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高校檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化管理探究

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高校檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化管理探究

摘要:隨著現(xiàn)在我國(guó)的科學(xué)技術(shù)一直在不斷地發(fā)展,檔案管理的技術(shù)也從以前的紙質(zhì)管理方式變成現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理,方式轉(zhuǎn)變后很好地提高工作效率,同時(shí)也增強(qiáng)檔案管理工作的安全可靠性,尤其現(xiàn)在的檔案數(shù)量越來(lái)越多,以前傳統(tǒng)的管理模式已不能解決現(xiàn)在的問(wèn)題,而計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的出現(xiàn)可很好地解決檔案數(shù)量變多的而導(dǎo)致的管理出現(xiàn)困難的問(wèn)題,更好地促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞:高校檔案;計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化;安全管理策略

0前言

如今檔案的主要管理方式已從原來(lái)傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理,尤其是高校的檔案內(nèi)容十分的多,詳細(xì)包含著每屆每名學(xué)生的資料,所以在管理時(shí)就十分的繁雜,得到的資料都十分重要不能丟失,而且還要按照順序去進(jìn)行排列,只有這樣才方便以后的查找,如果是由人工來(lái)執(zhí)行的話就很難達(dá)到需要的標(biāo)準(zhǔn)和要求,但是科技在發(fā)展,現(xiàn)在計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理已在高校運(yùn)用起來(lái),讓高校的檔案管理工作變得不像以前那樣煩瑣,更加容易操作,現(xiàn)在廣大高校基本都采用計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的技術(shù),本文就是筆者對(duì)高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的一些探究。

1高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理概述

高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理就是高校檔案館的管理人員利用校園網(wǎng)絡(luò)、校園通信設(shè)備等各種現(xiàn)代科技信息技術(shù)代替以前傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)方式,可實(shí)現(xiàn)高校的檔案信息能自動(dòng)查閱和處理,搭建網(wǎng)上高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化查閱的平臺(tái),這樣可更加方便、更加快捷地為院校用戶端服務(wù),建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),提高高校的檔案管理效率和服務(wù)水平。

2高校檔案數(shù)字化安全管理的重要性

學(xué)生的檔案是個(gè)人的信息管理具有保存的價(jià)值而形成的原始記錄資料,也是學(xué)校掌握學(xué)生的信息的重要資料來(lái)源。原始的檔案含有很高的依據(jù)性和權(quán)威性,所有的高校和社會(huì)上很多的企業(yè),對(duì)學(xué)生的個(gè)人檔案資料都有很大的利用價(jià)值,但學(xué)校在對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理還有利用價(jià)值時(shí),經(jīng)常由于各種原因?qū)Ρ4娴臋n案造成一定的損傷或丟失,有時(shí)還會(huì)被人故意更改資料上的內(nèi)容,所以,以前的那種傳統(tǒng)管理的模式不能達(dá)到現(xiàn)在高校對(duì)檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)水平,尤其對(duì)檔案的存儲(chǔ)和管理這兩方面,多年來(lái),高校也一直在尋找更有效的方法,隨著社會(huì)的科技水平一直在不斷地發(fā)展,現(xiàn)在基本上各高校都采用的是計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的技術(shù),這種科技化的管理模式正在一步一步地取代以前傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理的方式,漸漸地成為高校檔案計(jì)算機(jī)信息化管理的新方法?,F(xiàn)在的社會(huì)科技水平一直在不斷地進(jìn)步和發(fā)展,社會(huì)上高智能技術(shù)的犯罪手法絡(luò)繹不絕的出現(xiàn),所以各高校都需采取計(jì)算機(jī)數(shù)字化信息的管理方法來(lái)管理學(xué)生的檔案信息,高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理在保衛(wèi),預(yù)防和打擊高校犯罪這些方面起到了越來(lái)越多的作用。高校的主體就是學(xué)校的學(xué)生,學(xué)校的所有中心都是圍繞著學(xué)生,為把學(xué)生培育成國(guó)家的棟梁人才來(lái)為學(xué)生服務(wù),但現(xiàn)在這個(gè)社會(huì)上有很多的不良風(fēng)氣,導(dǎo)致很多的學(xué)生的思想觀念,和對(duì)人生的規(guī)劃、目標(biāo),都受到了很大的負(fù)面影響,經(jīng)常能聽(tīng)到、看到高校大學(xué)生違法犯罪的案件數(shù)量也在不斷地增加。各高校廣大的師生都需要一個(gè)安全,方便學(xué)習(xí)工作的環(huán)境。但是高校的檔案管理人員在大量的工作任務(wù)中任務(wù)還是十分的困難,不僅要保證高校檔案安全任務(wù)的完成,還要保證在工作的過(guò)程中的服務(wù)質(zhì)量,所以,高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的建立與運(yùn)用,能有助于保障高校的保衛(wèi)工作有效地進(jìn)行。

3增加檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化人才的引進(jìn)

高校所采用的對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的方式,主要的工作模式就是將需要存入的檔案信息錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里,然后計(jì)算機(jī)可對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理,并保存,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將紙上的文字內(nèi)容變成信息數(shù)字化的內(nèi)容,計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理可節(jié)省出檔案所占有的空間,并保證檔案的安全性。不像以前的管理方式,需專門(mén)設(shè)置一間房子來(lái)存放檔案,這樣就需要人工花費(fèi)很多的時(shí)間進(jìn)行整理,而且學(xué)校的檔案管理難度非常大,因?yàn)橐占瘜W(xué)校所有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)還有個(gè)人信息資料,還有學(xué)校教師的相關(guān)資料等等,由于內(nèi)容含量就十分巨大,在進(jìn)行收集和整理時(shí)就十分困難,而引入計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)后就不需人工進(jìn)行整理和收集,提高了工作效率,并且,在一定的程度上,還提高檔案管理工作的信息安全性,這樣就不僅減少人力的資源浪費(fèi),也讓檔案的工作管理更加簡(jiǎn)化的同時(shí)提高工作效率,所以高校為提高檔案管理就必須采用計(jì)算機(jī)數(shù)字管理方式,就要引入技術(shù)性的人才,讓學(xué)校建立起規(guī)模完善的數(shù)字化管理,可更好地對(duì)高校檔案的管理進(jìn)行分類(lèi)和規(guī)劃,還順便可把以前陳舊的紙質(zhì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理系統(tǒng)中去,重新整理一下,這樣就不會(huì)讓檔案損壞或丟失后不能進(jìn)行查找。當(dāng)然,高校在引進(jìn)高校人才時(shí)也要注意結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況,最好是引入技術(shù)性的人才,經(jīng)過(guò)學(xué)校的培訓(xùn)后能馬上上手,合理地利用人才的資源,能更好地發(fā)揮出人才的優(yōu)勢(shì)和起到的作用,在工作時(shí),要注意加強(qiáng)人才的準(zhǔn)確性培養(yǎng),這是因?yàn)闄n案在錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作時(shí)需要一個(gè)認(rèn)真、謹(jǐn)慎、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,要保證所錄入的信息準(zhǔn)確并且完整,可適當(dāng)?shù)靥岣吒咝n案管理工作人員的福利、薪資待遇等,吸引更多的計(jì)算機(jī)數(shù)字化人才參與到高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的工作中,更好地促進(jìn)管理工作的發(fā)展和推廣。

4提升檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理水平

把以前紙質(zhì)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的時(shí)最重要的一點(diǎn)就是要注意計(jì)算機(jī)的安全,一定要注意加強(qiáng)計(jì)算機(jī)里面的防火墻設(shè)置,避免黑客或病毒入侵到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里,以免導(dǎo)致檔案資料被竊取或丟失,高校采用計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的最大優(yōu)點(diǎn)就是減少人力的工作量,計(jì)算機(jī)可直接自動(dòng)整理并篩選分類(lèi),并節(jié)約很大的成本資源,減少紙張的浪費(fèi),紙質(zhì)的檔案如被破壞掉,檔案就會(huì)變得不完整,信息資料就會(huì)缺失。由此可見(jiàn),高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化的管理方法可提高檔案的存儲(chǔ)安全性,但計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理也存在著一定的缺點(diǎn),計(jì)算機(jī)的技術(shù)有效地避開(kāi)了紙質(zhì)檔案的這幾個(gè)缺點(diǎn),當(dāng)然不可避免計(jì)算機(jī)存在的不確定性和發(fā)生突發(fā)意外的可能性,也存在檔案管理工作的危險(xiǎn)性,計(jì)算機(jī)很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵,如果電腦沒(méi)有設(shè)置好防火墻,在計(jì)算機(jī)遭到病毒入侵時(shí),很有可能檔案的資料被盜竊或刪改的可能性,所以一定要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的安全管理,并隨時(shí)監(jiān)控,錄入的檔案資料信息也一定要有備份,防止發(fā)生任何突發(fā)的情況,幫助提高計(jì)算機(jī)數(shù)字化的安全管理。

5加大檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的投入

在對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行時(shí),專業(yè)設(shè)備、設(shè)施要加大資金的投入,因?yàn)楦咝n案計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理減少以前傳統(tǒng)的人力、物力的投資,所以高??砂岩郧皩?duì)人力、物力的資金轉(zhuǎn)用到計(jì)算機(jī)的設(shè)備上,構(gòu)建出高校更加安全的檔案管理系統(tǒng),購(gòu)買(mǎi)更加完善的計(jì)算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)可有效地防控病毒對(duì)計(jì)算機(jī)的侵害,好的計(jì)算機(jī)設(shè)備還可建立更加完善的檔案管理系統(tǒng),系統(tǒng)的完善是檔案管理經(jīng)常做的工作,跟隨科技時(shí)代的發(fā)展,通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完善和升級(jí),在病毒入侵時(shí)可應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況的發(fā)生,到目前為止,還有許多的高校并沒(méi)有重視計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的發(fā)展,還認(rèn)為以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式更加的安全,更別說(shuō)采用計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理,這種落后的思想是不正確的,高校的思想、腳步要隨著時(shí)代的發(fā)展而前進(jìn),跟著社會(huì)的科技信息化而進(jìn)步,加大科技的引用,采取技術(shù)化的檔案數(shù)字化管理模式。

6高校檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展方向

6.1為更好地保護(hù)錄入的檔案信息可以采用計(jì)算機(jī)自帶的程序,把檔案資料設(shè)定成不可更改的只讀文件;

6.2計(jì)算機(jī)中已錄入的檔案資料有可能會(huì)因保存信息資料的載體出現(xiàn)故障被損壞,導(dǎo)致所錄入的檔案資料丟失,所以,在對(duì)所錄入的檔案資料一定要采取備份,這樣就算出現(xiàn)故障導(dǎo)致檔案資料丟失也不會(huì)造成損失;

6.3高校檔案管理室的工作人員,為適應(yīng)計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的發(fā)展,必須對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行不斷的改革,這樣在出現(xiàn)新的問(wèn)題后也能及時(shí)地采取相關(guān)措施進(jìn)行處理。

7結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理工作從以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式轉(zhuǎn)換成現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理方式,是我國(guó)時(shí)代和科學(xué)技術(shù)的巨大進(jìn)步,為管理方式提供很好的便利,對(duì)工作的效率和工作的質(zhì)量也提高很多;與此同時(shí),還實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理工作更加的優(yōu)化和未來(lái)更好的發(fā)展前景,所以不僅是高校,社會(huì)上都很值得廣泛地推廣和宣傳檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化安全管理。

參考文獻(xiàn)

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作者:李翠艷 單位:武警后勤學(xué)院