水利科技檔案現(xiàn)代化管理思路淺談

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摘要：水利科技檔案現(xiàn)代化管理，可讓檔案數(shù)據(jù)收集整合、存儲利用等各項(xiàng)工作更加便捷。提出水利科技檔案管理現(xiàn)代化的若干思路，對推動水利科技檔案管理的信息化、健全管理機(jī)制、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享具有科學(xué)的應(yīng)用價(jià)值和指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：水利；科技檔案；現(xiàn)代化；管理思路

實(shí)施水利科技檔案管理現(xiàn)代化在科技發(fā)展日新月異的當(dāng)今社會具有重要的實(shí)際意義，水利科技檔案管理的工作質(zhì)量與水利項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)的整體質(zhì)量密切相關(guān)，檔案現(xiàn)代化管理理念的提出和應(yīng)用，可以有效提高水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工等各項(xiàng)相關(guān)工作效率。推動水利科技檔案管理現(xiàn)代化是提高水利科技檔案管理整體水平中的重要一環(huán)。

1推動水利科技檔案管理的信息化

當(dāng)前，我國正處于全面信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都在快速發(fā)展和更新，電子檔案正逐步代替以往的紙質(zhì)檔案。在規(guī)劃、建設(shè)水利項(xiàng)目的過程中，電子檔案的優(yōu)勢越發(fā)突出，因?yàn)槠鋬Υ姹憬荩瑧?yīng)用廣泛，查閱高效。隨著電子檔案使用率越來越高，對科技檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理將成為今后水利科技檔案發(fā)展的大方向。在水利科技檔案管理工作實(shí)踐中，應(yīng)結(jié)合相關(guān)管理工作的實(shí)際狀況合理地使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺。高度重視創(chuàng)建水利科技檔案數(shù)據(jù)庫，在落實(shí)水利科技檔案管理工作的過程中，有效使用水利科技檔案數(shù)據(jù)庫，切實(shí)提高檔案數(shù)據(jù)檢索效率，為快速查詢提供方便。在落實(shí)科技檔案管理工作的過程中，應(yīng)準(zhǔn)確挑選并積極使用檔案信息化管理軟件，如先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，以切實(shí)提高檔案管理的實(shí)效性，同時(shí)嚴(yán)格遵循國家檔案及計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并注重系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的靈活性。

2健全現(xiàn)代化的水利科技檔案管理機(jī)制

健全現(xiàn)代化的水利科技檔案管理機(jī)制是提高水利科技檔案管理整體水平的當(dāng)務(wù)之急。檔案管理機(jī)制的不健全，勢必會造成檔案管理工作的混亂，歸檔不完整、不及時(shí)，嚴(yán)重影響科技檔案的整體質(zhì)量和安全。水利科技檔案管理現(xiàn)代化機(jī)制建設(shè)應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前水利項(xiàng)目建設(shè)狀況，完善與其相關(guān)的規(guī)章制度，如《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》。確保在檔案的形成、收集、整合、分析、歸檔、保管、利用等各個(gè)步驟中，都能有相對統(tǒng)一、明確的標(biāo)準(zhǔn)，以便于更科學(xué)、更合理、更高效地完成后期檔案管理工作。在具體的水利科技檔案管理工作中，應(yīng)該把檔案管理視為日常工作考核的重要內(nèi)容，結(jié)合實(shí)際狀況和實(shí)際要求，科學(xué)制定考核內(nèi)容，客觀評價(jià)考核結(jié)果。水利科技檔案管理工作人員也應(yīng)該在結(jié)合具體工作狀況的情況下，合理引進(jìn)并科學(xué)使用先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念。水利科技檔案管理工作責(zé)任機(jī)制的建立應(yīng)該依據(jù)國家《檔案法》《保密法》《水法》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)要求，制定科技檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，如《科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》《電子文件歸檔管理辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案保密管理規(guī)定》《庫房安全管理規(guī)定》等，對水利科技檔案在形成過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)做出嚴(yán)格的規(guī)定，明確責(zé)任，并遵照執(zhí)行。水利科技檔案管理工作的責(zé)任機(jī)制一定要依據(jù)《保密法》制定《科學(xué)技術(shù)檔案保密管理規(guī)定》，權(quán)限劃控，責(zé)任明確、獎懲分明，使水利科技檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性得到保證。水利科技檔案管理工作人員在平時(shí)檔案管理工作中要特別注重各類檔案的安全保管、檔案借閱利用及保密工作制度的落實(shí)，努力抓好檔案實(shí)體和信息的安全保密工作。

3實(shí)現(xiàn)水利科技檔案的數(shù)據(jù)共享

實(shí)現(xiàn)水利科技檔案的數(shù)據(jù)共享對于已進(jìn)入全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代來說勢在必行。在開展水利科技檔案管理工作的同時(shí)，檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)優(yōu)化、積極完善檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制。嚴(yán)格執(zhí)行電子文件制作的相關(guān)程序，專業(yè)人員應(yīng)該從檔案信息技術(shù)方面嚴(yán)格把控電子檔案的質(zhì)量。及時(shí)準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保做好紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并存的各項(xiàng)工作，比如，對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)應(yīng)確保掃描件的規(guī)范統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)水利科技檔案的數(shù)據(jù)共享打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。提高電子檔案格式的兼容性，亦有益于推動水利科技檔案數(shù)據(jù)共享的實(shí)現(xiàn)。對于并不常用的電子檔案格式，要努力做到易轉(zhuǎn)換、易儲存、易利用。

4強(qiáng)化水利科技電子檔案管理

在水利科技檔案管理工作實(shí)踐中，工作人員要結(jié)合實(shí)際狀況并根據(jù)檔案管理方法，既要很好地滿足新時(shí)代發(fā)展對個(gè)性化的要求，又要高效、精準(zhǔn)、合理地分析、整合、調(diào)整各種數(shù)據(jù)信息。在引進(jìn)和使用最新的檔案管理模式的同時(shí)，也要積極引進(jìn)更合理、更科學(xué)、更先進(jìn)的管理軟件，并將這一軟件有效應(yīng)用在檔案管理的錄入、整合、打印、審查、修改等各項(xiàng)工作中，以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確分析、認(rèn)真審核和快速查詢。這樣的水利科技電子檔案管理方式才能更好地確保檔案管理工作各環(huán)節(jié)順利進(jìn)行，才能為水利工程項(xiàng)目的實(shí)施提供充足的、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)，水利科技檔案管理工作人員應(yīng)該努力提高錄入紙質(zhì)數(shù)據(jù)時(shí)的建檔效率，并確保數(shù)據(jù)信息得到更加高效的運(yùn)用。只有加強(qiáng)水利科技電子檔案日常的管理力度并實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理同步，才能為水利工程項(xiàng)目的順利實(shí)施提供充足、有效的數(shù)據(jù)支撐。

5提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平

鑒于水利工程項(xiàng)目的重要性、復(fù)雜性，水利科技檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，會涉及到非常廣的知識體系，這就對管理工作人員提出了更高的要求。檔案管理工作人員在自己的工作實(shí)踐中，應(yīng)該積極運(yùn)用科學(xué)的、先進(jìn)的管理理念，從思想上高度重視檔案管理工作，并努力提高自身的專業(yè)水平和整體素質(zhì)。同時(shí)，水利科技檔案管理工作人員也應(yīng)該高度關(guān)注當(dāng)下社會發(fā)展大方向，關(guān)注檔案管理的專業(yè)技術(shù)、專業(yè)知識以及最新開發(fā)的管理軟件，并及時(shí)優(yōu)化自己使用的檔案管理軟件，為高效開展檔案管理工作提供技術(shù)保障。

6結(jié)語

水利科技檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)是讓水利科技檔案的管理水平及各類檔案的使用效率得到有效提高。在水利現(xiàn)代化發(fā)展過程中，只有切實(shí)做好水利科技檔案管理工作，加快檔案管理的信息化建設(shè)，重點(diǎn)培養(yǎng)專業(yè)人才，積極創(chuàng)新服務(wù)體系，水利科技檔案才能在水利建設(shè)中充分發(fā)揮積極作用，并為水利事業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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作者:孟萍 單位:安徽省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究總院有限公司