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【摘要】傳統(tǒng)的檔案管理方式存在一定的弊端,本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀,提出了引入信息管理技術(shù)的重要性,并闡述了在信息技術(shù)實施過程中的注意事項。旨在保證醫(yī)院人事檔案管理的高效性與規(guī)范性,促進醫(yī)院改革的進行。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化信息技術(shù);醫(yī)院;人事檔案管理;運用
數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)成為醫(yī)院人事檔案管理中不可缺少的手段之一,引入這一模式極大的提高了管理效率,減少管理失誤。但是受到觀念、技術(shù)、資金等因素的影響,信息技術(shù)的普及率還不高,對醫(yī)院而言,還需要針對其現(xiàn)有問題進行適當?shù)恼{(diào)整。
一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理方式落后、保密性不佳
與其他檔案相比,醫(yī)院人事檔案要求具有更高的保密性,因此需要專業(yè)的管理人員在規(guī)范的制度上實施管理,但是目前的檔案管理方式以傳統(tǒng)管理方式為主,管理中存在一定的困難,因此很容易出現(xiàn)泄漏等問題。檔案管理人員的工作方式落后,不僅降低了工作效率,還消耗了大量的資源,增加了工作失誤。從這一點上,引入并進一步推進醫(yī)院人事檔案管理對醫(yī)院而言具有必然性。
(二)管理方式單一
由于人事檔案管理工作處于改革之中,一些制度尚不完善,這導(dǎo)致管理方式單一,檔案管理基本采用一次性歸檔方案,不能及時進行補充與完善。由于檔案管理人員的創(chuàng)新意識較差,對檔案管理工作的認識不夠全面,無法第一時間采取補救措施,因此導(dǎo)致管理效率低下,資源分配不合理等,需要對醫(yī)院管理方式進行更新。
(三)人事檔案更新率低
由于醫(yī)院存在一定的人事調(diào)動,并且隨著工作人員經(jīng)驗的增長,就需要對檔案進行更新。但是傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)檔案,更新會造成很大的麻煩。同時這類檔案不利于維護,在日常工作中,醫(yī)護人員所獲得的獎勵也很難及時寫入檔案,更新率較低。影響了醫(yī)護人員的工作調(diào)動與科研等發(fā)展。
二、信息技術(shù)在人事檔案管理中的優(yōu)勢及應(yīng)用
信息技術(shù)應(yīng)作為醫(yī)院檔案在管理中的一部分,建立信息平臺,才能反映醫(yī)院工作人員真實的信息情況,并且保證效率的提高。與傳統(tǒng)的檔案管理相比,信息化管理具有巨大的優(yōu)勢,節(jié)省資源,提高效率,保證正確性,并且利于更新,在我國醫(yī)院認識檔案改革過程中,要不斷的完成信息化更新,其具體的應(yīng)用過程如下文分析:
(一)以信息技術(shù)為基礎(chǔ)搭建管理平臺
要求醫(yī)院明確信息化管理的優(yōu)勢,以信息技術(shù)為載體,建立完整的信息管理平臺。以提高信息處理的速度,保證檔案的查閱方便。同時,通過信息化的管理方式可以構(gòu)建先進的檔案管理系統(tǒng),采用信息化的管理方式還減少了紙張的應(yīng)用,資源利用更加合理,并且降低了管理成本。醫(yī)院醫(yī)護人員配置更加合理,對醫(yī)院長遠發(fā)展具有重要意義。
(二)轉(zhuǎn)變管理理念,提高管理人員素質(zhì)
提高醫(yī)院人事檔案管理的受重視程度,保證檔案管理信息化的進行。將檔案管理信息化作為醫(yī)院改革中的重點問題,時刻管理信息化進度,信息化效果。將具體的管理工作落實到個人,保證檔案管理工作的順利進行。同時切實保證工作人員的素質(zhì),將高素質(zhì)作為檔案管理人員的基本要求,進行必要的檔案維護,信息管理以及檔案評估工作,并與當?shù)貦n案信息管理部門進行合理的交流與管理,確保檔案管理的合理性。
(三)發(fā)展網(wǎng)絡(luò)化、多元化、完善機制
多元化檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的必然需求,單一的管理方法已經(jīng)明顯不能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求,需要從傳統(tǒng)的管理方式逐漸發(fā)展為信息處理方式,完成人事檔案管理內(nèi)容的信息化,實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的一體化。檔案管理信息化還應(yīng)涉及到各個方面,采用視頻管理,圖像管理和文字管理等多種手段保證其安全性,檔案信息管理還可以結(jié)合適當?shù)剀浖?,完成實時的、動態(tài)化的管理過程,保證認識檔案管理結(jié)構(gòu)的合理性,促進管理水平的提高。
三、信息技術(shù)應(yīng)用注意事項分析
(一)提高檔案管理工作人員的安全防范意識
在信息技術(shù)應(yīng)用過程中,還應(yīng)注意木馬盜取等問題,保證工作人員的安全意識。隨著計算機的不斷發(fā)展,多種病毒侵蝕容易導(dǎo)致檔案的丟失,給醫(yī)院工作帶來極大的不便。醫(yī)院應(yīng)對工作人員進行培訓(xùn),使其能夠定期進行系統(tǒng)維護,加大對人事檔案的保護力度,定期進行系統(tǒng)殺毒,以保證檔案管理系統(tǒng)的安全運行。
(二)完善人事檔案管理制度
實現(xiàn)醫(yī)院全信息化人的事檔案管理系過程,需要保證系統(tǒng)的安全問題運行,完善人事檔案管理制度是關(guān)鍵。在管理過程中,只有有據(jù)可循,才能確保人事檔案管理的高效化,保證工作人員的工作職責,并且做好數(shù)據(jù)備份等工作??偨Y(jié)對當前醫(yī)院發(fā)展而言,實現(xiàn)信息化的管理是必要的。人事檔案管理涉及到醫(yī)護人員的根本利益,其管理效率關(guān)乎醫(yī)院的發(fā)展,應(yīng)得到全面的重視。在我國醫(yī)院人事檔案管理信息化過程中,還存在一定的問題,信息化程度不高,應(yīng)進一步加強。
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作者:龔太曉 單位:十堰市張灣區(qū)人民醫(yī)院