水利工程科技檔案管理體系建設(shè)淺析
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摘要：水利工程檔案涵蓋了水利工程立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理及驗收的各個工程環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的具有保存價值的各種載體的資料，也是評價水利工程管理工作質(zhì)量的重要依據(jù)。本文以水利工程檔案管理工作實踐為現(xiàn)實依據(jù)，從歸檔責(zé)任主體、歸檔時間、分類方案、統(tǒng)計分析、利用等五個方面制度的制定來淺析水利工程檔案工作管理體系建設(shè)的具體做法，是實際工作的經(jīng)驗總結(jié)，也是其他水利科技檔案管理工作的重要參考和指導(dǎo)。
關(guān)鍵詞：工程科技檔案；檔案管理體系；水利工程
概述
水利工程檔案涵蓋水利工程從立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成的具有保存價值的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體的材料［1］。它是水利工程管理工作的重要組成部分，是水利工程的歷史記錄，也是水利工程投產(chǎn)后運行、管理、維修、改擴建和技改等工作的重要依據(jù)。因此，水利工程檔案管理體系的建設(shè)是確保水利工程檔案系統(tǒng)性、完整性、準確性的有效措施之一，是為水利工程后期的管理、維護、改擴建工作提供切實可靠依據(jù)的有效手段之一。筆者專職從事水利工程檔案工作十余年，在工作中不斷吸取經(jīng)驗，參照行業(yè)相關(guān)標準，結(jié)合公司實際情況，針對不同檔案類型，不斷對公司的檔案管理體系進行修訂。本文主要從公司科技檔案的歸檔責(zé)任主體、歸檔時間、分類方案、統(tǒng)計分析、利用等方面來淺析水利工程檔案工作管理體系的建設(shè)。
1明確歸檔責(zé)任主體，做好文件的收集、歸檔工作
在檔案管理工作中，文件的收集、歸檔處在管理工作的前端，如果前期的收集、歸檔工作做得到位，保證文件系統(tǒng)性、完整性的目標也就實現(xiàn)了三分之一。因此，要根據(jù)水利工程科技檔案的形成特點，以及歸檔需要，進一步明確相關(guān)科技檔案歸檔的責(zé)任主體。根據(jù)不同的項目環(huán)節(jié)，從水利工程項目的勘察之初，到招、投標，以及基建項目竣工驗收等，確定相應(yīng)的歸檔責(zé)任主體［2-5］。具體來說，筆者根據(jù)水利工程檔案項目階段性的特點，結(jié)合公司實際情況，提出以下措施：其一，前期階段產(chǎn)生的科技文件材料由項目負責(zé)人按階段組織歸檔，其中相應(yīng)階段的地質(zhì)勘察（含地質(zhì)、山地、鉆探、物探）、科研試驗、壓水試驗記錄，測量資料、環(huán)評、移民等單獨編制的專業(yè)報告由專業(yè)負責(zé)人組織歸檔。其二，招標、施工圖階段，當(dāng)年完成的科技文件材料由項目負責(zé)人牽頭，專業(yè)負責(zé)人組織本專業(yè)歸檔；跨年度完成的項目，由項目負責(zé)人按單位工程或分項工程劃分子項，由專業(yè)負責(zé)人按年度歸檔。其三，基本建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件材料由綜合管理部組織歸檔。其四，竣工階段的文件材料由項目負責(zé)人組織歸檔。其五，總承包（或項目管理）、施工項目由項目經(jīng)理部組織歸檔。通過以上措施的制定，把責(zé)任落實到人，能更好地控制各階段產(chǎn)生的文件得到有效的歸檔，從而在一定程度上保障文件的完整性。
2明確歸檔時間，做好文件的及時歸檔
為了確保水利工程科技檔案及時歸檔，做到“應(yīng)歸檔盡歸檔”，應(yīng)明確不同階段的水利工程科技檔案的具體規(guī)定時間，讓參與人員明確歸檔的時間節(jié)點，從而有針對性地提前做好相關(guān)歸檔資料的收集、整理和移交工作。在筆者工作初期，如果工作人員離職，就會出現(xiàn)這名工作人員負責(zé)的項目文件歸檔不完整，“人離職，文件也隨之消失”的情況，這在很大程度上造成了文件的缺失，文件的完整性也就無從保證。因此，須在現(xiàn)在的檔案管理工作體系中明確文件的歸檔時間：其一，責(zé)任人應(yīng)在工作完成后產(chǎn)品印刷后1個月內(nèi)完成歸檔；施工圖采用“即曬即歸”的方式，曬制藍圖后由文印室將硫酸紙圖移交檔案室歸檔。其二，基建成果在項目竣工驗收完一個月內(nèi)歸檔。其三，暫停、停建或緩建的工程項目，責(zé)任人應(yīng)在60日內(nèi)完成歸檔，并附詳細的文字說明。明確歸檔時間這一措施的制定，使文件歸檔量明顯增加，這就反應(yīng)了這個措施在一定程度上有利于保證文件的完整性，同時也保證了文件歸檔的及時性。
3制定科學(xué)的分類方案
制定科學(xué)的分類方案是實現(xiàn)科技檔案系統(tǒng)化和科學(xué)化管理，做好水利工程檔案統(tǒng)計和利用等工作的重要保障。編制《檔案分類編號方案》是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，是做好水利工程科技檔案工作的一項基本要求。要求立檔案單位在相關(guān)檔案資料收集工作完成之后，根據(jù)其所收集的檔案資料進行原則性、技術(shù)性文件整理。制定科學(xué)的分類方案是打開檔案管理工作的鑰匙。只有參照國家相關(guān)標準，結(jié)合公司項目的具體情況，才能將應(yīng)歸檔的文件進行詳細分類，形成歸檔文件分類大綱及歸檔范圍，根據(jù)文件的重要程度劃分保管期限表，最終形成集分類大綱、歸檔范圍、保管期限表于一體的“三合一”的分類方案。具體來說，涉及水利工程科技檔案的一級類目的確定、二級類目的確定、三級類目的確定和四級類目的確定等。其中，一級類目主要是根據(jù)單位性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型及水利行業(yè)有關(guān)檔案管理原則，將其確定為基建、文書、設(shè)備、發(fā)電等相關(guān)一級類目。二級類目的確定則根據(jù)國家檔案局的相關(guān)規(guī)定和標準要求，按照“年度-問題-保管期限”或者“年度-機構(gòu)-保管期限”整理，按照相應(yīng)的層級設(shè)定相應(yīng)的子類目。三級類目的確定，一般為保管期限，通常按項目建設(shè)的自然順序設(shè)置三級類目。通常，就水利工程科技檔案管理單位而言，三級類目的劃分基本就能滿足大部分檔案管理需要，極個別的大型水利工程科技檔案還需要設(shè)置四級類目，通常由工程項目規(guī)模大小、專業(yè)復(fù)雜程度、建設(shè)周期長短及文件多少等考慮［6-9］。具體而言，從以下幾方面做好分類方案：其一，具體的分類要遵循以下原則：①邏輯性原則，以項目工程為對象，根據(jù)文件的來源原則，依據(jù)不同的建設(shè)和管理階段，根據(jù)文件產(chǎn)生的順序，結(jié)合工程形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于科學(xué)管理和利用；②成套性原則，收集、整理、組卷的文件能夠充分反映項目從規(guī)劃與論證，立項與審計、設(shè)計、建設(shè)準備、施工及竣工驗收期間整個建設(shè)活動的全過程；③唯一性、排他性原則，類別設(shè)置具有唯一性和排他性，同一級類目必須相互排斥而不能重合；④可擴充性，類目設(shè)置具有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便于隨時補充新增加的文件；⑤穩(wěn)定性原則，分類方案一旦制定，一般不隨意改變。其二，參照《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號）的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合項目的具體情況，編制檔號。筆者公司成立60余年，作為貴州省水利工程設(shè)計行業(yè)的龍頭單位，我省大多數(shù)大中型水利工程設(shè)計由本院完成，因此我院承接水利工程較多，涉及區(qū)域較廣。根據(jù)這一特點，公司采用的編號規(guī)則加入了水系這一特點，水系的劃分更有助于檔案管理工作的開展，更能把看似繁多復(fù)雜的水利工程檔案識別得更加清晰，因此公司的編號規(guī)則為：工程代號+階段代號+專業(yè)代號+案卷流水號，其中工程代號由工程類型、工程所在水系及工程序號組成，例如××水利樞紐的工程代號GW087，G是水利工程的代號，W是烏江水系，087表示第87個工程，這就表示××水利樞紐工程是公司在烏江水系上設(shè)計的第87個工程?！痢了麡屑~工程初設(shè)報告的檔號是：GW087·C·0-001，如下圖所示：工程檔號編寫格式這樣的編號規(guī)則，對于經(jīng)驗豐富的檔案管理員來說實操性較大，即使在檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，檔案管理員也能根據(jù)積累的經(jīng)驗，迅速進入庫房調(diào)取檔案，同時也讓公司的工程檔案，根據(jù)項目的所處水系進行進一步劃分，對今后水系的水庫類型、庫容量等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計提供支持。其三，根據(jù)“應(yīng)歸盡歸”的原則做好工程文件的收集工作，《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號）、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）從工程前期階段、征地補償與移民安置、建設(shè)實施階段、生產(chǎn)準備/試運行階段到竣工驗收階段，對工程文件的歸檔范圍進行了詳細的劃分，目的在于讓反映工程各階段、各環(huán)節(jié)的文件都做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，以便在項目建成后期的管理、維護、改擴建等工作中有據(jù)可依。其四，根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度準確劃分保管期限表。保管期限表是檔案管理員進行檔案價值鑒定的重要工具。檔案鑒定的目的是盡可能使有保存價值的檔案得以保存，又防止使已沒有保存價值的檔案夾雜其中。能否實現(xiàn)這一目標，在很大程度上受制于保管期限表的質(zhì)量。這對制定保管期限表的檔案管理員提出了更高的要求，一方面既需要檔案管理員具備高素質(zhì)的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案學(xué)科體系，另一方面還要求檔案管理員具備一定的檔案專業(yè)知識，這樣在制定保管期限表的時候才能做到歸檔范圍全面，條款詳細具體，保管期限劃分明確、用語準確、邏輯檔案館室建設(shè)層次分明?？茖W(xué)合理的分類方案是水利工程文件歸檔整理、組卷的關(guān)鍵，一個工程從一開始就要制定科學(xué)的、合理的、可操性強的分類方案。它既有助于高效有序地進行項目文件的分類整理和立卷歸檔，又是公司現(xiàn)代管理的需求，因此，水利工程檔案就要從一開始建立科學(xué)的分類方案。
4做好統(tǒng)計工作
檔案統(tǒng)計工作，就是通過表冊、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況，為檔案管理工作的方針、政策、編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供切實可靠的依據(jù)。一種是檔案的基本統(tǒng)計，包括對檔案收集、整理、鑒定、銷毀、利用、移出、編研等基礎(chǔ)性工作的統(tǒng)計；另外一種是檔案的分類統(tǒng)計，包括對檔案的數(shù)量、質(zhì)量及開發(fā)利用情況進行統(tǒng)計。要做好以上幾方面的工作，就要從日常工作中對統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)進行記錄：其一，每天做好檔案管理工作日志數(shù)據(jù)的填寫，包括當(dāng)日收集、整編、裝訂、入庫數(shù)據(jù)的填寫，為每年的全國事業(yè)檔案統(tǒng)計年報做好數(shù)據(jù)整合。其二，按月、以部門為單位整理歸檔單，將歸檔單按照時間順序排列，便于歸檔部門在產(chǎn)值核算或進行項目歸檔時進行查閱，歸檔單的統(tǒng)計有利于分析公司各類項目完成的進度，對于公司制定下一步的工作計劃提供參考。其三，每月按照不同檔案類型做好借查閱情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。公司館藏包含各類型的檔案，有合同檔案、實物檔案、文書檔案、科技檔案等，對利用檔案的類型的統(tǒng)計可以從不同角度反映當(dāng)月檔案類型使用的情況；對利用目的進行統(tǒng)計，反映公司在現(xiàn)階段工作開展的情況及側(cè)重點。
5制定切實可行的借查閱制度，做好權(quán)限控制，保證公司檔案利用的安全性
筆者根據(jù)公司不同類型的檔案，提出了不同的借閱審批制度，這些制度在一定程度上保證了公司各類檔案的利用安全。公司處于改制階段，各個部門正在向事業(yè)部制的模式過渡，為了確保所查檔案只能為公司項目服務(wù)，盡量避免亂借亂用的情況。目前的檔案管理體系中，直接把責(zé)任和權(quán)力交到了各部門負責(zé)人的手中，原因有二：①部門負責(zé)人非常了解所借檔案是否為本部負責(zé)工程所用，在借查閱檔案時由部門負責(zé)人簽字或蓋章，這樣就做到避免檔案亂借亂用；②如果借閱人跨部門、跨專業(yè)借閱檔案，則需要雙方的部門負責(zé)人簽字或蓋章，這種借閱模式既保障了借閱檔案的利用安全，還實現(xiàn)了檔案的資源共享。因此，以科技檔案借查閱為例，制定的措施主要有以下幾個方面：其一，借閱本部門檔案的，由部門負責(zé)人（簽字/蓋章）及分管總工程師共同簽署借閱資料單；其二，借閱跨部門檔案的，由部門負責(zé)人（簽字/蓋章）、分管總工程師及相關(guān)部門負責(zé)人共同簽署借閱資料單；其三，凡借閱重要檔案、全套檔案的，由部門負責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字；其四，外單位借查閱檔案的，需持介紹信由相關(guān)職能部門負責(zé)人（簽字/蓋章）及公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字。
6結(jié)語
水利工程單位具有機構(gòu)層級多、基層單位多的顯著特點，水利工程科技檔案管理具有一定的復(fù)雜性。近年來，國家水利工程建設(shè)的投入加大，由此所產(chǎn)生的的水利工程科技檔案的數(shù)量和規(guī)模不斷增加，管理的任務(wù)更加繁重。因此，成體系地做好水利工程科技檔案管理工作，從檔案資料的歸檔責(zé)任主體的確認、歸檔時間的明確、水利工程檔案準確分類，以及統(tǒng)計分析和利用等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)做到科學(xué)規(guī)范、準確有序，不斷提升水利工程項目管理的質(zhì)量和水平［10］。以上是筆者從事水利工程檔案十余年來，參照相關(guān)標準，結(jié)合實際工作，對水利工程檔案管理體系建設(shè)中部分工作流程管理制度建設(shè)的淺析。只有做好水利工程檔案管理體系建設(shè)，才能使水利工程檔案作為第一手重要信息為水利設(shè)計單位在科技、生產(chǎn)活動中提供切實可靠的依據(jù)；才能使水利工程設(shè)計利用這些寶貴信息的科技檔案作為傳統(tǒng)水利設(shè)計單位優(yōu)于其他非本領(lǐng)域設(shè)計單位的重要籌碼。只有有效管理和利用水利工程檔案才能提高本單位在設(shè)計行業(yè)的核心競爭力［11］。
作者:聶丹萍 單位:貴州省水利水電勘測設(shè)計研究院有限公司