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醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字信息化運(yùn)用

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醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字信息化運(yùn)用

【摘要】人事檔案管理作為醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)構(gòu)成,有推動(dòng)醫(yī)院良性運(yùn)轉(zhuǎn)的作用。人事檔案作為各類事業(yè)單位有效開展人事管理工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容,涵蓋管理對(duì)象的個(gè)人身份、工作經(jīng)歷及學(xué)歷等內(nèi)容,是個(gè)人成長與發(fā)展的準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)記錄者,另在社會(huì)保障及職稱評(píng)定等方面,同樣發(fā)揮著舉足輕重的作用。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)及數(shù)字信息化技術(shù)深層次、全面化發(fā)展的大背景下,人事檔案工作發(fā)生了實(shí)質(zhì)性改變,數(shù)字信息化已成其必然趨勢。本文針對(duì)新形勢下的醫(yī)院人事檔案管理工作,就其數(shù)字信息化建設(shè)與應(yīng)用路徑作一探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理;數(shù)字信息化;運(yùn)用

當(dāng)前,在我院各級(jí)醫(yī)院的人事組織與管理工作當(dāng)中,人事檔案管理憑借其基礎(chǔ)地位與作用,在其中發(fā)揮著十分重要的促進(jìn)作用與影響,無論是在醫(yī)院崗位分配、人才錄用方面,還是在職稱評(píng)定工作中,均提供了能夠較好滿足實(shí)際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案,實(shí)際就是在一定時(shí)期內(nèi),對(duì)檔案擁有者的各方面經(jīng)歷(如工作、生活等)給予的一種的全面、真實(shí)、流程化、系統(tǒng)化反應(yīng),針對(duì)醫(yī)院人事組織部門來講,其通過對(duì)各項(xiàng)所需人事檔案內(nèi)容的調(diào)閱,能夠從整體上、全局層面,對(duì)本部門旗下各工作人員的既往經(jīng)歷以及當(dāng)前工作實(shí)況等內(nèi)容,有一深刻、細(xì)致的了解,因而能夠根據(jù)當(dāng)前實(shí)況與需要,更好的開展各項(xiàng)能夠較好滿足當(dāng)前需求的人事管理工作,推動(dòng)人力資源工作的規(guī)范化、合理化,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)配置,最大程度提升醫(yī)院管理水平,提高各業(yè)務(wù)層面的實(shí)踐操作能力。伴隨我國當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)體制改革的持續(xù)深入,此背景下的醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字信息化技術(shù)整合,顯得尤為迫切,格外重要,有效重大的現(xiàn)實(shí)意義與基礎(chǔ)作用。針對(duì)各級(jí)醫(yī)院來講,應(yīng)結(jié)合自身實(shí)況及未來發(fā)展需要,切實(shí)采取各項(xiàng)有效措施,對(duì)數(shù)字信息化資源進(jìn)行持續(xù)、深入、全面性挖掘,最大化發(fā)揮其功效,為醫(yī)院發(fā)展及人事檔案管理提供更好、更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

1.1人事檔案數(shù)字信息化的基本定義

所謂人事檔案數(shù)字信息化,從本質(zhì)上來講,即以當(dāng)前計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)與軸心,秉持?jǐn)?shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展趨向,并在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷增強(qiáng)的綜合大背景下,通過系統(tǒng)的多元、深層整合而逐漸發(fā)展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實(shí)際運(yùn)行中,基于人事檔案管理需要,通過將相關(guān)數(shù)字信息內(nèi)容進(jìn)行有效整合,能把各種多題材、多形式的檔案內(nèi)容,以一種更為先進(jìn)、更加高效的數(shù)字信息化的形式,不斷記錄下來,并予以保存,然后,用數(shù)據(jù)庫所具有的龐大功能體系,對(duì)這些數(shù)字化檔案內(nèi)容,進(jìn)行集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理,此外,在得到相關(guān)授權(quán)的基本情況下,利用內(nèi)置的網(wǎng)絡(luò)接口,在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上,能夠?qū)λ鑳?nèi)容,進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、細(xì)致化查閱,還能根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)用,因而具有較高的資源共享水平,較強(qiáng)大的人事檔案管理效率。

1.2醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

(1)在醫(yī)院所開展的各項(xiàng)人事組織工作中,人事檔案的組織與管理為基礎(chǔ)內(nèi)容,同時(shí)還是其開展工作的前提條件,無論是在預(yù)測、人事決策方面,還是在各項(xiàng)管理活動(dòng)中,均發(fā)揮著舉足輕重的作用,在人事檔案管理工作中運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù),能顯著提升整個(gè)人事檔案工作的運(yùn)作效率與管理水平,還能將人事檔案信息資源所具有的內(nèi)外作用、價(jià)值、效能,以一種最為直接、最有效的方式展現(xiàn)出來。(2)醫(yī)院人事檔案管理過程中,通過數(shù)字信息化管理方式、方法、模式的系統(tǒng)化運(yùn)用,能夠充分發(fā)揮醫(yī)院當(dāng)前各方面優(yōu)勢,依托自身軟、硬件資源,將有關(guān)人事管理的各方面內(nèi)容,高效化、深層次、準(zhǔn)確的完成,比如數(shù)據(jù)資源錄入、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、信息查詢及檔案調(diào)用等,而通過將檔案信資源進(jìn)行規(guī)范化歸類與整合,所構(gòu)建完善的、先進(jìn)的、實(shí)用的人事管理系統(tǒng),能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理整體工作量的大幅降低,實(shí)現(xiàn)從繁到簡的跨越。此外,還能及時(shí)錄入各類新生成的人事信息,因此,通過數(shù)字信息化的運(yùn)用,能大幅提升人事管理工作時(shí)效性。(3)呈信息數(shù)字化狀態(tài)的醫(yī)院人事檔案資源,不僅便于查閱與調(diào)取,而且還方便保存與運(yùn)輸,對(duì)于既往紙質(zhì)檔案信息資源所存在的諸如調(diào)用投遞不便、遺失、磨損等問題,能夠較好的將之避免與消除。此外,通過數(shù)字信息化管理,能通過多種方式維持檔案資料內(nèi)容的完整性與保密性,如授權(quán)訪問、系統(tǒng)加密等。所以,在醫(yī)院人事檔案管理中運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù),能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。(4)無紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位積極推崇的一種辦公管理模式,而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中,能大幅減少紙張使用量,諸如云儲(chǔ)存等工具,能夠?qū)崿F(xiàn)各類資源的可重復(fù)利用,因而,在人事檔案管理過程中,能使其各項(xiàng)管理成本得到大幅降低。

2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理中的突出問題及原因

2.1缺乏長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃

針對(duì)發(fā)展規(guī)劃來講,實(shí)際就是為了能夠達(dá)成人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理目標(biāo),而制定的中長期任務(wù)目標(biāo)。對(duì)于醫(yī)院人事檔案工作而言,如若其未能制定科學(xué)、長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃,或在實(shí)際運(yùn)營中與之相背離,那么醫(yī)院在此領(lǐng)域?qū)嶋H管理建設(shè)當(dāng)中,便無法從真正意義上做到從實(shí)際出來,也就難以切實(shí)有效、高效性調(diào)動(dòng)醫(yī)院各方面資源(如人財(cái)物、政策等),除此之外,如若為制定合理的發(fā)展規(guī)劃,那么隨之向?qū)?yīng)的信息化管理意識(shí)、制度等內(nèi)容,也就無法真正意義上做到與時(shí)俱進(jìn),長此以往,現(xiàn)實(shí)需求越發(fā)難以得到滿足。當(dāng)前,在全部開展人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的醫(yī)院當(dāng)中,指定有全面信息化規(guī)劃的占比為41.23%,制定有發(fā)展規(guī)劃但不全面占比為34.56%,從整體層面來講,其在規(guī)劃占比方面還是相對(duì)較高的。但通過現(xiàn)實(shí)調(diào)查發(fā)現(xiàn),那些制定有相對(duì)較全面規(guī)劃醫(yī)院,以大型化、高水平的綜合性醫(yī)院居多,這些醫(yī)院具有許多先天優(yōu)勢,比如軟硬件水平,再比如資金投入,可謂優(yōu)勢顯著,此外,這些醫(yī)院無論是在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)上,還是在醫(yī)院現(xiàn)有管理與醫(yī)護(hù)工作之間的相關(guān)銜接與整合方面,均已經(jīng)形成規(guī)范、體系,已發(fā)展成熟;另外,需指出的是,這些醫(yī)院在信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面,均已經(jīng)較早完成,現(xiàn)今,已經(jīng)有著比較快的、高效化的發(fā)展速度與規(guī)模。而針對(duì)那些與之相反,在發(fā)展規(guī)劃雖然已經(jīng)制定,但是卻未能收到較小效果的醫(yī)院來講,多為信息化建設(shè)整體水平偏低,甚至處于停滯狀態(tài),而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫(yī)院。對(duì)于這些醫(yī)院而言,他們非常需要借助于數(shù)據(jù)信息化技術(shù),來推動(dòng)自身的建設(shè)與深層發(fā)展,來提升自身的當(dāng)前的管理質(zhì)量與水平。但從本質(zhì)上來講,這些醫(yī)院在推動(dòng)自身信息化建設(shè)方面,未能結(jié)合自身實(shí)際來開展,在實(shí)際操作中,未能將其落實(shí)到實(shí)處,所開展的信息化建設(shè)工作,無論是在執(zhí)行方案方面,還是在總體發(fā)展方向上,均較模糊,因而無法切實(shí)提升自身的信息化水平。所制定的規(guī)劃好似空中樓閣。

.2.2資金投入不足,重視程度不高

針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息化而言,其乃是近年來快速發(fā)展且已趨向成熟的一種較新型的技術(shù)方法,同時(shí)還是一種比較先進(jìn)的管理理念。在實(shí)際數(shù)據(jù)信息化檔案管理過程中,要想使其變得質(zhì)量好、水平更高,首先要做的便是,切實(shí)將陳舊、落后管理意識(shí)、觀念的改變作為出發(fā)點(diǎn)與著眼點(diǎn),能夠切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的內(nèi)在價(jià)值與意義,認(rèn)識(shí)到開展此工作的必要性與迫切性,然后積極將之拓展,對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的各項(xiàng)信息資源與技術(shù)進(jìn)行深化擴(kuò)展與更新,基于此,開展全面、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。經(jīng)相關(guān)調(diào)查得知,缺乏足夠重視,資金投入嚴(yán)重不足,這些已經(jīng)成為對(duì)醫(yī)院更好發(fā)展造成制約的主要因素,而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化建設(shè)必備條件,即為信息終端軟、硬件的升級(jí)、更新與換代,提供足夠的資金、人力投入,加大在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等的資金、技術(shù)投入。而在實(shí)際開展管理工作中,其與醫(yī)院日常醫(yī)護(hù)工作相比較,通常情況下,處在一種相對(duì)次要的地位;一些醫(yī)院不重視信息化建設(shè),將原本用于此領(lǐng)域建設(shè)的資金,挪作他用,通常會(huì)將這些資金投入到醫(yī)院的傳統(tǒng)部門或環(huán)節(jié)中,如醫(yī)藥管理、病患診治等,而真正意義上用作人事檔案建設(shè)的資金,可謂少之又少,所以,許多醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè),僅為口頭支票,并未實(shí)質(zhì)性進(jìn)展,也沒有切實(shí)性保障為其提供支撐。此外,一些醫(yī)院管理者還存在片面、落伍的建設(shè)理念與思維,比如一些管理者認(rèn)為,只要將網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟硬件等內(nèi)容搞好,便已經(jīng)算實(shí)現(xiàn)了檔案信息化,其并沒有真正意識(shí)到,在相關(guān)維護(hù)工作未能跟進(jìn)或比較缺乏的情況下,既有軟硬件也無法將其作用發(fā)揮出來,甚至還會(huì)由此而引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息安全隱患。

2.3人員素質(zhì)偏低,缺乏復(fù)合型人才

在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過程中,僅完成軟硬件投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,若離開人員的支持與支撐,那么工作便無法持續(xù)進(jìn)行,工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示,在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中,其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門,較多未得到重視,而是出于各類工作中的次要位置,在人員安排以及崗位設(shè)置方面,沒有進(jìn)行深入、系統(tǒng)化研究與分析,受此影響,此部門的檔案管理軟件或系統(tǒng),難以將其真實(shí)效能,最大化發(fā)揮出來。其中,最為突出而且也是最為重要的問題就是,在人事檔案工作各核心崗位上,大多為一些年級(jí)偏大的人員,這些人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息化認(rèn)識(shí)不深,行動(dòng)力不足,學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。此外,這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識(shí)結(jié)構(gòu),通常并非專業(yè)、系統(tǒng)化知識(shí)的檔案管理人才,僅為其它行政或后勤部門中以轉(zhuǎn)崗方式來負(fù)責(zé)管理檔案的人員,其在檔案管理上,往往不夠?qū)I(yè),也缺乏精準(zhǔn)性,因此,面對(duì)當(dāng)前日益發(fā)展與更新的人事檔案管理工作,會(huì)出現(xiàn)無法適應(yīng)的情況。

3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用對(duì)策

3.1完善管理制度建設(shè),始終秉持?jǐn)?shù)據(jù)信息化人事檔案管理意識(shí)與理念

在建設(shè)醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)信息化過程中,各項(xiàng)工作的前提內(nèi)容便是,提升檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)度、重視度與理解度,始終秉持正確的信息化管理理念,制定與醫(yī)院實(shí)需相符的信息化建設(shè)制度。所以,針對(duì)醫(yī)院管理部門而言,需積極與既有信息化建設(shè)資源相結(jié)合,與政策資金相融合,制定合理、規(guī)范、科學(xué)的短、中、長期發(fā)展規(guī)劃,真正落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)工作。此外,在執(zhí)行中,醫(yī)院需要對(duì)醫(yī)療改革未來發(fā)展趨向進(jìn)行深入研究,對(duì)醫(yī)院當(dāng)前人事管理工作基本要點(diǎn)、宗旨、特征等,開展全面、系統(tǒng)化分析,針對(duì)檔案信息管理查閱、調(diào)用及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié),制定滿足當(dāng)前與今后發(fā)展要求,更為科學(xué)、詳盡的管理規(guī)范,切實(shí)規(guī)避隨意篡改、編造檔案的行為,另外,還需積極完善各項(xiàng)流程,避免檔案丟失,通過構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案運(yùn)作與管理制度,提升此方面的實(shí)際安全性、高效性與完整性。

3.2適當(dāng)性增加資金投入,提升信息化人事檔案綜合利用率

首先,對(duì)于醫(yī)院而言,需以《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基礎(chǔ),遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求,為更好開展人事檔案管理工作,提供專業(yè)機(jī)房,為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專業(yè)性,提供切實(shí)保障。醫(yī)院須加大投資,為檔案管理部門配置更為先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)備,比如檔案管理系統(tǒng)、速印機(jī)、電腦登,為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次,人事檔案利用上,需確保各項(xiàng)內(nèi)容的完整性與真實(shí)性,還需保證其動(dòng)態(tài)性與全面性,把醫(yī)院人員各方面信息均詳細(xì)記錄下來,如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個(gè)人經(jīng)歷等,利用醫(yī)院局域網(wǎng),將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、生技術(shù)考核檔案連接在一起,在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中,有目的性的劃歸人事檔案信息,提升人事檔案實(shí)用性,增強(qiáng)其準(zhǔn)確性,強(qiáng)化其即時(shí)性,加大其邊界性,使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細(xì)致的記錄干部信息,為組織培養(yǎng)工作的更好開展,為優(yōu)秀干部的選拔,提供切實(shí)性便利。

3.3增強(qiáng)人員素質(zhì),切實(shí)落實(shí)人事檔案信息化工作

當(dāng)前,在數(shù)字信息化技術(shù)大發(fā)展的社會(huì)背景下,在醫(yī)院人事檔案管理工作中,為了能夠更好、更加全面、細(xì)致的推動(dòng)此方面的建設(shè),提升其質(zhì)量與水平,首先須從管理者做起,積極引導(dǎo)他們重視人事檔案管理工作,多在管理檔案工作中運(yùn)用各種實(shí)用、高效的數(shù)字信息技術(shù)。首先,對(duì)于人事檔案管理人員來考量,需以一種自覺、主動(dòng)、積極的姿態(tài),來提升自身的理論知識(shí)水平,與強(qiáng)化各方面操作技能,不斷豐富自身知識(shí)深度,做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力(如文字掌控能力、對(duì)各種事件的綜合分析能力等),除此之外,在日常管理工作中,還需重視并善于運(yùn)用各種先進(jìn)的數(shù)字軟件,在人事檔案管理實(shí)踐當(dāng)中,全面、深入掌握各種先進(jìn)的、能切實(shí)滿足使用需求的信息管理技能。醫(yī)院可根據(jù)當(dāng)前實(shí)況,積極組織相關(guān)人員,以定期或不定期的方式,組織各種有關(guān)人事檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)、技能掌握的培訓(xùn)活動(dòng),增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與操作技能。

4.結(jié)語

綜上,在醫(yī)院人事檔案管理中,通過數(shù)字信息化管理的運(yùn)用,能使整個(gè)醫(yī)院人事檔案管理工作,變得更加準(zhǔn)確、更具效率,這與時(shí)展要求也相適應(yīng)。將數(shù)字信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中,除了可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資源的充分利用外,還能最大程度提升醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與效率,乃是一種有效且與當(dāng)前管理要求相符、相適應(yīng)的管理方式。將數(shù)字信息化技術(shù)運(yùn)用于醫(yī)院人事檔案工作當(dāng)中,能將傳統(tǒng)檔案管理中諸多不足,以最高效、最合理的方式解決掉,因而可保障醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)效性,促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

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作者:王嘯天 單位:安徽醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院