新形勢下的社會保險檔案管理工作

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摘要：不斷發(fā)展的社會保險事業(yè)，愈加凸顯出社會保險檔案的基礎性地位與服務性功能。做好社會保險檔案的管理工作，既對社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎進行了確定，還使參保人員的權益得到了保護。新形勢下，我們要促進社會保險檔案管理水平的進一步提高，以優(yōu)質的檔案利用服務于政府與廣大參保人員，推進檔案管理服務和各項經辦管理服務的協(xié)調發(fā)展。

關鍵詞：新形勢；社會保險；檔案管理

作為社會主義和諧社會建設過程中的一項重要內容，社會保險檔案管理意義重大，其不僅與廣大勞動者的利益緊密相關，更是國家經濟與社會穩(wěn)定中一項不可或缺的工作[1]。社會保險檔案的完整、安全與有效利用，可讓廣大勞動者的合法權益得到切實維護，有利于社會的和諧穩(wěn)定。不斷深化的社會保險改革，逐漸擴大了社會保險覆蓋面，也使社會保險業(yè)務量與檔案數(shù)量呈不斷上升趨勢。因而，檔案管理部門的當務之急便是做好社會保險檔案管理，使其更加科學化、規(guī)范化。

一、新形勢下加強社會保險檔案管理的必要性

（一）是深化社會保險改革的需要

做好檔案管理工作，是改革傳統(tǒng)檔案工作的必經之路，只有完善的檔案管理體系，才能高效開展社會保險工作。社保檔案中對資料信息有完善的記錄，若將原始資料丟失，要想補回就非常困難，以致于無法繼續(xù)進行保險工作。因而，加強社保檔案管理是一項非常嚴格的工作，傳統(tǒng)檔案管理的范圍局限于紙質檔案資料，沒有真正運用到信息化技術。不斷發(fā)展管理技術，促使社保工作也開始進行改革創(chuàng)新，而這就需要完善的檔案信息為其提供支持。

（二）是社會保險業(yè)務本身的必然要求

社保工作具有復雜的發(fā)展形式，隨著工作的落實，也會有大量的信息數(shù)據產生，若缺乏有效管理，就會造成數(shù)據丟失，進而使保險辦理工作受阻。加之各單位經常出現(xiàn)人才流動的情況，保險繳納單位也相應的發(fā)生變化，嚴格管理檔案，就不會使社保繳納因為人才流動而出現(xiàn)混亂的情況，保證工作的持續(xù)發(fā)展。人才流動期間需要轉移部分信息資料，由新的用人單位繼續(xù)保管，雙方共同協(xié)定社會保險繳納情況。保險行業(yè)本身就具備嚴格的制度體系，加上檔案管理與社保工作特征相符，也可保障后期工作的順利發(fā)展。

（三）有利于社保部門提高業(yè)務質量和辦事效率

嚴格管理社保檔案，可規(guī)范基層員工工作開展形式，更高效地服務于社會群體。通過查看總結檔案內的信息資料，可以從中發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，并通過整理探討制定有效的解決策略。

二、加強社會保險檔案管理的設想

（一）提高全民的社保檔案意識

做好社保檔案管理工作，第一步便是要促進群眾檔案使用意識的增強。與基層檔案工作人員相互配合補充檔案內容，核實檔案中的基礎信息，及時整改不完善的內容，如此才會更加真實有效的開展檔案管理工作[2]。另外，還要提高工作人員的積極性，對檔案管理職業(yè)予以明確。保障基礎設施的完善，更換使用時間較長，存在嚴重老化問題的設施，將提升使用安全性為目標。定期檢驗檔案管理情況，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題，以得到群眾的認可。檔案管理在注重安全的同時，更應該將檔案的使用價值發(fā)揮出來。

（二）加強制度標準建設，實現(xiàn)規(guī)范管理

做好新形勢下的社會保險檔案管理工作，就要在社會保險檔案的科學化、標準化建設上加大力度，以制度規(guī)范管理。加強各個工作環(huán)節(jié)的研究，如社保檔案的收集、歸納、整理、保管和利用等，對各項規(guī)章制度予以建立健全，保證社會保險檔案管理的規(guī)范有序，只有這樣才可完整收集文件材料，并將其科學分類，做到規(guī)范整理[3]。對于門類不同的檔案，特別是社保檔案中的會計檔案、專業(yè)檔案以及醫(yī)療、養(yǎng)老、工傷、生育等各種審批材料、統(tǒng)計報表、證明材料等不同載體、不同內容，要對歸檔范圍與保管期限進行劃定。制定社保檔案管理規(guī)范，但要注意科學統(tǒng)一，確保具有較強的操作性，讓社會保險檔案工作有法可依、有章可循。同時，要進一步整合和共享社保檔案信息資源，促進社會保險檔案管理效率的提高，讓其作為一種有力工具保證社保工作的順利開展。只有具備了規(guī)范的檔案管理制度，才可使檔案管理走上科學化、規(guī)范化和標準化方向的道路。

（三）利用技術，推進社會保險檔案信息化建設

要科學管理，以現(xiàn)代化方式進行檔案管理。針對紙質檔案材料，要在分類、存儲與裝訂上分別做到科學化、標準化與規(guī)范化，并要以電子化操作代替過去的手工化操作，將電子檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來。為做好檔案管理工作，還要在資金上加大投入，對基礎設施建設進行優(yōu)化，根據要求購置必須的檔案管理設施，以標準的檔案盒裝置檔案，使檔案管理更加有序和安全。同時，采取計算機一體化管理模式，自動快速編目檔案，自動索引檔案信息，快速統(tǒng)計資料，讓系統(tǒng)的網上互聯(lián)得以實現(xiàn)。另外，要求所有參保人員在填報紙質檔案材料時，一定要和電子信息系統(tǒng)條目相一致，保證完整錄入電子信息系統(tǒng)數(shù)據。經辦人員在審核時要嚴格，在錄入時做到細致認真，保證錄入的都是合格的，每錄入一批就要立即進行管理，針對一些殘缺不全的材料，嚴格補缺補差，使紙質檔案與電子檔案的完整性與正確性得到保障。

（四）搞好人員培訓，提高社保檔案管理隊伍的業(yè)務技能

社會保險檔案工作具有很強的政策性與業(yè)務性，作為檔案管理人員不但要將相關的法律法規(guī)與業(yè)務知識做到了然于心，計算機實際操作能力也是不可缺少的。因而，社保部門應加強和檔案行政管理部門的聯(lián)系，積極組織社保檔案管理人員參與相關業(yè)務培訓，相互交流經驗，并針對檔案管理人員的思想、作風建設做進一步加強，穩(wěn)定隊伍，以使檔案工作的連續(xù)性不受影響，打造一支作風優(yōu)良、業(yè)務精湛的社會保險檔案管理隊伍。

（五）加強服務，深化社會保險檔案的開發(fā)利用

各級社會保險經辦機構，應針對社保業(yè)務檔案制定相關查閱利用制度，根據規(guī)定向群眾提供檔案查閱利用服務，并將查閱利用記錄在冊，以為有關人員提供準確、便捷的查詢服務。作為一個服務窗口，社會保險是為廣大人民群眾服務的，每個保險檔案人員的言行舉止不但代表著自身素質，也代表著單位與社會保險部門。為此，社保檔案管理人員必須進一步增強自身的服務意識，將文明禮貌用語用到平時的工作中，把服務承諾制與責任追究制落到實處。每位社會保險檔案管理人員都要以熱情的態(tài)度對待群眾，針對確定不了或政策中沒有做出明確規(guī)定的問題，切忌擅做決定，一定要在向主管部門請示后，再清楚的解釋給利用者。只有為檔案利用者提供有效的利用服務，才可將社會保險檔案應有的作用發(fā)揮出來，服務利用者，讓廣大利用者滿意。隨著我國社會保障工作的深入推進，陳舊的管理模式逐漸被人性化管理、網絡化管理以及規(guī)范化管理所取代，若要保證社會保險工作的發(fā)展更加健康、有序，使其充滿生機與活力，社保檔案工作就必須同時展保持一致，致力于改革創(chuàng)新。需知，社會保險檔案管理的好壞與千百萬人的利益以及社會的和諧穩(wěn)定有著直接關系。社會保險檔案有利于社會保險經辦機構更好地開展社會保險工作，促進社會保障體系的建立進一步加快，讓社會保障事業(yè)朝著健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。

參考文獻：

[1]王淑敏.如何做好新形勢下社會保險檔案的管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2016，06：29-30.

[2]喬君華.做好社會保險檔案管理工作的對策[J].黑龍江檔案，2014，04：88.

[3]劉兢珍.社會保險檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2015，05：99.

作者：呂建平 單位：山東省慶云縣社會保險中心