事業(yè)單位人事檔案管理實踐研究
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事業(yè)單位是我國各類人才的主要集聚地。事業(yè)單位的各項職能由事業(yè)單位員工承擔(dān)。隨著中國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位也發(fā)生了很大的變化。特別是事業(yè)單位的人事制度，其不再運用傳統(tǒng)的人事管理形式，開始運用現(xiàn)代化的人事管理方法。人事單位員工的個人信息主要被記錄在人事檔案中，同時事業(yè)單位在對員工進行選拔時，會通過人事檔案來了解員工的基本信息。對事業(yè)單位在管理人事檔案的過程中存在的問題進行研究，并提出優(yōu)化措施。通常來講，事業(yè)單位屬于公益性的管理機構(gòu)。它雖然不是政府部門，但是由政府運用國有資源建立的，主要包括科技、交通、衛(wèi)生、文化等領(lǐng)域與部門。事業(yè)單位人事檔案中所包含的資料客觀真實地記錄了工作人員在不同方面的信息，是考查與了解工作人員的重要途徑，是保護工作人員合法權(quán)益的重要依據(jù)，是探討組織工作規(guī)律的主要材料。行業(yè)發(fā)展是否規(guī)范和人事檔案管理有著密切的聯(lián)系，也在一定程度上展現(xiàn)了事業(yè)單位的綜合管理質(zhì)量。我國事業(yè)單位人事檔案從管理現(xiàn)狀來看，在工作人員、管理方法制度、管理理念以及檔案內(nèi)容等方面還存在不足，應(yīng)對其進行進一步優(yōu)化，以滿足行業(yè)發(fā)展的需求。
一、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題
1缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員
從目前我國事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多事業(yè)單位只是將檔案管理部門看作管理的一小部分。因而，檔案管理工作的針對性與專業(yè)性不強，這在很大程度上降低了檔案管理工作人員的積極性。同時，事業(yè)單位工作人員的檔案管理效率很難得到提高?；谖覈聵I(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合工作人員的工作情況，不難發(fā)現(xiàn)雖然大部分工作人員學(xué)歷都很高，但是其中有很多工作人員并非事業(yè)檔案管理專業(yè)。由于一部分事業(yè)單位財政工作正處于發(fā)展轉(zhuǎn)型的重要階段，很多檔案管理工作人員并不愿意長時間從事檔案管理工作。且其對自身的工作內(nèi)容并不了解，也提不起興趣。如果檔案管理工作人員總是發(fā)生變動，就容易導(dǎo)致檔案管理工作人員隊伍青黃不接。檔案管理工作的程序十分復(fù)雜，如果工作人員學(xué)歷、專業(yè)素養(yǎng)等較低，而且調(diào)度頻繁，那么事業(yè)單位人事檔案管理缺乏人才的難題將很難得到解決。
2人事檔案管理方式落后，制度不完善
目前，我國事業(yè)單位的人事檔案管理還在運用傳統(tǒng)的管理方式，且管理制度并不完善。很多事業(yè)單位對人事檔案的管理工作并不重視，特別是一些可以創(chuàng)收的事業(yè)單位，其大部分領(lǐng)導(dǎo)都把重心放在了怎樣創(chuàng)收與經(jīng)營方面，完全忽略了人事檔案的管理工作。大部分事業(yè)單位認為單位的工作人員相對穩(wěn)定，沒有出現(xiàn)頻繁調(diào)度的現(xiàn)象，加之人事檔案的變動頻率也很低，故并沒有花費很多精力在人事檔案的管理方面。與此同時，一些事業(yè)單位在管理檔案的過程中并沒有一個完善的管理制度，有的事業(yè)單位可能制定了有關(guān)管理制度，但卻沒有被執(zhí)行。如果這些存在的問題得不到改善，事業(yè)單位的檔案管理工作將會失去科學(xué)性與規(guī)劃性。由于事業(yè)單位并沒有把重心放在人事檔案的管理方面，因此檔案管理依然還運用傳統(tǒng)的管理方式，而并非運用現(xiàn)代化信息手段。檔案的大部分材料屬于紙質(zhì)版，不能存放太長時間，且個人信息容易受到磨損，甚至丟失。如部分紙質(zhì)版檔案由于受潮等，會出現(xiàn)字跡模糊的現(xiàn)象，導(dǎo)致人們在查閱的過程中，可能會斷章取義，從而帶來很多麻煩。所以，不論是在查閱還是維護方面，傳統(tǒng)管理方式的效率都十分低下，可能會影響到事業(yè)單位工作的順利進行。
3內(nèi)容的開發(fā)利用有局限性
人事檔案管理工作主要是高效地為工作人員進行調(diào)動、升級等提供憑證。但是目前，我國事業(yè)單位人事檔案從管理狀況來看，并沒有達到這樣的效果，甚至還存在重保密、輕利用的問題，沒有在內(nèi)容的開發(fā)與利用上進行深入的挖掘與拓展。人事檔案資料還停留在對人員信息的簡單概括與整理上，其內(nèi)容主要是對個人學(xué)歷以及工作經(jīng)歷、社會關(guān)系和個人思想、政治品德等的記載，而在個人工作能力和興趣愛好等方面幾乎是空白的。如果人事檔案不能全面、完整地體現(xiàn)工作人員的實際能力與綜合素質(zhì)，事業(yè)單位就很難對人員有一個初步的了解，更不能將其作為選拔人才的依據(jù)。另外，人們使用檔案材料的方式也受到了限制，只有通過單位領(lǐng)導(dǎo)的審閱，檔案管理部門才會為其提供檔案材料。同時，檔案運用的范圍也受到了各方面的局限，處于一個被動的狀態(tài)，并沒有把人事檔案的現(xiàn)實價值充分展現(xiàn)出來。
4檔案管理理念淡薄，軟硬件設(shè)施陳舊
大部分事業(yè)單位的工作人員與人事部門檔案管理理念落后，檔案管理方式滿足不了行業(yè)的發(fā)展需求，檔案材料很難在規(guī)定的時間內(nèi)整理完，而且檔案材料的內(nèi)容并不完整，這就無法確保檔案信息被充分運用，從而降低了人事檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率。此外，應(yīng)用于檔案管理的軟硬件設(shè)施陳舊，跟不上行業(yè)發(fā)展的步伐。在選拔干部時，如果涉及調(diào)檔，會因為受到時間、地區(qū)等不同的影響，導(dǎo)致調(diào)檔的過程相當(dāng)艱難，這樣不僅會浪費人力、物力、時間，還不能及時獲得有效的信息。目前，只有少數(shù)地區(qū)創(chuàng)建了檔案數(shù)字化信息平臺，能夠讓使用者在指定的權(quán)限中不受區(qū)域的限制查看檔案材料，減少社會資源的浪費的同時，確保了信息的全面性與真實性，從而更好、更快地服務(wù)于大眾?？墒?，人事檔案部門并未意識到這個問題的重要性，一直堅守傳統(tǒng)陣地，并未尋求改變，導(dǎo)致行業(yè)現(xiàn)狀多年來一成不變。
5檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待加強
目前，我國大部分事業(yè)單位都有特定的人事檔案管理部門，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也都有專門的工作人員管理。目前，事業(yè)單位檔案管理部門越來越重視對專業(yè)人才的培養(yǎng)。由于事業(yè)單位的工作相對穩(wěn)定，部分專業(yè)人才進入單位后，忽視了對專業(yè)技能的發(fā)展與鞏固，出現(xiàn)了部分工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低的情況。特別是一些部門為了降低成本，會讓檔案管理人員兼任其他工作。其受到雙重身份的限制，很難專心地提高專業(yè)素養(yǎng)，這導(dǎo)致其對部分工作的業(yè)務(wù)程序不夠熟悉，工作的積極性也不高。近年來，隨著時代的不斷發(fā)展與社會的進步，我國事業(yè)單位人事檔案管理的效率逐步提高，在管理形式、管理理念、管理制度等方面逐漸完善。但是我國和發(fā)達國家相比還存在一定的差距，特別是在管理技術(shù)方面，管理技術(shù)的更新速度較慢，所以應(yīng)在技能以及數(shù)字化管理技術(shù)的利用上加以提升。目前，該怎樣在人事檔案管理中逐漸融入數(shù)字化的管理還有待考量，檔案工作管理人員的專業(yè)素養(yǎng)仍有較大提升空間。
二、事業(yè)單位人事檔案管理工作優(yōu)化措施
1加大對專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)力度
在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了確保檔案管理工作有序進行，人事檔案管理部門要以創(chuàng)建一支具備創(chuàng)新能力、安全意識、信息技術(shù)專業(yè)知識的檔案管理人才隊伍為目的，大力培養(yǎng)專業(yè)人才，并借助交流招聘等形式，吸引更多的專業(yè)人才。結(jié)合當(dāng)代事業(yè)單位人事檔案管理工作的需要，應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理人員進行不定期的職業(yè)素養(yǎng)、理論知識、實踐技能等各個方面的教育與培訓(xùn)。借助“請進來”“走出去”的管理方法，引進熟悉專業(yè)檔案理論知識信息和應(yīng)用技術(shù)的創(chuàng)新型人才來壯大人才隊伍。還可以邀請檔案管理方面的著名專家對管理部門進行授課，同時推行單位考核制度，激發(fā)工作人員的積極性，增強工作人員的責(zé)任感。
2加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
人事檔案的信息十分豐富。事業(yè)單位人事檔案管理人員要合理地運用資源，充分發(fā)揮其作用。如將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，結(jié)合實際狀況，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)；把傳統(tǒng)檔案和電子檔案的作用都充分發(fā)揮出來，以期提高工作效率的同時，更好地保護紙質(zhì)檔案。這一目標(biāo)的實現(xiàn)對于檔案管理部門的工作效率提出了一定的要求，檔案管理部門要保證能夠準(zhǔn)確、及時地傳達人事資料，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案同步。另外，還要充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，更快地在計算機中記錄檔案資料，融入相關(guān)的技術(shù)，用數(shù)據(jù)資料的方法展現(xiàn)圖片、錄音、影像等各種資料，并對紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)進行同步保存。這樣做不但能夠結(jié)合行業(yè)的需要，而且通過屏幕查閱有關(guān)資料，可以防止因經(jīng)常查閱檔案而導(dǎo)致其損壞。另外，要不斷地對人事檔案管理進行創(chuàng)新，充分運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以節(jié)約檔案管理和調(diào)閱成本，提高工作效率。
3人事檔案原始資料的收集要科學(xué)、完整
收集完整的資料是人事檔案管理最重要的工作。檔案管理部門一定要加強對人事檔案材料的審核，如有缺漏，一定要及時補充完整。檔案不僅要包含人員的工作狀況、學(xué)籍資料、政審材料等，還要包含單位給予人員的認定材料、工作調(diào)度材料等。要尤其重視部分容易遺漏的資料。例如人員的違規(guī)違紀(jì)表或是表彰獎勵表等?？偠灾耸聶n案中包含的最初材料一定要完整，要能夠為人員進行全面的描述提供憑證。同時，也要保證檔案的科學(xué)性與規(guī)范性，保證人事檔案管理工作能夠有序開展。
4更新領(lǐng)導(dǎo)人員的管理理念與人事檔案管理的軟硬件設(shè)施
事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員一定要清楚地意識到事業(yè)單位人事檔案管理工作對該行業(yè)的發(fā)展意義，要用長遠的眼光看待事業(yè)單位檔案管理工作，為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的效益。站在事業(yè)單位發(fā)展的角度來看，應(yīng)有效加強人事檔案管理，發(fā)揮出事業(yè)單位在吸引人才、培養(yǎng)人才等方面所具有的作用。適當(dāng)創(chuàng)新檔案管理理念，更好地避免事業(yè)單位在平時的運行中出現(xiàn)的問題。在日常工作中，人事檔案管理部門要和檔案管理工作人員相互協(xié)調(diào)、共同合作，著手于事業(yè)單位檔案管理實際，解決檔案管理過程中出現(xiàn)的難題。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要從根本上了解管理工作人員所面臨的工作難題，并在不違背國家有關(guān)管理規(guī)定的基礎(chǔ)上協(xié)助工作人員解決問題。另外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要對單位內(nèi)部檔案管理工作進行不定期的抽查，在單位內(nèi)部構(gòu)建健全的檔案管理體系。事業(yè)單位還要遵守規(guī)定，在硬件方面結(jié)合檔案的數(shù)量和今后的發(fā)展趨勢，設(shè)置合理的庫房規(guī)模，庫房最好選在一樓，而且要做好防火、防盜、防塵等“八防”措施，設(shè)備要齊全。在資金充足的前提下，可以安裝漏水報警系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)系統(tǒng)、檢測系統(tǒng)等。還要配備好高拍儀、電腦等，創(chuàng)建一個信息系統(tǒng)平臺，包括查閱檔案、檔案轉(zhuǎn)出、借閱檔案、保險業(yè)務(wù)等方面。借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對人事檔案資料進行數(shù)字化處理，讓其成為電子檔案，為更多的單位與個人帶來無紙化閱讀的便利，同時也能提高人事檔案工作的效率，減少對紙質(zhì)檔案的運用，讓檔案的原件得到更好的保護。在檔案數(shù)字化信息訪問平臺中構(gòu)建安全防護層，以防黑客侵襲。電子檔案信息的保存可以借助光盤刻錄等方法進行備份，這樣不僅能夠確保檔案的可靠性，防止造假情況發(fā)生，還能為檔案運用者提供更好的檔案服務(wù)。
5注重人事檔案管理人員的能力提升
“學(xué)如逆水行舟，不進則退?！睓n案管理工作人員在檔案管理工作中具有重要作用，若不加以學(xué)習(xí)，就會讓整個單位的人事檔案管理水平處于落后狀態(tài)。從目前檔案管理的狀況來看，我國有很多事業(yè)單位中檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，這不利于提高人事檔案管理的工作效率。針對這種現(xiàn)狀，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人必須在單位內(nèi)部組織專業(yè)管理培訓(xùn)。在培訓(xùn)的過程中，要采納檔案管理工作人員所提出的建議，對傳統(tǒng)的檔案管理體系做出科學(xué)、合理的調(diào)整，加強對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。如此能夠推動檔案管理工作順利展開。事業(yè)單位檔案管理負責(zé)人要發(fā)揮帶頭作用，勇?lián)?zé)任，調(diào)動單位每一位檔案管理工作人員的積極性。比如開展各種各樣的文體活動，為檔案管理工作人員營造一個輕松的工作環(huán)境，助力事業(yè)單位的長久發(fā)展。目前我國社會發(fā)展得十分迅速，事業(yè)單位對人事檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，要想將事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)勢充分地體現(xiàn)出來，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和所有管理檔案的人員就要十分重視檔案管理工作，而且要運用先進的科學(xué)技術(shù)，完善檔案管理體系，積極配合檔案管理工作，提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
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作者:張黎一 單位:河南省生殖健康科學(xué)技術(shù)研究院