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網(wǎng)格化管理在高校實驗室管理中應(yīng)用

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網(wǎng)格化管理在高校實驗室管理中應(yīng)用

摘要:分析了地方高校實驗室采用信息網(wǎng)格管理模型的現(xiàn)狀和特點,根據(jù)目前高校實驗室管理現(xiàn)狀,引入網(wǎng)格化管理思想,分析了實驗室信息系統(tǒng)的網(wǎng)格管理和保證機制。以湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)國家植物功能成分利用工程技術(shù)研究中心(以下簡稱“植物功能成分工程中心”)為例,充分整合基層資源,助力實驗室精準(zhǔn)建設(shè),為高校實驗室管理提供新的思路和模式。

關(guān)鍵詞:網(wǎng)格管理;實驗室管理;應(yīng)用;網(wǎng)格管理機制

1網(wǎng)格管理概述

網(wǎng)格管理模式是網(wǎng)格技術(shù)的擴(kuò)展,指使用計算機網(wǎng)格管理的概念,根據(jù)特定標(biāo)準(zhǔn)將管理對象劃分為多個網(wǎng)格單元,并使用最新的信息技術(shù)和不同的網(wǎng)格。單位之間的機制可以實現(xiàn)有效的信息交換,并可以在網(wǎng)格單位之間透明地共享組織資源,最終使最新的管理思想鞏固組織資源并提高管理效率[1]。近年來,隨著大數(shù)據(jù)信息化的快速發(fā)展,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被運用到各個領(lǐng)域,網(wǎng)格管理進(jìn)一步發(fā)展,學(xué)者們開始探索網(wǎng)格化管理在地方高校中各種管理任務(wù)中的應(yīng)用[2-3]。網(wǎng)格管理的集成性、扁平性可以有效地集成管理資源,并合理地使用資源來分配所有內(nèi)容。網(wǎng)格化管理模式運用數(shù)字化、信息化手段,建立監(jiān)督和處置相互分離的模式,有效地解決傳統(tǒng)管理模式效率低下、溝通緩慢的問題,促進(jìn)多方積極參與管理,提高資源利用率,并為各級組織提供信息,實現(xiàn)共享,快速響應(yīng),及時決策[4]。

2高校實驗室實行網(wǎng)格管理的必要性

地方高校實驗室是地方高校生實踐教育的重要樞紐,在培養(yǎng)地方高校生實踐創(chuàng)新能力方面發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前,一些地方高校實驗室管理仍以地方高校管理為主,隨著實驗室數(shù)量逐年增多,實驗設(shè)備種類和數(shù)量呈幾何級增長,管理模式跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展的態(tài)勢越來越明顯。大部分地方高校實驗室管理包含實驗室建設(shè)、實驗室安全管理、實驗室準(zhǔn)入、儀器設(shè)備和資源采購、大型儀器設(shè)備共享以及日常運營管理等工作事項?,F(xiàn)有模式經(jīng)常出現(xiàn)“部分效率高,系統(tǒng)效率低,管理不到位”的情況,實驗室資源難以實現(xiàn)共享,標(biāo)準(zhǔn)化水平低。實驗技術(shù)人員短缺導(dǎo)致不能及時找到負(fù)責(zé)人,不能迅速做出響應(yīng)并及時解決問題。因此,地方高校實驗室亟待全面提高實驗室的管理水平和管理效率。制定科學(xué)規(guī)范、實用性強的管理指導(dǎo)意見,建立完善的管理和監(jiān)督組織體系,形成符合國家要求、學(xué)校多方部門聯(lián)合、第三方機構(gòu)融入、實驗室?guī)熒珕T參與的共同治理方式,實現(xiàn)“橫向到邊、縱向到底”的網(wǎng)格化高校實驗室管理方式,為規(guī)范該校的實驗室管理提供強有力的制度保障。

3地方高校實驗室的網(wǎng)格管理設(shè)計與實現(xiàn)

實驗室是高等學(xué)校開展實踐教學(xué)和創(chuàng)新訓(xùn)練、培養(yǎng)學(xué)生實踐動手能力的重要場所。實驗室網(wǎng)格管理的總體思路是將實驗資源劃分為幾級網(wǎng)格,建立教師與學(xué)生參與機制,加強對實驗教師和學(xué)生助管的培訓(xùn),建立實驗中心網(wǎng)格管理平臺。實驗室管理在完善體系建設(shè)的保障機制下,實現(xiàn)對實驗室資源的精細(xì)化管理和高效管理,實現(xiàn)對實驗室資源的綜合管理??梢愿鶕?jù)不同地方高校及其學(xué)科的特點來劃分實驗資源,最常見、最方便的劃分方法是將地方高校的整體實驗資源劃分為一級網(wǎng)格。在第一級網(wǎng)格的基礎(chǔ)上,根據(jù)不同的院系、平臺和專業(yè)劃分第二級網(wǎng)格。較低的第三級網(wǎng)格基于第二級網(wǎng)格進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。在負(fù)責(zé)上層網(wǎng)格的每個網(wǎng)格之間形成矩陣管理結(jié)構(gòu),并且在相同級別的網(wǎng)格之間也存在相應(yīng)的通信機制,以確保信息及時通信。國家植物功能成分利用工程技術(shù)研究中心“智慧安全”管理及服務(wù)全方位網(wǎng)格體系如圖1所示。一級網(wǎng)格隸屬于學(xué)校,實驗室管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組作為學(xué)校級部門的直接管理部門進(jìn)行管理,領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室,負(fù)責(zé)與各級部門對接和溝通,落實學(xué)院實驗室管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組決定的工作任務(wù),做好實驗室管理的日常工作。一級網(wǎng)絡(luò)主要在學(xué)校層面范圍內(nèi)。二級網(wǎng)格是每個學(xué)院的實驗室主任或負(fù)責(zé)實驗室管理的副院長向一級網(wǎng)格管理部門報告,根據(jù)各學(xué)院學(xué)科建設(shè)規(guī)劃,將實驗室和儀器設(shè)備的場地進(jìn)行相對集中,完善和優(yōu)化實驗室管理體系和制度。可以根據(jù)實驗室的實際情況將三級網(wǎng)格劃分為運維、檢測、保障、庫房、監(jiān)控等。三級網(wǎng)格的管理由實驗室?guī)熒鷣硗瓿桑饕?年級或3年級實驗室的學(xué)生接任,將實驗室衛(wèi)生、設(shè)備管理和水電氣保障等事務(wù)工作主動報告給輔助網(wǎng)格。通過網(wǎng)格劃分,明確不同層級網(wǎng)格的職責(zé)和任務(wù),將學(xué)校實驗室管理的行政職責(zé)劃分為多個層次,使職責(zé)歸屬細(xì)化到每個人。在網(wǎng)格的每個級別上都有一個“網(wǎng)格領(lǐng)導(dǎo)者”來分解“部門墻”。實驗室管理辦公室會同時分配所有級別的網(wǎng)格,以及時協(xié)調(diào)和處理高級網(wǎng)格管理員無法解決的問題,進(jìn)一步建立快速反應(yīng)機制。

4保證地方高校實驗室的網(wǎng)格管理機制

網(wǎng)格管理主要是建立科學(xué)的分工協(xié)作,明確責(zé)任分工的管理方式,通過建立實驗室信息管理平臺,聘請優(yōu)秀的學(xué)生助理作為網(wǎng)格管理人員,完善管理體系。

4.1加強實技術(shù)隊伍的建設(shè)

實驗技術(shù)人員隊伍是高校實驗室的一支新生力量,長期以來實驗技術(shù)人員素質(zhì)參差不齊,技術(shù)隊伍不穩(wěn)定,實驗室管理要求越來越精細(xì)化等問題,進(jìn)一步加劇實驗室工作壓力。為了破解地方高校實驗室管理瓶頸,首先要提高實驗教師的能力和素質(zhì),加強實驗教師的建設(shè)。完善觀念轉(zhuǎn)變,尊重實驗人員,重視實驗人員的評價和培訓(xùn),建立實驗技術(shù)隊伍成長護(hù)航體系,充分調(diào)動實驗人員積極性。建立人員和儀器績效評價體系,建設(shè)性使用評價結(jié)果,提高實驗技術(shù)人員的管理能力和專業(yè)化水平。植物功能成分工程中心人員為37人,其中固定人員有23人,中心加強對專職教職員工的培訓(xùn),并多次派員工外出交流學(xué)習(xí),調(diào)研分享,定期匯報,定期保持教職員工學(xué)習(xí)氛圍。鼓勵教師參加教師實驗室課程和教育研討會。培訓(xùn)、學(xué)習(xí)增強了專職實驗教師的能力,同時擴(kuò)大了他們的視野。

4.2構(gòu)建學(xué)生助理參與實驗室管理的機制

各級網(wǎng)格必須有負(fù)責(zé)人并參與此管理任務(wù),建立學(xué)生助理參與管理的機制是解決人手不夠的矛盾的創(chuàng)新手段[5-10]。工程中心目前擁有24間實驗室,12名學(xué)生助理為網(wǎng)格管理員。所有學(xué)生都以學(xué)生助管的形式簽訂服務(wù)合同,獲得一定數(shù)量的勞動報酬,并執(zhí)行日常管理任務(wù),例如實驗室衛(wèi)生、實驗材料準(zhǔn)備等工作。學(xué)生助理從第2和第3年級的專業(yè)學(xué)生中選擇。學(xué)生可以自薦,也可由教師或者學(xué)長推薦到實驗中心從事助管工作。實驗中心組織筆試和面試,通過測試后,進(jìn)入試用期。助管工作職責(zé)包括了解植物功能成分工程中心概況、實驗室法規(guī)制度、助理工作職責(zé)、設(shè)備使用程序、維修程序、職業(yè)道德等。對學(xué)生助理的管理應(yīng)嚴(yán)格、人性化。嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和法規(guī),例如實驗室管理制度、實驗設(shè)備使用控制法規(guī)。人性化體現(xiàn)在根據(jù)學(xué)生助管的上課時間合理安排工作時間,并組織豐富多彩的活動,關(guān)注助管的身心健康等。

4.3搭建實驗室網(wǎng)格管理平臺

現(xiàn)在,地方高校擁有自己的網(wǎng)站和各類業(yè)務(wù)系統(tǒng),網(wǎng)站內(nèi)容通常涵蓋學(xué)校簡介、管理機構(gòu)、學(xué)術(shù)機構(gòu)、學(xué)科概況、科學(xué)研究、就業(yè)創(chuàng)業(yè)、信息公開等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)有OA、采購、財務(wù)、科研、教務(wù)、實驗室、人事、資產(chǎn)、大儀共享、學(xué)工系統(tǒng)等,各系統(tǒng)依托大數(shù)據(jù)支持科學(xué)決策,促進(jìn)高校提升教學(xué)、管理、科研水平。建立實驗室資源網(wǎng)絡(luò)管理平臺能便捷化管理和查詢實驗室人員、場地、儀器設(shè)備、成果及獎勵。無紙化實現(xiàn)實驗室的故障報告、統(tǒng)計分析、開放共享和資源協(xié)調(diào)的動態(tài)監(jiān)管。實驗室實行網(wǎng)格化管理可以主動發(fā)現(xiàn)、及時處理各類問題,加強管理能力和處理速度,將問題解決在事故發(fā)生之前。管理平臺對系統(tǒng)中整個實驗資源進(jìn)行配置,輕松部署實驗資源,通過分析利用率、故障率、維護(hù)成本和成本管理等功能,大大提高管理效率。管理平臺在管理各類實驗時遵循相應(yīng)工作流程,包括實驗課程管理、實驗設(shè)備和資產(chǎn)管理、開放式實驗建立和管理、實驗課程開發(fā)和評估、實驗項目聲明和管理、網(wǎng)格管理員通訊以及無紙化辦公、其他可以管理的模塊等,及時反饋、及時處理信息。

4.4優(yōu)化實驗室管理體系

儀器設(shè)備是實驗室的物質(zhì)基礎(chǔ),優(yōu)化實驗室管理體系首先應(yīng)建立并完善實驗室儀器設(shè)備的信息化管理。豐富實驗室管理體系內(nèi)涵包括以下3方面內(nèi)容:①緊密結(jié)合學(xué)校智慧校園建設(shè),通過加強資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)對實驗室設(shè)備的全生命周期管理,為實驗室評估、雙一流建設(shè)、學(xué)科發(fā)展、科研成果等工作提供數(shù)據(jù)支撐;②建立實驗室人員和資產(chǎn)動態(tài)數(shù)據(jù)庫,構(gòu)建國有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,包括人員、儀器設(shè)備、家具、房產(chǎn)、圖書檔案等,全面、準(zhǔn)確、動態(tài)地反映高校的各項數(shù)據(jù)信息,包括人員結(jié)構(gòu)、科研成果、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)分布、資產(chǎn)變動等信息,實現(xiàn)資產(chǎn)信息的共享共用;③建設(shè)適合校情的日常管理的網(wǎng)絡(luò)化、流程化、協(xié)同化的實驗室動態(tài)管理系統(tǒng)平臺,滿足實驗室不同應(yīng)用層次業(yè)務(wù)管理需求,規(guī)范實驗室管理工作流程,從而實現(xiàn)人人參與、“全方面”聯(lián)防聯(lián)控[11]。

5實施效果

植物功能成分工程中心的網(wǎng)管理系統(tǒng)通過完善實驗室管理系統(tǒng)和制度,探索一套具有廣泛適應(yīng)性的線上線下相結(jié)合的全周期、全方位的實驗室管理模式,構(gòu)建完整的互聯(lián)網(wǎng)+人、財、物+監(jiān)控的信息化平臺,確保信息高效流通,順利實施標(biāo)準(zhǔn)化流程。網(wǎng)格化管理平臺的多種數(shù)據(jù)是績效評價的主要來源,為實驗室設(shè)備優(yōu)化配置、科學(xué)管理等提供依據(jù)。基于網(wǎng)格化管理模式,植物功能成分工程中心管理體系不斷完善,人才培養(yǎng)素質(zhì)不斷提升,從基礎(chǔ)研究發(fā)展到技術(shù),再延伸到產(chǎn)品,從實驗室走向產(chǎn)業(yè)化,從生產(chǎn)車間走向消費端,特色鮮明,優(yōu)勢突出,學(xué)術(shù)影響和社會聲譽顯著提高。

作者:王刻銘 彭宇軒 單位:湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)資產(chǎn)與實驗室管理處 長沙理工大學(xué)電氣與信息工程學(xué)院