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隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步發(fā)展,與工程建設(shè)有關(guān)的各個領(lǐng)域的制度也在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求,工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式,以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化,但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。有些單位雖然建立了相關(guān)的制度,但大數(shù)是流行于形式。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。在工作中出現(xiàn)隨意查閱、把資料借出檔案室等現(xiàn)象,造成部分檔案不能及時歸檔,有的甚至出現(xiàn)丟失,致使水利工程檔案達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理的要求。
國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定,明確要求要加強(qiáng)對工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)好崗位責(zé)任制,加強(qiáng)檢查指導(dǎo)與監(jiān)督,提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)這些要求,針對存在的問題,筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下幾點(diǎn)對策。
1.健全制度,進(jìn)一步強(qiáng)化對水利工程檔案的管理
要保證水利工程檔案的齊全、完整和規(guī)范管理,一是要高度重視水利工程檔案管理工作,從項(xiàng)目立項(xiàng)開始,就配備專職的檔案管理人員,把水利工程的檔案管理工作與抓工程進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度,修訂崗位責(zé)任制,并制訂相應(yīng)的措施,把檔案管理工作目標(biāo)分解、細(xì)化,層層加以落實(shí),真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束,檔案資料管理通過驗(yàn)收的全過程,做到職責(zé)分明,使檔案管理人員明確自己的管理職責(zé)。三是要對項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收要嚴(yán)格把關(guān),歸檔時應(yīng)對文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查,保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。四是要充化利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息、技術(shù),增加信息資源的存儲,提高信息的廣泛利用,充分做到資源共享,不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。
2.通過開發(fā)利用檔案信息,促進(jìn)檔案管理工作上臺階
檔案的生命在于利用,只有對檔案開發(fā)利用,才能正真體現(xiàn)它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結(jié)晶,通過材料收集、整理、歸檔將它轉(zhuǎn)化為信息資源。對于檔案管理人員來說,假如某項(xiàng)新上的工程需要查閱相關(guān)資料時,能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者利用,為水利工作者提供很大幫助的同時,使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價值,從而激發(fā)檔案管理人員對工作的熱情,促使檔案管理工作更上一個新的臺階。
3.加大投入,實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化
當(dāng)今社會是知識經(jīng)濟(jì)和信息時代,信息已成為重要的戰(zhàn)略資源,檔案作為信息的重要組成部分,在管理中起著重要的作用?,F(xiàn)代化的檔案管理也是勢在必行。要加大投入,增加新的設(shè)施設(shè)備,在保管條件、載體材料、翻拍、復(fù)印和裝訂手段等方面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,做到咨詢業(yè)務(wù)的智能化,實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化報(bào)送、傳遞,可滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求,為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù),充分做到資源共享,不斷提高水利檔案管理和利用的水平。
總之,隨著社會的不斷發(fā)展,對水利工作也提出了更高的要求,這給傳統(tǒng)的水利工程檔案管理帶來新的挑戰(zhàn),面對新形勢,我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念,本著對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的宗旨,注意檔案管理人才的培養(yǎng),不斷總結(jié)和完善檔案管理的經(jīng)驗(yàn),促進(jìn)水利工程檔案管理工作健康發(fā)展。(本文作者:閔祥玲 單位:華北水利水電學(xué)院)