(chǎn)的存在及使用有效性缺乏監(jiān)督，對于物業(yè)設(shè)備設(shè)施管控，只注重維修，不注重日常維護(hù)保養(yǎng)及節(jié)能降耗改造。

三、完善物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的對策

針對以上物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀中存在的問題，根據(jù)多年實踐工作經(jīng)驗研究完善物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制管理的相關(guān)對策。

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境控制環(huán)境是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，是企業(yè)能夠健康運(yùn)營的前提保障。企業(yè)高層應(yīng)高度重視并建立以全員為基礎(chǔ)、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)治理的內(nèi)控制衡體系。第一，科學(xué)設(shè)置組織架構(gòu)、合理配置人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照精簡、高效、制衡的原則，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)、配置合適的人員。第二，實施科學(xué)的人力資源管理，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照計劃、制度和程序組織人力資源引進(jìn)工作；應(yīng)通過建立科學(xué)的培訓(xùn)、績效考核、激勵等機(jī)制，實施可持續(xù)發(fā)展的企業(yè)人力資源政策，不斷提升員工素質(zhì)水平。第三，建立戰(zhàn)略目標(biāo)導(dǎo)向內(nèi)控，企業(yè)應(yīng)有明確的戰(zhàn)略目標(biāo)及未來盈利模式的定位，企業(yè)的經(jīng)營計劃及內(nèi)部控制保障措施應(yīng)當(dāng)以企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向。如，若物業(yè)管理企業(yè)追求差異化戰(zhàn)略，其在組織結(jié)構(gòu)、人員配置、管理和技術(shù)變革、財務(wù)安排上更注重服務(wù)品質(zhì)；若物業(yè)管理企業(yè)追求成本領(lǐng)先戰(zhàn)略，則其在上述內(nèi)控保障措施安排上更注重服務(wù)成本。第四，加強(qiáng)文化建設(shè)、建立反舞弊機(jī)制，企業(yè)應(yīng)塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的內(nèi)部控制意識，培育積極向上的價值觀和社會責(zé)任感，加強(qiáng)法制及誠實守信等企業(yè)文化建設(shè)，任何人都不能凌駕于內(nèi)控之上；企業(yè)應(yīng)建立舉報投訴制度和舉報人保護(hù)制度，明確舉報投訴處理程序，確保舉報簡捷無障礙。

（二）增強(qiáng)風(fēng)險識別與評估能力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)控理論知識的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)風(fēng)險識別和評估能力，找出企業(yè)運(yùn)營中重大風(fēng)險點(diǎn)及關(guān)鍵風(fēng)險影響因素，確定風(fēng)險管理策略。第一，戰(zhàn)略風(fēng)險，戰(zhàn)略目標(biāo)的重大風(fēng)險點(diǎn)是戰(zhàn)略目標(biāo)是否符合國家政策導(dǎo)向、是否立足于企業(yè)的自身情況。對于戰(zhàn)略風(fēng)險的控制與防范，是建立現(xiàn)代治理機(jī)制，企業(yè)重大決策不能由一人決定，必須由集體決策。第二，經(jīng)營風(fēng)險，這里主要研究企業(yè)運(yùn)營中經(jīng)濟(jì)事項相關(guān)的風(fēng)險。如收入業(yè)務(wù)的重大風(fēng)險點(diǎn)有不相容崗位是否分離，是否導(dǎo)致錯誤或舞弊、客戶信用評價及對客戶欠款風(fēng)險的控制等。對于經(jīng)營風(fēng)險的防范主要有審批管理、內(nèi)部牽制、限額控制等。第三，財務(wù)風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)依據(jù)具體情況控制資產(chǎn)負(fù)債比率，企業(yè)的經(jīng)營利潤至少應(yīng)能覆蓋利息支出；企業(yè)應(yīng)規(guī)劃長短期債務(wù)比例，嚴(yán)禁短債長用。第四，法律風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)時刻關(guān)注國家相關(guān)政策、法律法規(guī)變化，在經(jīng)營決策過程中及時做出調(diào)整。如，電梯安全、消防系統(tǒng)、行業(yè)物業(yè)費(fèi)、能耗費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、稅務(wù)、勞務(wù)用工等相關(guān)政策及法律法規(guī)。

（三）完善業(yè)務(wù)活動控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部控制目標(biāo)，結(jié)合風(fēng)險應(yīng)對策略，找出風(fēng)險關(guān)鍵控制點(diǎn)，綜合運(yùn)用控制措施，對各項業(yè)務(wù)活動實施有效控制。1．收費(fèi)與壞賬風(fēng)險內(nèi)控（1）不相容崗位分離。物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)環(huán)節(jié)應(yīng)確保如下崗位分離：客戶信用管理與銷售合同協(xié)議的審批、簽訂；收款與臺賬登記；臺賬登記與財務(wù)記賬；壞賬準(zhǔn)備的計提與審批、壞賬的核銷與審批等。因項目小、資源限制等確實無法實現(xiàn)不相容職務(wù)相分離的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取不相關(guān)員工兼職、抽查交易記錄、定期盤點(diǎn)資產(chǎn)等替代性控制措施。（2）授權(quán)審批。物業(yè)管理企業(yè)收費(fèi)應(yīng)按事前審批通過的合同或增值服務(wù)公示標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)，對于增值服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)量的確定，企業(yè)應(yīng)建立項目內(nèi)部審批流程，明確相關(guān)人員核實的權(quán)限及相應(yīng)審批程序；因特殊情況需要減免物業(yè)費(fèi)或其他收費(fèi)，應(yīng)執(zhí)行額外的審批流程，報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行。（3）客戶信用評價及欠款風(fēng)險控制。物業(yè)管理企業(yè)客戶群體眾多且人員構(gòu)成復(fù)雜，壞賬風(fēng)險高，企業(yè)應(yīng)建立客戶信用評價制度，根據(jù)日常服務(wù)溝通中獲得第一手客戶信用情況，同時企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置收欠費(fèi)臺賬，對客戶信用進(jìn)行評價，分類進(jìn)行風(fēng)險控制；對于欠費(fèi)，企業(yè)應(yīng)建立清欠催繳制度，根據(jù)客戶信用評價等級、欠費(fèi)時間長短及金額大小，采取不同的催繳方式。清欠時物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)注意催收證據(jù)的收集及主張權(quán)利的時間限制等。2．采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)內(nèi)控（1）采購模式的選擇。物業(yè)管理企業(yè)在運(yùn)營中進(jìn)行工程、安全、清潔、綠化等專業(yè)維修及服務(wù)時，需要采購的物資及服務(wù)品種多樣，且物業(yè)管理企業(yè)管理項目多，地域分布分散，建議采用內(nèi)部采購管理權(quán)限集中、實際交易分散的采購管理模式。（2）請購審批。企業(yè)應(yīng)建立采購申請審批制度，明確相關(guān)的職責(zé)權(quán)限及流程。預(yù)算內(nèi)審批事項應(yīng)執(zhí)行正常的流程控制，審批的重點(diǎn)是采購制度和流程的合規(guī)性；預(yù)算外或超預(yù)算審批事項應(yīng)執(zhí)行額外的審批流程，由歸口職能部門負(fù)責(zé)落實和核查支出的必要性，報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行，審批的重點(diǎn)是支出的必要性及最低支出金額，預(yù)算外或超預(yù)算審批事項應(yīng)嚴(yán)格控制防范風(fēng)險。（3）采購驗收。企業(yè)應(yīng)按采購計劃實施采購，企業(yè)收到采購物品后，應(yīng)及時辦理驗收、入庫手續(xù)，驗證人應(yīng)從質(zhì)量符合業(yè)務(wù)需求、型號、規(guī)格、品牌、數(shù)量、單價及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和采購申請核對一致后，在驗收、入庫手續(xù)上簽字確認(rèn)。企業(yè)在供應(yīng)商選擇、收貨驗收等采購環(huán)節(jié)應(yīng)確保供應(yīng)商的選擇與審批、采購合同協(xié)議的擬訂與審批、采購、驗收與相關(guān)記錄等崗位相分離。（4）對外包方的監(jiān)督。物業(yè)管理企業(yè)為了聚力核心業(yè)務(wù)，在非核心業(yè)務(wù)上往往選擇外包，如，保安服務(wù)、保潔服務(wù)、消防維保、電梯維保等。重大業(yè)務(wù)外包應(yīng)由集體決策并提交董事會或類似權(quán)力機(jī)構(gòu)審批；企業(yè)應(yīng)綜合考慮企業(yè)戰(zhàn)略與外部環(huán)境，合理確定外包價格，擇優(yōu)選擇外包業(yè)務(wù)的承包方；應(yīng)加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)的管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決外包業(yè)務(wù)日常管理中存在的問題；應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注承包方的履約能力，建立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。3．資產(chǎn)管理內(nèi)控企業(yè)應(yīng)建立資產(chǎn)定期清查和不定期抽查制度，確保資產(chǎn)安全；企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)資產(chǎn)的管理，最大限度地發(fā)揮其使用效能。第一，存貨：存貨的物理條件應(yīng)符合存貨管理的要求，并注意成本效益原則；采購的計劃性管理很重要，保證存貨不積壓、不短缺；定期和不定期現(xiàn)場盤點(diǎn)，盤點(diǎn)差異及時調(diào)查原因并進(jìn)行處理。第二，固定資產(chǎn)：企業(yè)應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺賬；應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)維修計劃，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)；應(yīng)定期對固定資產(chǎn)使用效能進(jìn)行評價；應(yīng)建立固定資產(chǎn)清查制度，至少每年進(jìn)行全面清查。第三，物業(yè)設(shè)施設(shè)備：設(shè)施設(shè)備是發(fā)揮物業(yè)功能和實現(xiàn)物業(yè)價值的物質(zhì)基礎(chǔ)和必要條件，其所有權(quán)雖屬于全體業(yè)主，但保證它的正常運(yùn)作是物業(yè)管理企業(yè)的責(zé)任。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)有計劃地進(jìn)行設(shè)施設(shè)備的養(yǎng)護(hù)、維修，應(yīng)對設(shè)施設(shè)備能耗情況進(jìn)行對比分析，對于耗費(fèi)高的設(shè)施設(shè)備應(yīng)采取節(jié)能降耗措施，適時進(jìn)行改造，物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行節(jié)能降耗改造可能短期內(nèi)會增加企業(yè)的改造成本，但長期內(nèi)會降低企業(yè)的運(yùn)營成本。

四、結(jié)語

隨著物業(yè)管理產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)競爭越來越激烈，加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制是物業(yè)管理企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，建立以全員為基礎(chǔ)、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)治理的內(nèi)部控制制衡體系，通過增強(qiáng)風(fēng)險識別與評估能力，找出風(fēng)險關(guān)鍵控制點(diǎn)，有針對性地不斷完善業(yè)務(wù)活動控制，保證企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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作者：李紅俠 單位：徐州市新盛投資控股集團(tuán)有限公司