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摘要:水利工程檔案歸檔與管理工作的開展,對于整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施與管理有著重要的作用。實(shí)際工作開展中仍然存在工程竣工驗(yàn)收文件歸檔資料不齊全、整編不規(guī)范等問題,需要采取有效的措施,提高檔案歸檔和管理的水平與質(zhì)量效果,確保水利工程順利通過竣工驗(yàn)收。文章主要分析了水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問題,探究有效解決策略,為水利工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收與管理有所幫助。
關(guān)鍵詞:水利工程;竣工驗(yàn)收;檔案管理;問題;對策
水利工程檔案包含了水利工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)階段的資料信息和數(shù)據(jù)信息,對于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的管理以及后期的維護(hù)、工程項(xiàng)目的驗(yàn)收等有著重要的作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在不斷地完善,推動(dòng)了水利工程項(xiàng)目的發(fā)展。且水利工程項(xiàng)目投資的規(guī)模比較大,工程項(xiàng)目建設(shè)的周期比較長,檔案管理工作的開展比較復(fù)雜。因此,需要全面的、準(zhǔn)確的分析水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問題,要有效地解決這些問題,確保水利工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性,促使其在水利工程建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。
1水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問題
1.1文件形成不規(guī)范
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作,需要確保檔案文件信息的規(guī)范性。但是實(shí)際管理中,部分水利工程檔案管理存在部分原始資料沒有嚴(yán)格的依照格式與規(guī)范進(jìn)行書寫;檢驗(yàn)記錄的簽章不齊全;竣工圖不規(guī)范,缺失竣工圖章、簽字手續(xù)不完備、沒有體現(xiàn)設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容等情況等一系列問題。對于這部分不符合檔案歸檔要求與規(guī)范的文件資料和信息,是不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收的,從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收和交付,不利于水利工程的發(fā)展。
1.2文檔歸檔不齊全
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作,需要確保歸檔的檔案文件和資料信息的規(guī)范性、完整性與系統(tǒng)性,要能夠全面的、準(zhǔn)確地反映實(shí)際工程項(xiàng)目建設(shè)的情況。但是,實(shí)際管理中,部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目存在缺乏項(xiàng)目前期的文件和資料;工程文件的原件丟失;文件缺乏相應(yīng)的批復(fù);設(shè)計(jì)變更的審批手續(xù)不完整;文件的存儲(chǔ)比較分散;文件信息收集及時(shí)性、全面性不足;文件借閱等管理不到位等導(dǎo)致的文件和數(shù)據(jù)資料的丟失;招投標(biāo)相關(guān)的資料信息沒有做到及時(shí)的歸檔等一系列的問題。從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開展,不利于水利工程的發(fā)展。
1.3文件整編不規(guī)范
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作,需要做好相關(guān)的檔案資料和文件信息的整理和分析工作,做好文件的科學(xué)的分類和編號,方便文件信息的存儲(chǔ)、管理和利用。但是,實(shí)際管理中,部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目存在檔案管理人員組卷不合理、信息資料的分類不科學(xué)、排序相對比較混亂;沒按照要求編寫卷內(nèi)目錄、備考表;案卷題名和實(shí)際工程項(xiàng)目的名稱不規(guī)范等問題。從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開展,不利于水利工程的發(fā)展。
1.4聲像材料歸檔困難
做好水利工程的竣工中的檔案歸檔與管理工作,需要不斷地提高檔案信息資料管理的技術(shù)手段,重視強(qiáng)化對紙質(zhì)資料、聲像資料與電子文檔的管理,確保檔案信息的完整性。但是,在實(shí)際管理中,部分水利工程建設(shè)項(xiàng)目存在聲像資料缺失和失管;文件資料的內(nèi)容不全面,沒有文字說明;聲像資料的保管條件比較差,在防光、防丟失等方面工作不到位等問題,增加了聲像資料的歸檔難度,不利于檔案信息的完整性。從而影響了整個(gè)水利工程建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作的開展,不利于水利工程的發(fā)展。
2造成水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理問題的原因
2.1檔案管理意識薄弱
部分水利工程項(xiàng)目建設(shè)對于檔案管理缺乏足夠的重視,檔案管理的意識不強(qiáng),所開展的檔案管理工作沒有做到與工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況相一致,缺乏工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程的、動(dòng)態(tài)化的檔案管理。各部門與檔案管理部門之間的溝通與交流不順暢,影響檔案信息和相關(guān)資料收集的及時(shí)性、完整性。檔案信息交接不及時(shí),影響了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的開展。檔案監(jiān)督和管理工作不到位,導(dǎo)致檔案資料收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)中的一些問題。
2.2缺乏完善的管理體系
為確保檔案管理工作規(guī)范化的進(jìn)行,需要強(qiáng)化制度的保障與約束,要構(gòu)建完善的檔案管理體系,嚴(yán)格的依照管理的規(guī)范和要求做好檔案管理相關(guān)工作。部分水利工程項(xiàng)目建設(shè)缺乏完善的檔案管理體系。例如,管理的人員結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)不合理,部分環(huán)節(jié)無人管理;信息化檔案管理水平不高、檔案保存設(shè)備落后,影響了檔案信息資料的收集、整理、分類、存儲(chǔ)等工作的有效性開展。檔案管理形式化,應(yīng)付檔案驗(yàn)收工作,實(shí)際實(shí)施不到位,出現(xiàn)事后印文件、補(bǔ)手續(xù)、填數(shù)據(jù)等現(xiàn)象,影響了檔案信息的完整性和可靠性。檔案管理相關(guān)的制度不健全,在水利工程檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制等方面仍然存在不足和漏洞。
2.3管理人員綜合素質(zhì)有待提高
檔案管理人員的技能水平與綜合素質(zhì)對于檔案管理的質(zhì)量效果有著重要的影響。部分水利工程項(xiàng)目的檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步的提高。在實(shí)際管理中,針對更加多樣化的、更加復(fù)雜的檔案管理工作,管理人員的手段落后,信息化管理的水平不高,缺乏動(dòng)態(tài)化的檔案管理意識,知識結(jié)構(gòu)、以及相關(guān)的規(guī)范要求、技術(shù)手段、管理方法等把控力不夠。專職檔案人員比較缺乏,且開展的培訓(xùn)活動(dòng)的針對性不強(qiáng)。從而導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、質(zhì)量效果不高等問題,影響水利工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收和檔案價(jià)值作用的發(fā)揮。
3優(yōu)化水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理的策略
3.1強(qiáng)化檔案管理意識,樹立正確的檔案管理觀念
水利工程施工建設(shè)企業(yè)需要充分地認(rèn)識到檔案管理工作在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)中的重要作用,強(qiáng)化檔案管理意識,樹立正確的檔案管理觀念。例如:(1)將檔案管理工作的開展作為一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作進(jìn)行,確保管理工作落實(shí)到位。(2)促使檔案管理工作的開展與水利工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)施工同步,做好工程項(xiàng)目計(jì)劃、施工、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)、各階段、全過程的檔案信息收集、整理、分類和存儲(chǔ)。(3)強(qiáng)化檔案管理部門與其他部門和單位之間的溝通和交流,促使各單位、各部門積極地配合檔案管理部門工作的開展。
3.2建立健全制度機(jī)制,構(gòu)建完善的檔案管理體系
根據(jù)水利工程項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)和管理的需要,根據(jù)工程項(xiàng)目驗(yàn)收的規(guī)范要求,不斷地完善檔案管理的相關(guān)的制度和機(jī)制,構(gòu)建更加系統(tǒng)化的、更全面的、更優(yōu)化的檔案管理體系,提高水利工程項(xiàng)目驗(yàn)收中的檔案管理質(zhì)量效果。例如:(1)明確工程驗(yàn)收中的檔案管理的目標(biāo)、規(guī)范和要求,根據(jù)實(shí)際工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn),促使檔案管理的體制更優(yōu)化。(2)構(gòu)建專門的檔案管理部門,由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)好檔案歸集和檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的管理,確保檔案管理工作的規(guī)范性。(3)促使各部門、各單位明確其在檔案管理中的職責(zé),促使責(zé)任的有效執(zhí)行和落實(shí),共同做好檔案管理工作,確保檔案管理的全面性與完整性。(4)完善檔案管理的制度,嚴(yán)格的依照制度規(guī)范以及實(shí)際工程項(xiàng)目的情況,促使檔案信息的收集、歸檔、組卷、整編、移交等更加的規(guī)范。(5)發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督和檢查作用,促使監(jiān)督檢查制度更加的完善,有效的規(guī)避不規(guī)范、不合理的地方,促使檔案管理工作的開展更加的科學(xué)化、規(guī)范化。
3.3促使檔案管理有效落實(shí),強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量效果
第一,確保檔案管理工作的各項(xiàng)管理制度和措施的有效落實(shí),從水利工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始做好相關(guān)的數(shù)據(jù)資料的收集和整理工作,實(shí)現(xiàn)施工建設(shè)全過程的檔案管理、檔案監(jiān)督和檢查,做好工程項(xiàng)目驗(yàn)收之前的檔案驗(yàn)收工作。確保檔案管理工作的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。第二,做好檔案的監(jiān)督工作,強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量效果。促使項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位參與檔案管理工作,落實(shí)好管理的責(zé)任,做好工程項(xiàng)目檔案的收集、整編、歸檔、移交等方面的監(jiān)督。做好相關(guān)資料信息的審核、簽證、確認(rèn)工作。第三,嚴(yán)格地進(jìn)行檔案驗(yàn)收,提高檔案的質(zhì)量。做好檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作,嚴(yán)格的依照各項(xiàng)規(guī)范要求做好自檢和預(yù)驗(yàn)收工作,對檔案資料、竣工圖紙、報(bào)告文件等認(rèn)真的審核。例如,檢查工程變更相關(guān)資料的完整性、審批手續(xù)的規(guī)范性;檢查竣工圖紙相關(guān)的文字說明是否詳細(xì)、完整,簽字、蓋章是否規(guī)范;檢查檔案的分類是否科學(xué)合理;及時(shí)發(fā)展、整改不規(guī)范、不完整、不符合要求檔案信息。
3.4強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè),提高檔案信息化管理水平
強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè),重視不斷地提高檔案管理人員的技能水平和綜合素質(zhì)。引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人員參與水利工程檔案管理工作,強(qiáng)化對管理人的有針對性的、專業(yè)的培訓(xùn)。熟練地掌握和運(yùn)用檔案管理的新理論、新知識、新技能,不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提高檔案管理與服務(wù)的水平??茖W(xué)合理地將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中,提高信息化管理的水平,強(qiáng)化對電子文件收集、歸檔、存儲(chǔ),促使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化。做好檔案信息的安全管理和管理系統(tǒng)的維護(hù)工作,規(guī)避檔案信息的丟失、泄露等問題,確保檔案的安全與完整。
4結(jié)語
綜上所述,檔案管理工作是水利工程管理的重要內(nèi)容,對于提高整個(gè)工程的管理水平、做好工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作以及后期的管理工作有著重要的作用,水利工程企業(yè)需要重視檔案管理工作的開展。強(qiáng)化檔案管理意識,樹立正確的檔案管理觀念;建立健全制度機(jī)制,構(gòu)建完善的檔案管理體系;促使檔案管理有效落實(shí),強(qiáng)化檔案管理的質(zhì)量效果;強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè),提高檔案信息化管理水平。有效的規(guī)避與解決檔案管理中的問題,促使其在水利工程建設(shè)中發(fā)揮效用。
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作者:劉永慶 單位:青海省海東市樂都區(qū)水務(wù)局